Vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky o Spravovacom a kancelárskom poriadku pre okresné súdy, krajské súdy, Špeciálny súd a vojenské súdy

Po splnení poplatkovej povinnosti84) vydá kancelária zbierky listín žiadateľovi kópiu z listín uložených v zbierke listín.

(2)

Ak určitá listina v zbierke listín nie je, na požiadanie a po splnení poplatkovej povinnosti vydá o tom kancelária zbierky listín žiadateľovi potvrdenie.

(3)

Vydávanie kópie zo zbierky listín vykonáva na túto činnosť poverený zamestnanec registrového súdu.

(4)

Kópiu zo zbierky listín vydá kancelária zbierky listín žiadateľovi spravidla na počkanie a v určených úradných hodinách. Ak vzhľadom na počet požadovaných kópií z technických alebo iných vážnych dôvodov nemožno vyhotoviť žiadateľovi ním požadované kópie na počkanie, určí mu kancelária zbierky listín lehotu, po ktorej uplynutí si môže kópie prevziať. Táto lehota nemôže byť dlhšia ako jeden týždeň.

(5)

Registrový súd zabezpečí, aby kancelária zbierky listín poskytovala verejnosti kópie zo zbierky listín a umožnila nahliadanie do zbierky listín aspoň štyri pracovné dni v týždni. Údaje o úradných hodinách musia byť zverejnené na informačnej tabuli registrového súdu, pred vstupom do kancelárie zbierky listín a prípadne aj na inom vhodnom mieste.

(6)

Kancelária zbierky listín opatrí

a)

prvú stranu kópie zo zbierky listín v pravom hornom rohu odtlačkom pečiatky „KÓPIA“, označením oddielu, spisovej značky zbierky listín a poradovým číslom podľa knihy zbierky listín,

b)

poslednú stranu kópie zo zbierky listín pečiatkou registrového súdu, dátumom vydania kópie, počtom strán kópie podľa žurnalizácie, vyznačením výšky zaplateného súdneho poplatku za vyhotovenie kópie v kolkoch alebo v hotovosti do pokladne súdu alebo na účet súdu a podpisom zamestnanca, ktorý kópiu vydal.

§ 241

Nazeranie do zbierky listín

(1)

Nazerať do listín uložených v zbierke možno výlučne len v kancelárii zbierky listín a za prítomnosti na to oprávneného zamestnanca registrového súdu.

(2)

Predseda registrového súdu môže vyčleniť na nazeranie do zbierky listín aj iný vhodný priestor ako kanceláriu zbierky listín.

TRETIA HLAVA

AGENDA SPRÁVY SÚDU

§ 242

Ak nie je ďalej ustanovené inak, na vybavovania agendy správy súdu sa primerane použijú ustanovenia prvej hlavy piatej časti.

Prvý oddiel

Evidenčné pomôcky pre agendu správy súdov

§ 243

(1)

Pre vybavovanie agendy správy súdu sa vedú a používajú tieto evidenčné pomôcky:

a)

správny register podľa vzoru č. 22 uvedeného v prílohe č. 4,

b)

ak to vyžaduje rozsah agendy, zoznam hesiel podľa vzoru č. 23 uvedeného v prílohe č. 4 a

c)

menný zoznam.

(2)

Heslá v zozname hesiel môžu súdy podľa potreby priebežne meniť alebo dopĺňať, prípadne uvedené heslá aj ďalej členiť.

(3)

Pri vybavovaní agendy správy súdu sa môžu používať aj iné evidenčné pomôcky.

(4)

Na evidenčné pomôcky podľa odsekov 1 a 2 sa ustanovenie § 167 ods. 2 a 3 vzťahuje rovnako.

§ 244

(1)

V správnom registri sa evidujú všetky písomnosti, ktoré sa týkajú agendy správy súdu došlé na súd, ako aj zasielané súdom. V správnom registri sa spravidla založí samostatný oddiel, v ktorom sa evidujú sťažnosti a podnety; tento oddiel sa označí nadpisom „Sťažnosti a podnety“. Správny register sa môže podľa potreby ďalej členiť aj na iné oddiely.

(2)

Na označenie správneho registra sa používa skratka „Spr“. Ak sa vedie správny register v elektronickej forme, môže si ho súd podľa potreby upraviť pri zachovaní jeho náležitostí ustanovených touto vyhláškou, prípadne ho môže doplniť aj o ďalšie náležitosti.

(3)

Správny register vedie kancelária predsedu súdu. Správny register sa môže vnútorne členiť na oddiel týkajúci sa kancelárie predsedu súdu a oddiel týkajúci sa kancelárie riaditeľa správy súdu.

§ 245

(1)

Ak nie je ďalej ustanovené inak, zapíše poverený zamestnanec došlé písomnosti do správneho registra, a to bežne za sebou. Každá písomnosť sa zapíše vždy pod poradovým číslom, a to aj vtedy, ak sa týka veci, ktorá už je v správnom registri zapísaná.

(2)

Číslo konania písomnosti sa skladá z označenia, bežného čísla správneho registra a z posledných dvoch číslic letopočtu, napríklad Spr 113/04. Číslo konania s vyznačí v pravom hornom rohu písomnosti a uvedie sa na všetkých jej prílohách.

Druhý oddiel

Spisy agendy správy súdu

§ 246

(1)

Súbor písomnosti agendy správy súdu týkajúcich sa tej istej veci tvorí spis agendy správy súdu.

(2)

Spisy agendy správy súdu, najmä ak pozostávajú z väčšieho množstva písomností, sa zakladajú do spisových obalov podľa vzoru č. 17 uvedeného v prílohe č. 4. Ďalšie došlé a odoslané písomnosti týkajúce sa tej istej veci sa do spisového obalu zakladajú chronologicky.

(3)

Na vonkajšej strane spisového obalu sa vyznačí označenie veci a číslo spisu. Číslom spisu je číslo konania prvej písomnosti založenej do spisu agendy správy. Na vnútornej strane spisového obalu sa jednotlivé vložené písomnosti vedú v evidencii s uvedením roka, keď písomnosť došla alebo vznikla, ďalších čísel, pod ktorými sa vec zapísala v správnom registri, a čísla listu.

(4)

Spisy agendy správy súdu sa ukladajú usporiadané podľa čísla konania; prípadne sa použije pre jednotlivé druhy agend poradovník, ktorý obsahuje rok, keď vec bola doručená, číslo konania a číslo poradia spisu, ktoré sa na spise vyznačí vpravo hore.

§ 247

Spojené vecné spisy

(1)

Spojený vecný spis sa tvorí podľa čísla konania prvej došlej písomnosti. Toto číslo je vedúcim číslom spisu a vedie sa pod ním celý spis až do jeho úplného skončenia; pri tvorbe spojených vecných spisov sa postupuje podľa zoznamu hesiel.

(2)

Ak sa zasiela ktorejkoľvek organizácii v rezorte justície nejaká písomnosť, ktorá sa má založiť do spojeného vecného spisu, vyznačí sa vždy na prvej strane takejto písomnosti pod adresou príslušné heslo. V jednej písomnosti nemožno spájať veci, ktoré podľa svojho obsahu patria do rôznych spojených vecných spisov.

(3)

Na vonkajšej strane spisového obalu sa vyznačí heslo, prípadne bližšie označenie veci, a vedúce číslo spisu. Na vnútornej strane spisového obalu sa jednotlivé vložené písomnosti vedú v evidencii uvedením dátumu, keď písomnosť došla alebo vznikla, ďalej čísla, pod ktorým sa vec zapísala v správnom registri, a čísla listu.

(4)

Spojený vecný spis sa vedie podľa potreby aj niekoľko rokov, ak sa jeho objem nezväčší tak, že treba založiť nový spis. Ak sa zakladá nový spis, uvedie sa na spisovom obale nového spisu jeho nové vedúce číslo. Na spisovom obale sa v zátvorke uvedie vedúce číslo predchádzajúceho spisu. Pôvodné vedúce číslo sa vyznačí v zátvorke aj v poznámkovom stĺpci správneho denníka, a to pri čísle prvej písomnosti založenej do nového spisu.

(5)

Spojené vecné spisy sa ukladajú v kancelárii predsedu súdu a v kancelárii riaditeľa správy súdu usporiadané podľa hesiel.

§ 248

(1)

Osobný spis sa zakladá podľa priezviska a mena zamestnanca súdu.

(2)

Osobný spis je na vonkajšej strane spisového obalu označený nadpisom „Osobný spis“, priezviskom a menom zamestnanca súdu a spisovým číslom, ktorým je číslo konania prvej písomnosti založenej v osobnom spise; pod týmto číslom sa osobný spis vedie až do jeho úplného skončenia.

(3)

Osobné spisy sú uložené v príslušnom organizačnom útvare súdu alebo u zamestnanca súdu povereného vybavovaním personálnej agendy súdu.

(4)

Osobné spisy súd vedie riadne po celý čas trvania služobného pomeru, pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu.

§ 249

(1)

Obsahom osobného spisu sú všetky listiny, doklady, zmluvy a ostatné dokumenty potrebné na riadne určenie nárokov, práv a povinností zamestnanca súdu súvisiacich so vznikom, s trvaním, so zmenami a skončením služobného pomeru, pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu.

(2)

Jednotlivé úkony vykonávané v rámci služobného pomeru, pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu sú v osobnom spise presne usporiadané vrátane potrebných vysvetľujúcich záznamov a odkazov na úkony súvisiace tak, aby vývoj realizácie jednotlivých nárokov, práv a povinností zo služobných pomerov, pracovnoprávnych vzťahov alebo obdobných pracovných vzťahov boli z osobného spisu jednoznačne zrejmé a jasné.

§ 250

Zberné spisy

(1)

Z písomností rovnakého obsahu, ktoré sa týkajú tej istej veci a majú sa spoločne vybaviť, najmä hromadných výkazov a správ, sa utvárajú zberné spisy. Do správneho registra sa v takom prípade zapíše len prvá vo veci doručená písomnosť a všetky ďalšie sa k nej len pripoja.

(2)

Zberné spisy sa vkladajú do obalu z mäkkého papiera a ukladajú sa podľa čísel, ak nie sú súčasťou spisu agendy správy súdu. Na prednej strane obalu sa uvedie číslo konania prvej písomnosti, ktoré došla k tejto veci.

§ 251

Podanie menšej dôležitosti

(1)

Písomnosti, z ktorých nemožno založiť spis agendy správy súdu, osobný spis ani zberný spis, sa vkladajú do obalu z mäkkého papiera podľa čísel správneho registra a vkladajú sa do spoločného vecného súpisu pod heslo „Rôzne“.

(2)

Podanie menšej dôležitosti, najmä celkom jednoduché a nepodstatné oznámenia, tlačivá a formuláre, s výnimkou formulárov prísne zúčtovateľných, sa nezapisujú ani do správneho registra.

(3)

Okruh písomností do správneho registra nezapisovaných určí predseda súdu podľa osobitných podmienok príslušného organizačného útvaru súdu. Nezapisované písomnosti sa len pripoja k predchádzajúcim spisom a ak takéto spisy nie sú, ukladajú sa v osobitnom obale v časovom poradí a po uplynutí bežného roka sa zničia.

§ 252

Úschova spisov agendy správy súdu

(1)

Neskončené spisy agendy správy súdu sa uschovávajú spravidla v uzamykateľnej skrini.

(2)

Na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie platia osobitné predpisy.85)

§ 253

Spôsob podpisovania písomností, rozpočtových, štatistických výkazov a dokladov účtovnej a peňažnej povahy, najmä šekov, nariadení na vyplatenie súm a ostatných peňažných dokladov a overení, upravujú osobitné predpisy.

PRVÁ HLAVA

SPOLOČNÉ USTANOVENIA

§ 254

Používanie tlačív a formulárov

(1)

Na účely dodržiavania jednotnej formy úradných výstupov zo súdov a jednotnej formy listín o podstatných úkonoch, ktoré súdy vykonávajú počas konania a sú súčasťou súdneho spisu, súdy používajú tlačivá uvedené v katalógu tlačív pre súdy, ktorý vydáva ministerstvo.

(2)

Okrem tlačív podľa odseku 1 súdy používajú aj formuláre, ktoré sú definované v aplikácii.

(3)

Ak súdy pri používaní tlačív a formulárov podľa odsekov 1 a 2 zistia, že tieto tlačivá a formuláre neobsahujú všetky potrebné náležitosti, nie sú v súlade s platným právom alebo majú inú chybu, oznámia to ministerstvu.

(4)

Aktualizáciu formulárov v aplikácii a tlačív v katalógu tlačív vykonáva ministerstvo v spolupráci so súdmi na základe legislatívnych zmien a podnetov súdov podľa odseku 3 priebežne, aspoň dvakrát ročne.

§ 255

Programové prostriedky pre spracovanie súdnej agendy

(1)

Ak táto vyhláška ukladá súdom používať pri spracovaní súdnej agendy, najmä na prijímanie podaní došlých na súd, vedenie súdnych registrov a zverejňovanie súdnych rozhodnutí elektronickú formu prostredníctvom programových prostriedkov schválených ministerstvom, postupujú súdy pri používaní týchto programových prostriedkov podľa tejto vyhlášky a podľa aktuálnej metodickej príručky a používateľskej príručky k týmto programovým prostriedkom, ktorú schválilo ministerstvo.

(2)

Obchodný register vrátane registra zbierky listín vedú registrové súdy prostredníctvom programového vybavenia, ktoré schválilo ministerstvo podľa tejto vyhlášky a podľa aktuálnej metodickej príručky a používateľskej príručky k systému vydanej ministerstvom. Príslušný registrový súd v spolupráci s ministerstvom zabezpečuje pri používaní tohto programového vybavenia ochranu všetkých údajov zapísaných do systému.

§ 256

Evidencia informačného centra súdu

Na účely evidencie žiadostí o vydanie rovnopisu alebo odpisu rozhodnutia alebo inej písomnosti zo súdneho spisu, vydanie úradného potvrdenia zo súdneho spisu a overenie vydaných kópií písomností zo súdneho spisu vedie informačné centrum súdu evidenčnú knihu informačného centra podľa vzoru č. 3 uvedeného v prílohe č. 4.

§ 257

Predaj kolkových známok

Predseda súdu môže, spravidla po dohode s poštou, zriadiť predaj kolkových známok v budove súdu. Predaj kolkov nemožno spájať s činnosťou podateľne.

§ 258

Ochrana utajovaných skutočností

Touto vyhláškou nie sú dotknuté ustanovenia osobitných predpisov;86) pri vybavovaní súdnej agendy týkajúcej sa utajovaných skutočností sa postupuje podľa týchto predpisov.

§ 259

Zmenu spisovej značky v súvislosti so zánikom súdu a prechodom výkonu súdnictva zo zanikajúceho súdu na iný súd alebo inej organizačnej zmeny v rámci sústavy súdov upraví ministerstvo vnútornými predpismi.

DRUHÁ HLAVA

PRECHODNÉ USTANOVENIA

§ 260

(1)

Ak sa touto vyhláškou zavedie nový súdny register na určitý druh súdnej agendy, súdy sú začnú používať elektronickú formu vedenia tohto súdneho registra do dvoch mesiacov odo dňa účinnosti takejto zmeny, ak táto vyhláška neustanovuje inak.

(2)

Súdny register vedený v elektronickej podobe nahrádza v plnom rozsahu doterajšie súdne registre a evidenčné pomôcky k nim; ich vedenie sa po schválení a zavedení elektronického registra nevyžaduje.

§ 261

Vydávanie osvedčení o európskom exekučnom titule podľa § 66 ods. 1 až 4 sa vzťahuje len na rozhodnutia súdu, súdne zmiery a verejné listiny, ktoré boli vydané, vyhotovené alebo zaregistrované po 21. októbri 2005. Vydávanie osvedčení podľa § 66 ods. 5 sa vzťahuje na rozsudky súdu, súdne zmiery a vykonateľné verejné listiny vydané, vyhotovené alebo zaregistrované po 1. máji 2004.

§ 262

(1)

Používanie registratúrnych značiek, znakov hodnoty a lehôt uloženia ustanovených touto vyhláškou sa vzťahuje aj na súdne spisy, ktoré vznikli pred nadobudnutím účinnosti tejto vyhlášky, ak sa do registratúrneho strediska odovzdávajú po nadobudnutí účinnosti tejto vyhlášky.

(2)

Odsek 1 sa rovnako vzťahuje aj na súdne registre, ostatné evidenčné pomôcky, ako aj iné registratúrne záznamy súdu.

§ 263

Odvolania vo veciach zapísaných do 1. januára 2006 na okresnom súde do súdneho registra Em sa na krajskom súde zapisujú od účinnosti tejto vyhlášky do súdneho registra CoE.

TRETIA HLAVA

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

§ 264

Zrušovacie ustanovenie

Zrušujú sa:

1.

vyhláška Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 66/1992 Zb. o Spravovacom poriadku pre okresné a krajské súdy v znení vyhlášky Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 18/1993 Z. z. a vyhlášky Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 163/1995 Z. z.,

2.

vyhláška Federálneho ministerstva obrany č. 389/1992 Zb. o rokovacom poriadku pre vojenské obvodové súdy a vyššie vojenské súdy,

3.

výnos Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky z 12. mája 1994 č. 4595/1994-30 o nariaďovaní a odmeňovaní pracovnej pohotovosti sudcov krajských súdov a okresných súdov, justičných čakateľov a o nariaďovaní pracovnej pohotovosti zamestnancov odborného aparátu krajských a okresných súdov (oznámenie Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 123/1994 Z. z.).

§ 265

Účinnosť

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januára 2006.

v z. Lucia Žitňanská v. r.