Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el artículo 83 de la Ley 190 de 1995, oída la opinión de la Comisión prevista en dicho artículo, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 83 de la Constitución Política señala que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deben ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presume en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas;

Que el artículo 84 de la Constitución Política señala que cuando un derecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales;

Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad y eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;

Que el artículo 333 de la Constitución Política garantiza la libertad económica para cuyo ejercicio determina que nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley y consagra la libre competencia como un derecho de todos;

Que el artículo 83 de la Ley 190 de 1995, "por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en administración pública y se fijan disposiciones", con el fin de facilitar las relaciones entre el Estado y los ciudadanos y erradicar la corrupción administrativa, facultó al Gobierno por el término de seis meses para expedir normas con fuerza de ley para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios, existentes en la administración pública, y

Que es voluntad del Gobierno, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, mediante la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte el ejercicio de las libertades ciudadanas,

DECRETA:

TITULO I

REGIMEN GENERAL

CAPITULO I

ACTUACIONES GENERALES

"Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. Está prohibido exigir documentos originales, copias o fotocopias, autenticados o reconocidos notarial o judicialmente, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar salvo en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos producidos por las autoridades administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. A este efecto, bastará con la simple copia o fotocopia del mismo aportada dentro de la actuación en la que se les requiera."

Artículo 2º. HORARIOS EXTENDIDOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. En adición a sus jornadas habituales, las entidades de la Administración Publica deberán poner en funcionamiento horarios extendidos de atención al público, no coincidentes con la jornada laboral común, para que la ciudadanía pueda cumplir sus obligaciones y adelantar los trámites frente a las mismas.

Artículo 3º. PAGO DE OBLIGACIONES OFICIALES MEDIANTE ABONO EN CUENTAS CORRIENTES O DE AHORRO. El Estado dispondrá de los mecanismos necesarios para pagar obligaciones a su cargo mediante el abono en cuentas corrientes o de ahorro.

"Artículo 4. Cancelación de obligaciones a favor del Estado. La cancelación de obligaciones dinerarias, derechos y multas a favor de las entidades de la Administración Pública, podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito, mediante la utilización de tarjetas.

Para tal efecto, las entidades públicas deberán difundir las tablas y las tarifas que permitan a los particulares efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la entidad incumpla esta obligación, el particular podrá cancelarla en el mes siguiente a su vencimiento."

Artículo 5º. PAGO DE OBLIGACIONES DE ENTIDADES DE PREVISIÓN SOCIAL. Las entidades de previsión social consignarán en cuentas corrientes o de ahorros o enviarán por correo certificado el importe de las prestaciones sociales a su cargo, a los pensionados o acreedores que así lo soliciten.

Los pagos que se remitan mediante correo, se harán a través de cheques cuyo beneficiario será el titular de la prestación, con cláusula restrictiva de negociación y para abono en cuenta abierta a nombre exclusivamente de aquél. En tal caso no será procedente exigir prueba de la supervivencia.

Del mismo modo, cuando el importe de la prestación se cancele a través de cuenta corriente o de ahorros, abierta a nombre del beneficiario de la prestación, las entidades de previsión social deberán convenir con las instituciones financieras, que las cuentas respectivas sólo podrán debitarse por su titular mediante presentación personal o autorización especial. No podrán admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.

En todo caso, si el beneficiario opta por reclamar personalmente ante la administración el pago de su prestación, no se le podrá exigir prueba de supervivencia. En tal evento, ésta se requerirá cuando se obre mediante apoderado.

Artículo 6º. DEBITOS Y TRASLADOS DE CUENTAS. Tratándose de las obligaciones que los particulares tengan para con el Estado, aquéllos podrán solicitar a los establecimientos de crédito que debiten y trasladen de sus cuentas corrientes o de ahorros, los fondos necesarios para el cumplimiento de toda clase de obligaciones a favor de las entidades de la Administración Pública.

"Artículo 7. Cuentas únicas. Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las obligaciones de los particulares para con la Administración, las entidades públicas abrirán cuentas únicas con cobertura en los lugares de prestación de sus servicios, en las entidades autorizadas para captar y colocar recursos provenientes de ahorro del público. Para tal efecto las entidades encargadas de la supervisión, inspección y vigilancia, velarán por la adecuada prestación de este servicio. El régimen tarifario para la prestación de estos servicios financieros se regirá por los principios de homogeneidad, equidad y eficiencia.

Los particulares podrán consignar el importe de sus obligaciones en cualquier oficina ubicada en el área de prestación de servicio. En tal caso, el pago se entenderá efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva".

Parágrafo: Mediante actos administrativos de carácter general, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en relación con las entidades del orden nacional, las secretarías de hacienda departamentales distritales y municipales, en el ámbito de su competencia, determinarán las condiciones para el cumplimiento del precepto contenido en el presente artículo.

Artículo 8º. PROHIBICIÓN DE LA EXIGENCIA DE LA COMPARECENCIA PERSONAL. Prohíbese la exigencia de comparecencia personal para hacer pagos ante las entidades de la Administración Pública.

Artículo 9º. SALIDA DE MENORES DEL PAÍS. Todo menor puede obtener pasaporte y salir del país en compañía de sus dos padres, sin acreditar ningún otro documento.

En caso de que lo haga con el cónyuge supérstite, además del pasaporte, bastará acreditar el registro de defunción del padre faltante.

Cuando el menor salga del país acompañado de uno solo de los padres, bastará con acreditar mediante documento reconocido la autorización del otro padre, si la patria potestad se ejerce conjuntamente.

La autorización de salida del país podrá otorgarse con carácter general por escritura pública con la constancia sobre su vigencia.

Parágrafo. Para estos efectos previstos en este artículo el Ministerio de Relaciones Exteriores incluirá en los pasaportes de los menores, los nombres y los documentos de identidad de los padres.

Parágrafo transitorio. Mientras en el pasaporte se incorporan las modificaciones previstas en este artículo, se exigirá la presentación del Registro Civil de nacimiento de los menores.

"Artículo 10. Prohibición de declaraciones extrajuicio. En todas las actuaciones administrativas, suprímese como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte.

Del mismo modo, ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de declaraciones extrajuicio en las certificaciones que expidan.

Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones."

Artículo 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública.

Artículo 12 . FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

Artículo 13 . PROHIBICIÓN DE EXIGIR COPIAS O FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE SE POSEEN. En todas las actuaciones públicas, queda prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.

"Artículo 14. En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida".

Igualmente no se podrá solicitar documentación de actos administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.

Las autoridades administrativas de todo orden no podrán revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el legislador o el Gobierno Nacional".

Artículo 15 . PROHIBICIÓN DE PAZ Y SALVOS INTERNOS. En las actuaciones administrativas queda prohibida la exigencia de cualquier tipo de paz y salvo interno.

Artículo 16.Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.

Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración.

El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.

Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades".

Artículo 17. ANTECEDENTES JUDICIALES O DE POLICÍA, DISCIPLINARIOS Y PROFESIONALES. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran la presentación de los antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular deberán, previa autorización escrita del mismo, solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos pertinentes si es del caso.

"Artículo 18.Prohibición de retener documentos. Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licencia de conducción, el pasado judicial, la libreta militar, o cualquier otro documento de las personas. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del correspondiente documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada".

"Artículo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída.

Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañadas de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente.

Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de la expedición de la factura cuando las normas tributarias así lo exijan".

Artículo 20 . EXPEDICIÓN DE DUPLICADOS DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD. La solicitud de duplicados de documentos de identidad podrá hacerse por correo, siempre que se suscriba por el peticionario y se imponga su huella dactilar, sin perjuicio de la cancelación de derechos a que haya lugar.

Artículo 21. PROHIBICIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE VIGENCIA. Prohíbese la exigencia y expedición de certificados de vigencia de los documentos de identidad.

Artículo 22 . INFORMES SOLICITADOS A LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los informes solicitados a las entidades públicas por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y distritales, la Procuraduría General de la Nación, las personerías, la Dirección General de la Contaduría Pública, la Defensoría del Pueblo y las veedurías, en desarrollo de sus tareas, deberán ser presentados en un formato único.

Los documentos que soporten cada una de las actuaciones administrativas relacionadas, serán puestos a disposición de las autoridades de control, para su consulta o verificación en los archivos de las entidades públicas.

Salvo para diligencias de investigación en materia penal, no se podrán solicitar por parte de las autoridades de control, copias o fotocopias de ningún documento que repose en los archivos de las entidades públicas.

Parágrafo. Para tal efecto, las características de este formato serán establecidas por dichas entidades en un plazo no mayor a seis meses, contados a partir de la vigencia del presente Decreto. El Gobierno Nacional coordinará las tareas interinstitucionales para la expedición del decreto correspondiente.

Artículo 23 . FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.

Artículo 24 . FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

Artículo 25.Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.

En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".

Artículo 26. Medios tecnológicos. Se autoriza a la Administración Pública el empleo de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, que permita la realización de los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa, así como el establecimiento de condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en la materia tengan algunas entidades especializadas.