LegalizeVerordnung des Bundeskanzlers über die Anwendung der Flexibilisierungsklausel beim Österreichischen Staatsarchiv (ÖSTA – Flexibilisierungsverordnung 2007)
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 17a und 17b des Bundeshaushaltsgesetzes - BHG, BGBl. Nr. 213/1986, zuletzt geändert durch Bundesgesetz BGBl. I Nr. 89/2006, wird im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen verordnet:
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Abschnitt
Anwendungsbereich
§ 1. Organisationseinheit, bei der die Flexibilisierungsklausel gemäß §§ 17a und 17b BHG zur Anwendung gelangt, ist das Österreichische Staatsarchiv.
§ 2. Der Projektzeitraum beginnt mit 1. Jänner 2007 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2010.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Projektprogramm
§ 3. Ziel des Österreichischen Staatsarchivs ist es, ein modernes Dienstleistungsunternehmen im kulturellen Sektor der öffentlichen Verwaltung zu sein. Im Sinne des „New Public Management“ soll die wirtschaftliche Leistungskraft des Österreichischen Staatsarchivs verbessert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass das Österreichische Staatsarchiv auch bei knapperen personellen und materiellen Ressourcen in der Lage ist, die ihm zugewiesenen wissenschaftlichen, kulturellen und administrativen Aufgaben angemessen zu erfüllen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
§ 4. Zur Erreichung des Zieles gemäß § 3 hat das Österreichische Staatsarchiv das in der Anlage enthaltene Projektprogramm zu erfüllen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Abschnitt
Besondere Ermächtigungen und Regelungen im Projektzeitraum
§ 5. Das Österreichische Staatsarchiv ist ermächtigt, während des Projektzeitraumes Einnahmen nach Maßgabe des § 17a Abs. 2 bis 6 BHG zur Bedeckung seines Ausgabenbedarfes in Umsetzung des Projektprogramms zu verwenden, sofern der Bundesminister für Finanzen den Leiter des Österreichischen Staatsarchivs zu überplanmäßigen Ausgaben gemäß § 17a Abs. 3 BHG ermächtigt.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
§ 6. Abweichend von § 52 Abs. 2 erster Satz BHG darf das Österreichische Staatsarchiv innerhalb des Projektzeitraums Zahlungen nur bis zum 31. Dezember zu Lasten des jeweiligen Finanzjahres leisten.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Rücklagen
§ 7. (1) Der Bundesminister für Finanzen hat nach Maßgabe der Voraussetzungen des § 17a Abs. 4 und 5 BHG
positive Unterschiedsbeträge im Bereich des Österreichischen Staatsarchivs einer Flexibilisierungs-Rücklage und
negative Unterschiedsbeträge im Bereich des Österreichischen Staatsarchivs als Minus-Rücklage der Flexibilisierungs-Rücklage
(2) Eine weitere Rücklagenbildung darf mit Ausnahme des § 53 Abs. 2 BHG nicht erfolgen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
§ 8. Der Bundesminister für Finanzen hat dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 17a Abs. 6 BHG nach Maßgabe des Bedarfes Beträge aus der zu ihren Gunsten gebildeten Flexibilisierungs-Rücklage bereitzustellen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Positive Unterschiedsbeträge
§ 9. (1) Positive Unterschiedsbeträge sind nach Maßgabe des § 17a Abs. 4 bis 6 BHG zu verwenden und aufzuteilen. Der Bundeskanzler hat im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und nach Anhörung des Controlling-Beirates über die Aufteilung gemäß § 17a Abs. 5 vorletzter Satz und im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen gemäß § 17a Abs. 6 erster Satz BHG bis zum 20. Jänner des jeweils folgenden Finanzjahres zu entscheiden. Vor dieser Entscheidung hat der Bundeskanzler mit dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs Verhandlungen über den Aufteilungsschlüssel zu führen.
(2) Der von der Organisationseinheit gemäß § 17a Abs. 5 letzter Satz BHG für Belohnungen oder Leistungsprämien an ihre am Erfolg beteiligten Bediensteten und für die Fortbildung ihrer Bediensteten zu verwendende Anteil am positiven Unterschiedsbetrag darf 25 v.H. dieses Betrages nicht übersteigen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Negative Unterschiedsbeträge
§ 10. Negative Unterschiedsbeträge sind gemäß § 17a Abs. 4 und 5 erster bis dritter Satz BHG zu bedecken und auszugleichen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Abschnitt
Controlling-Beirat
§ 11. (1) Beim Bundeskanzleramt wird mit Wirksamkeit vom 1. Jänner 2007 bis 31. Dezember 2011 ein Controlling-Beirat eingerichtet.
(2) Dem Controlling-Beirat gehören folgende, gemäß § 17a Abs. 7 Z 1 BHG für den Zeitraum nach Abs. 1 zu bestellende Mitglieder an:
ein Vertreter des Bundeskanzlers als Vorsitzender;
ein Vertreter des Bundesministers für Finanzen;
ein beratender, nicht stimmberechtigter Experte aus dem Bereich der Betriebswirtschaft.
(3) Für den Zeitraum gemäß Abs. 1 ist für jedes Mitglied ein Ersatzmitglied zu bestellen, das seine Funktion jedoch nur in Abwesenheit des vertretenen Mitgliedes ausüben darf.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Geschäftsordnung
§ 12. Der Beirat gibt sich seine Geschäftsordnung, die der Genehmigung des Bundeskanzlers und des Bundesministers für Finanzen bedarf und die insbesondere vorzusehen hat,
dass der Beirat beschlussfähig ist, wenn die Vertreter des Bundeskanzlers und des Bundesministers für Finanzen anwesend sind;
unter welchen Bedingungen die Abwesenheit eines Mitgliedes als entschuldigt gilt und daher das Ersatzmitglied zu laden ist;
unter welchen Voraussetzungen der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs und der Vertreter des Dienststellenausschusses der Personalvertretung des Österreichischen Staatsarchivs beizuziehen sind;
dass der Beirat mindestens einmal pro Kalendervierteljahr des Projektzeitraumes zusammenzutreten hat und
dass der Vorsitzende eine Tagesordnung zu erstellen und diese den einzelnen Mitgliedern gemeinsam mit den für die Beratung erforderlichen Unterlagen mindestens fünf Arbeitstage vor der Sitzung nachweislich zuzustellen hat.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Aufgaben
§ 13. Der Beirat hat insbesondere
am Budget- und Personalcontrolling für das Österreichische Staatsarchiv gemäß § 15a BHG beratend mitzuwirken;
die Berichte gemäß § 14 zu prüfen, jeweils eine Stellungnahme dazu auszuarbeiten und diese gemeinsam mit dem Bericht unverzüglich dem Bundeskanzler und die jeweilige Stellungnahme zeitgleich dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs zu übermitteln;
soweit erforderlich Empfehlungen zur Umsetzung des Projektprogramms auszuarbeiten und dem Bundeskanzler sowie dem Leiter des Österreichischen Staatsarchivs vorzulegen;
zum Entwurf des Berichtes über die Erfolgskontrolle gemäß § 17a Abs. 8 BHG eine Stellungnahme abzugeben; diese Stellungnahme ist dem Bericht anzuschließen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Berichtspflichten des Österreichischen Staatsarchivs
§ 14. (1) Der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs hat dem Beirat
mindestens einmal im Kalendervierteljahr des Projektzeitraumes einen Bericht und
spätestens bis zum 30. Juni des dem Ende des Projektzeitraumes folgenden Finanzjahres einen Abschlussbericht über die erfolgte Umsetzung des Projektprogramms vorzulegen.
(2) Die Berichte gemäß Abs. 1 haben insbesondere hinreichend detailliert auf das Projektprogramm, insbesondere auf die darin festgelegten Ziele, den Leistungskatalog, die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben sowie Planstellen einzugehen. Abweichungen vom Projektprogramm sind zu begründen.
