23 JUIN 2023. - Décret relatif à la protection des lanceurs d'alerte dans l'enseignement en Communauté flamande

CHAPITRE 1er. - Dispositions introductives

Article 1er. Le présent décret règle une matière communautaire.

Article 2. Le présent décret prévoit la transposition partielle de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

CHAPITRE 2. - Protection des lanceurs d'alerte dans l'enseignement non supérieur Section 1re. Définitions

Article 3. Dans le présent chapitre, on entend par :

1° personne concernée : une personne physique ou morale qui est mentionnée dans le signalement interne ou externe ou dans la divulgation publique en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est associée ;

2° partie externe : l'une des personnes suivantes qui disposent d'informations sur des violations dans le cadre de leur emploi :

3° signalement externe : la communication d'informations sur des violations à un canal de signalement externe tel que visé à l'article 9 ;

4° facilitateur : une personne physique qui aide un auteur de signalement dans un contexte professionnel au cours du processus de signalement et dont l'aide doit être confidentielle ;

5° violation : les actes ou omissions qui satisfont à l'une des conditions suivantes :

6° informations sur des violations : des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant :

7° établissement : un établissement tel que visé à :

8° signalement interne : la communication d'informations sur des violations au sein d'un établissement ;

9° signaler : la communication orale ou écrite d'informations sur des violations ;

10° auteur de signalement : une personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations qu'elle a obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles ;

11° divulguer publiquement : la mise à disposition dans la sphère publique d'informations sur des violations ;

12° membre du personnel : l'un des membres du personnel suivants :

13° représailles : tout acte ou omission direct ou indirect qui intervient dans un contexte professionnel, est suscité par un signalement interne ou externe ou une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à l'auteur de signalement ;

14° contexte professionnel : les activités professionnelles passées ou présentes dans l'établissement par lesquelles, indépendamment de la nature de ces activités, des personnes peuvent obtenir des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient faire l'objet de représailles si elles signalaient de telles informations.

Section 2. - Champ d'application matériel

Article 4. § 1er. Le présent chapitre contient des normes minimales communes pour la protection des personnes qui signalent les violations suivantes commises par un établissement :

1° les violations relatives aux domaines suivants et dans la mesure où elles concernent des actes de l'Union visés dans la partie I de l'annexe de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union :

2° les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union visés à l'article 325 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et précisés dans les mesures pertinentes de l'Union ;

3° les violations relatives au marché intérieur visé à l'article 26, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, y compris les violations des règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'Etat.

§ 2. Le présent chapitre ne s'applique pas aux griefs interpersonnels concernant exclusivement l'auteur de signalement.

Article 5. Le présent chapitre ne s'applique pas au signalement d'informations dont la divulgation n'est pas autorisée pour l'une des raisons suivantes :

1° la sécurité nationale ;

2° la protection des informations classifiées ;

3° la protection du secret médical ;

4° la protection du secret professionnel des avocats ;

5° le secret des délibérations judiciaires ;

6° les règles en matière de procédure pénale.

Article 6. Le présent chapitre ne porte pas atteinte à la législation prévoyant une protection plus large des lanceurs d'alerte.

De même, le présent chapitre ne porte pas atteinte :

1° au droit des membres du personnel de consulter leur représentant ou leur syndicat ;

2° à la réglementation contre toute mesure préjudiciable injustifiée découlant de la consultation visée au point 1° ;

3° à l'autonomie des partenaires sociaux et à leur droit de conclure des conventions collectives ou des accords de programmation sectorielle.

Section 3. - Canaux de signalement

Article 7. Les informations relatives aux violations peuvent être signalées de la manière suivante :

1° via un canal de signalement interne tel que visé à l'article 8 ;

2° via un canal de signalement externe tel que visé à l'article 9 ;

3° via une divulgation publique.

Article 8. § 1er. Chaque établissement dispose d'un canal de signalement interne.

Le canal de signalement interne peut être géré par l'établissement lui-même ou fourni en externe par un tiers. Les garanties relatives à un signalement interne et au suivi des signalements visées aux sections 4 et 5 du présent chapitre, s'appliquent également lorsque le canal de signalement interne est géré par un tiers.

§ 2. Le canal de signalement interne se compose d'au moins une personne compétente pour recevoir et traiter les signalements. Les membres du personnel ayant un mandat dans un organe décisionnel ou les délégués du personnel ne peuvent pas faire partie du canal de signalement interne.

§ 3. Après concertation au sein du comité local compétent, chaque établissement élabore une procédure pour la transmission, le traitement et la gestion de signalements internes. Si le canal de signalement interne est fourni par un tiers, le comité local compétent est également informé du contenu de l'accord conclu avec le tiers.

La procédure visée à l'alinéa 1er, comprend des systèmes conçus, établis et gérés de manière à garantir en toute sécurité la confidentialité des informations et à assurer la confidentialité de l'ensemble des éléments suivants :

1° l'identité de l'auteur de signalement ;

2° l'identité de la (des) personne(s) nommée(s) dans le signalement ;

3° les informations permettant de déduire l'identité de l'auteur de signalement ou de la (des) personne(s) ;

Lorsque le canal de signalement traite un signalement, il observe une stricte neutralité. En aucun cas un signalement ne doit être traité par une personne qui est ou a été impliquée dans les faits auxquels le signalement se rapporte.

Seuls les membres du personnel autorisés ont accès aux informations visées à l'alinéa 2.

Article 9. § 1er. Des membres du personnel et des parties externes peuvent signaler des informations sur des violations commises par des établissements en externe au service de médiation flamand, conformément au décret du 7 juillet 1998 instaurant le service de médiation flamand.

§ 2. Le canal de signalement externe visé au paragraphe 1er, reçoit les signalements via des systèmes conçus, établis et gérés de manière à garantir en toute sécurité la confidentialité des informations et à assurer la confidentialité de l'ensemble des éléments suivants :

1° l'identité de l'auteur de signalement ;

2° l'identité de tout tiers mentionné dans le signalement ;

3° toute information à partir de laquelle l'identité de l'auteur de signalement ou d'un tiers peut être déduite.

Lorsque le canal de signalement traite un signalement, il observe une stricte neutralité. En aucun cas un signalement ne doit être traité par une personne qui est ou a été impliquée dans les faits auxquels le signalement se rapporte.

Seuls les membres du personnel autorisés ont accès aux informations visées à l'alinéa 1er.

Article 10. § 1er. Un membre du personnel signale des informations sur des violations commises dans l'établissement où il est employé via le canal de signalement interne visé à l'article 8. Un membre du personnel peut également signaler des informations sur des violations directement via le canal de signalement externe visé à l'article 9, s'il estime que la violation ne peut être traitée efficacement en interne ou qu'il existe un risque de représailles.

Les parties externes signalent des informations sur des violations commises par un établissement au canal de signalement externe visé à l'article 9.

Un établissement d'enseignement peut également ouvrir le canal de signalement interne visé à l'article 8, à certaines ou à toutes les parties externes.

§ 2. Les membres du personnel et les parties externes qui divulguent publiquement des informations sur des violations peuvent bénéficier de la protection découlant du présent décret si l'une des conditions suivantes est remplie :

1° ils ont tout d'abord effectué un signalement interne et externe ou ils ont immédiatement effectué un signalement externe conformément au paragraphe 1er, et aucune mesure appropriée n'a été prise dans les trois mois suivant la réception du signalement par le canal de signalement en question ;

2° ils ont des motifs fondés de croire que :

Le présent paragraphe ne s'applique pas aux cas dans lesquels un membre du personnel ou une partie externe révèle directement des informations à la presse en vertu de dispositions spécifiques établissant un système de protection relatif à la liberté d'expression et d'information.

Le règlement général sur la protection des données doit également toujours être respecté lors de la divulgation publique.

Section 4. - Dispositions communes pour les signalements internes et externes

Article 11. § 1er. Les auteurs de signalement peuvent signaler des informations sur des violations par écrit et par téléphone ou via un autre système de messagerie vocale aux canaux de signalement visés aux articles 8 et 9. Ils ont également le droit à une rencontre physique dans un délai raisonnable.

§ 2. Les canaux de signalement visés aux articles 8 et 9, peuvent exploiter les signalements oraux transmis via un système de messagerie vocale avec enregistrement de conversation comme suit :

1° effectuer un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ;

2° faire rédiger un procès-verbal complet et précis par les membres du personnel chargés du traitement du signalement.

Avant le début de la conversation, les canaux de signalement visés aux articles 8 et 9, informent les auteurs de signalement de la capacité du système à enregistrer les conversations.

§ 3. Les membres du personnel des canaux de signalement visés aux article 8 et 9, chargés du traitement du signalement, peuvent établir un procès-verbal précis des signalements oraux par le biais d'un système de messagerie vocale non enregistré.

§ 4. Si l'auteur de signalement y consent, les canaux de signalement visés aux articles 8 et 9, effectuent lors d'une rencontre physique à la demande de l'auteur de signalement :

1° un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable ;

2° un procès-verbal précis de la rencontre établi par les membres du personnel chargés du traitement du signalement.

§ 5. Les auteurs de signalement ont la possibilité de vérifier, corriger et signer pour approbation la transcription de la conversation visée aux paragraphes 2 à 4.

Article 12. § 1er. Les canaux de signalement visés aux articles 8 et 9, accusent réception du signalement à son auteur dans les sept jours suivant la réception du signalement, s'ils n'ont pas encore traité le signalement dans ce délai, hormis dans l'un des cas suivants :

1° l'auteur de signalement s'oppose expressément à l'obtention de cet accusé de réception ;

2° l'obtention de cet accusé de réception compromet la protection de l'identité de l'auteur de signalement.

A moins que de nouveaux éléments juridiques ou factuels ne justifient un suivi différent, le canal de signalement externe visé à l'article 9, peut décider en cas de signalements relatifs à un établissement, de ne pas traiter le signalement lorsque le signalement externe concerne des faits qui ont déjà été traités dans le cadre d'un signalement externe précédent de l'auteur de signalement et que le nouveau signalement ne contient pas de nouvelles informations significatives.

Dans les cas visés à l'alinéa 2, le canal de signalement externe visé à l'article 9, envoie à l'auteur de signalement dans les sept jours suivant le jour de réception du signalement, outre l'accusé de réception visé à l'alinéa 1er, la décision de ne pas traiter le signalement et la motivation de cette décision.

§ 2. Les canaux de signalement visés aux articles 8 et 9, vérifient l'exactitude des informations et prennent les mesures appropriées en cas de suspicion de violation.