LegalizeVerordnung des Bundeskanzlers über die Anwendung der Flexibilisierungsklausel beim Österreichischen Staatsarchiv (ÖSTA - Flexibilisierungsverordnung)
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 17a und 17b des Bundeshaushaltsgesetzes - BHG, BGBl. Nr. 213/1986, in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr. 71/2003 wird im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen verordnet:
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Abschnitt
Anwendungsbereich
§ 1. Als Organisationseinheit gemäß § 17a Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes, BGBl. Nr. 213/1986, in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr. 71/2003, bei der die Flexibilisierungsklausel nach Maßgabe der §§ 17a und 17b des Bundeshaushaltsgesetzes und der in dieser Verordnung enthaltenen Bestimmungen zur Anwendung gelangt, wird das Österreichische Staatsarchiv bestimmt.
§ 2. Der Projektzeitraum beginnt mit 1. Jänner 2004 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2006.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Projektprogramm
§ 3. Ziel des Österreichischen Staatsarchivs ist es, ein modernes Dienstleistungsunternehmen im kulturellen Sektor der öffentlichen Verwaltung zu sein. Im Sinne des "New Public Management" soll die wirtschaftliche Leistungskraft des Österreichischen Staatsarchivs verbessert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass das Österreichische Staatsarchiv auch bei knapperen personellen und materiellen Ressourcen in der Lage ist, die ihm zugewiesenen wissenschaftlichen, kulturellen und administrativen Aufgaben angemessen zu erfüllen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
§ 4. Zur Erreichung des Zieles gemäß § 3 hat das Österreichische Staatsarchiv das in der Anlage enthaltene Projektprogramm zu erfüllen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Abschnitt
Besondere Ermächtigungen und Regelungen im Projektzeitraum
§ 5. Das Österreichische Staatsarchiv ist ermächtigt, während des Projektzeitraumes Einnahmen nach Maßgabe des § 17a Abs. 2 bis 6 des Bundeshaushaltsgesetzes zur Bedeckung seines Ausgabenbedarfes in Umsetzung des Projektprogramms zu verwenden, sofern der Bundesminister für Finanzen den Leiter des Österreichischen Staatsarchivs zu überplanmäßigen Ausgaben gemäß § 17a Abs. 3 des Bundeshaushaltsgesetzes ermächtigt.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
§ 6. Abweichend von § 52 Abs. 2 erster Satz des Bundeshaushaltsgesetzes darf das Österreichische Staatsarchiv innerhalb des Projektzeitraums Zahlungen nur bis zum 31. Dezember zu Lasten des jeweiligen Finanzjahres leisten.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Rücklagen
§ 7. (1) Der Bundesminister für Finanzen hat nach Maßgabe der Voraussetzungen des § 17a Abs. 4 und 5 des Bundeshaushaltsgesetzes
positive Unterschiedsbeträge im Bereich des Österreichischen Staatsarchivs einer Flexibilisierungs-Rücklage und
negative Unterschiedsbeträge im Bereich des Österreichischen Staatsarchivs als Minus-Rücklage der Flexibilisierungs-Rücklage für die Organisationseinheit zuzuführen.
(2) Eine weitere Rücklagenbildung auf Grund einer bundesfinanzgesetzlichen Ermächtigung oder gemäß § 53 des Bundeshaushaltsgesetzes darf mit Ausnahme des § 53 Abs. 2 nicht erfolgen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
§ 8. Der Bundesminister für Finanzen hat dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 17a Abs. 6 des Bundeshaushaltsgesetzes nach Maßgabe des Bedarfes Beträge aus der zu ihren Gunsten gebildeten Flexibilisierungs-Rücklage bereitzustellen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Positive Unterschiedsbeträge
§ 9. (1) Positive Unterschiedsbeträge sind nach Maßgabe des § 17a Abs. 4, 5 und 6 des Bundeshaushaltsgesetzes zu verwenden und aufzuteilen. Der Bundeskanzler hat im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und nach Anhörung des Controlling-Beirates über die Aufteilung gemäß § 17a Abs. 5 vorletzter Satz und im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen gemäß § 17a Abs. 6 erster Satz des Bundeshaushaltsgesetzes bis zum 20. Jänner des jeweils folgenden Finanzjahres zu entscheiden. Vor dieser Entscheidung hat das Bundeskanzleramt mit dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs Verhandlungen über den Aufteilungsschlüssel zu führen.
