orgánica de la Oficina general de Cuentas

El Congreso de Colombia

DECRETA:

DISPOSICIONES GENERALES.

Art. 1º La Oficina general de Cuentas es parte integrante del ramo administrativo, adscrita al Ministerio del Tesoro como asunto de contabilidad, y se compone de cinco Contadores que serán nombrados por el Gobierno.

Art. 2º Los Contadores duran en sus destinos cuatro años, pudiendo ser reelectos indefinidamente.

Art. 3º Ningún Juez ni Tribunal de la República podrá conocer ni decidir en negocio de cuentas nacionales, á no ser por recurso de queja ante la Corte Suprema, cuando se trate de exigir la responsabilidad á los Contadores por mal desempeño en el ejercicio de sus funciones, ó por apelación de los responsables del Erario, ante la misma Corte, de los autos definitivos de la Oficina de Cuentas, en los cuales se les deduzcan alcances líquidos, y de que se trata más adelante.

Art. 4º Las faltas absolutas de los Contadores por muerte, destitución ó renuncia, las llenará el Gobierno, nombrando el Contador ó los Contadores que deban ejercer sus funciones por el tiempo que falte para completar el período.

Art. 5º Las faltas temporales de los Contadores por enfermedad, suspensión de empleo ó licencia, las llenará el Gobierno nombrando el Contador ó los Contadores interinos.

Art. 6º Los Contadores tomarán posesión el día 1º de Enero del año en que principie el período, ante el Presidente de la República.

Art. 7º Cuando algunos de los Contadores no pudieren tomar posesión del destino el día señalado en el artículo anterior, lo pondrá en conocimiento del Gobierno para que éste nombre el Contador interino; y si pasaren tres meses sin posesionarse, se declarará vacante el destino y se procederá á hacer nuevo nombramiento.

Art. 8º Corresponde al Gobierno conceder licencia á los Contadores y á los demás empleados de la Oficina hasta por noventa días en un año. Cuando la licencia se pida hasta por doce días en un mes, podrá concederla el Presidente de la Oficina.

Art. 9º Esta elegirá cada año por mayoría absoluta de votos, uno de sus miembros para Presidente y otro para Vicepresidente, quien suplirá al Presidente en las faltas temporales. En caso de falta absoluta, la Oficina hará nuevo nombramiento de Presidente.

Art. 10. La Oficina tendrá un Secretario, un Oficial Mayor y tres Escribientes en la Secretaría, un Oficial escribiente para cada Contador, un Archivero y un Portero, todos de libre nombramiento y remoción de la Oficina.

Art. 11. Los casos de empate en las elecciones de que tratan los dos artículos anteriores, se decidirán por la suerte.

Art. 12. La Oficina dictará el correspondiente Reglamento para la buena organización de sus trabajos, elecciones que deba hacer y orden que deba guardarse en el Despacho.

FUNCIONES DE LA OFICINA.

Art. 13. Corresponde á la Oficina general de Cuentas:

• 1º El examen y fenecimiento en primera y segunda instancia de las cuentas que deban formar y presentar los responsables del Erario nacional, empleados ó individuos particulares que por cualquier motivo recauden ó manejen fondos, rentas ó caudales de la Nación;

• 2º El examen y fenecimiento en primera y segunda instancia de las cuentas que presenten las empresas á las cuales se les haya garantizado el pago de un interés sobre el capital invertido ó auxilio ó subvención del Tesoro nacional, mientras no caduque este pago ó la garantía;

• 3º El examen de la cuenta general del Presupuesto y del Tesoro que debe remitirle el Ministro del Tesoro y preparar un informe detallado sobre dicha cuenta, el cual pasará á la Cámara de Representantes el día de su instalación, devolviendo oportunamente al Gobierno la expresada cuenta.

Este informe será trabajado y firmado por todos los Contadores, aun cuando estén discordes en todo ó en parte; y en este caso, el Contador en discordancia con la mayoría presentará su informe por separado.

En los casos de empate en los votos de los Contadores, de modo que no resulte mayoría sobre el examen de la cuenta ó sobre el informe, el Presidente de la Oficina lo avisará al Gobierno para que éste nombre un Contador ad hoc que dirima la discordia, debiendo los Contadores en minoría presentar su informe por separado.

El informe debe contraerse á expresar lo siguiente:

• 1º Los capítulos del Presupuesto de Gastos que hayan sido excedidos por los gastos girados en las respectivas órdenes de pago;

• 2º Las imputaciones indebidas que se hayan hecho, aplicando á un capítulo del Presupuesto gastos que correspondan á otro capítulo;

• 3º Las órdenes de pago que hayan sido protestadas por el respectivo Pagador y que hayan sido cubiertas por insistencia del Ordenador;

• 4º Las órdenes que hayan sido giradas sin las formalidades legales ó reglamentarias para hacer gastos del Tesoro nacional;

• 5º Las partidas de gastos que hayan sido mandadas pagar por contratos no aprobados por el Congreso, ó á acreedores que no hayan justificado suficientemente su derecho ó que no tengan partida apropiada en el Presupuesto de Gastos;

• 6º Los errores cometidos en las operaciones aritméticas de la cuenta, las omisiones y las duplicaciones de partidas;

• 7º Las rentas y contribuciones que hayan dejado de recaudarse por la supresión ilegal de ellas en la liquidación del Presupuesto;

• 8º Los errores por exceso en la recaudación de las rentas y contribuciones y en el pago de los gastos públicos, por mala liquidación de los Presupuestos;

• 9º Los gastos provenientes de contratos celebrados sin las formalidades legales ó contra ley expresa, ó si han sido adjudicados á personas que ofrecieran menores ventajas, ó fuera del término señalado para la licitación, siempre que en esto haya procedido libremente el Gobierno;

• 1. Los perjuicios que hayan sobrevenido al Tesoro nacional, por no haberse dictado oportunamente las órdenes ó resoluciones que el caso hubiere exigido;

• 1. Lo que se haya dejado de cobrar á los deudores por rentas nacionales, de plazo cumplido, por moratorias indebidamente concedidas, por órdenes de suspensión de ejecuciones libradas, por haber alterado las estipulaciones contenidas en los respectivos contratos, ó por haberlos rescindido de oficio ó de acuerdo con los contratistas, sin provecho alguno para el Tesoro, ó sin motivo fundado de conveniencia ó de justicia;

• 1. Si se ha omitido exigir las fianzas respectivas establecidas por las leyes á los empleados y contratistas obligados á presentarlas ó si las fianzas prestadas resultan insuficientes;

• 1. Si se han cumplido las disposiciones legales y reglamentarias sobre legalización de gastos hechos por anticipación; y

• 1. Los demás hechos y omisiones que en la dirección y manejo de las rentas y bienes nacionales hayan causado perjuicio á la Nación, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

DEL PRESIDENTE DE LA OFICINA:

Art. 14. Son atribuciones y deberes del Presidente de la Oficina general de Cuentas:

• 1º Dirigir los trabajos de la Oficina y llevar la voz de ella para con los funcionarios públicos, las entidades y los particulares;

• 2º Cuidar especialmente del cumplimiento de las disposiciones de esta ley, del Reglamento económico de la Oficina y de que los empleados de ella cumplan sus deberes;

• 3º Imponer, por vía de recargo, multas hasta de doscientos pesos por la primera vez y después hasta de cuatro pesos por cada día de demora, á los responsables del Erario que no remitan en oportunidad las cuentas que son de su cargo ó los informes y documentos que se les pidan;

• 4º Distribuir entre los Contadores las cuentas de los responsables del Erario, de manera que á un mismo tiempo que se consulte, cuanto sea posible, la división de ramos, tengan los Contadores igual trabajo; y fijando á cada uno un término prudencial dentro del cual deben examinarlas, que nunca podrá exceder de un mes para cada cuenta mensual, ni de dos meses para cada cuenta general;

• 5º Apremiar con multas que no excedan de cuarenta pesos á los Contadores que no hubieren examinado las cuentas dentro del término legal;

• 6º Pedir á los funcionarios públicos los informes y copias autenticadas de los documentos que la Oficina de Cuentas necesite para su despacho;

• 7º Excitar á los Gobernadores de los Departamentos para que compelan á los responsables del Erario nacional, residentes en el territorio de su mando, á rendir las cuentas de su cargo y á contestar las glosas y las observaciones que se les hayan hecho á ellas. A este efecto, los Gobernadores harán uso, si fuere necesario, de los apremios legales;

• 8º Hacer que se cobren ejecutivamente los alcances líquidos deducidos á favor del Tesoro nacional y las multas que se impongan á los responsables del Erario y á los Contadores; diligencia que puede cometer á cualquiera de los empleados ó funcionarios que ejerzan jurisdicción coactiva;

• 9º Dar aviso al Gobierno para que disponga que se reintegre á los interesados, en los términos que previene esta Ley, los alcances que se deduzcan á cargo del Tesoro nacional;

• 1. Expedir los finiquitos de las cuentas fenecidas y canceladas para dejar á paz y salvo á los respectivos responsables del Erario;

• 1. Tomar razón de los títulos y de los nombramientos de todos los empleados públicos nacionales, para examinar las cuentas de los responsables del Erario, y de las fianzas y cauciones que presten los empleados de manejo;

• 1. Examinar y hacer custodiar los testimonios de las escrituras de fianza que otorguen para seguridad de su manejo los responsables del Erario, é informar á la autoridad respectiva de las faltas sustanciales que en ellas observe, para que el responsable proceda á subsanarlas inmediatamente;

• 1. Pasar al Gobierno estados anuales de los trabajos ejecutados por la Oficina de Cuentas, con expresión del número de cuentas examinadas y fenecidas durante el año por cada Contador y por la Sala de apelación, de la época á que correspondan y de los alcances deducidos a favor ó en contra del Tesoro nacional. Este cuadro irá acompañado de una exposición en que se manifiesten las dificultades con que tropiece la Oficina y las reformas que, en concepto del Presidente, deban introducirse para hacer más expedito y eficaz su procedimiento;

• 1. Visitar extraordinariamente, por sí mismo ó por medio de los empleados de los Departamentos ó de individuos particulares de su confianza, en cualquier tiempo, las Oficinas nacionales de Hacienda y de contabilidad establecidas en la República, y cualesquiera establecimientos públicos que tengan cuenta corriente con el Tesoro nacional ó que por cualquier motivo tengan en depósito, inviertan ó manejen fondos del Tesoro nacional, los cuales estarán en el deber de informar sobre todos los puntos que tenga á bien interrogarles el Visitador de que trata este inciso;

• 1. Pasar al Gobierno copia auténtica de las diligencias de visita que se practiquen, según la atribución anterior, diligencia que se publicará en el periódico oficial; y

• 1. Dar cuenta al Gobierno de los empleados que no rindan oportunamente las cuentas de su cargo, y de aquellos de quienes aparezca mal manejo, para que sean destituidos.

DE LOS CONTADORES.

Art. 15. Son funciones de los Contadores:

1ª Examinar, glosar y fenecer individualmente bajo su responsabilidad, en primera instancia y en el término que se les fije, las cuentas que les distribuya el Presidente de la Oficina;

2ª Examinar y fenecer en segunda instancia, en Sala de apelación ó consulta, las cuentas que se hallen en ese estado;

3ª Expedir los certificados y rendir los informes que se les pidan por el Presidente de la Oficina, y suministrar todos los datos que él exija en los negocios que cursen en la respectiva Sección;

4ª Formar cuadros anuales sobre los trabajos de su Sección, arreglados al modelo que les dé el Presidente, presentando por separado las indicaciones convenientes para la buena marcha de los trabajos de la Oficina y el más activo despacho en sus funciones especiales;

5ª Llevar los registros de recibo y entrega de las cuentas y demás documentos que entraren á la Sección, y los libros que disponga el Presidente para mayor claridad en los asuntos que cursen por la Oficina;

6ª Cumplir los demás deberes y ejercer las demás funciones que les atribuyan los Códigos y las leyes nacionales y el Reglamento interno de la Oficina;

7ª Asistir diariamente al Despacho, por lo menos cinco horas, con excepción de los domingos, los días feriados, el jueves y viernes santo y el 20 de Julio; y

8ª Consultar con la Sala los autos definitivos que dicten en el examen de las cuentas cuando no sean apelados; sin que en ningún caso se pueda deducir alcance alguno sin la consulta previa con la Sala.

Art. 16. Los cinco Contadores de que se forma la Oficina general de Cuentas empezarán á funcionar el 1. º de Enero de 1889;

y se encargarán del examen y fenecimiento de las cuentas que entren á la Oficina, de dicho día en adelante.

DEL SECRETARIO Y DEMÁS EMPLEADOS SUBALTERNOS DE LA OFICINA.

Art. 17. Son deberes del Secretario:

• 1º Autorizar con su firma los autos y resoluciones que expida la Oficina en todos los negocios de su resorte, y las glosas y fenecimientos de primera y segunda instancia;

• 2º Autorizar del mismo modo y cumplir por su parte los decretos y resoluciones del Presidente de la Oficina;

• 3º Llevar en su despacho por lo menos seis libros de registro: el primero de los documentos y cuentas que sean recibidos en la Oficina ó remitidos por ella, anotando respecto de cada uno el día de su recibo y el de su entrega; el segundo, de las cuentas y documentos que se pasen á cada uno de los Contadores anotando el día de su entrega, el término fijado por el Presidente para su examen y el día en que el Contador dicte el auto de glosas ó fenecimiento; el tercero, de los finiquitos de cuentas que se expidan á cada responsable del Erario; el cuarto, de los nombramientos que haga y de los títulos que expida el Gobierno á los empleados y pensionados que deban percibir sueldos ó pensiones del Tesoro nacional; el quinto, registro por Departamentos y por Ramos de las cuentas que deben presentarse á la Oficina, con expresión del responsable, de la fecha en que recibieron, de aquellas en que fueron glosadas, notificadas las glosas y recibidas las contestaciones, el día en que se fenecieron las cuentas, del alcance que hubo en ellas y del finiquito si se hubiere expedido; y el sexto, cuenta corriente en que se anoten el Debe el valor de los alcances deducidos y el de las multas impuestas, con expresión del responsable, la cuenta á que se refieran y la fecha del auto respectivo; y al Haber, el valor de los alcances y de las multas cobradas, en vista de la nota o carta de aviso que el empleado de Hacienda que haya verificado el cobro pase á la Oficina general de Cuentas. De dicha nota ó carta de aviso se pasará copia autorizada al Ministerio del Tesoro;

• 4º Expedir gratis las certificaciones que se soliciten por los interesados, previa resolución del Presidente;

• 5º Recibir y entregar por riguroso inventario y con intervención del Presidente de la Oficina, los muebles, expedientes, reglamentos y demás útiles pertenecientes á ella, los cuales quedarán á su cargo y cuidado al recibirlos; y

• 6º Cumplir, además, los deberes que le imponga el reglamento económico de la Oficina, cuidar de la economía, orden y aseo de ella y de que los empleados subalternos llenen sus obligaciones.

Art. 18. Las faltas accidentales del Secretario las suplirá el Oficial Mayor, y en ausencia de éste, el Presidente de la Oficina designará entre los empleados subalternos el que deba hacer las veces de Secretario, y llenará por nombramiento provisional en cualquier persona, la vacante accidental que deje el subalterno que entre á funcionar como Secretario.

RESPONSABLES DE ERARIO.

Art. 19. De conformidad con lo establecido en el artículo 1237 del Código Fiscal, son responsables del Erario nacional los empleados, entidades ó particulares que por cualquier motivo administren, inviertan ó manejen intereses ó fondos pertenecientes á la Nación, sea en dinero, en documentos ó en otras especies ó valores.

Art. 20. Los Ordenadores de gastos nacionales responden en los términos de esta ley, por el valor de las órdenes de pago ilegales que expidan y que protestadas por los pagadores respectivos se manden sin embargo llevar á efecto.

Art. 21. Responden igualmente los Ordenadores por la extralimitación de los créditos legislativos abiertos a Gobierno y por los suplementales y extraordinarios que éste mismo abra para la ordenación de los gastos que ocasione el servicio respectivo y que no estén en los casos en que por la Constitución ó por la ley les sea permitido abrirlos.

JUICIO DE CUENTAS.

Art. 22. El juicio de cuentas consiste en la observancia de las reglas que se prescriben en esta ley para averiguar si los responsables del Erario han llenado sus deberes en lo relativo á la recaudación de las rentas y contribuciones, al manejo de especies, al pago de los gastos nacionales y á la formación, legalización, rendición y comprobación de sus cuentas.

Art. 23.El juicio de cuentas comienza desde que se rinde la cuenta mensual ó general del respectivo responsable y se procede á su examen en la Oficina general de Cuentas y termina con el auto definitivo de segunda ó de tercera instancia, sea de fenecimiento ó de alcance líquido.

Art. 24. La responsabilidad que, por medio del juicio de cuentas, se exige á los responsables del Erario, tiene por objeto poner á cubierto el Tesoro nacional de todo pago ó erogación ilegal, haciendo enterar en él, por reintegro, cualesquiera sumas extraídas indebidamente de la Caja, así como corregir las faltas cometidas en lo que concierne a la contabilidad.

Art. 25. La responsabilidad que según el artículo anterior se haga efectiva á los responsables del Erario, es enteramente pecuniaria ó civil, distinta de la exigible por el Poder Judicial de la República por delitos cometidos por infracción del Código Penal.

Art. 26. Las cuentas generales de los Departamentos examinadas y fenecidas por las Oficinas de cuentas locales que establezcan las respectivas Asambleas, y los gastos que demanden dichas Oficinas en personal y material, serán de cargo del Departamento.

Los Tesoreros y Administradores generales de los Departamentos remitirán mensualmente á la Oficina general de Cuentas de la República copia del Diario y un ejemplar del Balance de su cuenta.