Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling 2009, de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014 en de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;

besluit

Artikel 1. Reikwijdte

Dit besluit heeft betrekking op de fysieke archiefbescheiden van de aanvraag als bedoeld in de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Het betreft de fysieke archiefbescheiden uit categorie 13.5 van het geldende basisselectielijstdocument van het Ministerie van Justitie en Veiligheid 2021 (Staatscourant d.d. 24-01-2021 nr. 135) die door de Kredietbank Limburg zijn ontvangen ten behoeve van de beslissing op voormelde aanvraag.

Artikel 2

De fysieke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 worden digitaal vervangen en opgeslagen overeenkomstig het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden Directoraat- Generaal Politie en Veiligheidsregio’s: Uitvoering Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021’.

Artikel 3

De vervangen archiefbescheiden blijven in het bezit van de aanvrager als bedoeld in de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2024.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Handboek. vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s (DG PenV):

Uitvoering Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

Inhoudsopgave

1. Inleiding

Als uitvoeringsorganisatie behandelt de Kredietbank Limburg alle aanvragen die ingediend worden in het kader van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Stichting Sociale Banken Nederland heeft in haar informatiebeleid de keuze gemaakt haar archieven, voor de uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in Limburg 2021, digitaal op te slaan.

Om de fysieke binnengekomen aanvragen digitaal te kunnen afhandelen en digitale dossiers te kunnen vormen is het noodzakelijk een handboek vervanging op te stellen alvorens een vervangingsbesluit te kunnen nemen. Dit is van belang om het scan proces inzichtelijk en transparant te maken. Er is reeds een Handboekvervanging Kredietbank Limburg versie 2.1 juni 2018 revisie maart 2021 vastgesteld voor de ingekomen post van de gemeenschappelijke regeling ‘Kredietbank Limburg’. Elementen van de technische infrastructuur, toegepaste hard- en software en de verantwoordelijkheid voor het dagelijks informatiebeheer blijft vrijwel onveranderd. Wat afwijkt is het scanproces, de zorgdrager en de werkzaamheden als uitvoeringsorganisatie van Beleidsmaatregel wateroverlast juli 2021. Deze wordt niet uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de archivaris van de gemeenschappelijke regeling ‘Kredietbank Limburg’, maar onder de verantwoordelijkheid van Stichting Sociale Banken Nederland als gemandateerde van de Minister van Justitie en Veiligheid.

Bij het scannen en digitaliseren van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol:

Deze aspecten zijn overgenomen uit Informatiebeleid van Kredietbank Limburg.

2. Wettelijke kaders

Alle binnengekomen fysieke aanvragen worden gescand bij Kredietbank Limburg in Sittard-Geleen. De voorbereiding op de scanwerkzaamheden, de kwantitatieve controles en de technische specificaties van infrastructuur is grotendeels vastgelegd in Handboekvervanging Kredietbank Limburg versie 2.1 juni 2018 revisie maart 2021.

Dit handboek is de basis voor het besluit tot vervanging van de fysieke archiefbescheiden aanvragen van particulieren voor een éénmalige financiële compensatie. Vervanging betekent het vervangen van de archiefbescheiden door reproducties. In dit handboek maakt het papier plaats naar een digitale versie die de status krijgt van origineel.

2.1. DG PenV

Het DG Politie en Veiligheidsregio’s heeft de volgende beleidsportefeuilles:

Vanuit de portefeuille verantwoordelijk Crisisbeheersing is vanuit DG PenV de beleidsregel ‘Financiële Nood Wateroverlast Limburg 2021’ opgesteld, cq. DGPenV is als eindverantwoordelijke van de beleidsregel de ‘eigenaar’ van informatiehuishouding.

2.2. Kredietbank Limburg

Kredietbank Limburg (KBL) is geen commerciële bank. Ze voeren de gemeentelijke Schuldhulpverlening (Wgs) uit en doen dit vanuit een gemeenschappelijke regeling (GR) voor de gemeenten:

Voor de uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met Stichting Sociale Banken Nederland en Kredietbank Limburg. De aanvragen komen binnen en worden afgehandeld door de Kredietbank Limburg.

De beschikking wordt ondertekend door de programmadirecteur van Stichting Sociale Banken Nederland namens de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid. Zowel de Stichting Sociale Banken Nederland als de Kredietbank Limburg zijn beide verantwoordelijk voor de uitvoering van de beleidsmaatregel.

