Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r

W razie gdy jedna lub obie strony arbitrażu w terminie sześciu miesięcy od daty wysłania powiadomienia o wszczęciu arbitrażu nie powołają arbitra lub arbitrów, Biuro Międzynarodowe, jeśli otrzyma odpowiednią prośbę, wzywa uchylający się Kraj członkowski do wyznaczenia arbitra lub samo wyznacza arbitra z urzędu. Biuro Międzynarodowe nie angażuje się w postępowanie, chyba że obie strony wspólnie zwrócą się z prośbą o to.

Strony arbitrażu mogą porozumieć się co do zakończenia sporu w dowolnym momencie przed wydaniem orzeczenia przez arbitra lub arbitrów. Powiadomienie o zakończeniu sporu musi zostać złożone na piśmie do Biura Międzynarodowego w ciągu 10 dni od daty osiągnięcia przez strony porozumienia. W sytuacji, gdy strony decydują się na wycofanie procesu arbitrażowego arbiter lub arbitrzy tracą uprawnienia do orzekania w danej sprawie.

Arbiter lub arbitrzy podejmują decyzję w oparciu o fakty i przedstawione im dowody. Wszelkie informacje dotyczące sporu są przekazywane obu stronom oraz arbitrowi lub arbitrom.

Decyzja podejmowana jest przez arbitra lub arbitrów większością głosów i przekazywana do Biura Międzynarodowego i stron w ciągu sześciu miesięcy od daty przesłania zawiadomienia o wszczęciu arbitrażu.

Posiedzenia arbitrażowe są tajne i jedynie ogólny opis sporu oraz podjętej decyzji jest przekazywany na piśmie do Biura Międzynarodowego w ciągu dziesięciu dni od daty dostarczenia decyzji stronom.

Decyzja podjęta przez arbitra lub arbitrów jest ostateczna i wiążąca dla stron i nie podlega apelacji.

Strony arbitrażu bezzwłocznie realizują postanowienie arbitra lub arbitrów. W przypadku, gdy wyznaczony operator otrzymał od Kraju członkowskiego uprawnienia do wszczynania i stosowania procedury arbitrażowej, na Kraju członkowskim spoczywa obowiązek zagwarantowania, że wyznaczony operator realizuje postanowienie arbitra lub arbitrów.

Językami roboczymi Biura Międzynarodowego są francuski i angielski.

W dokumentacji Związku stosowane są języki: francuski, angielski, arabski i hiszpański. Używa się również języków: chińskiego, niemieckiego, portugalskiego i rosyjskiego, z zastrzeżeniem, że wydawnictwa w tych ostatnich językach ograniczają się do dokumentacji podstawowej, najważniejszej. Używa się także innych języków, pod warunkiem, że wyrażające takie życzenie Kraje członkowskie same pokryją koszty z tym związane.

Kraj lub Kraje członkowskie, które żądały innego języka niż język oficjalny, tworzą grupę językową.

Dokumentacja jest publikowana przez Biuro Międzynarodowe w języku oficjalnym i w językach właściwie ustanowionych grup językowych, w sposób bezpośredni bądź za pośrednictwem regionalnych biur tych grup, na warunkach uzgodnionych z Biurem Międzynarodowym. Wydawanie dokumentów w różnych językach odbywa się według tego samego modelu.

Dokumentacja publikowana bezpośrednio przez Biuro Międzynarodowe jest rozprowadzana, w miarę możliwości, jednocześnie w różnych żądanych językach.

Korespondencja między Krajami członkowskimi lub ich wyznaczonymi operatorami a Biurem Międzynarodowym, a także między tym ostatnim a zewnętrznymi podmiotami może być wymieniana w każdym języku, dla którego Biuro Międzynarodowe posiada służbę tłumaczeń.

Koszty związane z tłumaczeniem na jakikolwiek język, łącznie z kosztami wynikającymi ze stosowania postanowień ustępu 5, ponosi grupa językowa, która zażądała tego języka. Kraje członkowskie używające języka oficjalnego płacą, jeżeli chodzi o tłumaczenie dokumentów nieoficjalnych, ryczałtową składkę, której kwota na jednostkę składki jest taka sama jak kwota uiszczana przez Kraje członkowskie używające innego języka roboczego Biura Międzynarodowego. Wszelkie inne koszty związane z dostarczeniem dokumentów są pokrywane przez Związek. Górną granicę wydatków ponoszonych przez Związek z tytułu wydawania dokumentów w językach: chińskim, niemieckim, portugalskim i rosyjskim ustala się w rezolucji Kongresu.

Koszty ponoszone przez grupę językową dzielone są między członków tej grupy proporcjonalnie do ich udziału w wydatkach Związku. Koszty te mogą być dzielone między członków grupy językowej według innego klucza podziału, pod warunkiem, że zainteresowane Kraje członkowskie wyrażą na to zgodę i powiadomią o swojej decyzji Biuro Międzynarodowe za pośrednictwem rzecznika grupy.

