Overeenkomst ter uitvoering van artikel 16 van het tussen het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden op 23 juli 2018 te Brussel gesloten Verdrag inzake politiesamenwerking

Voor de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst wordt verstaan onder:

Voor het overige gelden voor deze Uitvoeringsovereenkomst eveneens de definities vastgelegd in artikel 1 van het Politieverdrag.

Ambtenaren die deelnemen aan een gemengde patrouille of gemeenschappelijke controle mogen de databanken van de andere Partij slechts raadplegen in het voertuig indien hen daartoe voorafgaandelijk een autorisatie op naam werd verleend.

Het raadplegen van de databanken gebeurt door in het voertuig gebruik te maken van vaste of mobiele apparatuur die de informatie in de databanken ontsluit. Daarbij mag enkel gebruik worden gemaakt van toepassingen waarmee de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Partij wier databanken worden geraadpleegd, deze databanken rechtmatig kunnen raadplegen.

De raadpleging beperkt zich tot de gegevenssets waartoe de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Partij wier databanken worden geraadpleegd, toegang hebben tijdens de gemengde patrouilles of gemeenschappelijke controle.

De gegevensset die raadpleegbaar is voor de bevoegde diensten van de andere Partij wordt vastgelegd in bijlage II bij deze Uitvoeringsovereenkomst.

Externe databanken mogen alleen worden geraadpleegd voor zover deze opgenomen werden in bijlage 6 bij het Politieverdrag en met inachtneming van de erop van toepassing zijnde nationale wetgeving.

Gegevens in een gegevensset die afkomstig zijn uit een externe databank, maar die daarna zijn verwerkt in de betreffende politiedatabanken, kunnen worden geraadpleegd in het raam van deze Uitvoeringsovereenkomst.

De bevoegde diensten die een gegevensset raadpleegbaar stellen, verzekeren door technische en organisatorische maatregelen dat enkel deze gegevens raadpleegbaar zijn die een ambtenaar van een bevoegde dienst van de andere Partij op basis van deze Uitvoeringsovereenkomst mag raadplegen.

De Partijen verstrekken elkaar lijsten met de namen van hun ambtenaren voor wie ze een autorisatie als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van het Politieverdrag wensen te bekomen, alsook telkens de gegevens van de eenheden van de bevoegde dienst of diensten van de andere Partij met wie de respectieve ambtenaren gewoonlijk de gemengde patrouilles en gemeenschappelijke controles zullen uitvoeren, evenals alle verdere gegevens die nodig zijn om aan te tonen dat de betreffende ambtenaren voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 4, onder a en b, van deze Uitvoeringsovereenkomst. De uitwisseling van deze gegevens vindt plaats tussen de contactpunten.

De contactpunten dragen zorg dat de autorisaties op naam worden verleend dan wel worden beëindigd. Ze houden hierbij rekening met de in artikel 4 van deze Uitvoeringsovereenkomst vermelde voorwaarden voor autorisatie.

Personele mutaties als indiensttreding, uittreding, wijziging van eenheid of functie eenheid of langdurige afwezigheid worden wederzijds zo snel mogelijk doorgegeven via de contactpunten.

Periodiek, ten minste eenmaal per jaar, wordt door elke bevoegde dienst gecontroleerd of de aan zijn ambtenaren verleende autorisaties nog actueel zijn.

Een account behorende bij een verleende autorisatie dat gedurende een bepaalde periode gelijk aan deze die geldt voor de eigen ambtenaren van de bevoegde dienst die de autorisatie heeft verleend niet gebruikt is, wordt technisch ongeschikt gemaakt voor gebruik. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld, met vermelding van de termijn waarbinnen een gemotiveerd verzoek tot reactivering van het account kan worden ingediend. Indien geen verzoek tot reactivering wordt ingediend of dit verzoek onvoldoende gemotiveerd is, wordt het account definitief verwijderd. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld.

Het inloggen in een databank en het raadplegen van gegevens in een voertuig tijdens een gemengde patrouille of gemeenschappelijke controle vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de betreffende databank.

Elke verdere verwerking van de geraadpleegde gegevens in een politiedatabank van de Partij wier ambtenaar de raadpleging uitvoerde, vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de databank waarin de betreffende verwerking plaatsvindt.

