Besluit van 24 januari 2025, nr. 2025000142, houdende vaststelling en inwerkingtreding van de Selectielijst van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Op voordracht van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 20 januari 2025, nr. NA/50012559, afdeling Kennis en Advies (NA);

Gelet op artikel 5, 2e lid, onder a, van de Archiefwet 1995;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De Selectielijst van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993 wordt vastgesteld zoals deze is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De met dit besluit vastgestelde selectielijst vervangt de volgende selectielijst met betrekking tot de Tweede Kamer der Staten-Generaal, welke derhalve komt te vervallen:

• •. Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005 (“Selectielijst voor de Algemene Rekenkamer over de periode vanaf 1945”, Stcrt. 2008, 108, vastgesteld op 23 april 2008 en gepubliceerd op 9 juni 2008)

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst en werkt terug tot 1 januari 1993.

Selectielijst. van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Inhoudsopgave

Leeswijzer

Deze selectielijst bestaat uit een aantal onderdelen.

In hoofdstuk 1 is de aanleiding, reikwijdte en het afsluiten of intrekken van oude selectielijsten geformuleerd.

Hoofdstuk 2 documenteert de totstandkoming van de selectielijst. Het bevat een verantwoording van de waardering, waarbij de bewaartermijn van informatie wordt vastgelegd. Informatie van permanente waarde is 'blijvend te bewaren'.

Hoofdstuk 3 beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de organisatie.

Hoofdstuk 4 vormt het feitelijke “hart” van de selectielijst, namelijk de waarderingen van de processen. Voor elk proces vermeldt de selectielijst een:

De waardering “SA-B” betekent ‘blijvend bewaren’ en overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Het bijhorende nummer verwijst naar het Systeem Analyse – Bewaarcriterium dat van toepassing is. Dit wordt nader uitgelegd in hoofdstuk 2. De waardering “V x jaar” moet (tenzij anders aangegeven) gelezen worden als “vernietigen x jaar na sluiting van het desbetreffend dossier’’. Bij sommige processen kan de waardering “V x jaar na…” staan. De bewaartermijn start dan na de betreffende aanduiding in de selectielijst.

De producten die genoemd worden in de beschrijving van het proces zijn niet uitputtend. De namen van producten die een proces oplevert kunnen namelijk veranderen in de loop der tijd. Gezien de werkingstijd van de selectielijst, archief gevormd na 1993, kunnen gebruikte productnamen gedateerd overkomen. Daarnaast is het mogelijk dat een proces een product oplevert dat bij het opstellen van de lijst (nog) niet bekend was. Ook kunnen er nieuwe producten ontstaan of juist verdwijnen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving.

1. Inleiding

Voor u ligt de selectielijst van de Algemene Rekenkamer. In de tekst meestal Rekenkamer genoemd, zoals gebruikelijk is binnen de organisatie en zoals de website ook getiteld is. Als er verduidelijking nodig is, is de organisatie volledig genoemd.

Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht te beschikken over een actuele selectielijst.1Archiefwet 1995, art. 5 en Archiefbesluit 1995, art. 5 Met behulp van een selectielijst selecteert een organisatie overheidsinformatie voor vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In een selectielijst is aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Ook geeft een selectielijst de termijnen aan, waarna vernietiging moet plaatsvinden.

Onder “archiefbescheiden” worden niet alleen papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.2Archiefwet 1995, art. 1 lid c. Ook digitaal vastgelegde overheidsinformatie valt dus onder de archiefwet- en regelgeving. Het gaat dus om alle informatie die de Rekenkamer zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.

1.1. Aanleiding

De voorliggende selectielijst is opgesteld omdat het bestaande Basisselectiedocument (BSD) voor de Rekenkamer verouderd was en niet meer actueel was. Wijzigingen in taken op basis van nieuwe of aangepaste wet- en regelgeving konden niet onder een bestaande handeling worden opgenomen. De oude lijst was dus niet meer volledig en dekkend. Daarnaast was ook het privacy-aspect onvoldoende opgenomen in de oude lijst. Ook zijn er processen/handelingen samengevoegd om de lijst beter toepasbaar te maken. In de concordans (bijlage 3) zijn deze aanpassingen terug te vinden. Daarin is aangegeven welke handelingen uit de oude lijst zijn komen te vervallen of onder welk proces deze nu zouden moeten vallen. Daarmee is een link gelegd tussen de nieuwe selectielijst en het oude BSD.

