14 JUILLET 2025. - Décret relatif à la plateforme administrative décès

TITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er. Le présent décret règle des matières communautaire et régionale.

Article 2. Dans le présent décret, on entend par :

1° entité fournisseuse : toute entité qui se connecte à la plateforme et met des données à disposition via la plateforme ;

2° copie de l'acte de décès : la copie visée à l'article 29, § 1er/1, 1° et 2°, de l'ancien Code civil ;

3° règlement général sur la protection des données : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;

4° arrêté du 14 mai 2004 : l'arrêté du Gouvernement flamand du 14 mai 2004 portant organisation, aménagement et gestion des cimetières et établissements crématoires ;

5° personne concernée : une personne concernée, telle que visée à l'article 4, 1) du règlement général sur la protection des données ;

6° citoyen : un citoyen tel que visé à l'article I.4, 7°, du décret Gouvernance du 7 décembre 2018 ;

7° déclarant : un déclarant tel que visé à l'article 1er de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 février 2006 portant fixation des modes de sépulture, de la destination des cendres ainsi que des rites de la conviction philosophique pour les funérailles pouvant être repris dans l'acte de dernières volontés qui peut être remis à l'officier de l'état civil ;

8° décret du 16 janvier 2004 : le décret du 16 janvier 2004 sur les funérailles et sépultures ;

9° décret du 2 décembre 2022 : le décret du 2 décembre 2022 autorisant la création de l'agence autonomisée externe de droit privé Service public flamand des données (" Vlaams Datanutsbedrijf ") sous forme de société anonyme ;

10° Département Soins : le Département Soins, visé à l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 mai 2023 relatif au Département Soins ;

11° entité : une entité telle que visée à l'article 2, 15°, du décret du 2 décembre 2022 ;

12° données relatives au décès : les données relatives au décès d'une personne, y compris les données relatives aux actes juridiques et administratifs accomplis à la suite du décès d'une personne ;

13° organisation faîtière : une organisation qui se connecte à la plateforme au nom d'un groupe d'entités fournisseuses ou réceptrices et qui centralise la connexion à la plateforme ;

14° arrêté royal du 17 juin 1999 : l'arrêté royal du 17 juin 1999 prescrivant l'établissement d'une statistique annuelle des causes de décès ;

15° autorité locale : les autorités locales, visées à l'article I.3, 5°, du décret Gouvernance du 7 décembre 2018 ;

16° métadonnées : les métadonnées, visées à l'article 2, 5°, du décret du 2 décembre 2022 ;

17° entité réceptrice : toute entité qui se connecte à la plateforme et reçoit des données via la plateforme ;

18° personne décédée : la personne dont le décès a été constaté sur place par un médecin ;

19° données à caractère personnel : les données à caractère personnel, visées à l'article 4, 1) du règlement général sur la protection des données ;

20° plateforme : le système d'information électronique visé à l'article 3 ;

21° rétribution de plateforme : la rétribution due au Service public flamand des données dans les cas prévus par le présent décret pour la connexion à la plateforme et son utilisation ;

22° extrait de l'acte de décès : l'extrait visé à l'article 29, § 1er, 1°, de l'ancien Code civil ;

23° entrepreneur de pompes funèbres : le mandataire de la personne compétente pour pourvoir aux funérailles, figurant à l'article 15bis, § 2, alinéa 1er, du décret du 16 janvier 2004 ;

24° traitement : le traitement, visé à l'article 4, 2) du règlement général sur la protection des données ;

25° Service public flamand des données : l'agence visée à l'article 3 du décret du 2 décembre 2022.

TITRE 2. - Missions et tâches

Article 3. Le Service public flamand des données développe et gère une plateforme. La plateforme consiste en un système d'information électronique.

La plateforme visée à l'alinéa 1er a les objectifs suivants :

1° numériser le processus administratif lié au décès d'une personne, et échanger et rendre accessibles les données y afférentes ;

2° décharger les proches du défunt du processus administratif.

Le Service public flamand des données peut préparer ou exercer toutes les activités, tâches et opérations qui contribuent directement ou indirectement à la réalisation des missions et des objectifs visés aux alinéas 1er et 2, ainsi que des tâches visées à l'article 4.

Article 4. Sans préjudice des tâches du Service public flamand des données, fixées par ou en vertu d'autres décrets, le Service public flamand des données a, dans le cadre de la plateforme et des missions et objectifs visés à l'article 3, les tâches suivantes :

1° élaborer une vision et une stratégie visant à développer et à gérer des applications efficaces, efficientes et sécurisées qui soutiennent le partage des données relatives aux décès contenues dans un système d'information électronique, et en contrôler le respect ;

2° concevoir, développer, mettre à disposition et gérer un système d'information électronique contenant des données relatives aux décès. Le système d'information électronique permet l'échange de données relatives aux décès et de données dérivées ou métadonnées, ainsi que l'échange de données statistiques entre une entité fournisseuse et une entité réceptrice ;

3° élaborer des applications complémentaires, des sous-applications complémentaires ou des sous-applications dérivées ;

4° organiser des projets pilotes pour son propre compte ou pour le compte d'entités ;

5° évaluer la demande de connexion à la plateforme et contrôler, suspendre ou supprimer la connexion sans l'avis préalable du comité consultatif, par dérogation à l'article 10, § 2, alinéa 1er, 3° à 5°, du décret du 2 décembre 2022 ;

6° développer, établir, mettre en oeuvre, maintenir et utiliser une norme d'information pour la plateforme ;

7° facturer et percevoir les rétributions de plateforme ;

8° développer, produire et diffuser des données et rapports statistiques établis sur la base des données échangées au sein de la plateforme, ou des métadonnées relatives à l'utilisation de la plateforme ;

9° toutes les tâches autres que celles visées aux points 1° à 8° qui peuvent directement ou indirectement contribuer à la réalisation des tâches visées aux points 1° à 7° et des missions visées à l'article 3.

Le Gouvernement flamand peut préciser les tâches visées à l'alinéa 1er et les règles relatives aux tâches visées à l'alinéa 1er.

TITRE 3. - Connexion à la plateforme

Article 5. § 1er. Aux fins du présent article, on entend par instance flamande : une instance flamande, visée à l'article 2, 14°, du décret du 2 décembre 2022.

§ 2. Sans préjudice de la réglementation relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel applicable à la mise à disposition des données à caractère personnel, telle que précisée plus avant, le cas échéant, au niveau fédéral ou flamand, les instances flamandes et les autorités locales, en tant qu'entités fournisseuses, mettent les données spécifiques à disposition du Service public flamand des données, y compris les données à caractère personnel, le cas échéant par l'intermédiaire d'une organisation faîtière ou de l'Agence Flandre Numérique, qui remplit la fonction d'intégrateur de services, visé à l'article 3, § 1er, du décret du 13 juillet 2012 portant création et organisation d'un intégrateur de services flamand, si l'une des conditions suivantes est remplie

1° le citoyen concerné demande ces données et a demandé au Service public flamand des données de transmettre cette demande en son nom ;

2° l'instance flamande ou l'autorité locale est habilitée à partager les données par ou en vertu d'une norme supranationale ou d'une norme ayant force de loi.

§ 3. Sans préjudice de la réglementation relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel applicable à la communication des données à caractère personnel, telle que précisée plus avant, le cas échéant, au niveau fédéral ou flamand, le Service public flamand des données peut conclure, le cas échéant et si nécessaire, des accords avec des instances publiques qui ne sont pas des instances flamandes ni des autorités locales, afin que des données spécifiques, y compris des données à caractère personnel, qu'elles traitent et mettent à disposition, le cas échéant par l'intermédiaire d'une organisation faîtière, puissent être mises à disposition du Service public flamand des données par les entités fournisseuses, si l'une des conditions suivantes est remplie :

1° le citoyen concerné demande ces données et a demandé au Service public flamand des données de transmettre cette demande en son nom ;

2° l'instance publique qui n'est pas une instance flamande ni une autorité locale est habilitée à partager les données par ou en vertu d'une norme supranationale ou d'une norme ayant force de loi.

§ 4. Sans préjudice de la réglementation relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel applicable à la communication des données à caractère personnel, telle que précisée plus avant, le cas échéant, au niveau fédéral ou flamand, une entité qui n'est pas une instance publique, visée aux paragraphes 2 et 3, peut, en tant qu'entité fournisseuse, mettre à disposition du Service public flamand des données, le cas échéant par l'intermédiaire d'une organisation faîtière, des données spécifiques, y compris des données à caractère personnel, qu'elle traite, si l'une des conditions suivantes est remplie :

1° le citoyen concerné demande ces données et a demandé au Service public flamand des données de transmettre cette demande en son nom ;

2° l'entité fournisseuse est habilitée à partager les données par ou en vertu d'une norme supranationale ou d'une norme ayant force de loi ;

3° l'entité fournisseuse a un intérêt légitime, visé à l'article 6, paragraphe 1, f), du règlement général sur la protection des données, sur la base duquel le partage des données est nécessaire.

§ 5. Le Gouvernement flamand fixe la date à laquelle les citoyens qui sont des personnes physiques peuvent, en tant qu'entité fournisseuse, se connecter à la plateforme.

Article 6. Sans préjudice de la réglementation relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel applicable à la communication des données à caractère personnel, telle que précisée plus avant, le cas échéant, au niveau fédéral ou flamand, le Service public flamand des données met à disposition de l'entité réceptrice, le cas échéant par l'intermédiaire d'une organisation faîtière, des données spécifiques, y compris les données à caractère personnel, le cas échéant par l'intermédiaire de l'Agence Flandre Numérique, qui remplit la fonction d'intégrateur de services, visé à l'article 3, § 1er, du décret du 13 juillet 2012 portant création et organisation d'un intégrateur de services flamand, si l'une des conditions suivantes est remplie :

1° le citoyen concerné demande ces données et a demandé au Service public flamand des données de transmettre cette demande en son nom ;

2° l'entité réceptrice est habilitée à partager les données par ou en vertu d'une norme supranationale ou d'une norme ayant force de loi ;

3° l'entité réceptrice a un intérêt légitime visé à l'article 6, paragraphe 1, f), du règlement général sur la protection des données, sur la base duquel le partage des données est nécessaire.

Le Gouvernement flamand fixe la date à laquelle les citoyens qui sont des personnes physiques peuvent, en tant qu'entité réceptrice, se connecter à la plateforme.

Article 7. Chaque entité fournisseuse et chaque entité réceptrice est responsable du respect de la réglementation applicable à l'entité fournisseuse et à l'entité réceptrice, ainsi que de la réglementation relative à la protection des personnes physiques applicable au traitement des données à caractère personnel.

Chaque entité fournisseuse et chaque entité réceptrice, ou le cas échéant une organisation faîtière, prend toutes les mesures appropriées et offre les garanties suivantes :

1° seules les données nécessaires et exactes sont communiquées via la plateforme ;

2° il existe un fondement légitime, visé à l'article 6, paragraphe 1, du règlement général sur la protection des données, pour communiquer ou recevoir des données ;

3° la confidentialité des données est garantie et les données ne sont utilisées qu'aux fins visées à l'article 3, alinéa 2 ;

4° les données inexactes sont rectifiées et les corrections sont immédiatement communiquées au Service public flamand des données ;

5° l'accès aux données est enregistré et toute utilisation illicite est contrôlée ;

6° les données sont fournies et mises à disposition conformément à la norme d'information visée à l'article 4, alinéa 1er, 6°.

Le Service public flamand des données peut contrôler la connexion des entités fournisseuse et réceptrice, et le cas échéant de l'organisation faîtière, ainsi que le respect des obligations visées aux alinéas 1er et 2, et peut à cette fin demander des informations à l'organisation faîtière.

Le Service public flamand des données peut conclure, aux fins de l'application de l'alinéa 1er, un accord avec les entités fournisseuses et réceptrices, le cas échéant par l'intermédiaire d'une organisation faîtière.

Article 8. Le Service public flamand des données peut suspendre ou supprimer la connexion à la plateforme d'une entité fournisseuse ou réceptrice dans les cas suivants, lorsqu'une enquête démontre que :

1° la connexion à la plateforme d'une entité fournisseuse ou réceptrice n'est pas ou plus conforme aux dispositions du présent décret ou à d'autres dispositions légales applicables ;

2° l'entité fournisseuse ou réceptrice met à disposition, consulte ou utilise des données en violation des dispositions du présent titre ;

3° l'entité fournisseuse ou réceptrice fait l'objet d'une décision négative d'une autorité de contrôle de la protection des données à caractère personnel ou d'une décision négative d'une autorité disciplinaire, liée à l'utilisation de la plateforme par cette entité fournisseuse ou réceptrice.

Article 9. § 1er. Le Service public flamand des données informe l'entité fournisseuse ou réceptrice de son intention de suspendre ou de supprimer la connexion à la plateforme de l'entité fournisseuse ou réceptrice.

L'entité fournisseuse ou réceptrice peut, dans les cinq jours ouvrables, fournir des explications complémentaires et formuler des remarques sur l'intention visée à l'alinéa 1er.

Après l'expiration du délai visé à l'alinéa 2, le Service public flamand des données prend une décision sur la suspension ou la suppression de la connexion dans les cinq jours ouvrables. Le Service public flamand des données notifie la décision à l'entité fournisseuse ou réceptrice. Lorsque la notification est effectuée par la poste, elle est réputée avoir eu lieu le deuxième jour ouvrable suivant l'envoi.

La suspension ou la suppression prend cours à partir de la notification visée à l'alinéa 3.

Aux fins du présent paragraphe, on entend par jour ouvrable : un jour de la semaine qui n'est pas un samedi, un dimanche, un jour férié légal ou un jour compris entre le 25 décembre et le 1er janvier.

§ 2. Sauf décision contraire, une suspension est valable pour une durée minimale d'un jour et maximale de soixante jours.

Lorsque, malgré une mesure préalable de suspension, le Service public flamand des données constate que l'entité fournisseuse ou réceptrice se trouve toujours dans un ou plusieurs des cas visés à l'article 8, il supprime la connexion à la plateforme, après avoir entendu au préalable l'entité fournisseuse ou réceptrice.

§ 3. Le Service public flamand des données peut annuler la suspension ou la suppression à tout moment lorsqu'il estime que les raisons de la suspension ou de la suppression n'existent plus. Le Service public flamand des données informe l'entité fournisseuse ou réceptrice de cette annulation.

TITRE 4. - Applications, sous-applications et sous-applications dérivées dans la plateforme

CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 10. § 1er. Le Service public flamand des données publie un aperçu des applications, des sous-applications et des sous-applications dérivées. Cet aperçu contient, pour chaque sous-application et sous-application dérivée, l'ensemble des informations suivantes :

1° l'indication de l'application à laquelle appartient la sous-application ;

2° un aperçu détaillé des données à caractère personnel contenues dans la sous-application ou la sous-application dérivée et la finalité pour laquelle les données à caractère personnel sont traitées, lorsque celle-ci n'est pas déjà déterminée par ou en vertu d'une norme supranationale ou ayant force de loi ;

3° les entités fournisseuses qui, conformément à l'article 5, mettent des données à la disposition des entités réceptrices qui, conformément à l'article 6, reçoivent des données, et la qualification des entités fournisseuses et réceptrices dans le cadre du traitement des données à caractère personnel ;

4° le cas échéant, le montant de la rétribution de plateforme visée à l'article 42 ;

5° la possibilité pour les citoyens de mettre à disposition des données relatives au décès via la plateforme pour coffres-forts de données, visée à l'article 5, § 1er, alinéa 1er, 2°, du décret du 2 décembre 2022, s'ils ont activé leur coffre-fort de données ;

6° le délai de conservation des données à caractère personnel.

§ 2. Le Gouvernement flamand peut déterminer, par sous-application, dans quels cas une entité fournisseuse visée à l'article 5 ou les entités réceptrices visées à l'article 6 doivent utiliser la plateforme pour mettre à disposition des données relatives aux décès.

L'entité fournisseuse ou réceptrice est redevable d'une rétribution de plateforme dans les cas prévus par le présent décret. Le Gouvernement flamand peut fixer ou modifier le montant de la rétribution de plateforme visée à l'article 42.

§ 3. Le Service public flamand des données recueille, pour chaque sous-application visée au chapitre 2, les données nécessaires à l'établissement, à la mise à disposition, à la réception et à la consultation de cette sous-application, le cas échéant à partir des sources de données authentiques qui contiennent ces données.

Le Service public flamand des données est habilité à utiliser le numéro d'identification du Registre national pour les objectifs et les tâches visés aux articles 3 et 4.

CHAPITRE 2. - Dispositions spécifiques par application, sous-application et sous-application dérivée

Section 1re. - L'application pour la constatation du décès

Sous-section 1re. - La sous-application pour les données relatives à la constatation du décès

Article 11. La présente sous-section s'applique à l'établissement de la constatation du décès et à la mise à disposition, à la réception et à la consultation, via la plateforme, des données visées à l'arrêté royal du 17 juin 1999.