Por el cual se aprueba el Acuerdo número 025 de mayo 28 de 1985 que establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Energía Eléctrica y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales,

DECRETA:

Artículo 1º Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 025 de mayo 28 de 1985, emanado de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Energía Eléctrica cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 025 DE 1985

(mayo 28)

por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Energía Eléctrica, ICEL y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directivadel Instituto Colombiano de Energía Eléctrica, ICEL, en uso de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto, de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA.

Artículo 1º La estructura orgánica del Instituto Colombiano de Energía Eléctrica, ICEL, será la siguiente:

• 1. Junta Directiva

• 1. Gerencia

• 2.1. Oficina de Planeación

2.2 Oficina Jurídica

2.3 Oficina de Auditoría Interna

• 1. Secretaría General

• 1. Subgerencia Administrativa y Financiera

4.1 División de Relaciones Industriales

4.1.1 Sección de Personal

4.1.2 Sección de Adquisiciones y Servicios Generales

4.1.3 Sección de Archivo y Correspondencia

4.1.4 Sección de Dibujo, Publicaciones y Biblioteca

4.1.5 Sección de Almacenes

4.2 División de Organización y Sistemas

4 2.1 Sección de Organización y Métodos

4.2.2 Sección de Análisis y Programación

4.2.3 Sección de Procesamiento de Datos

4.3 División Financiera

4.3.1 Sección de Contabilidad

4.3.2 Sección de Presupuesto

4 3.3 Sección de Tesorería

4.3.4 Sección de Control de Créditos

4.3.5 Sección de Importaciones

4.3.6 Sección de Estudios Especiales

• 1. Subgerencia Técnica

5.1 División de Líneas y Subestaciones

5.1.1 Sección de Subestaciones

5.1.2 Sección de Líneas de Transmisión

5.2 División de Licitaciones y Contratos

5.2.1 Sección de Registros

5.2.2 Sección de Contratos

5.2.3 Sección de Bienes

5.3 División de Centrales

5.3.1 Sección de Centrales Hidroeléctricas

5.3.2 Sección de Centrales Térmicas

5.3.3 Sección de Proyectos Especiales

5.3.4 Sección de Fuentes Alternas

• 1. Subgerencia de Operaciones

6.1 División de Generación

6.2 División de Transmisión

6.3 División Centro de Control

6.4 División de Territorios Nacionales

6.5 Dirección Regional de Termotasajero

6.5.1 División Administrativa y Financiera

6.5.1.1 Sección de Servicios Administrativos

6.5.1.2 Sección Financiera

6.5.2 División Técnica

6.5.2.1 Sección de Operaciones

6.5.2.2 Sección de Mantenimiento

6.5.2.3 Sección de Servicios Técnicos

• 1. Subgerencia de filiales

7.1 División de Asesoría y Control Administrativo

7.2 División de Asesoría y Control Financiero

7.3 División de Asesoría y Control Técnico

• 1. División de Electrificación Rural

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

9.1 Comité Asesor de la Gerencia

9.2 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

9.3 Comisión de Personal

9.4 Comité Técnico

9.5 Comité de Filiales

9.6 Comités de Coordinación Interna

9.7 Comité de Bienes

9.8 Comité de Dirección Regional.

• II. DE LAS FUNCIONES.

JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA GENERAL.

Artículo 2º Corresponde a la Junta Directiva y al Gerente ejercer las funciones para ellos asignadas en los estatutos del Instituto y en las demás disposiciones legales vigentes.

OFICINA DE PLANEACION.

Artículo 3º Son funciones de la Oficina de Planeación, las siguientes:

• a) Asesorar a la Gerencia y demás dependencias del Instituto en los aspectos relacionados con la planeación económica y técnica;

• b) Preparar los planes y programas del sector eléctrico que corresponda ejecutar al ICEL en coordinación con las demás dependencias del Instituto, y con los organismos que realizan actividades de electrificación de acuerdo con las instrucciones del Ministerio de Minas y Energía y del Departamento Nacional de Planeación;

• c) Evaluar la ejecución de los planes y programas del sector, proponer los reajustes que sean del caso, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Minas y Energía;

• d) Planear el aprovechamiento óptimo de los recursos energéticos y orientar la realización de estudios de factibilidad económica de los planes de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica en coordinación con las diferentes dependencias de la entidad y los organismos del sector eléctrico.

• e) Aprobar los planes de inversión, presupuestos y acuerdos de gastos mensuales de las electrificadoras filiales;

• f) Elaborar conjuntamente con otras dependencias del Instituto el informe anual de actividades;

• g) Dirigir las actividades relacionadas con la recopilación, procesamiento y suministro de información estadística sobre demanda, producción, crecimiento e insumos utilizados en el grupo ICEL y el sector eléctrico;

• h) Preparar el proyecto de presupuesto anual de inversiones y funcionamiento del Instituto en coordinación con otras dependencias del mismo;

• i) Elaborar estudios económicos sobre fuentes de recursos financieros para la entidad;

• j) Estudiar los criterios para el establecimiento de tarifas en las filiales del ICEL;

• k) Realizar las proyecciones financieras de las electrificadoras filiales;

• l) Recopilar, procesar y suministrar información estadística del ICEL y sus electrificadoras filiales;

• m) Coordinar con la División de Organización y Sistemas, el procesamiento automático de la información estadística;

• n) Elaborar planes para el ensanchamiento de la capacidad de generación y transmisión del grupo ICEL de acuerdo con las necesidades del área y las políticas del Gobierno Nacional;

ñ) Realizar investigaciones que conduzcan a la operación más económica de los diferentes subsistemas que conforman el sistema eléctrico del grupo ICEL;

• o) Coordinar las relaciones derivadas de los intercambios de energía entre las empresas del grupo ICEL y entre éstas y el resto del sector;

• p) Revisar los planes y programas de generación y transmisión preparados por Interconexión Eléctrica S. A., ISA y estudiar la participación de ICEL en los mismos;

• q) Adelantar análisis de flujo de carga, corto circuito y estabilidad del sistema ICEL y sus electrificadoras filiales para la planeación de nuevos proyectos de expansión y modificaciones del sistema;

• r) Coordinar con la División Centro de Control, el planeamiento operativo y la programación de los despachos de energía hidráulica y térmica del sistema interconectado;

• s) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA.

Artículo 4º Son funciones de la Oficina Jurídica, las siguientes:

• a) Asesorar a la Gerencia en el trámite y solución de los asuntos jurídicos del Instituto;

• b) Elaborar, revisar y conceptuar sobre los proyectos de ley, decretos, acuerdos. resoluciones y demás normas legales relacionadas con la entidad;

• c) Codificar las normas legales relacionadas con el Instituto y mantener al día dicha codificación;

• d) Suministrar información en materia jurídica a las dependencias del Instituto y organismos interesados y Emitir conceptos que sean de su competencia;

• e) Suministrar al Ministerio Público, en los procesos en que sea parte la entidad, todas las informaciones y documentos necesarios para la defensa de los intereses del Estado e informar al Gerente y a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República sobre el curso de dichos procesos;

• f) Adelantar los cobros extrajudiciales de la entidad;

• g) En virtud de mandato otorgado por la Gerencia, representar a través de sus abogados judicial y extrajudicialmente al ICEL;

• h) Conceptuar sobre la validez legal de documentos relacionados con la entidad;

• i) Revisar y emitir conceptos sobre las minutas de los contratos que celebre el ICEL;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA.

Artículo 5º Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna, las siguientes:

• a) Velar por el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos de orden contable, presupuestal y administrativo adoptados por la entidad;

• b) Verificar la corrección y razonabilidad de los estados financieros del Instituto por medio de los procedimientos de comprobación periódica y selectiva de los registros contables, análisis de las cuentas de tales estados financieros, confirmación de fuentes externas y otros procedimientos de auditoría aplicables;

• c) Velar por la adecuada custodia y protección de los activos de la entidad;

• d) Vigilar la efectiva aplicación de los controles internos en vigencia y sugerir la implantación de aquellos que tiendan a mejorar la salvaguardia de los activos del Instituto y la eficiencia de los trámites internos;

• e) Detectar errores o desviaciones en la aplicación de normas y procedimientos vigentes en el Instituto y proponer los correctivos del caso;

• f) Prevenir y detectar fraudes e irregularidades, determinar responsabilidades y proponer las medidas correctivas adecuadas;

• g) Vigilar que las diversas actividades a nivel de dependencias y de cargo se cumplan en forma adecuada, dentro del propósito de eficiencia y calidad de las funciones y servicios del Instituto;

• h) Atender los reclamos, quejas u observaciones relacionados con deficiencias administrativas, actos o procedimientos indebidos a nivel de dependencia o de cargo, constatar las anomalías y sugerir las medidas correctivas pertinentes;

• i) Realizar periódicamente visitas de inspección a las distintas dependencias, a fin de evaluar su funcionamiento y detectar posibles deficiencias, conflictos e irregularidades y presentar las recomendaciones pertinentes;

• j) Procurar en todo momento la máxima eficiencia en los diversos trámites administrativos y en el desarrollo de las labores de cada dependencia;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECRETARIA GENERAL.

Artículo 6º Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

• a) Asistir al Gerente en los asuntos relacionados con la administración general del Instituto;

• b) Velar por el cumplimiento de las normas legales orgánicas de la entidad y por el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la misma y coordinar las actividades de sus diferentes dependencias;

• c) Preparar, revisar y tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica los proyectos de acuerdo y resoluciones que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva y del Gerente, respectivamente;

• d) Refrendar los actos administrativos del Gerente y de la Junta Directiva;

• e) Llevar la representación del Gerente, cuando éste lo solicite;

• f) Autenticar con su firma las copias que se expidan de los actos de la Junta Directiva y del Gerente del Instituto;

• g) Planear, dirigir y desarrollar programas de divulgación de las actividades del Instituto, de acuerdo con la política de la Gerencia;

• h) Ejercer aquellas funciones que le correspondan en relación con la Junta Directiva y con la Junta de Licitaciones y Adquisiciones;

• i) Ejercer las funciones que le delegue el Gerente del Instituto;

• j) Coordinar la preparación y publicación del informe anual de actividades del Instituto y presentar informes periódicos y los especiales que sean solicitados por la Gerencia;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

Artículo 7º Son funciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera, las siguientes:

• a) Colaborar con la Gerencia en la formulación de políticas relacionadas con la administración general y gestión financiera del Instituto;

• b) Planear, dirigir y coordinar las actividades de orden administrativo y financiero, comercial y de administración de personal, para el correcto funcionamiento del Instituto;

• c) Coordinar y controlar el trabajo de las distintas dependencias que conforman la Subgerencia;

• d) Analizar y aplicar las recomendaciones de los estudios elaborados por la Sección de Organización y Métodos de la División de Sistemas, así como los de la División de Relaciones Industriales, División Financiera y Oficina de Auditoría Interna;

• e) Presentar a la Gerencia informes periódicos sobre las actividades de la Subgerencia y los especiales que le sean solicitados;

• f) Elaborar los planes y programas en materia de contabilidad, cartera presupuesto, tesorería y créditos adoptados por el Instituto;

• g) Organizar y mantener actualizado un plan contable de acuerdo con las necesidades operacionales del ICEL y sus filiales, de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

• h) Supervisar, controlar y analizar los estados financieros y hacer las recomendaciones del caso;

• i) Colaborar con la Oficina de Planeación en la elaboración de los estudios dirigidos a una mejor organización financiera;

• j) Efectuar el control financiero de los créditos y contratos del Instituto;

• k) Coordinar y controlar las actividades correspondientes a la División de Relaciones Industriales;

• l) Velar por la oportuna adquisición y suministro de los materiales de las diferentes dependencias;

• m) Controlar todo lo referente a la Sección de Servicios Generales para la buena marcha del Instituto;

• n) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION DE RELACIONES INDUSTRIALES.

Artículo 8º Son funciones de la División de Relaciones Industriales, las siguientes:

• a) Dirigir, coordinar y evaluar las actividades de las secciones que conforman la división;

• b) Dirigir, coordinar y controlar las funciones relacionadas con la administración y desarrollo de personal, como también de bienestar y seguridad industrial;

• c) Proponer políticas y programas para reclutamiento selección, evaluación y clasificación de personal;

• d) Coordinar con entidades públicas y privadas, los programas de capacitación que requiere el personal del Instituto;

• e) Prestar apoyo en asuntos laborales a los funcionarios del Instituto y realizar funciones de esta índole ante organismos estatales y privados;

• f) Coordinar las actividades de los comités de educación y vivienda, para el desarrollo de una efectiva política de motivación del personal;

• g) Coordinar con la Oficina Jurídica el trámite de negocios que se susciten ante lo contencioso administrativo y con el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en materia de personal;

• h) Planear, dirigir, coordinar y controlar la adquisición, movimiento, aprovisionamiento, conservación y aprovechamiento de los materiales, equipos y demás bienes necesarios para el adecuado funcionamiento del Instituto;

• i) Velar que se cumplan las normas y procedimientos relacionados con las actividades de compras nacionales, almacenes y servicios generales;

• j) Dirigir la organización del archivo central del Instituto y velar por su actualización;

• k) Presentar a la Subgerencia Administrativa y Financiera informes sobre el desarrollo de las actividades de la división y los especiales que le sean solicitados;

• l) Gestionar ante las compañías aseguradoras las condiciones, planes y modalidades, tratando de obtener las mejores ventajas en lo referente a seguros para el Instituto;

• m) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia'

SECCION DE PERSONAL.

Artículo 9º Son funciones de la Sección de Personal, las siguientes:

• a) Ejecutar y controlar las actividades propias de la dependencia;

• b) Llevar los registros, el control y las estadísticas del personal al servicio del Instituto y mantenerlos debidamente actualizados;

• c) Tramitar oportunamente las novedades de personal y remitir a la División de Organización y Sistemas la información correspondiente para la elaboración de las nóminas;

• d) Liquidar y tramitar conforme a las disposiciones legales, las prestaciones sociales de los funcionarios de la entidad;

• e) Seleccionar el personal que requiera el Instituto, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia;

• f) Aplicar normas para ascensos, vacaciones, renuncias y sanciones de personal;

• g) Realizar estudios y aplicar normas de clasificación y remuneración para el personal del Instituto, de acuerdo con las disposiciones que regulan la materia;

• h) Adelantar con los jefes de las diferentes dependencias los procesos de evaluación de personal;

• i) Ejecutar las actividades de bienestar social, en coordinación con los organismos del Estado, especializados en la materia;

• j) Expedir constancias de los antecedentes de personal y demás certificaciones del caso, de acuerdo con la respectiva reglamentación;

• k) Elaborar los proyectos de providencias sobre nombramientos, ascensos, traslados, retiros y demás situaciones administrativas del personal al servicio del Instituto;

• l) Mantener actualizados el manual descriptivo de funciones a nivel de cargo y la planta de personal del Instituto;

• m) Vigilar el cumplimiento de los reglamentos del régimen interno del ICEL;

• n) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS GENERALES.