Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand

De Staten die deze Overeenkomst hebben ondertekend, verlangend de voorschriften te verbeteren betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit bepaalde akten van de burgerlijke stand, met name wanneer zij bestemd zijn om in het buitenland te worden gebruikt, zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1

Uittreksels uit akten van de burgerlijke stand betreffende geboorte, huwelijk of overlijden worden, wanneer een belanghebbende partij dit verzoekt of wanneer het gebruik ervan een vertaling noodzakelijk maakt, opgemaakt in de vorm van de formulieren A, B en C die als bijlagen bij deze Overeenkomst zijn gevoegd.

In iedere Overeenkomstsluitende Staat worden deze uittreksels slechts afgegeven aan personen die bevoegd zijn letterlijke afschriften te verkrijgen.

Artikel 2

De uittreksels worden opgemaakt op grondslag van de oorspronkelijke in de akte vermelde gegevens en de later op de akte gestelde kantmeldingen.

Artikel 3

Iedere Overeenkomstsluitende Staat is bevoegd de formulieren die als bijlagen bij deze Overeenkomst zijn gevoegd, aan te vullen met vakjes en symbolen ter aanduiding van andere gegevens of kantmeldingen van de akte, op voorwaarde dat de tekst ervan vooraf is goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand.

Iedere Overeenkomstsluitende Staat is evenwel bevoegd een vakje toe te voegen dat voor vermelding van een identificatienummer is bestemd.

Artikel 4

Alle gegevens die op de formulieren moeten worden opgenomen, worden geschreven in Latijnse drukletters; zij kunnen bovendien worden geschreven in de lettertekens van de taal die is gebruikt bij het opmaken van de akte waarop zij betrekking hebben.

Artikel 5

De data worden geschreven in Arabische cijfers; zij geven achtereenvolgens aan, onder de symbolen Jo, Mo en An, de dag, de maand en het jaar. De dag en de maand worden aangeduid door twee cijfers, het jaar door vier cijfers. De eerste negen dagen van de maand en de eerste negen maanden van het jaar worden aangeduid door de cijfers 01 tot en met 09.

De naam van iedere plaats vermeld in een uittreksel wordt gevolgd door de naam van de Staat waarin die plaats is gelegen, wanneer deze Staat niet de Staat is waar het uittreksel wordt afgegeven.

Het identificatienummer wordt voorafgegaan door de naam van de Staat die het nummer heeft toegekend.

Om het geslacht aan te geven worden uitsluitend de volgende symbolen gebruikt: M = mannelijk, F = vrouwelijk.

Voor het aangeven van huwelijk, scheiding van tafel en bed, echtscheiding, nietigverklaring van het huwelijk, overlijden van degene op wie de geboorte-akte betrekking heeft alsmede overlijden van de man of de vrouw worden uitsluitend de navolgende symbolen gebruikt: Mar = huwelijk; Sc = scheiding van tafel en bed; Div = echtscheiding; A = nietigverklaring; D = overlijden; Dm = overlijden van de man; Df = overlijden van de vrouw. Na deze symbolen worden vermeld de datum waarop en de plaats waar het feit heeft plaatsgevonden. Na het symbool „Mar” worden bovendien vermeld de naam en de voornamen van de echtgenoot of echtgenote.

Artikel 6

Op de voorzijde van ieder uittreksel worden de onveranderlijke formules, met uitzondering van de symbolen genoemd in artikel 5 wat betreft de data, gedrukt in ten minste twee talen waaronder de officiële taal of een van de officiële talen van de Staat waar het uittreksel wordt afgegeven, alsmede in de Franse taal.

De betekenis van de symbolen moet hierop worden aangegeven in ten minste de officiële taal of een van de officiële talen van ieder van de Staten die, bij de ondertekening van deze Overeenkomst, lid zijn van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand dan wel partij zijn bij de Overeenkomst van Parijs van 27 september 1956 betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland, alsmede in de Engelse taal.

Op de achterzijde van ieder uittreksel moeten staan:

• -. een verwijzing naar de Overeenkomst, in de talen aangegeven in het tweede lid van dit artikel,

• -. de vertaling van de onveranderlijke formules in de talen aangegeven in het tweede lid van dit artikel, voor zover deze talen niet zijn gebruikt op de voorzijde,

• -. een samenvatting van de artikelen 3, 4, 5 en 7 van de Overeenkomst, ten minste in de taal van de autoriteit die het uittreksel afgeeft.

Iedere Staat die tot deze Overeenkomst toetreedt, doet aan de Zwitserse Bondsraad, bij de nederlegging van zijn akte van toetreding mededeling van de vertaling in zijn officiële taal of talen van de onveranderlijke formules en van de betekenis van de symbolen.

Deze vertaling wordt door de Zwitserse Bondsraad toegezonden aan de Overeenkomstsluitende Staten en aan de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand.

Iedere Overeenkomstsluitende Staat is bevoegd deze vertaling toe te voegen aan de uittreksels die door zijn autoriteiten worden afgegeven.

Artikel 7

Indien de tekst van de akte het niet mogelijk maakt een vakje of een gedeelte van een vakje van het uittreksel in te vullen, wordt dit vakje of dit gedeelte van het vakje door strepen onbruikbaar gemaakt.

Artikel 8

De uittreksels vermelden de datum van hun afgifte en worden voorzien van de handtekening en het zegel van de autoriteit die ze heeft afgegeven. Zij hebben dezelfde rechtskracht als de uittreksels afgegeven overeenkomstig de in de Staat van afgifte geldende voorschriften van intern recht.

Zij worden zonder legalisatie of overeenkomstige formaliteit aanvaard op het grondgebied van iedere Staat die partij bij deze Overeenkomst is.

Artikel 9

Behoudens de internationale overeenkomsten betreffende de kosteloze afgifte van afschriften van of uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, mogen voor uittreksels afgegeven op grond van deze Overeenkomst geen hogere rechten worden geheven dan voor uittreksels welke in de betrokken Staat overeenkomstig de geldende interne wetgeving zijn opgemaakt.

Artikel 10

Deze Overeenkomst belet niet, dat van akten van de burgerlijke stand letterlijke afschriften worden verstrekt overeenkomstig de voorschriften van intern recht van het land waar deze akten zijn opgemaakt of overgeschreven.

Artikel 11

Iedere Overeenkomstsluitende Staat kan, bij de ondertekening, bij de kennisgeving bedoeld in artikel 12 of bij de toetreding, verklaren zich het recht voor te behouden om deze Overeenkomst niet toe te passen op uittreksels uit geboorteakten van geadopteerde kinderen.

Artikel 12

De Overeenkomstsluitende Staten stellen de Zwitserse Bondsraad in kennis van de voltooiing van de door hun Grondwet vereiste procedures voor de toepassing van deze Overeenkomst binnen hun grondgebied.

De Zwitserse Bondsraad doet de Overeenkomstsluitende Staten en de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand mededeling van iedere kennisgeving in de zin van het vorige lid.

Artikel 13

Deze Overeenkomst treedt in werking op de dertigste dag na de datum van nederlegging van de vijfde kennisgeving en is van dat tijdstip af van kracht tussen de vijf Staten die deze formaliteit hebben vervuld.

Voor iedere Overeenkomstsluitende Staat die de in het voorgaande artikel bedoelde formaliteit later vervult, wordt deze Overeenkomst van kracht op de dertigste dag na de datum van nederlegging van zijn kennisgeving.

Zodra deze Overeenkomst in werking is getreden, zendt de Regering die depositaris is de tekst ervan aan het Secretariaat van de Verenigde Naties ten einde deze te laten registreren en publiceren overeenkomstig artikel 102 van het Handvest der Verenigde Naties.

Artikel 14

De op 27 september 1956 te Parijs ondertekende Overeenkomst betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland houdt op van toepassing te zijn tussen de Staten ten aanzien waarvan deze Overeenkomst in werking is getreden.

Artikel 15

Het in artikel 11 bedoelde voorbehoud kan te allen tijde geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken. De intrekking wordt aan de Zwitserse Bondsraad medegedeeld.

De Zwitserse Bondsraad doet de Overeenkomstsluitende Staten en de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand mededeling van iedere kennisgeving in de zin van het vorige lid.

Artikel 16

Deze Overeenkomst is van rechtswege van toepassing in het gehele moederland van iedere Overeenkomstsluitende Staat.

Iedere Staat kan, bij de ondertekening, bij de kennisgeving, bij de toetreding of op een later tijdstip door middel van een aan de Zwitserse Bondsraad gerichte kennisgeving verklaren dat de bepalingen van deze Overeenkomst van toepassing zullen zijn op een of meer van zijn buiten het moederland gelegen gebieden, van de Staten of van de gebieden voor welker internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is. De Zwitserse Bondsraad doet van laatstgenoemde kennisgeving mededeling aan ieder der Overeenkomstsluitende Staten en aan de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand. De bepalingen van deze Overeenkomst worden in het gebied of de gebieden, in de kennisgeving aangewezen, van toepassing op de zestigste dag na de datum waarop de Zwitserse Bondsraad de bedoelde kennisgeving heeft ontvangen.

Iedere Staat die een verklaring heeft afgelegd overeenkomstig het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, kan nadien op ieder tijdstip door middel van een aan de Zwitserse Bondsraad gerichte kennisgeving verklaren dat deze Overeenkomst niet langer van toepassing zal zijn in een of meer van de in de verklaring genoemde Staten of gebieden.

De Zwitserse Bondsraad doet van de nieuwe kennisgeving mededeling aan ieder der Overeenkomstsluitende Staten en aan de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand.

De Overeenkomst houdt op van toepassing te zijn in het bedoelde gebied op de zestigste dag na de datum waarop de Zwitserse Bondsraad laatstgenoemde kennisgeving heeft ontvangen.

Artikel 17

Iedere Staat kan tot deze Overeenkomst toetreden nadat deze in werking is getreden. De akte van toetreding wordt nedergelegd bij de Zwitserse Bondsraad. Deze doet aan ieder der Overeenkomstsluitende Staten en aan de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand mededeling van iedere nederlegging van een akte van toetreding. De Overeenkomst treedt voor de toetredende Staat in werking op de dertigste dag na de datum van nederlegging van de akte van toetreding.

Artikel 18

Deze Overeenkomst blijft voor onbepaalde tijd van kracht. Ieder der Overeenkomstsluitende Staten heeft evenwel het recht de Overeenkomst te allen tijde op te zeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving gericht aan de Zwitserse Bondsraad, die de andere Overeenkomstsluitende Staten en de Secretaris-Generaal van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand hiervan mededeling doet.

Van dit recht tot opzegging kan door een Staat eerst gebruik worden gemaakt na het verstrijken van een termijn van één jaar te rekenen van de datum waarop de Overeenkomst te zijnen aanzien in werking is getreden.

De opzegging wordt van kracht zes maanden na de datum waarop de Zwitserse Bondsraad de in het eerste lid van dit artikel bedoelde kennisgeving heeft ontvangen.

EN FOI DE QUOI les représentants soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.

FAIT à Vienne, le 8 septembre 1976, en un seul exemplaire qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse et dont une copie certifiée conforme sera remise par la voie diplomatique à chacun des Etats contractants et au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'Etat Civil.