por el cual se modifica la estructura de La Previsora S. A., Compañía de Seguros

• 1. Elaborar, analizar y presentar las declaraciones tributarias de la Compañía con sus correspondientes soportes conforme a las normas vigentes.

• 1. Llevar el control sobre los pagos de los impuestos nacionales y territoriales.

• 1. Mantener actualizados los certificados, paz y salvo, patentes de funcionamiento, y el pago de los impuestos nacionales y territoriales a cargo de la compañía.

• 1. Estudiar el origen de las cuentas que componen los informes sobre impuestos y la incidencia de estos en los estados financieros de la Compañía.

• 1. Elaborar los informes pertinentes requeridos por los órganos de control y demás autoridades.

• 1. Asesorar a las Regionales y Sucursales en materia tributaria.

• 1. Garantizar la gestión tributaria, con el fin de obtener los máximos beneficios fiscales que permite la ley.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 49.Gerencia de Tesorería. Son funciones de la Gerencia de Tesorería, las siguientes:

• 1. Administrar los recursos financieros de acuerdo con los montos, condiciones y políticas trazadas por la Vicepresidencia Financiera y de Operaciones.

• 1. Asegurar la custodia de los títulos valores a su cargo.

• 1. Proveer los fondos que permitan la liquidez necesaria para las operaciones de la Compañía.

• 1. Realizar la valoración del portafolio y el cobro oportuno de los rendimientos de los títulos que lo componen.

• 1. Asesorar, coordinar y controlar a las Regionales y Sucursales en lo concerniente al flujo de fondos.

• 1. Ejecutar, controlar y velar por el cumplimiento del encaje de las inversiones, conforme a las normas vigentes.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 50.Subgerencia de Caja. Son funciones de la Subgerencia de Caja, las siguientes:

• 1. Centralizar el manejo de los ingresos y egresos que por cualquier concepto debe captar y desembolsar la Compañía.

• 1. Proveer la liquidez del negocio a las diferentes Sucursales de la Compañía.

• 1. Coordinar el manejo de las cuentas corrientes de la Compañía.

• 1. Suministrar a la Gerencia de Tesorería el informe diario del disponible para el desarrollo de las operaciones de inversión.

• 1. Recaudar los ingresos de Casa Matriz para la elaboración de los informes que requiera el área de contabilidad.

• 1. Asesorar a las Regionales y Sucursales en los diferentes aspectos relacionados con la recepción y entrega de dineros.

• 1. Dirigir y controlar los procesos contables que se generan en el área.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 51. Gerencia de Contabilidad. Son funciones de la Gerencia de Contabilidad, las siguientes:

• 1. Dirigir y establecer normas, políticas y procedimientos en materia contable, conforme a la normatividad vigente y las directrices de la Vicepresidencia Financiera y de Operaciones.

• 1. Gestionar ante las diferentes dependencias de la Compañía la oportuna ejecución de las actividades relacionadas con la obtención mensual de los Estados Financieros y con el envío de información contable a los diferentes organismos de vigilancia y control.

• 1. Instruir, asesorar y recomendar sobre las actividades de codificación, registro y análisis contable, de conformidad con las normas legales vigentes y con las políticas y procedimientos establecidos por la Compañía.

• 1. Establecer las normas y procedimientos que deben aplicar para la generación, impresión y custodia de los libros oficiales contables de la Compañía en concordancia con las normas legales.

• 1. Coordinar y supervisar la elaboración y presentación de los informes contables requeridos por los organismos de vigilancia y control.

• 1. Proyectar la respuesta a los requerimientos y/o aclaraciones en materia contable, solicitados por los diferentes organismos de vigilancia y control tanto internos como externos.

• 1. Coordinar con las demás dependencias de la Compañía la oportuna respuesta a los requerimientos y/o aclaraciones sobre los Estados Financieros, solicitados por los organismos de vigilancia y control.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 52. Subgerencia de Análisis Contable y Balances. Son funciones de la Subgerencia de Análisis Contable y Balances, las siguientes:

• 1. Efectuar en coordinación con las Regionales y demás áreas de Casa Matriz la revisión y análisis de los saldos de las cuentas que conforman los Estados Financieros, generando las respectivas acciones correctivas a fin de lograr la depuración de las mismas.

• 1. Revisar la codificación de los comprobantes de diario originados en las demás áreas de la Compañía a fin de garantizar la correcta afectación contable de las operaciones.

• 1. Coordinar la elaboración de los comprobantes de diario para el registro de las operaciones asignadas al área.

• 1. Preparar los Estados Financieros de la Compañía, con destino a la administración de la misma y a los entes externos que los requieran.

• 1. Transmitir los Estados Financieros a la Superintendencia Bancaria y preparar la respuesta a las glosas formuladas por esa entidad que sean de competencia de la dependencia.

• 1. Diseñar los procedimientos de registro y análisis contable que deben ser aplicados por las Sucursales y demás áreas de Casa Matriz.

7 Generar, supervisar y controlar los procesos automáticos de registro contable, verificando la calidad de los mismos.

• 1. Supervisar la labor de análisis contable que realizan las Regionales y efectuar el seguimiento para solucionar los problemas detectados.

• 1. Elaborar y presentar, dentro de los plazos establecidos, los informes contables requeridos por los organismos de vigilancia y control y preparar las respuestas a las glosas formuladas por los mismos, que sean de su competencia.

• 1. Diligenciar los informes contables requeridos para las licitaciones donde se presenta la Compañía.

• 1. Generar y custodiar los libros oficiales contables de la Casa Matriz y coordinar con las Regionales la oportuna generación de los libros oficiales contables de las Sucursales.

• 1. Ejecutar, en las fechas establecidas las actividades que sean de competencia del área, de acuerdo con el cronograma de cierres contables.

• 1. Gestionar ante las diferentes áreas de la Compañía la oportuna ejecución de las actividades relacionadas con la obtención mensual de los Estados Financieros y con el envío de información contable a los diferentes organismos de vigilancia y control, generando los informes necesarios.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 53. Gerencia de Informática. Son funciones de la Gerencia de Informática, las siguientes:

• 1. Establecer las políticas, normas y procedimientos para el desarrollo de los sistemas de información y mantenimiento de los equipos de cómputo.

• 1. Diseñar, desarrollar y mantener los sistemas de información y procesos computarizados requeridos para el funcionamiento de la Compañía.

• 1. Proveer oportunamente los equipos de cómputo y el software requeridos conforme a la disponibilidad asignada para tal fin.

• 1. Administrar las bases de datos y mantener la integridad de las mismas.

• 1. Diseñar mecanismos de seguridad y respaldo para los sistemas de información.

• 1. Asesorar en las labores técnicas a los funcionarios encargados del manejo de los sistemas de información de la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 54. Subgerencia de Desarrollo, Mantenimiento y Proyectos Especiales. Son funciones de la Subgerencia de Desarrollo, Mantenimiento y Proyectos Especiales, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir, asesorar y coordinar la implementación, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información de la Compañía.

• 1. Controlar que los requerimientos de los usuarios del área sean atendidos conforme a los planes y directrices de la organización.

• 1. Diseñar, desarrollar e implementar los aplicativos que requiera la Compañía de acuerdo con los planes corporativos y directrices establecidas en materia de Informática.

• 1. Diseñar y sustentar proyectos que mejoren la productividad y operatividad de la Compañía.

• 1. Velar por la seguridad, control e integridad de los datos que se actualicen a través de los aplicativos.

• 1. Coordinar la interventoría de los proyectos de sistematización.

7 Coordinar la elaboración de los manuales técnicos y de usuario de los sistemas de información.

• 1. Investigar sobre los avances tecnológicos inherentes al desarrollo de sistemas de información para su implementación en la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 55. Subgerencia de Soporte Técnico y Operaciones. Son funciones de la Subgerencia de Soporte Técnico y Operaciones, las siguientes:

• 1. Definir las políticas generales de administración, soporte y operación del hardware y software a su cargo en cuanto a seguridad para los usuarios del sistema.

• 1. Administrar, controlar, mantener y dar atención técnica a los recursos físicos y tecnológicos con que cuenta la entidad.

• 1. Asesorar a los usuarios en la identificación y solución oportuna de los problemas de equipo de cómputo y los sistemas operativos que se les presente.

• 1. Controlar y administrar los procesos ejecutados en los servidores de la Compañía.

• 1. Investigar sobre las nuevas tecnologías que se presenten en el mercado con el fin de proyectar su posible utilización al interior de la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 56. Vicepresidencia Jurídica. Son funciones de la Vicepresidencia Jurídica, las siguientes:

• 1. Prestar la asesoría jurídica necesaria a las dependencias de la Compañía, para cumplimiento de su objeto social.

• 1. Elaborar y establecer las políticas, normas y procedimientos en materia jurídica, necesarias o convenientes para la gestión de la institución.

• 1. Revisar y analizar los estudios y proyectos de pólizas, anexos, clausulados y demás temas afines.

• 1. Celebrar y ejecutar los acuerdos, convenios y contratos relacionados con su área, de acuerdo con su delegación y ejercer el seguimiento y control.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades y funciones relacionadas con la contratación y el manejo de los procesos legales, de conformidad con las políticas establecidas por la Compañía.

• 1. Recopilar, mantener actualizada y divulgar la normatividad vigente que le atañe a la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 57. Gerencia Jurídica. Son funciones de la Gerencia Jurídica, las siguientes:

• 1. Diseñar y establecer las normas, políticas y procedimientos en materia jurídica.

• 1. Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la Compañía.

• 1. Hacer seguimiento a la gestión judicial y extrajudicial de la Compañía.

• 1. Estudiar los casos puestos a su consideración, proyectar los conceptos respectivos que la Vicepresidencia Jurídica le solicite.

• 1. Tramitar las acciones legales que le han sido notificadas a la Vicepresidencia Jurídica.

• 1. Asesorar jurídicamente a las Regionales, Sucursales y en general, a las distintas dependencias de la Compañía.

• 1. Revisar y aprobar las minutas de los contratos celebrados por la Compañía, para que las áreas responsables cumplan con el manual de contratación.

• 1. Revisar y aprobar los conceptos y demás documentos que deban ser suscritos por la Vicepresidencia Jurídica.

• 1. Elaborar políticas y parámetros para el presupuesto de la Vicepresidencia Jurídica y controlar su ejecución.

• 1. Revisar y aprobar las respuestas a los requerimientos formulados por los organismos de control y vigilancia.

• 1. Reportar oportunamente a la Vicepresidencia Jurídica la información o documentación que por su naturaleza y/o competencia deba ser atendida por ella.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 58. Subgerencia Legal y de Procesos. Son funciones de la Subgerencia Legal y de Procesos, las siguientes:

• 1. Diseñar normas, políticas y procedimientos en materia legal y de procesos.

• 1. Revisar y analizar jurídicamente los proyectos de seguros que pretenda desarrollar la Compañía.

• 1. Elaborar conceptos y hacer análisis jurídico sobre los asuntos relacionados con la naturaleza y objeto de la entidad.

• 1. Coordinar el Comité de Defensa Judicial y Conciliación, donde participará con voz y voto y será ponente en los casos que le sean asignados.

• 1. Supervisar el estudio jurídico de los títulos de los bienes inmuebles en los cuales tenga interés la Compañía.

• 1. Coordinar los requerimientos de los organismos de control, derechos de petición, acciones de tutela y quejas.

• 1. Estudiar y proyectar conceptos para la Gerencia, sobre las situaciones que requieran pronunciamiento jurídico.

• 1. Atender, en coordinación con la Gerencia Jurídica, las solicitudes de la Vicepresidencia Administrativa sobre el cobro de obligaciones en mora, a cargo de los funcionarios y ex funcionarios de la Compañía.

• 1. Asesorar a las áreas correspondientes sobre la evaluación y gestión de los recobros a que hubiere lugar.

• 1. Velar por la entrega y diligenciamiento oportuno por parte de las Regionales y Sucursales, de los informes relacionados con los procesos judiciales y las actuaciones administrativas y supervisar el adecuado archivo de los mismos.

• 1. Preparar los proyectos de informes de gestión para las instancias que lo soliciten.

• 1. Llevar el control de los procesos judiciales en los que la Compañía sea parte.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 59. Subgerencia de Contratación. Son funciones de la Subgerencia de Contratación, las siguientes:

• 1. Diseñar y establecer normas, políticas y procedimientos en materia de contratación.

• 1. Elaborar conceptos y hacer análisis jurídicos de los asuntos relacionados con la contratación de la entidad.

• 1. Elaborar y registrar las minutas de los contratos celebrados por la Compañía, para que las áreas responsables cumplan con el manual de contratación de la misma.

• 1. Coordinar los requerimientos de los organismos de control, en materia de contratación.

• 1. Velar por el adecuado control de ejecución de los contratos a cargo de la Vicepresidencia Jurídica.

• 1. Preparar los proyectos de informes de gestión relacionados con el tema de contratación, para las instancias que lo soliciten.

• 1. Reportar oportunamente a la Gerencia Jurídica la información o documentación que por su naturaleza y/o competencia deba ser atendida por ella.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 60. Gerencia de Indemnizaciones. Son funciones de la Gerencia de Indemnizaciones, las siguientes:

• 1. Diseñar, desarrollar e implementar las políticas, normas y procedimientos indemnizatorios en todos los ramos de seguros.

