Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten

De Staten die dit Verdrag hebben ondertekend,

Verlangende om het vereiste van diplomatieke of consulaire legalisatie van buitenlandse openbare akten af te schaffen,

Hebben besloten te dien einde een Verdrag te sluiten en zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1

Dit Verdrag is van toepassing op openbare akten die zijn opgemaakt op het grondgebied van een Verdragsluitende Staat en moeten worden overgelegd op het grondgebied van een andere Verdragsluitende Staat.

In dit Verdrag wordt onder openbare akten verstaan:

• a). stukken, afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat, hieronder begrepen stukken, afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder;

• b). administratieve stukken;

• c). notariële akten;

• d). op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening.

Nochtans is dit Verdrag niet van toepassing:

• a). op stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren;

• b). op administratieve stukken die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.

Artikel 2

Iedere Verdragsluitende Staat stelt de stukken waarop dit Verdrag van toepassing is en die op zijn grondgebied moeten worden overgelegd, vrij van legalisatie. In dit Verdrag wordt onder legalisatie uitsluitend verstaan de formaliteit waarbij de diplomatieke of consulaire ambtenaren van het land op welks grondgebied de akte moet worden overgelegd, een bevestigende verklaring afgeven omtrent de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

Artikel 3

Ter bevestiging van de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk, mag geen andere formaliteit worden verlangd dan toevoeging van de in artikel 4 beschreven apostille, afgegeven door de bevoegde autoriteit van de staat waaruit het stuk afkomstig is.

De formaliteit genoemd in het vorige lid kan echter niet worden verlangd, indien hetzij de wetten, reglementen of gewoonten, geldende in de staat waar de akte wordt overgelegd, hetzij een overeenkomst tussen twee of meer Verdragsluitende Staten deze formaliteit ter zijde stellen of vereenvoudigen, dan wel het stuk van legalisatie vrijstellen.

Artikel 4

De apostille bedoeld in artikel 3, eerste lid, wordt op het stuk zelf of op een verlengstuk gesteld; zij moet overeenstemmen met het model dat als bijlage aan dit Verdrag is toegevoegd.

Zij kan echter worden gesteld in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft. De in het model voorgeschreven tekst kan ook in een tweede taal worden gesteld. Het opschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” moet in de Franse taal zijn gesteld.

Artikel 5

De apostille wordt afgegeven op verzoek van de ondertekenaar of de houder van het stuk.

Behoorlijk ingevuld bevestigt zij de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

De handtekening, het zegel of het stempel op de apostille behoeven niet voor echt te worden verklaard.

Artikel 6

Iedere Verdragsluitende Staat wijst, de officiële functie vermeldende, de autoriteiten aan, bevoegd om apostilles als bedoeld in artikel 3, eerste lid, af te geven.

Hij geeft van deze aanwijzing kennis aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland op het tijdstip van de nederlegging van zijn akte van bekrachtiging of toetreding of van verklaringen nopens de toepasselijkheid van dit Verdrag. Hij geeft dat Ministerie eveneens kennis van elke verandering met betrekking tot de aangewezen autoriteiten.

Artikel 7

Elke overeenkomstig artikel 6 aangewezen autoriteit houdt een register of een kaartsysteem aan, waarin van de afgegeven apostilles aantekening wordt gehouden onder vermelding van:

• a). het volgnummer en de datum van de apostille,

• b). de naam van de ondertekenaar van de openbare akte en de hoedanigheid waarin hij heeft gehandeld of, indien de akte niet is ondertekend, de naam van de autoriteit die het stuk heeft gezegeld of gestempeld.

Op verzoek van iedere belanghebbende dient de autoriteit die de apostille heeft afgegeven, na te gaan of de gegevens in de apostille overeenstemmen met die van het register of het kaartsysteem.

Artikel 8

Wanneer er tussen twee of meer Verdragsluitende Staten verdragen, overeenkomsten of regelingen bestaan, die bepalingen bevatten, welke het voor echt verklaren van de handtekening, het zegel of het stempel aan zekere formaliteiten onderwerpen, stelt het onderhavige Verdrag deze bepalingen slechts ter zijde, indien die formaliteiten stringenter zijn dan die bedoeld in de artikelen 3 en 4.

Artikel 9

Iedere Verdragsluitende Staat neemt de nodige maatregelen om te voorkomen, dat zijn diplomatieke of consulaire ambtenaren tot legalisatie overgaan in de gevallen waarin dit Verdrag voorziet in vrijstelling van legalisatie.

Artikel 10

Dit Verdrag staat ter ondertekening open voor de staten vertegenwoordigd op de Negende Zitting van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, alsmede voor Ierland, Liechtenstein, Turkije en IJsland.

Het dient te worden bekrachtigd en de akten van bekrachtiging worden nedergelegd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Artikel 11

Dit Verdrag treedt in werking op de zestigste dag na de nederlegging van de derde akte van bekrachtiging bedoeld in artikel 10, tweede lid.

Voor iedere ondertekenende staat die het Verdrag later bekrachtigt, treedt het in werking op de zestigste dag na de datum van nederlegging van zijn akte van bekrachtiging.

Artikel 12

Iedere niet in artikel 10 genoemde staat kan tot dit Verdrag toetreden, nadat het krachtens artikel 11, eerste lid, in werking is getreden. De akte van toetreding wordt nedergelegd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

De toetreding heeft slechts gevolg ten aanzien van de betrekkingen tussen de toetredende staat en die Verdragsluitende Staten die tegen die toetreding geen bezwaar hebben gemaakt binnen zes maanden na de ontvangst van de mededeling bedoeld in artikel 15, onder d. Zodanig bezwaar wordt ter kennis gebracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Het Verdrag treedt tussen de toetredende staat en de staten die daartegen geen bezwaar hebben gemaakt in werking op de zestigste dag na het verstrijken van de in het vorige lid genoemde termijn van zes maanden.

Artikel 13

Iedere staat kan op het ogenblik van ondertekening, bekrachtiging of toetreding verklaren, dat dit Verdrag mede van toepassing zal zijn op alle gebieden voor welker internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is, of op een of meer van die gebieden. Deze verklaring wordt van kracht op het tijdstip waarop het Verdrag voor die staat in werking treedt.

Daarna zal van iedere zodanige toepasselijkverklaring mededeling worden gedaan aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Indien de toepasselijkverklaring wordt gedaan door een staat die het Verdrag heeft ondertekend en bekrachtigd, treedt het Verdrag voor de betrokken gebieden in werking overeenkomstig het bepaalde in artikel 11. Wordt die verklaring gedaan door een staat die tot het Verdrag is toegetreden, dan treedt het Verdrag voor de betrokken gebieden in werking overeenkomstig het bepaalde in artikel 12.

Artikel 14

Dit Verdrag blijft gedurende vijf jaar van kracht, te rekenen van de datum van zijn inwerkingtreding overeenkomstig artikel 11, eerste lid, af, zelfs voor de staten die het later hebben bekrachtigd of ertoe zijn toegetreden.

Het Verdrag wordt, behoudens opzegging, stilzwijgend verlengd, telkens voor vijf jaar.

De opzegging moet ten minste zes maanden voor het einde van de termijn van vijf jaren ter kennis worden gebracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland.

Zij kan zich beperken tot een of meer van de gebieden waarop het Verdrag van toepassing is.

De opzegging wordt slechts van kracht ten opzichte van de staat die haar heeft medegedeeld. Het Verdrag blijft van kracht voor de andere Verdragsluitende Staten.

Artikel 15

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland deelt de staten bedoeld in artikel 10, alsmede de staten die zijn toegetreden overeenkomstig het in artikel 12 bepaalde, het volgende mede:

• a). de kennisgevingen bedoeld in artikel 6, tweede lid;

• b). de ondertekeningen en bekrachtigingen bedoeld in artikel 10;

• c). de datum waarop dit Verdrag krachtens de bepalingen van artikel 11, eerste lid, in werking treedt;

• d). de toetredingen en bezwaren bedoeld in artikel 12 en de datum waarop de toetredingen van kracht worden;

• e). de toepasselijkverklaringen bedoeld in artikel 13 en de datum waarop zij van kracht worden;

• f). de opzeggingen bedoeld in artikel 14, derde lid.

In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed the present Convention.

Done at The Hague the 5th October 1961, in French and in English, the French text prevailing in case of divergence between the two texts, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Government of the Netherlands, and of which a certified copy shall be sent, through the diplomatic channel, to each of the States represented at the Ninth session of the Hague Conference on Private International Law and also to Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.