Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 3 november 2024, nr. 48150937, houdende vaststelling van het wetenschapsaccountantsprotocol voor de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, de Koninklijke Bibliotheek en het Biomedical Primate Research Centre (Regeling wetenschapsaccountantsprotocol OCW 2024)

Gelet op artikel 27, tweede lid, van de Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, artikel 4, tweede lid, onderdeel e, van de Wet overige OCW-subsidies en artikel 4.4, derde lid, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008;

Besluit:

Artikel 1. Vaststelling wetenschapsaccountantsprotocol OCW

Het protocol voor de controle van en onderzoek naar de jaarverslaggeving van de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, de Koninklijke Bibliotheek en het Biomedical Primate Research Centre door de accountant over het jaar 2024 wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage bij deze regeling.

Artikel 2. Intrekking Besluit accountantsprotocol OWB instellingen NWO – KNAW – KB – BPRC

Het Besluit accountantsprotocol OWB instellingen NWO – KNAW – KB – BPRC 2022, van 30 november 2022, met de kenmerken 1322935 (NWO), 1322937 (KNAW), 1322938 (KB) en 1322939 (BPRC) wordt ingetrokken.

Artikel 3. Inwerkingtreding en vervaldatum

Artikel 4. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling wetenschapsaccountantsprotocol OCW 2024.

Bijlage. bij de Regeling wetenschapsaccountantsprotocol OCW 2024

Inleiding

1 juli 2024

Dit ‘Wetenschapsaccountantsprotocol OCW (hierna te noemen accountantsprotocol) bevat aanwijzingen voor de accountantscontrole en voor het afgeven van de controleverklaring bij de financiële verantwoording van de volgende instellingen:

Het accountantsprotocol is opgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, zoveel als mogelijk naar analogie van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2024, dat geldt voor alle door het Rijk bekostigdeonderwijsinstellingen.

Dit accountantsprotocol sluit aan op de afspraken inzake de toepassing van de Regeling jaarverslaggeving Onderwijs (RJO) en RJ 660 Onderwijsinstellingen.

Het accountantsprotocol is afgestemd met de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en vervangt het accountantsprotocol, geldend vanaf het verslagjaar 2022.

Bij elk onderwerp is de datum vermeld waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd.

Deze datum wordt overigens niet gewijzigd als het een verhoging betreft van de jaartallen in de tekst met 1 ten opzichte van het definitieve accountantsprotocol van het voorgaande jaar.

Attentie: In deze nieuwe versie van het accountantsprotocol wordt, voor de meest recente tekst van de controleverklaring, verwezen naar de NBA-site.

Inhoudsopgave

1. Algemene uitgangspunten

1.1. Begripsbepalingen

In dit accountantsprotocol wordt verstaan onder:

1.2. Doelstelling

Dit accountantsprotocol heeft betrekking op de controlewerkzaamheden die de instellingsaccountant van respectievelijk de NWO, KNAW, KB, dan wel BPRC uitvoert ten behoeve van het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening. Het accountantsprotocol bevat aanwijzingen voor de controle op de rechtmatigheid, voor zover relevant voor de toekenning, de besteding en de verantwoording van rijksgelden. De overheidsfinanciering bestaat uit de middelen die vanuit de Rijksbegroting krachtens de wetgeving ter beschikking worden gesteld en kan daarnaast bestaan uit aanvullende subsidies voor specifieke activiteiten. Voor elke instelling is geregeld dat de jaarrekening en de daarin vervatte opgave over de verkrijging en de besteding van publieke middelen moet zijn voorzien van een controleverklaring.

Dit accountantsprotocol vormt daarmee de schakel tussen enerzijds de wet- en regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door de instellingsaccountant. Het geeft een toelichting op de wet- en regelgeving, het accountantsonderzoek en de gewenste accountantsproducten.

Het kan zijn dat voor zeer specifieke projecten afzonderlijke of aanvullende controlevoorschriften gelden. Daarover worden in de betreffende regelingen, contracten en/of beschikkingen nadere aanwijzingen gegeven. Voor zover hiervoor geen afzonderlijke protocollen gelden, maken de afzonderlijke en aanvullende controlevoorschriften deel uit van het accountantsprotocol.

Het accountantsprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het is zoveel als mogelijk opgesteld met gebruikmaking van de door de NBA uitgegeven ‘Schrijfwijzer Accountantsprotocollen 2017’.

1.3. Wettelijk kader

Op grond van de vigerende wet- en regelgeving zendt de instelling jaarlijks vóór de van toepassing zijnde datum van het jaar volgend op het verslagjaar het bestuursverslag en jaarrekening over het voorafgaande jaar aan de Minister. Het bestuursverslag beschrijft de taakuitvoering en het gevoerde beleid over het verslagjaar en geeft aan in hoeverre de doelstellingen van de organisatie zijn verwezenlijkt. Daarbij wordt verslag gedaan op welke wijze de financiële middelen zijn ingezet om de doelstellingen te bereiken. Het bestuursverslag bevat op alle belangrijke bedrijfsonderdelen een verslag van de gang van zaken gedurende het verslagjaar en de stand van zaken op de balansdatum. In de inrichtingsvoorschriften van de RJO zijn de onderwerpen voor het onderdeel bestuursverslag nader aangeduid.

In de jaarrekening legt de instelling verantwoording af over de inzet van de publieke middelen en biedt zij inzicht in de financiële positie van de instelling op de balansdatum. De geleverde prestaties over het verslagjaar vinden in de jaarrekening een vertaalslag naar de financiële consequenties. De jaarrekening wordt ingericht volgens de inrichtingsvoorschriften van de RJO.

De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een instellingsaccountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Dit leidt tot het hierna in hoofdstuk 1.4 opgenomen accountantsproduct. Voor de controle van de jaarrekening wordt voor de tekst van de controleverklaring verwezen naar de NBA-site. Zie onderdeel 2.5 van dit protocol.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de relevante wet- en regelgeving (zie de uitwerking in onderdeel 2.3.1 van dit protocol) en in beschikkingen. Het accountantsprotocol treedt niet in de plaats van deze wet- en regelgeving, maar verduidelijkt de in de wet- en regelgeving opgenomen criteria.

1.4. Accountantsproducten / rapportering

De accountantscontrole op de jaarstukken mondt uit in een controleverklaring. De instellingsaccountant betrekt de financiële rechtmatigheid in het oordeel. De instellingsaccountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde “WG-verklaring” af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring met de persoonlijke handtekening van de instellingsaccountant moet in het archief van de instelling worden opgenomen (zie ook HRA deel III, Sectie I voorbeeldbrieven, o.a. onderdeel 3 Toestemming openbaarmaking controleverklaring voorbeeld 3.1 van de NBA). Dat geldt ook voor het origineel ondertekende verslag van bevindingen.

Ten aanzien van de in het accountantsprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagegrens. De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het accountantsprotocol geeft in onderdeel 2.1.3 per onderdeel aan welke rapportagegrens van toepassing is zodra deze afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% (van de totale publieke middelen). Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk moeten worden gecorrigeerd, beperkt de instellingsaccountant zich tot een uitzonderingsrapportage. Hiervoor gebruikt de accountant een verslag van bevindingen, waarin de accountant de aard en omvang van de geconstateerde fouten vermeldt die afzonderlijk of gezamenlijk de rapportagegrens overschrijden. Het verslag van bevindingen is vormvrij. Op het aanbiedingsformulier geeft de instellingsaccountant aan dat er sprake is van een verslag van bevindingen. Het bestuur van de instelling stuurt in een dergelijk geval het verslag van bevindingen samen met de jaarstukken naar OCW. Het bestuur kan daarbij aangeven hoe het heeft gereageerd op de geconstateerde bevindingen. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten wordt verwezen naar onderdeel 2.1.4 van dit accountantsprotocol.

1.5. Procedureaccountantsprotocol

Het accountantsprotocol wordt als ministeriële regeling gepubliceerd in de Staatscourant. Mochten er na publicatie onverhoopt nog wijzigingen noodzakelijk zijn dan zal de publicatie hiervan op dezelfde

wijze plaatsvinden. Bij inhoudelijke wijzigingen geldt dat publicatie niet geschiedt dan nadat het concept is besproken met de NBA en de betrokken instellingen.

1.6. Reviewbeleid

Er kan worden besloten tot het uitvoeren van een review op de uitgevoerde controle inzake de publieke middelen en de controleverklaring van de instellingsaccountant. De instellingsaccountant verstrekt het reviewteam desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden (zie voetnoot 1Krachtens de Comptabiliteitswet 2016 (artikel 6.3) heeft de Minister bij – commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen aan wie door de Staat of een derde voor rekening of risico van de Staat rechtstreeks of middellijk een subsidie, een lening of garantie wordt verstrekt – het recht nadere inlichtingen in te winnen n.a.v. terzake ontvangen bescheiden.Ook zijn Onze Ministers bevoegd inzage te vorderen in de controledossiers van de instellingsaccountant die de betreffende bescheiden heeft gecontroleerd om te bepalen of bij de vaststelling kan worden gesteund op de door deze instellingsaccountant uitgevoerde controle. Met betrekking tot het verlenen van inzage in het controledossier kan de instellingsaccountant zich niet beroepen op de omstandigheid dat de accountant op grond van andere bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen tot geheimhouding is verplicht van in dit dossier opgenomen vertrouwelijke gegevens. Onze Ministers zijn bevoegd van stukken inzake de betreffende controle uit de controledossiers kopieën te maken.). De eventuele extra kosten in verband met de review zijn niet voor rekening van het Ministerie van OCW.

2. Controle op de jaarstukken

2.1. Algemeen

Dit onderdeel bevat nadere aanwijzingen voor de inrichting van de accountantscontrole en bestaat de volgende onderdelen:

2.1.1. Doelstelling controle op de jaarstukken

In dit deel van het accountantsprotocol staan de jaarstukken centraal. De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de relevante wet- en regelgeving zoals uitgewerkt in onderdeel 2.3.1 van dit protocol. Het oordeel omtrent de naleving van relevante wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt overeenkomstig Standaard 720 vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening, geen materiële afwijkingen bevat en alle informatie bevat die op grond van de RJO vereist is. Zie punt 2.2.3.

2.1.2. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

Het begrip omvangbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage materialiteit moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangbasis bij de controle van de jaarrekening is afhankelijk van de te controleren massa: de totale publieke middelen respectievelijk de bestedingen van de aanvullende subsidies. Bij de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening gaat het om de totale publieke middelen. Het totaalbedrag van de bestedingen van de aanvullende subsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de bestedingen van de aanvullende subsidies moeten worden toegepast. Voor het oordeel van de financiële rechtmatigheid is de materialiteitstabel van toepassing. Zie punt 2.1.3 voor de rapportagetolerantie.

De instellingsaccountant voert de controle in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en dit accountantsprotocol uit en richt de controle zodanig in, dat de accountant met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) en onzekerheden voorkomen van materieel belang.

2.1.3. Materialiteitstabel

1 juli 2024

Ten aanzien van de in het accountantsprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Zie onderdeel 1.4 van dit protocol voor een algemene toelichting op dit begrip.

In het accountantsprotocol wordt geen materialiteit voorgeschreven voor de getrouwheid. Vanuit OCW is een maximale tolerantie van 2% van het totaal van de baten en 5% van het balanstotaal als dit tot een lagere uitkomst leidt, aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen in de standaarden is opgenomen.

Voor de strekking van het rechtmatigheidsoordeel geldt de volgende materialiteit:

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat gegeven de betrouwbaarheid, in de verantwoording geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) en in de controle geen onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.

De materialiteit is van toepassing voor het oordeel over de financiële rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke uitvoeringsmaterialiteit.

Voor elke post geldt voor de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming de materialiteit op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de materialiteitstabel.

Voor alle in het accountantsprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard rapportagegrens van 0,1% (van de totale publieke middelen). De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden aan OCW in het verslag van bevindingen. Zie verder omgaan met afwijkingen en onzekerheden (onderdeel 2.1.4).

Voor de posten/onderwerpen Treasurybeleid en NWO-subsidies is een specifieke uitvoeringsmaterialiteit (SM) en specifieke rapportagegrens (SR) opgenomen:

De afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd, worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel. Als de specifieke uitvoeringsmaterialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening.

Ingeval op grond van RJO, artikel 3h geconsolideerde jaarverslaggeving van meerdere besturen gezamenlijk plaatsvindt, dient de materialiteit (waaronder de specifieke materialiteit en de specifieke rapportagegrens) in dit hoofdstuk te worden toegepast op de enkelvoudige/gesegmenteerde verslaglegging van het instandhoudingsniveau (d.w.z. op het niveau van één bestuur).

2.1.4. Omgaan met afwijkingen en onzekerheden

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan. Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden geldt voor de accountantscontrole van de jaarstukken:

2.2. Getrouwheid en enkele specifieke zaken

2.2.1. Verslaggevingscriteria

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de RJO, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving (zoals de WNT) bepalingen bevatten over de wijze waarop een bestuur verslag doet. De rechtspersoon richt de jaarstukken in op basis van de RJO. De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken aan de RJO voldoen.

2.2.2. Bezoldiging topfunctionarissen

De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken aan de bepalingen bij en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT)(en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving) voldoet.

Hierbij volgt de instellingsaccountant het door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) opgestelde controleprotocol WNT.

2.2.3. Bestuursverslag

Met betrekking tot het onderdeel bestuursverslag stelt de instellingsaccountant vast dat:

Ten aanzien van rapportering is hetgeen aan het einde van deze paragraaf is opgenomen ook op voorgaande bepalingen van toepassing.