por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la necesidad de una reforma organizacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se basa en la modernización y fortalecimiento del gobierno, la gerencia y la calidad de los servicios que presta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" - ICBF.

Que en las sesiones del 30 de noviembre de 2011 y 29 de marzo de 2012, mediante Actas número 079 y 084 respectivamente, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras",

DECRETA:

CAPÍTULO I

Estructura

ARTÍCULO 1. Para el desarrollo de sus funciones, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" tendrá la siguiente estructura organizacional: 1. Consejo Directivo 2. Dirección General 2.1. Oficina de Control Interno 2.2. Oficina de Cooperación y Convenios 2.3, Oficina de Aseguramiento a la Calidad 2.4. Oficina Asesora Jurídica 2,5, Oficina Asesora de Comunicaciones Oficina de Gestión Regional 3. Subdirección General 4. Secretaría General 4.1. Dirección de Gestión Humana 4.2. Dirección Administrativa 4.3. Dirección Financiera 4.4. Dirección de Contratación 4.5. Dirección de Servicios y Atención 4.6. Dirección de Logística y Abastecimiento 4.7. Oficina de Control Interno Disciplinario 5. Dirección de Planeación y Control de Gestión 5.1. Subdirección de Programación 5.2. Subdirección de Mejoramiento Organizacional 5.3. Subdirección de Monitoreo y Evaluación 6. Dirección de Información y Tecnología 6.1. Subdirección de Sistemas Integrados de Información 6.2. Subdirección de Recursos Tecnológicos 7. Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar 7.1. Subdirección de Articulación Nacional del SNBF 7.2. Subdirección de Articulación Territorial del SNBF 8. Dirección de Primera Infancia 8.1. Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia 8.2. Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia 9. Dirección de Infancia 9.1. Subdirección de Promoción y Fortalecimiento a la Infancia 10. Dirección de Adolescencia y Juventud 10.1. Subdirección de Gestión Técnica para la Adolescencia y la Juventud 10.2. Subdirección de Operación de Programas para la Adolescencia y Juventud 11. Dirección de Familias y Comunidades 11.1 Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades 11.2 Subdirección de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades. 12. Dirección de Nutrición 13. Dirección de Protección 13.1. Subdirección de Restablecimiento de Derechos 13.2. Subdirección de Responsabilidad Penal 13.3. Subdirección de Adopciones 14. Direcciones Regionales 15. Órganos Internos de Asesoría y Coordinación 15.1. Comisión de Personal 15.2. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno 15.3. Comité de Defensa Judicial y Conciliación 14.4. Comité de Gestión Integral."

CAPÍTULO II

Funciones de las dependencias

Artículo 2°. Consejo Directivo y Dirección General. Las funciones del Consejo Directivo son las contempladas en la Ley 7ª de 1979, el Decreto 2388 de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

Las funciones de la Dirección General son las señaladas en la Ley 7ª de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

Artículo 3°. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar el proceso de control interno en todos los niveles y dependencias del Instituto y recomendar las modificaciones que sean necesarias, de manera que permita a la Dirección General y demás Dependencias de nivel directivo, conocer la marcha de la administración, detectar las fallas y establecer las medidas correctivas pertinentes.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Fomentar en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en todos los niveles y Dependencias del Instituto, la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las diferentes dependencias.

• 1. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.

• 1. Realizar auditorías integrales y de gestión, selectivas; adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios y coordinar con la Subdirección de Monitoreo y Evaluación, la definición de indicadores y seguimiento a los mismos que permitan identificar el cumplimiento y su efectividad.

• 1. Verificar la implantación de las medidas respectivas recomendadas.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades del Instituto, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o servidores públicos encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.

• 1. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

• 1. Mantener informados a los directivos acerca del resultado del control interno dentro del Instituto, mediante el uso de indicadores de gestión, comunicando oportunamente las debilidades y fallas detectadas.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 4°. Oficina de Cooperación y Convenios. Son funciones de la Oficina de Cooperación y Convenios las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos los aspectos relativos a la cooperación nacional e internacional.

• 1. Participar en las comisiones del Gobierno que se creen con el fin de preparar y coordinar la participación del Estado colombiano en cumbres o reuniones internacionales y/o la presentación de informes.

• 1. Informar a la comunidad nacional e internacional sobre las políticas, programas y actividades que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Promover y construir alianzas entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y entidades u organismos nacionales o internacionales, de carácter público o privado, para el adecuado desarrollo de sus objetivos.

• 1. Gestionar la obtención de recursos de cooperación técnica y financiera ante organismos, organizaciones y agencias nacionales e internacionales y/o gobiernos extranjeros para el apoyo y fortalecimiento a los programas y proyectos que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Coordinar con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia y con el Ministerio de Relaciones Exteriores, las acciones de gestión de cooperación internacional para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Gestionar la suscripción y formalización de convenios entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y los cooperantes.

• 1. Gestionar los recursos de contrapartida nacional necesarios para la suscripción de acuerdos de cooperación.

• 1. Gestionar y coordinar, junto con la instancia correspondiente del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la ejecución y seguimiento de los convenios de cooperación.

