Overeenkomst inzake de Internationale Opsporingsdienst

Preambule

Overwegende dat de Internationale Opsporingsdienst werd opgericht teneinde vermiste personen op te sporen en de documenten over Duitsers en niet-Duitsers die in nationaal-socialistische concentratie- of werkkampen geïnterneerd zijn geweest of over niet-Duitsers die werden verplaatst ten gevolge van de Tweede Wereldoorlog, te verzamelen, te classificeren, in stand te houden en toegankelijk te maken voor regeringen en belanghebbenden;

Indachtig de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, beide tot stand gekomen te Bonn op 6 juni 1955, zoals gewijzigd bij het Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 23 augustus 1960, het Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Bonn en Genève op 30 september en 7 oktober 1960, bij het Akkoord inzake verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Bonn op 15 oktober 1973, en bij het Akkoord inzake verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Genève op 22 december 1972, bij het Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, tot stand gekomen te Berlijn op 16 mei 2006 en bij het Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Genève op 16 mei 2006, alsmede het Verdrag inzake de rechtspositie van de Internationale Opsporingsdienst te Arolsen, tot stand gekomen te Bonn op 15 juli 1993;

Geleid door de wens de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen op het gebied van instandhouding en opsporing voort te zetten en tegelijkertijd uitbreiding van de werkzaamheden mogelijk te maken waardoor de Internationale Opsporingsdienst zich geleidelijk kan ontwikkelen tot een centrum voor documentatie, informatie en onderzoek, opdat het lot van de slachtoffers van het nationaal socialisme en van de overlevenden bestudeerd kan blijven worden en de kennis daarover kan worden doorgegeven aan toekomstige generaties;

Geleid door de wens ten behoeve van onderzoeksdoeleinden toegang te waarborgen tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst, zowel ter plekke als door middel van kopieën van de archieven en documenten die de partijen bij deze Overeenkomst hebben ontvangen of via andere middelen, zoals toegang op afstand;

Opnieuw bevestigend dat deze Overeenkomst de eigendomsrechten van de archieven en documenten die berusten bij de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen onverlet laat;

Overwegende dat de partijen bij deze Overeenkomst van oordeel zijn dat de bescherming van persoonsgegevens voldoende gewaarborgd wordt door de nationale wetgeving van elk van hen en dat zij verwachten dat elke partij bij deze Overeenkomst bij het verlenen van toegang tot de kopieën rekening houdt met de gevoeligheid van bepaalde informatie die daarin vervat kan zijn;

Vaststellend dat, als gevolg van de uitbreiding van de werkzaamheden van de Internationale Opsporingsdienst, het Internationale Comité van het Rode Kruis de wens heeft geuit zich terug te trekken uit de leiding en het beheer van de Internationale Opsporingsdienst;

Eraan herinnerende dat door de kennisgeving door het Internationale Comité van het Rode Kruis aan de voorzitter van de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst op 14 april 2011, deze terugtrekking en beëindiging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis, tot stand gekomen te Bonn op 6 juni 1955, zoals gewijzigd, op 31 december 2012 van kracht wordt, overeenkomstig de voorwaarden van die Overeenkomst;

Geleid door de wens de integriteit en de instandhouding van de originele archieven en documenten te waarborgen en de historische structuur als geheel voort te zetten en daarbij de Internationale Opsporingsdienst op onpartijdige en verantwoorde wijze te blijven beheren en leiden, waarbij het internationale karakter van de dienst tot uiting komt;

Erkennend de blijvende bijdrage van de Bondsrepubliek Duitsland als gastheerland van de Internationale Opsporingsdienst;

Zijn het volgende overeengekomen:

I. DOELSTELLINGEN EN TAKEN

Artikel 1. Rol van de Internationale Opsporingsdienst

Als unieke bron van informatie over aangelegenheden die betrekking hebben op vervolgingen door het nationaal-socialistische regime en op de verplaatsingen van personen als gevolg van de verschrikkingen van de Tweede Wereldoorlog in Europa, blijft de Internationale Opsporingsdienst, die zijn zetel heeft in Bad Arolsen, fungeren als internationaal centrum voor het conserveren, in stand houden, catalogiseren en indexeren van de archieven en documenten die in zijn gebouwen worden bewaard, om opsporing van slachtoffers, onderzoek, gedenken en herdenken, juridische ondersteuning en andere taken die binnen zijn bevoegdheid vallen te vergemakkelijken.

Artikel 2. Conserveren, in stand houden, catalogiseren en indexeren

De Internationale Opsporingsdienst waarborgt de conservering van de originele archieven en documenten, die in zijn gebouwen worden bewaard, onder meer door het creëren en handhaven van de juiste omstandigheden voor het conserveren van de archieven en documenten en door het nemen van passende maatregelen die nodig kunnen zijn om achteruitgang tegen te gaan en te voorkomen of om de archieven en documenten te herstellen. De Internationale Opsporingsdienst waarborgt als beheerder van originele archieven en documenten de integriteit ervan, alsmede het in stand houden en voortzetten van de historische structuur van de collectie als geheel, tenzij de Internationale Commissie met eenparigheid van stemmen anderszins besluit.

Artikel 3. Opsporing

De Internationale Opsporingsdienst stelt voor humanitaire doeleinden alle relevante informatie uit zijn archieven en documenten ter beschikking, die van direct belang is voor een persoon of meerdere personen die om deze informatie vraagt of vragen. De informatie wordt, voor dezelfde doeleinden, eveneens ter beschikking gesteld aan vertegenwoordigers van de Internationale Commissie, aan verbindingsambtenaren die zijn benoemd door de partijen bij deze Overeenkomst en, met toestemming van de Internationale Commissie, aan iedere gouvernementele of niet-gouvernementele organisatie die de informatie opvraagt ten behoeve van belanghebbende partijen of hun vertrouwelingen, beheerders of executeurs.

Artikel 4. Onderzoek

a. Archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst, zijn beschikbaar voor onderzoek door middel van toegang tot de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst en door middel van toegang tot kopieën van de archieven en documenten die partijen bij deze Overeenkomst hebben ontvangen.

b. De Internationale Opsporingsdienst kan op basis van zijn archieven en documenten onderzoek uitvoeren.

Artikel 5. Gedenken en herdenken

a. Met het oog op gedenken en herdenken kan de Internationale Opsporingsdienst in zijn gebouwen onder andere tentoonstellingen organiseren en educatieve initiatieven ontplooien op basis van zijn archieven en documenten.

b. De Internationale Opsporingsdienst kan gedenken en herdenken faciliteren op andere locaties op het grondgebied van partijen bij deze Overeenkomst en, onder de door de Internationale Commissie vast te stellen voorwaarden, in staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst.

Artikel 6. Juridische ondersteuning

a. Op verzoek van de bevoegde gerechtelijke autoriteiten kan de Internationale Opsporingsdienst ondersteuning bieden bij processen en andere gerechtelijke procedures, die plaatsvinden onder de rechtsmacht van een partij bij deze Overeenkomst, op basis van informatie die redelijkerwijs kan worden verkregen uit zijn archieven en documenten.

b. Alle verzoeken van bevoegde gerechtelijke autoriteiten van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst worden ter beslissing doorverwezen naar de Internationale Commissie.

c. Over het afleggen van een getuigenverklaring door een ambtenaar of medewerker van de Internationale Opsporingsdienst tijdens een proces of andere gerechtelijke procedure dient vooraf door de Internationale Commissie te worden beslist.

d. Voor het verlenen van diensten in civiele procedures kan de Internationale Opsporingsdienst kosten in rekening brengen.

Artikel 7. Overige taken

De Internationale Opsporingsdienst kan, na een met eenparigheid van stemmen genomen besluit van de Internationale Commissie, werkzaamheden verrichten die buiten de reikwijdte van de artikelen 2 tot en met 6 van deze Overeenkomst vallen, op voorwaarde dat deze verband houden met de informatie in de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst.

II. TOEGANG TOT INFORMATIE, ARCHIEVEN EN DOCUMENTEN

Artikel 8. Regels inzake toegang en gebruik

Elke vertegenwoordiger in de Internationale Commissie en elke verbindingsambtenaar die is benoemd door de partijen bij deze Overeenkomst heeft vrije toegang tot alle archieven en documenten die berusten bij de Internationale Opsporingsdienst. Deze personen stemmen hun activiteiten af met de directeur.

Toegang tot archieven en documenten ten behoeve van opsporing en onderzoek in de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst wordt in de ruimst mogelijke mate gewaarborgd, in overeenstemming met de onderstaande bepalingen:

• a. Informatie ten behoeve van opsporing wordt op verzoek en kosteloos verstrekt.

• b. Toegang tot de archieven en documenten voor onderzoek in de gebouwen van de Internationale Opsporingsdienst wordt verleend op voorwaarde dat alle passende maatregelen zijn genomen, teneinde te waarborgen dat de werkzaamheden die verband houden met dit onderzoek niet wezenlijk ten koste gaan van de uitvoering van de taken van de Internationale Opsporingsdienst met betrekking tot zijn humanitaire mandaat in overeenstemming met artikel 3 van deze Overeenkomst.

• c. Gebruik voor onderzoeksdoeleinden van de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst wordt op verzoek toegestaan. De voorwaarden voor dergelijk gebruik worden vastgesteld door de Internationale Commissie in met eenparigheid van stemmen aangenomen richtlijnen inzake het gebruik, met inbegrip van een overzicht van de tarieven. Als algemeen beginsel geldt dat het gebruik wordt beperkt tot archieven en documenten in digitale vorm. Bij toegang tot originele archieven en documenten wordt naar behoren rekening gehouden met hun staat van conservering. De onderzoeker verklaart schriftelijk de door de Internationale Commissie vastgestelde voorschriften voor toegang na te leven.

• d. Niettegenstaande lid c) van dit artikel, kunnen de archieven en documenten die zijn overgedragen aan of ter beschikking gesteld van de Internationale Opsporingsdienst, op grond van een schriftelijke overeenkomst ten tijde van de nederlegging, houdende dat de Internationale Opsporingsdienst het exclusieve gebruiksrecht geniet, uitsluitend worden gebruikt of nogmaals worden gekopieerd, indien de schenker van de archieven en documenten, of in voorkomende gevallen diens rechtsopvolger, daarmee schriftelijk heeft ingestemd.

• e. De onderzoeker of gebruiker van de archieven en documenten is volgens het van toepassing zijnde nationale recht persoonlijk aansprakelijk voor de openbaarmaking van persoonsgegevens.

Artikel 9. Kopieën van de archieven en documenten

a. Elke partij bij deze Overeenkomst ontvangt op verzoek een enkele kopie van de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst.

b. Elke partij bij deze Overeenkomst kan deze archieven en documenten toegankelijk maken voor onderzoek in de gebouwen van een geschikt archiefcentrum of via toegang op afstand op haar grondgebied. Toegang wordt verleend in overeenstemming met de relevante nationale wetgeving en nationale regels en gebruiken voor archiefbeheer.

c. De Internationale Commissie beslist over het inwilligen van verzoeken om kopieën van archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst en van niet-statelijke entiteiten.

Artikel 10. Toegang op afstand tot de archieven en documenten bij de Internationale Opsporingsdienst

a. Toegang door lidstaten van de Internationale Commissie tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst wordt op verzoek verleend door middel van veilige en geauthentiseerde toegang op afstand, op voorwaarde dat de verzoekende staat de kosten draagt die daaraan verbonden zijn, met inbegrip van de kosten die gemaakt worden op de zetel van de Internationale Opsporingsdienst. Dergelijke toegang op afstand geldt voor alle archieven en documenten bij de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen waarvan een digitale kopie beschikbaar is voor de lidstaten.

b. De Internationale Commissie neemt de besluiten die noodzakelijk zijn voor het implementeren van toegang op afstand.

c. De Internationale Commissie beslist over verzoeken om toegang op afstand tot de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen van staten die geen partij zijn bij deze Overeenkomst en van niet-statelijke entiteiten.

III. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Artikel 11. Privacy

a. Toegang tot de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst dient altijd te worden verleend met zorgvuldige inachtneming van de bescherming van persoonsgegevens, in overeenstemming met de onderstaande bepalingen. De uitvoering van humanitaire en onderzoeksmandaten is volledig verenigbaar met dit artikel.

b. De Internationale Opsporingsdienst, de Internationale Commissie en de verbindingsambtenaren nemen alle redelijke maatregelen om te voorkomen dat informatie openbaar wordt gemaakt over een persoon of personen die de belangen van de betrokken persoon of personen of van hun verwanten zou kunnen schaden.

c. Het gebruik van persoonsgegevens gebaseerd op informatie afkomstig uit de originele archieven en documenten die door de Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen zijn verstrekt, met inbegrip van de verspreiding daarvan door middel van publicaties, is onderworpen aan regels die zijn vervat in richtlijnen die met eenparigheid van stemmen zijn aangenomen door de Internationale Commissie. In dergelijke richtlijnen wordt zorgvuldig rekening gehouden met de belangen van de betrokken persoon of personen en hun nauwe verwanten en met de bevordering van onderzoek naar en kennis over het tijdvak en de gebeurtenissen waarop de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst betrekking hebben.

d. Door toegang te verlenen tot kopieën van de archieven en documenten van de Internationale Opsporingsdienst waarborgt elke partij bij deze Overeenkomst, rekening houdend met de mogelijke gevoeligheid van de informatie in deze kopieën, dat persoonsgegevens die aan dergelijke informatie zijn ontleend voldoende worden beschermd door de nationale wetgeving.

IV. ONSCHENDBAARHEID VAN ARCHIEVEN EN DOCUMENTEN

Artikel 12. Onschendbaarheid

Onverminderd de eigendomsrechten zijn de archieven en documenten die in het bezit zijn van de Internationale Opsporingsdienst onschendbaar. De archieven en documenten kunnen niet worden gevorderd, vastgehouden of in beslag genomen door rechtbanken of andere autoriteiten in het gastheerland. Op het grondgebied van iedere andere partij bij deze Overeenkomst zijn de archieven en documenten onschendbaar in de mate waarin dit is voorzien in het nationale recht.

V. RECHTSPOSITIE

Artikel 13. Internationaal karakter en rechtsbevoegdheid

De Internationale Opsporingsdienst, een organisatie met een internationaal karakter, heeft rechtspersoonlijkheid en kan, volgens het recht van de Bondsrepubliek Duitsland, de rechtshandelingen verrichten die nodig zijn voor het uitoefenen van zijn taken, met name het sluiten van arbeidsovereenkomsten en huur- en koopovereenkomsten, en kan in rechte optreden. De Internationale Opsporingsdienst in Bad Arolsen wordt hiertoe vertegenwoordigd door zijn directeur. Arbeidsovereenkomsten met de Internationale Opsporingsdienst vallen onder het arbeidsrecht en sociaal recht dat op de arbeidsplaats van toepassing is.

VI. BESTUUR

Artikel 14. De Internationale Commissie

a. De Internationale Commissie, bestaande uit een vertegenwoordiger benoemd door elk van de partijen bij deze Overeenkomst, fungeert als hoogste bestuursorgaan van de Internationale Opsporingsdienst.

b. De Internationale Commissie wordt voorgezeten door één van de in lid a) genoemde vertegenwoordigers. De eerste voorzitter van de Internationale Commissie is de voorzitter van de Internationale Commissie zoals opgericht krachtens de Overeenkomsten van Bonn op de datum waarop deze Overeenkomst in werking treedt.

c. De Internationale Commissie kan door andere belanghebbende staten of internationale organisaties aangewezen vertegenwoordigers uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan alle besprekingen over aangelegenheden die voor deze staten of internationale organisaties van belang zijn.

d. De Internationale Commissie wordt voor de eerste keer bijeengeroepen door de voorzitter te Bad Arolsen uiterlijk negentig dagen na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst. De Internationale Commissie komt daarna ten minste eenmaal per jaar bijeen. Vergaderingen van de Internationale Commissie kunnen plaatsvinden op de zetel van de Internationale Opsporingsdienst of op het grondgebied van de partijen bij deze Overeenkomst.

e. De Internationale Commissie kan besluiten frequenter te vergaderen op voorwaarde dat haar voorzitter de vergadering bijeenroept binnen dertig dagen na een verzoek gedaan door twee van haar leden.

f. De Internationale Commissie kan uitsluitend besluiten nemen indien twee derde van haar leden aanwezig is.