Besluit mandaat, volmacht en machtiging ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2024

Type Reglement

Publication 2024-10-01

State In force

Source BWB

Overwegende dat het gewenst is nadere regels te stellen ten aanzien van de beslissings- en ondertekeningbevoegdheden bij publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen;

Gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht, titel 3 van het Burgerlijk Wetboek 3, de Comptabiliteitswet en de artikelen 6.2, 6.3, en 6.4 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

BESLUIT:

De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Griffier: het ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal;

b. Directeur: functionaris zoals bedoeld in artikel 6.3 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

c. plaatsvervangend Griffier: de op voordracht van het presidium door de Kamer aangewezen functionaris;

d. portefeuillehouder: de Griffier of directeur met onder zich een aantal organisatieonderdelen;

e. portefeuille: organisatieonderdelen vallend onder de Griffier dan wel een directeur;

f. staf: het team dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van een directeur valt en de directeur ondersteunt bij zijn werkzaamheden;

g. diensthoofd: leidinggevende rechtstreeks vallend onder een portefeuillehouder;

h. diensthoofd HR: diensthoofd van de stafdienst Human Resources;

i. diensthoofd FEZ: diensthoofd van de stafdienst Financieel Economische Zaken;

j. dienst: organisatieonderdeel dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van een diensthoofd valt;

k. integraal management: management van directie of dienst met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;

l. leidinggevende: een leidinggevende functie van een organisatieonderdeel anders dan een directeur of een diensthoofd;

m. team: onderdeel binnen een dienst dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van een leidinggevende valt;

n. medewerker: de ambtenaar in de zin van de Ambtenarenwet 2017 die werkzaam is bij de Tweede Kamer;

o. mandaat: de bevoegdheid om namens de Griffier besluiten te nemen;

p. volmacht: de bevoegdheid om namens de Griffier privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

q. machtiging: de bevoegdheid om in naam van de Griffier handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn. Dit zijn feitelijke handelingen;

r. presidium: het orgaan van de Tweede Kamer als bedoeld in artikel 3.6 van het Reglement van Orde Tweede Kamer;

s. AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;

t. Who: Wet hergebruik overheidsinformatie;

u. Woo: Wet open overheid;

v. UWV: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen.

Artikel 2. Organisatie

De structuur van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer en daarmee de portefeuilles zijn vastgesteld conform het in bijlage 1 opgenomen organogram.

Hoofdstuk 2. Mandaat, volmacht en machtiging

Artikel 3. Mandaat, volmacht en machtiging directeuren

Aan de directeuren wordt mandaat, volmacht of machtiging verleend tot:

a. het uitoefenen van integraal management, tenzij in dit besluit anders is bepaald en voor zover dit ziet op de staf van de desbetreffende directeur;

b. het nemen van het besluit tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die rechtstreeks onder de desbetreffende directeur ressorteert;

c. het nemen van het besluit tot het overgaan tot het indienen van een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die onder de desbetreffende directeur ressorteert;

d. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om toestemming van het UWV om een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die rechtsreeks onder de desbetreffende directeur ressorteert, op te zeggen;

e. het opleggen van ordemaatregelen of straffen op grond van hoofdstuk 15 van de CAO Rijk;

f. het nemen van een besluit op een verzoek om hergebruik van informatie op grond van de Who en openbaarmaking of verstrekking van informatie op grond van de Woo, voor zover de informatie alleen ziet op informatie die ressorteert onder de desbetreffende directeur en geen informatie van het presidium bevat;

g. de formele afhandeling van verzoeken op grond van de AVG, voor zover de informatie alleen ziet op informatie die ressorteert onder de desbetreffende directeur;

h. het uitoefenen van de navolgende rechtshandelingen, voor zover dit ziet op onder diens verantwoordelijkheid vallende staf en met inachtneming van de in hoofdstuk 3 genoemde grensbedragen:

i. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

ii. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk;

Artikel 4. Volmacht en machtiging diensthoofden HR, FEZ en Automatisering en diensthoofd Juridische Zaken

Aan het diensthoofd HR wordt volmacht of machtiging verleend tot:

a. het aangaan van arbeidsovereenkomsten met medewerkers, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd, met uitzondering van de arbeidsovereenkomst met de Griffier en directeuren;

b. het voeren van verweer en het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie tegen besluiten van uitvoeringsorganisaties;

c. het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie en het voeren van verweer bij de geschillencommissie als bedoeld in de CAO Rijk;

d. het indienen van een verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd;

e. het ontbinden van een arbeidsovereenkomst als de kantonrechter goedkeuring heeft gegeven op het verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst zoals genoemd in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit;

f. het indienen van een verzoek tot toestemming van het UWV om een arbeidsovereenkomst op te zeggen, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd;

g. het opzeggen van een arbeidsovereenkomst als het UWV goedkeuring heeft gegeven op het verzoek tot opzegging van een arbeidsovereenkomst zoals genoemd in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit;

h. het toekennen en laten uitbetalen van een transitievergoeding;

i. het uitvoeren van de Wet schadeloosstelling leden Tweede Kamer;

j. het afhandelen van schadeclaims van bezoekers en ambtenaren.

Aan het diensthoofd FEZ wordt volmacht en machtiging verleend tot:

a. het uitvoeren van het begrotingsbeheer en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer;

b. het toezicht houden op de begroting, het financieel beheer en de uitvoering hiervan en het coördineren van onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid en de bedrijfsvoering;

c. het uitvoeren van de Regeling financiële ondersteuning fracties en groepen Tweede Kamer 2023;

d. het vaststellen van de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de informatie die is vastgelegd in de administraties die met betrekking tot het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering worden gevoerd;

e. het adviseren en ondersteunen van het Auditcomité;

f. het vaststellen van de betaallijsten van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

g. het afhandelen van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

h. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op leden van de Tweede Kamer en op derden tot een bedrag van € 5.000,–;

i. het buitenrechtelijk invorderen van geldvorderingen van de Staat der Nederlanden c.q. de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

j. het ondertekenen van de financiële maandverantwoording richting Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het diensthoofd van de dienst Automatisering wordt volmacht verleend tot afsluiten van bruikleenovereenkomsten met Tweede Kamerleden, ambtenaren en derden inzake het verstrekken van computer(s), randapparatuur en andere (technische) apparaten.

Het diensthoofd van de dienst Juridische Zaken is in verzoekschrift-, bezwaarschrift- en beroepschriftprocedures – met betrekking tot de AVG, de Who en de Woo – gemachtigd de Tweede Kamer in rechte te vertegenwoordigen en verweer te voeren.

Artikel 5. Volmacht en machtiging van diensthoofden en leidinggevenden

Aan de diensthoofden wordt volmacht en machtiging verleend tot:

a. het uitoefenen van integraal management van de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst, tenzij in dit besluit anders is bepaald;

b. het nemen van het besluit tot het aangaan van een dienstverband als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

c. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

d. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om toestemming aan het UWV om een arbeidsovereenkomst op te zeggen als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

e. het uitoefenen van de navolgende rechtshandelingen, voor zover dit ziet op de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst en met inachtneming van de in hoofdstuk 3 genoemde grensbedragen:

i. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

ii. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk;

f. het toekennen van een parkeerplaats in de parkeergarage voor zover de medewerker ressorteert onder de portefeuille van de desbetreffende directeur.

Met uitzondering van artikel 5, eerste lid, onder a, van dit besluit wordt aan de leidinggevenden machtiging verleend voor het uitoefenen van integraal management ten aanzien van zijn eigen team, tenzij in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 6. Tijdelijk mandaat, volmacht of machtiging

Een directeur of diensthoofd kan onder hem of haar ressorterende medewerkers tijdelijk en schriftelijk mandaat, volmacht of machtiging verlenen voor bepaald omschreven (gedeeltelijke) bevoegdheden.

Hoofdstuk 3. Beperkingen

Artikel 7. Uitgezonderde bevoegdheden

Het mandaat, de volmacht of machtiging aan een directeur, een diensthoofd of een leidinggevende betreft niet:

a. het beslissen op een melding van een vermoeden van een misstand op grond van paragraaf 13.2 van de CAO Rijk;

b. het beslissen op bezwaarschriften in het kader van de uitvoering van de Who en de Woo;

c. het aangaan van een nieuwe arbeidsovereenkomst in het geval een medewerker doorwerkt na het bereikt hebben van de AOW-gerechtigde leeftijd;

d. met een medewerker overeenkomsten te sluiten, betreffende de beëindiging van hun arbeidsovereenkomst en daarbij al dan niet een regeling te treffen.

Artikel 8. Toepassingsbereik

Aangelegenheden waarvan de aard zich verzet tegen verlening van mandaat of volmacht zijn in ieder geval beslissingen:

a. waarvan de aard of de inhoud van een stuk een zodanig gewicht heeft dat het door de Griffier behoort te worden afgedaan;

b. in strijd met vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie (met uitzondering van besluiten waarbij de Ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan);

c. waarbij een functionaris aangaande personele en financiële aangelegenheden een besluit neemt ten aanzien van zichzelf.

Artikel 9. Grensbedragen en informatieplicht portefeuillehouders

Met betrekking tot alle financiële taken en bevoegdheden als bedoeld in dit besluit geldt dat:

a. portefeuillehouders verplichtingen en betalingen boven € 175.000,– goedkeuren en ondertekenen;

b. portefeuillehouders een actieve informatieplicht aan het presidium hebben voor verplichtingen en betalingen boven € 250.000,–;

c. portefeuillehouders een actieve informatieplicht hebben aan de Griffier en aan het presidium daar waar het politiek gevoelige verplichtingen of betalingen betreft.

Over dat wat onder ‘actieve informatieplicht’ en ‘politiek gevoelige verplichtingen en betalingen’ als bedoeld in het voorgaande lid wordt verstaan, kunnen nadere regels worden vastgesteld, waaronder bepalingen over een meldingsprocedure.

Bij het verlenen van bevoegdheden als bedoeld in artikel 6 van dit besluit worden aan de verlening de grensbedragen gekoppeld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, van dit besluit.

Artikel 10. Grensbedragen en ondertekening diensthoofden en andere medewerkers

De diensthoofden zijn bevoegd voor hun dienst de in artikel 5, eerste lid, onder e, van dit besluit genoemde overeenkomsten af te sluiten en opdrachten aan te nemen voor verplichtingen tot een bedrag van € 175.000,– en betalingen te verrichten tot eenzelfde bedrag.

Voor ondertekening namens de portefeuillehouders of diensthoofden geldt dat:

a. de manager Inkoop bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 175.000,– te ondertekenen;

b. de inkoopadviseur bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 75.000,– te ondertekenen;

c. de adviseur bedrijfsvoering en inkoop bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 5.000,– te ondertekenen.

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.