(2) Der von der Organisationseinheit gemäß § 17a Abs. 5 letzter Satz des Bundeshaushaltsgesetzes für Belohnungen oder Leistungsprämien an ihre am Erfolg beteiligten Bediensteten und für die Fortbildung ihrer Bediensteten zu verwendende Anteil am positiven Unterschiedsbetrag darf 25 vH dieses Betrages nicht übersteigen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Negative Unterschiedsbeträge
§ 10. Negative Unterschiedsbeträge sind gemäß § 17a Abs. 4 und 5 erster bis dritter Satz des Bundeshaushaltsgesetzes zu bedecken und auszugleichen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Abschnitt
Controlling-Beirat
§ 11. (1) Beim Bundeskanzleramt wird mit Wirksamkeit vom 1. Jänner 2004 bis 31. Dezember 2007 ein Controlling-Beirat eingerichtet.
(2) Dem Controlling-Beirat gehören folgende, gemäß § 17a Abs. 7 Z 1 des Bundeshaushaltsgesetzes für den Zeitraum nach Abs. 1 zu bestellende Mitglieder an:
ein Vertreter des Bundeskanzlers als Vorsitzender;
ein Vertreter des Bundesministers für Finanzen;
ein beratender, nicht stimmberechtigter Experte aus dem Bereich der Betriebswirtschaft.
(3) Für den Zeitraum gemäß Abs. 1 ist für jedes Mitglied ein Ersatzmitglied zu bestellen, das seine Funktion jedoch nur in Abwesenheit des vertretenen Mitgliedes ausüben darf.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Geschäftsordnung
§ 12. Der Beirat gibt sich seine Geschäftsordnung, die der Genehmigung des Bundeskanzlers und des Bundesministers für Finanzen bedarf und die insbesondere vorzusehen hat,
dass der Beirat beschlussfähig ist, wenn die Vertreter des Bundeskanzlers und des Bundesministers für Finanzen anwesend sind;
unter welchen Bedingungen die Abwesenheit eines Mitgliedes als entschuldigt gilt und daher das Ersatzmitglied zu laden ist;
unter welchen Voraussetzungen der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs und der Vertreter des Dienststellenausschusses der Personalvertretung des Österreichischen Staatsarchivs beizuziehen sind;
dass der Beirat mindestens einmal pro Kalendervierteljahr des Projektzeitraumes zusammenzutreten hat und
dass der Vorsitzende eine Tagesordnung zu erstellen und diese den einzelnen Mitgliedern gemeinsam mit den für die Beratung erforderlichen Unterlagen mindestens fünf Arbeitstage vor der Sitzung nachweislich zuzustellen hat.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Aufgaben
§ 13. Der Beirat hat insbesondere
am Budget- und Personalcontrolling für das Österreichische Staatsarchiv gemäß § 15a des Bundeshaushaltsgesetzes beratend mitzuwirken;
die Berichte gemäß § 14 zu prüfen, jeweils eine Stellungnahme dazu auszuarbeiten und diese gemeinsam mit dem Bericht unverzüglich dem Bundeskanzleramt und die jeweilige Stellungnahme zeitgleich dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs zu übermitteln;
soweit erforderlich Empfehlungen zur Umsetzung des Projektprogramms auszuarbeiten und dem Bundeskanzleramt sowie dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs vorzulegen;
zum Entwurf des Berichtes über die Erfolgskontrolle gemäß § 17a Abs. 8 des Bundeshaushaltsgesetzes eine Stellungnahme abzugeben; diese Stellungnahme ist dem Bericht anzuschließen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Berichtspflichten des Österreichischen Staatsarchivs
§ 14. (1) Der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs hat dem Beirat
mindestens einmal im Kalendervierteljahr des Projektzeitraumes einen Bericht und
spätestens bis zum 30. Juni des dem Ende des Projektzeitraumes folgenden Finanzjahres einen Abschlussbericht über die erfolgte Umsetzung des Projektprogramms vorzulegen.
(2) Die Berichte gemäß Abs. 1 haben insbesondere hinreichend detailliert auf das Projektprogramm, insbesondere auf die darin festgelegten Ziele, den Leistungskatalog, die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben sowie Planstellen einzugehen. Abweichungen vom Projektprogramm sind zu begründen.
(3) Berichte gemäß Abs. 1 Z 1 haben überdies eine Vorschau über die künftige Umsetzung des Projektprogramms zu beinhalten.
(4) Der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs hat dem Beirat bei Bedarf auf dessen Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist zusätzliche Berichte vorzulegen.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Abschnitt
Übergangs- und Schlussbestimmungen
§ 15. (1) Bei einem positiven Unterschiedsbetrag am Ende des Projektzeitraumes sind § 17b Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes und § 9 anzuwenden.
(2) Ein negativer Unterschiedsbetrag am Ende des Projektzeitraumes ist zu vermeiden. Sollte dies nicht möglich sein, ist er gemäß § 17b Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes vom Bundeskanzleramt zu bedecken.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
§ 16. Die Verordnung tritt am 1. Jänner 2004 in Kraft.
Zum Ende des Bezugszeitraums vgl. § 2.
Anlage
Projektprogramm
Das österreichische Staatsarchiv hat folgende Schlüsselaufgaben:
Bewerten und Übernehmen erhaltungspflichtiger oder -würdiger Informationsträger in der Erscheinungsform unterschiedlicher Technologien nach rechtlichen und wissenschaftlichen Kriterien
Archivalienschutz und -konservierung
Verwahrung und Erschließung von Archivgut
Bereitstellung und Auswertung von Information für Verwaltung, Forschung, Medien und berechtigte Belange der Bürger
Aus-, Fort- und Weiterbildung
Öffentlichkeitsarbeit und Forschung
Managementziele des Österreichischen Staatsarchivs:
Impulsgebende Institution im archiv- und geschichtswissenschaftlichen Umfeld
Verbesserter Einsatz von Personalressourcen
Verbesserungen der Verwaltungsabläufe und des -aufbaus
Reduktion der Kosten und Ausgaben
Schaffung von Einnahmen
Optimieren der vorhandenen Raumkapazität
Steigerung der Zufriedenheit und Motivation der MitarbeiterInnen
Steigerung der Zufriedenheit der Kunden
Messparameter der Managementziele:
```
```
3.1. Impulsgebende
Institution im archiv-
und geschichts- 2003 2004 2005 2006
wissenschaftlichen
Umfeld (Basis)
```
```
Internetzugriffe 1700000 1750000 1800000 1850000
```
```
Anzahl der
Ausstellungen;
Ausstellungs-
beteiligungen und
Veranstaltungen 25 27 29 31
```
```
3.2. Verbesserter Einsatz
von Personalressourcen 2003 2004 2005 2006
(Planstellen-
entwicklung) (Basis)
```
```
3.2.1 Planstellenentwicklung
nach dem Stellenplan
```
```
3.2.1.1. Beamte Stellenplan
```
```
Teil II.A, 1010
```
```
```
```
Verwendungsgruppe A1 31 30 30 30
```
```
Verwendungsgruppe A2 25 25 25 25
```
```
Verwendungsgruppe A3 38 38 38 38
```
```
Verwendungsgruppe A4 6 5 3 3
```
```
Verwendungsgruppe A5 2 0 0 0
```
```
Verwendungsgruppe A6 1 1 1 1
```
```
Summe Beamte 103 99 97 97
```
```
3.2.1.2. Vertragsbedienstete
```
```
Stellenplan Teil II.A,
```
```
1010
```
```
```
```
Entlohnungsgruppe v2 1 1 1 1
```
```
Entlohnungsgruppe v3 4 4 4 4
```
```
Entlohnungsgruppe v4 11 10 9 9
```
```
Entlohnungsgruppe h4 1 1 1 1
```
```
Entlohnungsgruppe h5 4 3 3 2
```
```
Summe
Vertragsbedienstete 21 19 18 17
```
```
3.2.1.3. Sonderplanstellen
```
```
```
```
Behinderte 8 8 8 8
```
```
Ältere Arbeitslose 2 2 2 2
```
```
Lehrlinge 1 1 1 1
```
```
Gesamt *1) 135 129 126 125
```
```
3.2.2. Organisatorische 2003 2004 2005 2006
Planstellenentwicklung (Basis)
```
```
Generaldirektion 36 30 30 29
```
```
Archiv der Republik 28 26 26 26
```
```
Allgemeines
Verwaltungsarchiv 11 24 24 24
```
```
Bibliothek 8 0 0 0
```
```
Haus-, Hof- und
Staatsarchiv 20 19 25 25
```
```
Finanz- und
Hofkammerarchiv 9 8 0 0
```
```
Kriegsarchiv 23 22 21 21
```
```
Gesamt 135 129 126 125
```
```
3.3. Verbesserungen der 2003 2004 2005 2006
Abläufe und des Aufbaus (Basis)
```
```
Schriftliche
Anfragenbearbeitung 7000 7000 7350 7700
```
```
Anfragenbeantwortungs-
qualität (Reduzierung
der Reklamationen) 200 170 140 100
```
```
3.4. Reduktion der Kosten 2003 2004 2005 2006
und Ausgaben
(Beträge in Euro) (Basis)
```
```
3.4.1. Personalausgaben (UT 0) 4499000 4499000 4499000 4499000
```
```
3.4.2. Sonstige Ausgaben
```
```
Anlagen (UT 3) 700000 700000 700000 700000
```
```
Förderungen (UT 6) 5000 5000 5000 5000
```
```
Gesetzliche
Verpflichtungen (UT 7) 78000 78000 78000 78000
```
```
Aufwendungen (UT 8) 1793000 2093000 1500000 1520000
```
```
Summe sonstiger 2576000 2876000 2283000 2303000
Ausgaben *2)
```
```
3.5. Einnahmen 2003 2004 2005 2006
(Beträge in Euro) (Basis)
```
```
Erfolgswirksame 491000 491000 200000 220000
Einnahmen (UT 4) *3)
```
```
Bestandswirksame
Einnahmen (UT 7) 2000 2000 - -
```
```
Summe voraussichtlicher 493000 493000 200000 220000
Einnahmen *3)
```
```
Saldo 2003 2004 2005 2006
(Basis)
```
```
Ausgaben Gesamt 7075000 7375000 6782000 6802000
*3)
```
```
Einnahmen Gesamt 493000 493000 200000 220000
*3)
```
```
Saldo 6582000 6882000 6582000 6582000
```
```
```
```
3.6. Optimieren der 2003 2004 2005 2006
vorhandenen
Raumkapazität (Basis)
```
```
m2 pro Mitarbeiter *4) 33 m2 33 m2 33 m2 32 m2
```
```
Optimieren der
Speicherfläche *5) 52300 m2 52300 m2 51500 m2 50700 m2
```
```
```
```
3.7. Steigerung der
Zufriedenheit und 2003 2004 2005 2006
Motivation der
MitarbeiterInnen (Basis)
```
```
Mitarbeiterzufrieden-
heit (Prozentsatz) *6) 80% 80% 80% 80%
```
```
Krankenstandstage *7) -10% zu -10% zu -10% zu
2003 2004 2005
```
```
```
```
3.8. Steigerung der 2003 2004 2005 2006
Zufriedenheit der
Kunden (Basis)
```
```
Kundenzufriedenheit
(Prozentsatz) *8) 74% 74% 74% 74%
```
```
```
Managementleistungen und Maßnahmen zur Erreichung der
```
Managementziele
```
```
Leistungen Maßnahmen
```
```
Personalplanungskonzept o Personalreduktion in der Bibliothek
o Stärkere Konzentration auf die
Kernaufgaben sowie einer
Personalreduktion im FHKA, Haus-, Hof-
und Staatsarchiv (HHStA), Allgemeines
Verwaltungsarchiv (AVA), Archiv der
Republik (AdR), Kriegsarchiv (KA)
o Reduktion der Overheadkosten
(Generaldirektion,
Verwaltungsdirektion, Stabstelle +
Support+ Hilfsdienst)
```
```
Organisationskonzept o Konzept für neue zielorientierte
Aufbauorganisation des
Österreichischen Staatsarchivs
o Stufenplan der Umstellung auf neue
Aufbauorganisation insbesondere der
Reduktion von Archiven bzw.
Bestandsgruppen in den Archiven
o Neustrukturierung der Abläufe bei
Beratungen
o Neustrukturierung der Abläufe bei
Anfragen
o Übernahme der Bibliothek durch die
Administrative Bibliothek; Konzept zur
Wahrnehmung der übrigen
Bibliotheksaufgaben
o Projekte (Neugestaltung der Homepage,
Archivdatenbank usw.)
o Aufgabenanalyse der (Personal- und
Verwaltungsdirektion (PVD) unter dem
Gesichtspunkt einer
Zentralisierung/Dezentralisierung der
Aufgabenstellung
```
```
Programm- und o Schaffung von Einnahmen - Verkauf von
Projektkonzept Leistungen
o Verbesserung der Kosten und
Leistungsrechnung und des Controllings
o Aufgabe der Johannesgasse als
Bürounterbringungsort
o Neugestaltung des Empfanges und der
Zentralen Dienste
```
```
Einnahmenkonzept o Verrechnung der Depotkosten
o Einführen von Benutzerentgelt
(unterschiedliche Kategorien)
o entgeltliche Führungen (Bilder,
Kartenwerke und sonst interessante
Archivalien für historisch
Interessierte zugänglich machen)
o Einnahmen aus Ausstellungen
o Verrechnung der Kosten für
Reproduktionen
o entgeltliche Anfragebeantwortungen
o Veranstaltungen in Teilen des FHKA,
wodurch Sponsorengelder lukriert
werden sollen
o Einnahmen aus Copyright, Urheberrecht,
Senderechten (Urkunden, Karten,
Bildwerk)
o Einnahmen aus einem Archivshop
(Verkauf von Archivinventar,
Publikationen usw.)
o Einnahmen aus Sponsoring für
Forschungsprojekte (zB Nationalbank
usw.)
o Einnahmen aus Partnerschaften mit
Firmen (kartografische Firmen,
Buchverlage)
o Einnahmen durch Werbung (zB Webseite)
o Vermietung von Teilen des FHKA
(Johannesgasse)
```
```
Raumkonzept o Erhebung der zu vermietenden Räume
FHKA (Johannesgasse)
o Nutzungsmöglichkeiten
o Evaluierung des Lagerraumbedarfes
o Logistikkonzept zur Reduktion auf zwei
Standorte
```
```
Ausgabenkonzept o Reduktion der Personalausgaben gemäß
dem Personalplanungskonzept
o Reduktion der Aufwendungen durch
Raumkonzept, Ausgabenstraffung
o Investitionskonzept für neue Bereiche
```
```
Fachbezogene Ziele des Österreichischen Staatsarchivs:
Sicherung sämtlichen Archivgutes
Ordnung und Erschließung von Archivgut
Erhaltung von Archivgut
Vermittlung von Archivgut
Messparameter der fachbezogenen Ziele:
```
```
6.1. Sicherung von Archivgut
pro Jahr 2003 2004 2005 2006
```
```
Laufmeter bei Akten 700 1000 1100 1200
```
```
Anzahl der Karten und
Pläne 50700 200 220 240
```
```
Anzahl der Bilder 35000 5000 5500 6000
```
```
6.2. Ordnung und 2004 2005 2006
Erschließung von
Archivgut im
Archivinformations-
system - AIS
```
```
Menge der
eingegebenen
Datensätze *9) *9) *9)
```
```
Anzahl der
herausgebrachten
Inventare zur sicheren
Auffindung der
Archivalien *9) *9) *9)
```
```
6.3. Erhaltung von Archivgut 2003 2004 2005 2006
(Basis)
```
```
Anzahl der
restaurierten Akten 10000 11000 11000 11000
```
```
Anzahl der 2000 2900 3000 3100
sicherheitsverfilmten von von von von
Bilder vgl. mit der 380000 385000 390500 396500
Gesamtanzahl an Bildern
```
```
Anzahl der
Mikroaufnahmen 70000 75000 80000 85000
```
```
Anzahl der
restaurierten Karten
und Pläne 80 85 95 110
```
```
6.4. Vermittlung von 2003 2004 2005 2006
Archivgut (Basis)
```
```
Anzahl der
schriftlichen
Anfragebeantwortungen
pro Mitarbeiter 100 100 105 110
```
```
Anzahl der
bereitgestellten
Archivalien 80000 85000 90000 95000
```
```
```
Fachbezogene Leistungen und Maßnahmen
```
```
```
Leistungen Maßnahmen
```
```
Öffentlichkeitsarbeit o Internationaler Archivkongress 2004
o Archivnetzwerk, Kooperationen
o Ausstellungsprogramm
o Führungen in den Archiven
(Führungsprogramm)
```
```
Publikationen o Publikation "50 Jahre Staatsvertrag"
o Mitteilungen des Österreichischen
Staatsarchivs - MÖSTA
```
```
Übernahme von Archivgut o Beratung bei Übernahme des Archivgutes
o Bereitstellung von Findmittel
```
```
Beratung der o Document-/Data life cycle management
Aktenproduzenten
```
```
Lagerung von Archivgut o Neue Regalsysteme
o Zusammenführung von Archivgut
o Einführung eines elektronischen
Archivs
```
```
Restaurierung von Steigerung der Restauriermenge
Archivgut
```
```
Verfilmung von Archivgut Filmmenge und Filmbedarf
```
```
Anfragenbeantwortung o Orientierung nach Nachfrage
o Standardisierung der Antworten
```
```
Bereitstellung und Einführung eines
Entlehnung von Archivalien Archivinformationssystems (AIS)
```
```
Gutachten Steigerung der Anzahl von Gutachten
```
```
Reproduktionen von o Verfilmungen und Digitalisierung
Archivalien o Orientierung nach Nachfrage
```
```
Erfassung des Archivgutes Evaluierung der Vollständigkeit
```
```
```
```