Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 3 februari 2026, nr. 54236746, houdende vaststelling van het onderwijsaccountantsprotocol voor de sectoren PO, VO, MBO en HO (Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2025)

Gelet op artikel 141, vierde lid, tweede volzin, van de Wet op de expertisecentra, artikel 165, vierde lid, tweede volzin, van de Wet op het primair onderwijs, de artikelen 6.12, derde lid, en 6.19, zevende lid, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020, artikel 5.2.5, eerste lid, van het Uitvoeringsbesluit WEB en artikel 4.4, tweede lid, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008;

Besluit:

Artikel 1. Vaststelling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2025

Het protocol voor de controle en het onderzoek door de accountant over het jaar 2025 wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage bij deze regeling.

Artikel 2. Inwerkingtreding

Artikel 3. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2025.

Bijlage. bij de Regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2025

Versie 9 december 2025

Inleiding

1 juli 2025

Dit is het onderwijsaccountantsprotocol OCW 2025, hierna te noemen accountantsprotocol.

Instellingen worden gevraagd om vrijwillig een controle te laten uitvoeren op de tijdige aanwezigheid van de VOG. Deze afzonderlijke opdracht is als bijlage IV bij het OAP gevoegd.

De controle op de tijdige aanwezigheid van de VOG maakt met ingang van 2024 geen onderdeel meer uit van de verplichte jaarrekening controle in het OAP.

In het accountantsprotocol wordt aangesloten op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

In overleg met o.a. de vertegenwoordigers van de accountantskantoren heeft de inspectie besloten om vanaf 2022 de juliversie van het accountantsprotocol alleen beschikbaar te stellen op de website van de inspectie en niet meer als ministeriële regeling te publiceren in de Staatscourant. De in december vastgestelde versie van het accountantsprotocol 2025 wordt beschikbaar gesteld op de website van de Inspectie van het Onderwijs. Vervolgens wordt begin 2026 het accountantsprotocol 2025 geformaliseerd met een ministeriële regeling in de Staatscourant.

Bij elk onderwerp is de datum vermeld waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd. Deze datum wordt overigens niet gewijzigd als het een verhoging betreft van de jaartallen in de tekst met 1 ten opzichte van het definitieve accountantsprotocol van het voorgaande jaar.

Inhoud

1. Algemene uitgangspunten

1.1. Algemeen

1.1.1. Doelstelling van het accountantsprotocol

1 december 2022

Voor elke onderwijssector is geregeld dat bepaalde informatie (jaarrekening en opgave van bekostigingsgegevens of over besteding van bekostiging) moet zijn voorzien van een verklaring van de accountant. Ook is geregeld dat de minister via een ministeriële regeling aanwijzingen of voorschriften kan geven voor de controle door de instellingsaccountant. Hier is invulling aan gegeven met het accountantsprotocol. Het accountantsprotocol vormt daarmee de schakel tussen enerzijds de wet- en regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door instellingsaccountants. Het geeft een toelichting op het te hanteren referentiekader, het accountantsonderzoek en de gewenste accountantsproducten.

Het accountantsprotocol is opgesteld naar analogie van de door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) uitgegeven ‘Schrijfwijzer accountantsprotocollen’. De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Waar mogelijk zijn passages uit de handreiking in dit accountantsprotocol overgenomen.

Omdat de controleverklaring toeziet op de rol van de accountant en de reikwijdte rondom de werkzaamheden van de accountant, wordt de verantwoordelijkheid van het bestuur in de controleverklaring ten aanzien van de jaarrekening, het bestuursverslag en de andere informatie alleen gericht op de Rjo en het financiële rechtmatigheidskader zoals opgenomen in het accountantsprotocol. Dit laat onverlet dat het bestuur zich aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving moet houden, ook als die niet specifiek voorkomt in het accountantsprotocol.

1.1.2. Indeling van het accountantsprotocol

1 juli 2022

Het accountantsprotocol heeft betrekking op het volgende controleobject en onderzoeksobject:

*) Het jaarverslag bestaat uit de jaarrekening, bestuursverslag en overige gegevens, zoals bedoeld in artikel 1, sub c, van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs.

1.1.3. Accountantsproducten / Rapportering

1 juli 2025

De accountantscontrole op het jaarverslag mondt uit in een controleverklaring. Het onderzoek naar het Register onderwijsdeelnemers leidt tot een assurance-rapport. Deze aanduidingen worden in het accountantsprotocol gehanteerd, hoewel de term ‘accountantsverklaring’ (nog) in de OCW-wet- en regelgeving staat vermeld. De instellingsaccountant maakt voor beide producten gebruik van de in het accountantsprotocol opgenomen modelteksten. De instellingsaccountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de instellingsaccountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De originele ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de instellingsaccountant moet in het archief van het bevoegd gezag van de school of instelling worden opgenomen (zie ook HRA deel III, Sectie I voorbeeldbrieven, o.a. onderdeel 3 Toestemming openbaarmaking controleverklaring voorbeeld 3.1 van de NBA).

Ten aanzien van de in het accountantsprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagegrens. De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het accountantsprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagegrens van toepassing is zodra deze afwijkt van het standaardpercentage van 0,1% (van de totale publieke middelen). Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk moeten worden gecorrigeerd, beperkt de instellingsaccountant zich tot een uitzonderingsrapportage. Hiervoor gebruikt hij een verslag van bevindingen, waarin hij de aard en omvang van de geconstateerde fouten vermeldt. Het verslag van bevindingen is vormvrij. Op het aanbiedingsformulier geeft de instellingsaccountant aan dat er sprake is van een verslag van bevindingen. Het bevoegd gezag stuurt in een dergelijk geval het verslag van bevindingen samen met de controleverklaring en verantwoording naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het bevoegd gezag kan daarbij aangeven hoe het heeft ge(re)ageerd op de geconstateerde bevindingen. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten wordt verwezen naar de in de hoofdstukken jaarverslag (2) en bekostigingsonderzoek (3) daarover opgenomen toelichting.

1.1.4. Melding niet-naleving (NV NOCLAR)

1 december 2019

Op grond van de Nadere Voorschriften NOCLAR (Nadere voorschriften handelwijze accountant bij niet-naleving wet- en regelgeving door eigen organisatie of cliënt) doet een instellingsaccountant in voorkomende gevallen melding bij de bevoegde instantie die aangewezen is om een relevante niet-naleving te onderzoeken. Voor de onderwijswet- en regelgeving is de Inspectie van het Onderwijs (verder inspectie) de aangewezen instantie. De melding kan plaatsvinden via het contactformulier op de website van de inspectie bij het meldpunt (https://toezichtresultaten.onderwijsinspectie.nl/meldpunt-inspectie).

1.1.5. Eindafrekening van een opgeheven onderwijsinstelling (sector mbo en ho)

1 juli 2023

Artikel 2.2.10, van de WEB en artikel 2.16, van de WHW.

De instellingsaccountant verstrekt bij de eindafrekening van een opgeheven onderwijsinstelling een controleverklaring. De instellingsaccountant stelt vast dat de kosten rechtmatig zijn besteed en dat er geen rijksmiddelen zijn besteed aan private activiteiten. Daarnaast stelt de instellingsaccountant vast dat het publieke vermogen ultimo boekjaar juist en volledig is opgenomen.

1.2. Definities

1.2.1. Onderwijssectoren

1 december 2017

Het accountantsprotocol is van toepassing op de door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

1 juli 2022

Voor rechtspersonen (waaronder samenwerkingsverbanden) bekostigd op grond van de WPO en WEC is het accountantsprotocol een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 165, lid 4, van de WPO en in artikel 141, lid 4, van de WEC.

1 juli 2022

Voor rechtspersonen (waaronder samenwerkingsverbanden) bekostigd op grond van de WVO is het accountantsprotocol een leidraad die ingevolge artikel 6.12, lid 3 en artikel 6.19, lid 7, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 in een ministeriële regeling wordt vastgesteld.

1 juli 2014

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WEB is het accountantsprotocol een leidraad, die ingevolge artikel 5.2.5, lid 1, van het Uitvoeringsbesluit WEB in een ministeriële regeling wordt vastgesteld.

1 juli 2015

Voor rechtspersonen bekostigd op grond van de WHW is het accountantsprotocol een leidraad, die ingevolge van artikel 4.4, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 in een ministeriële regeling wordt vastgesteld. Het accountantsprotocol voor deze sector (ex artikel 2.10a, van de WHW) bevat aanwijzingen voor de controle die ten grondslag liggen aan het afgeven van de controleverklaring (artikel 2, van de Rjo en daarmee artikel 393, van Boek 2 van het burgerlijk wetboek).

1.2.2. Referentiekader

1 juli 2014

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het accountantsprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving.

1.2.3. Minimale controlewerkzaamheden

1 juli 2022

Per onderdeel van het controleobject zijn aanwijzingen opgenomen:

Voor de controle van het jaarverslag en het onderzoek naar het Basisregisteronderwijs zijn verplichte teksten voor de controleverklaring(en) en assurance-rapport(en) opgenomen.

Het accountantsprotocol bevat:

De beschreven minimale controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

1.2.4. Rechtmatigheid

1 juli 2024

De instellingsaccountant moet onderzoeken of de gegevens m.b.t. het Register onderwijsdeelnemers juist zijn (onderzoek Register onderwijsdeelnemers en controleren of de bekostiging rechtmatig is besteed (controle jaarrekening).

Ten aanzien van de verkrijging van de rijksbijdrage en ten behoeve van andere beleidsdoelen stelt hij vast dat de in het Register onderwijsdeelnemers van de school of instelling opgenomen gegevens voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze gegevens in overeenstemming zijn met de in de wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het gaat hier om rechtmatigheid van niet-financiële informatie. De instellingsaccountant geeft een assurance-rapport bij deze verantwoording af.

Ten aanzien van de in de jaarrekening van de school of instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties stelt de instellingsaccountant vast dat deze voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. De definitie en het kader van de financiële rechtmatigheid ligt in detail vast in hoofdstuk 2.3 van dit protocol. In hoofdstuk 2.5 wordt ingegaan op overige wet- en regelgeving en de rol van de accountant.

1.3. Procedures

1 juli 2022

In overleg met de vertegenwoordigers van de accountantskantoren heeft de inspectie besloten om vanaf 2022 de juliversie van het accountantsprotocol alleen beschikbaar te stellen op de website van de inspectie en niet meer als ministeriële regeling te publiceren in de Staatscourant.

De decemberversie van het accountantsprotocol wordt beschikbaar gesteld op de website van de inspectie en daarnaast als ministeriële regeling gepubliceerd in de Staatscourant. Mochten er na december onverhoopt nog wijzigingen noodzakelijk zijn dan zal de publicatie hiervan op dezelfde wijze plaatsvinden.

De publicatie van het accountantsprotocol geschiedt nadat het concept is afgestemd met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen: accountantskantoren, NBA, koepelorganisaties en administratiekantoren. Afstemming van het concept accountantsprotocol met sectororganisaties c.q. hun koepelorganisaties is mede bedoeld ter voorkoming van formuleringen die onbedoeld in het nadeel van de scholen en instellingen kunnen worden uitgelegd.

In november vindt de jaarlijkse informatiebijeenkomst over het accountantsprotocol plaats met alle betrokkenen, waarin o.a. de wijzigingen ten opzichte van het voorgaande jaar worden toegelicht.

1.4. Dossiervorming

1 juli 2022

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. Tijdens reviews is gebleken dat er onduidelijkheid bestaat over de implicatie van deze richtlijn op de aard en omvang van de documentatie van verrichte werkzaamheden bij de controle van het Basisregisteronderwijs en het jaarverslag van scholen en instellingen. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het accountantsprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretesten zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

Bij de controle van de lasten (personeel en exploitatie) en investeringen wordt vaak impliciet ook de rechtmatigheid getoetst. De controlewerkzaamheden voor rechtmatigheid dienen echter zichtbaar uit het controledossier te blijken.

1.5. Informatie/documentatie

1 december 2025

Hier vindt u een niet-uitputtend overzicht van (aanvullende) informatie die bij de controle en het onderzoek door de instellingsaccountant relevant is.

2. Controle op het jaarverslag

2.1. Algemeen

2.1.1. Doelstelling controle op het jaarverslag

1 december 2022

In dit deel van het accountantsprotocol staat het jaarverslag 2025 centraal. Met ‘jaarverslag’ wordt in dit accountantsprotocol bedoeld: de jaarrekening, het bestuursverslag en de overige gegevens (artikel 1, sub c, van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs).

De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de wet- en regelgeving. Het oordeel omtrent de naleving van wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt verder vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

2.1.2. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

1 december 2022

Het begrip omvangsbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage materialiteit moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangsbases bij de controle van de jaarrekening zijn afhankelijk van de te controleren massa: de totale publieke middelen en de bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging.

De instellingsaccountant voert zijn controle in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en dit accountantsprotocol uit en richt in dat kader zijn controle zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen met een materieel belang. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

2.1.3. Materialiteitstabel

1 december 2025

Een verklaring met een goedkeurende strekking met betrekking tot de rechtmatigheid impliceert, dat gegeven de betrouwbaarheid, in de verantwoording geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen, die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.

De materialiteit is van toepassing op het oordeel over de financiële rechtmatigheid en de overige rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke uitvoeringsmaterialiteit.

Publieke middelen worden gedefinieerd in RJ 940.

In het accountantsprotocol wordt geen materialiteit meer voorgeschreven voor de getrouwheid. Voor OCW is een maximale materialiteit van 2% van het totaal van de baten of 5% van het balanstotaal aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen hierover in de standaarden is opgenomen. Uit toepassing van de standaarden blijkt dat het totaal van de baten in het algemeen een passende benchmark is voor een onderwijsinstelling. Voor samenwerkingsverbanden passend onderwijs blijkt het totaal van de baten of het balanstotaal geen passende benchmark te zijn. Voor samenwerkinsgverbanden passend onderwijs is voor OCW een maximale materialiteit van 2% van de netto-baten aanvaardbaar. De netto-baten zijn de totale baten verminderd met de verplichte afdrachten uit te voeren door OCW.

Voor elke post gelden voor de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming de materialiteit op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de materialiteitstabel rechtmatigheid.

Voor alle in het accountantsprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard rapportagegrens van 0,1% (van de totale publieke middelen). De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten en onzekerheden gemeld moeten worden aan OCW in het verslag van bevindingen. Zie verder omgaan met afwijkingen.

Voor de volgende posten/onderwerpen geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit (SM) en specifieke rapportagegrens (SR):

De afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel.