• 1. Atender las solicitudes indemnizatorias.

• 1. Controlar y hacer seguimiento de las reservas de siniestros establecidas por las Regionales, las Sucursales y el Centro de Atención de Servicios, CAS.

• 1. Asesorar el proceso de indemnizaciones adelantado por la Gerencia del Centro de Atención de Servicios, CAS, las Regionales y Sucursales, verificando la uniformidad y el cumplimiento de los requerimientos técnicos y jurídicos.

• 1. Seleccionar y designar los ajustadores en la atención de los siniestros que así lo requieran.

• 1. Autorizar el pago de los siniestros que correspondan a su competencia, para que aquel sea efectuado por las áreas respectivas.

• 1. Manejar las estadísticas de indemnizaciones, a fin de establecer índices de siniestralidad y sugerir recomendaciones que sirvan de base para la toma de decisiones.

• 1. Mantener a disposición de las entidades de control y vigilancia la información contable en materia de indemnizaciones.

• 1. Mantener actualizadas las políticas y procedimientos para los recobros en los diferentes ramos de seguros.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 61. Vicepresidencia Administrativa. Son funciones de la Vicepresidencia Administrativa, las siguientes:

• 1. Asesorar a la presidencia de la Compañía en la adopción de las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos físicos y humanos.

• 1. Dirigir y coordinar los estudios relacionados con la organización interna de la Compañía, la conformación de la planta de personal y diseño de escalas de salario.

• 1. Dirigir y coordinar los programas de mejoramiento de los procedimientos productivos y de operación de la Compañía.

• 1. Dirigir, orientar y coordinar las negociaciones entre la Compañía y sus trabajadores y velar por el desarrollo y cumplimiento de los puntos acordados en la Convención Colectiva de Trabajo, el Estatuto del Directivo y lo establecido en la Legislación Laboral.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar el establecimiento de sistemas y procedimientos para la selección, inducción, reinducción, evaluación, capacitación y promoción de los servidores públicos de la Compañía.

• 1. Gestionar la consecución, mantenimiento y suministro de los recursos físicos que requiera la organización para su funcionamiento.

• 1. Dirigir y coordinar la prestación de los servicios generales que la Organización requiera.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 62. Gerencia de Gestión Humana. Son funciones de la Gerencia de Gestión Humana, las siguientes:

• 1. Desarrollar e implementar las políticas, planes, estrategias y proyectos en materia de recurso humano.

• 1. Coordinar el funcionamiento de las Subgerencias de Administración de Personal, y de Selección y Desarrollo.

• 1. Diseñar y proponer el planeamiento estratégico de la Gestión Humana.

• 1. Controlar la administración de los sistemas de pago, beneficios y obligaciones laborales.

• 1. Realizar propuestas de mejora continua de los procesos a cargo de la Gerencia de Gestión Humana.

• 1. Proponer la reglamentación sobre los procesos de reclutamiento, selección, vinculación, capacitación, evaluación, promoción del recurso humano.

• 1. Planear y coordinar los procesos de evaluación del desempeño de la Compañía.

• 1. Velar por la aplicación del Reglamento Interno del Trabajo en sus aspectos laborales.

• 1. Coordinar el desarrollo de programas de bienestar social, medicina preventiva y salud ocupacional.

• 1. Asegurar la salvaguarda y actualización de las hojas de vida de los funcionarios y ex funcionarios de la Compañía.

• 1. Velar por el cumplimiento del Estatuto del Directivo, la Convención Colectiva de Trabajo y la Legislación Laboral.

• 1. Asesorar y apoyar a las Regionales y Sucursales en lo referente a las actividades del recurso humano.

• 1. Mantener, debidamente actualizado el Manual de Funciones y de Requisitos de los cargos de la Compañía y velar por su divulgación.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 63. Subgerencia de Administración de Personal. Son funciones de la Subgerencia de Administración de Personal, las siguientes:

• 1. Proponer y desarrollar sistemas de incentivos generales e individuales.

• 1. Dirigir y controlar las vinculaciones y desvinculaciones del personal de la Compañía.

• 1. Velar por el cumplimiento de los requisitos señalados por la ley para la afiliación del personal a las entidades de Previsión Social.

• 1. Mantener actualizados los registros y datos del personal de la Entidad.

• 1. Señalar las pautas sobre el pago de nómina y la liquidación de prestaciones sociales, de conformidad con las normas vigentes.

• 1. Coordinar el proceso de negociación de la Convención Colectiva de Trabajo.

• 1. Coordinar con la Gerencia de Gestión Humana, las actividades que de conformidad con las normas vigentes debe realizar la Compañía en lo relativo a salud ocupacional y seguridad industrial y vigilar su cumplimiento.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 64. Subgerencia de Selección y Desarrollo. Son funciones de la Subgerencia de Selección y Desarrollo, las siguientes:

• 1. Establecer estrategias, políticas y procedimientos de gestión de entrenamiento, capacitación y desarrollo para los servidores públicos de la Compañía que se adapten a las necesidades del negocio.

• 1. Desarrollar y ejecutar el programa de capacitación corporativa en sus diferentes fases: organizacional, funcional y específica.

• 1. Administrar los convenios de capacitación con instituciones académicas tanto en el nivel nacional como internacional.

• 1. Programar, coordinar y participar en la ejecución de los procesos de reclutamiento, evaluación y selección de los participantes.

• 1. Programar, coordinar y ejecutar procesos de inducción y reinducción.

• 1. Realizar la evaluación del desempeño de los servidores públicos de la Compañía, de acuerdo con las metodológicas establecidas.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 65. Gerencia de Recursos Físicos. Son funciones de la Gerencia de Recursos Físicos, las siguientes.

• 1. Dirigir y controlar la adquisición, protección, registro y distribución de los bienes muebles, inmuebles, equipos y elementos que requiere la Compañía.

• 1. Administrar, de manera efectiva, los bienes y servicios que se requieren para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

• 1. Garantizar el adecuado y oportuno mantenimiento preventivo y correctivo, de los bienes de la entidad.

• 1. Ejecutar la adecuación de sedes en el nivel nacional.

• 1. Planear y administrar el presupuesto de gastos e inversiones de activos y controlar su ejecución.

• 1. Dirigir y controlar la depuración, restauración, clasificación, ordenamiento, almacenamiento y consulta de la documentación.

• 1. Reportar oportunamente a la Vicepresidencia Administrativa la información o documentación que por su naturaleza y competencia deba ser conocida por ella.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 66. Subgerencia de Suministros y Servicios Generales. Son funciones de la Subgerencia de Suministros y Servicios Generales, las siguientes:

• 1. Coordinar la elaboración del presupuesto de compras en el nivel nacional, correspondiente a útiles, papelería, elementos de aseo y cafetería, elementos varios fungibles y activos fijos.

• 1. Conformar y mantener el Registro único de Proveedores.

• 1. Contabilizar oportunamente y mantener actualizados los inventarios de los activos fijos.

• 1. Administrar la imprenta y el almacén de la Compañía.

• 1. Asesorar y coordinar con la Subgerencia Administrativa y Financiera de las Regionales y las Gerencias de Sucursal, lo concerniente a la logística para la comercialización de salvamentos de acuerdo con las normas establecidas por la Compañía.

• 1. Garantizar la seguridad física de la Compañía.

• 1. Programar y proporcionar las instalaciones, equipos y elementos requeridos para las diferentes clases de eventos que se desarrollan dentro de la Compañía.

• 1. Administrar el servicio de estacionamiento prestado a los funcionarios de la Compañía.

• 1. Administrar los seguros generales de la Compañía en el nivel nacional en coordinación con la Vicepresidencia de Seguros.

• 1. Ejercer la interventoría de los contratos de obra celebrados por la Compañía.

• 1. Mantener y actualizar el registro de proveedores de servicios prestados a la Compañía y que competen al área.

• 1. Garantizar el funcionamiento del sistema de comunicaciones de la Compañía.

• 1. Mantener actualizado el avalúo de los bienes inmuebles de la Compañía.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 67. Subgerencia de Documentos. Son funciones de la Subgerencia de Documentos, las siguientes:

• 1. Organizar, distribuir y custodiar la documentación de la Compañía.

• 1. Desarrollar el proceso reprográfico para los documentos del archivo de la Compañía.

• 1. Supervisar la correcta ejecución de los contratos de prestación de servicios de correspondencia celebrados por la Compañía.

• 1. Coordinar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental de todas las áreas de la Compañía, de acuerdo con las disposiciones emanadas por el Archivo General de la Nación.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas inherentes a la naturaleza de la dependencia.

CAPITULO III

ORGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN

Artículo 68. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se integrará y cumplirá las funciones de conformidad con la ley y las disposiciones reglamentarias sobre la materia.

Artículo 69. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 26 de diciembre de 2003.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Alberto Carrasquilla Barrera.

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

Fernando Grillo Rubiano.