Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Durchführung des Bundeshaushaltsgesetzes (Bundeshaushaltsverordnung 2009 – BHV 2009)

(2) Die Organe haben bei der Führung der Kosten- und Leistungsrechnung folgende Grundsätze zu beachten:

Kostenartenrechnung

§ 78. (1) In der Kostenartenrechnung ist zu dokumentieren, welche Kosten, nach Arten differenziert, in welcher Höhe innerhalb einer Abrechnungsperiode angefallen sind.

(2) Als Kosten sind der in Geld bewertete Ge- oder Verbrauch von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen anzusetzen, der für die Erstellung, Erbringung und Verwertung von öffentlichen Leistungen sowie zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft innerhalb einer Periode angefallen ist. Bei Erlösen handelt es sich um die abgegrenzten Erträge aus der Bereitstellung öffentlicher Leistungen.

(3) Die im Rahmen der Haushaltsführung erfassten Aufwendungen sind in Kosten, die Erträge in Erlöse überzuleiten. Müssen zeitliche, sachliche oder wertmäßige Abgrenzungen vorgenommen werden, so sind gegebenenfalls kalkulatorische Größen anzusetzen.

Kostenartengruppen

§ 79. (1) Die Kostenarten sind vollständig und eindeutig folgenden Kostenartengruppen zuzuordnen:

aa) Nicht disponible Personalkosten

bb) Disponible Personalkosten

cc) Kalkulatorische Personalkosten

aa) Materialkosten

bb) Instandhaltungskosten

cc) Kommunikationskosten

dd) Mietkosten

ee) Reisekosten und sonstige Aufwandsentschädigungen

ff) Fremdleistungskosten

gg) Sonstige Kosten

hh) Kalkulatorische Betriebskosten

aa) Tatsächliche Erlöse

bb) Kalkulatorische Erlöse

(2) Bei Bedarf können die in Abs. 1 angegebenen Kostenartengruppen untergliedert werden.

(3) Primäre Kostenarten umfassen Kosten und Erlöse, die ihren Ursprung außerhalb der Kostenrechnung haben, sowie kalkulatorische Kosten und Erlöse.

(4) Sekundäre Kostenarten dienen zur Abbildung interner Wertflüsse.

(5) Als neutrale Kosten bzw. neutrale Erlöse sind Aufwände bzw. Erträge anzusehen, die nicht im Zusammenhang mit der Leistungserbringung und -erstellung stehen oder durch kalkulatorische Kosten bzw. kalkulatorische Erlöse ersetzt werden.

Kostenarten

§ 80. (1) Zu den kalkulatorischen Kosten zählen die kalkulatorischen Personalkosten, die kalkulatorische Abschreibung, die kalkulatorische Miete, die kalkulatorischen Kosten anderer Dienststellen und kalkulatorische Wagnisse. Kalkulatorische Zinsen dürfen in der laufenden Kosten- und Leistungsrechnung nicht angesetzt werden, sie dürfen aber für Entscheidungsrechnungen berücksichtigt werden.

(2) Bei der kalkulatorischen Abschreibung sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des eingesetzten Vermögensgegenstandes linear auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen. Werden Betriebsmittel über die ursprünglich angenommene Abschreibungsdauer hinaus eingesetzt, so sind bis zum Ausscheiden 50% der Letztabschreibung anzusetzen.

(3) Für Bundesgebäude, für die keine marktüblichen Mietkosten anfallen, sind kalkulatorische Mieten anzusetzen. Für im Inland gelegene Gebäude werden die Mietsätze vom Bundesminister für Finanzen verlautbart.

(4) Bei Leistungsverflechtungen, die im Budget üblicherweise nicht abgebildet werden, dürfen kalkulatorische Größen angesetzt werden, wenn die kalkulatorischen Erlöse des leistungserbringenden Organs durch korrespondierende kalkulatorische Kosten beim leistungsempfangenden Organ ausgeglichen werden.

Kostenstellenrechnung

§ 81. (1) Kostenstellen sind nach organisatorischen, funktionellen, räumlichen und abrechnungstechnischen Gesichtspunkten zu bilden.

(2) Die Kostenstellen sind hierarchisch und an der Aufbauorganisation orientiert zu gliedern (Standardhierarchie). Zusätzlich können weitere Kostenstellenhierarchien und Kostenstellengruppen verwendet werden.

Standardmodell

§ 82. (1) Um die Ergebnisse der Bundesministerien vergleichbar zu machen sind die kostenmäßigen Verrechnungen zwischen den Kostenstellen bundeseinheitlich nach einem Standardmodell zu gestalten. Anweisende Organe, für die die rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, haben streng nach dem Standardmodell zu verrechnen.

(2) Das Standardmodell gliedert sich in fünf Ebenen für die Zentralstelle:

(3) Kosten vorgelagerter Kostenstellen sind entweder auf Kostenstellen nachgelagerter Ebenen oder auf externe Leistungen zu verrechnen. Eine Verrechnung von nachgelagerten Kostenstellen und Leistungen auf vorgelagerte Kostenstellen, sowie eine gegenseitige Leistungsverrechnung zwischen zwei Kostenstellen ist nicht zulässig. Innerhalb einer Ebene sind mehrstufige Verrechnungen grundsätzlich nicht zulässig. Ausgenommen davon ist die Abbildung von Leitungsleistungen in der jeweiligen Ebene.

(4) Jede Kostenstelle kann sowohl interne als auch externe Leistungen erbringen.

(5) Für die Verrechnung der internen Leistungen sind vom Bundesminister für Finanzen definierte Schlüssel einheitlich für alle anweisenden Organe festzulegen. Abweichend davon können die Organe im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen alternative Schlüssel verwenden, wenn diese zu einer größeren oder vergleichbaren Abrechnungsgenauigkeit führen.

