Por el cual se organiza la Carrera Notarial y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades constitucionales y legales y en especial la que le confiere el decreto 960 de 1970,

DECRETA

I DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1°. El presente decreto organiza la carrera de notarios y su finalidad es perfeccionar la función notarial y garantizar los derechos de quienes la tienen a su cargo.

Artículo 2°. El notariado es una función pública e implica el ejercicio de la fe notarial.

La fe pública o notarial otorga autenticidad a las declaraciones emitidas ante notario y a lo que exprese respecto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

Artículo 3°. La función notarial no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales dentro del Respectivo Círculo de Notarios.

Los notarios están sujetos a las incompatibilidades que se determinan en las leyes y en el presente decreto.

Artículo 4°. Compete a los notarios:

• 1. Recibir extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

• 1. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

• 1. Dar testimonio de la autenticidad de las firmas de funcionarios o particulares y de otros notarios que las tengan registradas ante ellos.

• 1. Dar fe de la identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

• 1. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.

• 1. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordene protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.

• 1. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

• 1. Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos en ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.

• 1. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme de la ley civil deban correrse ante ellos.

• 1. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados

• 1. Recibir, mantener y dar la destinación prevista a los depósitos que para el pago de impuestos o de obligaciones generadas en contratos otorgados ante ellos o en garantía de las mismas, acuerden constituir los interesados o establezca la ley.

• 1. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la ley.

• 1. Cumplir las demás funciones que le señalen las leyes.

Artículo 5°. Además, corresponde a los Notarios la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante ellos, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el Notario velara por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre constancia de lo ocurrido.

Artículo 6°. Los notarios solo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el notario ante quien deseen acudir.

Artículo 7°. Loa actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios, y en general los de sus organismos administrativos, y de sus Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales y Sociedades de Economía Mixta que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el Círculo de que se trate haya más de una notaria, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y registro reglamentará el Procedimiento del reparto, de modo que no se establezcan privilegios a favor de ningún notario.

El incumplimiento de esta disposición hará incurrir al responsable en multa de quinientos a cinco mil pesos ($500.oo a $5000.oo), que impondría disciplinariamente con conocimiento de causa, la Superintendencia de Notariado y Registro, de oficio o a petición de cualquier persona natural o jurídica. Igualmente la Superintendencia vigilará el cumplimiento de den a sus disposiciones entidades como los bancos oficiales y semioficiales que tengan como objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz.

Artículo 8°. El Notario, dará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliadora y no podrá negarse a prestar sus servicios sino en los casos expresamente previstos en la ley.

Artículo 9°. Los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la ley.

• II. CALIDADES PARA SER NOTARIO Y NOMBRAMIENTOS

Artículo 10. Para ser notario a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.

Artículo 11. Para ser notario en los círculos de primera categoría se exige, además de los requisitos generales, en forma alternativa:

• 1º Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario o el de registrador de instrumentos públicos por el término no menor de cuatro años; o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años; o la profesión por diez años a lo menos.

• 2º No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de notario o el de registrador en un círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.

Artículo 12. Para ser notario en los círculos de segunda categoría, además de las calidades generales, se requiere en forma alternativa:

• 1º Siendo abogado titulado, haber sido notario durante dos años; o haber ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en derecho, al menos por tres años; o haber ejercido la profesión con buen crédito por término no menor de 5 años; o haber tenido practica notarial o registral por espacio de cuatro años.

2º. No siendo abogado, haber ejercido el cargo en círculo de igual o superior categoría durante seis años, o en uno de inferior categoría por el término no menor de 9 años.

Artículo 13. Para ser notario en los círculos de tercera categoría, además de las calidades generales, se requiere en alternativamente:

• 1º Ser abogado titulado

• 2º No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no inferior de 2 años; o haber completado la enseñanza segundaria o normalista y tenido experiencia judicial, notarial o registral por espacio de tres años; o tener experiencia judicial, notarial o registral por termino no menor de cinco años.

Artículo 14. No podrán ser designados como notarios, a cualquier título:

• 1º Quienes se hallen en interdicción judicial.

• 2º Los sordos, los mudos, los ciegos y quienes padezca cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño cargo.

• 3º Quienes se encuentren bajo detención preventiva, auque gocen del beneficio de excarcelación y quienes hayan sido llamados a juicio por infracción penal mientras se define su responsabilidad por providencia firme.

• 4º Quienes hayan sido condenados a pena de presidio, de prisión o de relegación a colonia por delito doloso, salvo que se les haya concedido la condena condicional.

• 5º Quienes se encuentren suspendidos en ejercicio de la profesión de abogado.

• 6º Quienes hubieren sido suspendidos por faltas graves contra la ética en el ejercicio de la profesión de abogado, o hayan sido excluidos de la misma.

• 7º Quienes por falta disciplinaria y como funcionarios o empleados de la Rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, hubieran sido destituidos o sancionados tres veces, cualquiera que haya sido la falta o la sanción.

• 8º Quienes, por falta disciplinaria y como funcionarios o empleados de la rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, hubieran sido suspendidos por faltas graves.

• 9º Quienes hayan sido destituidos de cualquier cargo público por faltas graves.

• 10º Las personas respecto de las cuales exista la convicción moral de que no observan una vida pública o privada compatible con la dignidad del cargo.

• 11º Quienes en el año inmediatamente anterior hayan desempeñado el cargo de Ministro del Despacho, Magistrado de la Corte Suprema de Justicia o Magistrado o Fiscal de Tribunal Superior.

Artículo 15. Para los efectos del numeral 6 del artículo anterior, constituyen faltas graves contra la ética profesional:

• a) Embriagarse públicamente y consuetudinariamente;

• b) Usar habitual e injustificadamente drogas estupefacientes;

• c) Valerse de dádivas, remuneraciones ilegales, atenciones injustificadas o insólitas o de cualquier otro acto equívoco que pueda ser interpretado como medio para lograr el favor o la benevolencia de los funcionarios o de los auxiliares de la justicia:

• d) Aconsejar, patrocinar o intervenir en actos fraudulentos en detrimento de intereses ajenos;

• e) Usar a sabiendas pruebas falsas o desfigurarlas o amañarlas;

• f) Asesorar, patrocinar o representar, simultáneamente o sucesivamente, a quienes tengan intereses contrapuestos sin perjuicio de realizar, con el consentimiento de todos, gestiones que redunden en provecho común;

• g) Adquirir del cliente parte de sus intereses en causa, a título distinto de la equitativa retribución de los servicios y gastos profesionales;

• h) Cobrar gastos o expensas irreales;

• i) Retener dineros, bienes o documentos suministrados para las gestiones, o los recibidos de otras personas por cuenta del cliente o demorarle injustificadamente la comunicación de este hecho;

• j) Utilizar tales dineros, bienes o documentos en provecho propio, o de un tercero;

• k) Realizar directamente o por interpuesta persona y en cualquier forma , gestiones encaminadas a desplazar o a sustituir a un colega en asunto profesional de que éste se haya encargado y ofrecer o prestar sus servicios a menor precio para impedir que se confiera el encargo a otro abogado; y

• l) Aceptar la gestión profesional a sabiendas de que le fue encomendada a otro abogado, salvo que medie la renuncia o autorización del colega reemplazado, o que se justifique la sustitución.

Artículo 16. Son faltas graves:

• a) Embriagarse habitualmente, practicar juegos prohibidos, usar estupefacientes, amancebarse, concurrir a lugares indecorosos, practicar el homosexualismo, abandonar el hogar; y en general tener un mal comportamiento social.

• b) Solicitar o recibir dádivas, agasajos, préstamos, regalos y cualquier clase de lucro provenientes directa i indirectamente de parte o apoderado en asunto que se halle a su conocimiento o en el cual haya de intervenir o u ofrecerlos o darlos a otros funcionarios o empleados o solicitarlos o recibirlos de funcionarios o empleados de su dependencia directa o indirecta.

• c) Dejar de asistir injustificadamente a la respectiva oficina, o cerrarla sin motivo legal o limitar indebidamente las horas de trabajo o despacho al público.

• d) Violar las normas sobre nombramiento o elección de los funcionarios o empleados y las que la designación de auxiliares.

• e) Ejercer influencias directas o indirectas sobre cualquier funcionario o empleado de la administración de justicia, a fin de que proceda en determinado sentido en los asuntos de que conoce o que tramita o ha de conocer, dejando a salvo las atribuciones de la Procuraduría sobre los agentes de Ministerio Público para instruirlos en su actuación;

• f) Dejar de asistir a las audiencias o de practicar personalmente las pruebas en los casos en que la ley se lo ordena; no dictar, no firmar o dejar de notificar efectivamente en audiencia las sentencias y demás providencias cuando a ello hubiere lugar; y

• g) Hacer constar en cualquier diligencia judicial actos que no sucedieron o dejar de relacionar los que ocurrieron.

