Besluit van 24 januari 2025, nr. 2025000142, houdende vaststelling en inwerkingtreding van de Selectielijst van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Op voordracht van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 20 januari 2025, nr. NA/50012559, afdeling Kennis en Advies (NA);

Gelet op artikel 5, 2e lid, onder a, van de Archiefwet 1995;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De Selectielijst van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993 wordt vastgesteld zoals deze is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De met dit besluit vastgestelde selectielijst vervangt de volgende selectielijst met betrekking tot de Tweede Kamer der Staten-Generaal, welke derhalve komt te vervallen:

• •. Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005 (“Selectielijst voor de Algemene Rekenkamer over de periode vanaf 1945”, Stcrt. 2008, 108, vastgesteld op 23 april 2008 en gepubliceerd op 9 juni 2008)

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst en werkt terug tot 1 januari 1993.

Selectielijst. van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993

Inhoudsopgave

Leeswijzer

Deze selectielijst bestaat uit een aantal onderdelen.

In hoofdstuk 1 is de aanleiding, reikwijdte en het afsluiten of intrekken van oude selectielijsten geformuleerd.

Hoofdstuk 2 documenteert de totstandkoming van de selectielijst. Het bevat een verantwoording van de waardering, waarbij de bewaartermijn van informatie wordt vastgelegd. Informatie van permanente waarde is 'blijvend te bewaren'.

Hoofdstuk 3 beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de organisatie.

Hoofdstuk 4 vormt het feitelijke “hart” van de selectielijst, namelijk de waarderingen van de processen. Voor elk proces vermeldt de selectielijst een:

De waardering “SA-B” betekent ‘blijvend bewaren’ en overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Het bijhorende nummer verwijst naar het Systeem Analyse – Bewaarcriterium dat van toepassing is. Dit wordt nader uitgelegd in hoofdstuk 2. De waardering “V x jaar” moet (tenzij anders aangegeven) gelezen worden als “vernietigen x jaar na sluiting van het desbetreffend dossier’’. Bij sommige processen kan de waardering “V x jaar na…” staan. De bewaartermijn start dan na de betreffende aanduiding in de selectielijst.

De producten die genoemd worden in de beschrijving van het proces zijn niet uitputtend. De namen van producten die een proces oplevert kunnen namelijk veranderen in de loop der tijd. Gezien de werkingstijd van de selectielijst, archief gevormd na 1993, kunnen gebruikte productnamen gedateerd overkomen. Daarnaast is het mogelijk dat een proces een product oplevert dat bij het opstellen van de lijst (nog) niet bekend was. Ook kunnen er nieuwe producten ontstaan of juist verdwijnen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving.

1. Inleiding

Voor u ligt de selectielijst van de Algemene Rekenkamer. In de tekst meestal Rekenkamer genoemd, zoals gebruikelijk is binnen de organisatie en zoals de website ook getiteld is. Als er verduidelijking nodig is, is de organisatie volledig genoemd.

Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht te beschikken over een actuele selectielijst.1Archiefwet 1995, art. 5 en Archiefbesluit 1995, art. 5 Met behulp van een selectielijst selecteert een organisatie overheidsinformatie voor vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In een selectielijst is aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Ook geeft een selectielijst de termijnen aan, waarna vernietiging moet plaatsvinden.

Onder “archiefbescheiden” worden niet alleen papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.2Archiefwet 1995, art. 1 lid c. Ook digitaal vastgelegde overheidsinformatie valt dus onder de archiefwet- en regelgeving. Het gaat dus om alle informatie die de Rekenkamer zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.

1.1. Aanleiding

De voorliggende selectielijst is opgesteld omdat het bestaande Basisselectiedocument (BSD) voor de Rekenkamer verouderd was en niet meer actueel was. Wijzigingen in taken op basis van nieuwe of aangepaste wet- en regelgeving konden niet onder een bestaande handeling worden opgenomen. De oude lijst was dus niet meer volledig en dekkend. Daarnaast was ook het privacy-aspect onvoldoende opgenomen in de oude lijst. Ook zijn er processen/handelingen samengevoegd om de lijst beter toepasbaar te maken. In de concordans (bijlage 3) zijn deze aanpassingen terug te vinden. Daarin is aangegeven welke handelingen uit de oude lijst zijn komen te vervallen of onder welk proces deze nu zouden moeten vallen. Daarmee is een link gelegd tussen de nieuwe selectielijst en het oude BSD.

Het opstellen van deze selectielijst vormt een onderdeel van het bredere programma Open op Orde van de Algemene Rekenkamer dat is gericht op het realiseren van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.

1.2. Reikwijdte

De Algemene Rekenkamer is een Hoog College van Staat en de taken van de organisatie vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995. De Rekenkamer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Concreet houdt dit in dat het college van de Algemene Rekenkamer zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijk) is voor de informatie van de Rekenkamer.

De taken rond personeelszaken vallen slechts gedeeltelijk onder de reikwijdte van deze selectielijst. De administratieve taken rond personeelsbeheer zijn sinds 2008 ondergebracht bij P-Direkt, dat sinds 1 januari 2023 Organisatie en Personeel (O&P) Rijk heet. Voor deze taken geldt het Basisselectie-document (BSD) ‘P-dossiers is Mens-en-werk’ uit 2016, dat geldig is met terugwerkende kracht tot 1945.

1.3. Ingangsdatum en intrekken selectielijsten

Deze selectielijst geldt voor alle dossiers en stukken opgemaakt en ontvangen door de Rekenkamer vanaf 1 januari 1993 – en is vanaf publicatie in de Staatscourant maximaal 20 jaar geldig. De huidige selectielijst “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” werd op 23 april 2008 door de algemene rijksarchivaris namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld. Deze beschikking is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. 2008, nr 108, d.d. 09.06.2008). Deze selectielijst wordt afgesloten op het moment dat de nieuwe Selectielijst in werking treedt voor de documenten die zijn opgesteld en ontvangen voor 1 januari 1993 en ingetrokken voor documenten die zijn opgesteld en ontvangen vanaf 1 januari 1993.