Het opstellen van deze selectielijst vormt een onderdeel van het bredere programma Open op Orde van de Algemene Rekenkamer dat is gericht op het realiseren van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.

1.2. Reikwijdte

De Algemene Rekenkamer is een Hoog College van Staat en de taken van de organisatie vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995. De Rekenkamer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Concreet houdt dit in dat het college van de Algemene Rekenkamer zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijk) is voor de informatie van de Rekenkamer.

De taken rond personeelszaken vallen slechts gedeeltelijk onder de reikwijdte van deze selectielijst. De administratieve taken rond personeelsbeheer zijn sinds 2008 ondergebracht bij P-Direkt, dat sinds 1 januari 2023 Organisatie en Personeel (O&P) Rijk heet. Voor deze taken geldt het Basisselectie-document (BSD) ‘P-dossiers is Mens-en-werk’ uit 2016, dat geldig is met terugwerkende kracht tot 1945.

1.3. Ingangsdatum en intrekken selectielijsten

Deze selectielijst geldt voor alle dossiers en stukken opgemaakt en ontvangen door de Rekenkamer vanaf 1 januari 1993 – en is vanaf publicatie in de Staatscourant maximaal 20 jaar geldig. De huidige selectielijst “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” werd op 23 april 2008 door de algemene rijksarchivaris namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld. Deze beschikking is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 2008, nr 108, d.d. 09.06.2008). Deze selectielijst wordt afgesloten op het moment dat de nieuwe Selectielijst in werking treedt voor de documenten die zijn opgesteld en ontvangen voor 1 januari 1993 en ingetrokken voor documenten die zijn opgesteld en ontvangen vanaf 1 januari 1993.

In het Basis Selectie Document dat is vastgesteld in 2008 kreeg aangeleverde onderzoeksinformatie de waardering vernietigen na x jaar. De inzichten hierover zijn inmiddels anders. Transparantie en controleerbaarheid zijn maatschappelijk belangrijker geworden. De keuze is nu dat alle aangeleverde onderzoeksinformatie waarnaar verwezen wordt in publicaties van de Algemene Rekenkamer wordt bewaard. Er heeft echter al vernietiging plaats- gevonden op basis van het oude Basis Selectie Document. Dit is niet te herstellen, wat betekent dat deze informatie niet meer te reconstrueren is en dus ook niet meer ingezien kan worden.

2. Verantwoording voor de selectielijst

2.1. Selectiedoelstelling en -methodiek

De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief3Kamerbrief van OCW en BZK aangaande Selectieaanpak archieven, d.d. 17 december 2010. als volgt geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:

Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse en de risico-analyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat van de uitvoering van de hotspot-monitor.

2.2. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden. De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoons-gegevens en strafrechtelijke gegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare- of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Concreet vermeldt de selectielijst voor elk proces of en, zo ja, welke categorie persoonsgegevens wordt verwerkt (gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke gegevens). Voor alle persoonsgegevens wordt vervolgens met de hieronder opgesomde cijfers aangeduid welke grondslag – en in het geval van bijzondere- of strafrechtelijke persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing is:

Daarbij aansluitend wordt aangegeven welke persoonsgegevens (BSN, NAW-gegevens, medische gegevens, IP-adressen, enzovoort) worden verwerkt en de wettelijke grondslag op basis waarvan de organisatie de gegevens oorspronkelijk heeft verwerkt. Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De uitzonderingsgrond BP-10 “archivering in het algemeen belang” moet bijgevolg niet expliciet benoemd worden.

Voor de Rekenkamer geldt dat de onderzoeksprocessen worden uitgevoerd op basis van een wettelijke taak en algemeen belang. De in deze processen voorkomende persoonsgegevens vallen onder grondslag 3 en 5. De overige processen worden uitgevoerd op basis van een overeenkomst of een wettelijke taak en vallen onder grondslagen 2 en 3. Voor de soort persoonsgegevens wordt verwezen naar het AVG-verwerkingsregister van de Rekenkamer. Dit register is niet openbaar.

2.3. Verantwoording voor de waarderingen

2.3.1. Systeemanalyse

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B) geformuleerd.

De systeemanalyse heeft de volgende inzichten opgeleverd over de Rekenkamer:

De Rekenkamer onderzoekt of de rijksoverheid publiek geld zinnig, zuinig en zorgvuldig uitgeeft. De wettelijke taak van de Rekenkamer is het controleren van de inkomsten en uitgaven van het Rijk en het rapporteren van de resultaten aan de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. Dit gebeurt op Verantwoordingsdag, de derde woensdag van mei. Op basis van het oordeel van de Rekenkamer besluit het parlement om al dan niet décharge te verlenen aan het Kabinet. Naast dit verantwoordings- of rechtmatigheidsonderzoek onderzoekt en rapporteert de Rekenkamer ook de doelmatigheid van overheidsuitgaven.

Alle primaire werkzaamheden van de Rekenkamer zijn gericht op het doen van onderzoek naar de financiën van de rijksoverheid en overige organisaties en instellingen die door het Rijk worden gefinancierd. Ook Europese geldstromen kunnen door de Rekenkamer (mede)onderzocht worden. Het grootste deel van de neerslag rond deze processen wordt blijvend bewaard. Dat geldt ook voor de stukken die het college van de Algemene Rekenkamer (college) behandeld. Het college is dan ook het belangrijkste informatieknooppunt van de Rekenkamer.

De Algemene Rekenkamer werkt nauw samen met rekenkamers en rekencommissies binnen het Koninkrijk der Nederlanden en binnen Europa. De neerslag van processen die hiermee te maken hebben, worden ook grotendeels bewaard.

De president van de Rekenkamer heeft verschillende bijzondere taken binnen het Staatsbestel, zoals het mede-uitoefenen van de voogdij over het minderjarig staatshoofd en het benoemen van de Nationale ombudsman. Deze taken zijn in de Grondwet en in specifieke wetten opgenomen. De meeste neerslag uit deze processen wordt ook blijvend bewaard.

Met name de secundaire processen (bedrijfsvoering) komen in aanmerking voor vernietiging. Alleen als een secundair proces over verantwoording gaat, of procedureel of beleidsmatig van aard is met externe werking of werking voor de Rekenkamer als geheel, kan de neerslag van dit proces voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

2.3.2. Risicoanalyse

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven alvorens de informatie kan worden vernietigd. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijk-heid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie.

Bij elk proces is met proceseigenaren en/of kenners van het proces besproken hoe lang het overheids-orgaan de informatie nodig heeft voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen, evenals overige geldende, relevante wetgeving. Dit is voor de Algemene Rekenkamer met name de Comptabiliteitswet. Daarna is gekeken naar gangbare termijnen voor bedrijfsvoeringsprocessen. Gezamenlijk is gekomen tot een bewaartermijn voor de informatie van elk werkproces.

2.3.3. Hotspots en uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingsvoorwaarden benoemd worden.

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de informatieobjecten die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze archiefstukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst. In de selectielijst wordt louter beschreven en vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het maken van uitzonderingen.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit kunnen informatieobjecten en dossiers die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

De meeste informatie uit de primaire processen van de Rekenkamer wordt blijvend bewaard. Daarin zitten ook de trends en ontwikkelingen die grote invloed hebben op de maatschappij en de Rekenkamer zelf. Er is daarom geen procedure vastgesteld voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen. De Rekenkamer zal rijksbrede hotspots, zoals aangewezen door het Nationaal Archief, volgen.

2.4. Verslag van de vaststellingsprocedure

In mei 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in juni 2024 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het overleg over de selectielijst in de periode van mei 2023 tot september 2024 is een verslag opgesteld (zie bijlage 3).

Vanaf 2 december 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

2.5. Afspraken en vooruitkijken

De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar indien noodzakelijk moet deze in overleg met het Nationaal Archief bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn.

3. Contextuele informatie

3.1. Taken en organisatie

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Rekenkamer en de inrichting van de organisatie.

3.1.1. Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie