por el cual se modifica la estructura de La Previsora S. A., Compañía de Seguros

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales en especial de las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en sesión del 20 de agosto de 2003 y 26 de noviembre de 2003, según actas números 877 y 880 respectivamente, la Junta Directiva de La Previsora S. A., Compañía de Seguros decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de su estructura,

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura

Artículo 1º. Estructura. La estructura de La Previsora S. A., Compañía de Seguros, será la siguiente:

Asamblea General de Accionistas

Junta Directiva

1.	Presidencia
1.1	Secretaría General
1.2	Oficina de Control Interno
1.2.1	Auditoría Regional
1.3	Gerencia de Control Disciplinario
1.4	Gerencia de Planeación
1.4.1	Subgerencia de Organización y Métodos
1.5	Gerencia de Riesgo
1.6	Gerencia Centro de Atención de Servicios, CAS
1.6.1	Subgerencia de Producción Centro de Atención de Servicios, CAS
1.6.2	Subgerencia de Reclamaciones Centro de Atención de Servicios, CAS
1.6.3	Subgerencia de Reclamaciones Automóviles,
	Centro de Atención de Servicios, CAS
1.6.4	Subgerencia Jurídica Centro de Atención de Servicios, CAS
1.7	Gerencias Regionales
1.7.1	Subgerencias de Negocios - Regionales (Centro e Intermediarios)
1.7.	2Subgerencias Comerciales - Regionales (Norte, Noroccidente, Pacífico)
1.7.3	Subgerencias de Seguros - Regionales (Norte, Noroccidente, Pacífico)
1.7.4	Subgerencias de Indemnizaciones - Regionales (Norte, Noroccidente, Pacífico)
1.7.5	Subgerencias Administrativa y Financiera - Regionales
	(Centro, Intermediarios, Norte, Noroccidente, Pacífico)
1.8	Gerencia Sucursal Centro Andino
1.8.1	Subgerencia de Seguros Centro Andino
1.8.2	Subgerencia Administrativa y Financiera Centro Andino
1.9	Gerencias de Sucursal Tipo A
1.9.1	Subgerencias de Sucursal Tipo A
1.10	Gerencias de Sucursal Tipo B
2.	Vicepresidencia de Seguros
2.1	Oficina de Actuaría
2.2	Gerencia de Vida
2.3	Gerencia de Reaseguros
2.4	Gerencia Control de Gestión Médica
2.5	Gerencia de SOAT
2.6	Gerencia de Seguros Generales
2.7	Gerencia de Riesgos Industriales
2.8	Gerencia de Automóviles
3.	Vicepresidencia Comercial
3.1	Gerencia Comercial
3.1.1	Subgerencia de Intermediarios y Agentes
3.1.2	Subgerencia Comercial y Licitaciones
3.2	Gerencia de Cartera
3.2.1	Subgerencia de Cartera
3.3	Gerencia de Servicio al Cliente
3.4	Gerencia de Producción
3.4.1	Subgerencia de Coaseguros
3.5	Gerencia de Mercadeo
3.5.1	Subgerencia de Publicidad y Mercadeo Masivo
4.	Vicepresidencia Financiera y de Operaciones
4.1	Gerencia de Planeación Financiera
4.2	Gerencia de Impuestos
4.3	Gerencia de Tesorería
4.3.1	Subgerencia de Caja
4.4	Gerencia de Contabilidad
4.4.1	Subgerencia de Análisis Contable y Balances
4.5	Gerencia de Informática
4.5.1	Subgerencia de Desarrollo, Mantenimiento y Proyectos Especiales
4.5.2	Subgerencia de Soporte Técnico y Operaciones
5.	Vicepresidencia Jurídica
5.1	Gerencia Jurídica
5.1.1	Subgerencia Legal y de Procesos
5.1.2	Subgerencia de Contratación
5.2	Gerencia de Indemnizaciones
6.	Vicepresidencia Administrativa
6.1	Gerencia de Gestión Humana
6.1.1	Subgerencia de Administración de Personal
6.1.2	Subgerencia de Selección y Desarrollo
6.2	Gerencia de Recursos Físicos
6.2.1	Subgerencia de Suministros y Servicios Generales
6.2.2	Subgerencia de Documentos
7.	Organos de Asesoría y Coordinación
7.1	Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

CAPITULO II

De las funciones

Artículo 2º. La Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Presidencia de la Previsora S. A., Compañía de Seguros, cumplirán las funciones señaladas en la ley, en los Estatutos de la entidad, y en las demás disposiciones legales vigentes.

Artículo 3º. Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

• 1. Asesorar al Presidente de la Compañía, en la adopción de las políticas, normas y procedimientos administrativos, necesarios o convenientes, para la gestión de la organización.

• 1. Representar a la Compañía ante los distintos órganos de Control y Vigilancia, en los asuntos relacionados con la Sociedad.

• 1. Ejercer la Secretaría en las sesiones de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas.

• 1. Comunicar y socializar los propósitos, planes y decisiones de la organización cuando así se requiera.

• 1. Autenticar los documentos que se expidan por parte de los funcionarios de la Compañía, cuando así se soliciten.

• 1. Absolver consultas, presentar asistencia técnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la administración.

• 1. Aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de los programas propios de la Compañía.

• 1. Asistir y participar, en representación del organismo, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial, cuando sea convocado o delegado por autoridad competente.

• 1. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4º. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno propendiendo porque su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.

• 1. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas y procedimientos de la organización, y recomendar los ajustes necesarios.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se ajusten permanentemente.

• 1. Mantener informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la Compañía, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

• 1. Fomentar la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Elaborar el Plan Estratégico y Operacional de auditoria de la Compañía y supervisar el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos en las diferentes dependencias.

• 1. Asesorar a las distintas áreas en la interpretación, uso y aplicación de las políticas, normas y procedimientos de control interno.

• 1. Investigar y poner en conocimiento de la Presidencia de la Compañía, aquellos hechos que representan un riesgo para la misma.

• 1. Presentar los informes correspondientes a la aplicación del control interno y los que le sean requeridos por la Presidencia de la Compañía.

• 1. Monitorear los indicadores de gestión de la Compañía y presentar los informes con los resultados obtenidos.

• 1. Ejercer el control integral para evitar el lavado de activos, mediante medidas aprobadas y eficientes, a fin de evitar el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas, para dar apariencia de legalidad a través de operaciones propias del objeto social de la Compañía.

• 1. Reportar a la entidad competente cualquier información relevante sobre el manejo de fondos, que no guarden relación con la actividad económica del cliente y que conduzcan a sospechar que están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir recursos provenientes de actividades delictivas, salvo la información sujeta a reserva en poder de la Fiscalía General de la Nación.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5º. Auditoría Regional. Son funciones de la Auditoría Regional, las siguientes:

• 1. Evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Compañía para la protección, desarrollo y mantenimiento de los recursos, en aplicabilidad del ejercicio del control interno en el nivel Regional, recomendando los ajustes necesarios.

• 1. Presentar a la Oficina de Control Interno de la Compañía, las evaluaciones del sistema general de control interno de las Sucursales adscritas a las Regionales, mencionando las debilidades detectadas y las recomendaciones de mejoramiento del sistema.

• 1. Revisar y evaluar el cumplimiento de los planes de mejoramiento aprobados por la Compañía y puestos en práctica en el área de su responsabilidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6º. Gerencia de Control Disciplinario. Son funciones de la Gerencia de Control Disciplinario, las siguientes:

• 1. Planear, coordinar y desarrollar las políticas tendientes a adelantar las investigaciones disciplinarias a que haya lugar en la entidad.

• 1. Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de la Compañía en concordancia con las leyes establecidas.

• 1. Recolectar, perfeccionar y asegurar las pruebas que han de servir de soporte a las denuncias penales sobre las conductas ilícitas detectadas en los procedimientos disciplinarios y remitirlas a las entidades competentes para los fines pertinentes.

• 1. Remitir a la Procuraduría General de la Nación los procesos disciplinarios por incremento patrimonial no justificado y aquellos que de conformidad con las normas especiales, deba adelantar este organismo de control.

• 1. Participar en la formulación y desarrollo de los programas que fomenten los valores institucionales, que propendan por la responsabilidad laboral y la ética administrativa.

• 1. Desarrollar mecanismos o actividades, tendientes a la prevención de faltas disciplinarias en las que puedan incurrir los servidores públicos de la Compañía.

• 1. Asesorar y orientar a las directivas de la Compañía en asuntos relacionados con la conducta ética y deberes de los servidores públicos.