• 1. Elaborar los informes y evaluaciones sobre los acuerdos de cooperación con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con base en la información suministrada por la Dirección de Planeación y Control de Gestión, y las Direcciones Misionales.

• 1. Difundir los acuerdos de cooperación que se logren y los mecanismos de financiación de proyectos al interior del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencias dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 5°. Oficina de Aseguramiento de la Calidad. Son funciones de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad las siguientes:

• 1. Coordinar la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad.

• 1. Elaborar periódicamente informes sobre las condiciones de la prestación de los servicios del Instituto a partir de los resultados de verificación de estándares.

• 1. Realizar, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, y de conformidad con los resultados obtenidos, las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios.

• 1. Promover la implementación de normas de calidad a las organizaciones prestadoras de servicio al Instituto.

• 1. Realizar auditorías selectivas de Gestión de Calidad a los prestadores de servicios del Instituto; adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios.

• 1. Diseñar, validar, implementar y actualizar los instrumentos que sean pertinentes, para verificar el cumplimiento de los estándares definidos para las diferentes modalidades de servicios.

• 1. Adelantar, en coordinación con las Dependencias pertinentes, el seguimiento a la ejecución de los compromisos contractuales asumidos por los prestadores, para suministrar a los diferentes programas de la Entidad alimentos de alto valor nutricional.

• 1. Coordinar, con la Dirección de Nutrición, la práctica de pruebas de verificación de calidad, a los productos alimentarios que sean entregados al Instituto, en el desarrollo de los servicios misionales, identificando las condiciones de calidad y, cuando sea necesario aplicar los correctivos correspondientes.

• 1. Proponer, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, los formatos o herramientas que establezcan las condiciones para emitir la conformidad en las entregas de los bienes o servicios misionales adquiridos, de acuerdo con las especificaciones del contrato, especificando las condiciones de calidad de los mismos, con el fin de controlar su cumplimiento.

• 1. Informar a los supervisores de los contratos sobre los resultados de las verificaciones de los estándares, para la toma de decisiones y seguimientos pertinentes.

• 1. Establecer los lineamientos, directrices y conceptos para otorgar, reconocer, suspender y cancelar personerías jurídicas y otorgar, renovar, suspender y cancelar licencias de funcionamiento de las instituciones prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, que adelantan programas para la niñez y la familia.

• 1. Adelantar el trámite para la revisión, expedición y revocatoria de los actos de otorgamiento, reconocimiento, suspensión y cancelación de personerías jurídicas y otorgamiento, renovación, suspensión, cancelación y revocatoria de licencias de funcionamiento de las instituciones prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, que adelantan programas para la niñez y la familia que no hayan sido delegados a las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Coordinar la ejecución y seguimiento a las acciones de inspección, vigilancia y control y, realizar las visitas pertinentes que le competan al Instituto de acuerdo con la normatividad vigente.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 6°. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General en la organización de los asuntos jurídicos relativos a la representación judicial y en la unificación y coordinación de criterios jurídicos sobre materias en que se vea comprometida la posición, derechos o intereses del Instituto.

• 1. Proyectar para la firma del Director General los actos administrativos de contenido jurídico que deba suscribir y cuya preparación le corresponda, y analizar y efectuar el control de legalidad de los que con el mismo destino preparen otras Dependencias.

• 1. Elaborar, en coordinación con el Departamento para la Prosperidad Social, los proyectos de ley y, decretos que se vayan a presentar y estudiar y conceptuar, los que se encuentren en trámite, así como los decretos acuerdos, y resoluciones que deba suscribir o proponer el ICBF.

• 1. Conceptuar sobre los asuntos de contenido jurídico que de oficio considere pertinente o que sometan a su consideración las dependencias de la Entidad.

• 1. Verificar el cumplimiento de las normas orgánicas de la entidad y demás disposiciones que regulen procedimientos y trámites administrativos internos y externos, de los asuntos que conozca en ejercicio de sus funciones.

• 1. Asistir a las demás Dependencias del Instituto en el trámite y solución de los asuntos de carácter legal que se presenten en su gestión.

• 1. Formular las recomendaciones jurídicas dirigidas al fortalecimiento de los Programas del Instituto y unificar los criterios jurídicos cuando existan divergencias de interpretación entre diversas Dependencias.

• 1. Compilar y difundir la normativa y la jurisprudencia, y mantener la unidad doctrinaria en su interpretación, en todos los asuntos de competencia e interés del Instituto.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la preparación de propuestas normativas y de reglamentación legal, propiciando la participación de las demás dependencias del Instituto.

• 1. Determinar, en coordinación con el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, la conveniencia y la justificación de las consultas ante el Consejo de Estado.

• 1. Asesorar a las Dependencias encargadas de adelantar el trámite jurídico de la legalización y titularización de los bienes inmuebles del Instituto.

• 1. Atender las diligencias de carácter extrajudicial, judicial y administrativo en las cuales deba ser parte el Instituto, y mantener actualizada la información sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la Entidad.

• 1. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar por este proceso el cobro de las multas impuestas a favor del Instituto por las autoridades competentes, y hacer efectivos ante las autoridades judiciales los derechos de crédito a su favor, velando por que los trámites se desarrollen de acuerdo con las normas vigentes.