2.3. Stichting Sociale Banken Nederland

Stichting Sociale Banken Nederland (hierna SBN) is een jonge stichting die op 18 maart 2021 is opgericht door de Vereniging voor schuldhulpverlening en sociaal bankieren (hierna NVVK) om kredietbanken een platform te bieden om samenwerkingsinitiatieven in uitvoering te brengen. De huidige bestuurder van SBN is benoemd per 8 oktober 2021.

Doelstelling van SBN:

Dit bereikt de SBN door:

SBN beoogt niet het maken van winst en werkt onder de gedragscode van de NVVK. De NVVK is initiatiefnemer van SBN en beoogt met SBN als aparte juridische entiteit een faciliteit te bieden aan haar leden, met name aan de aangesloten kredietbanken, om hen in staat te stellen gezamenlijk innovatieve initiatieven te kunnen ondernemen.

De activiteiten van SBN dienen wel de visie en missie van de NVVK te ondersteunen.

De strategie van SBN is derhalve onderdak te bieden aan programma’s en projecten van 23 samenwerkende kredietbanken, in consortia van wisselende aantallen, gedurende afgebakende periodes.

SBN heeft geen eigen medewerkers in dienst. Omdat SBN volledig gefinancierd wordt vanuit projecten op basis van werkelijk gemaakte kosten en daardoor geen eigen vermogen opbouwt, kan SBN geen financiële risico’s dragen van werkgeverschap. Om die reden is iedereen die voor SBN-projecten werkt extern ingehuurd, inclusief de bestuurder.

SBN werkt met een raad van toezicht model. De stichting heeft een bestuurder en een raad van toezicht bestaande uit drie personen. SBN heeft één programmadirectie waar twee programma’s in onder zijn gebracht.

3. Kernbegrippen en vervangen

3.1. Digitaliseren en vervangen

Digitaliseren is het scannen van analoge documenten van de aanvragers die éénmalig gecompenseerd kunnen worden als gevolg van de wateroverlast in juli 2021. Vervanging is digitalisering met verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Van vernietiging is hier geen sprake omdat de papieren archiefbescheiden bij de aanvrager blijven. Vanaf 1 september 2024 is het digitaal dossier leidend. Alle inkomende aanvragen die ingediend worden ter uitvoering van beleidsmaatregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 worden in primair systeem FN Portaal opgenomen. Het digitaliseren van alle inkomende documenten vanaf 1 september 2024 is een gevolg van de uit te voeren Beleidsmaatregel wateroverlast juni 2021.

Alle dossiers zijn volledig digitaal in het FN Portaal te raadplegen. Het FN Portaal is een cloudbased oplossing. Dit portaal is gelokaliseerd op de server van Azure (Microsoft). Daarvoor wordt een Handboek Vervanging DG PenV vastgesteld en een vervangingsbesluit genomen tot vervanging van archiefbescheiden van de ingekomen aanvragen in kader van financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Het besluit wordt met een terugwerkende kracht toegepast op alle fysieke binnenkomen aanvragen vanaf 1 september 2024.

In de praktijk betekent dit dat vanaf 1 september 2024 alle documenten met betrekking tot aanvragen wateroverlast juli 2021, uitsluitend digitaal worden afgehandeld en bewaard.

Het vervangingsbesluit betreft alle inkomende documenten voor het uitvoeren van de taken van de DG PenV met betrekking tot het uitvoeren van de beleidsmaatregel wateroverlast Limburg juli 2021 vanaf het moment dat het vervangingsbesluit in werking trad. Het digitale document krijgt de status van ‘officieel archiefstuk’ en is dan het originele document.

Er is geen sprake van een verplichte vernietiging van de originele bescheiden omdat de fysieke archiefbescheiden na het scanproces direct terug worden gegeven aan de aanvrager. Na het scanproces wordt het aanvraag- en behandelproces volledig digitaal afgehandeld.

3.2. Documenten

Onder documenten wordt verstaan: alle fysieke objecten zoals brieven, facturen bonnetjes, verslagen en foto’s, maar ook ‘verwijzingen naar’. Documenten worden altijd ter plaatse bij de aanvrager gescand. Het is niet mogelijk om door de aanvrager documentatie via een USB-stick aan te bieden bij de Kredietbank Limburg.

3.3. Reikwijdte

De vervanging waarover in dit handboek gesproken wordt, betreft de vervanging van de binnengekomen fysieke aanvragen, van gedupeerden, die vanaf 1 september 2024 éénmalig gecompenseerd kunnen worden als gevolg van de wateroverlast in juli 2021.

Dossiergegevens (dossiernummer, geboortedata,) zijn opgenomen in FN Portaal. In een aanvraag dossier zitten de volgende documenten:

Er worden geen fysieke archiefbescheiden opgeslagen bij Kredietbank Limburg in Sittard-Geleen.

Het scan klaar maken van de documenten gebeurt op twee manieren:

De consultant van Kredietbank Limburg dient erop toe te zien dat:

4. Beheerorganisatie

Het proces vervangen bestaat uit het voorbereiden inclusief scan klaar maken van de te digitaliseren fysieke documenten. De fysieke documenten blijven bij de aanvrager na totstandkoming van de reproductie. Er is dan ook geen sprake van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden. De processtappen zijn op hoofdlijnen:

De eigenaar van het proces is Kredietbank Limburg en tevens/tegelijkertijd verantwoordelijk voor het uitvoeren van het archiefbeheer. SBN is na mandaat van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en daarmee eindverantwoordelijk voor het algemeen archiefbeheer.

4.1. Taken en verantwoordelijkheden

In onderstaand schema zijn de rollen en verantwoordelijkheden beschreven ten aanzien van het vervangingsproces.

5. Logistiek proces

Het scanklaar maken wordt uitgevoerd op locatie van de gedupeerde of op locatie van Kredietbank Limburg in Sittard Geleen.

Technisch schonen is onder andere het verwijderen van nietjes, paperclips, verwijderen van memostickers die voor het dossier niet van belang zijn. Indien deze wel van belang zijn en belangrijke informatie bevatten worden deze geplakt op een A4 vel om het wel te scannen of gescand via een tablet of iPhone.

6. Kwaliteitsprocedures

Om de kwaliteit van de archiefbescheiden die vallen onder het vervangingsbesluit te waarborgen zijn enkele controlestappen ingevoerd. Deze controlestappen zijn vastgelegd in ‘Financiële Nood Werkinstructie 1.1’ Bij de dagelijkse standaard controles wordt er specifiek gekeken naar de kwaliteit van de gescande documenten. Bij de dagelijkse controles die worden uitgevoerd zijn drie aandachtspunten:

Om de kwaliteit van het vervangingsproces verder te waarborgen worden er ook algemene controleacties uitgevoerd.

Van deze algemene controles wordt door de informatiebeheerder een rapportage gemaakt en gedeeld met de locatiemanager en de medewerkers die het vervangingsproces uitvoeren.

7. Technische gegevens

Om vervanging toe te passen is het van belang dat digitale documenten zoveel mogelijk overeenkomen met het papieren origineel. Hiervoor is het belangrijk dat er goede apparatuur en software gebruiken. Ook is het belangrijk dat deze apparatuur en software goed ingesteld staat. Kredietbank Limburg heeft een Informatiebeleid en de risico’s en maatregelen ten aanzien van de technische inrichting benoemd zoals in RODIN staat beschreven. Er zijn overeenkomsten afgesloten voor ondersteuning en onderhoud van de hard- en software m.b.t. het DMS/RMS en de scanapparatuur.

Alle medewerkers van Kredietbank Limburg hebben toegang tot DMS/RMS middels single sign-on. Alle procesmedewerkers hebben hetzelfde gebruikersprofiel(medewerker cliënten administratie) met de daarbij bijhorende autorisaties en rechten. Verder zijn er aparte gebruikersprofielen voor:

Het scanproces op de locatie in Sittard-Geleen is ondergebracht bij de teamleden van het project Financiële Nood. Alleen geautoriseerde medewerkers (zaakbegeleiders) kunnen gebruikmaken van de scanvoorziening.

Medewerkers hebben wel mogelijkheid om zelf documenten aan het FN portaal toe te voegen.

Daarnaast scannen de consultants ook thuis ‘aan de keukentafel’ via een computer-tablet met behulp van Adobe scan. Na het inscannen wordt het document geüpload in het FN Portaal bij het desbetreffende dossier.

De integriteit van de digitale archiefbescheiden is gewaarborgd in het FN Portaal. Doordat de documenten in PDF/A worden omgezet, is het ‘onmogelijk’ om de inhoud van de documenten te wijzigen. Er is een metadataschema dat is opgenomen in de werkinstructie Financiële Nood. Alle handelingen die in FN Portaal worden uitgevoerd worden gelogd en zijn middels een audittrail te volgen.

7.1. Hardware Samsung Galaxy Tab s9 Ultra

Server: NvT

Functie: T.b.v. scannen en registreren van stukken bij de gedupeerden

OS: Android 13 met One UI 6

Processor: Qualcomm SM8550-AC Snapdragon 8

Geheugen: 12 GB RAM

Disk: 512 GB

7.2. Software

We scannen alles in kleur. Hiermee wordt het risico vermeden dat documenten waarvan kleur onmisbaar is om deze correct te kunnen interpreteren, niet in kleur gescand worden. Ook worden hier kosten bespaard omdat er geen tijd besteedt hoeft te worden aan het maken van een selectie op kleur.

De standaardinstelling is 300 dpi. Als zwart/wit documenten door kleur scannen niet goed worden weergegeven wordt op zwart/wit 300 dpi gescand.

Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in de Archiefregeling art. 26 eerste lid, dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een te valideren en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard

7.2.1. Software DMS/RMS

Server Database name: FN Portaal – Cloudbased

Server Database version: Niet van toepassing.

7.3. Metadatering

Registratie van de juiste metadata wat aan het document is toegekend op basis van metadataschema. Dit schema is opgenomen in ‘Financiële Nood Werkinstructie 1.1’

Bijlage 1. Werkinstructie financiële nood

Werkinstructie Financiële Nood Zaakbegeleider en beschikker

Werkinstructie Financiële Nood

Zaakbegeleider en beschikker

Datum versie: 7 februari 2025

Versie: 1.2

Inhoudsopgave

Leeswijzer

In deze werkinstructie staan de stappen beschreven voor de uitvoering van de regeling Financiële Nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 (hierna: FN). Deze werkinstructie is opgesteld om zo volledig mogelijk weer te geven welke stappen er worden gezet bij het behandelen en beoordelen van een aanvraag binnen de regeling FN. In deze werkinstructie is het proces beschreven van de aanmelding van een aanvrager tot aan de beschikking en uitbetaling van de verstrekking.

Om de lezer zo goed mogelijk door de instructie te begeleiden, is hier een leeswijzer toegevoegd. De beschreven hoofdstukken kunnen individueel gelezen worden.

In deze werkinstructie wordt verwezen naar bijlagen. De bijlagen zijn niet integraal toegevoegd, maar zijn los te vinden in de Microsoft Teams omgeving ‘Financiële Nood Limburg’, onder de map ‘Kennisbank’.

1. Regeling Financiële Nood

Extreem veel neerslag in juli 2021 heeft in met name in de provincie Limburg geleid tot grote wateroverlast, met zeer veel schade en kosten tot gevolg. Het kabinet heeft diverse maatregelen getroffen om gedupeerden zo goed mogelijk te helpen.

Ondanks deze maatregelen zijn er particulieren die zich nog in een schrijnende situatie bevinden. Voor deze schrijnende situaties is de beleidsregel bedoeld, die aan het project Financiële Nood ten grondslag ligt. Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021, vanaf hier FN.

Deze beleidsregel maakt het mogelijk om een eenmalige financiële bijdrage, een verstrekking, te geven ter leniging van financiële nood. Particulieren kunnen een aanvraag indienen vanaf 1 september 2024 tot 1 maart 2025.

1.1. Uitgangspunten regeling

Bij de regeling zijn onderstaande uitgangspunten van belang.

Er is sprake van een schrijnende situatie als de aanvrager door betaalde of nog te betalen dubbele woonlasten en/of herstelkosten als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 op de peildatum, 31 december 2023, in financiële nood is.

Het enkele feit dat er sprake is van restschade (bijvoorbeeld aan de tuin) of financiële gevolgschade als gevolg van de wateroverlast, hoe vervelend dat ook kan zijn, betekent niet per definitie dat er sprake is van een schrijnende situatie.