• 1. Llevar un registro actualizado de los procesos en curso y mantener al día los archivos de los mismos con sus respectivas copias, conforme lo indica la ley.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º. Gerencia de Planeación. Son funciones de la Gerencia de Planeación, las siguientes:

• 1. Definir bajo los parámetros de la Presidencia de la Compañía los lineamientos de gestión que orienten la planeación y el seguimiento, de las políticas, planes, programas y estrategias a seguir en la entidad.

• 1. Coordinar el proceso de planeación institucional, de manera que se garantice la participación adecuada de las instancias responsables de la definición de los planes y programas, para el cumplimiento de los objetivos de la Compañía.

• 1. Administrar y liderar la Planeación Estratégica de la Compañía.

• 1. Divulgar el Plan Estratégico en la Organización, así como los ajustes que a este se le realicen.

• 1. Hacer seguimiento al desarrollo de los planes establecidos y presentar los informes correspondientes a la Presidencia y a las instancias que los requieran.

• 1. Consolidar y analizar la información del sector asegurador y la situación de la Compañía con respecto a la competencia.

• 1. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a los mecanismos e instrumentos de mejoramiento de procesos y procedimientos que garanticen la calidad de los procesos y servicios de la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8º. Subgerencia de Organización y Métodos. Son funciones de la Subgerencia de Organización y Métodos, las siguientes:

• 1. Asesorar a las dependencias en la definición de los procesos y procedimientos gerenciales y de apoyo, que hacen parte de la estructura de la Compañía.

• 1. Analizar los procesos de diseño y rediseño de la estructura, partiendo de la plataforma estratégica, el marco legal, las políticas, normas y procedimientos, las funciones a nivel de dependencia y cargo y los perfiles profesionales.

• 1. Participar en el programa de aseguramiento de la calidad de los productos de la Compañía, apoyándose en su visión global de la Organización y conocimiento de los diferentes procesos.

• 1. Elaborar y actualizar los manuales de políticas, normas, procesos y procedimientos, velando por su divulgación.

• 1. Coordinar el diseño y/o rediseño de las diferentes formas y formatos utilizados por la Compañía, para el normal desarrollo de los procesos de las dependencias de la entidad.

• 1. Mantener actualizada la información sobre políticas y normas, tanto internas como externas, asociadas a los procesos y procedimientos desarrollados en la Compañía y velar por su divulgación.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9º. Gerencia de Riesgo. Son funciones de la Gerencia de Riesgo, las siguientes:

• 1. Identificar, estimar, administrar y controlar los riesgos inherentes a las operaciones de tesorería.

• 1. Diseñar estrategias, políticas y mecanismos de medición y control de riesgo de contraparte, mercado, liquidez, operacional y legal.

• 1. Informar a la Presidencia de la Compañía las posiciones en riesgo y los resultados de las negociaciones.

• 1. Generar reportes donde se muestren las exposiciones por tipo de riesgo, por área de negocio y por portafolio.

• 1. Evaluar, cuantificar y presentar los efectos de las posiciones sobre las utilidades, el patrimonio y el perfil de riesgo de la entidad.

• 1. Manejar modelos de análisis de riesgo bajo diferentes niveles de volatilidad y tasas.

• 1. Controlar los riesgos incurridos en operaciones con derivados.

• 1. Definir planes de contingencia en situaciones en las cuales se presenten aumentos en los recursos en riesgo o se presenten problemas con los sistemas de información.

• 1. Revisar y evaluar periódicamente las metodologías de valoración de instrumentos financieros y de medición de riesgos.

• 1. Verificar el cumplimiento de las políticas que se definan para evaluar, calificar y controlar los riesgos crediticios de la entidad.

• 1. Definir metodologías adecuadas para el control del riesgo crediticio.

• 1. Administrar el Sistema de Administración del Riesgo Crediticio, SARC, de la Compañía.

• 1. Presentar a la Presidencia de la Compañía informes con las posiciones en riesgo asumidas en las operaciones de crédito de la entidad.

• 1. Identificar los riesgos inherentes al Sistema Especial de Riesgos de Seguros, SEARS, los cuales se enmarcan en riesgos de seguros de créditos, mercado, liquidez, suscripción, tarifación, descuentos sobre primas, concentración, diferencias en condiciones, insuficiencia de reservas técnicas, legal, operacional, estratégico y reputacional.

• 1. Crear esquemas de medición para los diferentes riesgos identificados.

• 1. Efectuar seguimiento a los resultados de las mediciones de los riesgos, para lo cual elaborarán recomendaciones a la Presidencia de la Compañía, tendientes a minimizar los riesgos.