Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky, ktorou sa určujú kritériá na posudzovanie písomnosti ako archívnych dokumentov a upravujú niektoré podrobnosti o postupe pri vyraďovaní (škartácii) písomnosti

VYHLÁŠKA

Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky

z 31. mája 1976,

Ministerstvo vnútra Slovenskej socialistickej republiky ustanovuje podľa § 33 ods. 1 písm. a) zákona Slovenskej národnej rady č. 149/1975 Zb. o archívnictve (ďalej len „zákon“):

§ 1

Základné ustanovenia

(1)

Pri posudzovaní skutočnosti, či písomnosti majú so zreteľom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam trvalú dokumentárnu hodnotu a sú preto archívnymi dokumentmi (§ 2 zákona), sú rozhodujúce tieto kritériá, prípadne len niektoré z nich

a)

doba vzniku,

b)

obsah,

c)

pôvod a

d)

vonkajšie znaky písomností.

(2)

Pri posudzovaní písomností podľa odseku 1 sa osobitne prihliada, pokiaľ ide

a)

o obsah písomnosti, na hodnotu, rozsah a súhrn v nej obsiahnutých informácií, na jedinečnosť a dôkaznosť písomnosti, ako aj na druh, typ a tematiku písomnosti,

b)

o pôvod písomnosti, na spoločenský význam, funkciu a postavenie pôvodcu (orgány, organizácie, občania) písomnosti,

c)

o vonkajšie znaky písomnosti, na výtvarnú hodnotu, jazyk, písmo, písací materiál, na spôsob vyhotovenia a na náležitosti (pečať, ochranný obal a pod.) písomnosti.

(3)

Podľa doby vzniku alebo podľa obsahu písomností možno za archívne dokumenty považovať najmä druhy písomností uvedené v prílohe tejto vyhlášky.

§ 2

Uplatňovanie kritérií

Podľa kritérií určených v § 1 sa posudzujú písomnosti v škartačnom konaní (§ 3) i mimo škartačného konania (§ 9 a 10).

§ 3

Všeobecné ustanovenia

(1)

V škartačnom konaní sa vyraďujú písomnosti, ktoré už nie sú potrebné pre činnosť štátnych orgánov a socialistických organizácií (ďalej len "organizácie"). Tieto písomnosti sa posudzujú podľa kritérií určených v § 1. Písomnosti posúdené v škartačnom konaní ako archívne dokumenty sa odovzdajú do archívnej starostlivosti (§ 16 ods. 1 zákona). Písomnosti, ktoré nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto nie sú archívnymi dokumentmi, sa zničia (§ 6 ods. 2 a 3 zákona).

(2)

Organizácie dbajú, aby písomnosti, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov, a to včítane došlých písomností, boli riadne a pravidelne vyraďované podľa zákona a tejto vyhlášky.

(3)

Pri zániku organizácií prechádzajú povinnosti dbať o vyradenie písomností v škartačnom konaní a ďalšie povinnosti ustanovené v § 6 zákona na ich nástupcov, prípadne na orgány poverené likvidáciou organizácií.

(4)

Za riadne a pravidelné vyraďovanie písomností v škartačnom konaní zodpovedajú vedúci organizácií, prípadne nimi poverení pracovníci organizácií.

(5)

Písomnosti, ktoré sa pri škartačnom konaní určili na zničenie, možno použiť len ako priemyselnú surovinu, pokiaľ vzhľadom na ich osobitnú povahu nie je určený iný spôsob zničenia.

(6)

Pri odovzdávaní vyradených písomností na zničenie sú organizácie povinné predložiť písomný súhlas archívneho orgánu (§ 7 a 8), že odovzdávané písomnosti možno zničiť.

§ 4

Škartačné poriadky

(1)

Príslušné ústredné orgány vydajú so súhlasom Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky (ďalej len „ministerstvo vnútra“) a v lehote s ním dohodnutej škartačné poriadky pre seba a pre organizácie vo svojej pôsobnosti, prípadne doterajšie škartačné poriadky upravia. Pre národné výbory vydá škartačný poriadok ministerstvo vnútra po dohode s ministerstvami a inými ústrednými orgánmi štátnej správy, ktoré riadia výkon štátnej správy v príslušnom odvetví (úseku). Pre organizácie a zariadenia riadené alebo spravované národnými výbormi vydajú so súhlasom ministerstva vnútra a v lehote s ním dohodnutej škartačné poriadky ministerstvá a iné ústredné orgány štátnej správy, do pôsobnosti ktorých patria odvetvia (úseky) riadené a spravované národnými výbormi.

(2)

Škartačný poriadok bližšie upraví v súlade so zákonom a touto vyhláškou postup pri vyraďovaní písomností v podmienkach celého odvetvia (úseku) riadeného príslušným ústredným orgánom alebo patriaceho do jeho pôsobnosti; obsahuje aj vzor škartačného návrhu a jeho príloh (§ 6), vzor zápisnice o škartačnom konaní (§ 8) a iné pomôcky pre škartačné konanie.

§ 5

Škartačné plány

(1)

Ústredné orgány vydajú zároveň so škartačným poriadkom ako jeho súčasť škartačný plán, ktorý je pomôckou na vyraďovanie jednotlivých druhov písomností v príslušnom odvetví (úseku). Podľa tohto škartačného plánu si organizácie upravia svoje doterajšie škartačné plány a v prípade, že škartačný plán doteraz nemajú, sú povinné ho zostaviť. Škartačné plány obsahujú v súlade so spisovým, prípadne s ukladacím plánom usporiadanie písomností podľa ich vecného obsahu, ďalej škartačné lehoty pre jednotlivé druhy písomností, ak tieto lehoty nie sú ustanovené osobitnými predpismi,1) a škartačné znaky „A“, „S“, „V“ pre písomnosti (odsek 3).

(2)

Škartačnými lehotami sa určí doba, počas ktorej zostávajú písomnosti uložené v ústredných alebo osobitných spisovniach organizácií. Škartačné lehoty začínajú plynúť 1. januárom nasledujúceho roka po vybavení písomnosti. Ak organizácie naďalej nevyhnutne potrebujú písomnosti pre svoju činnosť, môžu škartačnú lehotu po prerokovaní s príslušným archívnym orgánom (§ 7) predĺžiť. Škartačné lehoty nemožno skrátiť.

(3)

Jednotlivé písomnosti sa už pred ich uložením do ústrednej alebo osobitnej spisovne organizácie označujú škartačnými znakmi, podľa ktorých sa po uplynutí škartačných lehôt navrhnú pri vyraďovaní v škartačnom konaní, ak sú označené

a)

škartačným znakom „A“ (archív), na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti príslušného archívu,

b)

škartačným znakom „S“ (škart), na zničenie,

c)

škartačným znakom „V“ (výber), na opätovné posúdenie a na rozhodnutie, či sa má písomnosť odovzdať do trvalej archívnej starostlivosti príslušného archívu alebo na zničenie.

§ 6

Návrhy na vyradenie písomností

(1)

Po uplynutí škartačných lehôt sa vykoná vyradenie písomností v škartačnom konaní.

(2)Organizácia predloží príslušnému archívnemu orgánu (§ 7) písomný návrh na vyradenie písomností, ktoré už nie sú potrebné pre jej činnosť (ďalej len „škartačný návrh“). Škartačné návrhy sa predkladajú archívnemu orgánu v pravidelných lehotách s ním dohodnutých; ak nedôjde k dohode, určí lehoty archívny orgán.

(3)

Ku škartačnému návrhu pripojí organizácia zoznamy všetkých písomností, ktoré sú predmetom škartačného konania. Písomnosti v týchto zoznamoch sú roztriedené do skupín podľa škartačných znakov „A“ a „S“; do týchto skupín organizácia roztriedi aj písomnosti označené škartačným znakom „V“.

(4)

Organizácie si môžu zriadiť na vypracovanie škartačných návrhov škartačnú komisiu; osobitné predpisy o povinnom zriadení škartačnej komisie nie sú dotknuté.1)

§ 7

Archívne orgány

(1)

Archívnymi orgánmi v škartačnom konaní sú štátne archívy, ktoré podľa § 18 až 23 zákona vykonávajú dozor nad vyraďovaním písomností a pritom posudzujú, či písomnosti majú trvalú dokumentárnu hodnotu (§ 2 ods. 2 zákona), ďalej archívy, ktoré týmto posudzovaním poverí ministerstvo vnútra, ako aj ministerstvo vnútra samo (§ 2 ods. 3 zákona).

(2)

Ministerstvo vnútra ako archívny orgán dozerá na vyraďovanie písomností a posudzuje pritom ich trvalú dokumentárnu hodnotu, ak ide o škartačné konanie v tých orgánoch a organizáciách, ktoré spravujú osobitné archívy (§ 26 zákona), ako aj v ďalších prípadoch, v ktorých si to vyhradí.

§ 8

Dozor nad vyraďovaním písomností

(1)

Archívny orgán v rámci dozoru nad vyraďovaním písomností v škartačnom konaní preverí, či škartačný návrh nadväzuje na predchádzajúce škartačné konanie, zistí stav predarchívnej starostlivosti o písomnosti (§ 6 zákona), a či boli splnené ďalšie predpoklady pre riadny priebeh škartačného konania; odborne preskúma správnosť a úplnosť škartačného návrhu, najmä zoznamy roztriedených písomností, posúdi podľa určených kritérií a rozhodne, či a ktoré písomnosti navrhované na vyradenie majú trvalú dokumentárnu hodnotu, udelí písomný súhlas na zničenie písomností bez trvalej dokumentárnej hodnoty a schváli zápisnicu o škartačnom konaní; upozorní na zistené nedostatky a navrhne ich odstránenie, prípadne uloženie príslušného opatrenia za porušenie povinností (§ 30 zákona).

(2)

Archívny dokument sa po odovzdaní na trvalé uschovanie príslušnému archívu stane predmetom archívnej starostlivosti (§ 16 ods. 1 zákona), z ktorej sa nesmie bez súhlasu archívneho orgánu vyňať.

(3)

Ak archív pri spracúvaní prevzatých archívnych dokumentov zistí, že boli okrem archívnych dokumentov prevzaté aj písomnosti, ktoré nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu, budú tieto písomnosti rozhodnutím archívneho orgánu dodatočne určené na vyradenie; o vyradení spíše archív zápisnicu.

§ 9

Písomnosti iných než socialistických organizácií

Postup pri posudzovaní trvalej dokumentárnej hodnoty písomností pochádzajúcich z činnosti iných než socialistických organizácií dohodne ministerstvo vnútra s týmito organizáciami podľa kritérií určených v § 1.

§ 10

Iné písomnosti

Podľa kritérií určených v § 1 sa posudzujú mimo škartačného konania aj

a)

písomnosti, ktoré má nadobudnúť štát do vlastníctva (§ 9 ods. 1 zákona),

b)

písomnosti ponúknuté archívu na prevzatie do archívnej úschovy (§ 7 ods. 2 zákona),

c)

písomnosti, ktoré sa majú vyviezť do cudziny, ak možno odôvodnene predpokladať, že ide o archívne dokumenty (§ 8 ods. 1 zákona),

d)

nájdené písomnosti,

e)

písomnosti, o posúdenie ktorých požiada ich vlastník.

§ 11

Zrušovacie ustanovenie

Zrušuje sa vyhláška Ministerstva vnútra č. 94/1953 Ú.v. o zásadách pre vyraďovanie (škartáciu) písomností.

§ 12

Účinnosť

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. júlom 1976.

Minister: Ing. Lazar v. r.