• 1. Coordinar y asesorar jurídicamente las actuaciones en que el Instituto tenga interés por razón de su vocación hereditaria o respecto de bienes vacantes y mostrencos, y mantener actualizada la información.

• 1. Impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto y realizar el control de legalidad de los lineamientos que elaboren las diferentes dependencias de la Entidad.

• 1. Asesorar en el plano jurídico los procesos de autorización, revisión y revocación de los actos de reconocimiento, otorgamiento, suspensión y cancelación de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a establecimientos públicos y entes privados que adelanten programas para la niñez y la familia o desarrollen el programa de adopción, en los términos y condiciones establecidos en la normativa vigente.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 7°. Oficina Asesora de Comunicaciones. Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General en la formulación, implementación y evaluación del plan estratégico de comunicaciones de la Entidad, dentro de marco de las políticas del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación para este tema.

• 1. Asesorar, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, a todas las dependencias del Instituto, en la gestión de comunicaciones internas.

• 1. Asistir al Director General en la promoción y posicionamiento de la imagen institucional.

• 1. Asesorar en el diseño y desarrollo de contenidos y estrategias de comunicación dirigidos a la comunidad y en particular a los beneficiarios de los programas del ICBF.

• 1. Dirigir, coordinar y programar todos los aspectos relacionados con la producción y emisión de las comunicaciones del Instituto en las áreas específicas de prensa, comunicación organizacional, producción editorial y centros de documentación, información y material corporativo.

• 1. Apoyar en las estrategias de comunicación a la Dirección de Gestión Humana, para el desarrollo de programas dirigidos a los servidores públicos del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar.

• 1. Efectuar el proceso editorial y el acompañamiento técnico a las áreas generadoras del contenido.

• 1. Realizar los procedimientos para la legalización y registro de los productos editoriales y verificar el cumplimiento de la normatividad atinente a derechos de autor.

• 1. Liderar las relaciones del Instituto con los medios de comunicaciones locales, regionales, nacionales e internacionales.

• 1. Apoyar la logística que requieran las Dependencias del Instituto, para realizar los eventos institucionales.

• 1. Implementar el sistema de comunicaciones internas y el desarrollo de los contenidos de la intranet y la web, en coordinación con la Dirección de Información y Tecnología.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencias dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de Dependencia.

• 1. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la Dependencia.

Artículo 8°. Oficina de Gestión Regional. Son funciones de la Oficina de Gestión Regional las siguientes:

• 1. Servir de enlace e interlocutor de la gestión, entre la Dirección General y las Direcciones Regionales del ICBF.

• 1. Coordinar y apoyar a las Direcciones Regionales en su rol de representación del ICBF en cada territorio.

• 1. Coordinar con las dependencias de la Dirección General y las Regiones, la planeación, programación y seguimiento técnico y financiero, de las actividades que adelanta el ICBF en cada Dirección Regional.

• 1. Desarrollar y poner en marcha los sistemas de coordinación, seguimiento y monitoreo, estos últimos, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión, necesarios para que la operación del Instituto pueda desarrollarse de manera coordinada en el territorio.

• 1. Organizar y presentar a las dependencias del Instituto, con base en los lineamientos recibidos de la Dirección General, la oferta unificada del Instituto en el territorio.

• 1. Promover y coordinar ejercicios de seguimiento a la gestión y evaluación de la operación de las Direcciones Regionales, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Coordinar y promover intercambio de experiencias, de acuerdo con las mejores prácticas de operación de las Direcciones Regionales, con base en los resultados de gestión.

• 1. Apoyar a la Dirección de Gestión Humana, en los procesos de acompañamiento, entrenamiento, mejoramiento y desarrollo de competencias a las Direcciones Regionales.

• 1. Coordinar la participación de las Direcciones Regionales en los escenarios de coordinación y dirección a nivel territorial, promovidos por el sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Analizar los requerimientos de las Direcciones Regionales, de acuerdo con los lineamientos de la Dirección General y las necesidades de las Regionales, para dar respuesta y trámite con las dependencias competentes.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de su Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

ARTÍCULO 9. SUBDIRECCIÓN GENERAL. Son funciones de la Subdirección General las siguientes: 1. Asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas, lineamientos, planes y/o programas relacionados con el Instituto. 2. Apoyar al Director General en las funciones de dirección, coordinación y control de los procesos misionales. 3. Asesorar a la Dirección General en la definición de políticas de articulación interinstitucional al interior del sector de la Inclusión Social y Reconciliación y con otros sectores. 4. Asistir a la Dirección General en sus relaciones con el Congreso de la República y vigilar el curso de los proyectos de ley relacionados con el Servicio Público del Bienestar Familiar. 5. Dirigir los procesos de implementación, seguimiento y evaluación del modelo de enfoque diferencial y proponer los ajustes requeridos para su adecuada operación, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión. 6. Coordinar con las direcciones misionales, la definición y el desarrollo de políticas y líneamientos, planes y programas en materia de primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, familia, poblaciones especiales, nutrición, protección y los demás temas que le sean asignados por la Dirección General. 7. Dirigir, orientar, coordinar y controlar el funcionamiento del Observatorio del Bienestar de la infancia y demás observatorios que se creen en el Instituto. 8. Coordinar la interacción entre las Dependencias de la Entidad en materia de primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, familia, poblaciones especiales, nutrición, protección y los, adolescencia, juventud, familia, poblaciones especiales, nutrición, medidas de protección integral, y sistemas de coordinación. 9. Coordinar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno, en lo que le compete a la Entidad. 10. Orientar la elaboración de los diagnósticos de la situación de la población de primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, familia y poblaciones especiales. 11. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento. 12. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional. 13. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión. 14. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia. 15. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo. 16. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación. 17. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de su Dependencia. 18. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la dependencia."