Artículo 17. Para los efectos del numeral 9º del artículo 14, son faltas graves:

• a) Solicitar o recibir, directamente o por interpuesta persona, gratificaciones, dádivas o recompensas como retribución por actos inherentes a su cargo;

• b) Solicitar o aceptar comisiones en dinero en especie por concepto de adquisición de bienes y servicios para el Estado;

• c) Prestar a título particular servicios de asesoría o de asistencia en trabajos relacionados con las funciones propias de empleo;

• d) Percibir más de una asignación de Tesoro Público de acuerdo con lo establecido por el artículo 64 de la Constitución Nacional y la ley;

• e) Obtener préstamos y contraer obligaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones oficiales en razón del cargo que se desempeñaba;

• f) Intervenir directamente o indirectamente en la suscripción de contratos con el Estado y en la obtención de concesiones o de cualquier beneficio que implique privilegios a su favor; salvo en los casos en que por mandato de la ley los deba suscribir: y

• g) Sin perjuicio de ejercer libremente el derecho del sufragio, desarrollar actividades políticas, tales como pronunciar discursos o conferencias de carácter partidario y comentar por medio de periódicos, noticieros u otro medio de información temas de la misma naturaleza, tomar en cuenta la filiación política de los ciudadanos para darles un tratamiento de favor o para ejercer discriminación en contra y coartar por cualquier clase de influencia o presión la libertad de opinión o de sufragio de los subalternos.

Artículo 18. Los Notarios serán nombrados para períodos de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero de 1970, así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional, los demás, por Gobernadores, Intendentes o Comisarios respectivos, Los Notarios pueden ser reelegidos indefinidamente.

Artículo 19. Ninguna designación de Notario podrá recaer en persona que sea cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de alguno de los funcionarios que hacen el nombramiento, o de los que hayan hecho la designación de estos.

Artículo 20. No podrán ser designados para un mismo circulo notarial personas que sena entre sí cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad; segundo de afinidad o primero civil.

Artículo 21. No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el notariado, sea en la administración pública, sea en la de justicia o en el ministerio público, ni quienes, estén devengando pensión de jubilación.

Artículo 22. Además de las calidades que exige la ley, para ejercer en propiedad el cargo de Notario se requiere estar afiliado al Colegio de Notarios.

Artículo 23. La designación queda sin valor:

• 1º Por la no aceptación

• 2º Por la falta de confirmación del nombramiento en los casos en que ella se exige.

• 3º Por la demora de diez días en tomar posesión del cargo, contados desde la fecha en que se reciba la confirmación del nombramiento, si ya está corriendo el período legal, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de treinta días, concedida justificadamente por quien hizo la designación.

• III. CONFIRMACIÓN DEL NOMBRAMIENTO

Artículo 24. Los cargos pueden ser libremente aceptados o rehusados, para los fines de su confirmación quien recibe el nombramiento en propiedad, deberá comprobar ante quien lo hizo que reúne los requisitos exigidos para el cargo. Sin la confirmación no podrán tomar posesión, ni ejercer las funciones.

El término que tiene el nombrado para presentar su documentación es de un mes contado desde el día en que reciba el nombramiento, si reside en el país y de tres meses si esta en el extranjero.

Artículo 25. Para la confirmación del nombramiento deberán acreditarse los correspondientes requisitos legales con certificación de autoridades competentes y presentarse certificación sobre conducta y antecedentes (carnet judicial) en la que deberá constar la situación o definición de los procesos penales en que el designado hubiere sido sindicado, enjuiciado o condenado. Igualmente deberá presentarse declaración juramentada sobre ausencia de todo impedimento.

Sin el cumplimiento de tales formalidades no podrá procederse a la confirmación.

No habrá lugar a confirmación, cuando el notario haya sido reelegido y viniere desempeñando el cargo en propiedad.

Artículo 26. La calidad de abogado se probará con copia del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial, o con la tarjeta de inscripción profesional.

El ejercicio de la abogacía se podrá acreditar con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado.

Artículo 27. El hecho de haber sido Notario o Registrador se acredita con certificación de la Superintendecia de Notariado y Registro. Igualmente la Superintendencia calificará o acreditarán la práctica o experiencia notarial, registral o judicial que la ley exige.

Artículo 28. Salvo los casos de encargo o de interinidad, para la posesión como Notario deberá acreditarse la confirmación y presentarse los demás documentos que la ley exige.

Los documentos originales que se presentan para la confirmación y copia del acta de posesión serán enviados al Consejo Superior de la Administración de Justicia.

Artículo 29. Las funciones del cargo se asumen por la designación seguida de la posesión, pero las anomalías que se hayan presentado en el nombramiento, confirmación o posesión de quien este ejerciendo el cargo, no afectan la validez de la actuación oficial del Notario.