Overeenkomst betreffende de internationale samenwerking op het gebied van administratieve bijstand aan vluchtelingen

Met het oog op de afgifte van documenten of verklaringen overeenkomstig artikel 25 van het op 28 juli 1951 te Genève ondertekende Verdrag betreffende de status van vluchtelingen, kan de Overeenkomstsluitende Staat op het grondgebied waarvan een vluchteling, in de zin van het hiervoor bedoelde Verdrag en van het Protocol van 1967 betreffende de status van vluchtelingen, rechtmatig verblijft, zich wenden tot iedere andere Overeenkomstsluitende Staat op het grondgebied waarvan betrokkene eerder heeft verbleven, ten einde gegevens te verkrijgen omtrent de identiteit en de burgerlijke staat waarmee hij in die Staat is toegelaten of ingeschreven.

In geen geval mag een dergelijk verzoek worden gericht aan de Staat van herkomst van betrokkene. Ten aanzien van iedere andere Staat onthoudt de Staat van verblijf zich ervan een dergelijk verzoek te doen wanneer hierdoor de veiligheid van de vluchteling of van zijn familieleden in gevaar zou kunnen worden gebracht.

De verzoekende Staat mag de op grond van deze Overeenkomst verstrekte gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan die zijn aangeduid in het eerste lid.

De uitwisseling van gegevens geschiedt tussen de in artikel 3 aangewezen autoriteiten, hetzij rechtstreeks hetzij langs diplomatieke of consulaire weg, door middel van een meertalig formulier, waarvan het model als bijlage is gehecht aan deze Overeenkomst.

De aangezochte autoriteit dient op het formulier, naast de door de verzoekende autoriteit gevraagde gegevens de gegevens te vermelden waarover zij beschikt, behalve in de gevallen waarin zij meent dat door de openbaarmaking ervan haar openbare orde of de veiligheid van de vluchteling of van zijn familieleden in gevaar zouden kunnen worden gebracht.

Het formulier wordt zo spoedig mogelijk kosteloos teruggezonden.

Alle in het formulier op te nemen gegevens worden geschreven in Latijnse drukletters; zij kunnen bovendien worden geschreven in de lettertekens van de taal van de verzoekende autoriteit.

Indien de verzoekende autoriteit of de aangezochte autoriteit niet in staat is een vakje of een gedeelte van een vakje te vullen, dan wordt dit vakje of dit gedeelte van het vakje door strepen onbruikbaar gemaakt.

De data worden geschreven in Arabische cijfers; zij geven achtereenvolgens aan onder de symbolen Jo, Mo en An, de dag, de maand en het jaar. De dag en de maand worden aangeduid door twee cijfers, het jaar door vier cijfers. De eerste negen dagen van de maand en de eerste negen maanden van het jaar worden aangeduid door de cijfers 01 tot en met 09.

De naam van iedere plaats vermeld op het formulier wordt gevolgd door de naam van de Staat waar deze plaats is gelegen, wanneer deze Staat niet de Staat is van de verzoekende autoriteit.

Uitsluitend de volgende symbolen worden gebruikt:

In geval van huwelijk, van scheiding van tafel en bed, van ontbinding of van nietigverklaring van het huwelijk, worden na de vermelding van het desbetreffende symbool, de datum en de plaats van de gebeurtenis vermeld.

Op de voorzijde van ieder formulier worden de onveranderlijke vermeldingen, met uitzondering van de in artikel 5 voor de data voorgeschreven symbolen, gedrukt in ten minste twee talen, waaronder de officiële taal of één van de officiële talen van de verzoekende Staat en de Franse taal.

De betekenis van de symbolen dient in ieder geval te worden aangegeven in de officiële taal of één van de officiële talen van elk van de Staten die, op het tijdstip van ondertekening van deze Overeenkomst lid zijn van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand, alsmede in de Engelse taal.

Op de achterzijde van ieder formulier moeten staan:

Iedere vertaling moet worden goedgekeurd door het Bureau van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand.

Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de derde maand volgend op de maand van nederlegging van de tweede akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding.

Ten aanzien van de Staat die de Overeenkomst na haar inwerkingtreding bekrachtigt, aanvaardt, goedkeurt of hiertoe toetreedt, wordt de Overeenkomst van kracht op de eerste dag van de derde maand volgend op de maand waarin deze Staat zijn akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding heeft nedergelegd.

ledere Staat kan bij de ondertekening, de bekrachtiging, de aanvaarding, de goedkeuring of de toetreding of op ieder tijdstip daarna verklaren dat deze Overeenkomst zich uitstrekt tot alle gebieden voor welker internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is of tot een of meer van deze gebieden.

Deze verklaring wordt ter kennis gebracht van de Zwitserse Bondsraad en de uitbreiding wordt van kracht op een tijdstip waarop de Overeenkomst voor bedoelde Staat in werking treedt of, indien de kennisgeving later plaatsvindt, op de eerste dag van de derde maand volgend op de maand van ontvangst van de kennisgeving.

Iedere verklaring inzake uitbreiding kan worden ingetrokken door middel van een aan de Zwitserse Bondsraad gerichte kennisgeving en de Overeenkomst houdt op van toepassing te zijn in het bedoelde gebied op de eerste dag van de derde maand volgend op de maand van ontvangst van voornoemde kennisgeving.

Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

Iedere Staat die partij is bij deze Overeenkomst, is evenwel bevoegd de Overeenkomst op te zeggen te allen tijde na het verstrijken van een termijn van één jaar te rekenen vanaf de datum waarop de Overeenkomst voor deze Staat in werking is getreden. De opzegging wordt ter kennis gebracht van de Zwitserse Bondsraad en wordt van kracht op de eerste dag van de zesde maand volgend op de maand van ontvangst van deze kennisgeving. De Overeenkomst blijft tussen de overige Staten van kracht.

De Zwitserse Bondsraad stelt de Staten die lid zijn van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand alsmede iedere andere Staat die tot deze Overeenkomst is toegetreden, in kennis van:

De Zwitserse Bondsraad doet de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand mededeling van iedere kennisgeving gedaan overeenkomstig het eerste lid.

Zodra deze Overeenkomst in werking is getreden, wordt door de Zwitserse Bondsraad een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift gezonden aan de Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties voor registratie en publikatie overeenkomstig het bepaalde in artikel 102 van het Handvest van de Verenigde Naties.