21 FEVRIER 2022. - Décret établissant différents instruments relatifs à la gestion des informations et des réclamations en Communauté germanophone(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 25-04-2022 et mise à jour au 16-04-2024)

CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er. - Définitions

Pour l'application du présent décret, il faut entendre par :

1° autorité :

• qui a été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre que commercial, et

• qui est doté de la personnalité juridique, et

• dont l'activité est financée essentiellement par les autorités ou organismes mentionnés aux a) et b) ou qui est soumis, en ce qui concerne sa direction, à leur tutelle ou dont l'organe d'administration, de direction ou de tutelle est majoritairement composé de membres désignés par ces autorités ou organismes,

2° personne : toute personne physique ou morale ainsi que toute association de fait;

3° acte administratif : acte d'une personne travaillant sous la responsabilité de l'une des autorités mentionnées au 1° et qui a un lien avec :

4° fonctionnement : mode de fonctionnement ou comportement des autorités, des agents ou des collaborateurs, et ce, que ces modes de fonctionnement ou ces comportements aient ou non un lien avec une décision;

5° réclamation : remarque formulée par écrit ou présentée en personne à l'encontre d'actes administratifs, d'omissions ou de fonctionnements qu'un réclamant considère comme illégaux, non adaptés, inappropriés, incorrects ou inéquitables, cette réclamation ne pouvant être dirigée contre des dispositions légales;

6° service de médiation : personne chargée de la médiation en Communauté germanophone ayant été désignée conformément au décret du 26 mai 2009 instituant la fonction de personne chargée de la médiation en Communauté germanophone;

7° règlement général sur la protection des données : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

Pour l'application du présent décret, le Parlement et le Gouvernement répondent à la définition d'autorité, au sens de l'alinéa 1er, 1°, a).

Article 2. - Principe de la communication active

Les autorités communiquent, de manière proactive et de leur propre initiative, sur la politique qu'elles mènent, leurs règles et leurs services, notamment en décrivant leurs missions, leurs compétences, leur organisation interne et les possibilités de recours existantes.

Au moyen de stratégies appropriées en matière d'informations, elles s'assurent que :

1° les informations parviennent au plus grand nombre possible de personnes concernées;

2° les informations sont facilement accessibles, correctes, actuelles, neutres, comparables et adaptées au groupe cible ainsi qu'aux thèmes abordés.

Article 3. - Soutien à la gestion des réclamations

§ 1er - Le Gouvernement ne reconnait qu'un seul organisme en tant que guichet central chargé du soutien en matière de gestion des réclamations.

Pour être reconnu en tant que guichet central, cet organisme doit :

1° être organisé en tant qu'association sans but lucratif;

2° proposer ses prestations de service dans l'ensemble de la région de langue allemande;

3° avoir une expérience éprouvée de dix ans dans le domaine de la fourniture d'informations générales et de conseils aux citoyens et aux consommateurs.

Le guichet central est chargé des missions suivantes :

1° fournir gratuitement des orientations et des renseignements aux citoyens qui recherchent des informations ou de la documentation concernant des autorités ou qui souhaitent transmettre un message ou introduire une réclamation, et diffuser les informations générales y afférentes;

2° conseiller les autorités pour ce qui est de leur politique en matière d'informations et les soutenir à titre gracieux dans le cadre de la mise en oeuvre pratique de la gestion des réclamations;

3° élaborer et diffuser un logo commun relatif à la gestion des réclamations en Communauté germanophone;

4° élaborer et diffuser un formulaire de réclamation qui comprend au moins les éléments suivants :

§ 2 - Le guichet central est neutre et dispose du personnel compétent approprié.

Sans préjudice du décret du 28 juin 2021 concernant les données ouvertes et la réutilisation des informations du secteur public, le guichet central est habilité, moyennant le paiement d'un montant basé sur un prix de revient adéquat, à mettre à disposition des documents sur n'importe quel support d'informations.

CHAPITRE 2. - Gestion des réclamations

Article 4. - Objectifs

Toute personne qui peut prouver un intérêt a le droit d'introduire une réclamation à titre gracieux à l'encontre d'un acte administratif ou de fonctionnements d'une autorité. Elle peut donner procuration à une autre personne possédant la capacité juridique pour que celle-ci exerce ce droit en son nom.

Les autorités mettent en place une procédure de réclamation qui respecte au moins les dispositions du présent chapitre. Elles peuvent en outre prévoir des règles plus avantageuses pour le réclamant.

Article 5. - Recevabilité de la réclamation

Une réclamation est recevable si elle :

1° concerne un acte administratif ou un fonctionnement concret;

2° a été introduite par écrit auprès de l'autorité responsable de l'acte administratif ou du fonctionnement concerné ou a été présentée en personne et consignée par écrit conformément à l'article 7, alinéa 2, 3°;

3° contient une description de la matière qui est à son origine;

4° a été introduite conformément aux exigences linguistiques définies dans les lois coordonnées du 18 juillet 1966 sur l'emploi des langues en matière administrative.

Article 6. - Irrecevabilité de la réclamation

L'autorité compétente peut refuser de traiter une réclamation si :

1° la réclamation

2° le réclamant n'a pas épuisé les procédures de recours administratif organisé existantes afin d'obtenir satisfaction;

3° ladite réclamation vise des questions relatives au personnel de l'autorité au sein de laquelle le réclamant est occupé, à l'exception d'une réclamation pour laquelle le réclamant est capable de démontrer qu'aucune autre possibilité de recours spécifique ne lui est offerte;

4° le nom et l'adresse du réclamant ne sont pas connus.

L'autorité compétente refuse de traiter une réclamation lorsqu'un recours administratif organisé ou un recours judiciaire est pendant en la cause.

Le délai d'un an mentionné à l'alinéa 1er, 1°, c), est interrompu pour la durée pendant laquelle le grief fait l'objet d'un recours administratif organisé ou d'un recours judiciaire.

Article 7. - Introduction d'une réclamation

Toute réclamation est introduite par voie numérique ou sur support papier auprès de l'autorité compétente.

Toute autorité :

1° publie un formulaire de réclamation au moins conforme aux prescriptions de l'article 3, § 1er, alinéa 3, 4°, et le rend facilement accessible par voie numérique ainsi que sur support papier;

2° détermine auprès de quelle(s) personne(s) les réclamations peuvent être introduites;

3° s'assure que le réclamant bénéficie si nécessaire d'une aide lors de la rédaction de la réclamation.

Article 8. - Accusé de réception

Un accusé de réception avec date de réception de la réclamation est délivré ou envoyé, selon le cas, au réclamant immédiatement après l'introduction de la réclamation. Il est transmis par voie numérique ou sur support papier en fonction du moyen utilisé pour introduire la réclamation.

Article 9. - Informations sur le traitement de la réclamation

§ 1er - Dans les quatorze jours calendrier suivant l'introduction de la réclamation, le réclamant reçoit une lettre d'information sur la suite donnée à ladite réclamation.

La lettre d'information mentionnée à l'alinéa 1er contient des informations concernant :

1° la recevabilité ou l'irrecevabilité de la réclamation;

2° le correspondant et le responsable du traitement de la réclamation désigné conformément à l'article 36, § 1er, alinéa 1er.

§ 2 - En cas de recevabilité de la réclamation, la lettre d'information précise le délai et le mode de traitement ainsi que la manière dont l'issue de la réclamation sera communiquée.

§ 3 - En cas d'irrecevabilité de la réclamation ou s'il n'y a pas lieu de l'examiner plus avant, la lettre d'information est assortie d'une motivation de l'irrecevabilité et d'une mention concernant la possibilité de déposer un recours auprès du service de médiation.

§ 4 - Si une réclamation n'est pas traitée plus avant, car elle a été introduite auprès d'une autorité qui n'est pas compétente en la matière, l'autorité concernée transmet la réclamation sans délai à l'autorité qu'elle estime compétente, à condition que le réclamant ne s'y oppose pas.

La lettre d'information mentionnée au § 1er, alinéa 1er, donne des explications relatives à la transmission de la réclamation.

Article 10. - Délai de traitement

La procédure de réclamation est clôturée dans les quarante-cinq jours calendrier suivant l'introduction de la réclamation.

En cas de circonstances exceptionnelles, le délai mentionné à l'alinéa 1er peut être prolongé, au total jusqu'à maximum nonante jours calendrier après en avoir informé par écrit le réclamant.

Article 11. - Examen de la réclamation

§ 1er - L'autorité compétente s'assure que la réclamation est examinée de manière correcte, discrète et neutre. Elle tient compte à cet effet des dispositions en matière de protection des données mentionnées au chapitre 4, tout en reconnaissant au réclamant un droit d'opposition en ce qui concerne le traitement et la transmission de ses données.

Les personnes qui examinent la réclamation exercent leurs activités de manière indépendante dans le cadre de la voie de recours prédéfinie.

§ 2 - Si le réclamant a obtenu satisfaction, l'obligation de poursuivre la procédure de réclamation conformément au présent décret cesse.

Article 12. - Informations à la fin de la procédure de réclamation

§ 1er - L'autorité compétente communique au réclamant par écrit :

1° le résultat de ses enquêtes, y compris les motifs qui le sous-tendent, ainsi que les mesures qui en découlent prises par l'autorité le cas échéant, sans les spécifications liées au droit du personnel;

2° l'arrêt de la procédure conformément à l'article 11, § 2, et mentionne les motifs correspondants qui justifient cet arrêt.

§ 2 - L'autorité compétente informe le réclamant des autres possibilités d'obtenir satisfaction, des instances compétentes en la matière ainsi que des formes et délais à respecter.

Elle mentionne en tout état de cause qu'il dispose du droit d'adresser sa réclamation au service de médiation si :

1° il n'est pas satisfait du traitement de la réclamation ou

2° il n'a pas obtenu satisfaction en la cause.

Article 13. - Tenue d'un registre et notification

§ 1er - Toute autorité tient un registre par année calendrier dans lequel sont consignées les réclamations reçues.

Ce registre comprend des entrées concernant :

1° le nombre total de réclamations reçues au sens du présent chapitre et l'objet de l'ensemble de ces réclamations;

2° la recevabilité des réclamations et les procédures relatives à la suite qui leur a été donnée;

3° les résultats des enquêtes correspondants et

4° les mesures qui en découlent, le cas échéant.

§ 2 - Pour le 31 mars de l'année qui suit l'année de référence, les autorités transmettent à leur organe d'administration ou de surveillance respectif ainsi qu'au service de médiation une version anonymisée du registre.

CHAPITRE 3. - Protection des auteurs de signalement

Section 1re. - Dispositions générales

Article 14. - Clause européenne

Le présent chapitre vise à transposer partiellement la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

Article 15. - Champ d'application

§ 1er - Le présent chapitre est applicable aux violations du droit de l'Union énumérées ci-après, pour autant que les compétences de la Communauté germanophone soient concernées :

1° les violations qui relèvent du champ d'application des actes de l'Union européenne énumérés en annexe de la directive mentionnée à l'article 14 et qui concernent les domaines suivants :

2° les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne;

3° les violations relatives au marché intérieur, y compris les violations des règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'Etat, ainsi que les violations relatives au marché intérieur en ce qui concerne les actes qui violent les règles applicables en matière d'impôt sur les sociétés ou les dispositifs destinés à obtenir un avantage fiscal qui va à l'encontre de l'objet ou de la finalité de la législation applicable en matière d'impôt sur les sociétés.

Les informations qui concernent les domaines suivants sont exclues du champ d'application mentionné à l'alinéa 1er :

1° la protection de la sécurité nationale;

2° la protection des informations classifiées au sens de la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité;

3° la protection du secret professionnel des avocats et du secret médical;

4° le secret des délibérations judiciaires;

5° le droit de la procédure pénale.

§ 2 - Le présent chapitre s'applique sans préjudice des dispositions applicables relatives à l'exercice par les travailleurs de leur droit de consulter leurs représentants ou leurs organisations représentatives de travailleurs, et à la protection contre toute mesure préjudiciable injustifiée suscitée par une telle consultation, ainsi qu'à l'autonomie des partenaires sociaux et à leur droit de conclure des conventions collectives de travail.

Le présent chapitre s'applique sans préjudice des dispositions applicables relatives aux personnes de confiance au sens de l'article 32sexies, § 2, de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail.

[¹ Le présent chapitre s'applique sans préjudice des dispositions applicables en matière de lutte contre la discrimination sur la base des critères protégés au sens du décret du 19 mars 2012 visant à lutter contre certaines formes de discrimination.]¹

§ 3 - Le présent chapitre s'applique sans préjudice d'autres dispositions décrétales qui prévoient une protection plus large des auteurs de signalement.

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(1)2023-12-14/58, art. 118, 002; En vigueur : 01-01-2024>

Article 16. - Définitions particulières

Pour l'application du présent chapitre, il faut entendre par :

1° violations : les actes ou omissions qui :

2° informations sur des violations : des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire dans l'autorité au sein de laquelle l'auteur de signalement travaille ou a travaillé ou dans une autre autorité avec laquelle l'auteur de signalement est ou a été en contact dans le cadre de son travail, et concernant des tentatives de dissimulation de telles violations;

3° signalement : la communication orale ou écrite d'informations sur des violations;

4° signalement interne : un signalement au sein d'une autorité;