17 JUILLET 1997. - Ordonnance relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale

TITRE 1. - Dispositions générales.

Article 1. La présente ordonnance règle une matière visée à l'article 135 de la Constitution.

Article 2. Pour l'application de la présente ordonnance, il faut entendre par :

1° service de santé mentale : une structure ambulatoire de santé mentale, agréée par le Collège réuni;

2° Conseil consultatif : le Bureau et la Section des institutions et services de santé mentale de la Commission de la santé, visés aux articles 4 et 8 de l'ordonnance du 17 juillet 1991 portant création d'un Conseil consultatif de la Santé et de l'Aide aux personnes de la Commission communautaire commune;

3° territoire : la zone définie dans l'agrément et la convention pour les projets spécifiques visés à l'article 3.

Article 3. Pour être agréé par le Collège réuni, le service de santé mentale doit avoir été créé à l'initiative d'une association sans but lucratif ou d'un service public, tel une commune, un centre public d'aide sociale ou une association visée à l'article 118 de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'aide sociale.

Lorsque le service de santé mentale satisfait aux conditions fixées par la présente ordonnance et par les arrêtés pris en exécution de celle-ci, la Commission communautaire commune agrée celui-ci et peut ensuite conclure une convention avec le pouvoir organisateur de ce service pour les projets spécifiques.

Le Collège réuni arrête, après avis du Conseil consultatif, la teneur et les modalités selon lesquelles toutes les conventions individuelles peuvent être conclues.

Dans les limites fixées par l'ordonnance et les arrêtés pris en exécution de celle-ci, l'agrément et les conventions pour les projets spécifiques concernent notamment :

1° le territoire desservi par le service de santé mentale;

2° les missions;

3° les initiatives de coordination et de collaboration;

4° le cadre de l'équipe de base et le cadre complémentaire pour les projets spécifiques;

5° le fonctionnement du service;

6° les modalités de concertation entre le pouvoir organisateur et l'équipe;

7° le montant de l'enveloppe prévisionnelle;

8° le respect du 2ème alinéa de l'article 6.

La demande d'agrément et de passation d'une convention est introduite et examinée conformément aux règles de procédure définies dans la présente ordonnance et dans les arrêtés pris en exécution de celle-ci.

Article 4. Dans les limites des crédits budgétaires, le Collège réuni octroie des subventions aux services de santé mentale agréés, conformément aux dispositions du Titre 3.

TITRE 2. - Conditions et procédure d'agrément.

CHAPITRE 1. - Missions.

Section I. - Dispositions générales.

Article 5. Le service de santé mentale est un service qui travaille au bénéfice de la santé publique de la population de son territoire et, accessoirement, des personnes qui ne résident pas dans ce territoire et qui sollicitent son intervention. Par une approche multidisciplinaire et en collaboration avec d'autres institutions et personnes concernées par la santé mentale, il contribue au diagnostic et au traitement psychiatrique, psychologique et psycho-social du patient dans ses milieux habituels de vie, et à la prévention en santé mentale.

Il remplit les missions générales suivantes :

• offrir un premier accueil, analyser et, le cas échéant, orienter la demande de tout consultant;

• poser un diagnostic et assurer le traitement psychiatrique, psycho-thérapeutique et psycho-social de problèmes psychiques;

• organiser, élaborer ou collaborer à des activités de prévention dans le territoire.

Le service de santé mentale peut en outre développer des projets spécifiques.

Il travaille notamment en coordination avec le réseau sanitaire, psycho-social et scolaire.

Section 1. - Accueil, diagnostic et traitement.

Article 6. Le service de santé mentale remplit ses missions sans discrimination aucunes fondée notamment sur la race, la nationalité, l'âge, le sexe ou le type de problème.

Le service veille à être en mesure de remplir ses missions au bénéfice des usagers, qu'ils soient de langue française ou de langue néerlandaise.

Article 7. Le diagnostic et le traitement de problèmes psychiques intègrent les aspects médicaux, psychiatriques, psychologiques et sociaux. Ils visent essentiellement à assurer le bien-être psychique du patient dans ses milieux habituels de vie.

Le service de santé mentale assure le traitement des patients notamment par :

• le suivi, moyennant l'accord des médecins, de patients hébergés dans des institutions résidentielles ou hospitalières;

• le suivi de patients après leur hébergement dans des institutions résidentielles ou hospitalières;

• un travail qui vise à la réinsertion sociale de patients qui, suite à des problèmes psychiques, rencontrent des difficultés dans leur vie familiale, scolaire, professionnelle ou sociale;

• une collaboration avec toutes les personnes et institutions concernées.

Article 8. Le service de santé mentale associe au traitement du patient, avec l'accord de celui-ci ou de son représentant légal, le médecin généraliste désigné par le patient, et dans la mesure du possible, tous les professionnels de soins extérieurs à l'équipe du service de santé mentale susceptibles de contribuer au traitement.

S'il s'agit d'une personne fréquentant un établissement d'enseignement, le service de santé mentale veille notamment à associer le centre psycho-médico-social et le centre d'inspection médicale scolaire concernés, s'il y a lieu.

Section 2. - Activités de prévention.

Article 9. Le service de santé mentale organise ou collabore à des activités de prévention étroitement liées à ses missions générales et, le cas échéant, aux projets spécifiques qu'il développe.

Ces activités peuvent notamment consister en :

• l'information, la sensibilisation et l'éducation en matière de santé mentale de la population du territoire desservi par le service de santé mentale;

• l'information, la sensibilisation et l'éducation en matière de santé mentale des travailleurs du réseau sanitaire et social de ce territoire;

• des interventions spécifiques de prévention envers des groupes ciblés, notamment dans des lieux d'accueil de la petite enfance.

Section 3. - Projets spécifiques.

Article 10. Les projets spécifiques développés, le cas échéant par le service de santé mentale doivent s'inscrire dans une problématique de santé mentale. Ils sont précisés dans la convention visée à l'article 3.

Les projets spécifiques sont définis à partir des besoins et des caractéristiques de la population qui s'adresse au service ou qui réside au sein du territoire desservi par le service de santé mentale.

Les projets spécifiques peuvent néanmoins s'adresser à des personnes qui n'habitent pas ce territoire.

Article 11. Le Collège réuni peut fixer les modalités relatives au contenu et à l'exécution des projets spécifiques, après avis du Conseil consultatif.

Il fixe en tout cas des règles pour l'exécution de projets spécifiques relatifs à :

• la supervision du travail d'institutions et de services confrontés à des problèmes de santé mentale, prioritairement au sein du territoire desservi par le service;

• la formation dans le domaine de la santé mentale, des travailleurs du réseau sanitaire et social, prioritairement au sein de ce territoire.

Section 4. - Coordination et information.

Article 12. Le service de santé mentale coordonne ses activités avec celles des travailleurs du réseau sanitaire et social du territoire qu'il dessert. A cet effet. il est notamment tenu de :

1° participer activement à la structure de partenariat local ou, si celle-ci fait défaut, veiller avec les personnes, institutions et services concernés à instituer une initiative semblable;

2° entreprendre des démarches pour établir des accords de partenariat avec les personnes, institutions et services publics et privés qui sont situés sur son territoire. Ces accords sont établis sous la forme de documents écrits.

Par ailleurs, le service de santé mentale peut conclure des conventions de collaboration avec d'autres personnes, institutions ou services qui sont situés en dehors de son territoire, et qui sont particulièrement intéressés aux activités du service de santé mentale. Ces conventions sont également établies sous la forme de documents écrits.

Article 13. Le service de santé mentale informe la population et les services médicaux et sociaux de son territoire de ses activités, notamment de ses permanences.

Article 14. Le libre choix d'un service de santé mentale par le patient est garanti. Le service respectera, en toutes circonstances, les convictions idéologiques, philosophiques, et religieuses du patient.

CHAPITRE 2. - Equipes.

Article 15. § 1er. Le service de santé mentale comprend une équipe pluridisciplinaire qui doit assurer au moins les fonctions suivantes :

Pour assurer ces fonctions, le service comprend une équipe minimale qui assure des prestations équivalant au moins à une prestation de travail à temps plein pour chacune des fonctions visées à l'alinéa précédent. Le Collège réuni fixe après avis du Conseil consultatif, la durée de la prestation de travail à temps plein.

§ 2. L'équipe minimale est composée de travailleurs qui sont chacun engagés par le service de santé mentale pour des prestations de travail à mi-temps au moins.

§ 3. En outre le service peut comprendre une équipe pluridisciplinaire spécialisée dans la prise en charge des enfants et des adolescents, qui doit assurer au moins les fonctions pédo-psychiatrique, psychologique et sociale.

§ 4. L'équipe peut également assurer des fonctions complémentaires, notamment dans le domaine de la médecine, des soins infirmiers, de la pédagogie, de la sociologie, de la criminologie, de la psycho-motricité, de la logopédie, de l'ergothérapie. Ces fonctions complémentaires sont directement liées aux activités menées par le service de santé mentale dans le cadre de ses missions générales et, le cas échéant, de ses projets spécifiques.

§ 5. Le Collège réuni arrête, après avis du Conseil consultatif, les conditions de qualification et de formation requises pour le personnel exerçant les fonctions visées au présent article.

Article 16. Le pouvoir organisateur fixe le cadre du personnel qu'il engage, ainsi que la durée des prestations fournies par chaque membre des équipes pour les différentes fonctions visées à l'article 15.

Chaque membre des équipes reçoit du service de santé mentale une rémunération correspondant à sa fonction, à sa qualification à son ancienneté et à la durée de ses prestations, conformément aux dispositions en vigueur.

Article 17. Le pouvoir organisateur désigne la ou les personnes chargées, au sein de l'équipe, de la direction médicale et de la coordination générale du service de santé mentale dont les missions et responsabilités sont arrêtées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

Article 18. Une concertation doit être organisée une fois par trimestre entre le pouvoir organisateur et le personnel du service de santé mentale, dans le respect de la liberté thérapeutique.

Elle porte sur l'élaboration de la mission générale et des projets spécifiques, leur exécution et les éventuelles modifications.

Article 19. Le service de santé mentale organise des réunions entre les membres de l'équipe qui visent à l'échange d'informations et à la discussion sur le travail clinique et préventif du service.

CHAPITRE 3. - Fonctionnement du service.

Article 20. § 1er. Le service de santé mentale est situé de façon à répondre au mieux aux intérêts des patients et de la population du territoire qu'il dessert. Il veille à permettre à ceux-ci un accès aisé.

§ 2. Si le service de santé mentale est situé dans un bâtiment qui comprend d'autres institutions ou services sociaux ou de santé, les locaux qui lui sont affectés dans ce bâtiment doivent former une unité.

Le service de santé mentale doit en particulier se distinguer sur le plan de ses activités, de sa gestion et de ses locaux d'activité, d'un autre service qui héberge des patients ou dispense des soins curatifs.

§ 3. Le service de santé mentale organise une permanence d'accueil, dans le respect des conditions minimales fixées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

§ 4. Afin d'assurer le suivi des patients et en accord avec ceux-ci, il organise également leur prise en charge à domicile. au lieu de résidence ou d'hébergement, ou en tout autre endroit.

Article 21. § 1er. Pour chaque patient, il est constitué un dossier individuel contenant les données médicales, sociales et administratives. Sans préjudice d'autres dispositions légales, le Collège réuni fixe, après avis du Conseil consultatif, la liste des éléments qui doivent figurer dans le dossier individuel.

§ 2. Sans préjudice d'autres dispositions légales, les dossiers individuels sont conservés au moins 10 ans après leur clôture, sous la responsabilité du directeur médical du service de santé mentale.

§ 3. Les activités et documents du service de santé mentale qui concernent individuellement des patients, et notamment les dossiers individuels, sont protégés par le secret professionnel.

Article 22. Un registre mentionne l'inventaire des activités de prévention et, le cas échéant, des projets spécifiques développés par le service de santé mentale, avec mention du personnel concerné. Ce registre comprend également des rapports semestriels d'évaluation et les conclusions de la concertation, visée à l'article 18, entre le pouvoir organisateur et le personnel du service de santé mentale.

Article 23. Le service de santé mentale transmet chaque année au Collège réuni, dans les conditions arrêtées par celui-ci après avis du Conseil consultatif, le rapport d'activités visé à l'article 32 ainsi qu'un ensemble de données anonymes qu'il enregistre et qui concernent les patients et la population du territoire desservi.

Le Collège réuni arrête, après avis du Conseil consultatif, les données à enregistrer, ainsi que les modalités et les procédures d'enregistrement et de transmission de ces données à la plate-forme de concertation, visée à l'article 1er de l'arrêté royal du 10 juillet 1990 fixant les normes d'agrément applicables aux associations d'institutions et de services psychiatriques, ou à tout autre service d'étude désigné par lui.

CHAPITRE 4. - Procédure d'agrément.

Article 24. La demande d'agrément ou de renouvellement d'agrément est introduite par le pouvoir organisateur du service de santé mentale, selon les modalités arrêtées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

Article 25. Le Collège réuni arrête, après avis du Conseil consultatif, la procédure relative à l'agrément, au refus et au retrait d'agrément ainsi qu'à la fermeture d'urgence.

L'agrément peut être retiré en cas de non-observation des dispositions de la présente ordonnance et de ses arrêtés exécution, et en cas de non-respect de la convention visée à l'article 3.

Article 26. Après examen, l'agrément est accordé pour un terme de six ans.

Les services qui ont introduit une première demande d'agrément reçoivent un agrément provisoire pour une durée d'un an renouvelable selon les modalités fixées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

TITRE 3. - Octroi des subventions.

Article 27. § 1er. Afin de déterminer la subvention visée à l'article 4 de la présente ordonnance, une enveloppe prévisionnelle est calculée forfaitairement pour chaque service de santé mentale, en additionnant :

1° le coût théorique des rémunérations de l'équipe fixée par l'agrément et par la convention pour les projets spécifiques;

2° le montant maximum des coûts généraux d'exploitation;

3° une partie variable.

§ 2. Le coût théorique des rémunérations de équipe fixée par l'agrément et la convention est calculé en déterminant, pour chaque fonction visée à l'article 15, une des échelles fixées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif, une ancienneté moyenne et un coefficient multiplicateur couvrant notamment les charges sociales et autres primes ou avantages sociaux.

§ 3. Les coûts généraux d'exploitation incluent les frais liés au fonctionnement du service de santé mentale ainsi que les frais liés aux tâches de gestion comptable et administrative.

Le montant maximal des coûts généraux d'exploitation est arrêté par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

§ 4. La partie variable couvre les autres frais de personnel et d'exploitation nécessaires au respect des obligations fixées dans l'agrément et la convention.

§ 5. Le montant de l'enveloppe prévisionnelle est majoré annuellement d'un coefficient arrêté par le Collège réuni, après concertation avec les représentants des pouvoirs organisateurs et des travailleurs des services de santé mentale.

Article 28. L'enveloppe prévisionnelle constitue le montant maximum de la subvention que peut percevoir chaque service de santé mentale.

La subvention ne peut être accordée qu'en vue de couvrir les frais justifiés.

Article 29. § 1er. La subvention est liquidée annuellement sur la base d'un décompte final selon les modalités arrêtées par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif.

Les honoraires, allocations et participations aux frais généralement quelconques percus par l'équipe dans le cadre de l'application de la présente ordonnance sont déduits du montant final de la subvention.

Ils y sont cependant rajoutés à concurrence de 3/5ème, et totalement pour les honoraires médicaux, si le service les affecte à des frais de rémunération ou de fonctionnement. Cette affectation doit être justifiée.

Le montant éventuellement du par le service à la Commission communautaire commune est déduit du prochain versement de l'enveloppe prévisionnelle.

§ 2. Des avances trimestrielles égales au quart de l'enveloppe prévisionnelle sont liquidées au plus tard le 15 février pour le premier trimestre de l'année civile, le 15 mai pour le second trimestre, le 15 août pour le troisième trimestre, ainsi qu'une avance égale au cinquième de l'enveloppe prévisionnelle au plus tard le 15 novembre pour le quatrième trimestre.

§ 3. En cas de non-paiement d'une avance à l'échéance, des intérêts moratoires sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, aux taux de l'intérêt interbancaire, dénommé " bibor ", fixé le jour de l'échéance.

Article 30. Le service de santé mentale réclame à ses consultants, à leurs représentants légaux ou directement aux institutions intéressées, les honoraires et allocations légalement prévus.

En outre, le service de santé mentale est autorisé à demander aux patients une participation aux frais, dans le respect des règles et usages déontologiques.