Reglement voor de Wetenschappelijke Adviesraad van Zorginstituut Nederland, kenmerk 2024027403

De adviesraad heeft tot taak:

De adviesraad heeft verder tot taak om de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren op het terrein van zijn deskundigheid ten behoeve van andere taken van het Zorginstituut.

De adviesraad doet op een door de voorzitter van de Raad van Bestuur aangegeven wijze verslag van zijn taakuitoefening en die van de werkcommissies.

De adviesraad bestaat uit minimaal twintig leden en maximaal vijftig leden, waaronder de voorzitter WAR.

De Raad van Bestuur benoemt, schorst en ontslaat de leden van de adviesraad. Het lidmaatschap eindigt tussentijds door overlijden, ontslag op eigen verzoek of ontslag om zwaarwichtige redenen door de Raad van Bestuur.

De leden worden benoemd op grond van de deskundigheid die nodig is voor de uitoefening van de taken van de adviesraad.

De leden worden benoemd voor ten hoogste vier jaar. Herbenoeming kan eenmaal voor ten hoogste vier jaar plaatsvinden.

De leden van de adviesraad oefenen hun taken uit zonder last of ruggespraak en op persoonlijke titel.

De adviesraad voert zijn taak uit met verschillende werkcommissies, die specifieke onderwerpen behandelen.

De vaste werkcommissies zijn:

Een werkcommissie bestaat uit tenminste zeven leden, waaronder de voorzitter WAR.

De Raad van Bestuur wijst, op voorstel van de voorzitter WAR en de secretaris WAR, de leden van de werkcommissies aan. Daarbij wordt ervoor gezorgd dat er voldoende deskundigheid in de werkcommissies aanwezig is.

De voorzitter WAR is belast met het bewaken van de kwaliteit en de consistentie tussen de adviezen van de werkcommissies.

De adviesraad kan, op initiatief van de voorzitter WAR, tijdelijke klankbordgroepen instellen waarvan de omvang, samenstelling en duur is afgestemd op het doel.

Een klankbordgroep is belast met de advisering over een specifiek onderwerp ten behoeve van medewerkers van het Zorginstituut.

De betreffende medewerkers maken een verslag van de advisering door de klankbordgroep. Dit verslag wordt gedeeld met de voorzitter WAR en secretaris WAR.

De voorzitter WAR is belast met het bewaken van de kwaliteit van de adviezen van de klankbordgroep.

De adviesraad en de werkcommissies worden ondersteund door een secretariaat.

Het secretariaat bestaat uit:

De voorzitter van de Raad van Bestuur wijst in overleg met de voorzitter WAR de secretaris WAR en de plaatsvervangend secretaris WAR aan.

De verantwoordelijke manager wijst in overleg met de secretaris WAR de secretarissen en de plaatsvervangende secretarissen van de werkcommissies aan.

De secretaris WAR, de plaatsvervangend secretaris WAR, de secretarissen en plaatsvervangend secretarissen van de werkcommissies zijn geen lid van de adviesraad en de werkcommissies.

Het secretariaat stelt de dossiers voor de vergaderingen samen.

Het secretariaat zorgt ervoor dat elk dossier is voorzien van een voorlegger die een duidelijk en volledig overzicht biedt van het te behandelen onderwerp en de vragen van het Zorginstituut daarover aan de adviesraad.

Het secretariaat bereidt de vergaderingen voor in overleg met de voorzitter WAR.

Het secretariaat draagt zorg voor een zakelijke beschrijving van de adviezen van de adviesraad.

Van de overige agendapunten maakt het secretariaat een zakelijk verslag. Standpunten van de leden, waaronder de voorzitter WAR, worden geanonimiseerd weergegeven.

Het secretariaat kan, in overleg met de voorzitter WAR, medewerkers van het Zorginstituut uitnodigen een vergadering of een deel daarvan bij te wonen.

Het secretariaat kan, in overleg met de voorzitter WAR, indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, andere personen of vertegenwoordigers van organisaties uitnodigen een vergadering of een deel daarvan bij te wonen.

Het secretariaat draagt ervoor zorg dat de samenstelling van de adviesraad op de website van het Zorginstituut te vinden is, waarbij de termijn en de benoemingsperiode van de leden vermeld wordt.

De adviesraad verricht zijn taak onpartijdig en zonder vooringenomenheid.

De uitgangspunten uit de Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling van de Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen worden toegepast overeenkomstig de daartoe door het Zorginstituut gestelde regels.

Alle leden vullen jaarlijks een belangenverklaring in die gepubliceerd wordt op de website van het Zorginstituut.

Tussentijdse wijzigingen worden gemeld aan de voorzitter WAR. Bij deze tussentijdse wijzigingen wordt de belangenverklaring geactualiseerd en opnieuw gepubliceerd op de website van het Zorginstituut.

De in het derde lid bedoelde belangenverklaring ziet op hoofd- en nevenfuncties, persoonlijke financiële belangen, persoonlijke relaties, extern gefinancierd onderzoek, intellectuele belangen en reputatie.

Uitgesloten van advisering en beraadslaging over een onderwerp zijn in ieder geval leden die:

Indien een lid een persoonlijk belang heeft bij een onderwerp, of bij een persoon die betrokken is of is geweest bij het onderwerp waarover de adviesraad of een werkcommissie namens de adviesraad advies uitbrengt, meldt hij dit onmiddellijk bij de voorzitter WAR en de secretaris WAR.

Indien het lid een persoonlijk belang heeft dat is uitgesloten op grond van artikel 4.1, zesde lid, neemt hij niet deel aan de beraadslaging over dat onderwerp en neemt hij geen kennis van de stukken over dat onderwerp.

Indien het lid een persoonlijk belang heeft dat niet is uitgesloten op grond van artikel 4.1, zesde lid, maakt het lid een expliciete afweging over de vraag of en onder welke voorwaarden deelgenomen kan worden aan de beraadslaging over het onderwerp. Het lid overlegt met de voorzitter WAR en secretaris WAR over het persoonlijke belang om na te gaan of met de voorgenomen beheersmaatregelen de onafhankelijkheid van de adviesraad is gewaarborgd.

Voorafgaand aan de voorbereiding van een onderwerp gaan de secretarissen, plaatsvervangend secretarissen en de overig betrokken medewerkers van het Zorginstituut na of zij een persoonlijk belang hebben bij dat onderwerp, als bedoeld in artikel 4.1. Indien een secretaris, plaatsvervangend secretaris of een overig betrokken medewerker van het Zorginstituut een persoonlijk belang heeft bij het onderwerp, meldt hij dit onmiddellijk bij zijn direct leidinggevende.

De leidinggevende neemt die beheersmaatregelen die nodig zijn om te waarborgen dat de adviesraad zijn taak onpartijdig en zonder vooringenomenheid kan uitoefenen.

De adviesraad vergadert tenminste een maal per twee jaar over onderwerpen die de werkcommissies gezamenlijk aangaan. Verder belegt de voorzitter WAR een vergadering zo dikwijls hij dit nodig acht.

De adviesraad en de werkcommissies vergaderen achter gesloten deuren, tenzij de voorzitter WAR en bij afwezigheid de technisch voorzitter anders beslist.

De voorzitter WAR belegt in overleg met het secretariaat de vergaderingen van de werkcommissies en bepaalt de tijd, plaats en werkwijze van de vergaderingen.

De voorzitter WAR kan beslissen een extra vergadering te houden.

De voorzitter WAR kan in bijzondere gevallen besluiten om de leden schriftelijk te raadplegen.

Het secretariaat stelt in overleg met de voorzitter WAR en de technisch voorzitters de agenda voor de vergaderingen van de werkcommissies op.

Het secretariaat draagt zorg voor de verzending van de agenda en de overige voor de vergadering bestemde stukken.

Onderwerpen die niet op de agenda staan worden niet in behandeling genomen, tenzij de meerderheid van de aanwezige leden de behandeling ervan van eenvoudige of spoedeisende aard verklaart.

De technisch voorzitter van een werkcommissie leidt de vergadering en is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.

Iedere vergadering vangt aan met een inventarisatie van persoonlijke belangen van de leden, als bedoeld in artikel 4.1. De werkcommissie beslist over deelname van leden met een persoonlijk belang alsmede over de geschiktheid van de beheersmaatregelen. De werkcommissie stelt daarna vast of zij haar werk onpartijdig en zonder vooringenomenheid kan verrichten.

Een werkcommissie kan slechts een advies uitbrengen als tenminste de helft plus één van de leden van de werkcommissie bij de vergadering aanwezig was. Indien een lid voorafgaand aan de vergadering zijn reactie op de vergaderstukken schriftelijk aan de leden van de werkcommissie kenbaar heeft gemaakt, kan hij als aanwezig bij de vergadering worden beschouwd.

Een werkcommissie kan een conceptadvies laten voorbereiden door een vergadering van een deel van de werkcommissie. Het conceptadvies wordt vervolgens besproken en vastgesteld in een vergadering van de werkcommissie.

De technisch voorzitter kan de beraadslagingen over een agendapunt aanhouden voor zover het spoedeisend belang zich daar niet tegen verzet.

De technisch voorzitter kan de beraadslagingen sluiten, zodra hij meent, dat een onderwerp voldoende is toegelicht.