por el cual se aprueba el Acuerdo número 0022 de mayo 7 de 1986, que establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior -Mariano Ospina Pérez- ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias

Artículo 42. La Sección de Promoción y Divulgación es la unidad encargada de distribuir la información, que reciba la Regional, a los centros docentes y a los usuarios; brindar información sobre estudios en el país y en el exterior a través de los centros de documentación e información, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Orientar en forma adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información disponible u obteniendo la que sea necesaria;

• b) Manejar y mantener actualizado el Centro de Documentación de la Regional;

• c) Difundir la información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría General;

• d) Recopilar información de tipo académico y efectuar su promoción y divulgación;

• e) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

Artículo 43. La Sección de Procesamiento Electrónico de Datos es la unidad encargada de administrar y operar los equipos de computación a nivel Regional, suministrando la información requerida, utilizando los programas y aplicaciones desarrollados por la División de Informática, dentro de los planes generales de sistematización, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Ejecutar la captación y procesamiento electrónico de la información Regional de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Secretaria General;

• b) Cumplir y desarrollar las normas y mecanismos de seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso;

• c) Suministrar la información solicitada de acuerdo con los parámetros de calidad establecidos;

• d) Enviar oportunamente la información solicitada por las dependencias del Instituto controlando su calidad de acuerdo con los parámetros establecidos;

• e) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Artículo 44. La División Administrativa y Financiera, es la unidad encargada de desarrollar y efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Coordinar y supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de la Regional, consultando los manuales respectivos;

• c) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su evaluación por el Director Regional;

• d) Coordinar, con la División de Información, el procesamiento electrónico de los datos suministrados por esta unidad;

• e) Coordinar y supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la Regional;

• f) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y financieros;

• g) Coordinar y controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las normas fiscales y procedimientos contables vigentes;

• h) Coordinar y supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre administración de personal y servicios generales;

• i) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION FINANCIERA

Artículo 45. La Sección Financiera es la unidad encargada de velar por el desarrollo de las de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Realizar en forma oportuna y adecuada el control de los recursos financieros asignados a la Regional;

• b) Ejecutar las actividades financieras de la Regional, de acuerdo con las pautas fijadas a nivel nacional;

• c) Vigilar porque se cumplan, las normas y procedimientos establecidos para el sistema contable, presupuestal y de tesorería, consultando los manuales respectivos;

• d) Coordinar y supervisar los servicios de pagaduría y la custodia de los títulos valores de la Regional;

• e) Supervisar y controlar el manejo de las cuentas bancarias y flujo de fondos de la Regional;

• f) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

Artículo 46. El Grupo de Ejecución Presupuestal es la unidad encargada de tramitar la información presupuestal y rendir los informes requeridos por las dependencias del nivel nacional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Registrar y controlar la ejecución del presupuesto asignado a nivel regional;

• b) Elaborar los informes periódicos sobre la ejecución presupuestal;

• c) Elaborar los proyectos de modificaciones presupuestales y tramitar los que requieran aprobación de las dependencias competentes;

• d) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE CONTABILIDAD

Artículo 47. El Grupo de Contabilidad es la unidad encargada de la operación contable en la Regional y rendir los informes requeridos por las unidades del nivel nacional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Llevar la contabilidad regional, elaborar y presentar a la Sección Financiera los estados correspondientes;

• b) Registrar en forma correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional, consultando los manuales respectivos;

• c) Coordinar con las dependencias de nivel nacional el manejo y envío de la información contable;

• d) Elaborar y rendir periódicamente los informes de cuentas solicitados por la Auditoría Fiscal;

• e) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE TESORERIA

Artículo 48. El Grupo de Tesorería es la unidad encargada de recaudar los aportes, auxilios y demás ingresos del Instituto y prestar el servicio de pagaduría, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Recaudar en forma oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la Regional;

• b) Manejar y controlar las cuentas bancarias de la Regional;

• c) Efectuar en forma oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;

• d) Elaborar el boletín diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;

• e) Rendir a la Contraloría General de la República la cuenta mensual de ingresos y gastos;

• f) Ejecutar los giros bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular;

• g) Llevar los libros de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;

• h) Prestar los servicios de pagaduría de la Regional;

• i) Llevar el flujo de Fondos de la Regional;

• j) Manejar y responder por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;

• k) Manejar les cajas menores y fondos rotatorios;

• l) Elaborar el anteproyecto anual de presupuesto de la Regional;

• ll) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• m) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION ADMINISTRATIVA

Artículo 49. La Sección Administrativa es la unidad encargada de administrar los recursos físicos y humanos a nivel regional y cumplir y hacer cumplir las normas existentes en materia de personal, servicios generales, adquisiciones y suministros, así como procurar el oportuno y adecuado manejo de los servicios de apoyo a la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Coordinar y supervisar la ejecución de los programas de selección, capacitación, evaluación, registro, control y bienestar social del personal de la Regional de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos;

• c) Coordinar y controlar el registro y actualización del kárdex y catálogos de proveedores;

• d) Coordinar y supervisar la elaboración del programa anual de compras de la Regional;

• e) Coordinar y controlar los servicios de correspondencia-microfilmación y archivo, publicaciones, aseo y vigilancia; mantenimiento y transporte en la Regional;

• f) Responder por la custodia y seguridad de los bienes, equipos, instalaciones y elementos de la Regional y vigilar por su buen estado de mantenimiento y presentación.

GRUPO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

Artículo 50. El Grupo de Administración de Personal es la unidad encargada de llevar los registros, el control y estadísticas del personal e informar a la Dirección General las novedades que se produzcan y desarrollar las actividades de Capacitación y Bienestar Social para los empleados y sus familiares, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Elaborar resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;

• b) Cumplir los programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social de la Regional;

• c) Realizar la selección, enganche y promoción del personal de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos emitidos a nivel nacional;

• d) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES.

Artículo 51. El Grupo de Servicios Generales es la unidad encargada de atender la prestación de los servicios de inventarios, archivos, correspondencia, publicaciones, almacenes, adquisiciones y el mantenimiento de los bienes del Instituto a nivel Regional; administrar los servicios de apoyo que ésta requiera para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Elaborar el programa anual de compras de la Regional;

• b) Prestar oportunamente los servicios de correspondencia, microfilmación y archivo, publicaciones, aseo y vigilancia, mantenimiento, transporte y cafetería;

• c) Efectuar los trámites para las adquisiciones que se efectúen en la Regional, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;

• d) Responder por la entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes, equipos y elementos de la Regional;

• e) Realizar y mantener al día el inventario de bienes, equipos y elementos de la Regional;

• f) Mantener actualizado el kardex y catálogos de proveedores;

• g) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION OPERATIVA

Artículo 52. La División Operativa es la unidad encargada de responder en la Regional por la prestación de los servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el exterior y vigilar por la oportuna recaudación de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Coordinar y controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas, de acuerdo con las normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y recuperación de la cartera;

• c) Asistir a la Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en Administración;

• d) Coordinar y controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;

• e) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;

• f) Realizar el seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la División de Programas de la Subdirección Técnica;

• g) Vigilar la aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional, Fondos en Administración, Beca-Crédito y Programas Especiales;

• h) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su evaluación por el Director Regional;

• i) Coordinar y controlar la actualización de los registros de información comercial;

• j) Coordinar y Controlar la actualización del sistema de información, con las novedades que se deriven de la operación de su área;

• k) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Artículo 53. La Sección de Servicios Estudiantiles es la unidad encargada de prestar los servicios relacionados con: Becas, Programas Especiales, Fondos, Aportes y Beca-Crédito en la modalidad Beca, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Cumplir el cronograma de actividades de los servicios estudiantiles, establecidos a nivel nacional;

• b) Coordinar y controlar con la Sección de Crédito y Cartera el manejo de los servicios de Beca-Crédito, Aportes y Fondos en Administración en lo pertinente a la modalidad crédito;

• c) Divulgar, tramitar, informar y orientar a los usuarios de los diferentes servicios institucionales;

• d) Llevar el registro y control de los beneficiarios;

• e) Suministrar oportunamente a la División de Informática los datos necesarios para su proceso;

