Por el cual se modifica la estructura de Ecopetrol S. A. y se determinan las funciones de sus dependencias

• 1. Ejecutar los planes de mitigación de riesgos, formulando programas y acciones específicas para seguros y coberturas con base en directrices corporativas.

• 1. Establecer programas orientados a la racionalización de costos y gastos en la Sociedad.

• 1. Administrar las inversiones permanentes de la Sociedad en otras sociedades.

• 1. Coordinar las actividades en temas financieros referidos a fusión, liquidación, ventas o creación de filiales.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 93. Unidad de Financiamiento y Tesorería. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Aprobar y definir la estructura de capital óptima de la Sociedad y su aplicación.

• 1. Elaborar los estudios y análisis necesarios orientados a proponer los instrumentos y mecanismos óptimos para financiar el crecimiento y la expansión, así como para llevar a cabo el control de costos y gastos de la Sociedad.

• 1. Identificar y medir los riesgos financieros como los riesgos de mercado, riesgos de crédito, riesgo de contraparte, riesgo de liquidez y proponer a la Gerencia las acciones tendientes a mitigar su impacto en la Sociedad.

• 1. Evaluar y recomendar las estructuras de financiamiento para la ejecución de los proyectos de inversión de la Sociedad.

• 1. Gestionar la consecución del financiamiento requerido para la operación de la Sociedad.

• 1. Elaborar los estudios y análisis necesarios para definir los montos y mecanismos óptimos de fondeo del pasivo pensional de la Sociedad, con el fin de proponerlos a las autoridades competentes.

• 1. Responder por la protección y administración de los recursos de la Sociedad colocados en patrimonios autónomos u otros fondos.

• 1. Ejecutar las políticas de administración de portafolios financieros aprobadas por la Sociedad.

• 1. Cuantificar la situación de liquidez de la Sociedad a corto y largo plazo.

• 1. Ejecutar las estrategias, políticas, normas y procedimientos de Tesorería, colocación de excedentes de caja, gestión de pagos y recaudos.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 94. Unidad de Presupuesto. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Asesorar en materia presupuestal a las áreas de la Sociedad que lo requieran.

• 1. Programar y estructurar el presupuesto de la Entidad bajo metas empresariales y lineamientos gubernamentales.

• 1. Determinar y orientar los lineamientos, bases y dirigir la preparación del presupuesto en todas las áreas de la Sociedad.

• 1. Asegurar la viabilidad del presupuesto bajo la estructura de costo objetivo.

• 1. Proyectar los estados de resultados, balance y flujo de efectivo presupuestales.

• 1. Controlar la ejecución del presupuesto bajo las normas internas y externas aplicables.

• 1. Generar diagnósticos, proyecciones y resultados presupuestales de la Entidad.

• 1. Gestionar los trámites de aprobación y modificación del presupuesto ante las autoridades competentes.

• 1. Realizar el seguimiento y control de gestión presupuestal frente a las metas propuestas y recomendar las acciones pertinentes.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 95.Unidad de Información Contable y Tributaria. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Asesorar en materias contable y tributaria a las áreas de la Sociedad que lo requieran.

• 1. Generar diagnósticos, proyecciones, resultados y recomendaciones contables y tributarios de la Sociedad.

• 1. Elaborar y presentar los estados financieros, declaraciones tributarias e informes que sean requeridos por los entes internos y externos.

• 1. Asegurar la calidad y oportunidad de la información financiera, contable y tributaria de la Sociedad.

• 1. Promover el desarrollo de metodologías de captura, medición y registro contable.

• 1. Atender requerimientos de información contable y tributaria presentados por clientes internos y externos.

• 1. Garantizar que las normas y procedimientos contables y tributarios aplicados en la Sociedad se ajustan a las disposiciones legales y reglamentarias y asegurar su cumplimiento.

• 1. Fomentar la cultura de autocontrol en los emisores primarios de la información.

• 1. Aprobar y presentar los estados financieros de la Sociedad ante las autoridades competentes.

• 1. Representar a la Sociedad en procesos tributarios ante las vías gubernativa y contencioso administrativa, previa delegación del Representante Legal de la Sociedad.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 96.Gerencia Administrativa. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Ejecutar las estrategias, políticas, normas y procedimientos de contratación, adquisición y compras, gestión inmobiliaria, manejo de activos fijos y servicios generales de la Sociedad.

• 1. Definir los procedimientos y normatividad para el control de los bienes muebles e inmuebles.

• 1. Formular programas corporativos para la gestión de compras y contratación.

• 1. Construir un modelo de servicios que soporte la gestión de los negocios y contribuya a la creación de valor.

• 1. Formular, desarrollar e implementar modelos de contratación y suministro de bienes y servicios a nivel nacional.

• 1. Identificar, viabilizar y ejecutar acuerdos con proveedores y suministradores de servicios requeridos por Ecopetrol S.A.

• 1. Adelantar los procesos de contratación, adquisición y compras de bienes y servicios de su competencia.

• 1. Suscribir contratos, órdenes de compra y convenios en representación de Ecopetrol S.A. según disposiciones internas que regulen la materia.

• 1. Estructurar y ajustar el plan de calidad para las actividades de carácter técnico, jurídico, administrativo y contable de la gestión inmobiliaria.

• 1. Estructurar el plan de acciones preventivas y de control en la ejecución de contratos bajo su competencia, necesarias para asegurar la calidad de los servicios suministrados.

• 1. Aprobar el plan anual de contrataciones y compras y suministro de servicios de apoyo logístico.

• 1. Ejecutar las políticas de austeridad bajo los lineamientos señalados por las autoridades competentes.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 97.Unidad de Gestión e Innovación. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Coordinar y hacer seguimiento a la ejecución del plan anual de contrataciones y compras y suministro de servicios de apoyo logístico.

• 1. Asegurar la disponibilidad de información de costos y consumos de servicios a los clientes.

• 1. Identificar los recursos y la logística de soporte necesarios para implementar servicios de apoyo logístico.

• 1. Diseñar esquemas de análisis del mercado como soporte a los procesos de planeación de nuevos servicios o procesos de contratación o compra.

• 1. Evaluar y construir alternativas y diseñar servicios para atender necesidades de la organización y los clientes.

• 1. Instrumentar las políticas, normas y procedimientos administrativos asociados a los procesos de prestación de servicios de apoyo logístico, de contratación, adquisición y compras, activos fijos e inmobiliarios.

• 1. Establecer el modelo de costeo que permita medir la rentabilidad de cada servicio y los beneficios generados.

• 1. Desarrollar esquemas óptimos de contratación y suministro de bienes y servicios a nivel nacional.

• 1. Diseñar acuerdos de gestión con los clientes para asegurar una adecuada prestación de servicios de apoyo logístico.

• 1. Implementar las acciones administrativas u operativas necesarias para solucionar problemas de la operación en el campo de los servicios, en situaciones de contingencia.

• 1. Validar los planes de contingencia a nivel nacional para asegurar la prestación de servicios.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 98. Unidad de Compras y Contratación. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Estructurar y administrar el plan anual de contrataciones, adquisición y compras y de suministro de bienes y servicios a nivel nacional.

• 1. Ejecutar los procesos y prestar los servicios de contratación, adquisición y compras de bienes y servicios a nivel nacional.

• 1. Establecer medidas preventivas para minimizar riesgos en la contratación.

• 1. Recomendar políticas y directrices para adquisición de bienes y servicios.

• 1. Suscribir contratos, órdenes de compra y convenios en representación de Ecopetrol S.A. según disposiciones internas que regulen la materia.

• 1. Programar y ejecutar la agenda de seguimiento y acciones al desempeño de contratistas y proveedores.

• 1. Realizar las acciones preventivas y de control en la ejecución de contratos, necesarias para asegurar la calidad de los servicios suministrados.

• 1. Implementar las acciones administrativas u operativas necesarias para solucionar problemas de la operación en el campo de Contratación y Compras.

• 1. Administrar con los clientes los acuerdos de gestión y asegurar su cumplimiento.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones inherentes a la naturaleza de la dependencia y las asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel y el área de desempeño de la dependencia

Artículo 99.Unidad de Administración de Servicios. Son funciones de esta dependencia:

• 1. Recomendar políticas y directrices para la prestación de servicios generales.

• 1. Analizar necesidades de bienes y servicios identificadas y recomendar las estrategias de prestación de servicios generales para atenderlas.

• 1. Realizar las acciones preventivas y de control en la utilización de recursos, necesarias para asegurar la calidad de los servicios generales suministrados.

• 1. Responder por la prestación de servicios administrativos y logísticos a nivel nacional.

• 1. Realizar los estudios, recomendaciones y ejecutar acciones para la adquisición, venta o enajenación de las instalaciones administrativas de Ecopetrol S.A.

• 1. Orientar las negociaciones sobre derechos inmobiliarios con cada propietario de las zonas requeridas por Ecopetrol S.A.

• 1. Establecer pautas para el avalúo técnico de los bienes muebles, plantas y equipos y para el préstamo y/o alquiler de bienes muebles, plantas y equipos a otras entidades o a contratistas.

• 1. Establecer normas para la atención de requerimientos de espacio físico de las dependencias usuarias y aseguramiento de las condiciones adecuadas para su uso.

• 1. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.

• 1. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.

• 1. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

Artículo 100. Grupos Internos de Trabajo. El Presidente de Ecopetrol S.A. podrá organizar en cualquier tiempo los grupos internos de trabajo con carácter permanente o transitorio, corporativos, regionales, zonales y locales que se requieran, teniendo en cuenta los objetivos, políticas, planes y programas de la entidad para atender adecuadamente los servicios técnicos y administrativos.

Artículo 101.Transitorio. Continuidad de dependencias durante la transición. Mientras se va implementando la nueva estructura de Ecopetrol S.A. se continuarán ejerciendo las funciones de las dependencias actuales, de acuerdo con los planes de transición que adopte la Junta Directiva.

Artículo 102. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, deroga el Decreto 2537 de 2002, y modifica en lo pertinente el artículo 40 del Decreto-ley 1760 de 2003, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 25 de agosto de 2003.

ALVARO URIBE VELEZ

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Alberto Carrasquilla Barrera.

El Ministro de Minas y Energía,

Luis Ernesto Mejía Castro.

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Fernando Grillo Rubiano.