Artículo 10. Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

• 1. Apoyar a la Dirección General en el ejercicio de las funciones de dirección, coordinación y control del Instituto y seguimiento en los asuntos que le designe.

• 1. Proponer a la Dirección General el establecimiento de las políticas, planes y programas en materia de administración del talento humano y de los recursos físicos, financieros, contractuales, abastecimiento, servicio al ciudadano y control interno disciplinario, dentro del marco de las normas vigentes y las políticas del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.

• 1. Representar al Director General en los asuntos que este le delegue y adelantar las misiones o encargos especiales que aquel determine.

• 1. Coordinar con las dependencias responsables la gestión de recursos administrativos, financieros y humanos del Instituto.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de su Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 11. Dirección de Gestión Humana. Son funciones de la Dirección de Gestión Humana las siguientes:

• 1. Asistir a la Secretaría General en la formulación de las políticas de gestión de recursos humanos, aplicables a los servidores públicos que conforman la planta de personal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Dirigir y coordinar la implantación de los planes y programas de selección, administración, desarrollo, capacitación, evaluación del desempeño, carrera administrativa y de bienestar de los servidores públicos del Instituto y aquellos relacionados con la salud ocupacional.

• 1. Elaborar el Plan Anual de Vacantes y remitirlo al Departamento Administrativo de la Función Pública.

• 1. Elaborar los estudios técnicos para la elaboración de los proyectos de plantas de personal y estructura, así como los manuales de funciones y requisitos, de conformidad con las normas vigentes.

• 1. Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso de selección por méritos, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

• 1. Organizar y administrar un registro sistematizado de los recursos humanos de la entidad, que permita la formulación de programas internos y la toma de decisiones.

• 1. Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior del Instituto, de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil y la reglamentación interna de la Entidad.

• 1. Garantizar la correcta aplicación de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas de Talento Humano.

• 1. Verificar los requisitos para acceder a los cargos del Instituto de las personas que coparán vacantes al interior del mismo.

• 1. Conceder permisos sindicales para que los delegados de las organizaciones sindicales, puedan atender sus responsabilidades.

• 1. Conceder el disfrute, reconocimiento y compensación de vacaciones, prima de vacaciones y bonificaciones, por retiro definitivo del servicio, horas extras, dominicales, festivos y tiempo compensado; otorgar licencias y permisos remunerados a servidores públicos de nivel profesional, técnico y asistencial de la Sede de la Dirección General.

• 1. Establecer y promover programas encaminados a generar y desarrollar una cultura de servicio en el Instituto.

• 1. Seguir los lineamientos que en materia de administración de talento humano se fijan de acuerdo con las disposiciones vigentes, las normas y procedimientos internos.

• 1. Coordinar, con las demás dependencias de la Entidad, la solución a las necesidades del Talento Humano para la realización de la gestión institucional.

• 1. Orientar y supervisar la gestión del Talento Humano en las Regionales.

• 1. Llevar el registro actualizado de la planta de personal del Instituto.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 12. Dirección Administrativa. Son funciones de la Dirección Administrativa las siguientes:

• 1. Proponer a la Secretaría General, la definición y desarrollo de las políticas sobre la administración de bienes y servicios administrativos del Instituto y llevar el registro único y el control de los bienes inmuebles del Instituto.

• 1. Coordinar, bajo los lineamientos de la Secretaría General, la planeación, ejecución y control de la gestión administrativa de las diferentes dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, proporcionándoles los recursos necesarios para la prestación de los servicios y la ejecución de los programas.

• 1. Administrar la Sede de la Dirección General.

• 1. Formular, ejecutar y evaluar los planes estratégicos y de acción de la Dirección Administrativa.

• 1. Planear, coordinar y hacer seguimiento a los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, garantizando su adecuado funcionamiento.

• 1. Coordinar con la Dirección de Planeación y Control de Gestión, la elaboración del anteproyecto de presupuesto de funcionamiento y presentarlo a la Secretaría General.

• 1. Coordinar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras restauración y administración de los inmuebles al servicio del Instituto.

• 1. Coordinar la elaboración y presentación de los informes administrativos solicitados por las diferentes dependencias y organismos de control.

• 1. Verificar el ejercicio del control interno sobre cada uno de los procesos y procedimientos de la Dirección Administrativa.

• 1. Liderar la elaboración de los estudios técnicos y documentos previos necesarios para satisfacer los requerimientos administrativos de la Entidad y acompañar los procesos de selección.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencias dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Articulo 13. Dirección Financiera. Son funciones de la Dirección Financiera las siguientes:

• 1. Proponer a la Secretaría General políticas y estrategias para el recaudo, administración, gestión, control y registro de los recursos financieros del Instituto.

• 1. Apoyar a la Secretaría General en el proceso de toma de decisiones y en la elaboración de los estudios especiales de carácter financiero que requiera.

• 1. Definir y adoptar las directrices, sistemas y procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión de los recursos financieros del Instituto y responder por el debido manejo y seguridad.

• 1. Organizar, dirigir y supervisar las operaciones financieras, contables, de tesorería, presupuesto y recaudo del Instituto.

• 1. Evaluar la viabilidad financiera y gestionar los traslados, ajustes y modificaciones al presupuesto, de acuerdo con el concepto técnico suministrado por la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Asesorar al Consejo Directivo y a las diferentes dependencias del Instituto en materia financiera.

• 1. Colaborar con las Direcciones en la elaboración del presupuesto consolidado del Instituto.

• 1. Realizar el seguimiento financiero a las diferentes instancias del Instituto en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Preparar y presentar los estados financieros del Instituto y los demás informes y análisis de carácter financiero que sean solicitados a la Entidad.

• 1. Elaborar los informes de ejecución presupuestal y evaluación financiera, acorde con las metas y la programación y enviarlo periódicamente a los directores, coordinadores de programas y proyectos y directores regionales.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 14. Dirección de Contratación. Son funciones de la Dirección de Contratación las siguientes:

• 1. Asesorar al Secretario General y realizar el control de legalidad de los procesos contractuales que celebre la Entidad.

• 1. Establecer los lineamientos jurídicos que en materia de contratación deben adelantar las Direcciones Regionales y demás dependencias del ICBF.

• 1. Dirigir, coordinar y adelantar los procesos de contratación de la Dirección General y asesorar en estos procesos a las Direcciones Regionales, de conformidad con la normativa vigente y, dentro del marco de las políticas del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.

• 1. Liderar jurídicamente el proceso de contratación del ICBF en sus etapas pre contractual, contractual, de ejecución y post contractual.

• 1. Asesorar y revisar los estudios previos y pliegos de condiciones elaborados por las Áreas para los procesos de contratación, ejerciendo control de legalidad y unificando el criterio jurídico.

• 1. Establecer y unificar las condiciones jurídicas de los pliegos de condiciones y los requerimientos legales a solicitar a cada proponente en los diferentes procesos de contratación, lo cual hará parte integral de los pliegos de condiciones.

• 1. Elaborar y/o actualizar el manual de contratación y de supervisión, de acuerdo con la normatividad y la política vigentes.

• 1. Coordinar con la Dirección de Gestión Humana, los procesos de formación y capacitación en elementos jurídicos necesarios, a tener en cuenta en asuntos contractuales y de supervisión.

• 1. Diseñar, asesorar y coordinar, bajo los lineamientos de la Secretaría General, estudios, recomendaciones, metodologías y procedimientos de contratación.

• 1. Vigilar, controlar y verificar la custodia de los documentos generados en los diversos procedimientos de contratación del Instituto en la Dirección General y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Dirigir los procesos de organización, coordinación, evaluación y control de los sistemas de información relacionados con la contratación del Instituto.

• 1. Adelantar el procedimiento administrativo por incumplimientos y las reclamaciones frente a entidades aseguradoras en la Dirección General y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Adelantar el procedimiento para la imposición de las multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a que haya lugar en materia contractual, en coordinación con los supervisores pertinentes, en la Dirección General y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Realizar la publicación de los documentos precontractuales, contractuales y poscontractuales que la ley y el Manual de Contratación exijan, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, y en el sitio web de la Entidad, en la Dirección General y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Publicar, cuando la ley así lo exija, los contratos y convenios, adiciones, prórrogas y modificaciones en el Diario Único de Contratación Pública de la Imprenta Nacional de Colombia, en la Dirección General y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Emitir los conceptos jurídicos en materia contractual que se requieran.

• 1. Proyectar, elaborar y revisar tas minutas de contratos y convenios de mínima, menor y mayor cuantía y los que no requieran de recursos, que la Entidad celebre, sus adiciones, prórrogas y modificaciones, y adelantar los trámites para el perfeccionamiento y legalización.

• 1. Proyectar, elaborar y revisar las minutas de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de personas naturales y/o jurídicas, a celebrarse por el Instituto y adelantar los trámites para su perfeccionamiento y legalización, así como sus adiciones, prórrogas y modificaciones.

• 1. Proyectar, elaborar y revisar las minutas de los contratos de aporte y adelantar los trámites para su perfeccionamiento y legalización, así como sus adiciones, prórrogas y modificaciones.

• 1. Proyectar, elaborar y revisar las minutas de los contratos y convenios que se celebren con los organismos, internacionales y multilaterales, y adelantar los trámites para su perfeccionamiento y legalización, así como sus adiciones, prórrogas y modificaciones.

• 1. Aprobar las garantías de los contratos y convenios, en los cuales se incluya, así como sus modificaciones, si a ello hubiere lugar.

• 1. Realizar, en coordinación con las demás dependencias de la Dirección General, a solicitud del supervisor de cada contrato, las gestiones tendientes a efectuar las reclamaciones frente a las aseguradoras, cuando se reporten incumplimientos, se declare la caducidad, se apliquen cláusulas excepcionales, se hagan efectivas las multas o la cláusula penal pecuniaria pactadas en los contratos, independientemente de su monto y cuantía; y asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Realizar las gestiones tendientes a liquidar los contratos y/o convenios de la Dirección General, una vez se alleguen los documentos soportes por parte del supervisor del contrato o convenio ejerciendo control y seguimiento y, asesorar y controlar a las Direcciones Regionales en esta materia.

• 1. Rendir informes a la Contraloría General de la República sobre la contratación celebrada por la Entidad con el apoyo, en la remisión de información, por parte de las Direcciones Regionales.

• 1. Proyectar para la firma del competente las resoluciones o actos administrativos en las fases precontractual, contractual y poscontractual.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 15. Dirección de Servicios y Atención. Son funciones de la Dirección de Servicios y Atención las siguientes:

• 1. Brindar los lineamientos técnicos para prestar el servicio en los tres niveles de atención nacional, regional y zonal, con base en la normatividad vigente, dentro del marco de las políticas del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.

• 1. Formular planes de mejoramiento de los canales de servicio de la Entidad y proponer estrategias de acercamiento a la comunidad en el marco del mejoramiento a la atención.

• 1. Liderar la realización de mediciones y análisis de la satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, adulto mayor, familias beneficiarias y ciudadanía en general, frente a la prestación del servicio.

• 1. Caracterizar la población que accede a los servicios del ICBF con el propósito de facilitar el seguimiento y las mejoras en el servicio prestado.

• 1. Coordinar con la oficina Asesora de Comunicaciones la administración de los contenidos de la página web del Instituto, dirigidos a la población beneficiaria del ICBF, velando por la coherencia comunicativa, la integralidad de la información y su permanente actualización, de acuerdo con los estándares propuestos por la Estrategia de Gobierno en Línea.

• 1. Promover, en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la aplicación del Manual de Imagen Corporativa y la difusión del Portafolio de Servicios, en los diferentes puntos de atención.

• 1. Proponer el desarrollo e implementación de herramientas tecnológicas en coordinación con la Dirección de Información y Tecnología que faciliten el acercamiento de la Entidad a la población, en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea.

• 1. Liderar el desarrollo de la estrategia interna de Gobierno en Línea y del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.

• 1. Consolidar, analizar y reportar a la Alta Dirección, de manera periódica, las estadísticas de atención, tales como solicitudes, peticiones y atención a las mismas, prestada en todos los puntos de contacto.

• 1. Promover la utilización y mejora continua del Sistema de Información Misional como herramienta eje de la labor de servicio y atención.

• 1. Proponer estrategias para la excelencia en la prestación del servicio.

• 1. Definir compromisos individuales de los colaboradores y de la organización para la prestación del servicio y la atención.

• 1. Desarrollar, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, las competencias de los colaboradores que están en los puntos de contacto prestando el servicio y la atención al ciudadano cliente.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás funciones inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 16. Dirección de Logística y Abastecimiento. Son funciones de la Dirección de Logística y Abastecimiento las siguientes:

• 1. Elaborar y presentar a la Secretaria General el Plan de Logística y Abastecimiento Estratégico, basado en los planes de compra y contratación y enfocados a la investigación de mercados.

• 1. Diseñar el proceso de captura de requerimientos para el plan de compras y contratación de las Dependencias del Instituto, socializarlo y apoyar su implementación.

• 1. Definir y promover los lineamientos para la elaboración y seguimiento del plan de compras y contratación de bienes y servicios del Instituto, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Consolidar el Plan de Compras para los bienes y servicios requeridos, de acuerdo con el Presupuesto aprobado y realizar el seguimiento a su ejecución.

• 1. Verificar la disponibilidad de los bienes y servicios en el mercado, requeridos por las Dependencias del ICBF.

• 1. Adelantar las investigaciones de mercado del ICBF, requeridas para la selección de los proveedores.

• 1. Desarrollar, en coordinación con las dependencias interesadas, los modelos de costos y tarifas para cada uno de los programas y servicios del Instituto, y de los demás requeridos para el cumplimiento de las funciones de la Entidad.

• 1. Liderar el proceso de registro, actualización y seguimiento de proveedores, teniendo en cuenta las políticas que establezca el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Apoyar la compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional, coordinando su transporte, de acuerdo con las necesidades del área solicitante del ICBF.

• 1. Analizar y determinar la óptima cobertura del abastecimiento, alcance geográfico y periodicidad de las entregas según los requerimientos presentados por las diferentes dependencias del ICBF.

• 1. Estudiar las condiciones técnicas, los precios o tarifas de referencia y las condiciones de pago de los bienes y servicios a adquirir para establecer un Presupuesto de Compras.

• 1. Evaluar, junto con el área que tiene la necesidad, las condiciones y precios de mercado.

• 1. Diseñar metodologías, mecanismos e instrumentos para el mejoramiento continuo de los procesos de compra y distribución de bienes y servicios de la Entidad, con el apoyo de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

• 1. Apoyar en la elaboración de las fichas técnicas de los bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias del ICBF.

• 1. Determinar los procesos logísticos de la cadena de abastecimiento de acuerdo con los requerimientos de las dependencias del ICBF.

• 1. Determinar las estrategias que permitan combinar medios de transporte, almacenaje y seguridad para lograr la máxima eficiencia y eficacia de las operaciones de abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Regionales las estrategias de distribución de alimentos de alto valor nutricional adoptados por la Entidad en sus programas.

• 1. Prestar asistencia técnica y de capacitación, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en la aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos suministrados.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Artículo 17. Oficina de Control Interno Disciplinario. Son funciones de la Oficina de Control Interno Disciplinario las siguientes:

• 1. Promover en coordinación con la Dirección de Gestión Humana una cultura de la transparencia y el respeto a las normas vigentes.

• 1. Aplicar el régimen disciplinario, de acuerdo con las normas vigentes.

• 1. Practicar las diligencias preliminares y adelantar las investigaciones por hechos, actos u omisiones de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar que puedan configurarse como faltas disciplinarias y dar lugar a la imposición de sanciones.

• 1. Orientar, asistir técnicamente y capacitar, en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, a las diferentes dependencias del Instituto en la aplicación del régimen disciplinario vigente.

• 1. Definir y hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e Indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia

Artículo 18. Dirección de Planeación y Control de Gestión. Son funciones de la Dirección de Planeación y Control de Gestión las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y a las demás dependencias de la Entidad, en la formulación de políticas, programas, proyectos y procesos para el cumplimiento de la misión institucional y responsabilidades asignadas al Instituto.

• 1. Liderar el Direccionamiento Estratégico en el marco de la planeación estratégica, táctica y operativa.

• 1. Liderar la formulación y trámites de aprobación de los planes institucionales, plan indicativo, plan de desarrollo administrativo, plan de acción y gobierno en línea; y lo relacionado con la planeación de la operación del Instituto, articulado con el Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Liderar, en coordinación con la Subdirección General y Secretaría General, la formulación del Anteproyecto de Presupuesto, así como el trámite de su aprobación ante las instancias correspondientes.

• 1. Liderar el diseño e implementación del proceso de monitoreo y evaluación de la gestión, los resultados y el impacto, mediante el diseño de un sistema de indicadores que permita seguir la ejecución de los planes, programas, estrategias y proyectos del ICBF.

• 1. Orientar y promover las investigaciones, estadísticas y lectura del entorno, dirigidos a la reorientación de las políticas, programas y servicios del Instituto.

• 1. Liderar la realización periódica de un diagnóstico de la gestión del Instituto y realizar de conformidad con los resultados obtenidos, las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad de los resultados, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la Entidad.

• 1. Liderar la programación y monitoreo de las metas sociales y financieras de la Entidad.

• 1. Proponer y liderar esquemas de planeación y monitoreo financiero de programas, y proyectos de la Entidad, en coordinación con la Dirección Financiera.

• 1. Coordinar con la Oficina de Gestión Regional, esquemas y sistemas de monitoreo y evaluación a la gestión de las Direcciones Regionales y Centros Zonales.

• 1. Orientar el diseño e implementación de un sistema integrado de focalización a la población objeto de atención de la Entidad, de acuerdo con las políticas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Definir, en coordinación con la Dirección de Información y Tecnología, y de acuerdo con el sistema de focalización, la metodología e instrumentos para la captura de la información de los usuarios atendidos en el Registro Único de Beneficiarios - RUB.

• 1. Liderar el diseño, implementación y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

• 1. Liderar la promoción de una cultura de gestión de información, innovación y conocimiento dentro de la Entidad.

• 1. Coordinar, con la Dirección de Tecnologías de Información, el desarrollo de sistemas de información, bajo la unificación de criterios de interoperabilidad y gestión estratégica de información.

• 1. Diseñar, en coordinación con el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, los mecanismos, instrumentos, contenidos y periodicidad del proceso de rendición de cuentas.

• 1. Coordinar la elaboración de los informes de gestión, los que se deben rendir ante el Congreso de la República y los solicitados por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Definir y hacer seguimiento al plan de compras y plan de contratación de la Dependencia, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la Dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 19. Subdirección de Programación. Son funciones de la Subdirección de Programación las siguientes:

• 1. Proponer, implementar y ajustar periódicamente el sistema integral de focalización que use el Instituto para la distribución y asignación de recursos, de acuerdo con las directrices dadas por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Coordinar con las dependencias de la Dirección General la elaboración de las políticas, lineamientos, parámetros y criterios de programación de metas sociales y financieras, las cuales se aplicarán en la asignación por cada territorio, tipo de beneficiarios y operadores.

• 1. Coordinar la elaboración de la programación anual de metas sociales y financieras de inversión y funcionamiento, asistir a las regionales y dependencias de la Dirección General, para que la realicen acorde con los lineamientos generales de programación.

• 1. Realizar la distribución del presupuesto anual de inversión y funcionamiento, y remitirla a la Dirección Financiera para la elaboración de la resolución de apropiación inicial de las dependencias de la Dirección General y Direcciones Regionales y las modificaciones presupuestales.

• 1. Asesorar y acompañar, en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección de Logística y Abastecimiento, a las Direcciones Regionales y dependencias de la Dirección General, en el seguimiento a la planeación y ejecución financiera del ICBF.