In het Basis Selectie Document dat is vastgesteld in 2008 kreeg aangeleverde onderzoeksinformatie de waardering vernietigen na x jaar. De inzichten hierover zijn inmiddels anders. Transparantie en controleerbaarheid zijn maatschappelijk belangrijker geworden. De keuze is nu dat alle aangeleverde onderzoeksinformatie waarnaar verwezen wordt in publicaties van de Algemene Rekenkamer wordt bewaard. Er heeft echter al vernietiging plaats- gevonden op basis van het oude Basis Selectie Document. Dit is niet te herstellen, wat betekent dat deze informatie niet meer te reconstrueren is en dus ook niet meer ingezien kan worden.

2. Verantwoording voor de selectielijst

2.1. Selectiedoelstelling en -methodiek

De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief3Kamerbrief van OCW en BZK aangaande Selectieaanpak archieven, d.d. 17 december 2010. als volgt geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:

Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse en de risico-analyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat van de uitvoering van de hotspot-monitor.

2.2. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden. De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoons-gegevens en strafrechtelijke gegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare- of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Concreet vermeldt de selectielijst voor elk proces of en, zo ja, welke categorie persoonsgegevens wordt verwerkt (gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke gegevens). Voor alle persoonsgegevens wordt vervolgens met de hieronder opgesomde cijfers aangeduid welke grondslag – en in het geval van bijzondere- of strafrechtelijke persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing is:

Daarbij aansluitend wordt aangegeven welke persoonsgegevens (BSN, NAW-gegevens, medische gegevens, IP-adressen, enzovoort) worden verwerkt en de wettelijke grondslag op basis waarvan de organisatie de gegevens oorspronkelijk heeft verwerkt. Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De uitzonderingsgrond BP-10 “archivering in het algemeen belang” moet bijgevolg niet expliciet benoemd worden.

Voor de Rekenkamer geldt dat de onderzoeksprocessen worden uitgevoerd op basis van een wettelijke taak en algemeen belang. De in deze processen voorkomende persoonsgegevens vallen onder grondslag 3 en 5. De overige processen worden uitgevoerd op basis van een overeenkomst of een wettelijke taak en vallen onder grondslagen 2 en 3. Voor de soort persoonsgegevens wordt verwezen naar het AVG-verwerkingsregister van de Rekenkamer. Dit register is niet openbaar.

2.3. Verantwoording voor de waarderingen

2.3.1. Systeemanalyse

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B) geformuleerd.

De systeemanalyse heeft de volgende inzichten opgeleverd over de Rekenkamer:

De Rekenkamer onderzoekt of de rijksoverheid publiek geld zinnig, zuinig en zorgvuldig uitgeeft. De wettelijke taak van de Rekenkamer is het controleren van de inkomsten en uitgaven van het Rijk en het rapporteren van de resultaten aan de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. Dit gebeurt op Verantwoordingsdag, de derde woensdag van mei. Op basis van het oordeel van de Rekenkamer besluit het parlement om al dan niet décharge te verlenen aan het Kabinet. Naast dit verantwoordings- of rechtmatigheidsonderzoek onderzoekt en rapporteert de Rekenkamer ook de doelmatigheid van overheidsuitgaven.

Alle primaire werkzaamheden van de Rekenkamer zijn gericht op het doen van onderzoek naar de financiën van de rijksoverheid en overige organisaties en instellingen die door het Rijk worden gefinancierd. Ook Europese geldstromen kunnen door de Rekenkamer (mede)onderzocht worden. Het grootste deel van de neerslag rond deze processen wordt blijvend bewaard. Dat geldt ook voor de stukken die het college van de Algemene Rekenkamer (college) behandeld. Het college is dan ook het belangrijkste informatieknooppunt van de Rekenkamer.

De Algemene Rekenkamer werkt nauw samen met rekenkamers en rekencommissies binnen het Koninkrijk der Nederlanden en binnen Europa. De neerslag van processen die hiermee te maken hebben, worden ook grotendeels bewaard.

De president van de Rekenkamer heeft verschillende bijzondere taken binnen het Staatsbestel, zoals het mede-uitoefenen van de voogdij over het minderjarig staatshoofd en het benoemen van de Nationale ombudsman. Deze taken zijn in de Grondwet en in specifieke wetten opgenomen. De meeste neerslag uit deze processen wordt ook blijvend bewaard.

Met name de secundaire processen (bedrijfsvoering) komen in aanmerking voor vernietiging. Alleen als een secundair proces over verantwoording gaat, of procedureel of beleidsmatig van aard is met externe werking of werking voor de Rekenkamer als geheel, kan de neerslag van dit proces voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

2.3.2. Risicoanalyse

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven alvorens de informatie kan worden vernietigd. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijk-heid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie.

Bij elk proces is met proceseigenaren en/of kenners van het proces besproken hoe lang het overheids-orgaan de informatie nodig heeft voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen, evenals overige geldende, relevante wetgeving. Dit is voor de Algemene Rekenkamer met name de Comptabiliteitswet. Daarna is gekeken naar gangbare termijnen voor bedrijfsvoeringsprocessen. Gezamenlijk is gekomen tot een bewaartermijn voor de informatie van elk werkproces.

2.3.3. Hotspots en uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingsvoorwaarden benoemd worden.

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de informatieobjecten die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze archiefstukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst. In de selectielijst wordt louter beschreven en vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het maken van uitzonderingen.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit kunnen informatieobjecten en dossiers die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

De meeste informatie uit de primaire processen van de Rekenkamer wordt blijvend bewaard. Daarin zitten ook de trends en ontwikkelingen die grote invloed hebben op de maatschappij en de Rekenkamer zelf. Er is daarom geen procedure vastgesteld voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen. De Rekenkamer zal rijksbrede hotspots, zoals aangewezen door het Nationaal Archief, volgen.

