Uniform kader beschikbaarheidbijdrage NZa

Gelet op artikel 57, eerste lid, onderdeel e, van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg), stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) beleidsregels vast met betrekking tot het uitoefenen van de bevoegdheid tot het toekennen van een beschikbaarheidbijdrage als bedoeld in artikel 56a van de Wmg.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt, tenzij anders vermeld, verstaan onder:

• Zorgaanbieder: Natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroeps- of bedrijfsmatig zorg verleent, als bedoeld in artikel 1 aanhef en onder c van de Wmg.

• Beschikbaarheidbijdrage: Bijdrage als bedoeld in artikel 56a van de Wmg.

• Procuratiehouder: Natuurlijke persoon die bevoegd is rechtshandelingen te verrichten uit naam van de betreffende rechtspersoon. De bevoegdheid is vastgelegd bij de Kamer van Koophandel.

• Zorginstituut: Het Zorginstituut Nederland.

• Activiteitenplan: Overzicht van de activiteiten die zullen worden gefinancierd door middel van de gevraagde beschikbaarheidbijdrage. Na afloop van de subsidieperiode kan aan de hand van het activiteitenplan worden beoordeeld of de activiteiten zijn verricht en de gewenste effecten zijn bereikt. In het activiteitenplan moeten in ieder geval de volgende punten staan:

• a. informatie over de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

• b. de omvang en duur van de activiteit.

• Bestuursverklaring: Verantwoording van de bestuurders over de gemaakte kosten inclusief een opgave van de gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten. Daarnaast bevat de bestuursverklaring ook een verklaring van de bestuurders dat de kosten gemaakt zijn voor het doel waarvoor de bijdrage is verstrekt.

• Begroting: Opgave van te verwachten opbrengsten en kosten ten behoeve van het doel waarvoor de beschikbaarheidbijdrage voor dat jaar wordt verstrekt.

• Accountantsproduct: Verzamelnaam voor de verklaringen of rapporten die een accountant kan afgeven. Voor de beschikbaarheidbijdragen kan dit een controleverklaring, een rapport van feitelijke bevindingen of een assurance-rapport zijn.

Artikel 2. Doel van de beleidsregel

Voor een aantal activiteiten en voorzieningen van zorgaanbieders is het niet mogelijk en/of wenselijk om deze rechtstreeks aan zorgproducten voor individuele consumenten toe te rekenen. Het gaat om specifieke functies of kenmerken van de zorgverlening, zoals beschikbaarheid, specifieke deskundigheid of specifieke voorzieningen.

In deze beleidsregel is het beleid neergelegd dat de NZa hanteert bij het verlenen en vaststellen van beschikbaarheidbijdragen voor de onder artikel 3 genoemde zorgfuncties. Het opstellen van dit Uniform kader heeft tot doel om duidelijkheid en uniformiteit te creëren voor het veld.

De ‘Beleidsregel Beschikbaarheidbijdrage op aanvraag’, ‘Beleidsregel Beschikbaarheidbijdrage (medische) Vervolgopleidingen’, ‘Beleidsregel beschikbaarheidbijdrage kapitaallasten academische zorg universitaire medische centra’ en de ‘Beleidsregel beschikbaarheidbijdrage academische zorg’ zijn naast het Uniform kader aanvullend van toepassing op de daarin genoemde beschikbaarheidbijdragen.

Artikel 3. Reikwijdte

Deze beleidsregel is van toepassing op het toekennen van beschikbaarheidbijdragen voor de volgende vormen van zorg als omschreven in de bijlage behorende bij artikel 2 van het Besluit beschikbaarheidbijdrage WMG (Stb. 2012, 396):

• a. opleidingen voor zorg als omschreven bij of krachtens de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg;

• b. gespecialiseerde brandwondenzorg;

• c. zorg door mobiel medisch team met helikopter;

• d. spoedeisende hulp;

• e. acute verloskunde;

• f. post mortem uitname bij donoren van organen;

• g. traumazorg voor zover het gaat om Opleiden, Trainen en Oefenen;

• h. zorg verleend door het calamiteitenhospitaal;

• i. coördinatie traumazorg en regionaal overleg acute zorg;

• j. zorg door mobiel medisch team met voertuig;

• k. gespecialiseerde en derdelijns psychotraumazorg voor zover het gaat om de landelijke kennis en expertisefunctie;

• l. spoedeisende ambulancezorg met vervoer per ambulancehelikopter vanaf de Friese Waddeneilanden;

• m. postmortale uitname bij donoren van weefsel;

• n. academische zorg.

Voor zover de beschikbaarheidbijdrage voor de bovenstaande vormen van zorg door de NZa ambtshalve verstrekt wordt, zijn de artikelen 4.2.1 tot en met 4.2.4 en de artikelen 6 tot en met 10 van onderhavige beleidsregel van toepassing.

Artikel 4. Verlening

• 4.1.1. De zorgaanbieder dient vóór 1 oktober voorafgaand aan het subsidiejaar een aanvraag voor verlening van een beschikbaarheidbijdrage in bij de NZa.

• 4.1.2. In geval van bijzondere omstandigheden kan de aanvrager de NZa om uitstel verzoeken van de termijn voor het indienen van een aanvraag als bedoeld in artikel 4.1.1. Uitstel van de indieningstermijn wordt schriftelijk en gemotiveerd aangevraagd en moet door de NZa zijn ontvangen vóór het verlopen van de indieningstermijn als bedoeld in artikel 4.1.1. Van bijzondere omstandigheden is in ieder geval geen sprake in geval van omstandigheden die binnen de risicosfeer van de aanvrager liggen, zoals vertraging vanwege de interne planning van de aanvrager.

• 4.1.3. De aanvraag dient volledig en juist te worden ingediend. Het aanvraagformulier wordt beschikbaar gesteld op het aanvragenportaal van de NZa.

• 4.1.4. De aanvraag is volledig en juist ingediend indien gebruik is gemaakt van het aanvraagformulier, deze ondertekend is door een procuratiehouder en een activiteitenplan en een begroting zijn bijgevoegd.

• 4.1.5. De NZa beslist binnen 13 weken na indiening van de complete aanvraag over de aanvraag tot verlening van een beschikbaarheidbijdrage.

• 4.1.6. Bij het ontbreken van de ondertekening, een activiteitenplan en/of begroting, wordt de zorgaanbieder schriftelijk in de gelegenheid gesteld de aanvraag binnen een hersteltermijn van maximaal 4 weken aan te vullen.

• 4.1.7. De behandeling van de aanvraag wordt opgeschort tot de aanvraag is aangevuld doch uiterlijk tot de gestelde hersteltermijn is verstreken.

• 4.1.8. Indien de zorgaanbieder binnen de gestelde hersteltermijn als bedoeld in artikel 4.1.6 nog niet voldoet aan de voorschriften als bedoeld in artikel 4.1.4, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

• 4.1.9. Aanvragen die de NZa ontvangt na het verstrijken van de in artikel 4.1.1 genoemde termijn en na het verstrijken van een eventueel verstrekte uitsteltermijn als bedoeld in artikel 4.1.2 of artikel 4.1.10, worden niet in behandeling genomen. Dit betekent dat geen verlening van een beschikbaarheidbijdrage plaatsvindt en conform artikel 5.1.3 de beschikbaarheidbijdrage niet wordt vastgesteld. Er wordt in dat geval derhalve geen beschikbaarheidbijdrage toegekend. Slechts in geval van bijzondere omstandigheden als bedoeld in artikel 4:84 Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan de NZa hiervan afwijken.

• 4.1.10. In geval van bijzondere omstandigheden kan de NZa de termijn voor het indienen van een aanvraag voor een specifieke beschikbaarheidbijdrage als bedoeld in artikel 4.1.1. uitstellen. Uitstel van de indieningstermijn wordt schriftelijk of op de website van de NZa bekendgemaakt.

• 4.2.1. De NZa kan voorschotten toekennen.

• 4.2.2. De uitbetaling van de voorschotten vindt in 12 termijnen plaats.

• 4.2.3. De NZa kan bij het bepalen van het bevoorschottingspercentage per zorgfunctie, de gemiddelde realisatie van de zorgaanbieders betrekken aan wie in enkele voorgaande jaren voor de betreffende zorgfunctie een beschikbaarheidbijdrage is toegekend.

• 4.2.4. De verlening van voorschotten kan worden ingetrokken of ten nadele van de zorgaanbieder worden gewijzigd indien er een ernstig vermoeden bestaat dat:

• a. de activiteiten waarvoor de beschikbaarheidbijdrage is verleend niet hebben plaatsgevonden of gaan plaatsvinden;

• b. de zorgaanbieder niet heeft voldaan aan de bij de beschikbaarheidbijdrage gestelde verplichtingen.

Artikel 5. Vaststelling

• 5.1.1. De zorgaanbieder dient vóór 1 juni na afloop van het subsidiejaar een aanvraag voor vaststelling van een beschikbaarheidbijdrage in bij de NZa.

• 5.1.2. In geval van bijzondere omstandigheden kan de aanvrager de NZa om uitstel verzoeken van de termijn voor het indienen van een aanvraag als bedoeld in artikel 5.1.1. Uitstel van de indieningstermijn wordt schriftelijk en gemotiveerd aangevraagd en moet door de NZa zijn ontvangen vóór het verlopen van deze indieningstermijn. Van bijzondere omstandigheden is in ieder geval geen sprake in geval van omstandigheden die binnen de risicosfeer van de aanvrager liggen, zoals vertraging vanwege de interne planning van de aanvrager of diens accountant.

• 5.1.3. Zonder verlening kan de beschikbaarheidbijdrage niet worden vastgesteld.

• 5.1.4. De aanvraag dient volledig en juist te worden ingediend. Het aanvraagformulier wordt beschikbaar gesteld op het aanvragenportaal van de NZa.

• 5.1.5. De aanvraag is volledig en juist ingediend als:

• –. gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde aanvraagformulier;

• –. het aanvraagformulier is ondertekend door een procuratiehouder;

• –. een verantwoording over de activiteiten waarvoor de beschikbaarheidbijdrage is verleend en de kosten daarvan is bijgevoegd.

• 5.1.6. De NZa beslist binnen 22 weken na indiening van een complete aanvraag over de aanvraag tot vaststelling van een beschikbaarheidbijdrage.

• 5.1.7. Bij het ontbreken van de ondertekening, een verantwoording over de activiteiten waarvoor de beschikbaarheidbijdrage is verleend en/of de kosten daarvan, wordt de zorgaanbieder schriftelijk in de gelegenheid gesteld de aanvraag binnen een hersteltermijn van maximaal zes weken aan te vullen.

• 5.1.8. De behandeling van de aanvraag wordt opgeschort tot de aanvraag is aangevuld doch uiterlijk tot de gestelde hersteltermijn als bedoeld in artikel 5.1.7 is verstreken.

• 5.1.9. Indien de zorgaanbieder de aanvraag niet volledig binnen de gestelde hersteltermijn als bedoeld in artikel 5.1.7 heeft ingediend, geldt het kortingsbeleid in artikel 5.3.

• 5.1.10. In geval van bijzondere omstandigheden kan de NZa de termijn voor het indienen van een aanvraag voor een specifieke beschikbaarheidbijdrage als bedoeld in artikel 5.1.1. uitstellen. Uitstel van de indieningstermijn wordt schriftelijk of op de website van de NZa bekendgemaakt.

• 5.1.11. De NZa maakt jaarlijks na het afronden van de vaststelling de totaalhoogte van de beschikbaarheidbijdragen per functie, per zorgaanbieder openbaar door middel van het publiceren van een overzicht op haar Publicatie Platform voor Uitvoeringsinformatie (PUC).

• 5.2.1. De zorgaanbieder verantwoordt zich over de activiteiten waaraan de beschikbaarheidbijdrage is besteed en de kosten die daarvoor zijn gemaakt.

• 5.2.2. Voor wat betreft de wijze van verantwoorden hanteert de NZa grensbedragen: Het grensbedrag is het gehele bedrag per verleende zorgfunctie.

Grensbedrag	Wijze van verantwoorden
< € 25.000	verantwoording over activiteiten
€ 25.000–€ 125.000	verantwoording over activiteiten, NZa controleert steekproefsgewijs
≥ € 125.000	verantwoording over activiteiten en kosten

• 5.2.3. De NZa hanteert de volgende typen van verantwoording:

• a. activiteitenverantwoording;

• b. kostenverantwoording: bestuursverklaring en/of accountantsproduct;

• c. steekproeven.

• 5.2.4. In geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag onder de € 25.000 vindt verantwoording plaats door een door de procuratiehouder getekende activiteitenverantwoording.

• 5.2.5. In geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag tussen de € 25.000 en € 125.000 vindt verantwoording plaats door een door de procuratiehouder getekende activiteitenverantwoording. De NZa kan de kosten steekproefsgewijs controleren.

• 5.2.6. In geval van een beschikbaarheidbijdrage met een verleend bedrag van € 125.000 of hoger vindt de verantwoording plaats door een door de procuratiehouder getekende activiteitenverantwoording. De bijbehorende kosten worden door middel van een bestuursverklaring, al dan niet vergezeld van een accountantsproduct (artikel 5.2.7), gecontroleerd. Het model voor de bestuursverklaring is beschikbaar gesteld op het aanvragenportaal van de NZa. Het accountantsprotocol is beschikbaar via de website van de NZa.

