1 FEVRIER 2024. - Décret relatif au traitement des données à caractère personnel dans le cadre des missions d'accompagnement, des programmes de médecine préventive et de soutien à la parentalité de l'office de la naissance et de l'enfance

Article 1er. Le présent décret règle les traitements de données à caractère personnel par l'Office de la Naissance et de l'Enfance, ci-après dénommé " l'Office ", les personnes physiques et morales autorisées, agrées ou subventionnées par l'Office, à l'exception des traitements de données réalisés en vertu :

1° du décret du 31 mars 2004 relatif à l'adoption ;

2° du décret du 21 février 2019 visant à renforcer la qualité et l'accessibilité de l'accueil de la petite enfance en Communauté française ;

3° du décret du 14 mars 2019 relatif à la promotion de la santé à l'école et dans l'enseignement supérieur hors universités.

Article 2. § 1er. L'Office et les personnes physiques et morales autorisées, agrées ou subventionnées par l'Office sont chacun responsables des traitements des données à caractère personnel qu'ils effectuent conformément aux dispositions du présent décret.

§ 2. Toute personne qui traite des données personnelles conformément au présent chapitre est tenue au secret professionnel relativement aux données auxquelles il a accès.

Les données traitées doivent être conservées dans des conditions qui permettent de garantir ce secret professionnel et de s'assurer du respect de la loi du 22 août relative aux droits du patient.

Les modalités d'accès à ces données doivent offrir des garanties en termes de traçabilité.

§ 3. Conformément à l'article 2, § 2, 6°, du décret du 17 juillet 2002 portant réforme de l'Office de la Naissance et de l'Enfance, en abrégé " O.N.E. ", lorsque l'Office traite des données à des fins statistiques, celui-ci met en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sauvegarde des droits et libertés des personnes concernées et pour préserver le secret statistique.

A cet effet, l'Office met notamment à disposition de ses partenaires autorités, agréés ou subventionnés un moyen sécurisé de transfert des données.

Les résultats du traitement à des fins statistiques sont des données agrégées et anonymisées, ou pseudonymisées lorsque l'anonymisation ne permet pas d'atteindre la finalité de la recherche. Ces résultats ne sont pas utilisés à l'appui de mesures ou de décisions concernant une personne physique en particulier.

Article 3. Pour toute personne travaillant ou collaborant avec des services ou structures autorisées, agrées ou subventionnées par l'O.N.E. dans le cadre des missions visées à l'article 1 et qui sont en contact avec des enfants ou susceptible d'être en contact avec des enfants, il est exigé un extrait de casier judiciaire visé à l'article 596, alinéa 2, du Code d'instruction criminelle, ou un document équivalent pour une personne non domiciliée en Belgique qui démontre une conduite irréprochable à l'égard des mineurs, à fournir tous les cinq ans afin d'assurer un accompagnement qui garantit la santé et la sécurité physique et psychique des enfants suivis.

La collecte et la conservation de l'extrait de casier judiciaire incombent au service ou à la structure concernée. Ce dernier est uniquement consulté par l'O.N.E. à des fins de contrôle du respect des conditions d'agrément ou de subventionnement. L'O.N.E. ne traite pas systématiquement les données figurant sur les extraits de casier judiciaire de tous les collaborateurs des personnes physiques et morales autorisées, agrées ou subventionnées.

Article 4. § 1er. Un dossier médical est ouvert pour chaque bénéficiaire des missions suivantes :

1° les consultations prénatales visées à l'article 2, § 1er, alinéa 2, 1°, du décret du 17 juillet 2002 précité ;

2° les consultations pour enfants visées à l'article 2, § 1er, alinéa 2, 2°, du même décret;

3° l'accompagnement à domicile visé à l'article 2, § 1er, alinéa 2, 3°, du même décret.

Le dossier médical comporte les données de vaccination et de diagnostic afin d'assurer le suivi préventif, la qualité et la continuité des soins prodigués au patient et des prises en charge.

§ 2. Les droits du patient concernant les dossiers médicaux sont identiques à ceux accordés par la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient et s'exercent selon les modalités définies par cette dernière.

Article 5. § 1er. Un dossier social est ouvert pour chaque bénéficiaire des missions suivantes :

1° l'accompagnement de l'enfant dans et en relation avec son milieu familial et son environnement social ;

2° le soutien à la parentalité ;

3° l'information des parents et des futurs parents.

Le dossier social comporte tout élément confié ou constaté dans le cadre des missions précitées et qui a un impact sur la parentalité, sans pour autant affecter le suivi médical préventif, et qui ne relève donc pas du dossier médical.

§ 2. Tout dossier social contient les données à caractère personnel suivantes :

1° les noms et prénoms, le sexe, la date de naissance et, le cas échéant, de décès :

2° données de contact des personnes visées sous 1° et des professionnels encadrant le bénéficiaire, dont le domicile, la résidence habituelle ou le lieu de travail, le numéro de téléphone et l'adresse courriel ;

3° données linguistiques et nationalité des personnes visées sous 1° ;

4° données socioéconomiques des personnes visées sous 1° pouvant influencer la prise en charge du bénéficiaire :

5° données judiciaires des personnes visées sous 1° pouvant influencer la prise en charge du bénéficiaire.

§ 3. Les données du dossier social sont traitées dans les buts suivants :

1° identifier les leviers à soulever et les points d'attention pour accompagner et soutenir le bénéficiaire dans la réalisation de son projet parental ;

2° évaluer le degré des vulnérabilités potentielles dans divers domaines pouvant affecter l'enfant et la parentalité ;

3° accomplir les missions citées au paragraphe 1er du présent article.

§ 4. Les données du dossier social sont conservées pendant maximum 30 ans à compter du dernier contact avec le bénéficiaire. Elles sont détruites au terme de ce délai.

Article 6. § 1er. Dans le cadre des missions de l'Office relatives au soutien à la parentalité, tel que visé à l'article 2, § 2, 5°, du décret du 17 juillet 2002 précité, l'Office offre des entretiens préconceptionnels aux personnes qui le souhaitent.

Ces entretiens visent à informer les futurs parents sur les services offerts par l'Office, ainsi que sur les points d'attention relatif à la grossesse. Ils permettent également de référer les personnes concernées vers d'autres professionnels qui peuvent leur apporter un soutien.

§ 2. Dans le cadre des entretiens préconceptionnels, les données suivantes sont traitées par l'O.N.E. :

1° afin d'offrir des conseils adaptés à la situation des personnes, et de renvoyer vers le professionnel compétent le cas échéant :

2° afin d'évaluer le contexte psychosocial et de relayer le bénéficiaire vers des structures permettant un soutien à la parentalité adéquat, dont les structures ONE :

§ 3. Les personnes qui ont accès aux données visées au paragraphe 2 sont les travailleurs habilités de l'O.N.E.

§ 4. Afin de connaitre la population qui bénéficie de l'entretien préconceptionnel, de pouvoir adapter et améliorer les services rendus et de piloter les programmes de médecine préventive déployés ultérieurement dans les consultations prénatales, les données suivantes, anonymisées, sont traitées de manière statistique par l'Office :

1° âge, commune de résidence, situation de famille, conditions d'assurance santé des bénéficiaires ;

2° informations relatives à la santé et au contexte de vie des bénéficiaires, telles que décrites au paragraphe 2, 1°, b) à d) ;

3° informations relatives au contexte psychosocial des bénéficiaires, telles que décrites au paragraphe 2, 2°.

Article 7. § 1er. Afin d'identifier les nouveaux parents et les nouveau-nés et de leur proposer les services d'accompagnement de l'Office, les services de liaison de l'Office collectent les données à caractère personnel suivantes dans les registres de naissance des maternités et des maisons de naissance :

1° noms et prénoms des parents ou des titulaires de l'exercice de l'autorité parentale ;

2° noms, prénoms et date de naissance de l'enfant ;

3° l'adresse de résidence ou de domicile de la famille ;

4° le numéro de téléphone et l'adresse courriel des personnes visées sous 1°.

§ 2. Les personnes qui ont accès aux données visées au paragraphe 1er sont les travailleurs habilités de l'Office.

§ 3. En l'absence d'un suivi postnatal par une consultation, les données sont conservées par l'Office jusqu'à l'âge de six ans accomplis au-delà duquel l'enfant ne peut plus être suivi en consultation ONE.

§ 4. Afin de pouvoir adapter et améliorer les services offerts et piloter les programmes de médecine préventive, mener ou contribuer à des études scientifiques et contribuer aux analyses et tableaux de bord réalisés par d'autres organismes, l'Office collecte auprès des mères ou directement dans les registres de naissance des maternités et des maisons de naissance les données à caractère personnel suivantes :

1° données relatives à la grossesse : pathologie en cours de grossesse, assuétudes, vaccinations ;

2° données relatives à l'accouchement : date, mode d'accouchement, problème de santé de la mère lors de l'accouchement ;

3° données relatives à la santé de l'enfant à sa naissance : âge gestationnel, poids, taille, périmètre crânien, alimentation, score d'Apgar, séjour en néonatologie, décès le cas échéant ;

4° données sociales : réseau social des parents et état civil, les langues parlées et nationalités, commune de résidence.

Les personnes qui ont accès à ces données sont les travailleurs habilités de l'Office.

Ces données sont conservées durant 3 ans de manière pseudonymisées, en attribuant un identifiant à chaque enfant afin de garantir l'intégrité des données, de détecter les éventuels doublons et de permettre un suivi du développement de chaque enfant lorsqu'il fréquente les consultations ONE, jusqu'à son entrée à l'école maternelle. Elles sont anonymisées au terme de ce délai.

Le traitement statistique se fait annuellement sur les données anonymisées.

Article 8. § 1er. Les consultations prénatales organisées, autorisées, agréées ou subventionnées par l'Office, ainsi que les plateformes prénatales, traitent les données à caractère personnel suivantes :

1° afin de permettre la constitution du dossier de la future mère, son suivi et les contacts nécessaires pour la gestion des rendez-vous et la communication d'information, les données d'identifications suivantes :

• de la future mère ;

• du père, du coparent ou de la coparente du futur enfant ;

• de la mère, du père, du coparent ou de la coparente de la mère mineure du futur enfant ou de l'enfant, et s'ils sont différents, des titulaires de l'exercice l'autorité parentale sur la mère mineure ;

2° afin d'offrir un suivi médical préventif de la future mère et de l'enfant à naitre, les données de santé suivantes :

3° afin d'offrir un soutien à la parentalité, un accompagnement adapté aux besoins, à l'environnement et aux ressources de la famille, de pouvoir orienter les futurs parents vers des services adaptés ou d'offrir un service complémentaire au sein de l'Office :

• la nationalité et la langue parlée des futurs parents ;

• des données sur leur réseau familial et social ;

• des données sur la situation administrative et professionnelle, y compris, le cas échéant, l'accompagnement par des intervenants sociaux ;

• des données sur leur logement relatives à l'espace et la salubrité ;

• des données relatives aux conditions économiques témoignant d'une précarité matérielle et à l'assurance santé ;

• des données sur les habitudes alimentaires ;

4° afin d'offrir un soutien et un suivi médical adapté à la famille en collaboration avec d'autres acteurs sociaux ou de santé les noms et prénoms, le numéro de téléphone, l'adresse postale et l'adresse courriel :

§ 2. L'ensemble des données visées au paragraphe 1er, sont regroupées dans un dossier contenant un volet médical et un volet social au nom de la future mère.

Les personnes qui ont accès au dossier sont : les travailleurs habilités de l'Office, les bénévoles et les médecins qui reçoivent les futures mères en consultation.

Au terme de la grossesse et après l'accouchement, à partir du jour où plus aucune donnée n'est encodée dans ce dossier, ce dernier est archivé au sein de l'Office.

Les données sont conservées pendant minimum 30 ans et maximum 50 ans à compter de l'archivage du dossier. Elles sont détruites au terme de ce délai.

§ 3. Les données visées au paragraphe 1er sont également traitées par les travailleurs habilités de l'Office afin de traiter les plaintes adressées à l'Office concernant des activités dans les consultations prénatales.