Besluit van het college van toezicht van de Nederlandse orde van advocaten van 29 september 2025 tot vaststelling van de beleidsregel toezicht en klachtbehandeling

gelet op artikel 45h van de Advocatenwet;

gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat:

het college van toezicht tot taak heeft om toe te zien op de werking van het toezicht, bedoeld in artikel 45a, eerste lid, van de Advocatenwet, artikel 24, tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, artikel 14, tweede lid, onderdeel b Wet kwaliteit incassodienstverlening en de klachtbehandeling door de deken ingevolge 46c van de Advocatenwet;

het college van toezicht op grond van artikel 45h van de Advocatenwet beleidsregels dient vast te stellen voor de uitoefening van de taken ingevolge artikel 45a, eerste lid, van de Advocatenwet, artikel 24, tweede lid, van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, artikel 14, tweede lid, onderdeel b Wet kwaliteit incassodienstverlening, en artikel 46c van de Advocatenwet;

besluit:

Artikel I. Beleidsregel toezicht en klachtbehandeling

De beleidsregel toezicht en klachtbehandeling, zoals opgenomen in de bijlage behorende bij dit artikel, wordt vastgesteld.

Artikel II. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 januari 2026 en wordt aangehaald als ‘beleidsregel toezicht en klachtbehandeling’.

Dit besluit wordt bekendgemaakt door publicatie op de internetsite van het college van toezicht (www.collegevantoezichtnova.nl) en in de Staatscourant.

Bijlage. , behorende bij artikel I

Beleidsregel toezicht en klachtbehandeling

Vastgesteld bij besluit van het college van toezicht van de Nederlandse orde van advocaten van 29 september 2025

1. Inleiding

In de Beleidsregel toezicht en klachtbehandeling (hierna: Beleidsregel) zijn de interpretaties opgenomen van de normen die het college toepast bij de beoordeling van het door de dekens gehouden toezicht op, en de klachtbehandeling over advocaten. Deze normen zijn neergelegd in de Beleidsregel systeemtoezicht.

Met deze Beleidsregel normeert het college zichzelf bij de interpretatie van de op het door de dekens gehouden toezicht en de klachtbehandeling toepasselijke normen. Dat past ook bij het karakter van een beleidsregel. Deze normen zijn echter van belang voor de dekens, omdat zij dienen te weten wat voor het college kwalificeert als goed toezicht en een goede klachtbehandeling. Om die reden richt deze Beleidsregel zich qua formulering tot de dekens en beoogt het college daarmee de toepasselijke normen voor deze dekens te verduidelijken. Open normen dienen naar hun aard nader geconcretiseerd te worden en het college doet dat (op verzoek van de dekens), naast de invulling van de normen in deze beleidsregel, met enkele voorbeelden in de Annex bij deze beleidsregel. Met deze voorbeelden probeert het college een handreiking te doen op welke wijze aan de door het college gestelde kaders kan worden voldaan. Deze voorbeelden zijn niet limitatief. Het is niet uitgesloten dat dekens hun toezicht ook op een andere wijze kunnen inrichten waarmee wordt voldaan aan de door het college gestelde kaders.

Waarom een Beleidsregel toezicht?

De wetgever heeft in artikel 45h Advocatenwet bepaald dat het college beleidsregels vaststelt voor de uitoefening van de taken ingevolge artikel 45a, eerste lid Advocatenwet, artikel 24, tweede lid, van de Wwft en artikel 14, tweede lid, onderdeel b, van de Wki, en artikel 46c Advocatenwet. De op deze taken van toepassing zijnde normen, althans de normen waaraan het college de uitoefening van die taken als systeemtoezichthouder toetst, zijn daarin niet beschreven. Deze normen zijn neergelegd in de Beleidsregel systeemtoezicht. Dat zijn open normen die het college essentieel acht voor goed toezicht en een goede klachtbehandeling.

Het doel van deze Beleidsregel is om inzicht te geven in de manier waarop het college omgaat met deze open normen in zijn toezicht. Het college toetst dit steeds vanuit het perspectief als systeemtoezichthouder; dit geldt ook indien hierna is vermeld dat het college iets ‘toetst’.

Deze Beleidsregel kan door de dekens worden gebruikt als referentiekader bij toezicht en klachtbehandeling. In aparte kadertjes worden toelichting en nadere voorbeelden gegeven. Deze voorbeelden beogen de norm te verduidelijken; er is geen sprake van een limitatieve opsomming. In het door het college uitgeoefende systeemtoezicht maakt het college altijd een casusspecifieke beoordeling. Welke stappen het college naar aanleiding van deze beoordeling zou kunnen zetten, en welke criteria daarbij worden meegewogen, is uitgewerkt in de Beleidsregel handhaving.1De voorloper van de Beleidsregel Handhaving betrof het Handhavingskader, dat in werking is getreden per 15 oktober 2020, en wordt vervangen door de Beleidsregel Handhaving.

Toezicht en klachtbehandeling

De dekens van de elf lokale orden van advocaten zijn belast met en eindverantwoordelijk voor het toezicht op advocaten en de behandeling van klachten over advocaten. Het college van toezicht heeft de wettelijke taak om toe te zien op de werking van het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens. Dat betreft zowel de vraag of het toezicht en de klachtbehandeling als geheel adequaat functioneren, als of een individuele deken adequaat functioneert. Bij dit laatste kijkt het college naar de taakuitoefening in het algemeen en niet naar de behandeling van individuele zaken.

Als systeemtoezichthouder draagt het college bij aan de bewaking en bevordering van de kwaliteit en integriteit van de advocatuur en de beroepsuitoefening van advocaten, in het belang van rechtzoekenden en de maatschappij.2Artikelen 45a, 45h, 45i en 46c van de Advocatenwet, artikel 24, tweede lid, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en artikel 14, tweede lid, onderdeel b, van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Daarvoor is ook een hoge eigen standaard nodig voor kwaliteit en integriteit. Met een goed functionerend zelfreinigend vermogen kan de advocatuur die standaard bewaken en handhaven. Het toezicht is erop gericht misstanden of gebreken in de kwaliteit of integriteit van (de dienstverlening van) advocaten zoveel en zo vroegtijdig mogelijk te voorkomen en de naleving van de wet- en regelgeving door advocaten zo nodig af te dwingen. Als misstanden of tekortkomingen aan het licht komen, is het van belang dat er zo spoedig mogelijk en doeltreffend wordt opgetreden om eventuele schadelijke gevolgen te beperken, gebreken te herstellen of te handhaven.

Het college verstaat onder toezicht datgene wat in de wet wordt beschreven als toezicht en door de minister nader is toegelicht. Dat is het controleren van de naleving door advocaten van het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Hiertoe behoort ook toezicht op de zorg die advocaten behoren te betrachten ten opzichte van degenen wiens belangen zij als zodanig behartigen of behoren te behartigen en enig handelen en nalaten dat een behoorlijk advocaat niet betaamt. Toezicht is met name preventief van karakter en heeft als doel de kwaliteit en integriteit van de beroepsuitoefening te bewaken en bevorderen. Daarnaast omvat toezicht ook het opvolgen van signalen.

Het college toetst de werking van het toezicht en de klachtbehandeling en acht het daarbij van belang dat het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens zichtbaar, onafhankelijk, effectief, professioneel en consistent worden uitgeoefend. Het college richt zich bij zijn systeemtoezicht op mogelijke risico’s, nu en in de toekomst, en laat zich daarbij leiden door de belangen van rechtzoekenden.3Het college heeft geen wettelijke taak of bevoegdheid om klachten over de handelwijze van dekens te behandelen; hij is geen beroepsinstantie voor klagers. Waar nodig wil hij zorgen voor een verdere versterking van het toezicht op advocaten en een effectieve behandeling van klachten. Het college zoekt de balans tussen enerzijds preventief toezicht op de dekens en anderzijds de ruimte geven aan de dekens om hun eindverantwoordelijkheid voor het toezicht op advocaten waar te maken. Daarom vindt het college het in eerste instantie op de weg van de dekens liggen om beleid te maken voor hun eigen optreden.

Een voorwaarde voor goed toezicht en goede klachtbehandeling is dat is voldaan aan de in artikel 3 van de Beleidsregel systeemtoezicht geformuleerde normen. Dezelfde normen hanteert het college voor zijn eigen taakvervulling. Voor een goede taakvervulling gaat het college onafhankelijk, zichtbaar, effectief, professioneel en consistent te werk. Waar nodig kijkt het college ook vooruit naar toekomstige ontwikkelingen en wijst de dekens erop om zich daar tijdig op voor te bereiden.

Monitoring door het college

Voor het door het college te houden systeemtoezicht is monitoring essentieel. Dit betreft het verzamelen van informatie door het college om zicht te hebben op de werking van het toezicht en de klachtbehandeling. Het college verkrijgt een belangrijk deel van zijn informatie gevraagd of ongevraagd van de dekens. Het college verwacht ten aanzien van de inhoud en aanlevering van informatie van de dekens dat de volgende criteria in acht worden genomen:

Daarnaast verzamelt het college op andere manieren informatie, zoals bijvoorbeeld door middel van themaonderzoeken of overleg met stakeholders. De basis voor monitoring ligt in artikel 45i lid 2 van de Advocatenwet.

Het college analyseert de informatie om het uitgevoerde toezicht en de klachtbehandeling door de dekens te toetsen. Dan gaat het bijvoorbeeld om de vraag of het toezicht adequaat en toereikend is geweest, of de doelen uit het jaarplan zijn behaald, hoeveel capaciteit is ingezet op welke toezichtgebieden, en in welke mate proactief is opgetreden door de deken.

De informatie die het college gebruikt voor de monitoring komt uit jaarplannen en jaarverslagen van het dekenberaad en de individuele dekens, uit kwalitatieve en kwantitatieve rapportages van het dekenberaad, en uit informatie die is verkregen tijdens de dekenbezoekronde.

Het college verwacht daarnaast van iedere deken dat hij het college tijdig en uit eigen beweging informeert als hij geconfronteerd wordt met (urgente) zaken of situaties die een meer dan gebruikelijke impact op de uitoefening van het toezicht en/of de klachtbehandeling zouden kunnen hebben of daaraan schade kunnen berokkenen. Ook verwacht het college notificatie bij ongebruikelijke klachten, meldingen en patronen. Het college acht het van belang dat dekens in algemene zin contact zoeken met het college als er onderwerpen spelen waarover het college zou moeten worden geïnformeerd. Op die manier is het college op de hoogte als er onderwerpen spelen waarover een mogelijke discussie zou kunnen ontstaan naar aanleiding van het onderzoek. Dat vormt een handvat om een gesprek te voeren tussen een deken en het college en voorkomt verrassingen.

Het college vaart in de basis op de informatie die de dekens aanleveren. Om de werking van het systeem te kunnen toetsen, is het van belang dat het college daarnaast ook zelf kan constateren hoe het staat met de kwaliteit en consistentie van het toezicht en de klachtbehandeling. Daarvoor behoeft het college – als hij er aanleiding toe ziet – inzage in individuele klacht- en toezichtdossiers van dekens. In die gevallen kan worden gevraagd om het (toezicht)dossier dat van vertrouwelijke cliëntinformatie geschoond is. Met deze werkwijze ontvangt het college de voor de uitoefening van het toezicht benodigde informatie en wordt de (verlengde) geheimhoudingsplicht niet doorbroken.

Tot slot, is het college zelf ook doorlopend alert op signalen, nieuwsfeiten en overige informatie ten behoeve van zijn toezicht. Hij screent hiervoor de nodige informatiebronnen.

Daarnaast ontvangt het college rechtstreeks informatie van klagers over de behandeling van hun klacht, of van advocaten over het toezicht door de deken. Het college heeft geen wettelijke taak of bevoegdheid om klachten te behandelen over de handelwijze van dekens in individuele gevallen, maar voor het college zijn dergelijke signalen een bron van informatie over de uitoefening van het toezicht en de klachtbehandeling door de dekens.

Wat is de juridische status van dit document?

De Beleidsregel toezicht en klachtbehandeling is een beleidsregel als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De bevoegdheid van het college tot het vaststellen van de Beleidsregel is gebaseerd op artikel 45h Advocatenwet juncto artikel 4:81, eerste lid, Awb.4De beleidsregels van het college zijn gepubliceerd op www.collegevantoezichtnova.nl/publicaties/beleidsregels.

In de Beleidsregel systeemtoezicht formuleert het college de normen die hij essentieel acht voor het goed uitoefenen van het door de dekens te houden toezicht en de door de dekens te verrichten klachtbehandeling. Deze Beleidsregel toezicht is een uitwerking van de norm uit artikel 3 van de Beleidsregel systeemtoezicht.5Laatstelijk gewijzigd bij besluit van het college van toezicht van de Nederlandse orde van advocaten van 28 februari 2024 tot wijziging van het Toezichtkader, bijlage 1 bij de Algemene beleidsregel toezicht en klachtbehandeling, Stcrt. 2024/7205. Bij goed toezicht past tevens dat de dekens handelen overeenkomstig de vastgestelde (beleids-)regels, zowel de beleidsregels van de dekens zelf, als de door de systeemtoezichthouder vastgestelde normen en de afspraken die zijn gemaakt met, en de verwachtingen van de systeemtoezichthouder.

2. De normen in het kort

Wat zijn de toepasselijke normen?

De door het college in artikel 3 van de Beleidsregel systeemtoezicht geformuleerde normen, alsmede een beknopte samenvatting van hetgeen die normen behelzen, zijn hieronder ingevoegd. Een uitgebreidere toelichting is in de hoofdstukken 3 tot en met 7 van deze Beleidsregel opgenomen.

Het huidige tijdgewricht vraagt om toezichthouders die van tevoren aan de buitenwereld laten zien wat zij doen en daar naderhand verantwoording over afleggen. Het college vindt het essentieel dat de dekens adequate verantwoording afleggen over hun taakuitoefening, ten opzichte van de advocatuur én de maatschappij. Inzichtelijk moet zijn hoe het toezicht en de klachtbehandeling worden uitgeoefend, welk beleid geldt en waar specifiek aandacht aan wordt besteed, en welke resultaten en effecten dat heeft opgeleverd.

Iedere deken komt voort uit de eigen beroepsgroep. Dat impliceert een grote verantwoordelijkheid bij de deken om onafhankelijk te opereren. Hij moet zich voortdurend bewust zijn van het belang daarvan. De waarborging van de onafhankelijkheid brengt met zich dat het toezicht of de behandeling van een klacht niet in alle gevallen door de deken persoonlijk wordt uitgevoerd. Waar nodig en indien mogelijk wordt de behandeling van klachten verwezen naar de deken van een ander arrondissement of wordt bij het toezicht een beroep gedaan op een andere deken. Dit laat onverlet dat de deken die de klachtbehandeling verwijst of die een andere deken bij het toezicht betrekt daarvoor verantwoordelijk blijft.

Het college toetst of het (preventieve) toezicht toereikend, gestructureerd en effectief is. Onderdeel daarvan is dat de capaciteit en middelen door middel van risico-gestuurd toezicht gericht worden ingezet daar waar een verhoogde kans bestaat dat een bepaald risico zich voordoet. Verder is van belang dat er jaarlijkse controles worden uitgevoerd, onder meer voor het financieel toezicht en het toezicht op de naleving van de Wwft, en er objectieve criteria worden gehanteerd. Bij de klachtbehandeling is van belang dat in het onderzoek zoveel mogelijk duidelijk wordt waar de klacht betrekking op heeft, en wat de relevante feiten zijn. Waar mogelijk worden klachten opgelost. Als de klager dat wenst, wordt de klacht met alle relevante stukken aan de tuchtrechter ter beoordeling voorgelegd.

Van belang is dat de dekens zich bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheid als toezichthouder en klachtbehandelaar, en daarvoor over voldoende en actuele kennis en kunde beschikken. Een professionele taakuitoefening vergt dat de dekens beschikken over een kwantitatief en kwalitatief toereikende ondersteuning, die zij optimaal inzetten. De deken is te allen tijde verantwoordelijk voor de werkzaamheden die onder zijn verantwoordelijkheid worden uitgevoerd.

Het college toetst of het toezicht en de klachtbehandeling in het hele land op een consistente wijze worden uitgevoerd.

3. Zichtbaar