2.4. Verslag van de vaststellingsprocedure

In mei 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in juni 2024 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het overleg over de selectielijst in de periode van mei 2023 tot september 2024 is een verslag opgesteld (zie bijlage 3).

Vanaf 2 december 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

2.5. Afspraken en vooruitkijken

De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar indien noodzakelijk moet deze in overleg met het Nationaal Archief bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn.

3. Contextuele informatie

3.1. Taken en organisatie

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Rekenkamer en de inrichting van de organisatie.

3.1.1. Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie

Het instituut ‘Rekenkamer’ is een eeuwenoud begrip. Frankrijk had al een rekenkamer aan het begin van de 14e eeuw in. Het Bourgondische Rijk creëerde een centrale rekenkamer in Brussel. Doel was het krijgen van grip op de belastinginkomsten. De eerste Hollandse Rekenkamer (ook wel Grafelijkheidskamer) bestond al voor 1444 en was gevestigd in Den Haag. Bij het ontstaan van het Koninkrijk der Nederlanden in 1814 richtte Koning Willem I de huidige Algemene Rekenkamer op. Sinds 1868 is het kantoor van de Rekenkamer gevestigd op het Lange Voorhout 8, waar de Rekenkamer nog altijd zetelt. Waar de Algemene Rekenkamer vanaf 1814 alleen verantwoording meedeelde aan de Koning, veranderde dit in 1841 met de introductie van de Instructiewet, waarin onder andere de verslaglegging aan het parlement werd geregeld.

Vanaf 1927 valt de werking van de Rekenkamer grotendeels onder de Comptabiliteitswet. Toen werd ook de Instructiewet ingetrokken. Tot op heden is de Comptabiliteitswet de belangrijkste wet op basis waarvan de Rekenkamer werkt. Een bijzondere periode is de Tweede Wereldoorlog, toen er twee Rekenkamers actief waren: één in bezet Nederland (waar de bestaande Rekenkamer de werkzaamheden zo goed als mogelijk bleef uitvoeren) en één in Londen (de Buitengewone Algemene Rekenkamer). Na de oorlog zijn de taken van de Buitengewone Algemene Rekenkamer weer ondergebracht bij de Algemene Rekenkamer (per koninklijk besluit van 14 september 1946).

Na de Tweede Wereldoorlog heeft er een verschuiving plaatsgevonden in het soort onderzoek dat de Rekenkamer doet. Waar er eerst vooral sprake was van verantwoordings- ofwel rechtmatigheids-onderzoek, ontstond er door de explosieve ontwikkeling van de overheidsfinanciën steeds meer behoefte aan doelmatigheidsonderzoek. Deze trend is tot op heden zichtbaar. Uiteraard vindt nog altijd het verantwoordingsonderzoek plaats, als kerntaak van de Rekenkamer. Daarnaast is er steeds meer aandacht voor de rapportages: deze worden uitgebreider en duidelijker. Vanaf de jaren ’90 van de twintigste eeuw komt er ook aandacht voor de besteding van Europese geldstromen in Nederland, via het EU-verdrag (voorheen EG-verdrag).

In de jaren ’90 van de twintigste eeuw maakte de Rekenkamer roerige tijden door. Dit had vooral te maken met de tijdelijke verhuizing naar een ander pand. Tussen 1993 en 1997 is de nieuwbouw op de locatie aan het Lange Voorhout gebouwd en opgeleverd. Daarnaast werd in 1995 een ingrijpende reorganisatie afgerond, waarover in de volgende paragraaf meer.

In de 21e eeuw doet de Rekenkamer nog steeds onderzoek naar de rechtmatige en doelmatige besteding van overheidsgelden van de Nederlandse overheid. De samenwerking met de Europese Rekenkamer en de rekenkamers van de lidstaten van de Europese Unie wordt ook steeds verder uitgebreid en geformaliseerd. De Rekenkamer bevindt zich in een dynamische omgeving, waarin de nadruk op doelmatigheid een steeds grotere rol speelt.4Voor een meer gedetailleerde geschiedenis van de Algemene Rekenkamer wordt verwezen naar Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) “Van ‘afhoren’ naar ‘onderzoeken’, een institutioneel onderzoek naar de Algemene Rekenkamer 1945–2005”, PIVOT-rapport nummer 161, Den Haag, 2007

3.1.2. Organisatiestructuur vanaf 1993

De Algemene Rekenkamer bestaat in feite uit twee onderdelen: het college, bestaande uit de president en de collegeleden, en de ambtelijke organisatie. De Algemene Rekenkamer wordt binnen de eigen organisatie ‘Rekenkamer’ genoemd. Dit is ook de benaming van de website (www.rekenkamer.nl). Dit is ook de term die in deze selectielijst zo wordt gebruikt. Wanneer dit verwarrend werkt, wordt de term Algemene Rekenkamer gebruikt.

Het college staat aan het hoofd van de organisatie en bestaat uit de president (voorzitter) en twee leden. Deze zijn alle drie voor het leven benoemd. Het college gaat uit van collegiaal bestuur en neemt daarom besluiten als geheel. Wel is elk collegelid rapporteur voor een deel van de onderzoeken van de Rekenkamer. De president houdt ook toezicht op de ambtelijke organisatie. Daarnaast kunnen maximaal drie leden in buitengewone dienst worden benoemd in het college.

Het college stelt een secretaris aan, die eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie van de Rekenkamer. De secretaris wordt benoemd per koninklijk besluit.

De ambtelijke organisatie wordt onderverdeeld in directies en stafafdelingen. De exacte samenstelling verschilt per periode. Een belangrijke reorganisatie vond in 1995 plaats: de organisatiestructuur werd gestroomlijnd en de interne lijnen werden korter gemaakt. Van de medewerkers veranderde ruim de helft van functie of van werkplek. De herstructurering van de organisatie vormde de basis voor een andere wijze van functioneren. Met de introductie van een nieuw managementconcept werd de verdeling van de bevoegdheden verduidelijkt en zijn beheersmatige en inhoudelijke verantwoordelijk-heden gescheiden. Dit zorgde voor verdere professionalisering van de Rekenkamer, beginnend bij de verbetering van het management en de flexibilisering van de organisatie. Ook werd veel aandacht besteed aan strategische beleidsontwikkeling en de informatisering en digitalisering. Het organogram zag er als volgt uit:

Deze inrichting heeft geruime tijd zo bestaan, er werd niet veel aan de basisstructuur veranderd. Wel kwam er meer aandacht voor diversiteit middels een doelgroepenbeleid. In de ondersteuning kwam wel een kleine organisatiewijziging in deze jaren. Naast de drie onderzoeksdirecties kwam er een staf-directie Bedrijfsvoering en een Stafdirectie Beleid en Communicatie.

In 2013–2014 vond er een reorganisatie plaats van de twee stafdirecties, die werden samengevoegd tot één directie. Doel van deze reorganisatie was onder andere om de positie rond automatisering te versterken en het aantal managers te verkleinen. Ook werd de projectplanning verplaatst naar de projectleiders in de onderzoeksdirecties en werd de secretariaatsfunctie versterkt.

Een volgende reorganisatie vond plaats in 2017. Op 1 juli 2017 is deze nieuwe organisatie van start gegaan. De managementstructuur werd aangepast om te komen tot een plattere, minder hiërarchische organisatie met kortere lijnen. In de onderzoeksdirecties werd het middenmanagement uitgefaseerd. De aansturing gebeurde nu door zes onderzoeksdirecteuren. Daarnaast kwam er één stafdirecteur, ondersteund door vijf middenmanagers. Deze structuur is sinds 2017 nauwelijks meer aangepast. Bij het opstellen van deze selectielijst in 2023 zag de organisatie van de Rekenkamer er als volgt uit:

De ambtelijke organisatie van de Rekenkamer is nu ingericht op onderzoeksdirecties, die worden ondersteund door de Stafdirectie. Daarnaast bestaat er het Audit Advisory Committee (AAC). Dit comité adviseert de president en de secretaris over de dagelijkse leiding van de organisatie. Het advies kan zowel betrekking hebben op het bedrijfsvoeringsbeleid als op de uitvoering van de bedrijfsvoering. Het AAC bestaat uit drie leden en heeft een adviesfunctie. Het is geen toezichthoudend orgaan. Het AAC wordt benoemd door het college en vergadert tenminste éénmaal per jaar met het college.

3.1.3. Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie

De Rekenkamer heeft als missie ‘bijdragen aan het verbeteren van het functioneren en presteren van de rijksoverheid en de daarmee verbonden organen. Daartoe gaat de Rekenkamer na of de rijks-overheid haar geld zinnig, zuinig en zorgvuldig besteedt’. De Rekenkamer controleert de inning en besteding van publiek geld. Elke paar jaar stelt de Rekenkamer een nieuwe strategie vast, die gedurende enkele jaren de leidraad wordt bij controles.

Concreet houdt dit in dat de Rekenkamer doorlopend onderzoek pleegt naar overheidsfinanciën. Dat is dan ook de kerntaak van de organisatie. De organisatie heeft, als Hoog College van Staat, een grondwettelijke taak, die nader is uitgewerkt in de Comptabiliteitswet:

Als Hoog College van Staat is de Rekenkamer een onafhankelijk instituut en is geen onderdeel van de regering of het parlement. De Rekenkamer bepaalt zelf, binnen de wettelijke taken, wat er wordt onderzocht en hoe en wanneer daarover wordt gepubliceerd. De Eerste en Tweede Kamer of bewindspersonen kunnen de Rekenkamer ook verzoeken onderzoek te verrichten, maar kunnen daar geen opdracht toe geven. De Rekenkamer beslist hier zelf over.

Daarnaast werkt de Rekenkamer samen met de Europese Rekenkamer en andere vergelijkbare instanties in het buitenland. Ook binnen het Koninkrijk der Nederlanden wordt samengewerkt met rekenkamers en rekenkamercommissies van gemeenten en rijksdelen. De Rekenkamer is bijvoorbeeld lid van:

De Rekenkamer werkt ook samen in programma’s met nationale rekenkamers om hun institutionele ontwikkeling te begeleiden. Dit gebeurt altijd op verzoek van de betreffende nationale rekenkamer en wordt extern gefinancierd. Deze programma’s lopen vaak meerdere jaren.

3.1.4. Besluitvormende overlegstructuren

Het belangrijkste besluitvormende orgaan is het college. Het college vergadert wekelijks over alle belangrijke zaken die de Rekenkamer aangaan. Daarnaast is er een managementteam, bestaande uit de secretaris van de Rekenkamer en de directeuren.

De Rekenkamer heeft een Ondernemingsraad die ook overleg voert, zowel onderling als met de secretaris van de Rekenkamer in de functie van bestuurder. Daarnaast bestaat het Georganiseerd Overleg waarin ook de vakbonden aansluiten.

3.2. Relaties met andere organisaties

De Rekenkamer heeft relaties met veel verschillende organisaties. Het betreft in elk geval alle gecontroleerde organisaties, zoals die in de Comptabiliteitswet en sommige specifieke wetten zijn opgenomen. Dit gaat om organisaties binnen de rijksoverheid, zelfstandig bestuursorganen (ZBO’s) en overige organisaties die met rijksgeld worden gefinancierd en waar de Rekenkamer onderzoek uitvoert op basis van de genoemde wetten.

Daarnaast heeft de Rekenkamer relaties met de Hoge Colleges van Staat en diverse internationale samenwerkingsorganisaties. Ook zijn er relaties met andersoortige organisaties binnen en buiten Nederland. Dit betreft bijvoorbeeld:

Deze lijst is niet compleet, maar dit geeft een beeld van de breedte van de relaties en de samenwerking met andere organisaties.

3.3. Het onderzoeksproces

Het belangrijkste proces dat de Rekenkamer uitvoert, is het doen van onderzoek naar de ontvangsten en uitgaven van het Rijk en daarmee verbonden organen (de inning en besteding van publiek geld). In deze paragraaf wordt nader uitgelegd hoe de Rekenkamer dit onderzoek doet. De Rekenkamer doet onderzoek op basis van de grondwettelijke taak zoals is uitgewerkt in de Comptabiliteitswet.

Het onderzoek naar de rechtmatigheid van de financiën van de rijksoverheid vindt jaarlijks plaats. Dit wordt ook wel het verantwoordingsonderzoek genoemd. De Rekenkamer onderzoekt dan of de ministeries hun geld volgens de regels (rechtmatig dus) hebben besteed. Ook kijkt de Rekenkamer naar de bedrijfsvoering bij de ministeries en agentschappen en wordt gekeken of het beleid de gewenste resultaten heeft gehad. Deze onderzoeken worden dus uitgevoerd als onderdeel van de verantwoording voer de publieke middelen aan de Tweede Kamer. Hier geldt dat uiterlijk op 31 maart de Minister van Financiën de verslagen van de ministeries aanbiedt bij de Rekenkamer, inclusief de rapporten opgesteld door de Auditdienst Rijk. Het financiële jaarverslag van het Rijk wordt aangeboden met het rapport door de Auditdienst Rijk uiterlijk op 21 april. Op de derde woensdag van mei biedt de Minister van Financiën de financiële jaarverslagen aan aan de Tweede Kamer. Op diezelfde dag worden ook de rapporten van de Rekenkamer aangeboden aan de Tweede Kamer. In overleg met de voorzitter van de Tweede Kamer en de president van de Rekenkamer kan dit verlaat worden naar uiterlijk 1 juni, in geval van een reces of feestdag ten tijde van de derde woensdag van mei.

Doelmatigheidsonderzoek is onderzoek naar de effecten die het bestede overheidsgeld hebben opgeleverd. Dit onderzoek kan op elk moment starten en wordt op initiatief van de Rekenkamer uitgevoerd, op basis van de onderzoekstrategie die om de paar jaar wordt herzien. Daarnaast is het mogelijk dat een Minister, de Eerste Kamer of de Tweede Kamer zelf vraagt om een onderzoek. De Rekenkamer beslist of zij een dergelijk verzoek honoreert.

De Rekenkamer verricht niet alleen onderzoek bij ministeries en bij andere organisaties binnen het Rijk, zoals de rechterlijke macht en de Hoge Colleges van Staat, maar ook

Bij de rijksoverheid en de hierboven genoemde organisaties heeft de Rekenkamer toegang tot alle informatie die zij nodig acht om haar taken te vervullen.

De Rekenkamer heeft geen onderzoeksbevoegdheid bij gemeenten, provincies, waterschappen en bij de Openbare Lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Zij kan deze overheden wel vragen om mee te werken aan haar onderzoek.

Ook bij openbare lichamen en gemeenschappelijke organen die zijn ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen is de Rekenkamer niet bevoegd onderzoek te doen, tenzij het Rijk deelnemer is aan zo’n orgaan. Tot slot is de Rekenkamer niet bevoegd onderzoek te doen bij openbare lichamen voor beroep en bedrijf en bij financiële ondernemingen en elektronischgeldinstellingen.

In sommige gevallen voert de Rekenkamer ook kortere doelmatigheidsonderzoeken uit, het zogenaamde focusonderzoek. Een focusonderzoek is een manier om sneller onderzoeksresultaten te kunnen delen door middel van een kort, feitelijk en helder rapport met één duidelijke vraagstelling. Het onderzoek kent een kortere doorlooptijd dan ander onderzoek van de Rekenkamer. Het focus-onderzoek is actueel, snel, gefocust, feitelijk, kort en beeldend, maar valt verder geheel onder het proces ‘doelmatigheidsonderzoeken’. Dit geldt ook voor onderzoeken naar specifieke thema’s (‘thema-onderzoek’). Ook dit valt geheel onder de doelmatigheidsonderzoeken.

Hoe onderzoeken precies worden uitgevoerd, verschilt door de tijd heen. Er is wel een aantal stappen te benoemen, die gezamenlijk het onderzoek vormen. Er is in feite sprake van twee fases: de onderzoeksfase en de rapportage- en publicatiefase. In de onderzoeksfase worden de volgende stappen doorlopen:

In de rapportage- en publicatiefase volgen nog drie stappen:

Daarna wordt het rapport aangeboden aan het parlement, aan de betrokken bewindsperso(o)n(en), de eventuele onderzochte instelling(en) en een aantal vaste adressanten. In het rapport is de reactie van de Minister opgenomen met een nawoord van de Rekenkamer.

De informatie waarop het onderzoek wordt gebaseerd, wordt aangeleverd door de gecontroleerde instantie. Dit materiaal bestaat uit documenten, maar ook steeds vaker uit ruwe data. Deze data wordt geanalyseerd en verwerkt in een document. Dit document beschrijft stap voor stap hoe men tot de conclusies is gekomen. Voor reconstructie van het onderzoek volstaat dit document. De ruwe data worden nog enige tijd bewaard, en daarna vernietigd.

3.4. Archieven en registraties

Het archief is gevormd en beheerd door de Rekenkamer. Archivering vond tot 2019 formeel op papier plaats. Sinds 2019 heeft de Rekenkamer een vervangingsbesluit, waardoor de oorspronkelijke, papieren archiefstukken, conform de wettelijke voorschriften worden vervangen door (digitale) reproducties. Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op archiefstukken uit het geheim archief.

3.4.1. Ordening van de archieven

Het archief uit de periode 1993 tot en met 2003 werd gevormd volgens een verbaalstelsel: archiefvorming vond plaats op basis van een chronologisch systeem. Dat houdt in dat de ingekomen brieven, rapporten en dergelijke werden geregistreerd voor de zogenaamde Rode Agenda (geregistreerde binnenkomende post ter kennisneming van het college) in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende dagnummering.

Een groot deel van het archief van de Rekenkamer werd gevormd door de bijlagen tot de notulen. Als stukken in de collegevergadering waren behandeld, werden ze ‘afgedaan’ en kregen een afdoenings-nummer met datum van de betreffende collegevergadering. Als het om uitgaande brieven van de Rekenkamer ging, werd achter het afdoeningsnummer een ‘R’ geplaatst.

Het geheim archief van het college wordt beheerd door de secretaris van de Rekenkamer. De stukken zijn voorzien van een littera (La A, La B enz.) en zijn chronologisch opgeborgen. Een deel van het geheim archief is gerubriceerd. Dit betreft vooral aangelegenheden van personele aard en defensie.

De stukken die door het college werden ‘aangetekend’ voor het jaarverslag van de Rekenkamer, werden gevormd tot zogenaamde ‘verslagdossiers’. Een verslagdossier bestond uit de belangrijkste stukken die tot een bepaalde rapportage hadden geleid, zoals correspondentie met de verantwoordelijke bewindspersoon. Ook stukken die ter gelegenheid van bepaalde evenementen werden bijeengebracht, werden tot dossier gevormd.

Vanaf 2004 is met de aanschaf van een nieuw documentmanagementsysteem een ordeningsplan voor de archiefvorming geïmplementeerd en zijn alle geregistreerde stukken geordend in een dossier.

Heden ten dage wordt gewerkt via het principe van ‘archiving by design’, waarbij al bij de inrichting van een systeem wordt gekeken naar de dossiervorming en gekoppelde bewaartermijnen. Er wordt bovendien onder architectuur gewerkt, waarbij afspraken worden vastgelegd over processen, de betekenis van begrippen en metadatering. Elk onderzoek krijgt een vaste indeling en wordt volledig digitaal afgehandeld. Dit geldt ook voor bedrijfsvoeringsprocessen. Ook hier wordt vooraf bepaald welke metadata moeten worden gebruikt en hoe het dossier er uit komt te zien. Het betreft dus een meer zaaksgewijze ordening.

3.4.2. Registers

De Rekenkamer houdt zelf geen registers bij. Wel maakt de president van het college van de Rekenkamer jaarlijks een overzicht van de nevenfuncties van de collegeleden bekend. Dit wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

4. Categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden

De processen worden beschreven in blokken. Een leeswijzer is opgenomen in bijlage 2.

4.1. College

(1.)

(2.)

(3.)

(4.)

(5.)

(6.)

(7.)

4.2. President

(8.)

(9.)

(10.)

(11.)

(12.)

4.3. Onderzoek

(13.)

(14.)

(15.)

(16.)

(17.)

(18.)

(19.)

(20.)

(21.)

(22.)

4.4. Ondersteuning onderzoeksproces

(23.)

(24.)

(25.)

(26.)

(27.)

(28.)

(29.)

4.5. Samenwerking

(30.)

(31.)

(32.)

(33.)

(34.)

(35.)

(36.)

(37.)

4.6. Overige taken

(38.)

(39.)

(40.)

(41.)

(42.)

4.7. Bedrijfsvoeringstaken

4.7.1. Personeel

(43.)

(44.)

(45.)

(46.)

(47.)

4.7.2. Informatievoorziening

(48.)

(49.)

4.7.3. Organisatie en beleid

(50.)

(51.)

(52.)

(53.)

(54.)

4.7.4. Financiën, planning en control

(55.)

(56.)

(57.)

(58.)

(59.)

(60.)

(61.)

(62.)

(63.)

(64.)

(65.)

(66.)

4.7.5. Automatisering

(67.)

(68.)

(69.)

4.7.6. Communicatie, voorlichting en informatieverstrekking aan derden

(70.)

(71.)

(72.)

(73.)

(74.)

4.7.7. Huisvesting en facilitaire zaken

(75.)

(76.)

(77.)

(78.)

(79.)

(80.)

(81.)

4.8. Medezeggenschap

(82.)

(83.)

Bijlage 1. Gebruikte afkortingen

Bijlage 2. Leeswijzer voor de procesblokken

In de procesblokken komt de volgende informatie voor:

Bijlage 3. Concordans

In onderstaand schema is de relatie tussen werkprocesnummers uit het vroegere Basis Selectie Document met de nummers in de nieuwe selectielijst weergegeven. In sommige gevallen zijn werkprocessen samengevoegd. In die gevallen zijn alle oude nummers opgenomen in de tweede kolom. Het kan ook voorkomen dat oude handelingen uiteen zijn getrokken in twee of meer processen. Dan komt de oude handeling meerdere keren voor.

De processen die nu door O&P Rijk worden uitgevoerd (nummers 149 en 182 in de oude lijst) zijn hier verder niet opgenomen. Dat geldt ook voor processen die in 1993 reeds waren afgesloten.

Bijlage 4. Verslag overleg conform Archiefbesluit 1995

Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Algemene Rekenkamer en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993.

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode mei 2023 tot september 2024. De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. De externe deskundige die bij dit overleg werd betrokken was prof. dr. mr. M.A.P. Bovens, hoogleraar Bestuurskunde bij het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap van de Universiteit Utrecht

De voorliggende selectielijst geldt voor de periode vanaf 1 januari 1993.

Het “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” dat in 2008 is vastgesteld wordt afgesloten op het moment dat de voorliggende selectielijst in werking treedt voor de documenten die zijn opgesteld en ontvangen voor 1 januari 1993 en ingetrokken voor documenten die zijn opgesteld en ontvangen vanaf 1 januari 1993.

Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen, in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling, en met behulp van de in 2015 door het Nationaal Archief geïntroduceerde nieuwe waarderingsmethodiek (zie de publicatie Belangen in balans, een handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd), waarbij waarderingen tot stand zijn gekomen na uitvoering van een systeemanalyse en een risicoanalyse. De nieuwe waarderingsmethodiek is verder uitgewerkt door het gebruik van vijf Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B).

Deze bewaarcriteria worden aangevuld met de mogelijkheden tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden op basis van artikel 5, eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit 1995: deze worden omschreven in onderdeel 2.3.3 op pagina 9-10 van de selectielijst.

Op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris verduidelijken de vertegenwoordigers van de zorgdrager de uitgevoerde risicoanalyse in paragraaf 2.3.2 en wordt de wettelijke grondslag vermeld op basis waarvan de bewaartermijnen zijn bepaald.

Ten aanzien van de te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen in paragraaf 2.3.3 merken de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris op dat de gebeurtenissen die de Algemene Rekenkamer signaleert niet alleen grote invloed dienen te hebben op de maatschappij maar ook specifiek op de Algemene Rekenkamer. De passage wordt overeenkomstig aangepast.

De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris en de vertegenwoordigers van de zorgdrager bespreken de afspraken en het moment van vooruitkijken met betrekking tot de voorliggende selectielijst (paragraaf 2.5). Vaak wordt een selectielijst na vijf jaar geëvalueerd, al naar gelang de noodzaak op grond van (wettelijke) wijzigingen of behoefte in uitvoering. Op voorstel van de vertegenwoordigers van de zorgdrager blijft de formulering behouden zonder deze te koppelen aan een termijn.

Na overleg met de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris werken de vertegenwoordigers van de zorgdrager de passage over de huidige ordening van het digitale archief in paragraaf verder uit.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris voeren overleg over de opname van een concordans (bijlage 3). Op advies van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris wordt een concordans opgenomen omdat de selectielijst “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” in gebruik blijft voor de waardering uit van het archief uit de periode 1945-1993. De vertegenwoordigers van de zorgdrager stemmen hiermee in.

De externe deskundige is van mening dat de selectielijst uitstekend is gestructureerd en helder inzicht biedt in de achtergrond van deze exercitie en in de algemene overwegingen die aan de keuzes ten grondslag liggen. Voor zover hij kan nagaan is er een zeer adequate omschrijving van alle relevante werkprocessen en bijbehorende producten. De waardering ervan is goed navolgbaar. Er is vrijwel overal gekozen voor een ruimhartig bewaarregime.

In de jaren na de vaststelling van de vorige lijst in 2008, zijn er de nodige veranderingen geweest in de context van het werk van de Algemene Rekenkamer, zoals de invoering van de AVG en een steeds verder voortschrijdende digitalisering.

Met name de overgang naar volledig digitale werkprocessen bij de Algemene Rekenkamer heeft de nodige gevolgen voor archivering. Enerzijds positieve, omdat dit het fysiek mogelijk maakt om veel meer aangeleverde onderzoeksgegevens te bewaren. De keuze die is gemaakt om vanaf nu alle aangeleverde onderzoeksinformatie waarnaar verwezen wordt in publicaties van de Algemene Rekenkamer te bewaren, is wat de externe deskundige betreft zeer te waarderen. Voor onderzoekers biedt dat in de toekomst een belangrijke extra vindplaats van informatie over het reilen en zeilen van de rijksdienst, zeker in die gevallen waarin de onderzochte overheidsinstantie wellicht zelf niet alle archivering op orde heeft.

Digitalisering van gegevens en werkprocessen brengt echter haar eigen uitdagingen met zich mee. Gegevensdragers en informatiesystemen hebben een hoge omloopsnelheid en zijn beperkt compatibel. Hierdoor komt de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van gegevens op lange termijn in gevaar. In hoeverre hierin is voorzien kon de externe deskundige niet achterhalen. Het kan zijn dat de lange-termijn raadpleegbaarheid van digitale data de verantwoordelijkheid is van het Nationaal Archief en dat daar de nodige voorzieningen worden getroffen. De externe deskundige zou zich echter kunnen voorstellen dat er ook enige algemene woorden worden gewijd aan de wijze waarop de Algemene Rekenkamer gegevens bewaart en overdraagt.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager merken op dat de langetermijnraadpleegbaarheid, oftewel de duurzame toegankelijkheid, primair de verantwoordelijkheid is van de Algemene Rekenkamer zelf. De uitdagingen van de digitalisering die de externe deskundige terecht noemt mitigeert de Algemene Rekenkamer door enerzijds het vaststellen van beleid in de vorm van een metadatamodel, een op een digitaal werkende organisatie toegesneden informatieverordening en de nieuwe selectielijst en anderzijds door de modernisering van het applicatielandschap waarbij principes uit de informatiearchitectuur worden toegepast.

Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager bij paragraaf 1.1. Aanleiding aangegeven dat de nieuwe selectielijst onderdeel vormt van een breder programma van de Algemene Rekenkamer gericht op het realiseren van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.

De externe deskundige vraagt zich in dat verband ook af hoe ver het begrip ‘producten’ reikt. Zijn uitingen via sociale media ook inbegrepen onder ‘stukken’ of ‘correspondentie’? Denk aan berichten van de Algemene Rekenkamer via X, Instagram of LinkedIn of via Whatsapp en email. In dat verband is de parallel met de Wet open overheid (Woo) interessant. Deze wet, die ook geldt voor de Algemene Rekenkamer, strekt zich, behoudens sommige uitzonderingen, ook uit tot uitingen via een reeks van sociale media. Wordt bijvoorbeeld het professionele WhatsApp- of email-verkeer van de Algemene Rekenkamer ook gearchiveerd? Bij de Algemene Rekenkamer zou dat relevant kunnen zijn voor een reconstructie van de interne besluitvorming rondom benoemingen, spannende onderzoeksprojecten, klachten, of samenwerking met andere instellingen.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager merken op dat voor de Archiefwet geldt dat documenten ‘ongeacht hun vorm’ archiefbescheiden zijn. Hieronder vallen dus ook uitingen via sociale media, e-mails en chatberichten. Voor deze archiefbescheiden treft de Algemene Rekenkamer maatregelen om de informatie geautomatiseerd veilig te stellen.

De externe deskundige is ook benieuwd of het feit dat de Algemene Rekenkamer tegenwoordig onder de Woo valt, terwijl zij niet onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) viel, nog gevolgen heeft voor het algemene archiveringsbeleid (naast hetgeen vermeld staat bij de processen 49 en 73).

De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven aan dat de komst van de Woo bijdraagt aan de urgentie om de informatiehuishouding te verbeteren. Enerzijds door informatie beter vindbaar te maken zodat het voldoen aan Woo-verzoeken minder tijd kost en anderzijds door informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken daadwerkelijk te vernietigen.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering ‘B, SA-B3 en V, 4 weken na einde procedure: sollicitatiegegevens niet benoemde personen’ voor. Zij bevestigen op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris dat de waardering SA-B1 ook mogelijk is en passen de waardering overeenkomstig aan.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering ‘B: SA-B3 en SA-B4 indien de Rekenkamer het secretariaat voert; V: V 5 jaar overige neerslag en V: V 4 weken na einde procedure: sollicitatiegegevens niet benoemde kandidaten’ voor. Zij bevestigen op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris dat de waardering SA-B2 ook mogelijk is en passen de waardering overeenkomstig aan. De waardering ‘V 5 jaar’ wordt uitgebreid met de toevoeging ‘indien de Rekenkamer het secretariaat niet voert’.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager lichten in het eerste concept toe dat in dit werkproces voor de reconstructie van verantwoordingsonderzoek gebruik wordt gemaakt van (ruwe) data. Deze data vormt de basis van onderzoek en analyses die op hun beurt weer ten grondslag liggen aan de nota van bevindingen. Ruwe data en niet gebruikte onderzoeksinformatie krijgt de waardering V 10 jaar. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen of in de praktijk een duidelijk onderscheid gemaakt kan worden tussen gebruikte en niet gebruikte onderzoeksinformatie. Met terugwerkende kracht blijkt dit onderscheid moeilijk te maken. Op basis van de waardering van dit product (V 7 jaar) in de selectielijst die is vastgesteld in 2008 zijn delen al vernietigd. Sinds de introductie van ‘archiving by design’ registreert een aantal afdelingen in het digitale systeem welke informatie is gebruikt voor het onderzoek en welke niet.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering ‘B: SA-B2 en V: V 5 jaar correspondentie, vergaderstukken van overleg waarbij de Rekenkamer geen secretariaat heeft gevoerd’ voor. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen waarom is gekozen voor deze bewaartermijn. Er is overeenstemming dat aan gelijksoortige informatie een gelijksoortige bewaartermijn wordt toegekend. Na afstemming met de afdeling is de waardering gewijzigd in V 7 jaar voor correspondentie en vergaderstukken van overleg waarbij de Rekenkamer geen secretariaat heeft gevoerd.

De externe deskundige vraagt zich af waar de overige neerslag, die een bewaartermijn heeft van 5 jaar, uit bestaat. Hij merkt op dat dat niet veel kan zijn, gezien het feit dat alle correspondentie onder de producten valt. Bovendien kan het om historische redenen wellicht relevant zijn om die overige stukken toch te bewaren, bijvoorbeeld als het gaat om interne stukken, mediaberichten of om interne of externe uitingen op sociale media.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven aan dat dit proces gaat over klokkenluidersmeldingen en andere klachten. In het geval van een klokkenluider wordt alles bewaard in verband met het historische belang. Bij de rest (gewone klachten) is de bewaartermijn onder andere vanwege de privacy 5 jaar. Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris ‘overige neerslag’ vervangen door het specifiekere ‘onderzoek op basis van een datalek of interne klacht’.

De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen of de bewaartermijn ‘V 50 jaar: beheersplan asbest’ lang genoeg is voor de afhandeling van eventuele ziekteclaims. De vertegenwoordigers van de zorgdrager lichten toe dat de bewaartermijn van dit beheersplan is afgestemd met de adviseur HRM en dat deze de vrij standaard bewaartermijn van V 40 jaar voor asbestclaims zelfs overstijgt. Er wordt besloten vast te houden aan de bewaartermijn van V 50 jaar.

De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen voor de producten van dit werkproces de waardering ‘V 5 jaar na vervanging; V 5 jaar na inlevering van de Rijkspas: gegevens uitgifte of inlevering Rijkspas; V 4 weken: bezoekersgegevens en camerabeelden; Direct na inlevering: Rijkspas’ voor. Op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris worden de waarderingen van nadere context voorzien. Om misverstanden te voorkomen wordt de formulering ‘Direct na inlevering: Rijkspas’ gewijzigd in ‘V direct na inlevering: Rijkspas’.

Verder is een aantal werkprocessen naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris nader verduidelijkt of toegelicht.

Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken partijen het eens.

In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) op 12 november 2024 hebben de Algemene Rekenkamer, de algemene rijksarchivaris en de externe deskundige van de Algemene Rekenkamer deze selectielijst besprokene en geaccordeerd. Tijdens het overleg is zowel het proces als het eindresultaat besproken. Dit leidde niet tot andere inzichten of aanpassingen.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de bijbehorende bijlage en nota van toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.