• f) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE CREDITO Y CARTERA

Artículo 54. La Sección de Crédito y Cartera es la unidad Regional encargada de atender oportunamente la prestación de los diferentes programas de Crédito Educativo y responder por el cobro de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, coordinar, organizar y controlar los grupos a su cargo;

• b) Coordinar y supervisar la aplicación de los mecanismo de administración y recuperación de la cartera;

• c) Cumplir y hacer cumplir las políticas que en materia de crédito y cartera estén vigentes;

• d) Controlar el traspaso oportuno de las documentaciones de los beneficiarios, que pasan de ejecución al cobro;

• e) Supervisar el mantenimiento y actualización del registro de información comercial y financiera de los beneficiarios y codeudores de los servicios y comunicar oportunamente cualquier anomalía;

• f) Coordinar y supervisar la ejecución presupuestal asignada para los diferentes servicios;

• g) Coordinar y controlar con la Sección de Servicios Estudiantiles el manejo de los programas de: Becas-Crédito, Aportes, Fondos en lo pertinente a Crédito;

• h) Hacer cumplir las metas de recuperación de cartera;

• i) Vigilar porque se cumplan los planes de amortización y normas sobre prórrogas;

• j) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE CREDITO

Artículo 55. El Grupo de Crédito es la unidad encargada de prestar en la Regional los servicios de crédito educativo pregrado y postgrado país, post - grado exterior, beca-crédito, Fondos en Administración y Aportes; estos en la modalidad de Crédito a través de la oportuna ejecución de los recursos financieros asignados a la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Prestar en forma oportuna y adecuada el servicio de crédito educativo país y exterior;

• b) Recibir, analizar, verificar y preparar para la decisión del Comité de Dirección Regional las solicitudes de crédito regionales;

• c) Comunicar oportunamente a los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;

• d) Preparar las solicitudes de Crédito Exterior, para su envío a la Subdirección Técnica por parte de la Dirección Regional;

• e) Tramitar el proceso de adjudicación y legalización de los créditos educativos;

• f) Estudiar y emitir concepto sobre las condiciones académicas y económicas de los beneficiarios y codeudores, durante los desembolsos y al termino de los mismos;

• g) Mantener actualizados los registros de información comercial;

• h) Trasladar a cartera toda la documentación e Información de los créditos que terminen la etapa de desembolso, previa la legalización de los pagarés;

• i) Tramitar las solicitudes de período de gracia que presenten los beneficiarios del crédito;

• j) Actualizar el sistema de información con las novedades que se deriven del manejo del crédito y verificar el registro de las novedades;

• k) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE CARTERA

Artículo 56. El Grupo de Cartera es la unidad encargada de realizar los cobros y obtener los recaudos de las obligaciones correspondientes a su ámbito territorial, teniendo en cuenta las metas establecidas y coordinar con el Grupo de Crédito el control de las obligaciones que deban pasar al cobro, para

lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Recibir la documentación e información, debidamente legalizadas, de los créditos que terminen su período de desembolso; verificar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias y devolver los que no estén en regla;

• b) Ejecutar las acciones conducentes al cumplimiento de las metas de recuperación de cartera;

• c) Efectuar el cobro a los beneficiarios, de los servicios que presta el Instituto;

• d) Actualizar el sistema de información con las novedades que se deriven del manejo de la cartera y verificar el registro de las novedades;

• e) Ejercer las acciones conducentes a la recuperación de la cartera vencida;

• f) Tramitar el registro de la cartera vencida, con más de un año, a cartera diferida;

• g) Tramitar el traslado de obligaciones para su cobro en otra Regional;

• h) Tramitar el traslado de obligaciones para su cobro judicial y mantener un registro de estas obligaciones;

• i) Preparar las resoluciones de condonación de obligaciones, en los términos de los contratos de Fondos en Administración;

• j) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA ZONAL

Artículo 57. La Oficina Zonal de la Regional Bogotá, es la unidad encargada de prestar los servicios que le sean delegados por la Dirección General, cuando el volumen de operaciones no permita atenderlos eficientemente en las otras dependencias de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Promover y divulgar los diferentes servicios del ICETEX;

• b) Entregar y recibir formularios de solicitud de los diferentes servicios: revisarlos y remitirlos a la dependencia correspondiente de la Regional;

• c) Comunicar a los interesados el resultado de sus solicitudes;

• d) Legalizar solicitudes aprobadas;

• e) Efectuar los desembolsos;

• f) Recaudar la cartera y efectuar el control de la misma;

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

COMITE DE DIRECCION REGIONAL

Artículo 58. El Comité de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.

El Comité estará integrado por:

• a) El Director Regional, quien lo presidirá;

• b) El Jefe de la División de Información;

• c) El Jefe de la División Administrativa y Financiera;

• d) El Jefe de la División Operativa.

Actuará como Secretario del Comité el Jefe de la Sección de Promoción y Divulgación.

Artículo 59. Son funciones del Comité de Dirección:

• a) Asesorar al Director Regional en la aplicación de las políticas, planes, programas y proyectos emitidos por la Dirección General;

• b) Estudiar el anteproyecto de presupuesto de la Regional y emitir el concepto respectivo;

• c) Conceptuar sobre los asuntos administrativos financieros, operativos o técnicos que se lleven a las dependencias del nivel central;

• d) Evaluar, seleccionar los candidatos al servicio de crédito educativo en el país y hacer las adjudicaciones, aprobar los préstamos correspondientes, de acuerdo con los Reglamentos y políticas emitidos por la Dirección General;

• e) Proponer los aspirantes a los servicios de becas internacionales y crédito educativo exterior, de acuerdo con los requisitos exigidos para cada programa;

• f) Las demás funciones que le sean asignadas por la Dirección General;

REGIONALES DE: ANTIOQUIA, ATLANTICO, SANTANDER Y VALLE.

Artículo 60. Las Regionales de Antioquia, Atlántico, Santander y Valle cumplirán sus funciones a través de las dependencias para ellas previstas en el artículo 1º del presente Acuerdo.

SECCION DE INFORMACION

Artículo 61. La Sección de Información es la unidad encargada de responder por los procesos sistematizados que se lleven a cabo a nivel regional controlando la calidad y oportunidad de la información; así como la divulgación de la información requerida con destino a los usuarios potenciales, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:

• a) Coordinar y supervisar el suministro oportuno de la información relacionada con los servicios institucionales requeridos por los usuarios;

• b) Coordinar la aplicación de los mecanismos de difusión de los programas y servicios institucionales, diseñados por la División de Promoción y Divulgación;

• c) Supervisar el manejo y actualización de las documentaciones del Centro de Información de la Regional;

• d) Coordinar y supervisar la recolección y procesamiento electrónico de la información y el suministro oportuno de los datos requeridos por las unidades del nivel nacional;

• e) Vigilar que se cumplan las normas sobre seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso electrónico de datos;

• f) Supervisar la calidad de la información que se procesa y deba remitirse a las dependencias centrales del Instituto;

• g) Desarrollar los sistemas de información de acuerdo con los planes y programas aprobados por las dependencias del nivel nacional;

• h) Coordinar con la Sección Operativa la promoción y divulgación de los servicios que preste el ICETEX;

• i) Refrendar los actos del Director Regional cuando fuere el caso;

• j) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su evaluación por el Director Regional;

• k) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE PROMOCION Y DIVULGACION

Artículo 62. El Grupo de Promoción y Divulgación es la unidad encargada de distribuir la información, que reciban las Regionales, a los centros docentes y a los usuarios; brindar información sobre estudios en el país y en el exterior a través de los Centros de Documentación e Información, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Orientar en forma adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información disponible u obteniendo la que no disponga;

• b) Manejar y mantener actualizado el Centro de Documentación;

• c) Difundir la información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría General;

• d) Recopilar información de tipo académico y efectuar su promoción y divulgación;

• e) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• f) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

Artículo 63. El Grupo de Procesamiento Electrónico de Datos es la unidad encargada de administrar y operar los equipos de computación a nivel regional, suministrando la información requerida, utilizando los programas y aplicaciones desarrollados por la División de Informática, dentro de los planes generales de sistematización, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Ejecutar la captación y procesamiento electrónico de la información Regional, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Secretaría General;

• b) Cumplir y desarrollar las normas y mecanismos de seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso;

• c) Suministrar la información solicitada de acuerdo con los parámetros de calidad establecidos;

• d) Enviar oportunamente la información solicitada por las dependencias del Instituto, controlando su calidad de acuerdo con los parámetros establecidos;

• e) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Artículo 64. La Sección Administrativa y Financiera es la unidad encargada de desarrollar y efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Coordinar y supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de la Regional, consultando los manuales respectivos;

• c) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su evaluación por el Director Regional;

• d) Coordinar, con la División de Información, el procesamiento electrónico de los datos suministrados por esta unidad;

• e) Coordinar y supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la Regional;

• f) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y financieros;

• g) Coordinar y controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las normas fiscales y procedimientos contables vigentes;

• h) Coordinar y supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre administración de personal y servicios generales;

• i) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO FINANCIERO

Artículo 65. El Grupo Financiero es la unidad encargada de velar por el desarrollo de las áreas de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Registrar y controlar la ejecución del presupuesto asignado a nivel regional;

• b) Elaborar los informes periódicos sobre la ejecución presupuestal;

• c) Elaborar los proyectos de modificaciones presupuestales y tramitar los que requieran aprobación de las dependencias competentes;

• d) Llevar la contabilidad Regional, elaborar y presentar a la Sección Financiera los estados correspondientes;

• e) Registrar en forma correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional, consultando los manuales respectivos;

• f) Coordinar con las dependencias del nivel nacional el manejo y envío de la información contable;

• g) Elaborar y rendir periódicamente los informes de cuentas solicitados por la Auditoría Fiscal;

• h) Recaudar en forma oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la Regional;

• i) Manejar y controlar las cuentas bancarias de la Regional;

• j) Efectuar en forma oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;

• k) Elaborar el boletín diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;

• l) Rendir a la Contraloría General de la República la cuenta mensual de ingresos y gastos;

• ll) Ejecutar los giros bancarios, traslados de fondos, avances y pagos de acuerdo con los procedimientos y disposiciones sobre el particular;

• m) Llevar los libros de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;

• n) Prestar los servicios de pagaduría de la Regional;

ñ) Llevar el flujo de Fondos de la Regional;

• o) Manejar y responder por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;

• p) Manejar las cajas menores y fondos rotatorios;

• q) Elaborar el anteproyecto anual de presupuesto de la Regional;

• r) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• s) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO ADMINISTRATIVO

Artículo 66. El Grupo Administrativo es la unidad encargada de administrar los recursos físicos y humanos a nivel regional y cumplir y hacer cumplir las normas existentes en materia de personal, servicios generales, adquisiciones y suministros, así como procurar el oportuno y adecuado manejo de los servicios de apoyo a la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Elaborar resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;

• b) Cumplir los programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social de la Regional;

• c) Realizar la selección, enganche y promoción del personal de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos emitidos a nivel nacional;

• d) Elaborar el programa anual de compras de la Regional;

• e) Prestar oportunamente los servicios de correspondencia, microfilmación y archivo; publicaciones, aseo y vigilancia; mantenimiento y transporte y cafetería;

• f) Efectuar los trámites para las adquisiciones que se efectúen en la Regional de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;

• g) Responder por la entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes, equipos y elementos de la Regional;

• h) Realizar y mantener al día el inventario de bienes, equipos y elementos de la Regional;

• i) Mantener actualizado el kárdex y catálogos de proveedores;

• j) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION OPERATIVA

Artículo 67. La Sección Operativa es la unidad encargada de responder por la prestación de los servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el exterior y vigilar por la oportuna recaudación de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades de las dependencias a su cargo;

• b) Coordinar y controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas de acuerdo con las normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y recuperación de la cartera;

• c) Asistir a la Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en Administración;

• d) Coordinar y controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;

• e) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;

• f) Realizar el seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la División de Programas de la Subdirección Técnica;

• g) Vigilar la aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional, Fondos en Administración, Beca-crédito y Programas Especiales;

• h) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su evaluación por el Director Regional;

• i) Coordinar y controlar la actualización de los registros de información comercial;

• j) Coordinar y controlar la actualización del sistema de información, con las novedades que se deriven de la operación de su área;

• k) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Artículo 68. El Grupo de Servicios Estudiantiles es la unidad encargada de prestar los servicios relacionados con: Becas, Programas Especiales, Fondos, Aportes y Beca-Crédito en la modalidad Beca, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Cumplir el cronograma de actividades de los servicios estudiantiles, establecidos a nivel nacional;

• b) Coordinar y controlar con la Sección de Crédito y Cartera el manejo de los servicios de Beca-Crédito, Aportes y Fondos en Administración en lo pertinente a la modalidad crédito;

• c) Divulgar, tramitar, informar y orientar a los usuarios de los diferentes servicios institucionales;

• d) Llevar el registro y control de los beneficiarios;

• e) Suministrar oportunamente a la División de Informática los datos necesarios para su proceso;

• f) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• g) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

GRUPO DE CREDITO Y CARTERA

Artículo 69. El Grupo de Crédito y Cartera es la unidad Regional encargada de atender oportunamente la prestación de los diferentes programas de Crédito Educativo y responder por el cobro de la cartera, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Prestar en forma oportuna y adecuada el servicio de crédito educativo país y exterior;

• b) Recibir, analizar, verificar y preparar para la decisión del Comité de Dirección Regional las solicitudes de crédito regionales;

• c) Comunicar oportunamente o los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;

• d) Preparar las solicitudes de crédito exterior para su envío a la Subdirección Técnica por parte de la Dirección Regional;

• e) Tramitar el proceso de adjudicación y legalización de los créditos educativos;

• f) Estudiar y emitir concepto sobre las condiciones académicas y económicas de los beneficiarios y codeudores, durante los desembolsos y al término de los mismos;

• g) Mantener actualizados los registros de información comercial;

• h) Trasladar a cartera toda la documentación e información de los créditos que terminen la etapa de desembolso, previa la legalización de los pagarés;

• i) Tramitar las solicitudes de período de gracia que presenten los beneficiarios del crédito;

• j) Actualizar el sistema de información con las novedades que se deriven del manejo del crédito y verificar el registro de las novedades;

• k) Recibir la documentación e información, debidamente legalizadas, de los créditos que terminen su período de desembolso; verificar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias y devolver los que no estén en regla;

• l) Ejecutar las acciones conducentes al cumplimiento de las metas de recuperación de cartera;

• ll) Efectuar el cobro a los beneficiarios de los servicios que presta el Instituto;

• m) Actualizar el sistema de información con las novedades que se deriven del manejo de la cartera y verificar el registro de las novedades;

• n) Ejercer las acciones conducentes a la recuperación de la cartera vencida;

ñ) Tramitar el registro de la cartera vencida, con más de un año, a cartera diferida;

• o) Tramitar el traslado de obligaciones para su cobro en otra Regional;

• p) Tramitar el traslado de obligaciones para su cobro judicial y mantener un registro de estas obligaciones;

• q) Preparar las resoluciones de condonación de obligaciones, en los términos de los contratos de Fondos en Administración;

• r) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• s) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

COMITE DE DIRECCION REGIONAL

Artículo 70. El Comité de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.

El Comité estará integrado por:

• a) El Director Regional, quien lo presidirá;

• b) El Jefe de la Sección de Información;

• c) El Jefe de la Sección Administrativa y Financiera;

• d) El Jefe de la Sección Operativa.

Actuará como Secretario del Comité el Jefe de la Sección de Información.

REGIONALES DE: BOLIVAR, BOYACA, CALDAS, CAUCA, NARIÑO, NORTE DE SANTANDER, RISARALDA Y TOLIMA.

Artículo 71. Las Regionales de Bolívar, Boyacá, Caldas, Cauca, Nariño, Norte de Santander, Risaralda y Tolima, cumplirán sus funciones a través de las dependencias para ellas previstas en el artículo 1º del presente Acuerdo.

SECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Artículo 72. La Sección Administrativa y Financiera es la unidad encargada de desarrollar y efectuar, de acuerdo con las normas, planes y programas preestablecidos, las actividades financieras y administrativas de la Regional, para lo cual ejercerá las siguientes funciones:

• a) Coordinar y supervisar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos a nivel nacional del Instituto, la información contable, de tesorería y presupuestal de la Regional, consultando los manuales respectivos;

• b) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su evaluación por el Director Regional;

• c) Coordinar, con la D visión de Información, el procesamiento electrónico de los datos suministrados por esta unidad;

• d) Coordinar y supervisar el registro y control de la asignación presupuestal otorgada a la Regional;

• e) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales en materia de recursos humanos, físicos y financieros;

• f) Coordinar y controlar la depuración de la información financiera de conformidad con las normas fiscales y procedimientos contables vigentes;

• g) Coordinar y supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos sobre administración de personal y servicios generales;

• h) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION OPERATIVA

Artículo 73. La Sección Operativa es la unidad encargada de responder por la prestación de los servicios del Instituto para estudios en Colombia y en el exterior y vigilar por la oportuna recaudación de la cartera.

Responder por los procesos sistematizados que se lleven a cabo a nivel regional controlando calidad y oportunidad de la información; divulgar la información institucional a través de los medios disponibles, para que efectivamente ésta llegue a los usuarios potenciales, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:

• a) Coordinar y controlar la ejecución del recaudo de la cartera y prórrogas de acuerdo con las normas y metas establecidas y coordinar y controlar la administración y recuperación de la cartera;

• b) Asistir a la Dirección Regional en el manejo de las relaciones con los gestores, de Aportes para el Desarrollo Regional y con los representantes de los Fondos en Administración;

• c) Coordinar y controlar el cumplimiento de las metas de recuperación de cartera establecidas;

• d) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de inversión de la Regional;

• e) Realizar el seguimiento de los beneficiarios a través de los mecanismos diseñados por la División de Programas de la Subdirección Técnica;

• f) Vigilar la aplicación de los procedimientos establecidos para la adecuada y oportuna prestación de los servicios de Becas, Aportes para el Desarrollo Regional, Fondos en Administración, Beca-Crédito y Programas Especiales;

• g) Promover y difundir los programas internacionales;

• h) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con su área, para su evaluación por el Director Regional;

• i) Coordinar y controlar la actualización de los registros de información comercial y la del sistema de información, con las novedades que se deriven de la operación de su área;

• j) Coordinar y supervisar el suministro oportuno de la información relacionada con los servicios institucionales requeridos por los usuarios;

• k) Coordinar la aplicación de los mecanismos de difusión de los programas y servicios institucionales, diseñados por la División de Promoción y Divulgación;

• l) Supervisar el manejo y actualización de las documentaciones del Centro de Información de la Regional;

• ll) Coordinar y supervisar la recolección y el procesamiento electrónico de la información y el suministro oportuno de los datos requeridos por las unidades del nivel nacional;

• m) Vigilar que se cumplan las normas sobre seguridad y mantenimiento de los equipos de proceso electrónico de datos;

• n) Supervisar la calidad de la información que se procesa y deba ser remitida a las dependencias centrales del Instituto;

ñ) Desarrollar los sistemas de información de acuerdo con los planes y programas aprobados por las dependencias del nivel nacional;

• o) Refrendar los actos del Director Regional cuando fuere el caso;

• p) Preparar mensualmente los resultados de la gestión, relacionados con el área, para su evaluación por el Director Regional;

• q) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• r) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

COMITE DE DIRECCION REGIONAL

Artículo 74. El Comité de Dirección Regional es el organismo encargado de asesorar a la Dirección Regional en la administración de los diferentes servicios institucionales.

El Comité estará integrado por:

• a) El Director Regional, quien lo presidirá;

• b) El Jefe de la Sección Administrativa y Financiera;

• c) El Jefe de la Sección Operativa.

Actuará como Secretario del Comité el Jefe de la Sección Operativa.

REGIONALES DE: CESAR, CORDOBA, CHOCO, HUILA, MAGDALENA, META, QUINDIO Y SUCRE.

Artículo 75. Las Regionales de Cesar, Córdoba, Chocó, Huila, Magdalena, Meta, Quindío y Sucre cumplirán además de las funciones generales previstas para todas las regionales en el artículo 39 de este Acuerdo, las siguientes funciones específicas:

• a) Orientar en forma adecuada y oportuna a los usuarios potenciales, utilizando la información disponible u obteniendo la que no se disponga;

• b) Difundir la información sobre programas y servicios, que sea suministrada por la Secretaría General;

• c) Registrar en forma correcta y oportuna las transacciones contables de la Regional consultando los manuales respectivos;

• d) Coordinar con las dependencias del nivel central el manejo y envío de la información contable;

• e) Elaborar y rendir periódicamente los informes de las cuentas solicitadas por la Auditoría Fiscal;

• f) Recaudar en forma oportuna y eficiente los dineros que por diferentes conceptos ingresan a la Regional;

• g) Efectuar en forma oportuna los pagos de las obligaciones que se presenten de acuerdo con las normas fiscales, presupuestales y contables del Instituto;

• h) Elaborar el boletín diario de tesorería y los estados semanales de ingresos y egresos;

• i) Rendir a la Contraloría General de la República las cuentas mensuales de ingresos y gastos;

• j) Llevar los libros de caja, avances y demás, de acuerdo con las normas vigentes;

• k) Prestar los servicios de pagaduría de la Regional;

• l) Manejar y responder por los títulos valores y documentos negociables de la Regional, entregados para su custodia y garantizar su oportuna efectividad;

• ll) Elaborar resoluciones y demás documentos que sobre nombramientos, licencias, vacaciones y demás novedades se causen en la Regional, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos y coordinar su acción con las dependencias de nivel nacional;

• m) Cumplir con los programas de capacitación, adiestramiento y bienestar social ordenados por la Dirección General;

• n) Elaborar el programa anual de compras de la Regional y remitirlo oportunamente para la incorporación al programa general del Instituto;

ñ) Efectuar las compras de la Regional de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;

• o) Responder por la entrada, conservación, almacenamiento, custodia, entrega y baja de los bienes, equipos y elementos de la Regional;

• p) Coordinar y controlar el manejo de los Servicios de Beca-Crédito, Aportes y Fondos en Administración;

• q) Prestar en forma oportuna y adecuada el servicio de Crédito Educativo país y exterior;

• r) Comunicar oportunamente a los usuarios el resultado de las solicitudes de crédito;

• s) Enviar oportunamente las solicitudes de crédito exterior a las dependencias de nivel nacional para su adjudicación;

• t) Efectuar los trámites de adjudicación y legalización de los Créditos Educativos;

• u) Realizar el cobro en su jurisdicción a los beneficiarios de los servicios que presta el Instituto y acordar con ellos los planes de amortización y cuotas respectivas;

• v) Tramitar y efectuar el proceso de recuperación de cartera de acuerdo con las metas establecidas;

• w) Estudiar y aprobar los codeudores y mantener actualizado el registro y control de los beneficiarios y codeudores;

• x) Expedir los actos correspondientes para la condonación de las deudas de los beneficiarios cuando a ello hubiere lugar;

• y) Elaborar y rendir los informes requeridos;

• z) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DISPOSICIONES VARIAS

Artículo 76. La Dirección General determinará la jurisdicción para cada una de las Regionales, así como la ubicación geográfica de la Oficina Zonal de la Regional Bogotá.

Artículo 77. La Dirección General del instituto podrá conformar los Comités que se requieran para el buen funcionamiento de la entidad.

Artículo 78. Toda modificación general o parcial a la Estructura Orgánica del Instituto requiere concepto favorable de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República, previamente a la expedición del Acuerdo de la Junta Directiva y a la aprobación del Gobierno Nacional.

Artículo 79. La Reestructuración aprobada mediante el presente Acuerdo tiene como objetivo procurar un nuevo esquema organizacional que responda a las necesidades de desarrollo y al desafío de nuevas tecnologías, procurando la consolidación de los logros institucionales, el cumplimiento continuado de los objetivos, en un todo de acuerdo con los Decretos 2586 de 1950 y 3155 de 1968.

Artículo 80. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicación del decreto mediante el cual el Gobierno Nacional le imparta su aprobación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 7 de mayo de 1986.

El Presidente El Secretario».

ARTICULO 2º El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 3 de julio de 1986.

BELISARIO BETANCUR

La Ministra de Educación,

Liliam Suarez Melo.