(3) Berichte gemäß Abs. 1 Z 1 haben überdies eine Vorschau über die künftige Umsetzung des Projektprogramms zu beinhalten.
(4) Der Leiter des Österreichischen Staatsarchivs hat dem Beirat bei Bedarf auf dessen Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist zusätzliche Berichte vorzulegen.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
Abschnitt
Übergangs- und Schlussbestimmungen
§ 15. (1) Bei einem positiven Unterschiedsbetrag am Ende des Projektzeitraumes sind § 17b Abs. 2 BHG und § 9 anzuwenden.
(2) Ein negativer Unterschiedsbetrag am Ende des Projektzeitraumes ist zu vermeiden. Sollte dies nicht möglich sein, ist er gemäß § 17b Abs. 1 BHG zu bedecken.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
§ 16. Die Verordnung tritt am 1. Jänner 2007 in Kraft.
zum Bezugszeitraum vgl. § 2
ANLAGE gemäß § 4:
```
PERSONAL
```
```
```
Verbesserter Einsatz von
1.1. Personalressourcen 2006 2007 2008 2009 2010
(Planstellenentwicklung)
```
```
1.1.1. Planstellenentwicklung
nach dem Stellenplan
```
```
1.1.1.1. Beamte, Stellenplan
Teil II.A, 1010
```
```
Verwendungsgruppe A1 30 30 30 30 30
```
```
Verwendungsgruppe A2 25 25 25 25 25
```
```
Verwendungsgruppe A3 38 37 37 36 35
```
```
Verwendungsgruppe A4 3 3 2 2 2
```
```
Verwendungsgruppe A5 0 0 0 0 0
```
```
Verwendungsgruppe A6 1 1 1 0 0
```
```
Summe Beamte 97 96 95 93 92
```
```
1.1.1.2. Vertragsbedienstete,
Stellenplan Teil II.A,
1010
```
```
Entlohnungsgruppe v2 1 1 1 1 1
```
```
Entlohnungsgruppe v3 4 5 5 5 5
```
```
Entlohnungsgruppe v4 9 8 8 7 7
```
```
Entlohnungsgruppe h4 1 1 1 1 1
```
```
Entlohnungsgruppe h5 2 2 1 1 1
```
```
Summe Vertragsbedienstete 17 17 16 15 15
```
```
1.1.1.3. Sonderplanstellen
```
```
Behinderte 8 8 8 8 8
```
```
Ältere Arbeitslose 2 1 1 1 0
```
```
Lehrlinge 1 0 0 0 0
```
```
Summe Sonderplanstellen 11 9 9 9 8
```
```
GESAMT 125 122 120 117 115
```
```
```
```
1.1.2. Organisatorische
Planstellenentwicklung 2006 2007 2008 2009 2010
```
```
Generaldirektion 29 10 10 10 10
```
```
Personal- und
Verwaltungsdirektion 19 19 18 18
```
```
Stabsabteilung 8 8 8 8
```
```
Archiv der Republik 26 24 24 23 23
```
```
Haus-, Hof- und
Staatsarchiv 25 18 17 16 16
```
```
Allgemeines
Verwaltungsarchiv
Finanz- und
Hofkammerarchiv 24 22 22 22 21
```
```
Kriegsarchiv 21 21 20 20 19
```
```
GESAMT 125 122 120 117 115
```
```
```
```
1.2. Personalplanungskonzept pro Jahr werden 3 bzw.
2 Planstellen eingespart
```
```
```
```
1.3. Steigerung der Zufriedenheit und
Motivation der MitarbeiterInnen 2007 2008 2009 2010
```
```
Mitarbeiterzufriedenheit
(Prozentsatz) *1) 80% 80% 80% 80%
```
```
*1) Basis stellt die jährlich
durchgeführte Mitarbeiterumfrage
dar, welche eine
Zufriedenheitsquote von 80%
(80% bewerteten mit sehr gut
oder gut) ergab, dementsprechend
ist das Ziel eine Steigerung
über 80%
```
```
Krankenstandstage 1586 1560 1521 1495
(in Kalendertagen) *2) ________________________
*2) Die Anzahl errechnet sich
aus dem in der Privatwirtschaft
2006 ermittelten
Durchschnittswert von
13 Tagen/pro Arbeitnehmer
multipliziert mit der Anzahl der
Beschäftigten
```
```
```
AUSGABEN/EINNAHMEN
```
```
```
2.1. Ausgaben/Einnahmen 2006 2007 2008 2009 2010
```
```
```
```
Personalausgaben
(UT 0) 4499000 4722000 4816000 4830000 4906000
```
```
Summe
Personalausgaben 4499000 4722000 4816000 4830000 4906000
```
```
```
```
Sachausgaben
```
```
Anlagen (UT 3) 700000 331000 206000 206000 206000
```
```
Gesetzliche
Verpflichtungen
(UT 7) 78000 78000 78000 78000 78000
```
```
Aufwendungen (UT 8) 1525000 1845000 1876000 1862000 1804000
```
```
Summe Sachausgaben 2303000 2254000 2160000 2146000 2088000
```
```
Ausgaben Gesamt 6802000 6976000 6976000 6976000 6994000
```
```
```
```
Einnahmen
```
```
Erfolgswirksame
Einnahmen 220000 279000 279000 279000 298000
```
```
Summe Einnahmen 220000 279000 279000 279000 298000
```
```
SALDO *1) 6582000 6697000 6697000 6697000 6696000
```
```
2.2. Einnahmenkonzept Verrechnung der Depotkosten:
Entgeltliche Vermietung von Speicherflächen
inkl. fachkundiger Betreuung der Depotgüter
```
```
Einnahmen aus Seminarangebot:
Anbieten von kostenpflichtigen Seminaren für
Historiker; Archivare; Familienforscher.
Vermittlung von special skills an Externe
(z.B. Lesen alter Schriften)
```
```
entgeltliche Führungen:
Bilder, Kartenwerke und sonst interessante
Archivalien für historisch Interessierte
zugänglich machen
```
```
Einnahmen aus Ausstellungen
```
```
Verrechnung der Kosten für Reproduktionen
```
```
entgeltliche Anfragebeantwortungen
```
```
Veranstaltungen im Ausstellungszentrum
Johannesgasse
```
```
Einnahmen aus Copyright, Urheberrecht,
Senderechten (Urkunden, Karten, Bildwerk)
```
```
Kooperationen mit Firmen u. anderen
Organisationen im Zusammenhang mit der
Digitalisierung von Archivalien
```
```
Einnahmen aus Sponsoring
```
```
Einnahmen aus Partnerschaften mit Firmen
(kartografische Firmen, Buchverlage)
```
```
Einnahmen durch Werbung (z.B. Webseite)
```
```
Vermietung von Teilen der Johannesgasse
```
```
2.3. Ausgabenkonzept Abdeckung der Kosten für Ausstellungen durch
Fremdfinanzierung
```
```
Abdeckung der Kosten für Publikationen durch
Fremdfinanzierung
```
```
Reduktion der Aufwendungen durch
Raumkonzept, Ausgabenstraffung
```
```
Reduzierung der Kosten für Digitalisierung
durch Fremdfinanzierung
```
```
*1) Im Hinblick darauf, dass sich die Salden der Jahre 2007 bis 2010 gegenüber dem Jahr 2006 erhöhen, wird die derzeit zu Gunsten des Österreichischen Staatsarchivs bestehende allgemeine Rücklage von 459.000,-- Euro während des Projektzeitraumes aufgelöst.
```
Managementleistungen und Maßnahmen zur Erreichung der
```
Managementziele
```
```
Leistungen Maßnahmen
```
```
3.1. Organisations- Laufende Adaptierung der Aufbauorganisation
konzept des Österreichischen Staatsarchivs an die
aktuellen Erfordernisse
```
```
Neustrukturierung der Abläufe im front
office Bereich
Neuorganisation des Forschersaaldienstes
```
```
Veränderung der Abläufe aufgrund der
Digitalisierung der Kataloge der Bibliothek
Schaffung der Möglichkeit der Online
Bestellung von Büchern
```
```
Veränderung der Abläufe aufgrund der
Digitalisierung der Bestände des
Österreichischen Staatsarchivs
```
```
Veränderung der Abläufe durch das
Archivinformationssystem
Schaffung der Möglichkeit der Online
Bestellung von Archivalien
```
```
Übernahme der elektronischen Akten ins
Österreichische Staatsarchiv – Änderung der
Abläufe bei der Übernahme
Schaffung der Möglichkeit der direkten
Übernahme der elektronischen Akten in das
Archivinformationssystem des
Österreichischen Staatsarchiv
```
```
PVD Dienstbehördenqualität
```
```
3.2. Programm- und Verbesserung der Kosten- und
Projektkonzept Leistungsrechnung und des Controllings
Einführung der B-KLR im Österreichischen
Staatsarchiv
```
```
DAIMO
Teilnahme am internationalen Projekt zur
länderübergreifenden Erschließung von
Archivalien
```
```
150 Jahre Südbahn, Fallstudien zur
verkehrstechnischen Erschließung der
Südbahnstrecke
```
```
Erschließung der Prozessakten des
Reichshofrates (70.000 Prozesse) in
Zusammenarbeit mit der Akademie der
Wissenschaften in Göttingen und in Wien
```
```
Digitale Langzeitarchivierung im Bund
Großprojekt für die Übernahme und
Aufbewahrung der elektronischen Akten in
das Österreichische Staatsarchiv in einer
von der jeweiligen Software unabhängigen,
dauerhaften Lösung
```
```
Document-/Data life cycle management
```
```
Integration der Digitalisierungsstation des
Österreichischen Staatsarchivs in die
Langzeitarchivierung im Bund
```
```
3.3. Raumkonzept Speicherraumkonzept:
Neue Regalsysteme, Schaffung optimaler
Raumklimabedingungen (optimale
Luftfeuchtigkeit- und Wärmewerte)
Umrüstung auf einen Planschrankspeicher
```
```
Einbau einer Klimaanlage im Speichertrakt
des Haus-, Hof- und Staatsarchivs
```
```
Umwandlung der Johannesgasse in den
Ausstellungsbereich des Österreichischen
Staatsarchivs
```
```
Technische Adaptierung des Vortragsraumes
im ZA
```
```
Neugestaltung des Empfanges/Modernisierung
des Kundenbereiches
```
```
Installation der Brandfallsteuerungsanlage
```
```
Zusammenführung von Archivgut
```
```
```
```
3.3.1. Optimieren der 2007 2008 2009 2010
vorhandenen ____________________________________________
Raumkapazität +4000 lfm. +4000 lfm. +4000 lfm. +4000 lfm.
Optimieren der ____________________________________________
Regal-
Lagerfläche *1)
*1) Die
Speicherfläche
beträgt derzeit
50.700 m2.
Durch die
jährliche
Umrüstung von
Festregal- auf
Rollregalanlagen
ist die
Lagerfläche
jeweils um
4.000 lfm. pro
Jahr zu
maximieren.)
```
```
```
```
3.4. Öffentlichkeitsarbeit Archivnetzwerk, Kooperationen
```
```
Ausstellungsprogramm
```
```
Führungen in den Archiven
(Führungsprogramm)
```
```
Werbemaßnahmen
```
```
Publikationen:
Mitteilungen des Österreichischen
Staatsarchivs (MÖStA)
```
```
Herausgabe von Ausstellungskataloge
```
```
3.4.1. Impulsgebende
Institution im archiv-
und geschichts-
wissenschaftlichen
Umfeld 2007 2008 2009 2010
```
```
Internetzugriffe 4,5 Mio. 4,8 Mio. 5,1 Mio. 5,4 Mio.
```
```
Anzahl an
Ausstellungen; Aus-
stellungsbeteiligungen
und Veranstaltungen 39 41 43 45
```
```
3.4.2. Steigerung der
Zufriedenheit der
Kunden 2007 2008 2009 2010
```
```
Kundenzufriedenheit
(Prozentsatz) *1) 76% 76% 76% 76%
*1) Als Messgröße dient ____________________________________
das Ergebnis der
jeweils letzten
Kundenbefragung sowie
die qualitative und
quantitative Auswertung
der Beschwerden
```
```
```
Fachbezogene Ziele des Österreichischen Staatsarchivs und
```
Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele:
```
```
4.1. Sicherung von Archivgut
pro Jahr (inkl. Beratung
bei Übernahme des 2007 2008 2009 2010
Archivgutes)
```
```
Laufmeter bei Akten 1.200 1200 1.200 1.200
```
```
Anzahl der Karten und
Pläne 260 280 300 320
```
```
Anzahl der Bilder und
Fotos 290 310 330 350
```
```
4.2. Ordnung und Erschließung
von Archivgut im 2007 2008 2009 2010
Archivinformationssystem
– AIS
```
```
Menge der eingegebenen/
bearbeiteten Datensätze
(Datenbankgesamtsumme) 2,3 Mio. 3 Mio. 3,7 Mio. 4,4 Mio.
```
```
4.3. Erhaltung von Archivgut 2007 2008 2009 2010
```
```
Anzahl der
restaurierten Akten 12.000 13.000 14.000 15.000
```
```
3.200 3.300 3.400 3.500
Anzahl der von von von von
sicherheitsverfilmten 396.790 396.810 396.830 396.850
Bilder vgl. mit der
Gesamtanzahl an
Bildern
```
```
Anzahl der
Mikroaufnahmen 90.000 95.000 100.000 105.000
```
```
Anzahl der restaurierten
Karten und Pläne 115 120 125 130
```
```
4.4. Vermittlung von Archivgut 2007 2008 2009 2010
```
```
Anzahl der
bereitgestellten
Archivalien 55.000 58.000 60.000 63.000
```
```
Schriftliche
Anfragenbearbeitung 10.000 10.000 10.000 10.000
```
```
Anfragenbeantwortungs-
qualität (Reduzierung der
Reklamationen) 40 35 30 30
```
```
Kulturhistorisches Zentrum Johannesgasse
2 Kellergeschosse Lagerräume
Parterre: 2 große, ein kleiner Raum, Einfahrt,
Hof
1., 2. und 3. Stockwerk mit alten Regaleinbauten
Stock Büroräume
Dachgeschoss: Lagerraum
Keller (ca. 250 m2 à 30 € pA, u ca. 250 m2 à 10€ pA)
Mieteinnahme aus Dauervermietung 10.000 Euro
Parterre (2 x 80 m2 à 200 € pA)
Einnahme aus Eventvermietung (50x200 €) 10.000 Euro
```
-
- Stock Ausstellungsfläche
```
Mieteinnahme aus Dauervermietung (530 m2 à 5 €) 32.000 Euro
```
Stock: Ausstellungsfläche
```
Kalkulatorisches Nutzungsentgelt 3.000 Euro
```
Stock: Büro/allenfalls Ausstellungsfläche
```
Dauervermietung (265 m2 à 10 €) 32.000 Euro
Dachgeschoss (265 m2 a 5 €) Dauervermietung 16.000 Euro
Einnahmen aus Tickets (Ziel 10.000 Besucher) 35.000 Euro
Einnahmen aus Fremdausstellungen 10.000 Euro
Einnahmen aus Sonderaktionen (Kombiticketing,
Umsatzbeteiligungen) 5.000 Euro
Umlage Betriebskosten 30.000 Euro
```
```
Gesamteinnahmen 183.000 Euro
Ausgaben (jährlich)
Zwei Personen Aufsichtsdienst 80.000 Euro
Investitionen (500.000 auf 10 Jahre) 50.000 Euro
Betriebskosten 40.000 Euro
Budget für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit 13.000 Euro
```
```
Gesamteinnahmen 183.000 Euro