Biuro Międzynarodowe uwzględnia każdą zmianę w wyborze języka żądanego przez Kraj członkowski po okresie, który nie powinien przekroczyć dwóch lat.

W czasie dyskusji na posiedzeniach organów Związku używa się języków: francuskiego, angielskiego, hiszpańskiego, rosyjskiego i arabskiegoprzy zastosowaniu systemu tłumaczeń z aparaturą elektroniczną lub bez niej. Wybór systemu pozostawia się do uznania organizatorów posiedzenia, po zasięgnięciu opinii Dyrektora Generalnego Biura Międzynarodowego i zainteresowanych Krajów członkowskich.

Podczas obrad i posiedzeń wymienionych w ustępie 9, można używać również innych języków.

Delegacje używające innych języków zapewniają tłumaczenie symultaniczne na jeden z języków wymienionych w ustępie 9, za pomocą systemu podanego w powyższym ustępie, jeżeli możliwe jest wprowadzenie w nim niezbędnych zmian technicznych, bądź przez indywidualnych tłumaczy.

Koszty związane ze służbą tłumaczeń są dzielone między Kraje członkowskie posługujące się tym samym językiem, proporcjonalnie do ich udziału w wydatkach Związku. Koszty instalacji i konserwacji urządzeń technicznych ponosi jednak Związek.

Kraje członkowskie i/lub ich operatorzy wyznaczeni mogą uzgodnić między sobą, jakiego języka będą używać w korespondencji służbowej wymienianej między nimi. W razie braku takiego uzgodnienia używa się języka francuskiego.

Propozycje przedstawione Kongresowi dotyczące niniejszego Regulaminu Generalnego wchodzą w życie po zatwierdzeniu ich przez większość Krajów członkowskich reprezentowanych na Kongresie i mających prawo do głosowania. W czasie głosowania musi być obecnych co najmniej dwie trzecie Krajów członkowskich Związku mających prawo do głosowania.

Warunki zatwierdzania, o których mowa w artykule 156, stosuje się w równym stopniu do propozycji mających na celu zmiany Porozumień zawartych między Światowym Związkiem Pocztowym a Organizacją Narodów Zjednoczonych, o ile porozumienia te nie przewidują warunków zmiany zawartych w nich postanowień.

Poprawki przyjęte przez Kongres stanowią przedmiot protokołu dodatkowego i, o ile Kongres nie postanowi inaczej, wchodzą w życie w tym samym czasie, co Akty znowelizowane w trakcie tego Kongresu.

Niniejszy Regulamin Generalny wejdzie w życie w dniu 1 stycznia 2014i pozostanie w mocy przez czas nieokreślony.

Termin „delegacja” odnosi się do osoby lub zespołu osób wyznaczonych przez Kraj członkowski do uczestnictwa w Kongresie. Delegacja składa się z Przewodniczącego delegacji oraz, w razie potrzeby, jego zastępcy, jednego lub kilku delegatów i ewentualnie jednego lub kilku pracowników pomocniczych (w tym ekspertów, sekretarek, etc).

Przewodniczący delegacji, ich zastępcy oraz delegaci są przedstawicielami Krajów członkowskich w rozumieniu artykułu 14.2 Konstytucji, jeżeli posiadają pełnomocnictwa odpowiadające warunkom określonym w artykule 3 niniejszego Regulaminu.

Pracownicy pomocniczy są dopuszczani do posiedzeń i mają prawo uczestniczenia w debatach, ale zazwyczaj nie mają prawa do głosowania. Jednakże Przewodniczący delegacji może upoważnić ich do wzięcia udziału w głosowaniu w imieniu swojego państwa na posiedzeniach Komitetów. Takie upoważnienia składa się na piśmie Przewodniczącemu Komitetu przed rozpoczęciem posiedzenia.

Pełnomocnictwa delegatów podpisuje Głowa Państwa, Szef Rządu lub Minister Spraw Zagranicznych danego państwa. Sporządza się je w należytej formie. Pełnomocnictwa delegatów upoważnionych do podpisywania Aktów (pełnomocników) określają zakres takiego podpisu (podpis z zastrzeżeniem ratyfikacji lub zatwierdzenia, podpis ad referendum, podpis ostateczny). Wobec braku takiego rodzaju sprecyzowania uważa się, że podpis wymaga ratyfikacji lub zatwierdzenia. Pełnomocnictwa upoważniające do podpisania Aktów dają z natury rzeczy prawo do zabierania głosu i głosowania. Delegaci, którym kompetentne władze udzieliły ogólnych pełnomocnictw, bez określenia ich zakresu, uprawnieni są do zabierania głosu, do głosowania i podpisania Aktów, chyba że z tekstu pełnomocnictwa jasno wynika inaczej.

Pełnomocnictwa są składane z chwilą otwarcia Kongresu wyznaczonym do tego celu władzom.

Delegaci niewyposażeni w pełnomocnictwa lub którzy nie złożyli swoich pełnomocnictw mogą - pod warunkiem, że zostali zgłoszeni przez swoje Rządy Rządowi państwa zapraszającego - brać udział w debatach i głosować z chwilą wzięcia udziału w pracach Kongresu. To samo dotyczy delegatów, których pełnomocnictwa uznano za nieprawidłowe. Delegaci ci tracą prawo do głosowania z chwilą zatwierdzenia przez Kongres ostatniego sprawozdania Komitetu do spraw weryfikacji pełnomocnictw, stwierdzającego brak ich pełnomocnictw lub że ich pełnomocnictwa nie są prawidłowo wystawione, aż do czasu uregulowania sytuacji. Ostatnie sprawozdanie Komitetu do spraw weryfikacji pełnomocnictw jest zatwierdzane przez Kongres przed wyborami, z wyjątkiem wyboru Przewodniczącego Kongresu, i przed zatwierdzeniem projektów Aktów.

Pełnomocnictwa Kraju członkowskiego, który jest reprezentowany na Kongresie przez inny Kraj członkowski (w oparciu o upoważnienie) mają taka samą formę jak pełnomocnictwa, o których mowa w ustępie 1.

Pełnomocnictwa i upoważnienia przesłane telegramem nie są dopuszczane. Natomiast przyjmowane będą telegramy stanowiące odpowiedź na prośbę o informację w sprawie pełnomocnictw.

Delegacja, która po złożeniu pełnomocnictw nie może uczestniczyć w jednym lub kilku posiedzeniach może być reprezentowana przez delegację innego państwa, pod warunkiem poinformowania o tym na piśmie Przewodniczącego danego posiedzenia. Jednakże jedna delegacja może reprezentować tylko jeden kraj poza swoim własnym.

Delegaci Krajów członkowskich, niebędących stronami Porozumienia mogą uczestniczyć w obradach Kongresu dotyczących tego Porozumienia, jednak bez prawa do głosowania.

Na posiedzeniach Kongresu i Komitetów delegacje zajmują miejsca we francuskim porządku alfabetycznym nazw reprezentowanych Krajów członkowskich.

Przewodniczący Rady Administracyjnej określa we właściwym czasie, w drodze losowania, państwo, które zajmie miejsce przed trybuną prezydialną w czasie posiedzeń Kongresu i Komitetów.

Obserwatorzy, o których mowa w artykule 105.1 Regulaminu Generalnego są zapraszani do udziału w sesjach plenarnych oraz posiedzeniach Komitetów i Kongresu.

Obserwatorzy ad hoc, o których mowa w artykule 105.2 Regulaminu Generalnego, mogą być zapraszani do udziału w poszczególnych posiedzeniach Kongresu i jego Komitetów, w przypadku, gdy leży to w interesie Związku lub jest istotne z uwagi na prace Kongresu.

Obserwatorzy oraz obserwatorzy ad hocnie mają prawa do głosowania, ale mogą zabierać głos za zgodą Przewodniczącego posiedzenia.

W wyjątkowych okolicznościach, prawo obserwatorów oraz obserwatorów ad hocdo uczestnictwa w pewnych posiedzeniach lub ich części może zostać ograniczone, jeżeli wymaga tego poufność omawianych kwestii. O takiej decyzji zostaną oni niezwłocznie powiadomieni. Decyzja o ograniczeniu podejmowana jest dla każdego przypadku indywidualnie przez jakikolwiek zainteresowany organ lub jego Przewodniczącego. Decyzje te są ponownie rozpatrywane przez Biuro Kongresu, które ma prawo przyjąć je lub cofnąć zwykłą większością głosu.

W czasie swojego pierwszego posiedzenia plenarnego Kongres, na wniosek Kraju członkowskiego zapraszającego na Kongres,wybiera Przewodniczącego Kongresu, a następnie, na wniosek Rady Administracyjnej, zatwierdza wybór Krajów członkowskich, które sprawować będą funkcje Wiceprzewodniczącego Kongresu oraz Przewodniczących Komitetów. Funkcje te są przydzielane z uwzględnieniem, w możliwie szerokim zakresie, zasady sprawiedliwego podziału geograficznego Krajów członkowskich.

Przewodniczący otwierają i zamykają posiedzenia, którym przewodniczą, kierują dyskusją, udzielają głosu mówcom, poddają pod głosowanie wnioski oraz podają wymaganą większość do ich przyjęcia, ogłaszają decyzje i, z zastrzeżeniem aprobaty przez Kongres, interpretują te decyzje, o ile to konieczne.

Przewodniczący czuwają nad przestrzeganiem niniejszego Regulaminu oraz nad zachowaniem porządku w czasie posiedzeń.

Każda delegacja może odwołać się do Kongresu lub Komitetu od decyzji przyjętej przez Przewodniczącego na podstawie postanowienia niniejszego Regulaminu lub jego interpretacji. Decyzja Przewodniczącego pozostaje w mocy, o ile nie zostanie anulowana większością głosów członków obecnych i głosujących.

W przypadku gdy Kraj członkowski wyznaczony do sprawowania funkcji Przewodniczącego nie może jej dalej wykonywać, wówczas jeden z Wiceprzewodniczących zostaje wyznaczony na jego miejsce przez Kongres lub dany Komitet.

Biuro jest organem centralnym odpowiedzialnym za kierowanie pracami Kongresu. W jego skład wchodzi Przewodniczący i Wiceprzewodniczący Kongresu oraz Przewodniczący Komitetów. Biuro zbiera się okresowo w celu przeanalizowania przebiegu prac Kongresu i jego Komitetów oraz określenia zaleceń zmierzających do ułatwienia postępu prac. Wspomaga ono Przewodniczącego przy opracowywaniu porządku obrad każdego posiedzenia plenarnego oraz przy koordynowaniu prac Komitetów. Opracowuje ono zalecenia dotyczące zamknięcia obrad Kongresu.

Sekretarz Generalny Kongresu i zastępca Sekretarza Generalnego wymienieni w artykule 10.1 uczestniczą w posiedzeniach Biura.

Kraje członkowskie reprezentowane na Kongresie są, z mocy prawa, członkami Komitetów powołanych do zbadania wniosków dotyczących Konstytucji, Regulaminu Generalnego i Konwencji.

Kraje członkowskie reprezentowane na Kongresie, będące stronami jednego lub wielu fakultatywnych Porozumień są, z mocy prawa, członkami jednej i/lub wielu Komitetów powołanych do rewizji tych Porozumień. Prawo do głosowania członków tej lub tych Komitetów ograniczone jest do Porozumienia lub Porozumień, których są stronami.

Delegacje niebędące członkami Komitetów rozpatrujących Porozumienia mogą uczestniczyć w posiedzeniach tych Komitetów i brać udział w obradach bez prawa do głosowania.

Dyrektor Generalny i Wicedyrektor Generalny Biura Międzynarodowego pełnią odpowiednio funkcje Sekretarza Generalnego i zastępcy Sekretarza Generalnego Kongresu.

Sekretarz Generalny i zastępca Sekretarza Generalnego uczestniczą w posiedzeniach Kongresu i Biura Kongresu oraz biorą udział w ich obradach bez prawa do głosowania. Mogą oni również uczestniczyć na tych samych warunkach w posiedzeniach Komitetów lub też wyznaczyć swojego przedstawiciela w osobie wyższego funkcjonariusza Biura Międzynarodowego.

Prace Sekretariatu Kongresu, Biura Kongresu oraz Komitetów wykonuje personel Biura Międzynarodowego przy współpracy z administracją pocztową państwa zapraszającego.

Wyżsi funkcjonariusze Biura Międzynarodowego pełnią funkcje Sekretarzy Kongresu, Biura Kongresu i Komitetów. Pomagają oni Przewodniczącemu w czasie posiedzeń i są odpowiedzialni za redakcję sprawozdań.

Do pomocy Sekretarzom Kongresu i Komitetów przydzieleni są zastępcy Sekretarzy.

Z zastrzeżenien postanowień ustępu 2, dopuszcza się w czasie obrad następujące języki: francuski, angielski, hiszpański i rosyjski przy użyciu systemu tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego.

Obrady Komitetu rekrutacyjnego odbywają się w języku francuskim.

Dopuszcza sie również inne języki do obrad wymienionych w ustępie 1. Język państwa gospodarza korzysta pod tym względem z pierwszeństwa. Delegacje używające innych języków zapewniają symultaniczne tłumaczenie w jednym z języków wymienionych w ustępie 1, bądź za pomocą systemu tłumaczenia symultaniczego, jeżeli jest to możliwe z technicznego punktu widzenia, bądź też przez indywidualnych tłumaczy.

Koszty instalacji i utrzymania urządzeń technicznych pokrywa Związek.

Koszty służby tłumaczeń dzieli się między Kraje członkowskie używające tego samego języka proporcjonalnie do ich udziału w wydatkach Związku.

Opracowywane w czasie Kongresu dokumenty wraz z projektami decyzji przedłożonymi do zatwierdzenia Kongresu są publikowane w języku francuskim przez Sekretariat Kongresu.

W tym celu, dokumenty opracowane przez delegacje Krajów członkowskich należy składać w tym języku bezpośrednio lub za pośrednictwem służby tłumaczeń przydzielonej Sekretariatowi Kongresu.

Służby powyższe, zorganizowane na własny koszt przez grupy językowe, utworzone zgodnie z odpowiednimi postanowieniami Regulaminu Generalnego, mogą również tłumaczyć dokumenty Kongresu na odpowiednie języki.

Wszystkie kwestie przedkładane Kongresowi mają formę propozycji.

Wszystkie propozycje opublikowane przez Biuro Międzynarodowe przed otwarciem Kongresu uważa się za przedłożone Kongresowi.

Na dwa miesiące przed otwarciem Kongresu nie uwzględnia się żadnych propozycji, z wyjątkiem tych, które zawierają poprawki do propozycji uprzednio zgłoszonych.

Jako poprawkę uważa się każdą propozycję, która nie naruszając istoty oryginalnej propozycji zawiera skreślenia, uzupełnienia lub korektę części oryginalnej propozycji. Żadna proponowana zmiana nie będzie traktowana jako poprawka, jeżeli jest niezgodna ze znaczeniem lub intencją oryginalnej propozycji. W wątpliwych przypadkach rozstrzyga Kongres lub Komitet.

Poprawki przedstawione na Kongresie do już zgłoszonych propozycji powinny być złożone na piśmie w języku francuskim w Sekretariacie przed południem, w dniu poprzedzającym obrady, w sposób umożliwiający rozdanie ich delegatom jeszcze w tym samym dniu. Termin ten nie ma zastosowania do poprawek wynikających bezpośrednio z dyskusji na Kongresie lub Komitetach. W tym ostatnim przypadku, jeżeli jest to wymagane, autor poprawki powinien przedstawić swój tekst na piśmie w języku francuskim lub w przypadku trudności w jakimkolwiek innym języku obrad. Przewodniczący, którego to dotyczy, odczyta lub poleci odczytać ten tekst.

Procedura przewidziana w ustępie 5 dotyczy również przedstawienia propozycji nie zmierzających do zmiany tekstu Aktów (projektów rezolucji, projektów zaleceń, projektów decyzji, itd.) w sytuacji, gdy propozycje te wynikają z prac Kongresu.

Każda propozycja lub poprawka powinna mieć formę ostateczną tekstu, który zostanie włączony do Aktów Związku, z zastrzeżeniem oczywiście właściwej korekty dokonanej przez Komitet redakcyjny.

Propozycje natury redakcyjnej (w których po kolejnym numerze następuje litera R) przydzielane są do Komitetu redakcyjnego bądź bezpośrednio, jeżeli nie ma żadnej wątpliwości ze strony Biura Międzynarodowego co do ich charakteru (listę tych wniosków dla Komitetu redakcyjnego sporządza Biuro Międzynarodowe), bądź - jeżeli Biuro Międzynarodowe ma pewne wątpliwości co do ich natury - po potwierdzeniu przez inne Komitety, że propozycje te mają charakter wyłącznie redakcyjny (listę tych propozycji sporządza się również dla zainteresowanych Komitetów). Jednakże, jeżeli tego rodzaju propozycje mają związek z innymi merytorycznymi propozycjami, które mają być omawiane na Kongresie lub w innych Komitetach, Komitet Redakcyjny odkłada ich rozpatrzenie do czasu podjęcia przez Kongres lub inne Komitety decyzji odnośnie właściwych propozycji merytorycznych. Propozycje, w których po kolejnym numerze nie występuje litera R, lecz które zdaniem Biura Międzynarodowego są propozycjami natury redakcyjnej, przekazuje się bezpośrednio do zainteresowanych Komitetów wraz z odpowiednimi propozycjami merytorycznymi. W chwili otwarcia obrad Komitety te decydują, które z tych propozycji mają być przekazywane bezpośrednio do Komitetu Redakcyjnego. Listę tych propozycji dla zainteresowanych Komitetów sporządza Biuro Międzynarodowe.

Jeżeli ten sam problem jest przedmiotem kilku propozycji, Przewodniczący ustala kolejność, w której są omawiane, rozpoczynając, zasadniczo, od propozycji, która najbardziej odbiega od oryginalnego tekstu i powoduje najbardziej istotne zmiany w stosunku do stanu aktualnego.

Jeżeli propozycja może być podzielona na kilka części, każda z tych części może być oddzielnie poddana pod dyskusję i głosowanie, pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez autora propozycji lub przez zgromadzenie.

Każda propozycja wycofana na Kongresie lub w Komitecie przez jej autora może być ponownie zgłoszona przez delegacje innego Kraju członkowskiego. Nawet jeżeli poprawka do propozycji została zaakceptowana przez jej autora, inna delegacja może ponownie zgłosić oryginalną, niepoprawioną propozycję.

Każdą poprawkę do propozycji, zaakceptowaną przez delegację zgłaszającą tę propozycję, włącza się natychmiast do tekstu tej propozycji. Jeżeli autor oryginalnej propozycji nie akceptuje poprawki, Przewodniczący decyduje, czy w pierwszym rzędzie należy głosować nad poprawką czy nad propozcyją, poczynając od redakcji tekstu, która najbardziej odbiega od znaczenia lub intencji tekstu oryginalnego oraz która pociąga za sobą najbardzoej istotne zmiany w stosunku do stanu aktualnego.

Procedura opisana w ustępie 5 ma również zastosowanie w przypadku zgłoszenia kilku poprawek do tej samej propozycji.

Przewodniczący Kongresu i Przewodniczący Komitetów przekazują Komitetowi Redakcyjnemu, po każdym posiedzeniu, pisemny tekst propozycji, poprawek lub przyjętych decyzji.

Delegaci mogą zabierać głos jedynie za zgodą Przewodniczącego posiedzenia. Zaleca się, aby wypowiadać się powoli i wyraźnie. Przewodniczący powinien zapewnić delegatom możliwość swobodnego i pełnego wypowiedzenia swoich poglądów na temat będący przedmiotem dyskusji, o ile nie zakłóci to normalnego przebiegu obrad.

O ile większość członków obecnych i głosujących nie zadecyduje inaczej, czas trwania wystąpienia nie powinien przekraczać pięciu minut. Przewodniczący ma prawo przerwać wypowiedź każdemu mówcy po przekroczeniu przez niego danego limitu czasu. Może on również zwrócić się do delegata z prośbą o nieodbieganie od tematu.

W czasie obrad Przewodniczący może, po uzyskaniu zgody większości członków obecnych i głosujących, zamknąć listę mówców po odczytaniu zapisanych do głosu delegatów. Po wyczerpaniu listy mówców ogłasza on zamkniecie dyskusji. Aczkolwiek, może on, nawet po zamknięciu listy, udzielić autorowi dyskutowanego wniosku prawa odpowiedzi na wszelkie wystąpienia.

Przewodniczący może również, po uzyskaniu zgody większości członków obecnych i głosujących, ograniczyć liczbę wystąpień tej samej delegacji dotyczących jednej lub określonej grupy propozycji, pozostawiając jednak autorowi prawo przedstawienia swojej propozycji i zabrania głosu w czasie późniejszym, jeżeli sobie tego życzy, w celu wprowadzenia nowych elementów w odpowiedzi na wystąpienia innych delegacji, tak by mógł zabrać głos, jeżeli sobie tego życzy, jako ostatni.

Za zgodą większości członków obecnych i głosujących, Przewodniczący może ograniczyć liczbę wystąpień dotyczących jednej lub określonej grupy propozycji; jednakże w dyskusji co najmnej pięciu mówców musi wypowiedzieć się za propozycją i pięciu przeciw propozycji będącej przedmiotem dyskusji.

W czasie dyskusji nad każdym problemem, a nawet, o ile to możliwe, po zakończeniu debaty, każda delegacja może zgłosić wniosek w sprawie punktu porządku obrad z żądaniem:

Przewodniczący niezwłocznie udziela żądanych wyjaśnień lub podejmuje odpowiednie decyzje dotyczące wniosku w sprawie punktu porządku obrad. W przypadku różnicy zdań decyzje Przewodniczącego poddaje się pod głosowanie.

Ponadto, w czasie dyskusji nad określonym problem każda delegacja może zgłosić wniosek proceduralny mający na celu uwzględnienie propozycji:

Wnioski zmierzające do zawieszenia lub zamknięcia posiedzenia nie są przedmiotem dyskusji, są jednakże niezwłocznie poddawane pod głosowanie.

Jeżeli delegacja zaproponuje odroczenie lub zamknięcie obrad nad dyskutowanym problemem, udziela się głosu tylko dwóm mówcom przeciwnym odroczeniu lub zamknięciu debaty, po czym wniosek poddaje się pod głosowanie.

Delegacja zgłaszająca wniosek w sprawie punktu porządku obrad lub wniosek proceduralny nie może w swoim wystąpieniu poruszać istoty dystkutowanego zagadnienia. Autor wniosku proceduralnego może wycofać go przed poddaniem pod głosowanie, a każdy taki wniosek, z poprawką lub bez, który został wycofany z dyskusji, może być ponownie zgłoszony przez inną delegację.

Z zastrzeżeniem ustępów 2 i 3, niezbędne kworum do otwarcia posiedzeń i rozpoczęcia głosowania stanowi połowa Krajów członkowskich reprezentowanych na Kongresie i posiadających prawo do głosowania.

W momencie głosowania nad zmianami Konstytucji i Regulaminu Generalnego wymagane kworum stanowi 2/3 Krajów członkowskich Związku mających prawo do głosowania.

W przypadku Porozumień, wymagane kworum dla otwarcia posiedzeń i dla rozpoczęcia głosowania stanowi połowa Krajów członkowskich reprezentowanych na Kongresie, będących stronami tych Porozumień i posiadających prawo do głosowania.

Delegacje obecne, ale niebiorące udziału w określonym głosowaniu, lub które oświadczą, że nie chcą w nim uczestniczyć, nie są uważane za nieobecne przy ustalaniu kworum, wymaganego zgodnie z postanowieniami ustępów 1, 2 i 3.

Problemy, które nie mogą być uregulowane w wyniku wspólnego porozumienia są rozwiązywane w drodze głosowania.

Głosowanie odbywa się systemem tradycyjnym lub przy użyciu elektronicznych urządzeń do głosowania. W zasadzie, przeprowadza się je przy użyciu urządzeń elektronicznych, jeżeli zgromadzenie nimi dysponuje. Jednakże, w głosowaniu tajnym można posłużyć się systemem tradycyjnym, jeżeli zgłoszony przez daną delegację w tym zakresie wniosek uzyska poparcie większości delegacji obecnych i głosujących.

W systemie tradycyjnym procedury głosowania są następujące:

Procedura głosowania przy użyciu urządzenia elektronicznego jest następująca:

Niezależnie od stosowanego system, głosowanie tajne ma pierwszeństwo przed inną procedurą głosowania.

Żadna delegacja nie ma prawa przerywać rozpoczętego głosowania, chyba że zgłosi wniosek formalny dotyczący sposobu przeprowadzenia głosowania.

Po zakończeniu głosowania Przewodniczący może udzielić głosu delegacjom, które chcą uzasadnić swoje głosowanie.

Propozycje zmierzające do zmiany Aktów uważa się za przyjęte, jeżeli uzyskają poparcie:

Decyzje w kwestiach proceduralnych, które nie mogą zostać rozstrzygnięte jednomyślnie, podejmowane są większością głosów Krajów członkowskich obecnych i głosujących, które mają prawo do głosowania. To samo stosuje się do decyzji niedotyczących zmian do Aktów, chyba że Kongres zadecyduje inaczej większością głosów Krajów członkowskich obecnych i głosujących, które mają prawo do głosowania.

Z zastrzeżeniem ustępu 5, za „Kraje członkowskie obecne i głosujące” uważa się Kraje członkowskie, które mają prawo do głosowania, głosujące „za” lub „przeciw”; głosy wstrzymujące się nie są brane pod uwagę przy podliczaniu liczby głosów niezbędnych do utworzenia większości, jak również kartki czyste lub nieważne w razie głosowania tajnego.

W przypadku równej liczby głosów „za” i „przeciw”, propozycję uważa się za odrzuconą.

Jeżeli liczba głosów wstrzymujących się i kartek czystych lub nieważnych przekracza połowę liczby oddanych głosów (za, przeciw i wstrzymujących się) rozpatrzenie sprawy odracza się na następne posiedzenie, w czasie którego głosy wstrzymujące się, kartki czyste lub nieważne nie będą brane pod uwagę.

Wybory Dyrektora Generalnego i Wicedyrektora Generalnego Biura Międzynarodowego odbywają sie w głosowaniu tajnym, kolejno, w czasie jednego lub kilku posiedzeń tego samego dnia. Wybrany zostaje kandydat, który uzyska większość głosów Krajów członkowskich obecnych i głosujących. Przystępuje się do tylu głosowań, ile jest niezbędnych dla uzyskania przez kandydata większości głosów.

Za „Kraje członkowskie obecne i głosujące” uważa się państwa głosujące na jednego z kandydatów zgłoszonych w przepisowym trybie; nie bierze się pod uwagę głosów wstrzymujących się przy podliczaniu liczby głosów niezbędnych do uzyskania większości, podobnie jak kartek czystych i nieważnych.

Jeżeli liczba głosów wstrzymujących się oraz kartek czystych lub nieważnych przekroczy połowę liczby oddanych głosów zgodnie z ustępem 2, wybór zostaje odroczony na późniejsze posiedzenie, w czasie którego głosy wstrzymujące się, kartki czyste lub nieważne nie będą brane pod uwagę.

Kandydat, który w danej turze głosowania otrzymał najmniejszą liczbę głosów zostaje wyeliminowany.

W przypadku równej liczby głosów przystępuje się do jednego lub kilku dodatkowych głosowań dla rozdzielenia kandydatów, którzy uzyskali identyczną liczbę głosów; przy czym głosowanie dotyczy tylko tych kandydatów. Jeżeli głosowanie nie da rezultatów, decyduje losowanie. Losowanie przeprowadza Przewodniczący.

Kandydaci na stanowisko Dyrektora Generalnego oraz Wicedyrektora Generalnego mogą, na własną prośbę, wskazać osobę reprezentującą ich podczas liczenia głosów.

Sprawozdania z posiedzeń plenarnych Kongresu i Komitetów odtwarzają przebieg posiedzeń, streszczają wystąpienia oraz wnioski i wyniki obrad.

Posiedzenia Komitetów są przedmiotem sprawozdań przeznaczonych dla Kongresu. Z reguły, Grupy Robocze sporządzają sprawozdanie dla organu, który je powołał.

Jednakże, każdy delegat ma prawo zażądać zamieszczenia w sprawozdaniach, w skrócie lub w pełnym brzmieniu, swojego wygłoszonego oświadczenia, pod warunkiem, że dostarczy on do Sekretariatu tekst francuski lub angielski swojego oświadczenia, najpóźniej w ciągu dwóch godzin po zamknięciu posiedzenia.

W ciągu dwudziestu czterech godzin po rozesłaniu projektów sprawozdań, delegaci mogą zgłosić swoje uwagi Sekretariatowi, który, w razie potrzeby, pośredniczy między zainteresowaną stroną a Przewodniczącym danego posiedzenia.

Zgodnie z zasadą generalną i z zastrzeżeniem postanowień ustępu 4, na początku każdego posiedzenia Kongresu Przewodniczący przedkłada do zatwierdzenia sprawozdanie z poprzednieego posiedzenia. Ma to również zastosowanie do sprawozdań Komitetów. Sprawozdanie z ostatnich posiedzeń, które nie mogły być przedłożone do zatwierdzenia przez Kongres lub Komitet są zatwierdzane przez odpowiednich Przewodniczących tych posiedzeń. Biuro Międzynarodowe uwzględnia również ewentualne uwagi, które delegaci Krajów członkowskich zakomunikują mu w terminie czterdziestu dni po przesłaniu powyższych sprawozdań.

Biuro Międzynarodowe upoważnione jest do poprawienia w sprawozdaniach z posiedzeń Kongresu i Komitetów błędów rzeczowych, niedostrzeżonych w czasie ich aprobaty, zgodnie z ustępem 5.

Każda delegacja może odwołać się od decyzji dotyczących propozycji (Akty, rezolucje, itp.), które zostały zatwierdzone lub odrzucone przez Komitet. Zawiadomienie o odwołaniu należy złożyć Przewodniczącemu Kongresu na piśmie w ciągu czterdziestu ośmiu godzin od zakończenia posiedzenia danego Komitetu, na której dana propozycja została przyjęta lub odrzucona. Odwołanie jest rozpatrywane na następnym posiedzeniu plenarnym.

Jeżeli propozycja została zatwierdzona lub odrzucona przez Kongres, może ona zostać ponownie rozpatrzona przez ten sam Kongres, o ile odwołanie uzyskało popracie co najmniej dziesięciu delegacji. Takie odwołanie musi zostać zatwierdzone przez większość 2/3 członków obecnych i głosujących, mających prawo do głosowania. Możliwość ta jednak ograniczone jest do propozycji przedłożonych bezpośrednio w czasie posiedzień plenarnych, co oznacza, że dana kwestia sporna nie może być przedmiotem więcej niż jednego wniosku odwoławczego.

Zgodnie z zasadą generalną, każdy projekt Aktów przedstawiony przez Komitet Redakcyjny analizowany jest artykuł po artykule. Przewodniczący, za zgodą większości, może zastosować szybką procedurę np. poprzez rozpatrywanie każdego projektu rozdział po rozdziale. Każdy Akt można uznać za przyjęty jedynie po korzystnym wyniku głosowania nad całością projektu. W głosowaniu stosuje się postanowienia artykułu 19 ustęp 1.

Biuro Międzynarodowe zobowiązane jest do korygowania w ostatecznej wersji Aktów błędów rzeczowych, niedostrzeżonych w czasie analizy projektów Aktów, numeracji artykułów i ustępów oraz odsyłaczy.

Projekty decyzji innych niż te modyfikujące Akty, przedstawione przez Komitet Redakcyjny są z reguły rozpatrywane w całości. Postanowienia ustępu 2 stosuje się również do projektów tych decyzji.

Zastrzeżenia należy przedkładać do Sekretariatu w formie propozycji, na piśmie, w jednym z języków roboczych Biura Międzynarodowego (propozycje dotyczące Protokołu końcowego) natychmiast po przyjęciu propozycji dotyczącej artykułu, do którego odnosi się dane zastrzeżenie.

Aby umożliwić dystrybucję propozycji dotyczących zastrzeżeń wśród wszystkich Krajów członkowskich, przed przyjęciem Protokołu końcowego przez Kongres, Sekretariat Kongresu ustala ostateczny termin wnoszenia zastrzeżeń i informuje o nim Kraje członkowskie.

Zastrzeżenia do Aktów Związku przedłożone po tym terminie nie będą rozpatrywane przez Sekretariat lub Kongres.

Każdy Kongres może zmienić swój Regulamin Wewnętrzny. Aby być przedmiotem obrad, propozycje w sprawie zmian do niniejszego Regulaminu, o ile nie zostały przedstawione przez upoważniony do przedłożenia propozycji organ Światowego Związku Pocztowego, muszą uzyskać poparcie na Kongresie co najmniej dziesięciu delegacji.

W celu przyjęcia propozycji w sprawie zmian do niniejszego Regulaminu wymagane jest zatwierdzenie ich przez co najmniej dwie trzecie Krajów członkowskich obecnych na Kongresie i mających prawo do głosowania.