por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1563 de 2012

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, y los artículos 7°, 9°, 10, 13 y 14 de la Ley 640 de 2001, 26 de la Ley 1563 de 2012, y 23 de la Ley 51 de 1918.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 91 de la Ley 446 de 1998, 10 y 11 de la Ley 640 de 2001 y 50 de la Ley 1563 de 2012, le compete al Ministerio de Justicia y del Derecho autorizar la creación de los Centros de Conciliación o Arbitraje.

Que según lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 446 de 1998, la formación de los conciliadores recae en las Entidades Avaladas para tal fin por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Que el artículo 7° de la Ley 640 de 2001 establece que el Gobierno nacional debe expedir el reglamento en el que se exijan requisitos que permitan acreditar idoneidad y experiencia de los conciliadores en el área en que vayan a actuar.

Que los artículos 9° de la Ley 640 de 2001 y 26 de la Ley 1563 de 2012 establecen como competencia del Gobierno nacional la fijación del marco tarifario que regirá para los trámites de conciliación y los procesos de arbitraje.

Que el artículo 51 de la Ley 1563 de 2012 defiere al reglamento que expida el respectivo Centro de Arbitraje o de Conciliación la forma en que deben integrarse las listas de conciliadores, árbitros, secretarios de tribunal arbitral y Amigables Componedores.

Que de acuerdo con los artículos 18 de la Ley 640 de 2001, 52 de la Ley 1563 de 2012 y 13 del Decreto-ley 2897 de 2011, el Ministerio de Justicia y del Derecho ejerce funciones de control, inspección y vigilancia sobre los Centros de Conciliación o Arbitraje, y las Entidades Avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho.

Que el artículo 46 de la Ley 640 de 2001 creó el Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia, como un organismo asesor del Gobierno nacional en materias de acceso a la justicia y fortalecimiento de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, el cual está adscrito al Ministerio de Justicia y del Derecho.

DECRETA:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°. Objeto y ámbito de aplicación. El presente decreto tiene por objeto reglamentar los requisitos que deben cumplir las entidades interesadas en la creación de Centros de Conciliación o Arbitraje y en la obtención de aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho; las obligaciones a cargo de los Centros; el marco tarifario para los servicios de conciliación y arbitraje; el manejo de la información relacionada con los trámites conciliatorios; el Programa de Formación que deben cursar y aprobar los conciliadores extrajudiciales en derecho; las funciones de inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho sobre Centros y Entidades Avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho; y el funcionamiento del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia.

Artículo 2°. Definiciones. Los términos no definidos en el presente decreto y utilizados frecuentemente deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Para la interpretación del presente decreto, las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.

Arbitraje Virtual: Modalidad de arbitraje, en la que el procedimiento es administrado con apoyo en un sistema de información, aplicativo o plataforma y los actos procesales y las comunicaciones de las partes se surten a través del mismo.

Aval: Es el reconocimiento que otorga el Ministerio de Justicia y del Derecho a las entidades que busquen impartir el Programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho.

Centro: Denominación genérica que comprende los Centros de Conciliación, los Centros de Arbitraje y los Centros de Conciliación y Arbitraje y Amigable Composición.

Centro de Arbitraje: Es aquel autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho para prestar el soporte operativo y administrativo requerido para el buen desarrollo de las funciones de los árbitros.

Centro de Conciliación: Es aquel autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho para que preste el soporte operativo y administrativo requerido para el buen desarrollo de las funciones de los conciliadores.

Educación Continuada: Son los cursos, foros, seminarios y eventos similares que deben realizarse periódicamente para la actualización y el desarrollo de los conocimientos y habilidades de los conciliadores y de los funcionarios de los centros de conciliación, Los programas de educación continuada no sustituyen, en ningún caso, los Programas de Formación que exigen la ley y el presente Decreto para el ejercicio de las funciones propias de dichas personas.

Entidad Avalada: Es la entidad que cuenta con el aval del Ministerio de Justicia y del Derecho para capacitar conciliadores a través de Programas de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho.

Gestión de Documentos: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a planificar, controlar y organizar la documentación producida o recibida en el Centro, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho: Es el plan de estudios que deben cursar y aprobar quienes vayan a desempeñarse como conciliadores extrajudiciales en derecho, según lo dispuesto en el artículo 47 y siguientes del presente decreto.

Reglamento de los Centros: Es el conjunto de reglas que deben establecer los Centros para su funcionamiento, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 13 numeral 1 de la Ley 640 de 2001 y 51 de la Ley 1563 de 2012.

Plataforma o Aplicativo: Todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos en el marco del Arbitraje Virtual.

Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC): Herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros y las Entidades Avaladas, los servidores públicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada con el desarrollo de sus actividades en virtud del presente decreto.

CAPÍTULO II

Creación de Centros

Artículo 3°. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Conciliación. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las entidades públicas y los consultorios jurídicos de las facultades de derecho podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Conciliación, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este decreto.

Artículo 4°. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Arbitraje. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las facultades de derecho de las universidades y las entidades públicas podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Arbitraje, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este decreto.

Artículo 5°. Contenido de la Solicitud de creación de Centros. Las entidades interesadas en la creación de Centros deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad, en la que se indique:

• 1. La ciudad en la que el Centro prestará sus servicios.

• 1. La información relativa a los recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación.

Artículo 6°. Anexos de la Solicitud. Con la solicitud deberá acompañarse:

1, Certificado de existencia y representación legal de la persona solicitante, salvo en relación con la nación, los departamentos y los municipios y las demás entidades creadas por la Constitución y la ley.

• 1. Fotografías, planos y folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento del inmueble donde funcionará el Centro, que evidencien que la Entidad cuenta con instalaciones que como mínimo deben satisfacer las siguientes características:

• a) Área de espera;

• b) Área de atención al usuario;

• c) Área para el desarrollo de los procesos de administración internos del Centro;

• d) Área para el desarrollo de los trámites conciliatorios o de arbitraje, independiente del área destinada a los procesos de administración internos del Centro, que garantice la privacidad, confidencialidad y accesibilidad según la legislación vigente;

• e) Espacio para el almacenamiento de la documentación generada por los trámites, que garantice su conservación, seguridad y confidencialidad;

• f) El proyecto financiero para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para sostener de manera permanente su operación;

• g) Los documentos que acrediten la existencia de recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación. Cuando el interesado en la creación del Centro sea una entidad pública, debe aportar el proyecto de inversión respectivo, debidamente viabilizado por el Departamento Nacional de Planeación o por la autoridad competente, o la información que permita establecer que el presupuesto de funcionamiento de la entidad cubrirá la totalidad de los gastos generados por el futuro Centro.

• 1. El proyecto de Reglamento del Centro.

Artículo 7°. Reglamento del Centro de Conciliación. El Reglamento del Centro de Conciliación solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente decreto.

El Reglamento del Centro de Conciliación debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• a) La estructura administrativa del Centro de Conciliación;

• b) Las funciones del director;

• c) Los requisitos que deben reunir los conciliadores, así como las causas para su exclusión; de las listas del Centro de Conciliación;

• d) El procedimiento para la conformación de las listas de conciliadores;

• e) La forma de designar conciliadores de las listas;

• f) Los mecanismos de información al público en general, sobre los trámites de conciliación;

• g) Un código interno de ética al que deberán someterse todos los conciliadores inscritos en la lista oficial del Centro, que garantice la transparencia e imparcialidad del servicio;

Artículo 8°. Reglamento del Centro de Arbitraje. El Reglamento del Centro de Arbitraje solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente decreto.

El Reglamento Interno del Centro de Arbitraje debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• a) La estructura administrativa del Centro de Arbitraje;

• b) Las funciones del director;

• c) Los requisitos que deben reunir los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores, las causas para su exclusión de las listas del Centro de Arbitraje y el deber de información consagrado en el artículo 15 de la Ley 1563 de 2012;

• d) Las reglas de los procedimientos arbitrales, con el fin de que estas garanticen el debido proceso, incluyendo el procedimiento breve y sumario que se aplicará en el arbitraje social.

• e) El procedimiento para la conformación de las listas de árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores;

• f) La forma de designar árbitros y Amigables Componedores de las listas;

• g) Las reglas de la amigable composición, cuando sea del caso, con el fin de que estas garanticen derechos de las partes a la igualdad y a la contradicción de argumentos y pruebas;

• h) Los mecanismos de información al público en general, sobre los procesos arbitrales y de Amigable Composición;

• i) Las tarifas de honorarios de árbitros y secretarios;

• j) Las tarifas de gastos administrativos.

En el Reglamento Interno de los Centros de Arbitraje se podrá incluir también las reglas de procedimiento para el Arbitraje Virtual. En este caso, el Reglamento deberá contener:

• a) Los mecanismos que se emplearán para la firma del director del Centro, de los árbitros, de los Amigables Componedores y de las partes, que garanticen confiabilidad e idoneidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999;

• b) El nombre de dominio del sitio de Internet al que accederán partes, árbitros y amigables componedores para el desarrollo de los procedimientos arbitrales y de Amigable Composición, y que será la sede electrónica del Centro;

• c) La implementación de herramientas que permitan el acuse de recibo de los actos de notificación, en los términos del artículo 20 de la Ley 527 de 1999;

• d) La inclusión de una alternativa que le permita a los usuarios la posibilidad de una etapa automatizada de arreglo directo, a través de desarrollos tecnológicos.

Artículo 9°*.Requisitos especiales para las solicitudes formuladas por entidades sin ánimo de lucro.* Cuando la solicitud provenga de una entidad sin ánimo de lucro cuyo objeto social comprenda la facultad para ofrecer servicios de conciliación, arbitraje o amigable composición, además de los requisitos y anexos previstos en los artículos anteriores, la solicitud deberá contener:

• a) Diagnóstico de conflictividad y tipología de conflicto del municipio o distrito en el que funcionará el Centro, según la normativa que establezca el Ministerio de Justicia y del Derecho para el efecto;

• b) El proyecto de reglamento según el tipo de Centro de que se trata, de conformidad con lo previsto en los artículos 7° y 8° de este decreto.

Artículo 10. Procedimiento para la autorización de creación de Centros. La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud dentro de los sesenta (60) días siguientes a su presentación, término durante el cual podrá requerir a la entidad solicitante para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.

Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para la creación del Centro, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho expedirán la respectiva resolución y registrará los datos del Centro en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.

Contra las decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite, proceden los recursos de reposición y apelación, según lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.

CAPÍTULO III

Obligaciones de los Centros de Conciliación o Arbitraje

Artículo 11. Principios. Los Centros deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

• a) Celeridad. Los protocolos de atención del Centro deben garantizar que las actuaciones se llevan a cabo sin dilaciones;

• b) Idoneidad. Los conciliadores deben estar capacitados en Mecanismos Alternativos de Solución de conflictos en los términos establecidos en este decreto. Los Centros de Conciliación deben propender a que los conciliadores inscritos en sus listas sean especializados y se actualicen constantemente. Los Centros de Arbitraje deben asegurar que los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores reúnen las características señaladas por la ley;

• c) Participación. Los Centros deben generar espacios de intervención de la comunidad, enfocados en entronizar en ella la cultura de los métodos alternativos de solución de conflictos, con el propósito de cambiar en los individuos que la integran las concepciones antagónicas propias del debate judicial y evitar el escalamiento de los conflictos en la sociedad;

• d) Responsabilidad social. Los Centros deben garantizar que sus servicios se ofrezcan de forma gratuita o bajo condiciones preferenciales de acceso a personas de los estratos 1 y 2;

• e) Gratuidad. Son gratuitos los trámites que se celebren ante los Centros de Conciliación de consultorio jurídico. También serán gratuitos los procedimientos que se adelanten ante Centros de las entidades públicas, sin perjuicio de las excepciones que señale la ley.

Artículo 12. Principios especiales de los Centros de Conciliación. Además de lo dispuesto en el artículo anterior, los Centros de Conciliación deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

• a) Autonomía de la voluntad de las partes. Todos los acuerdos construidos en el trámite de conciliación extrajudicial en derecho dependen directamente de las partes involucradas en el conflicto. Los interesados gozan de la facultad de definir el Centro de Conciliación en donde se llevará a cabo la conciliación, elegir el conciliador, y aceptar o no las propuestas de arreglo en la conciliación;

• b) Informalidad. Las actuaciones de los conciliadores y de los Centros de Conciliación se caracterizarán por el mínimo formalismo.

Artículo 13. Modificaciones en las condiciones de funcionamiento del Centro. La Entidad está obligada a mantener las condiciones de funcionamiento del Centro que fueron desarrolladas en la solicitud de autorización de funcionamiento. Cualquier modificación a las condiciones mínimas previstas en los artículos 6°, 7°, 8° y 9° debe ser previamente aprobada por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 14. Listas de conciliadores, árbitros y secretarios. El Centro deberá tener listas de conciliadores y árbitros, según corresponda, clasificadas por especialidad jurídica, de acuerdo con el perfil que el mismo Centro determine para cada uno. También deberá tener listas de secretarios.

En la conformación de las listas deberá verificarse, como mínimo, lo siguiente:

• a) Que se cumpla con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente;