25 NOVEMBRE 2018. - Loi portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population

CHAPITRE 1er. - Disposition générale

Article 1er. La présente loi règle une matière visée à l'article 74 de la Constitution.

CHAPITRE 2. - Modifications de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques

Article 2. Dans l'article 1er, § 3, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, modifié par les lois des 25 mars 2003 et 9 novembre 2015, le d) est remplacé par ce qui suit :

"d) simplifier les formalités administratives des citoyens exigées par les autorités publiques et participer à la simplification des formalités administratives demandées par des organismes privés;".

Article 3. L'article 2 de la même loi, modifié par la loi du 15 mai 2007, est remplacé par ce qui suit :

"Art. 2. § 1er. Sont inscrites au Registre national des personnes physiques :

1° les personnes inscrites aux registres de la population et au registre des étrangers visés à l'article 1er, § 1er, alinéa 1er, 1°, de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour;

2° les personnes inscrites dans le registre d'attente visé à l'article 1er, § 1er, alinéa 1er, 2°, de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour;

3° les personnes inscrites dans les registres tenus par les missions diplomatiques et les postes consulaires belges à l'étranger, dits "registres consulaires".

§ 2. Peuvent également faire l'objet d'une mention dans l'un des registres composant le Registre national des personnes physiques les personnes ne disposant pas d'un titre d'inscription dans le Registre national en application du paragraphe 1er.

Aucun droit socio-économique ne peut être revendiqué par une personne du seul fait de faire l'objet d'une mention au Registre national des personnes physiques.

§ 3. Un numéro de Registre national est attribué à chaque personne physique lors de sa première inscription ou, le cas échéant, lors de sa première mention dans le Registre national des personnes physiques. Le Roi fixe les règles selon lesquelles ce numéro est composé.

§ 4. Sont mentionnées au Registre national des personnes physiques :

1° les personnes mentionnées au registre du Protocole et visées à l'article 2bis;

2° les personnes mentionnées au registre visé à l'article 2ter;

3° les personnes qui sont mariées ou qui envisagent de contracter mariage avec une personne inscrite au Registre national, qui cohabitent ou qui envisagent de faire une déclaration de cohabitation légale avec une personne inscrite au Registre national, ou qui font l'objet d'une reconnaissance, mais qui ne disposent pas d'un numéro d'identification au Registre national des personnes physiques; il appartient au Roi de déterminer ces personnes ainsi que les modalités et conditions de cette mention dans le registre d'attente.".

Article 4. A l'article 2bis de la même loi, inséré par la loi du 9 novembre 2015, les modifications suivantes sont apportées :

1° dans la phrase liminaire de l'alinéa 1er, les mots "au Registre national" sont remplacés par les mots "au registre du Protocole";

2° les alinéas 2 et 3 sont remplacés par ce qui suit :

"Les agents diplomatiques des missions diplomatiques établies dans le Royaume font obligatoirement l'objet d'une mention dans le registre du Protocole. Les autres catégories de personnes visées à l'alinéa 1er peuvent choisir de faire l'objet, soit d'une mention au sens du présent article, soit d'une inscription dans les registres de la population ou le registre des étrangers visés à l'article 2, § 1er, 1°. ".

Article 5. Dans la même loi, est inséré un article 2ter, rédigé comme suit :

"Art. 2ter. Sont mentionnées au Registre national, à partir de la date déterminée par le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions, les personnes physiques mentionnées sur un acte d'état civil belge établi par un officier de l'Etat civil mais qui ne font pas l'objet d'une inscription ou d'une mention dans le Registre national des personnes physiques à un autre titre.".