• 1. Conceptuar, con base en la viabilidad técnica expedida por las dependencias del Instituto, sobre las solicitudes de modificación de metas que afecten el presupuesto del Instituto y, adelantar el procedimiento para su modificación.

• 1. Asesorar y coordinar con las dependencias de la Dirección General, la formulación, actualización, registro y control de los proyectos de inversión social, en el Banco de Proyectos de Inversión y, administrar la información.

• 1. Elaborar, en coordinación con la Subdirección General y Secretaría General, el anteproyecto de presupuesto de ingresos, gastos de funcionamiento y cuota para los gastos de inversión.

• 1. Elaborar el plan operativo anual de inversiones (POAI), el Plan Plurianual de Inversiones y Marco de Gasto de Mediano Plazo.

• 1. Realizar, en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección de Logística y Abastecimiento el seguimiento a la planeación y ejecución financiera del ICBF.

• 1. Hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la dependencia.

Artículo 20. Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Son funciones de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional las siguientes:

• 1. Proponer, implementar, mejorar y monitorear el Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con las políticas del sector y el Direccionamiento Estratégico de la Entidad.

• 1. Promover una cultura de mejoramiento, innovación y mejores prácticas en la gestión por procesos de la Entidad.

• 1. Coordinar el diseño, documentación y puesta en operación de los procesos y procedimientos, para mejorar la gestión institucional.

• 1. Liderar el proceso de mejora continua en los programas, proyectos y servicios a cargo del Instituto y el cumplimiento de los estándares nacionales e internacionales, entre otras, las normas NTCGP 1000, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, y OHSAS 18001.

• 1. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con la postulación a modelos de excelencia, certificaciones y demás actividades relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado.

• 1. Aprobar los formatos, procedimientos y guías que faciliten la gestión institucional, asegurando su control e impartiendo la capacitación, asistencia técnica y orientación necesaria en el Instituto.

• 1. Coordinar la aplicación de buenas prácticas ambientales, dirigidas a la sostenibilidad y responsabilidad social del ICBF.

• 1. Fomentar en coordinación con la Dirección de Gestión Humana, una cultura de gestión del conocimiento que contribuya al mejoramiento continuo e innovación de los procesos.

• 1. Coordinar con todas las dependencias lo relacionado con la racionalización y simplificación de procedimientos y trámites internos, acordes con las directrices del sector y del Departamento Administrativo de la Función Pública.

• 1. Apoyar a la Dirección de Tecnología de Información en la articulación de los procesos y procedimientos, frente a la definición de los requerimientos funcionales y técnicos para el desarrollo y uso de sistemas de información.

• 1. Coordinar, con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, las acciones tendientes a mejorar la calidad de los servicios, el cumplimiento de las funciones, la efectividad de los resultados y, optimizar el uso de los recursos, modernizar y tecnificar la Entidad, con base en el diagnóstico de la gestión institucional y demás instrumentos que desarrolle el Instituto.

• 1. Apoyar a la Dirección de Servicios y Atención en la implementación de las estrategias internas de Gobierno en Línea y el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.

• 1. Adelantar, en coordinación con la Oficina de Control Interno, el análisis de los Riesgos Estratégicos de la Entidad.

• 1. Apoyar a la Secretaría General, en la formulación e implementación del Plan de Desarrollo Administrativo al interior del Instituto.

• 1. Hacer seguimiento a sus metas, planes de acción e indicadores, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y, el plan de compras y plan de contratación, en coordinación con la Dirección de Logística y Abastecimiento.

• 1. Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia, en trabajo conjunto con la Oficina de Gestión Regional.

• 1. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

• 1. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

• 1. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.

• 1. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

• 1. Asegurar el ejercicio de la supervisión de los contratos a cargo de la dependencia.

• 1. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la dependencia.

Artículo 21. Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Son funciones de la Subdirección de Monitoreo y Evaluación las siguientes:

• 1. Asesorar a las dependencias de la Entidad en la formulación de la planeación operativa.

• 1. Proponer y actualizar la política institucional de monitoreo y evaluación, articulada con las directrices del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Diseñar e implementar el proceso de monitoreo y evaluación de la gestión, los resultados y el impacto de los programas, proyectos y servicios de la Entidad, con el fin de mejorar los niveles de control del Instituto.

• 1. Proponer, implementar y monitorear el Tablero de Control de Indicadores, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y las diferentes áreas, que permita monitorear la ejecución de los planes, programas, estrategias y proyectos de la Entidad.

• 1. Proponer e implementar mecanismos adicionales, a través de los cuales se hará monitoreo a los diferentes planes, programas y proyectos de la Entidad.

• 1. Elaborar los informes de gestión, los que se deben rendir ante el Congreso de la República y los solicitados por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

• 1. Diseñar e implementar, en coordinación con el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, los mecanismos, instrumentos, contenidos y periodicidad del proceso de rendición de cuentas.

• 1. Diseñar y promover las líneas de investigación y evaluación que deben ser desarrolladas por el Instituto y que permitan establecer criterios de mejora para los programas y servicios.

• 1. Promover y mantener vínculos con la comunidad científica, para el desarrollo de investigaciones de interés del Instituto, así como con las Entidades proveedoras de investigación.