Por el cual se expide el estatuto del registro de instrumentos públicos

El Presidente de la República,

en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confirió la ley 8a de 1969, y atendido el concepto de la Comisión Asesora que ella prevé,

DECRETA:

CAPÍTULO I.

El registro.

Articulo 1º. El registro de instrumentos públicos es un servicio del Estado, que se prestará por funcionarios públicos, en la forma aquí establecida, y para los fines y con los efectos consagrados en las leyes.

CAPÍTULO II.

Títulos, Actos y documentos sujetos a registro.

Artículo 2º. Están sujetos a registro:

• 1. Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces, salvo la cesión del crédito hipotecario o prendario.

• 1. Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre vehículos automotores terrestres, salvo la cesión del crédito prendario.

• 1. Los contratos de prenda agraria o industrial.

• 1. Los actos, contratos y providencias que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones.

Artículo 3.- El registro de los documentos referentes a inmuebles se verificar en la oficina de su ubicación; el de los automotores, en la de su matrícula. Los contratos de prenda agraria o industrial se inscribir n con referencia al inmueble a que estén destinados o en que se hallen radicados los bienes objeto del gravamen.

CAPÍTULO III.

Archivo del registro

Artículo 4º. El archivo del registro se compone de los siguientes elementos

• 1. La Matrícula Inmobiliaria, destinada a la inscripción de los actos, contratos y providencias relacionados en el numeral 1 del artículo 2o, referentes a cada bien raíz determinado.

• 1. La Matricula de la Propiedad de Vehículos Automotores Terrestres, destinada a la inscripción de los actos, contratos y providencias relacionados en el numeral 2 del artículo 2º, referentes a cada vehículo determinado.

• 1. El Libro Diario Radicador, en donde se anotarán sucesivas e interrumpidamente los documentos llegados al registro para su inscripción, en el mismo orden en que sean recibidos.

• 1. Los Índices de los inmuebles y vehículos matriculados, de los sujetos activos de los derechos inscritos en las matrículas y de los gravámenes registrados.

• 1. El Archivador, en donde se conservarán los títulos y documentos que hayan servido para la inscripción, relacionados con las matrículas respectivas.

• 1. El archivo de certificados.

• 1. El Libro de Visitas, destinado a las actas de las diligencias de visitas ordinarias y extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia registral.

Artículo 5º. La matrícula es un folio destinado a un bien determinado, y se distinguirá con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando.

Artículo 6º. El folio de matrícula inmobiliaria señalará, además, con cifras distintivas, la oficina de registro, el Departamento o Territorio Nacional y el Municipio de la ubicación del bien, y la cédula catastral que corresponda a éste dentro del municipio respectivo.

Indicará, también, si el inmueble es urbano o rural, designándolo por su número o nombre, respectivamente, y describiéndolo por sus linderos, perímetro, cabida y demás elementos de identificación que puedan obtenerse. Si existieren plano y descripción catastral, estos se adosarán al folio como parte integrante del mismo.

Artículo 7º. El folio de matrícula inmobiliaria constará de seis secciones o columnas, con la siguiente destinación:

La Primera columna, para inscribir los títulos que conlleven modos de adquisición, precisando el acto, contrato o providencia.

La Segunda columna, para inscribir gravámenes: hipotecas, prendas agrarias o industriales de bienes destinados al inmueble o radicados en él, actos de movilización, decretos que concedan el beneficio de separación.

La tercera columna, para la anotación de las limitaciones y afectaciones del dominio: usufructo, uso y habitación, servidumbres, condiciones, relaciones de vecindad, condominio, propiedad horizontal, patrimonio de familia inembargable.

La Cuarta columna, para la anotación de medidas cautelares, embargos, demandas civiles, prohibiciones, valorizaciones que afecten la enajenabilidad.

La Quinta columna, para inscribir títulos de tenencia construidos por escritura pública o decisión judicial: arrendamientos, comodatos, anticresis, derechos de retención.

La Sexta columna, para la inscripción de títulos que conlleven la llamada falsa tradición, tales como la enajenación de cosa ajena o la transferencia de derecho incompleto o sin antecedente propio.

Artículo 8º. El folio de matrícula de propiedad de vehículos automotores terrestres señalara, con cifras distintas, la oficina de registro, la naturaleza del bien, su destinación y en general, sus rasgos individuales de conformidad con lo que disponga el reglamento.

Artículo 9. El folio de matrícula de propiedad vehículos automotores terrestres constara de seis secciones o columnas con la destinación señalada en el Artículo 7º para la propiedad inmobiliaria, en todo lo que corresponda a aquella clase de bienes.

Artículo 10. Los folios de matrícula se mantendrán en muebles especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, conservándolos en el estricto orden numérico interno que los distinga.

Cuando el folio correspondiente a un determinado bien se agotare por las inscripciones hechas en cualquiera de sus columnas, se abrirá uno adicional, que formará un solo cuerpo con el anterior.

Artículo 11. El Diario radicador es un libro columnario, con vigencia anual, foliado y rubricado en su iniciación y cierre por el Registrador, en el que se anotarán todos los títulos y documentos que se presenten al registro para su inscripción, estrictamente en el orden de su recibo en la oficina, con indicación de la fecha de éste.

Artículo 12. El Libro Diario radicador tendrá seis secciones o columnas, destinadas así:

La primera, a la nota de recibo del documento; la segunda, al número de orden correspondiente a él dentro del año calendario, en forma continua; la tercera, a la radicación provisional; la cuarta, a expresar la naturaleza del título, con su distintivo y fecha; la quinta, a la mención de la oficina y lugar de origen; y la sexta, para anotar, según el caso, el folio de matrícula en que el título haya sido registrado o la caducidad de la radicación provisional, o la inadmisibilidad de la inscripción, todo con su respectiva fecha.

Artículo 13. Del Libro Diario radicador podrán formarse varios tomos en cada período, siempre que el volumen de anotación lo haga necesario, caso en el cual, los varios tomos se distinguirán con numerales sucesivos y el año a que correspondan.

Artículo 14. Los Índices se llevarán por el sistema de tarjeta, y se conservarán en muebles adecuados para su fácil consulta.

Artículo 15. El índice de inmuebles se llevará por separado para cada uno de los municipios que compongan el círculo registral, con anotación del número de la ficha o cédula catastral, distinción entre bienes urbanos y bienes rurales. El de los primeros, se llevará por carreras, calles, avenidas, diagonales y transversales, en el orden de la nomenclatura de cada una de tales vías consignando el folio de la matrícula correspondiente.

Artículo 16. El índice de los titulares de derechos sobre bienes raíces inscritos en el registro se llevará en conjunto para todo el círculo registral, en estricto orden alfabético del primer apellido de aquellos, con indicación de los documentos de identidad que los individualicen. En él se anotarán, además, la naturaleza del derecho respectivo; propiedad, hipoteca, usufructo, etc., el número completo del folio de matrícula donde se halla inscrito el derecho, y las modificaciones que se hayan producido en la titularidad.

Artículo 17. Respecto de vehículos automotores se llevaran índices reales y personales, del modo dispuesto para los inmuebles en los dos artículos precedentes.

Artículo 18. De todo título o documento que deba inscribirse en el registro se expedirá por la oficina de origen una copia especial y auténtica, en papel común, destinada al archivo de la oficina de registro. En copia de las escrituras podrá prescindirse de la transcripción de los anexos, y la de las providencias judiciales, administrativas o arbítrales, podrá reducirse a la parte resolutiva.

Una vez hecha la inscripción, el Registrador reproducirá en la copia destinada a su archivo la nota que haya puesto en el ejemplar del interesado.

Artículo 19. En el archivo se guardará copia de los títulos y documentos que haya sido materia de solicitud de inscripción, y aquellos que espontáneamente entreguen los interesados para plenitud de la información de la oficina, en carpetas distinguidas con el código correspondiente al folio de matrícula del bien a que se refieran, en riguroso orden numérico y en muebles apropiados para su conservación y fácil consulta.

Artículo 20. En el registro de certificados se anotarán en orden numérico sucesivo, con expresión de la fecha de su expedición y el folio de la matrícula correspondiente, los certificados que se expidan respecto de la situación jurídica de los bienes sometidos a registro. Y en el archivo se conservarán las copias que de ellos deban dejarse, a solicitud del interesado u oficiosamente por el Registrador.

Artículo 21. El Gobierno dispondrá el formato de los folios, libros, tarjetas y muebles, para asegurar la uniformidad de los archivos, métodos y prácticas de trabajo y la mayor seguridad y conservación de los elementos de aquellos.

Asimismo proveerá a la reproducción fotográfica de matrículas e índices y a la conservación de tales copias, para la mayor pureza y plenitud del archivo.

CAPÍTULO IV.

Modo de hacer el registro

Artículo 22.- El proceso de registro de un título o documento, se compone de la radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de haberse ejecutado ésta, y deberá cumplirse dentro del término de tres días hábiles.

Artículo 23.- Recibido el título o documento en la oficina de registro, se procederá a su radicación en el Libro Diario radicador, con indicación de la fecha y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, naturaleza del título, fecha, oficina y lugar de origen.

A quien lo presente para su registro se le dará constancia escrita del recibo, fecha, hora y número de orden; circunstancias que igualmente se anotarán tanto en el ejemplar que será devuelto al interesado, como en la copia destinada al archivo de la oficina.

Artículo 24.- Hecha la radicación, el documento pasará a la sección jurídica de la oficina para su examen y calificación. En formulario especial y con la firma del funcionario correspondiente, se señalarán las inscripciones a que dé lugar, referidas a las respectivas secciones o columnas del folio.

Artículo 25. El formulario de calificación contendrá impresas las distintas clases de títulos que puedan ser objeto de registro, clasificados por su naturaleza jurídica y sección o columna a que corresponden, y un espacio para señalar la orden de inscripción y el número de la radicación.

Si el título fuere complejo o contuviere varios actos, contratos o modalidades que deban ser registrados, se ordenarán las distintas inscripciones en el lugar correspondiente. Así, tratándose de un contrato de compraventa cuyo precio se quedó a deber parcialmente y en el que para garantía del pago se constituyó hipoteca sobre el inmueble comprado, en el formulario de calificación se indicará que en la matrícula debe inscribirse la tradición a que da lugar la compraventa, en la primera columna (modos de adquisición): la hipoteca, en la segunda columna (gravámenes); y la condición resolutoria aparente, en la tercera columna (limitaciones del dominio).

Artículo 26. Hecha la calificación, el título pasará a la sección de inscripción para su registro, de conformidad con la orden dada por la sección jurídica en el formulario de calificación.

Artículo 27. La inscripción se hará siguiendo con todo rigor el orden de radicación, con anotación en el folio, en las correspondientes secciones o columnas, distinguida con el número que al título le haya correspondido en el orden del Diario radicador y la indicación del año con sus dos cifras terminales. En seguida se anotará la fecha de la inscripción, la naturaleza del título: escritura, sentencia, oficio, resolución, etc., su número distintivo, si lo tuviere, su fecha, oficina de origen, y partes interesadas, todo en forma breve y clara, y en caracteres de fácil lectura y perdurables.

Cada anotación llevara la fecha en que se hace y la firma del empleado que la ejecuta.

Artículo 28. Cumplida la inscripción de ella se dejará constancia tanto en el ejemplar del título que se devolverá al interesado, corno en la copia destinada al archivo de la oficina, con expresión de su fecha, número de orden en el Libro radicador, el código distintivo del folio de matrícula en que fue inscrito y la columna o columnas de aquel donde se hizo la inscripción. Acto seguido se anotar en los índices, y se guardar la copia en el archivo.

Artículo 29. Luego de efectuada la inscripción y puesta la constancia de ella en el título o documento objeto del registro, aquel regresará a la sección de radicación, para que allí, en la columna sexta del Libro Diario radicador, en seguida de la radicación, se escriba el folio y la fecha en que fue registrado, y se devuelva al interesado, bajo recibo.

Artículo 30. Con las anotaciones en la forma indicada en el presente Capítulo se considera realizado para todos los efectos legales el registro de instrumentos.

Artículo 31. Para la inscripción de autos de embargo, demandas civiles, decretos de separación de patrimonio, de posesión provisoria, definitiva o efectiva, prohibiciones, y en general, de actos jurisdiccionales que versen sobre inmuebles determinados, la medida judicial individualizará los bienes y las personas, de modo de facilitar el registro y evitar toda confusión.

Artículo 32. La hipoteca y el patrimonio de familia inembargable, sólo podrán inscribirse en el registro dentro de los noventa días siguientes a su otorgamiento.

Artículo 33. Una vez otorgado un instrumento de los relacionados en el Artículo 2o. o llegada la oportunidad de registrar una providencia o acto de los mencionados en la misma disposición, el Notario o el funcionario respectivo podrá a petición y a costa de cualquiera de los interesados, comunicar telegráficamente al Registrador los datos esenciales del acto de que se trate, como indicación del mismo, fecha y número del instrumento, fecha de la providencia, nombres de las partes, número o nombres y ubicación de los bienes, para que proceda a efectuar el registro provisional, que producir efecto inmediato entre las partes y frente a terceros.

El Registrador, al recibo del aviso mencionado y previa su anotación en la columna tercera del Libro radicador, hará la correspondiente inscripción, el mismo día, sin cobro de derecho alguno.

Si dentro de un mes, contado desde la fecha de la radicación no se proveyere al registro definitivo, con la presentación del título y su copia destinada a la oficina y el pago de los correspondientes derechos, el registro provisional caducará y no producirá efecto alguno: pero si dentro de dicho mes se efectuare el registro definitivo, este surtirá todos sus efectos legales desde la fecha de aquél, de todo lo cual se dejar constancia en el folio y en la columna sexta del Libro radicador.

Al título que llegare después se le dará de nuevo el trámite que corresponda.

Artículo 34. Los documentos sobre prenda agraria o industrial, se presentaran al registro en dos ejemplares del mismo tenor: uno que será devuelto al interesado al concluir el proceso de la inscripción y otro con destino al archivo pertinente. En caso de que se quiera obtener la radicación provisional inmediata, el mensaje telegráfico será dirigido al registrador por las partes interesadas en el contrato respectivo.

Artículo 35. La inscripción de hipoteca y prendas indicara el nombre del constituyente y el límite de la garantía; la de prendas, además, identificara los bienes sobre los cuales recae.

Artículo 36. Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deben agregarse y salvando a final lo corregido, reproduciendo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el Registrador o su delegado. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.

Artículo 37. Los registradores podrán rectificar por si, bajo su responsabilidad, los errores instrumentales cometidos al asentar las inscripciones. La corrección la harán teniendo a la vista el titulo o documento objeto de la inscripción, y dejando constancia en el folio bajo su firma o la de su delegación y la fecha.

Las correcciones que impliquen alteración de la sustancia del registro solo podrán hacerse con el asentimiento de todos los interesados o por mandato judicial.

Artículo 38. La inscripción o la constancia de ella que no hubiere sido suscrita por quien ejercía entonces el cargo de Registrador, será firmada por quien lo desempeñe en la actualidad, por orden de la Superintendencia de Notariado y Registro.