• 5.2.7. Een accountantsproduct voor de verantwoording over de kosten is nodig in geval de hoogte van de bijdrage is gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte kosten of op de realisatie (P x Q).

• 5.2.8. Indien een kostenverantwoording gelet op de in artikel 5.2.2 gestelde indeling wel is geïndiceerd, maar niet zinvol is (omdat de bijdrage wordt bepaald door normatieve bedragen en aantal fte’s) wordt de activiteitenverantwoording bij een verleend bedrag gelijk aan of hoger dan € 125.000 voorzien van een accountantsproduct.

• 5.3.1. De NZa hanteert bij de vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage een kortingsbeleid als de zorgaanbieder geen of onvolledige gegevens verstrekt of geen gegevens verstrekt binnen de gestelde termijn. Kortingsbeleid schematisch:

Reguliere procedure	Kortingsbeleid
Hersteltermijn Bij volledige aanlevering in hersteltermijn: de reguliere procedure van afhandeling van de aanvraag tot vaststelling is van toepassing.	Finale termijn Bij aanlevering in finale termijn wordt 1% korting in mindering worden gebracht op vastgestelde beschikbaarheidbijdrage
	Bij geen of onvolledige aanlevering na de finale termijn: Beschikbaarheidbijdrage kan op nihil worden vastgesteld.

• 5.3.2. Als de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage niet of niet volledig is ingediend binnen de door de NZa gestelde termijn, geeft de NZa de zorgaanbieder een hersteltermijn van maximaal zes weken om de aanvraag alsnog in te dienen. Als de zorgaanbieder de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage alsnog en volledig binnen de hersteltermijn heeft ingediend, dan is de reguliere procedure van afhandelen van de aanvraag tot vaststelling van toepassing.

• 5.3.3. De NZa geeft een finale termijn van twee weken om de aanvraag alsnog volledig aan te leveren indien de zorgaanbieder niet binnen de door de NZa gestelde hersteltermijn de aanvraag tot vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage volledig heeft ingediend. De NZa brengt bij aanlevering van de aanvraag in de finale termijn een bedrag, zijnde 1% van de vast te stellen beschikbaarheidbijdrage, in mindering brengen op het bedrag van de vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage.

• 5.3.4. Indien de zorgaanbieder ook na de finale termijn niet overgaat tot (volledige) indiening van de aanvraag, kan de NZa de beschikbaarheidbijdrage op nihil vaststellen en alle reeds ontvangen voorschotten terugvorderen.

Artikel 6. Voorwaarden & voorschriften

• 6.1. De beschikbaarheidbijdrage wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten en daarmee verband houdende kosten van de activiteiten waarvoor deze is verleend.

• 6.2. De zorgaanbieder draagt zorg voor een overzichtelijke en adequate administratie die een juist, volledig en actueel beeld geeft van de activiteiten waarvoor de beschikbaarheidbijdrage is verleend.

• 6.3. De zorgaanbieder doet in de volgende gevallen zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de NZa:

• a. wanneer de zorgfunctie waarvoor de zorgaanbieder een beschikbaarheidbijdrage ontvangt gedurende het subsidiejaar niet meer wordt uitgevoerd;

• b. in geval van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de beschikbaarheidbijdrage;

• c. wanneer de verlening van de beschikbaarheidbijdrage onjuist was en de zorgaanbieder dit wist of behoorde te weten. Daarbij worden relevante stukken overlegd. Op basis van deze stukken wordt beoordeeld of de verlening (en bevoorschotting zie artikel 4.2.4 van onderhavige beleidsregel) van de beschikbaarheidbijdrage aanpassing behoeft.

• 6.4. De vaststelling kan worden ingetrokken of ten nadele van de zorgaanbieder worden gewijzigd op het moment dat de geldende voorwaarden en voorschriften niet zijn nageleefd.

• 6.5.1. Indien de zorgaanbieder niet heeft voldaan aan de in artikel 6.3 neergelegde verplichting tot schriftelijke mededeling, kan op het bedrag van de verstrekte subsidie een bedrag in mindering worden gebracht van:

• a. 10% van het bedrag van de verstrekte beschikbaarheidbijdrage indien het bedrag van de verstrekte beschikbaarheidbijdrage met 50% of meer wordt verlaagd op grond van de omstandigheden waarvan de ontvanger ervan geen melding of geen tijdige melding heeft gedaan;

• b. 7% van het bedrag van de verstrekte beschikbaarheidbijdrage indien het bedrag van de verstrekte beschikbaarheidbijdrage met 35% tot 50% wordt verlaagd op grond van de omstandigheden waarvan de ontvanger ervan geen melding of geen tijdige melding heeft gedaan;