Leistungsrechnung

§ 83. Die Leistungsrechnung bildet eine Grundlage für die Errechnung von Leistungskennzahlen mit deren Hilfe eine betriebswirtschaftliche Steuerung der Organe unterstützt wird. Im Rahmen der Leistungsrechnung sind folgende Aufgaben durchzuführen:

Leistungsdefinition

§ 84. (1) Eine Leistung ist das Ergebnis eines abgeschlossenen Arbeitsprozesses, der aus einer Reihe von sachlich zusammengehörigen Arbeitsschritten besteht. Für jede Leistung muss eine öffentliche Auftragsgrundlage existieren. Leistungen können sich auch aus Teilleistungen zusammensetzen. Leistungen sind so zu definieren, dass steuerungsrelevante Kennzahlen gebildet werden können.

(2) Leistungen werden entweder als intern oder extern klassifiziert, je nachdem ob sie an Abnehmer (Empfänger, Nutzer) innerhalb oder außerhalb des haushaltsleitenden Organs (Ressorts) erbracht werden. Die internen Leistungen stellen Vorleistungen für die externen Leistungen dar. Die internen Leistungen sind taxativ vom Bundesminister für Finanzen festzulegen.

(3) Die Organe haben die internen und externen Leistungen in Form von hierarchisch gegliederten Leistungskatalogen zu dokumentieren. Der Katalog der externen Leistungen ist in Politikfelder, Geschäftsfelder, Leistungsgruppen und Leistungen zu gliedern.

Leistungserfassung

§ 85. (1) Die internen und externen Leistungen sind von den Organen mengen- oder zeitmäßig zu erfassen. Unter der mengenmäßigen Erfassung versteht man die Erhebung der Leistungsmenge in zählbaren Einheiten.

(2) Die Ermittlung der Leistungszeit erfolgt entweder durch Zeitaufzeichnung oder zumindest durch prozentuelle Schätzung der Verteilung der Leistungszeit auf die einzelnen Leistungen. Es ist nach Mitarbeiterkategorien zu unterscheiden. Die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter setzt sich aus Zeiten, die den Leistungen direkt zuordenbar sind, und Zeiten, die den Leistungen nicht direkt zuordenbar sind, zusammen. Letztere müssen nicht gesondert ausgewiesen werden, sondern können anteilig auf die direkt zurechenbaren Leistungszeiten aufgeschlagen werden.

(3) Bei einer regelmäßigen Wochendienstzeit von 40 Stunden ist als Basis für die Ermittlung der Leistungszeiten aus den Prozentschätzungen grundsätzlich von einem Planwert von 1 680 Stunden je Vollbeschäftigtenäquivalent auszugehen. Werden laufende Stundenaufzeichnungen geführt, können die geleisteten Ist-Stunden je Mitarbeiterkategorie verrechnet werden.

(4) Die Verbuchung der aufgezeichneten oder geschätzten Leistungsstunden erfolgt monatsbezogen. Zeitschätzungen werden auch in Abwesenheitsmonaten vorgenommen. Diese Schätzungen basieren entweder auf einer Extrapolation der Vorperioden oder auf Erfahrungswerten. Die Werte sollen möglichst das Jahresmittel darstellen.

(5) Die auf den Kostenstellen gesammelten nicht disponiblen Personalkosten und kalkulatorischen Personalkosten werden je Mitarbeiterkategorie in Form von Tarifen (Normkosten) auf die Leistungen verrechnet. Die Tarife je Mitarbeiterkategorie sind vom Bundesminister für Finanzen zu verlautbaren.

Leistungskalkulation

§ 86. Unabhängig davon ob es sich um interne oder externe Leistungen handelt, sind die Leistungen nach dem gleichen Kalkulationsverfahren kostenmäßig zu bewerten. Direkt zuordenbare Kosten sind direkt zu verrechnen. Bei nicht direkt zuordenbaren Kosten sind folgende Verrechnungsschritte durchzuführen:

Organisation

§ 87. (1) Der Bundesminister für Finanzen überwacht gemeinsam mit dem Rechnungshof die einheitliche Ausgestaltung der Kosten- und Leistungsrechnung.

(2) Die Organe haben die für die Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung erforderlichen Daten zu erfassen und im Rahmen der automationsunterstützten Bundeshaushaltsverrechnung zu verarbeiten.

(3) Die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung sind für die mit dem Budget-, Personal- und Leistungscontrolling des Bundes befassten Organe (§§ 15a und 82 BHG) auszuwerten und – soweit erforderlich – zu erläutern.

Kosten- und Leistungsrechnungshandbuch

§ 88. (1) Haushaltsleitende Organe gemäß § 5 Abs. 1 Z 3 BHG haben dem Bundesminister für Finanzen vor der Betriebsaufnahme des Rechnungssystems ein Kosten- und Leistungsrechnungshandbuch vorzulegen. Der Bundesminister für Finanzen gibt das Handbuch im Einvernehmen mit dem Rechnungshof frei.

(2) Das Kosten- und Leistungsrechnungshandbuch dient einerseits der Dokumentation der verordnungskonformen Ausgestaltung der Kosten- und Leistungsrechnung und stellt andererseits die Handlungsanleitung für den operativen Betrieb dar. Das Kosten- und Leistungsrechnungshandbuch hat zumindest folgende Inhalte zu umfassen:

Verrechnung bei den Kassen und Zahlstellen

Besondere Regelungen für anweisungsermächtigte Organe mit Kassen

§ 89. (1) Die Bestimmungen dieses Teiles über die Verrechnung gelten für anweisungsermächtigte Organe, welche sich einer Kasse gemäß § 8 BHG bedienen, nur nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen.

(2) Die Verrechnungsaufschreibungen bei den Kassen sind automationsunterstützt nach den allgemeinen Verrechnungsgrundsätzen gemäß §§ 57 und 58 vorzunehmen. Die geeigneten Programme werden vom Bundesminister für Finanzen festgelegt und bereitgestellt. Bei der Bedienung der Programme haben die Organe die jeweiligen Verfahrensvorschriften des Bundesministers für Finanzen zu beachten.

(3) Gegenstand in den Verrechnungsaufschreibungen ist bei den anweisungsermächtigten Organen grundsätzlich der Gleiche wie bei den anweisenden Organen, die sich der Buchhaltung bedienen.

(4) Eine zeitliche Abgrenzung ist für anweisungsermächtigten Organe nicht vorgesehen, jedoch sind Gebarungen, die das abgelaufene Finanzjahr betreffen und in diesem angefallen sind, der Kasse aber erst nach dem 31. Dezember bekannt sind (zB Kontoauszüge, Zahlstellenabrechnung) noch für das abgelaufene Finanzjahr zuzurechnen. Werden in den Verrechnungsaufschreibungen der Kassen nach Abschluss der Kassenabrechnung für Dezember Mängel entdeckt, dann sind diese bis zum Ende des jeweiligen Auslaufzeitraumes für die anweisenden Organe von der Buchhaltung im HV-System berichtigen zu lassen.

(5) Zahlungen dürfen von den anweisungsermächtigten Organen nur in Höhe des jährlichen bzw. monatlich erteilten Ausgabenrahmens angeordnet werden. Dies ist von den Kassen zu überwachen.

Kassenabrechnung

§ 90. (1) Die anweisungsermächtigten Organe haben im Wege der Kassen regelmäßig Kassenabrechnungen mit den Verrechnungsergebnissen eines Kalendermonats aufzustellen und der Buchhaltung in elektronischer Form zur Einbeziehung in die Verrechnungskreise des HV-Systems zu übermitteln.

(2) Abrechnungsstichtag ist jeweils der Letzte eines Kalendermonats. In die Abrechnung sind sämtliche Buchungen einzubeziehen, die den jeweiligen Abrechnungszeitraum betreffen. Die einzelnen Verrechnungskonten sind zum Abrechnungsstichtag durch Summenbildung abzuschließen und an die Buchhaltung zu übermitteln, wobei

(3) Der Abrechnungstermin für die Abrechnungszeiträume Jänner bis November kann vom anweisenden Organ, mit dem das Abrechnungsverhältnis besteht, vorverlegt werden, damit die Verrechnungsergebnisse von der Buchhaltung noch im laufenden Monat in das HV-System einbezogen werden können. Die Kassenabrechnung für Dezember muss so zeitgerecht erfolgen, dass deren Einbeziehung durch die Buchhaltung bis 20. Jänner des Folgejahres gewährleistet ist.

(4) Zusätzlich zur Kassenabrechnung in elektronischer Form sind von den Kassen

(5) Die Erstellung der Kontenübersicht und der Abschlussübersichten sind mit Hilfe der vom Bundesminister für Finanzen zur Verfügung gestellten Programme vorzunehmen. Umfang und Inhalt der auszugebenden Daten sind in Verfahrensvorschriften festzulegen.

Besondere Regelungen für anordnende Organe mit Zahlstellen

§ 91. (1) Der 5. Teil über die Verrechnung ist für anweisende und anweisungsermächtigte Organe, die sich für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs einer Zahlstelle gemäß § 9a BHG bedienen, nur nach Maßgabe folgender Bestimmungen anzuwenden.

(2) Von den Zahlstellen sind nur die Ein- und Auszahlungen in fortlaufenden Verrechnungsaufschreibungen festzuhalten, die entweder im Barzahlungsverkehr abgewickelt werden oder im Wege anderer Entrichtungsformen gemäß §§ 47 und 48 vollzogen werden. Die Verrechnungsaufschreibungen sind fortlaufend nach ihrem Anfall (zeitgeordnet) und auf den entsprechenden Konten (sachgeordnet) in Kassabüchern vorzunehmen.

(3) Die Kassabücher sind in zweifacher Ausfertigung zu führen und haben die Bezeichnung der Zahlstelle, den Verrechnungszeitraum, eine Blattnummer, die fortlaufende Nummer und das Datum der Buchung, die nummerische Bezeichnung des Kontos auf dem die Verrechnung erfolgt, den Verrechnungsgegenstand und den Betrag der Ein- oder Auszahlung zu enthalten.

(4) Der sachliche und örtliche Zuständigkeitsbereich von Zahlstellen ist vom anweisenden Organ festzulegen. Ein- und Auszahlungen dürfen von den Zahlstellen nur innerhalb dieser Festlegungen vollzogen werden. Im Barzahlungsverkehr eingenommene Gelder können, vom Gesamtbedeckungsgrundsatz abweichend, unmittelbar für Auszahlungen verwendet werden. Die zeitliche Abgrenzung gemäß § 52 BHG ist für Zahlstellen nicht zulässig.

(5) Zahlstellen haben spätestens zum Jahresende eine Abrechnung über die getätigten Ein- und Auszahlungen aufzustellen und an die zuständige Kasse oder Buchhaltung zur Einbeziehung in deren Verrechnungsaufschreibungen zu übermitteln. Wenn die monatlichen Ausgaben im Jahresdurchschnitt 500 € überschreiten ist die Abrechnung zumindest monatlich vorzunehmen.

(6) Die Zahlstellenabrechnung hat die Originale der Kassabuchblätter für den Abrechnungszeitraum und die dazugehörigen Verrechnungsunterlagen und Belege zu umfassen. Die Kassabücher für den Abrechnungszeitraum sind auf der letzten Seite vom Kassier abzuschließen. Der Kassier hat das Übereinstimmen des buchmäßigen mit dem tatsächlichen Kassenbestand mit der Unterschrift zu bestätigen.

(7) Nach erfolgter Nachprüfung durch die Buchhaltung sind die den Prüfungszeitraum betreffenden Zweitschriften der Kassabücher samt den zugehörigen Einzahlungsbestätigungen (§ 51 Abs. 2 Z 1, dritte Ausfertigung) gemeinsam mit der nächstfolgenden Zahlstellenabrechnung an die Kasse oder Buchhaltung zu übermitteln.

Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen

Allgemeines zur Aufbewahrung

§ 92. (1) Sämtliche Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen einschließlich der Monatsnachweisungen sind durch sieben Jahre sicher und geordnet aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Finanzjahres, auf das sich die Unterlagen und Aufschreibungen beziehen. Verrechnungsunterlagen und - aufschreibungen sind darüber hinaus so lange aufzubewahren, als sie in anhängigen Verfahren für die Beweisführung von Bedeutung sind.

(2) Die Ausscheidung und Vernichtung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen vor Ablauf der in Abs. 1 genannten Aufbewahrungsfrist ist nur dann zulässig, wenn die betreffenden Unterlagen von untergeordneter Bedeutung sind und die Nachvollziehbarkeit der Gebarung auf Grund anderer Unterlagen oder Aufschreibungen weiterhin möglich ist. Das zuständige haushaltsleitende Organ darf die Ausscheidung und Vernichtung nur mit Zustimmung des Bundesministers für Finanzen und des Rechnungshofes bewilligen.

(3) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und - aufschreibungen obliegt grundsätzlich der Buchhaltung. Die Mitwirkung der Buchhaltung kann entfallen, wenn die Verrechnungsaufschreibungen

Aufbewahrung in digitaler Form

§ 93. (1) Die Aufbewahrung der Verrechnungsunterlagen und - aufschreibungen hat grundsätzlich in digitaler Form auf Datenträgern zu erfolgen. Die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der in § 92 Abs. 1 genannten Aufbewahrungsfrist muss jederzeit gewährleistet sein. Soweit Unterlagen nur auf Datenträgern in digitaler Form vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

(2) Die Verrechnungsunterlagen sind während des Gebarungsvollzugs bis zum Abschluss des Gebarungsfalles im HV-System aufzubewahren. Nach Abschluss des Gebarungsfalles sind die Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen entweder in einem eigenen Aufbewahrungssystem (Elektronisches Archiv), das den sicheren und zuverlässigen Datenzugriff vom HV-System aus gewährleistet, aufzubewahren oder weiterhin im HV-System aufzubewahren.

(3) Die Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen und - aufschreibungen kann außerhalb des HV-Systems erfolgen, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und die Gebarungssicherheit sowie die Kontrollfunktion der ausführenden Organe gewährleistet bleiben. Das zuständige haushaltsleitende Organ darf nur mit Zustimmung des Bundesministers für Finanzen und des Rechnungshofes die Aufbewahrung von Unterlagen außerhalb des HV-Systems bewilligen. Dies gilt für die Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen während des Gebarungsvollzugs ebenso wie für die Aufbewahrung von Verrechnungsunterlagen und -aufschreibungen nach Abschluss der Gebarungsfälle.

(4) Vom zuständigen Organ sind innerhalb einer angemessenen Zeit die benötigten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die in digitaler Form aufgezeichneten Daten visuell lesbar zu machen, und, soweit dies erforderlich ist, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beizubringen.

Physische Aufbewahrung

§ 94. (1) Papierunterlagen, die durch Scannen in die digitale Form gebracht werden müssen, sind weiterhin für einen gewissen Zeitraum, der vom zuständigen Organ selbst zu bestimmen ist, sofern er nicht auf Grund sonstiger Vorschriften (zB Büroordnung) vorgegeben ist, physisch aufzubewahren. Während dieser Frist ist die Vollständigkeit und Richtigkeit der gescannten Unterlagen zu überprüfen und erforderlichenfalls die dauerhafte Aufbewahrung der physischen Unterlagen zu veranlassen.

(2) Unterlagen, die sich wegen ihrer Größe, Beschaffenheit oder aus sonstigen Gründen nicht für die Aufbewahrung in digitaler Form gemäß § 93 eignen, sind physisch aufzubewahren, sobald der Gebarungsfall abgeschlossen ist.

(3) Die physische Aufbewahrung ist so einzurichten, dass die Unterlagen zu den jeweiligen Verrechnungsaufschreibungen möglichst rasch gefunden und entnommen werden können. Die Unterlagen sind getrennt nach Finanzjahren und Verrechnungskreisen und innerhalb dieser sachgeordnet nach Konten aufzubewahren. Wenn sich Unterlagen auf mehrere Finanzjahre beziehen, sind sie nach dem letzten angesprochenen Finanzjahr aufzubewahren. Wenn sie sich auf mehrere Verrechnungskreise beziehen, sind sie nach der Voranschlagswirksamen Verrechnung aufzubewahren, ist diese nicht betroffen nach der Bestands- und Erfolgsverrechnung. Unterlagen, die sich nur auf Nebenverrechnungskreise beziehen, sind in sachlicher Ordnung dieser Verrechnungskreise aufzubewahren. Innerhalb der sachlichen Ordnung sind die Unterlagen in zeitlicher Reihenfolge aufzubewahren.

Innenprüfung

Allgemeines zur Innenprüfung

Grundsätze

§ 95. (1) Auf Grund der §§ 90 Abs. 7, 91 Abs. 3 und 92 Abs. 4 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen erlassen zur

(2) Die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit obliegt den jeweils zuständigen anordnenden Organen.

(3) Die Prüfung im Gebarungsvollzug obliegt den jeweils zuständigen ausführenden Organen.

(4) Die Nachprüfung obliegt der Buchhaltung. Die Buchhaltung hat die Geld-. Wertpapier- und Sachenverrechnung aller anweisenden Organe einschließlich der anweisungsermächtigten Organe sowie der verwalteten Rechtsträger nachzuprüfen.

(5) Bei der Betrauung von Bediensteten mit Aufgaben der Innenprüfung ist besonders darauf zu achten, dass den Unbefangenheits- und Unvereinbarkeitsbestimmungen entsprochen wird und die fachliche Eignung der Bediensteten das Erreichen des Prüfungszieles gewährleistet.

(6) Werden bei der Innenprüfung Unregelmäßigkeiten oder Ordnungswidrigkeiten festgestellt, sind die in Frage kommenden Bediensteten, unbeschadet der sonstigen einzuleitenden (straf- oder disziplinarrechtlichen) Maßnahmen, mit anderen Aufgaben zu betrauen. Dies gilt insbesondere dann, wenn diese Unregelmäßigkeiten oder Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang stehen mit

Sachliche und rechnerische Prüfung

Prüfungsumfang

§ 96. (1) Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen, sofern in § 97 nicht der Entfall der Prüfung oder Ersatz der vollständigen Prüfung durch eine stichprobenweise Prüfung vorgesehen ist.

(2) Zu prüfen ist jeder Beleg, der beim anordnenden Organ einlangt und geeignet ist, einen Zahlungsanspruch oder eine Zahlungsverpflichtung des Bundes zu begründen (zB Rechnung, Gutschrift, schriftlicher Vertrag, sonstige Zahlungsaufforderung). Liegen vom Beleg mehrere Ausfertigungen vor, ist dafür zu sorgen, dass dieser Beleg nur einmal dem Zahlungsvollzug zugeführt wird (zB durch Kennzeichnung mit den Worten „Zum Zahlungsvollzug nicht geeignet“).

(3) Alle Belege sind auf ihre Unversehrtheit und Vollständigkeit zu prüfen. Bei Rechnungen im Sinne des UStG 1994, BGBl. Nr. 663, ist an Hand des Originalbelegs die Echtheit der Rechnung sowie die Unversehrtheit und Vollständigkeit aller Rechnungsangaben einschließlich der Rechnungsnummer (§ 11 UStG 1994) zu prüfen. Bei Verlust eines Originalbelegs, kann eine Zweit- oder Ersatzausfertigung samt Vermerk über den Verlust des Originalbelegs dem Zahlungsvollzug zu Grunde gelegt werden. Bei Wiederauffinden des Originalbelegs ist sicherzustellen, dass es nicht zu einem nochmaligen Zahlungsvollzug kommt.

(4) Bei Anzahlungen, Vorauszahlungen und sonstigen abrechnungspflichtigen Gebarungsfällen ist jede einzelne Zahlung nach Maßgabe der jeweiligen gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtung zur Zahlung dem Grund und der Höhe nach zu prüfen. Bei der Abschlusszahlung bzw. mit der Abrechnung der geleisteten Zahlungen ist die endgültige sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.

(5) Im Rahmen der sachlichen Prüfung ist festzustellen, ob der Zahlungsanspruch bzw. die Zahlungsverpflichtung dem Grunde nach besteht, dies umfasst

(6) Im Rahmen der rechnerischen Prüfung ist festzustellen, ob der Zahlungsanspruch bzw. die Zahlungsverpflichtung der Höhe nach besteht, dies umfasst die Feststellung, dass

Entfall oder stichprobenweise Prüfung

§ 97. (1) Auf Grund des § 90 Abs. 7 zweiter Halbsatz BHG werden im Folgenden jene Fälle festgelegt, bei denen die Prüfung entfallen oder anstelle einer vollständigen Prüfung eine stichprobenweise Prüfung treten kann.

(2) Die sachliche und rechnerische Prüfung eines Belegs hat zu unterbleiben, wenn es sich um verwaltungsbehördliche oder gerichtliche Entscheidungen oder Verfügungen (Bescheide, Urteile, Beschlüsse) handelt. Die Prüfung kann weiters entfallen, wenn der Zahlungsanspruch bzw. die Zahlungsverpflichtung dem Grunde und der Höhe nach bereits auf Grund von vorherigen Verfügungen des anweisenden Organs aus den Unterlagen zum Gebarungsfall festgesetzt worden ist, oder durch Gesetz, Verordnung oder sonstige verwaltungsbehördliche Vorschriften bestimmt ist.

(3) In Fällen, in denen die Messung des Leistungsverbrauchs durch Zählgeräte erfolgt, die sich nicht bei der die Leistung in Anspruch nehmenden Stelle befinden und dieser auch nicht zugänglich sind, kann sich die Überprüfung der sachlichen Richtigkeit hinsichtlich der angeführten Mengenangaben darauf beschränken, dass auffallende Abweichungen von der bisherigen Verbrauchsentwicklung begründet erscheinen oder erklärbar sind. Dies gilt sinngemäß auch für Leistungen, bei denen die entsprechenden Angaben in den Unterlagen wohl glaubhaft aber infolge ihrer Eigenart und Menge nicht prüfbar sind. Diese vereinfachte Form der sachlichen Prüfung ist jedoch nur zulässig, wenn hiezu das Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof hergestellt wurde, wobei dieses hinsichtlich der Bankspesen, Fernmelde- und Rundfunkgebühren, Energieverbrauch und Nutzung von Kommunikations- und Informationssystemen bereits als hergestellt anzusehen ist.

(4) Anstelle einer vollständigen Prüfung kann eine stichprobenweise Prüfung erfolgen bei wiederkehrenden Zahlungsansprüchen in gleich bleibender Höhe, sofern die ausgewiesenen Beträge glaubhaft erscheinen und sonst keine Gründe dagegensprechen (zB Energiebezüge, Betriebskosten, Mieten, Raten, Leasingzahlungen).

(5) Die rechnerische Prüfung kann stichprobenweise erfolgen, wenn Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen in automatisierten IT-Verfahren, die dem HV-System vorgelagert sind, ermittelt werden (zB Personalausgaben) oder bei Zahlungsansprüchen oder Zahlungsverpflichtungen bei denen ein Gesamtbetrag von 100 € nicht überschritten wird.

Betrauung mit der Prüfung

§ 98. (1) Mit der Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sind Bedienstete zu betrauen,

(2) Bedienstete, die Anordnungen im Gebarungsvollzug unterfertigen (Anordnungsbefugte), dürfen gemäß § 90 Abs. 3 BHG mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit nur betraut werden, wenn die volle Unbefangenheit gewährleistet ist und keine Unvereinbarkeit vorliegt. Dies ist dann anzunehmen, wenn ein anderer Bediensteter am Gebarungsvorgang, beispielsweise durch Bestätigung auf dem Lieferschein, als Sachbearbeiter des Geschäftsstückes, durch Setzen eines fachtechnischen Prüfungsvermerkes, durch Eintragung in das Inventar- oder Materialverzeichnis oder eine andere Dienststelle oder ein unabhängiger Dritter (zB Ziviltechnikerprüfungsvermerk) beteiligt ist sowie die Nachprüfbarkeit der der Zahlung zu Grunde liegenden Leistung im Einzelnen gegeben ist.

(3) Wenn nicht von einem Bediensteten allein alle Umstände beurteilt werden können, sind mehrere Bedienstete mit der sachlichen und/oder rechnerischen Prüfung zu betrauen.

(4) Erfordert die Beurteilung der ordnungsgemäßen Lieferung oder Leistungserbringung die Fachkenntnis eines sachverständigen Dritten, so ist der entsprechend eingeholte Befund den Gebarungsunterlagen beizuschließen. Mangels eines schriftlichen Befundes ist das Ergebnis in Form eines Aktenvermerks zu dokumentieren.

(5) Mit der Durchführung der sachlichen und rechnerischen Prüfung kann mit Zustimmung des zuständigen haushaltsleitenden Organs eine andere Dienststelle oder ein Dritter betraut werden, wenn dadurch das Prüfungsziel besser erreicht werden kann. Die Übertragung der Prüfbefugnis bedarf zu ihrer Gültigkeit einer schriftlichen Vereinbarung und weiters darf diese nur einen bestimmten Teilbereich der Gebarung umfassen. In der Vereinbarung ist genau festzulegen, für welchen Teilbereich die Prüfbefugnis gilt. Weiters sind insbesondere Inhalt und Form der Prüfvermerke, Berichtspflichten, Kontroll- und Weisungsbefugnisse sowie Haftungsregelungen festzulegen.

Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

§ 99. (1) Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist vor Erteilung der Anordnung im Gebarungsvollzug zu prüfen und schriftlich zu vermerken. Der Prüfungsvermerk ist vom Sachbearbeiter unter Beisetzung des Datums zu beurkunden, und zwar entweder direkt auf dem Beleg, in der Anordnung selbst oder in den Gebarungsunterlagen. Der Prüfungsvermerk darf erst nach erfolgter vollständiger Prüfung angebracht werden. Der Sachbearbeiter hat die erforderlichen Informationen und Bescheinigungen einzuholen und schriftlich zu dokumentieren. Sämtliche Bedienstete, die an der Prüfung mitwirken, sind dem Anordnungsbefugten bekannt zu geben, sofern sich deren Zuständigkeit nicht ohnedies aus der Geschäfts- und Personaleinteilung ergibt.

(2) Die Prüfung hat so zeitgerecht zu erfolgen, dass die Ausnutzung von Zahlungsbegünstigungen weitestgehend gewährleistet bleibt. Wenn die Feststellung in Ausnahmefällen vor Erteilung der Anordnung nicht möglich ist, ist die Prüfung unverzüglich nachzuholen, längstens jedoch binnen 14 Tagen nach Zahlungseingang oder Leistung der Zahlung. Bei Auszahlungen ist dies jedoch nur zulässig, wenn die Leistung bereits erbracht wurde oder wenn die Zahlungsverpflichtung des Bundes der Art nach bestimmt ist, der Höhe nach glaubhaft erscheint, der Empfangsberechtigte allenfalls zu Unrecht erhaltene Beträge in angemessener Frist rückzuerstatten oder rückzuverrechnen bereit ist und sonst keine Gründe dagegensprechen. Die Leistung von solchen Zahlungen zum Verbrauch noch verfügbarer Voranschlagsbeträge ist unzulässig.

(3) Sind Bestandteile des beweglichen oder unbeweglichen Bundesvermögens von Zahlungsverpflichtungen betroffen, ist darüber hinaus sicherzustellen, dass die jeweiligen Zu- und Abgänge in den Vermögensaufzeichnungen (Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen) festgehalten werden. Die Erfassung in den Vermögensaufzeichnungen hat grundsätzlich vor Erteilung der Anordnung im Gebarungsvollzug zu erfolgen, kann aber in Ausnahmefällen auf Grund der besonderen Dringlichkeit der Zahlung auch nach Durchführung des Zahlungvollzugs erfolgen.

Feststellung von Unrichtigkeiten

§ 100. Werden bei der Belegprüfung Unrichtigkeiten oder sonstige Mängel festgestellt, sind diese dem Aussteller des Beleges mitzuteilen (zB Rechnungseinwand). Bei einer Änderung des Endbetrages eines Beleges - insbesondere bei Betragsherabsetzung - ist der Empfangsberechtigte in geeigneter Weise zu verständigen.

Prüfung im Gebarungsvollzug

Prüfungsumfang

§ 101. (1) Sämtliche beim ausführenden Organ einlangenden Anordnungen im Gebarungsvollzug sind dahin zu prüfen, ob sie den Haushaltsvorschriften und den sonstigen Vorschriften und Anordnungen, welche das Haushalts- und Rechnungswesen betreffen, entsprechen, sofern im Folgenden nicht der Entfall der Prüfung oder Ersatz der vollständigen Prüfung durch eine stichprobenweise Prüfung angeordnet ist.

(2) Anordnungen, die automationsunterstützt im Wege der elektronischen Weitergabe durch das HV-System beim zuständigen ausführenden Organ einlangen, sind zu prüfen, ob die erforderlichen Haushaltsinformationen richtig und vollständig vorhanden sind. Sämtliche zahlungs- und verrechnungsrelevanten Angaben müssen auf Grund der mitgelieferten Belege und sonstigen Gebarungsunterlagen nachvollziehbar sein.

(3) Anordnungen, die nicht automationsunterstützt über das HV-System beim zuständigen ausführenden Organ einlangen, müssen schriftlich und mit der Unterschrift des Anordnungsbefugten beurkundet sein. Dies gilt unabhängig davon, ob Anordnungen auf Papier oder in elektronischer Form übermittelt werden. In Papierform muss die Anordnung die eigenhändige Unterschrift des Anordnungsbefugten tragen. In elektronischer Form muss die Anordnung entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, die gemäß § 4 Abs. 1 SigG, BGBl. I Nr. 190/1999, die gleichen Rechtswirkungen erzeugt wie eine eigenhändige Unterschrift, oder in gleichwertiger Weise übermittelt werden, so wie es vom zuständigen haushaltsleitenden Organ gemäß § 5 Abs. 2 angeordnet werden kann (zB mit der Amtssignatur gemäß § 19 E-GovG, BGBl. I Nr. 10/2004, oder durch Übermittlung in einem anderen gesicherten IT-Verfahren).

(4) Die Vornahme der Prüfung im Gebarungsvollzug durch das zuständige ausführende Organ bedarf keiner besonderen Anordnung durch das jeweils anordnende Organ. Jede Untersagung, Einschränkung oder Verzögerung der Prüfungstätigkeit ist unzulässig.

(5) Beim ausführenden Organ ist dafür zu sorgen, dass möglichst keine Prüfungsrückstände entstehen. Trotzdem auftretende Prüfungsrückstände, welche nicht in absehbarer Zeit beseitigt werden können, sind dem Leiter des zuständigen Organs zu berichten. Dieser hat die nötigen Veranlassungen zur Beseitigung der Rückstände zu treffen.

(6) Folgende Prüfungen sind als Mindesterfordernis bei jeder Anordnung vollständig durchzuführen, wobei bei den Z 8 und 9 anstelle einer vollständigen Prüfung eine stichprobenweise Prüfung treten kann.

(7) Die im HV-System erfassten Stammdaten der Personenkonten sind von der Buchhaltung laufend mit den aktuellen Kreditoren- und Debitorenangaben aus den einlangenden Anordnungen und den zu Grunde liegenden Gebarungsunterlagen zu vergleichen und gegebenenfalls zu berichtigen.

(8) Die von den anweisungsermächtigten Organen und deren Kassen an die Buchhaltung gemäß § 90 übermittelten Kassenabrechnungen sind von der Buchhaltung vor der Erfassung im HV-System nur summenmäßig und auf Vollständigkeit zu überprüfen.

(9) Im Falle eines Zahlungsvollzugs, dem keine diesbezügliche Anordnung vorausgegangen war (zB Bar- oder Sofortzahlungen, Gut- und Lastschriften auf Grund von Dauer- oder Einziehungsaufträgen im Wege von Kreditinstituten) ist nach Einlangen der Zahlungsmitteilung (zB Quittung oder Kontoauszug des Kreditinstituts) die Prüfung im Nachhinein vorzunehmen.

Betrauung mit der Prüfung

§ 102. (1) Mit der Ausübung der Prüfung dürfen gemäß § 91 Abs. 2 zweiter Satz BHG nur Bedienstete betraut werden, bei denen die volle Unbefangenheit gewährleistet ist und keine Unvereinbarkeit vorliegt.

(2) Das ausführende Organ hat durch entsprechende Prüfungen Vorsorge zu treffen, dass die beim Gebarungsvollzug obliegenden Tätigkeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Prüfungsbestätigung

§ 103. Anordnungen, die den Vorschriften entsprechen, sind unmittelbar nach erfolgter Prüfung zu buchen. Durch Buchung der Anordnung wird vom Buchhaltungs- oder Kassenbediensteten bestätigt, dass die Prüfung vorschriftsmäßig durchgeführt wurde. Nötigenfalls ist ein Vollzugsvermerk anzubringen, sodass eine wiederholte Verarbeitung ausgeschlossen ist (zB Vollzugsstempelabdruck, Durchlochen der Anordnung).

Aufforderung zur Berichtigung

§ 104. (1) Anordnungen, die nicht den Vorschriften entsprechen, dürfen gemäß § 67 Abs. 4 BHG grundsätzlich erst ausgeführt werden, wenn das anordnende Organ die Anordnung berichtigt hat oder das anordnende Organ auf die Aufrechterhaltung beharrt hat. Bei geringfügigen Unstimmigkeiten in den Zahlungsbedingungen oder bei Angaben, die nicht verrechnungsrelevant sind, kann das ausführende Organ selbst die erforderliche Berichtigung vornehmen. Gegebenenfalls hat das ausführende Organ über die beabsichtigte Berichtigung mit dem anordnenden Organ Rücksprache zu halten.

(2) Trägt das anordnende Organ den Einwänden des ausführenden Organs (Buchhaltung oder Kasse) nicht oder nicht zur Gänze Rechnung und beharrt auf der Durchführung, so ist dies auf der Anordnung, bei Anordnungen im Wege der elektronischen Nachrichtenübermittlung auf dem Beleg, festzuhalten. Die Buchhaltung hat derartige Fälle bei gleichzeitiger Information des haushaltsleitenden Organs dem Rechnungshof und dem Bundesminister für Finanzen mitzuteilen. Zu diesem Zweck hat die Buchhaltung über jeden Beharrungsfall einen schriftlichen Bericht zu verfassen und dem Bericht Abschriften der relevanten Belege anzuschließen. Von der erfolgten Mitteilung ist das zuständige haushaltsleitende Organ durch Übermittlung einer Abschrift zu informieren. Die Kasse hat Beharrungsfälle im Wege des zuständigen haushaltsleitenden Organs dem Rechnungshof und dem Bundesminister für Finanzen mitzuteilen.

Nachprüfung

Prüfungsumfang

§ 105. (1) Die gesamte Geld-, Wertpapier- und Sachenverrechnung des Bundes ist von der Buchhaltung einer Nachprüfung zu unterziehen. Die Nachprüfung hat fallweise und unvermutet zu erfolgen und bei jedem anweisenden Organ grundsätzlich jährlich, jedenfalls aber ein Mal innerhalb von zwei Jahren stattzufinden. Nachprüfungen sind risikobezogen durchzuführen und haben Maßnahmen zur Gewährleistung der Gebarungssicherheit und Einhaltung der Haushalts- und Rechnungswesenvorschriften sowie eine Stichprobenprüfung zu umfassen. Zu prüfen sind das anweisende Organ selbst, die nachgeordneten Organe und die von ihnen verwalteten Rechtsträger - einschließlich der ausführenden Organe derer sie sich für den Gebarungsvollzug bedienen (Kassen, Zahlstellen, Wirtschaftsstellen und die Buchhaltung selbst).

(2) Die Nachprüfung ist von der Buchhaltung unaufgefordert durchzuführen und bedarf keiner besonderen Anordnung durch das anordnende Organ. Jede Untersagung, Einschränkung oder Verzögerung der Prüfungstätigkeit ist unzulässig.

(3) Die Nachprüfung der Kassengebarung ist vor Ort vorzunehmen. Sofern dadurch die Prüfung beschleunigt werden kann, kann die Buchhaltung mit der Nachprüfung bereits beginnen, wenn von der Kasse die hierzu erforderlichen Verrechnungsunterlagen laufend mit der Kassenabrechnung vorgelegt werden. Die Verrechnungsunterlagen sind nach Abschluss der Prüfung der Kasse rückzumitteln.

(4) Die Nachprüfung dient zur Feststellung, ob der Zahlungsverkehr und die Verrechnung ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob

(5) Zur Nachprüfung sind sämtliche Verrechnungsaufschreibungen, Verrechungsunterlagen und sonstige Unterlagen über die vollzogenen Gebarungsfälle heranzuziehen. Diese sind zu prüfen, ob sie vorschrifts- und ordnungsgemäß, vollständig und mit den vorgeschriebenen Prüfungsvermerken versehen sind. In die Nachprüfung sind auch jene Gebarungsfälle einzubeziehen, bei denen aufgrund der vorstehenden Bestimmungen keine Prüfungsvermerke zu setzen sind. Die Nachprüfung hat grundsätzlich stichprobenweise zu erfolgen, wobei etwa 10% der gesamten Gebarungsfälle zu prüfen sind. Werden finanzielle Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen des Bundes automationsunterstützt ermittelt, so sind etwa 1% der Gebarungsfälle zu prüfen. Für den Fall, dass verfahrensmäßige Auswahl- und Kontrollmechanismen (zB Zufallsalgorithmen, Datenabgleich mit anderen Verfahren) vorgesehen sind, kann die Prüfung anhand dieser Mechanismen erfolgen.

(6) Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, die Anlass zur Vermutung geben, dass es sich dabei nicht nur um Einzelfälle oder um geringfügige Beträge oder kleinere Mängel auf Grund von Bemessungs- oder Rechenfehlern handelt, ist die Nachprüfung sukzessive auf den betroffenen Bereich bis hin zur gesamten Gebarung auszudehnen. In den Prüfungsbericht sind Empfehlungen zur Vermeidung der festgestellten Unregelmäßigkeiten und Mängel aufzunehmen.

(7) In besonderen Anlassfällen, welche die Gebarungssicherheit und -kontrolle in besonderer Weise betreffen, ist die Buchhaltung zur Mitwirkung heranzuziehen. Solche Anlassfälle sind insbesondere:

Betrauung mit der Prüfung

§ 106. (1) Mit der Ausübung der Prüfung dürfen nur Bedienstete der Buchhaltung betraut werden, die im Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes entsprechende Fachkenntnisse aufweisen.

(2) Der Bundesminister für Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof für die Prüfung der Abgabenbehörden des Bundes und der Buchhaltung, soweit diese Aufgaben der Haushaltsführung besorgen, andere Organe als die Buchhaltung vorsehen, wenn dadurch auf Grund der erforderlichen fachlichen Qualifikation (zB Abgabensicherung) die Prüfung zweckmäßiger besorgt werden kann und der Prüfungserfolg sichergestellt ist. Der Prüfungsbericht dieser Organe ist, soweit er sich auf die Verrechnung und den Zahlungsverkehr bezieht, auch der Buchhaltung zur Kenntnis zu bringen.

Prüfbericht

§ 107. (1) Über jede durchgeführte Nachprüfung ist ein schriftlicher Prüfungsbericht mit Prüfungsdatum und Name des Prüfungsorgans zu verfassen,

(2) Ergibt die Prüfung wesentliche Beanstandungen, hat das anweisende Organ die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.

(3) Der gemäß Abs. 1 zu erstellende Prüfungsbericht ist dem überprüften Organ zur Gegenäußerung und zur Behebung festgestellter Mängel bekannt zu geben, sofern es sich nicht nur um offensichtliche Formfehler handelt. Bei Auffassungsunterschieden, die zwischen dem Prüfungsorgan und dem überprüften Organ bestehen und nicht beseitigt werden können, ist die Stellungnahme des Bundesministeriums für Finanzen einzuholen. Im Falle jener Prüfungen die von der Buchhaltung bei sich selbst durchzuführen sind, sind die Prüfberichte auch dem Bundesminister für Finanzen bekannt zu geben.

Übergangs- und Schlussbestimmungen

Inkrafttreten

§ 108. (1) Diese Verordnung tritt mit 1. Jänner 2009 in Kraft.

(2) Mit Ablauf des 31. Dezember 2008 treten folgende Verordnungen außer Kraft: