7 JUILLET 2017. - Décret portant création d'une agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid " (Agence flamande de Paiement des Allocations dans le cadre de la Politique familiale), établissant des normes d'autorisation pour des acteurs de paiement privés et modifiant le décret du 30 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique " Kind en Gezin " (Enfance et Famille)(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 08-08-2017 et mise à jour au 30-12-2025)

CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er. Le présent décret règle une matière communautaire.

Article 2. Dans le présent décret, on entend par :

1° agence : l'agence autonomisée externe de droit public " Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid ", (Agence flamande de Paiement des Allocations dans le cadre de la Politique familiale), qui agit comme seul acteur de paiement public ;

[² 1° /1 agence Grandir régie : l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique créée par l'article 3 du décret du 30 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique Grandir régie (" Opgroeien regie ") ;]²

2° bénéficiaire : la personne physique ou la personne morale à laquelle les allocations dans le cadre de la politique familiale sont payées ;

3° [¹ Décret de gouvernance : le Décret de gouvernance du 7 décembre 2018]¹

4° [¹ ...]¹

5° politique familiale : la politique familiale en ce compris toutes les formes d'aide et d'assistance aux familles et aux enfants, visée à l'article 5, § 1er, II, 1°, de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, et la politique en matière d'allocations familiales, visée à l'article 5, § 1er, IV, de la loi précitée ;

6° " Huizen van het Kind " (Maisons de l'Enfant) : les " Huizen van het Kind ", visées au chapitre 3 du décret du 29 novembre 2013 portant organisation du soutien préventif aux familles ;

7° [² ...]²

8° acteur de paiement privé : une personne morale privée, autorisée en vue du paiement des allocations dans le cadre de la politique familiale ;

9° allocations dans le cadre de la politique familiale : les allocations payées par l'autorité aux familles dans le cadre des allocations familiales, ou toute autre allocation octroyée directement par l'autorité à titre de soutien des frais d'éducation d'enfants ou pour d'autres objectifs dans le cadre de la politique familiale ;

[³ 9° /1 allocations dans le cadre de la politique familiale : les allocations et avantages que les communes et les centres publics d'action sociale accordent directement, en vertu d'un règlement qu'ils ont approuvé, afin de soutenir les coûts d'éducation des enfants, ou à d'autres fins de politique familiale locale ;]³

10° acteurs de paiement : l'agence et les acteurs de paiement privés.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.258, 003; En vigueur : 01-01-2019>

(2)2021-05-21/21, art. 45, 004; En vigueur : 18-04-2019>

(3)2022-11-10/18, art. 3, 005; En vigueur : 23-01-2023>

CHAPITRE 2. - Création de l'agence

Article 3. § 1er. Il est créé une agence autonomisée externe de droit public dotée de la personnalité juridique, telle que visée à [¹ l'article III.7 du Décret de gouvernance]¹.

L'agence porte le nom de " Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid " (Agence flamande de Paiement des Allocations dans le cadre de la Politique familiale).

§ 2. Le Gouvernement flamand détermine le domaine politique dont l'agence fait partie.

§ 3. Le Gouvernement flamand détermine le lieu d'établissement de l'agence.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.259, 003; En vigueur : 01-01-2019>

CHAPITRE 3. - Mission et tâches

Article 4. L'agence a pour mission le paiement ponctuel, correct et continu des allocations dans le cadre de la politique familiale, en collaboration avec les acteurs de paiement privés. [¹ Dans le cadre de sa mission, l'agence soutient également le développement de la politique familiale.]¹

Dans le cadre de la mission, visée à l'alinéa 1er :

1° l'agence assure une offre performante, personnalisée et de qualité, dans laquelle les familles et en particulier les familles les plus vulnérables bénéficient d'une assistance maximale lors de l'exercice de leur droit aux allocations dans le cadre de la politique familiale ;

2° l'agence examine de manière proactive le droit aux allocations, sur la base des données disponibles par le biais des flux de données électroniques, en vue de l'octroi automatique des droits et du paiement automatique des allocations dans le cadre de la politique familiale si possible.

[¹ 3° l'agence peut assister les communes et les centres publics d'action sociale dans l'examen du droit aux allocations dans le cadre de la politique familiale locale et du paiement de celles-ci, dans le cadre d'un accord de coopération tel que mentionné à l'article 6, alinéa 2. ]¹

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(1)2022-11-10/18, art. 4, 005; En vigueur : 23-01-2023>

Article 5. En vue de la réalisation de la mission visée à l'article 4, l'agence remplit les tâches suivantes :

1° gérer ses crédits, payer les crédits nécessaires au fonctionnement aux acteurs de paiement privés, ainsi que suivre l'affectation des crédits accordés ;

2° réaliser des gains d'efficacité dans sa fonction de paiement publique et auprès des acteurs de paiement privés ;

3° soutenir les acteurs de paiement privés lors de l'information et de l'assistance aux familles afin de pouvoir exercer leurs droits ;

4° opérationnaliser et concrétiser la réglementation relative à l'octroi d'allocations dans le cadre de la politique familiale par tous les acteurs de paiement ;

5° contrôler le respect des règles relatives à l'octroi d'allocations dans le cadre de la politique familiale ;

6° établir et gérer un système de qualité pour les acteurs de paiement ;

7° assurer en tant qu'acteur de paiement public le paiement automatique, autant que possible, d'allocations dans le cadre de la politique familiale ;

8° créer et développer un seul moteur commun de paiement qui permet aux acteurs de paiement de payer les allocations dans le cadre de la politique familiale de manière efficace, correcte et, autant que possible automatique ;

9° assurer la responsabilisation financière des acteurs de paiement privés ;

10° traiter des plaintes relatives à l'action des acteurs de paiement.

Le Gouvernement flamand peut arrêter des modalités relatives aux matières, visées à l'alinéa 1er.

[¹ 11° Lors de l'examen du droit aux allocations dans le cadre de la politique familiale locale et du paiement de celles-ci pour les communes ou les centres publics d'action sociale, mettre à disposition le moteur de paiement et les services de l'agence dans le cadre d'un accord de coopération tel que mentionné à l'article 6, alinéa 2, du présent décret ;]¹

[¹ 12° soutenir les initiatives dans le cadre de la politique familiale, en tenant compte des tâches et du rôle coordinateur de l'agence Grandir régie, énoncés à l'article 5, § 1er, alinéa 1er, 1°, c), et § 2, 1°, et aux articles 7/1 et 10/2 du décret du 30 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique Grandir regie. ]¹

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(1)2022-11-10/18, art. 5, 005; En vigueur : 23-01-2023>

Article 6. En vue de la réalisation de la mission visée à l'article 4 et des tâches visées à l'article 5, l'agence est autorisée à effectuer toutes les activités qui contribuent à la réalisation de la mission précitée et des tâches précitées.

[² Aux fins de l'exécution de la tâche, visée à l'article 5, alinéa 1er, 11°, l'agence conclut un accord de coopération avec la commune ou le centre public d'action sociale.]²

Pour réaliser les tâches visées à l'article 5, l'agence collabore avec des instances, services et associations actifs dans le domaine des tâches précitées, en particulier avec [¹ l'agence Grandir régie]¹ [² , les " Huizen van het Kind ", les communes ou les centres publics d'action sociale, la Commission communautaire flamande et les autres partenaires de la politique familiale ]² .

En coopération avec les acteurs de paiement privés, l'agence organise une fonction guichet bien élaborée, tant au niveau physique par le biais des " Huizen van het Kind ", que par voie numérique. En concertation avec les acteurs de paiement privés, l'agence veille à ce que les guichets physiques soient suffisamment répartis géographiquement et soient facilement accessibles.

L'agence mettra la connaissance et l'expertise acquises à disposition de [¹ l'agence Grandir régie]¹ .

L'agence assure l'optimisation et la modernisation permanentes de ses activités, sur la base des développements actuels en matière de connaissances et d'expertise [² , des communes ou des centres publics d'action sociale]².

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(1)2021-05-21/21, art. 46, 004; En vigueur : 18-04-2019>

(2)2022-11-10/18, art. 6, 005; En vigueur : 23-01-2023>

Article 7. [¹ L'agence traite les catégories suivantes de données à caractère personnel des enfants et des bénéficiaires ainsi que de leurs ménages afin de réaliser sa mission, énoncée à l'article 4, et ses tâches, énoncées à l'article 5 :

1° données d'identification ;

2° particularités financières ;

3° caractéristiques personnelles ;

4° composition du ménage ;

5° données relatives à la garde d'enfants ;

6° données relatives au placement familial et à l'adoption ;

7° enseignement et formation suivis ;

8° situations professionnelles ou assimilées et données de sécurité sociale ;

9° données relatives à la santé physique et mentale ;

10° données relatives aux mesures judiciaires ;

11° données relatives au placement au sens de l'article 68 du décret Panier de croissance 2018.

Les données à caractère personnel sont traitées conformément à l'article 6, paragraphe 1, e), du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

L'agence est le responsable du traitement, au sens de l'article 4, 7), du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 précité, à l'égard des données à caractère personnel, visées à l'alinéa 1er du présent article, qu'elle traite dans le cadre de sa mission, énoncée à l'article 4 du présent décret, et de ses tâches, énoncées à l'article 5 du présent décret.

Si des communes ou des centres publics d'action sociale sont impliqués dans le traitement des données, un contrat de sous-traitance tel que mentionné à l'article 28, point 3, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 précité est conclu avec l'agence. Ce contrat de sous-traitance définit explicitement les personnes impliquées dans le traitement des données.

Les données à caractère personnel, visées à l'alinéa 1er, sont conservées par l'agence jusqu'à cinq ans après la clôture du dossier du ménage.

Le Gouvernement flamand arrête les modalités d'enregistrement et de traitement des données ]¹.

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(1)2022-11-10/18, art. 7, 005; En vigueur : 23-01-2023>

CHAPITRE 4. - Organisation de l'agence

Section 1. - Conseil d'administration

Article 8. § 1er. L'agence est administrée par un conseil d'administration composé de :

1° neuf administrateurs, désignés par le Gouvernement flamand ;

2° un administrateur pour chaque acteur de paiement privé autorisé ;

3° un membre suppléant, désigné par [² l'agence Grandir régie]² ;

4° l'administrateur délégué, visé à l'article 9.

§ 2. Conformément à [¹ l'article III.40, premier alinéa du Décret de gouvernance]¹, au moins un tiers du nombre de membres ayant voix délibérative du conseil d'administration sont des administrateurs indépendants.

Dès que le conseil d'administration est composé de deux tiers des membres ayant voix délibérative conformément au paragraphe 1er, le conseil d'administration ainsi composé partiellement commencera la procédure de désignation des administrateurs indépendants, visés à [¹ l'article III.41 du Décret de gouvernance]¹.

§ 3. Le Gouvernement flamand désigne un président et un vice-président parmi les membres du conseil d'administration.

Le mandat de président du conseil d'administration est incompatible avec le mandat d'administrateur délégué.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.261, 003; En vigueur : 01-01-2019>

(2)2021-05-21/21, art. 46, 004; En vigueur : 18-04-2019>

Article 9. Le Gouvernement flamand désigne l'administrateur délégué qui est chargé de la gestion journalière de l'agence.

La gestion journalière comprend :

1° la direction quotidienne et le fonctionnement de l'agence ;

2° la préparation et l'exécution des décisions du conseil d'administration ;

3° la participation aux réunions du conseil d'administration ;

4° l'exercice des compétences attribuées par le conseil d'administration ;

5° la direction et le contrôle des membres du personnel de l'agence.

[¹ Deux commissaires du gouvernement sont désignés conformément aux articles III.13 et III.49 du Décret de gouvernance.]¹

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(1)2018-12-07/05, art. IV.262, 003; En vigueur : 01-01-2019>

Article 10. § 1er. Le conseil d'administration règle son propre fonctionnement dans le règlement d'ordre intérieur.

Dans le règlement d'ordre intérieur, le conseil d'administration détermine les compétences supplémentaires qui sont déléguées à l'administrateur délégué et les conditions de cette délégation.

§ 2. Le conseil d'administration ne peut pas déléguer les compétences suivantes :

1° fixer les objectifs stratégiques de l'agence ;

2° établir le plan d'entreprise annuel, visé à [¹ l'article III.61, § 1er du Décret de gouvernance]¹ ;

3° établir le budget ;

4° établir les comptes généraux ;

5° exercer les compétences attribuées au conseil d'administration par le statut du personnel.

Le conseil d'administration soumet le règlement d'ordre intérieur ainsi que toute modification ou addition à l'approbation du Gouvernement flamand. Le Gouvernement flamand prend sa décision d'approbation ou d'improbation du règlement d'ordre intérieur dans les trente jours après sa présentation. A défaut d'une décision dans ce délai, le règlement d'ordre intérieur est censé être approuvé.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.263, 003; En vigueur : 01-01-2019>

Section 2. - Fonction de paiement publique et comptabilité

Article 11. L'agence organise la fonction de paiement publique des allocations dans le cadre de la politique familiale [¹ et des allocations dans le cadre de la politique familiale locale, dans le cadre d'un accord de coopération tel que mentionné à l'article 6, alinéa 2]¹.

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(1)2022-11-10/18, art. 8, 005; En vigueur : 23-01-2023>

Article 12. L'agence mène une comptabilité transparente qui démontre et justifie une affectation efficace des moyens publics et qui prévoit une séparation stricte entre les moyens, y compris les réserves, engagés pour le paiement d'allocations dans le cadre de la politique familiale, d'une part, et les moyens engagés pour le fonctionnement des acteurs de paiement, d'autre part.

Article 13. [³ La division de l'Inspection des Soins du Département Soins, visé à l'article 23, § 1er, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 juin 2005 relatif à l'organisation de l'Administration flamande]³, contrôle, à la demande de [¹ l'agence Grandir régie]¹, l'affectation des crédits opérationnels par l'acteur de paiement public [² ] à l'exception de l'affectation des allocations locales dans le cadre de la politique familiale-2.

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(1)2021-05-21/21, art. 46, 004; En vigueur : 18-04-2019>

(2)2022-11-10/18, art. 9, 005; En vigueur : 23-01-2023>

(3)2023-04-21/07, art. 14, 006; En vigueur : 01-06-2023>

Section 3. - Audit

Article 14. Le conseil d'administration crée un comité d'audit au sein de l'agence.

Le comité d'audit est compétent tant pour le contrôle interne des processus d'entreprise et activités de l'agence que pour le contrôle externe de tous les processus d'entreprise et activités des acteurs de paiement privés, dans le respect de [¹ l'article III.115 du Décret de gouvernance]¹ et de l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 septembre 2012 relatif au contrôle et au single audit.

Le comité d'audit assiste le conseil d'dministration dans les domaines suivants :

1° la réalisation des objectifs imposés et la gestion effective et efficace des risques ;

2° le respect de la réglementation et des procédures ;

3° la fiabilité des rapports financiers et gestionnels ;

4° le fonctionnement effectif et efficace des activités et l'utilisation efficace des moyens ;

5° la sécurisation de l'actif de l'agence et la prévention de la fraude ;

6° la responsabilisation financière des acteurs de paiement.

Le comité d'audit peut faire appel à un service d'audit interne, un réviseur d'entreprise ou une personne physique ou morale tels que visés à la loi du 22 juillet 1953 créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée le 30 avril 2007 et, moyennant l'accord du conseil d'administration, à d'autres moyens pour effectuer sa tâche.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.264, 003; En vigueur : 01-01-2019>

Article 15. Le comité consultatif établit une charte d'audit et la soumet à l'approbation du Gouvernement flamand.

La charte d'audit clarifie les aspects concernant les objectifs, les tâches, la place dans l'organisation, la responsabilité du respect des recommandations et le fonctionnement de la fonction d'audit, y compris le rapport aux acteurs de paiement où un audit a été effectué.

Article 16. L'agence fait rapport à [¹ l'agence Grandir régie]¹ sur chaque audit.

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(1)2021-05-21/21, art. 46, 004; En vigueur : 18-04-2019>

Article 17. Le conseil d'administration désigne les membres du comité d'audit pour une période de cinq ans. Le conseil d'administration désigne le président et le vice-président du comité d'audit.

Le comité comprend au maximum cinq membres, à l'exclusion des membres du personnel de l'agence, y compris le président et le vice-président.

Au maximum trois membres font partie du conseil d'administration de l'agence, à l'exclusion des membres présentés par les acteurs de paiement privés.

Section 4. - Service des plaintes et de médiation

Article 18. Au sein de l'agence, il est créé un service des plaintes et de médiation.

Article 19. Le service des plaintes et de médiation traite les plaintes sur le fonctionnement et les activités des acteurs de paiement, outre les plaintes sur le propre fonctionnement et activités, dans le respect des dispositions du [¹ titre II, chapitre 5 du Décret de gouvernance]¹.

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(1)2018-12-07/05, art. IV.265, 003; En vigueur : 01-01-2019>

Article 20. Le service des plaintes et de médiation se pose en médiateur entre un acteur de paiement et un bénéficiaire lors d'un litige relatif à un droit d'allocations ou au paiement d'allocations dans le cadre de la politique familiale.

Article 21. [² A l'exception des plaintes sur les allocations dans le cadre de la politique familiale locale, l'agence fait annuellement rapport ]²sur les plaintes sur des acteurs de paiement et la médiation entre des acteurs de paiement et des bénéficiaires, à [¹ l'agence Grandir régie]¹ dans le délai et selon les exigences formelles arrêtés par le Gouvernement flamand.

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(1)2021-05-21/21, art. 46, 004; En vigueur : 18-04-2019>

(2)2022-11-10/18, art. 10, 005; En vigueur : 23-01-2023>

Section 5. - Service d'inspection sociale et d'encadrement