Indien de Partijen de door raadpleging van de gegevensset van de andere Partij bekomen gegevens willen gebruiken voor een ander doel dan de uitvoering van de gemengde patrouille of gemeenschappelijke controle tijdens dewelke de raadpleging gebeurt, dient hiervoor schriftelijke toestemming te worden verkregen van de Partij die de gegevens raadpleegbaar heeft gesteld.

De bepalingen van artikel 10, tweede tot vierde lid, van het Politieverdrag zijn van overeenkomstige toepassing op de gegevens die geraadpleegd werden zoals voorzien in deze Uitvoeringsovereenkomst.

De raadplegingen van de gegevenssets worden gelogd door de Partij die eigenaar is van de apparatuur waarmee de raadpleging wordt uitgevoerd. Deze logbestanden worden bewaard gedurende de termijn die daartoe voorzien is in de eigen nationale regelgeving.

In de mate dat dit eveneens verplicht is voor de ambtenaren van de bevoegde dienst of diensten van de Partij die de betreffende databank beheert, vermelden de ambtenaren die een databank van de andere Partij raadplegen daarbij telkens de reden voor deze raadpleging volgens de regels die voor deze databank gelden.

Verdere verwerkingen van geraadpleegde gegevens door de bevoegde dienst die de gegevens geraadpleegd heeft of door een andere bevoegde dienst van dezelfde Partij worden gelogd door de bevoegde dienst die deze verwerking uitvoert.

De Partijen monitoren actief de raadplegingen en verdere verwerkingen, al dan niet op basis van logging. Ze voeren daartoe onder meer minstens één maal per jaar proactieve steekproefcontroles uit.

De bevoegde diensten verstrekken de loggegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, zodra deze daar om verzoeken.

Bij signalen of vermoedens van oneigenlijke raadplegingen verstrekt de Partij die de raadpleging in kwestie heeft gelogd de relevante loggegevens aan de Partij wiens bevoegde dienst de gegevens heeft geraadpleegd.

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld zoals bedoeld in artikel 8, eerste lid, kunnen bij signalen of vermoedens van oneigenlijk gebruik per direct de autorisatie van de betrokken ambtenaar of de autorisaties van alle ambtenaren van de betrokken bevoegde dienst opschorten of beëindigen.

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld, zoals bedoeld in artikel 8, eerste lid, houden een register bij van de vastgestelde oneigenlijke raadplegingen, zoals bedoeld in het zesde en zevende lid van onderhavig artikel, dat telkens de aard van de oneigenlijke raadpleging, de aanduiding van de databank in kwestie en de genomen maatregel of maatregelen vermeldt. Deze registers worden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen, zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, bezorgd zodra deze daar om verzoeken.

Problemen omtrent logging, verstoringen, incidenten en schendingen worden in eerste instantie onderling besproken tussen de contactpunten van de bevoegde diensten.

Indien wordt vastgesteld dat er mogelijk een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, dan wel een gebruik van een autorisatie dat aanleiding kan geven tot strafrechtelijke of tuchtrechtelijke sancties of een opschorting of beëindiging van één of meerdere autorisaties, melden de contactpunten dit gezamenlijk aan:

Elke Partij draagt de kosten die voor haar overheden uit de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst voortvloeien.

De kosten voor het opleiden of voor de instructie van de ambtenaren die een autorisatie nodig hebben, worden gedragen door de Partij wier bevoegde diensten de te raadplegen gegevensset beheren, met uitzondering van de personele kosten van de ambtenaren die de opleiding of instructie verkrijgen.

In bijzondere gevallen kunnen de bevoegde diensten van de betrokken Partijen een afwijkende regeling overeenkomen.

De secretaris-generaal van de Benelux Unie is depositaris van deze Uitvoeringsovereenkomst.

De depositaris doet aan elke Partij een eensluidend afschrift van deze Uitvoeringsovereenkomst toekomen.

De Partijen stellen de depositaris in kennis wanneer hun interne procedures vereist voor de inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst werden voltooid en zij technisch en organisatorisch klaar zijn voor de toepassing ervan.