Article 6. A l'article 3 de la même loi, modifié en dernier lieu par la loi du 9 novembre 2015, les modifications suivantes sont apportées :

1° dans la phrase liminaire de l'alinéa 1er, les mots "Pour chaque personne, les informations suivantes" sont remplacés par les mots "Pour chaque personne inscrite ou mentionnée dans les registres visés à l'article 2, § 1er, 1°, 2° et 3°, les informations suivantes";

2° dans l'alinéa 1er, le 10° est complété par les mots "ou mentionnées";

3° l'alinéa 2 est remplacé par ce qui suit :

"Les modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er, hormis celle visée au 17°, ainsi que leur date de prise d'effet sont également enregistrées au Registre national.";

4° l'alinéa 5 est remplacé par ce qui suit :

"Les informations sont conservées pendant trente ans à compter du jour du décès de la personne à laquelle elles sont relatives.

Au-delà de cette période, les informations sont conservées uniquement à des fins d'archivage d'utilité publique, à savoir à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques présentant un caractère d'intérêt général. L'autorisation d'accéder à ces données est accordée par le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions.".

Article 7. A l'article 4, alinéa 1er, de la même loi, les mots "des registres visés à l'article 2" sont remplacés par les mots "des registres visés à l'article 2, § 1er, 1°, 2° et 3°, ".

Article 8. A l'article 4ter de la même loi, inséré par la loi du 9 novembre 2015, les modifications suivantes sont apportées :

1° dans l'alinéa 1er, les mots "à la radiation dans le Registre national" sont remplacés par les mots "à leur radiation" et les mots "au Registre national" sont remplacés par les mots "dans le registre du Protocole";

2° l'alinéa 2 est remplacé par ce qui suit :

"Sont enregistrées et conservées au registre du Protocole, les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 10° et 13°. Les informations sont conservées pendant trente ans à compter de la date de fin de la fonction qui a justifié la mention dans le registre du Protocole. Au-delà de cette période, les informations sont conservées uniquement à des fins d'archivage d'utilité publique, à savoir à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques présentant un caractère d'intérêt général. L'autorisation d'accéder à ces données est accordée par le ministre ayant les Affaires étrangères dans ses attributions.".

Article 9. Dans la même loi, est inséré un article 4quater, rédigé comme suit:

"Art. 4quater. L'officier de l'état civil qui établit un acte d'état civil collecte les informations relatives aux personnes mentionnées dans le registre visé à l'article 2ter.

Sont enregistrées et conservées dans ce registre, les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3°, et 10°, et le cas échéant, les autres données visées à l'article 3, alinéa 1er, dans la mesure où elles figurent sur l'acte d'état civil concerné.

Les informations sont conservées uniquement à des fins d'archivage d'utilité publique, à savoir à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques présentant un caractère d'intérêt général. L'accès à ces données est autorisé par le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions, après avoir obtenu l'avis favorable du ministre ayant la Justice dans ses attributions. Une copie de la décision est envoyée au ministre ayant la Justice dans ses attributions.".

Article 10. A l'article 5 de la même loi, modifié par les lois du 15 mai 2007 et du 9 novembre 2015, les modifications suivantes sont apportées :

1° l'alinéa 1er devient le paragraphe 1er;

2° dans la phrase liminaire du paragraphe 1er, les mots "le comité sectoriel du Registre national institué par l'article 15" sont remplacés par les mots "le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions";

3° dans le § 1er, 2°, les mots "le comité sectoriel précité" sont remplacés par les mots "le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions";

4° dans le paragraphe 1er, il est inséré un 2° /1, rédigé comme suit :

"2° /1 aux associations de fait et aux personnes physiques expressément habilitées par une loi, un décret ou une ordonnance à connaître les informations nécessaires à l'accomplissement de missions d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'un loi, d'un décret ou d'une ordonnance;";

5° dans le paragraphe 1er, le 3° est remplacé par ce qui suit :

"3° aux personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants des autorités publiques belges et des organismes publics ou privés de droit belge visés aux 1°, 2° et 2° /1; l'éventuelle sous-traitance se fait à la demande, sous le contrôle et sous la responsabilité desdits autorités et organismes; ces sous-traitants se conforment aux dispositions légales et réglementaires, notamment en vue de la protection des données à caractère personnel, et prennent les mesures nécessaires à cette fin;";

6° les alinéas 2 à 5 sont abrogés;

7° l'article est complété par les paragraphes 2 à 4, rédigés comme suit :

" § 2. Le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions autorise les autorités, les organismes publics et les personnes visés au paragraphe 1er, en vue de l'accomplissement des mêmes finalités que celles définies au paragraphe 1er, et selon les mêmes conditions et modalités que celles prévues à l'article 15, à recevoir la communication ou à accéder, par le biais des services du Registre national, aux informations collectées et conservées par les communes en application de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et qui ne sont pas ainsi conservées au Registre national.

§ 3. Dans l'exercice de leurs missions de police administrative et de police judiciaire, les services de police tels que définis à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux sont dispensés d'une autorisation préalable du ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions et peuvent accéder aux informations visées à l'article 3, alinéas 1er à 3.

Est puni de la sanction visée à l'article 13, alinéa 1er, tout membre des services de police qui, en violation de l'obligation de confidentialité, communique des informations obtenues du Registre national à des personnes non habilitées à les recevoir ou qui fait usage de ces données à des fins autres que l'exercice de missions de police administrative et judiciaire telles que visées aux articles 14 et 15 de la loi du 5 août 1992 sur la fonction de police.".

Article 11. L'article 5bis, inséré par la loi du 9 novembre 2015, est remplacé par ce qui suit :

"Art. 5bis. Le ministre ayant les Affaires étrangères dans ses attributions autorise l'accès aux données relatives aux personnes visées à l'article 2bis, selon les conditions et modalités prévues aux articles 5 et 15; une copie de la décision est envoyée au ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions.".

Article 12. Dans la même loi, il est inséré un article 5ter, rédigé comme suit :

"Art. 5ter. § 1er. Sans préjudice de l'article 5, une personne majeure peut également autoriser la communication par les services du Registre national des modifications apportées à ses informations visées à l'article 3, alinéas 1er, 1°, 5° et 6°, à des organismes privés et publics de droit belge.

§ 2. La communication des modifications visées au paragraphe 1er peut être consentie par une personne physique uniquement lorsque les conditions suivantes sont rencontrées :

1° seules les modifications de données relatives à des personnes physiques vis-à-vis desquelles l'organisme entretient une relation contractuelle synallagmatique, explicite et formelle, et dont l'exécution nécessite des prestations successives, peuvent être communiquées;

2° l'organisme indique préalablement à la personne concernée les finalités pour lesquelles la communication des modifications de données est nécessaire à la tenue à jour de fichiers ou banques de données signalétiques de personnes physiques, à savoir l'une ou plusieurs des finalités suivantes :

• la gestion des commandes et/ou des livraisons de produits ou de services, vendus ou prêtés, à titre gratuit ou onéreux;

• la facturation et le recouvrement de factures;

• la gestion de dossiers de financements;

• le rappel éventuel de produits dangereux ou défectueux;

• la gestion des contentieux.

Les modifications visées au paragraphe 1er ne peuvent par contre pas être communiquées en vue de l'accomplissement de finalités consistant en la communication de données à caractère personnel actualisées par le Registre national;

3° l'organisme doit également préciser à la personne physique concernée le délai de conservation des données le concernant et ce, pour chacune des finalités poursuivies; en tout état de cause, les données doivent immédiatement être détruites dès la fin du contrat;

4° l'organisme doit recueillir le consentement de la personne physique concernée pour chacune des finalités poursuivies. Ce consentement, tel que défini par l'article 4, point 11°, du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE, à savoir la manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle une personne accepte que ses données soient actualisées au moyen d'une consultation du Registre national, doit être explicitement formalisé dans une mention spécifique figurant sur le contrat. Cette mention précise, outre les coordonnées du responsable du traitement, les finalités pour lesquelles la communication des modifications des données du Registre national sont communiquées ainsi que le délai de conservation des données actualisées.

En aucun cas l'exécution du contrat ne pourra être conditionnée au fait que la personne concernée consente à cette communication par les services du Registre national et aucune conséquence négative ou positive pour la personne concernée ne pourra être liée à l'obtention de ce consentement;

5° l'organisme adopte les mesures nécessaires pour garantir la protection des données et désigner un délégué à la protection des données, au sens des articles 32 et 37 du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE. L'organisme communique aux services du Registre national les coordonnées du délégué à la protection des données et tient en permanence à la disposition de l'Autorité de protection des données le plan de sécurité des données;

6° en vue de la communication automatique par les services du Registre national des modifications de données, l'organisme met en place un répertoire de références des personnes physiques ayant consenti à ladite communication.

§ 3. La cessation de la relation contractuelle entre la personne physique et l'organisme entraîne la cessation de toute communication de données issues du Registre national. L'organisme est tenu de signaler aux services du Registre national la cessation de ladite relation contractuelle et de supprimer dans le répertoire de références les données relatives à la personne physique concernée.

Une personne physique peut à tous moments, dès la conclusion du contrat, décider que les modifications apportées à ses données ne peuvent plus être communiquées à un organisme. Il peut le faire en le signalant à l'organisme, ou de façon sécurisée par le biais du Registre national ou auprès de sa commune. A cet effet, les services du Registre national mettent à la disposition une application permettant à chaque personne physique de visualiser les organismes qu'elle a autorisé à recevoir la communication des modifications apportées à ses données et lui permettant de retirer son consentement et, le cas échéant de l'accorder à nouveau.

§ 4. La liste de l'ensemble des organismes autorisés par des personnes physiques à recevoir la communication des modifications apportées aux données du Registre national des personnes physiques, ainsi que les finalités pour lesquelles lesdites modifications sont communiquées, est établie, tenue à jour et disponible sur le site Internet du Registre national. A cet effet, les organismes communiquent préalablement à toutes communications de données, les coordonnées du responsable de l'organisme et les finalités pour lesquelles la communication des modifications de données du Registre national peut être autorisée par des personnes physiques.

§ 5. Sans préjudice de l'article 5, toutes communications de données à d'autres fins que celles visées au paragraphe 2 sont interdites. Les données ne peuvent ainsi pas être vendues, ni même communiquées à des tiers, et ne peuvent pas être utilisées à des fins publicitaires.

Le Roi fixe le tarif des prestations réalisées par les services du Registre national à charge des organismes autorisés à recevoir communication des données du Registre national conformément au paragraphe 1er.".

Article 13. Dans l'article 6, § 1er, de la même loi, remplacé par la loi du 25 mars 2003, les mots "à une personne." Sont remplacés par les mots "à une personne, ni à la commune sur le territoire de laquelle réside cette personne.".

Article 14. L'article 8, remplacé par la loi du 25 mars 2003, est remplacé par ce qui suit:

"Art. 8. § 1er. L'autorisation d'utiliser le numéro du Registre national est octroyée par le ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions aux autorités, aux organismes et aux personnes visés à l'article 5, § 1er, lorsque cette utilisation est nécessaire à l'accomplissement de tâches d'intérêt général.

L'autorisation d'utiliser le numéro du Registre national implique l'obligation d'utiliser également ce numéro du Registre national dans les contacts avec le Registre national des personnes physiques.

Une autorisation d'utilisation du numéro du Registre national n'est pas requise lorsque cette utilisation est explicitement prévue par ou en vertu d'une loi, un décret ou une ordonnance.

§ 2. Lors de la lecture d'une carte d'identité électronique pour Belge ou d'une carte pour étranger, ou lors de la réception d'un certificat de signature électronique ou d'un certificat d'authentification électronique, la seule prise de connaissance du numéro de Registre national ne constitue pas une utilisation dudit numéro requérant une autorisation préalable.

§ 3. Une autorisation d'utilisation du numéro de Registre national n'est pas requise si le numéro de Registre national est exclusivement utilisé à des fins d'identification et d'authentification d'une personne physique dans le cadre d'une application informatique offerte par une institution privée ou publique de droit belge ou par les autorités, institutions et personnes visées à l'article 5, § 1er.