In geval dat er op grond van artikel 3, sub h, van de Rjo een consolideerde jaarverslaggeving van meerdere bevoegde gezagen gezamenlijk plaatsvindt dient de materialiteit (waaronder de specifieke uitvoeringsmaterialiteit en de specifieke rapportagegrens) in dit hoofdstuk toegepast te worden op de verslaglegging van het instandhoudingniveau (d.w.z. op het niveau van één bevoegd gezag).

2.1.4. Omgaan met afwijkingen (foutdefinities)

1 december 2022

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door het bevoegd gezag van de school of instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden geldt voor de accountantscontrole van de jaarrekening:

2.1.5. Algemeen referentiekader

1 juli 2014

In het accountantsprotocol is op het hoogste niveau het referentiekader opgenomen. Met betrekking tot een aantal posten en/of stromen is in dit accountantsprotocol ook een aantal specifieke criteria opgenomen die voortvloeien uit de wet- en regelgeving.

De beroepsvoorschriften voor instellingsaccountants zoals opgenomen in de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) zijn altijd onderdeel van de controlecriteria.

2.1.6. Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden

1 juli 2022

Schoolbesturen in het PO hebben in veel gevallen hun administratie uitbesteed aan een administratiekantoor (AK). In mindere mate geldt dit ook voor VO-scholen. De AK’s verrichten ten behoeve van deze schoolbesturen en de onder hen ressorterende scholen veelal de financiële-, personele- en salarisadministratie en vervaardigen de jaarrekening van de besturen. Het bevoegd gezag van de school of instelling levert daartoe zijn primaire vastleggingen (inkoopfacturen, mutaties ten aanzien van in- en uitdiensttredingen en andere mutaties in salarissen) aan de AK’s. De AK’s verrichten hierop controle op o.a. deugdelijkheid en autorisatie en verwerken deze. Op onder andere deze controles en op verwerkingscontroles van AK’s steunen instellingsaccountants bij de controle van de jaarrekening.

Bij de toepassing van risicoanalyse bij de accountantscontrole dient de instellingsaccountant voor het bepalen van de aard en omvang van het risico van een afwijking van materieel belang onder andere kennis te verkrijgen van de entiteit en haar omgeving. Onder de entiteit wordt hier, ook in geval van een AK-gerichte aanpak, de organisatie van de school en het schoolbestuur verstaan. De interne beheersingsomgeving wordt in geval van een AK-gerichte aanpak hoofdzakelijk op het niveau van een administratiekantoor (en niet per afzonderlijk schoolbestuur) ingericht. De instellingsaccountant toetst daarom op dit niveau of hij kan steunen op de getroffen maatregelen van interne beheersing. (Een en ander hoeft niet te betekenen dat iedere afzonderlijke school in de systeemcontrole dient te worden betrokken). Bij de toetsing van de maatregelen van IB dient hij rekening te houden met verschillen in de zogenaamde ‘service level agreement’ tussen het AK en de individuele besturen. Ook dient hij na te gaan of de controle van het AK alle rechtmatigheidsaspecten van het accountantsprotocol raakt. Indien dit niet het geval is zal de instellingsaccountant ook andere controles (dan gericht op het AK) moeten verrichten.

Ongeacht het ingeschat risico van een afwijking van materieel belang en ongeacht de keuze voor hetzij een bestuur-gerichte, hetzij een AK-gerichte controleaanpak, dient de instellingsaccountant gegevensgerichte werkzaamheden op te zetten en uit te voeren voor elke transactiestroom, post van de jaarrekening en elk onderdeel van de toelichting op de jaarrekening van materieel belang.

Dit laatste is van toepassing voor alle sectoren, zowel t.b.v. de getrouwheid als de financiële rechtmatigheid op het niveau van de betreffende jaarrekening. Het is aan de instellingsaccountant om hier door opvolging van de beroepsvoorschriften adequate invulling aan te geven en die werkzaamheden te kiezen die passend zijn bij de specifieke omstandigheden.

Voorbeelden van gegevensgerichte werkzaamheden voor personele kosten door de instellingaccountant zijn:

2.2. Getrouwheid

2.2.1. Verslaggevingscriteria

1 december 2024

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving (zoals de WNT) bepalingen bevatten over de wijze waarop een bevoegd gezag verslag doet. De rechtspersoon richt het jaarverslag in op basis van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs (Rjo). Voor de instellingsaccountant vormt de regeling een verslaggevingscriterium. De instellingsaccountant stelt vast dat het jaarverslag aan de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voldoet.

Voor de zorginstellingen met onderwijscomponent is artikel 5a van de Rjo ten aanzien van de jaarverslaggeving van toepassing. Voor instellingen voor Jeugd en Opvoedhulp waaraan bekostigd onderwijs vanuit het Ministerie van OCW is verbonden is artikel 5b van de Rjo van toepassing.

Ook stelt de instellingsaccountant vast dat het jaarverslag aan de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving voldoet. Hierbij volgt de instellingsaccountant het door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) opgestelde controleprotocol WNT.

2.2.2. Bestuursverslag

1 juli 2025

Aanvullende verslaggevingscriteria:

Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten 2025; Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016; artikel 17c, lid 1, onder e en artikel 165, lid 1, onder a, van de WPO; artikel 28i, lid 1, onder e en artikel 141, lid 1, onder a, van de WEC; artikel 3.3, lid 2, onder e en artikel 5.46, lid 1, onder a, van de WVO 2020; artikel 2.5.4, artikel 6.1.2a, lid 2, artikel 6.1.3, lid 4 en artikel 7.2.7, lid 3, 4 en 10, van de WEB; artikel 9.8, lid 1, 9.51, lid 2, 10.3d en 11.6 van de WHW.

1 december 2025

Met betrekking tot het bestuursverslag stelt de instellingsaccountant vast dat:

Ten aanzien van rapportering is hetgeen aan het einde van deze paragraaf is opgenomen ook op voorgaande bepalingen van toepassing.

In artikel 4, lid 6, van de Rjo is opgenomen dat de Minister van OCW jaarlijks thema’s kan aanwijzen, waarover het bevoegd gezag in het bestuursverslag rapporteert met betrekking tot de wijze waarop middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald. Indien de Minister van OCW thema’s aanwijst, dan stelt de accountant vast dat de gevraagde informatie is opgenomen in het bestuursverslag.

1 december 2025

1 juli 2023

De instellingsaccountant neemt, indien niet voldaan is aan de wettelijke bepalingen, een passage hierover op in de controleverklaring onder de ‘Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie’.

2.3. Financiële rechtmatigheid

2.3.1. Referentiekader

1 december 2025

De volgende wet- en regelgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid:

Voor overige wet- en regelgeving, die buiten het oordeel over de financiële rechtmatigheid valt zie paragraaf 2.5.

Het kader, als opgenomen in bijlage I van dit protocol, bevat bepalingen (gehele regelingen of individuele (delen van) artikelen) uit de wet- en regelgeving van OCW voor onderwijsinstellingen.

Opgenomen zijn bepalingen die de uitkomsten van de financiële transactie beïnvloeden. Deze bepalingen geven aan welke uitgaven (en incidenteel: inkomsten) zijn toegestaan.

Het kader vervangt voor de scholen en instellingen niet de gehele wet- en regelgeving. Beoogd is om volledig te zijn, maar het abusievelijk niet opnemen van een bepaling betekent niet dat een school of instelling zich er niet aan hoeft te houden. Wel betekent het dat de instellingsaccountant bij zijn controle kan uitgaan van het kader. Slechts als de instellingsaccountant kennis krijgt van het niet naleven van relevante en materiële, niet opgenomen, bepalingen dient de instellingsaccountant in overeenstemming met de beroepsvoorschriften (Standaard 240 en Standaard 250) te handelen.

Het kader bevat dus niet:

De bepalingen vallen uiteen in de volgende categorieën:

Als er sprake is van algemene bepalingen voor toegestane uitgaven, dan zijn ook de bepalingen opgenomen die de algemene bepalingen beperken, doch niet de bepalingen die een verruiming bieden. Als een instellingsaccountant vast kan stellen (positieve controle) dat de verruimende bepaling van toepassing is, kan hij de uitgaven of inkomsten alsnog goedkeuren.

Soms wordt in een opgenomen bepaling verwezen naar een andere bepaling (artikel). Die is voor de overzichtelijkheid van het kader dan niet opgenomen.

Niet voor alle bepalingen die zijn opgenomen in het kader zijn expliciet minimale werkzaamheden opgenomen. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven materialiteit tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen.

2.3.2. Treasurybeleid

1 juli 2019

Aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.

De instellingsaccountant stelt vast dat aan artikel 4, artikel 5, lid 4 en 5, artikel 6, 7, 8, 9 en 12, lid 1, van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is voldaan.

Voor opname in een VvB zijn de volgende aanwijzingen van toepassing:

Het niet voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling wordt gemeld aan het bestuur en opgenomen in een VvB. Zolang sprake is van het niet voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling moet dit elk jaar in een VvB gemeld worden. Alleen in het jaar dat de belegging, lening of het derivaat is aangeschaft dient de betreffende waarde meegeteld te worden voor de foutbepaling van de strekking van de controleverklaring over de financiële rechtmatigheid.

In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010) aan de ratingseisen voldeed, maar inmiddels niet meer, maar de betreffende rating voldoet wel aan de eisen uit de regeling van 2016 dan kan opname in een VvB achterwege blijven.

In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010 of de Regeling 2016) voldeed aan de ratingseisen, maar inmiddels niet meer voldoet aan de ratingseisen uit de regeling van 2016 dan dient wel opname in het VvB plaats te vinden. Omdat geen sprake is van een onrechtmatige beheershandeling hoeft de omvang niet meegeteld te worden voor de foutbepaling van de strekking van de controleverklaring over de financiële rechtmatigheid.

2.3.3. Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis

1 juli 2010

Aanvullend controlecriterium: academische ziekenhuizen: artikel 2.12, van de WHW.

Dit controlepunt geldt alleen voor universiteiten, waaraan een academisch ziekenhuis is verbonden. De universiteit die ondersteund wordt door het academisch ziekenhuis bij het verzorgen van geneeskundig onderwijs en onderzoek, krijgt hiervoor een rijksbijdrage toegekend.

De instellingsaccountant controleert of deze bijdrage onverwijld aan het academisch ziekenhuis is doorbetaald.

2.3.4. Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

1 juli 2025

De instellingsaccountant stelt op grond van de bekostigings-/subsidievoorwaarden/subsidieverplichtingen vast dat de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting rechtmatig is besteed en verkregen. Dit betreft de in model G onder G2 verantwoorde subsidies. Voor nog te besteden (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit voorgaande accountantsprotocollen van kracht. In alle gevallen zijn de aanwijzingen in de individuele subsidiebeschikkingen ten aanzien van verantwoorden leidend.

Voor deze post geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens).

Het totaalbedrag van de bestedingen (in het controlejaar) van de geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidies met een bestedingsverplichting vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke uitvoeringsmaterialiteit voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 3% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies met bestedingsverplichting in het betreffende controlejaar.

Als deze specifieke uitvoeringsmaterialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen. Het kan eventueel voor de school/instelling wel consequenties hebben voor terugbetalingsverplichtingen, zoals uit de desbetreffende regeling blijkt.

Als de instellingsaccountant bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden dan wel bekostigingsvoorwaarden of subsidieverplichtingen en deze hebben mogelijk invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging, dan moet het bevoegd gezag deze corrigeren. Indien de instellingsaccountant constateert dat de bekostiging niet rechtmatig is, dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat het bevoegd gezag dit corrigeert.

Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Omgaan met fouten.

2.3.5. NWO-subsidies (alle sectoren)

1 juli 2022

Naast OCW verstrekt ook de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) subsidies aan onderwijsinstellingen. Onder deze subsidies worden ook begrepen de subsidies van Technologiestichting STW (STW) en Zorg Organisatie Nederland en Medische wetenschap (ZonMw), voor zover de NWO subsidievoorwaarden van kracht zijn. De financiële verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van de onderwijsinstellingen.

Op grond van een akkoord gesloten tussen de Vereniging van Universiteiten (VSNU), NWO en de vereniging Sectie Gezondheidsfondsen (SGF) kunnen ook de subsidies van de gezondheidsfondsen aangesloten bij deze vereniging op deze wijze worden verantwoord (alleen universiteiten).

Voor deze post geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens). De toepassing hiervan is zoals vermeld in de paragraaf voor de besteding van geoormerkte aanvullende subsidies. Deze subsidies worden gezien als een afgescheiden controlemassa los van de verantwoorde subsidies op G2. De controlecriteria vloeien voort uit de afzonderlijke subsidiebeschikkingen.

De instellingsaccountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van deze subsidiegelden. In afwijking van hetgeen is opgenomen in Accountantsproducten / rapportering, stuurt de instelling, indien van toepassing, een verslag van bevindingen naar de NWO.

2.3.6. Contractactiviteiten voor derden (overige baten)(sector PO en VO)

1 december 2024

Aanvullend controlecriterium: artikel 115, lid 1 tot en met 4 van de WPO, artikel 113, lid 1 tot en met 4 van de WEC, artikel 5.41 van de WVO 2020.

Op grond van de onderwijswet- en regelgeving moet de bekostiging rechtmatig worden aangewend. Als gevolg daarvan zal de onderwijsinstelling altijd minimaal kostendekkende tarieven moeten doorberekenen, omdat anders een derde bevoordeeld wordt en daarmee bekostiging onrechtmatig besteed is.

De instellingsaccountant stelt vast dat minimaal kostendekkende tarieven in rekening worden gebracht bij contract activiteiten voor derden.

2.3.7. Declaraties sector HO

1 december 2019

Aanvullend controlecriterium: Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde Nederlandse hogescholen, Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.

Voor deze post geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke uitvoeringsmaterialiteit en rapportagegrens).

Het totaalbedrag van de declaraties (voor alle CvB-leden tezamen, zoals opgenomen in het overzicht verantwoording declaraties CvB-leden in het bestuursverslag) vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke uitvoeringsmaterialiteit voor de controle van de declaraties moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen vergoedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 3% van de totale omvang van de declaraties, die niet in overeenstemming zijn met de Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde Nederlandse hogescholen of de Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.

Als deze specifieke uitvoeringsmaterialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen.

2.3.8. Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo

1 december 2021

Aanvullend controlecriterium: artikel 3, lid 2, van de Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo, Overzichten Financiële Beschikkingen 2025 van de school.

Uit de Overzichten Financiële Beschikkingen over 2025 blijkt of een school op grond van artikel 3, lid 2 van de hiervoor genoemde regeling aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen.

Ingeval de school aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen stelt de instellingsaccountant vast dat een verklaring van de gemeente, waaruit blijkt dat de school nog niet eerder aanvullende bekostiging van de gemeente heeft ontvangen voor de organisatie van eerste opvang aanwezig is in de administratie van de school.

Indien de gevraagde verklaring van de gemeente niet aanwezig is, dan neemt de instellingsaccountant dit op in het verslag van bevindingen.

2.3.9. Kosten opleidingen in het buitenland sector HO

1 december 2022

Aanvullend controlecriterium: artikel 6.8 (lid 1 tot en met 3), van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008, dit artikel is ook van toepassing op de voorbereidingskosten (voor of zonder aanvraag voor toestemming bij Onze Minister).

Voor dit onderwerp geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke uitvoeringsmaterialiteit en rapportagegrens).

De accountant stelt vast dat publieke middelen (zoals gedefinieerd in artikel 6.8, lid 1 ) niet zijn aangewend voor de kosten van een opleiding in het buitenland of voor de kosten van voorbereiding op het verzorgen van die opleiding in het buitenland of voor de kosten voor het indienen van een aanvraag.

De accountant stelt vast dat in voorkomende gevallen sprake is van een afzonderlijke boekhouding voor activiteiten betreffende de opleiding in het buitenland enerzijds en de activiteiten bedoeld in artikel 1.3, van de WHW anderzijds ( artikel 6.8, lid 2 ).

Indien de minister op grond van artikel 6.8, lid 3 nadere voorschriften heeft gesteld met betrekking tot de financiële verantwoording, dan stelt de accountant vast dat aan die voorschriften is voldaan.

In geval van fouten of dat de boekhouding of financiële verantwoording niet voldoet dan neemt de accountant die bevindingen op in een Verslag van Bevindingen, zoals vermeld in Accountantsproducten/rapportering.

2.3.10. Afrekening bij beëindiging bekostiging of opheffing (sector PO en VO)

1 december 2023

Aanvullend controlecriterium: artikel 152 van de WPO, artikel 24, lid 2, van het Besluit bekostiging WPO 2022, artikel 139 van de WEC, artikel 19, lid 2, van het Besluit bekostiging WEC 2022, artikel 5.37 van de WVO 2020, artikel 6.29 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020

De instellingsaccountant stelt vast dat een (eventueel) exploitatieoverschot juist en volledig is opgenomen op de eindbalans.

2.4. Overige rechtmatigheid

2.4.1. Treasurybeleid

1 december 2022

Aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016

Voor het onderwerp AO/IB geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens (zie Algemeen voor een toelichting). Het voorschrijven van een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens verhoudt zich lastig tot werkzaamheden van de instellingsaccountant die zijn gericht op het vaststellen van elementen van AO/IB. In dit geval wordt hiermee bedoeld dat de instellingsaccountant ongeacht de materialiteit vaststelt dat de school/instelling de hieronder bedoelde vastlegging toereikend heeft uitgevoerd. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

De instellingsaccountant stelt vast dat aan artikel 3, lid 1 en artikel 5, lid 3, van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 is voldaan.

2.5. Overige wet- en regelgeving

2.5.1. Algemeen

1 december 2024

De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving valt buiten het kader voor de financiële rechtmatigheid (zie paragraaf 2.3). Deze overige wet- en regelgeving neemt de instellingsaccountant wel mee in zijn werkzaamheden ten aanzien van de getrouw beeld verklaring in het kader van Standaard 250 ‘Het in aanmerking nemen van wet- en regelgeving bij de controle van financiële overzichten’. In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan een aantal onderwerpen, die hier onder vallen. Dit hoofdstuk gaat niet in op alle wet- en regelgeving die onder Standaard 250 valt.

2.5.2. Oneerlijke concurrentie /Staatssteun

1 juli 2024

Op grond van artikel 107 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie dient oneerlijke concurrentie te worden voorkomen. Doordat een bekostigde onderwijsinstelling over publieke middelen beschikt, is zij in staat om goederen of diensten voor een lagere prijs dan haar concurrenten aan te bieden. Een bekostigde onderwijsinstelling mag zich niet bevoordelen ten opzichte van private partijen die vergelijkbare activiteiten uitvoeren. Als de private activiteit zich kwalificeert als een economische activiteit in de zin van het staatssteunrecht, geldt dat wanneer de integrale kostprijs lager is dan de marktprijs, de hogere marktprijs in rekening moet worden gebracht bij de klant om oneerlijke concurrentie te voorkomen.

Meer informatie over staatssteun is te vinden op Staatssteun | Rijksoverheid.nl en Staatssteun – Europa decentraal.

2.5.3. Aanbestedingswet- en regelgeving

1 juli 2024

Voor onderwijsinstellingen is zowel de Europese als nationale aanbestedingswet- en regelgeving van toepassing. Het gaat daarbij onder andere om de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gidsproportionaliteit.

2.5.4. Verklaring omtrent het gedrag PO, VO en MBO

1 december 2024

Voor onderwijsinstellingen is er op basis van de onderwijswetten een verplichting op de tijdige aanwezigheid van een VOG.

2.6. Controleverklaring bij het jaarverslag

1 december 2025

Als de instellingsaccountant op grond van de bevindingen een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, moet de accountant een afwijkende tekst hanteren. Het feit dat de accountant een andere dan een goedkeurende verklaring heeft afgegeven, gebruik maakt van een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden en/of paragraaf inzake overige aangelegenheden moet de accountant vermelden op het zogenoemde Aanbiedingsformulier, dat bij de indiening van de jaarrekening bij DUO moet worden gebruikt.

Ook geeft de instellingsaccountant op het Aanbiedingsformulier aan of er een afzonderlijk verslag van bevindingen (zie paragraaf 1.1.3) is opgesteld.

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, dan sluit de accountant voor wat betreft de oordeelsparagraaf aan bij de teksten van deel 3 sectie II van de HRA (deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door de NBA.

Instellingsaccountants kunnen vrijwillig gebruik maken van de uitgebreidere controleverklaring (zie Standaard 700.31) in overleg met de betreffende instelling. Hiervoor zijn optionele passages in de voorbeeld verklaring opgenomen. Bij toepassing van de uitgebreidere controleverklaring volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen in de beroepsstandaarden.

Inmiddels is het ook mogelijk om op basis van vrijwilligheid een paragraaf ‘Controleaanpak fraude risico’s’ en een paragraaf ‘Controleaanpak continuïteit’ op te nemen. Bij toevoeging van deze passages volgt de accountant de aanwijzingen in de beroepsstandaarden (zie Standaard 700.29A tot en met 700.29D).

1 december 2020

De voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring voor de onderwijssector is opgenomen op de website van de NBA ( https://www.nba.nl/tools-en-voorbeelden/voorbeeldteksten-en-verklaringen/ ) in HRA deel 3.

*De accountant is verplicht de voorbeeldtekst op de website van de NBA te volgen.*

De voorbeeldtekst is voor een enkelvoudige jaarrekening (inclusief eventueel groepsrelaties), ingeval sprake is van een geconsolideerde jaarrekening met een enkelvoudige jaarrekening, dan dient de voorbeeldtekst daar conform de beroepsvoorschriften op aangepast te worden.

3. Inleiding onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers

1 december 2022

De gegevens in het Register onderwijsdeelnemers (ROD) bepalen voor de sectoren VO, MBO en HO in belangrijke mate de hoogte van de bekostiging/rijksbijdrage en zijn in de sectoren MBO en HO eveneens van belang bij het verstrekken van studiefinanciering. Daarnaast kunnen deze gegevens ook voor andere beleidsdoelen worden gebruikt. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant de juistheid van deze gegevens vaststelt.

Krachtens de onderwijswetgeving wordt een accountantsverklaring bij deze gegevens gevraagd. Door de wijziging van het verklaringenstelsel geeft de instellingsaccountant vanaf 2007 echter niet langer een accountantsverklaring af bij deze gegevens maar een assurance-rapport. Deze rapportagevorm wordt gebruikt als andere aspecten dan alleen de getrouwheid van de financiële informatie moeten worden getoetst en als het andere informatie dan historische financiële informatie betreft, zoals bij deze gegevens het geval is. Voor een assurance-rapport is Standaard 3000A leidend, waarbij OCW bepaalt dat het assurance-rapport hetzelfde zekerheidsniveau dient te verschaffen als voorheen de accountantsverklaring. Assurance-opdrachten die leiden tot een assurance-rapport moeten aan vergelijkbare kwaliteitseisen voldoen als assurance-opdrachten die leiden tot een controleverklaring.

In dit accountantsprotocol wordt voor elke sector in een afzonderlijk gedeelte ingegaan op de meest relevante wet- en regelgeving voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers in de sectoren VO, MBO en HO. Aan het einde van elk onderdeel is de tekst van het af te geven goedkeurende assurance-rapport opgenomen.

Voor het omgaan met geconstateerde fouten met betrekking tot de juistheid geldt voor het accountantsonderzoek van de gegevens dat alle fouten moeten worden gecorrigeerd door de school/instelling. Als deze fouten niet door de school/instelling kunnen worden gecorrigeerd dan informeert de instellingsaccountant het bevoegd gezag/bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften en handelt als volgt:

Het is de verantwoordelijkheid van de school/instelling in de sectoren VO, MBO en HO om de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers te voorzien van een goedkeurend assurance-rapport bij DUO vestiging Groningen in te dienen. DUO vestiging Groningen accepteert alleen goedkeurende assurance-rapporten. DUO vestiging Groningen kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Niet-goedkeurende assurance-rapporten en verslagen van bevindingen die niet voldoen aan de eisen van dit accountantsprotocol, worden door DUO vestiging Groningen teruggestuurd naar de school/instelling. De school/instelling is ervoor verantwoordelijk dat er alsnog binnen de gestelde termijn een assurance-rapport wordt ingestuurd dat voldoet aan de eisen van dit accountantsprotocol.

Als de instellingsaccountant een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft of een eventueel separaat verslag van bevindingen moet hij dat duidelijk aangeven op de aanbiedingsbrief bij het assurance-rapport en het aanbiedingsformulier dat bij de indiening van de gegevens bij DUO moet worden gebruikt. Daarbij worden alle fouten, onjuistheden en onzekerheden opgenomen. Indien van toepassing, dan dient per bevinding het Burgerservicenummer (of onderwijsnummer), de erkende opleidingscode en een toelichting te worden opgenomen.

Tot slot wordt opgemerkt dat bij het ontbreken van een tijdig of onvolledig ingediend goedkeurend assurance-rapport voor de betreffende scholen/instellingen het sanctiebeleid van toepassing is.

In de hoofdstukken 4,5 en 6 voor de sectoren VO, MBO en HO is met ingang van het OAP OCW 2017 een nieuwe tabel toegevoegd m.b.t. de omvang van gegevensgerichte werkzaamheden in geval van toepassing van deelpopulaties per soort gegeven. Ter toelichting hierop is een stroomschema opgenomen in bijlage II.

4. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector VO

4.1. Algemeen

1 juli 2025

Het accountantsprotocol voor de sector VO wordt conform artikel 6.12, lid 3 en artikel 6.19, lid 7, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 6.12, lid 2, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform de WVO 2020.

Het onderdeel onderzoek Register onderwijsdeelnemers sector VO is van toepassing op de in artikel 2.1, van de WVO 2020 vermelde schoolsoorten:

De voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet en regelgeving is ook terug te vinden op: https://www.overheid.nl.

Op de website van DUO is meer informatie te vinden over de toepassing van de regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo (https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/bekostiging-en-subsidies/aanvullende-bekostiging-aanvragen/nieuwkomersbekostiging.jsp).

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO is beschreven in het ‘Programma van Eisen VO-instellingen‘ (het is mogelijk dat na publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van het PvE beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde link niet meer werkt). De actuele versie van het PvE is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek Register onderwijsdeelnemers VO worden door DUO geleverd in de vorm van het Overzicht Basis- en diplomagegevens Onderzoek (OBO). Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de school. Daags na aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De school krijgt hiervan een bericht. Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in Register onderwijsdeelnemers, dan moet de school deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de school opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in het PvE VO-instellingen zijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

4.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

4.2.1. Object van onderzoek

1 juli 2024

De gegevens inzake inschrijvingen bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

Het voor het onderzoek relevante soort gegeven van de scholen betreft:

De nieuwkomers en de leerlingen per 1 oktober 2025 worden als één relevante soort gegeven aangemerkt.

Daarnaast worden voor nieuwkomers algemene werkzaamheden gevraagd voor alle vier de peildata.

Voor het OBO onderzoek is een nieuwkomer in het OBO herkenbaar aan een PER met een datum in NL die op de peildatum (1 januari 2025, 1 april 2025, 1 juli 2025 of 1 oktober 2025) korter is dan 2 jaar en waarbij ofwel een BSN in het PER staat en een NAT die niet Nederlands is, ofwel een onderwijsnummer in het PER staat.

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountant:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de inschrijfgegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar de handleiding Register onderwijsdeelnemers VO, deze is beschikbaar op de website van DUO.

4.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2024

Risicoanalyse

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier.Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 4.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2025) en moet per toetsingspunt duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere Standaard 240.

De werkzaamheden verricht door een administratiekantoor of een interne controle-afdeling van de school kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van het administratiekantoor of de interne controle- afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 4.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij het relevante soort gegeven nieuwkomers en leerlingen per 1-10-2025, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor 1-10-2025 en voor uitschrijvingen kort na 1-10-2025. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder Standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 4.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor nieuwkomers en leerlingen op de betreffende teldata in 2025) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten(dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is bij meerdere instellingscodes dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel, tenzij de instelling meer dan 25 instellingscodes omvat. De testwerkzaamheden dienen dusdanig gespreid te worden dat de relevante instellingscodes, doch minimaal 1 keer bij meer dan 25 instellingscodes, in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 4.2.1. De aantallen gegevensgerichte werkzaamheden in tabel 4.2.2b of 4.2.2c of het aantal in een statistische steekproef is per soortgegeven per instellingscode.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum inschrijving (record ISG) op 1 september staat, maar het moet 15 september zijn, dan is dit een fout.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot:

Bij de verdeling van het aantal uit de tabel houdt de instellingsaccountant rekening met zijn risico-inschatting. Het ligt voor de hand de werkzaamheden te richten op meer risicovolle records. Per gekozen record dienen alle toetsingspunten geraakt te worden.

Als bij de beperkte gegevensgerichte werkzaamheden fouten door de instellingsaccountant worden geconstateerd, wordt het onderzoek uitgebreid naar een onderzoek met een omvang op grond waarvan een uitspraak over de gehele massa kan worden gedaan (statistisch bepaalde steekproef omvang).

Indien de uitkomst van de risicoanalyse aangeeft dat de instellingsaccountant NIET kan steunen op de aanwezige IB of bij een gegevensgerichte onderzoekaanpak, wordt gebruik gemaakt van een statistisch bepaalde steekproef omvang.

Indien de instellingsaccountant geen toetsing van de interne beheersingsmaatregelen uitvoert, kan zijn risico-inschatting van de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen niet worden verlaagd (Standaard 530) bij de bepaling van de omvang van de steekproef.

In geval van een statistische steekproef dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

Bij de bepaling van de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden per gedefinieerde onderzoekpopulatie hanteert de instellingsaccountant op basis van Standaard 530 (bijlage 4) de volgende minimum aantallen indien geen fouten worden verwacht en aangetroffen:

Indien de berekening van de ‘populatie/aantal keer materialiteit’ uitkomt op een getal tussen twee opgenomen waarden in de tabel, dan moet altijd naar boven afgerond worden om op de toe te passen regel uit te komen.

Indien fouten worden aangetroffen dienen deze in overeenstemming met Standaard 450 te worden geëvalueerd en aanvullende werkzaamheden te worden bepaald om voldoende zekerheid te verkrijgen over de betreffende populatie.

In geval van een steekproef op basis van bovenstaande tabel dient minimaal in het onderzoekdossier van de instellingsaccountant aanwezig te zijn:

4.2.3. Minimale werkzaamheden

1 december 2024

Algemene werkzaamheden scholen

De instellingsaccountant stelt vast dat:

Van de ingeschreven nieuwkomers en leerlingen per 1 oktober 2025 stelt de instellingsaccountant vast dat:

Bij het accountantsonderzoek wordt vastgesteld dat de inhoud van het actuele OBO voldoet aan de eisen. Hierin moeten eventuele mutaties naar aanleiding van het accountantsonderzoek door de school via de reguliere weg aan DUO worden geleverd. Na verwerking en terugmelding door DUO moet de school het actuele OBO opvragen. Deze wordt geleverd met een lijst van verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd.

De instellingsaccountant stelt een assurance-rapport op bij dit actuele OBO.

In het Programma van Eisen VO-instellingen (PvE) van het Register onderwijsdeelnemers is beschreven hoe de controletotalen worden bepaald.

4.3. Assurance-rapport

1 juli 2025

In deze paragraaf is de voorgeschreven tekst voor een goedkeurend assurance-rapport opgenomen. Ten tijde van het opstellen van dit protocol is de voorbeeldtekst aangepast aan de meest recente NBA-voorbeeldtekst, gebaseerd op de geldende standaarden. De NBA raadt het gebruik van de meest recente NBA-voorbeeldtekst aan. Indien nodig past de accountant onderstaande voorbeeldtekst aan naar de van toepassing zijnde NBA-voorbeeldtekst op het moment van afgifte van het assurance-rapport. De opgenomen voorbeeldtekst is ontleend aan de NBA-voorbeeldtekst Sectie II Voorbeeldrapportages 3.1.1 ‘Assurance-rapport, algemene template in nieuw format bij een redelijke mate van zekerheid’.

Als de instellingsaccountant op grond van de bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet de accountant een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000A vanaf paragraaf 74 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van de NBA.

1 juli 2025

De hieronder voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de relevante gegevens in het OBO voor de VO-instellingen wordt ook opgenomen op de website van DUO in een pdf. Door gebruik te maken van die pdf wordt de voorgeschreven tekst gehanteerd. De accountant vult het format aan met de specifieke kenmerken van de instelling en de benodigde gegevens voor ondertekening, inclusief een digitale handtekening.

(Assurance-rapport – Voortgezet onderwijs – DUO Zakelijk)

Het proces van indienen bij DUO door de onderwijsinstelling is niet gewijzigd.

Aan: Opdrachtgever (indien van toepassing raad van toezicht**) noemen)

Wij hebben de relevante gegevens in het OBO inzake inschrijvingen van ... (naam bestuur) met instellingscode ... te ... (zetel) (hierna: de Gegevens) onderzocht.

Naar ons oordeel zijn de Gegevens van ... (naam bestuur) met instellingscode ... in alle van materieel belang zijnde aspecten juist in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

*) Het OBO (datum uit de bestandsnaam OBO) van DUO betreft de inschrijvingen en sluit met de volgende controlegetallen:

Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de Gegevens’.

Wij zijn onafhankelijk van ... (naam bestuur) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Voor deze opdracht gelden de volgende criteria:

De Gegevens zijn opgesteld voor de Minister van OCW met als doel de berekening van de rijksbijdrage 2026 voor ... (naam vo-school) vast te stellen. Hierdoor zijn de Gegevens mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam bestuur) en de Minister van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Het bestuur is verantwoordelijk dat de Gegevens juist zijn in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria.

Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het meten en evalueren van de Gegevens mogelijk te maken, zodat deze geen afwijkingen van materieel belang bevatten als gevolg van fraude of fouten.

De raad van toezicht**) is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht om tot de juistheid van de Gegevens te komen in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria, als onderdeel van zijn toezicht op de rechtmatige verwerving van de middelen.

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten ontdekken.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS)***) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Ons onderzoek bestond onder andere uit:

Plaats en datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant

**) Voor een instelling op grond van WVO 2020 raad van toezicht vervangen door intern toezichthouder of intern toezichthoudend orgaan (zoals bedoeld in artikel 3.1 en 3.3 van de WVO 2020).

*) Accountantskantoren die de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM) toepassen, waaronder accountantsorganisaties met een oob-vergunning, passen de verwijzing naar de NVKS aan in Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM).

5. Onderzoeksprocedure Register onderwijsdeelnemers sector MBO

5.1. Algemeen

1 juli 2025

Het accountantsprotocol voor de sector mbo wordt conform artikel 2.5.7a, van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB) en krachtens artikel 5.2.5, van het Uitvoeringsbesluit WEB vastgesteld bij ministeriële regeling. Het accountantsprotocol bevat de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de wet- en regelgeving naar de minimale onderzoekswerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen verklaring omtrent de getrouwheid), zoals genoemd in artikel 2.2.4, lid 5, van de WEB bij de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers MBO. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant moet worden gebruikt. Het onderzoek van de instellingsaccountant heeft betrekking op de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de rijksbijdrage conform het Uitvoeringsbesluit WEB.

Het onderdeel onderzoek Register onderwijsdeelnemers sector mbo is van toepassing op (artikel 1.1.1, van de WEB):

Hierna worden deze categorieën ‘de onderwijsinstellingen’ genoemd.

De voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers relevante wet- en regelgeving bestaat uit:

De wet- en regelgeving is ook terug te vinden op https://www.overheid.nl

De te onderzoeken gegevens worden ontleend aan het Register onderwijsdeelnemers (ROD) dat wordt beheerd door DUO. De procedures ten aanzien van de levering en registratie van de gegevens en de uitwisseling hierover met DUO zijn beschreven in de ‘Programma van Eisen MBO-instellingen (PvE)’ en de ‘Programma van Eisen VAVO-instellingen (PvE)‘ (het is mogelijk dat na de publicatie van het protocol nog een bijgestelde versie van deze PvE’s beschikbaar wordt gesteld, waardoor de genoemde links niet meer werken). De actuele versie van de PvE’s is steeds te vinden op de website van DUO.

De gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers van DUO die benodigd zijn voor het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers BO en het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers vavo worden door DUO geleverd in de vorm van het OBO. Deze wordt gemaakt op aanvraag (via de beveiligde site van DUO) van de instelling. Daags na de aanvraag wordt het OBO klaargezet op de beveiligde site van DUO. De instelling krijgt hiervan een bericht.

Indien de instellingsaccountant constateert dat er mutaties moeten worden uitgevoerd op de gegevens in het Register onderwijsdeelnemers, dan moet de instelling deze via de reguliere weg aanleveren aan DUO.

Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet de instelling opnieuw het OBO opvragen. Deze wordt dan geleverd met een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. De instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. De goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

In het OBO zijn meer gegevens opgenomen, dan die waarop het onderzoek van het Register onderwijsdeelnemers van de instellingsaccountant is gericht. Om de gegevens die relevant zijn voor het onderzoek van de instellingsaccountant te selecteren volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen die in hetProgramma van Eisen (PvE) MBO-instellingenen in hetPvE VAVO-instellingenzijn opgenomen voor de instellingsaccountant.

5.2. Onderzoek Register onderwijsdeelnemers

5.2.1. Object van onderzoek

1 december 2022

De gegevens inzake inschrijvingen en diploma’s bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze gegevens vaststelt. De instellingsaccountant geeft daarover een assurance-rapport af.

De instellingsaccountant richt het onderzoek zodanig in dat onjuistheden groter dan 2% (per soort gegevens) worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd.

Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.

De voor het onderzoek relevante soorten gegevens van de onderwijsinstellingen betreffen:

Gelet op deze gegevens, vormt het object van onderzoek van de instellingsaccountants:

Voor zijn onderzoek maakt de instellingsaccountant gebruik van de volgende informatie:

Voor de betekenis van de door DUO uitgevoerde controles en eventuele signalen bij de verwerking van de studentengegevens in het Register onderwijsdeelnemers wordt verwezen naar de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers MBO en de handleiding van het Register onderwijsdeelnemers VAVO, deze zijn beschikbaar via de site van DUO.

5.2.2. Omvang werkzaamheden van de instellingsaccountant

1 december 2024

Risicoanalyse

De instellingsaccountant voert een risicoanalyse uit en legt zijn bevindingen en conclusie vast in zijn dossier. Hierin wordt minimaal aandacht besteed aan alle toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3 minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) en moet duidelijk zijn of er al dan niet sprake is van een significant risico.

De instellingsaccountant betrekt in deze risicoanalyse onder andere de Standaard 240 en de notitie ‘Helderheid in de bekostiging Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie 2004‘.

De werkzaamheden verricht door een interne controle afdeling van de instelling kunnen niet de door de instellingsaccountant te verrichten werkzaamheden vervangen. De werkzaamheden van de interne controle afdeling maken onderdeel uit van de interne beheersingsstructuur van het onderzoeksobject.

Bekostigde studenten aan maatwerktrajecten worden niet gezien als een homogene massa. De instellingsaccountant dient daarom bij instellingen die maatwerktrajecten verzorgen en materieel van omvang zijn (>2% van de totale populatie inschrijvingen) hier specifiek aandacht aan te besteden.

De instellingsaccountant definieert indien mogelijk op grond van zijn risicoanalyse afzonderlijke onderzoekpopulaties binnen de relevante soorten gegevens, zoals genoemd in paragraaf 5.2.1. Dit betekent dat delen van een populatie op grond van de risicoanalyse van de instellingsaccountant ofwel systeemgericht (steunen op IB) ofwel gegevensgericht onderzocht kunnen worden. Dit kan per toetsingspunt verschillend zijn.

Toetsingspunten, die centraal geverifieerd zijn door DUO kunnen buiten beschouwing blijven.

Indien de instellingsaccountant gebruik maakt van afzonderlijke onderzoekpopulaties bij een relevante soort gegeven student (beroepsonderwijs of vavo) per teldatum, dan wordt in ieder geval een afzonderlijke onderzoekpopulatie gedefinieerd voor nieuwe inschrijvingen kort voor de teldatum en voor uitschrijvingen kort na de teldatum. Het risico van deze afzonderlijke onderzoekpopulaties is afhankelijk van de situatie hoger of significant.

Indien de instellingsaccountant voornemens is te steunen op de effectieve werking van specifieke IB, dan dient hij deze interne beheersingsmaatregelen op werking te toetsen. Onder toepassing van de controlestandaarden (waaronder standaard 315 en 330) is het toegestaan dit roulerend te doen (eens in de 3 controles). Interne beheersingsmaatregelen voor een risico dat significant is dienen in de lopende controleperiode getoetst te worden.

Om vast te stellen of de instellingsaccountant kan steunen op de aanwezige IB dient hij werkzaamheden uit te voeren gericht op de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen. De omvang van deze toetsing is afhankelijk van de frequentie van de betreffende maatregel en kan dan ook per maatregel verschillend zijn. De instellingsaccountant voert per interne beheersingsmaatregel minimaal de volgende omvang proceduretesten uit:

Uit de vastlegging van deze werkzaamheden moet blijken welke relevante risico’s en toetsingspunten (zoals genoemd in paragraaf 5.2.3. minimale werkzaamheden onder de werkzaamheden voor studenten (bo en vavo), diploma’s (bo en vavo) en afgesloten (deel)eindexamenvakken (vavo)) door de betreffende IB maatregel zijn afgedekt.

Indien bij het onderzoek gesteund wordt op geautomatiseerde gegevensverwerking, dan dient de betrouwbaarheid hiervan vastgesteld te worden. Indien vastgesteld kan worden dat er gedurende de onderzoeksperiode geen wijzigingen zijn geweest in die geautomatiseerde gegevensverwerking met een mogelijke impact op de te onderzoeken toetsingspunten (dit moet uit het onderzoekdossier van de instellingsaccountant blijken) dan kan volstaan worden met 1 (lijncontrole) test.

Indien één interne beheersingsmaatregel op dezelfde wijze van toepassing is op meerdere relevante soorten gegevens dan wordt bedoeld dat voor de toetsing van die betreffende maatregel volstaan kan worden met het minimum aantal testen uit de tabel. Hierbij dienen deze testen wel dusdanig gespreid te worden dat de relevante soorten gegevens in voldoende mate in de toetsing worden meegenomen.

Indien de instellingsaccountant naar aanleiding van de risicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de werking van de IB tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de goede werking van de IB, dient in het onderzoekdossier vast te liggen op grond waarvan de instellingsaccountant tot deze conclusie komt.

Ongeacht de inschatting van risico’s op een afwijking van materieel belang dient de instellingsaccountant gegevensgerichte controles op te zetten en uit te voeren voor alle soorten relevante gegevens zoals genoemd in paragraaf 5.2.1.

Tot de gegevensgerichte werkzaamheden worden NIET de bij de toetsing van de werking van de IB uitgevoerde werkzaamheden gerekend.

Indien in de gegevensgerichte werkzaamheden fouten worden gevonden, dan maakt het voor de evaluatie en het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden niet uit of de fout wel of niet gevolgen heeft voor de bekostiging. Als bijvoorbeeld de datum begin (record ISP) op 1 augustus staat, maar het moet 15 augustus zijn, dan is dit een fout.

Indien de instellingsaccountant op grond van zijn verrichte werkzaamheden tot de conclusie komt dat hij kan steunen op de effectieve werking van de IB, kan de instellingsaccountant zijn gegevensgerichte werkzaamheden (per soort gegevens) beperken tot: