por medio de la cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones

Artículo 61. De la Dirección General del Protocolo. La Dirección General del Protocolo contará con las Secciones del Ceremonial y de Privilegios e Inmunidades Diplomáticas. La coordinación y vigilancia en el ejercicio de las funciones que les corresponden, estará a cargo de la Dirección.

Artículo 62. De la Sección del Ceremonial. Son funciones de la Sección del Ceremonial:

• a) Reglamentar y dirigir el Ceremonial Diplomático de la Presidencia de la República y del Ministerio de Relaciones Exteriores, y asesorar sobre el particular a las demás entidades oficiales que lo soliciten. En desarrollo de esta función, en todos los actos o ceremonias a que concurra el Presidente de la República y en los cuales participen miembros del Cuerpo Diplomático o funcionarios oficiales extranjeros, organizará el programa correspondiente y vigilará el cumplimiento de las normas pertinentes;

• b) Tramitar el otorgamiento de las condecoraciones nacionales de las Ordenes de Boyacá, de San Carlos y Nacional al Mérito y la autorización a funcionarios colombianos para aceptar condecoraciones extranjeras, y llevar los registros correspondientes;

• c) Tramitar las solicitudes de audiencia de los Jefes de Misiones Extranjeras, Funcionarios Oficiales Extranjeros y Funcionarios de Organismos Internacionales, con el Presidente de la República, con el Ministro de Relaciones Exteriores, con el Viceministro y con el Secretario General del Ministerio;

• d) Señalar la precedencia de los Agentes Diplomáticos y determinar la de los asistentes a ceremonias o actos oficiales que cuenten con la presencia del Ministro de Relaciones Exteriores, del Viceministro, del Secretario General del Ministerio o del Cuerpo Diplomático acreditado en Bogotá.

Artículo 63. De la Sección de Privilegios e Inmunidades. Son funciones de la Sección de Privilegios e Inmunidades:

• a) Llevar el registro de los funcionarios diplomáticos y consulares acreditados ante el Gobierno y de los funcionarios de los Organismos Internacionales y Misiones de Asistencia Técnica;

• b) Expedir los diferentes documentos de identificación y gestionar con las autoridades nacionales la aplicación de privilegios, inmunidades y prerrogativas reconocidos por la ley y los reglamentos a los representantes diplomáticos y consulares extranjeros y a los representantes y expertos de organismos internacionales y de asistencia técnica, y mantener al día los registros correspondientes;

• c) Participar en el estudio de los convenios sobre privilegios e inmunidades a que se refiere el literal anterior y emitir el concepto correspondiente;

• d) Preparar las comunicaciones que hayan de enviarse a los gobiernos extranjeros, a las Misiones Diplomáticas y a los Organismos Internacionales, sobre asuntos confiados a la Dirección General del Protocolo;

• e) Preparar y revisar las credenciales, letras patentes y diplomas y, en coordinación con la Oficina Jurídica, los plenos poderes y otros documentos de esta índole.

Artículo 64. De la Subsecretaría de Asuntos Administrativos. Son funciones de La Subsecretaría de Asuntos Administrativos:

• a) Planear, dirigir, coordinar y controlar los programas que deban ejecutar las dependencias a su cargo;

• b) Determinar y coordinar la implementación de los sistemas de información, registro, control y estadísticas de personal del Ministerio;

• c) Elaborar y evaluar con los respectivos Jefes de División, los programas de trabajo relacionados con la organización y sistematización del Ministerio así como los atinentes a la administración de su personal y el suministro de servicios;

• d) Coordinar con las entidades oficiales correspondientes los asuntos relacionados con normas fiscales, presupuestales, de control y de administración de personal;

• e) Dirigir la preparación y presentación del presupuesto anual del Ministerio diseñando en coordinación con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, el Plan de gastos para satisfacer las necesidades del Ministerio;

• f) Presentar a la consideración del Ministro los contratos que deban suscribirse con cargo al presupuesto del Ministerio;

• g) Adelantar, en coordinación con las Divisiones de Personal y de Organización y Sistemas, los estudios que permitan mantener actualizado el Manual Específico de Funciones y Requisitos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 65. De la División de Organización y Sistemas. Son funciones de la División de Organización y Sistemas:

• a) Coordinar la ejecución de los programas de las secciones bajo su dirección y proponer a la Subsecretaría de Asuntos Administrativos los ajustes a que haya lugar;

• b) Presentar al Subsecretario de Asuntos Administrativos, acompañado de su concepto, el proyecto de presupuesto del Ministerio, que bajo su dirección deba elaborar la Sección de Programación y Ejecución del Presupuesto;

• c) Dirigir y coordinar con las respectivas secciones, los programas relativos a la implementación y desarrollo de la sistematización del Ministerio, a la organización y métodos de trabajo, y a la previsión, asignación y control de las partidas de arrendamiento y sostenimiento asignadas a las Misiones de Colombia en el exterior.

Artículo 66. De la Sección de Control de Cuentas del Servicio Exterior. Son funciones de la Sección de Control de Cuentas del Servicio Exterior:

• a) Adelantar, bajo la dirección de la División de Organización y Sistemas y de la Subsecretaría de Asuntos Administrativos, los estudios necesarios para la asignación y modificación de las partidas de arrendamiento y sostenimiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia;

• b) Establecer y dirigir el desarrollo del control administrativo de los gastos efectuados por las Misiones de Colombia en el exterior, por concepto de arrendamiento y sostenimiento con cargo al presupuesto del Ministerio, facilitando a la Oficina de Auditoría Delegada, la información necesaria para el control fiscal correspondiente;

• c) Desarrollar las actividades necesarias tendientes a la adecuada celebración de los contratos de arrendamiento de las Misiones de Colombia en el exterior, manteniendo actualizada la información necesaria;

• d) Coordinar con las Divisiones Delegadas de Presupuesto y de Auditoría General ante el Ministerio así como con el Banco de la República, las actividades tendientes al correcto y oportuno envío de asignaciones y partidas de arrendamiento y sostenimiento;

• e) Preparar las instrucciones necesarias que la Subsecretaría de Asuntos Administrativos deba impartir a las Misiones Diplomáticas y Consulares, con el fin de lograr un manejo racional de los recursos asignados así como una rendición de cuentas ajustadas a las normas sobre la materia.

Artículo 67. De la Sección de Programación y Ejecución del Presupuesto. Son funciones de la Sección de Programación y Ejecución del Presupuesto:

• a) Elaborar el proyecto anual del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores en coordinación con las distintas dependencias del Ministerio y en función de los planes y programas que se deban atender;

• b) Establecer, bajo la dirección de la División de Organización y Sistemas, y en coordinación con la División Delegada del Presupuesto, los diferentes procedimientos de control financiero que aseguren una utilización racional de los recursos en la ejecución del presupuesto;

• c) Elaborar los proyectos de contratos que por intermedio de la Subsecretaría de Asuntos Administrativos se deban presentar al Ministro y velar porque se ajusten a las normas que rigen la materia;

• d) Elaborar el acuerdo cuatrimestral de obligaciones y el acuerdo mensual de gastos, con el fin de someterlo a consideración de la Dirección General del Presupuesto y posterior aprobación del Consejo de Ministros;

• e) Efectuar los estudios conducentes a la solicitud de adiciones y traslados al presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores;

• f) Mantener actualizadas las cifras de los diferentes rubros presupuestales que se deban presentar al Subsecretario de Asuntos Administrativos y al Jefe de la División, como factor indispensable en la toma de decisiones en la materia;

• g) Coordinar con la Subsecretaría de Organismos y Conferencias Internacionales y con la División Delegada del Presupuesto, la tramitación de las cuotas a organismos internacionales que la Nación deba hacer a través del presupuesto del Ministerio.

Artículo 68. De la Sección de Sistemas. Son funciones de la Sección de Sistemas:

• a) Establecer, mantener, controlar y operar el sistema de procesamiento electrónico de datos para las distintas dependencias del Ministerio;

• b) Organizar, mantener y salvaguardar los archivos maestros, diskettes, cintas magnéticas, equipos, programas y elementos afines del Ministerio;

• c) Analizar, determinar e implementar en coordinación con la División de Organización y Sistemas y con las dependencias correspondientes, las aplicaciones que se deban sistematizar previendo las necesidades a que haya lugar;

• d) Coordinar con la División de Personal la atención de la capacitación y adiestramiento en el área de sistemas a los funcionarios del Ministerio;

• e) Supervisar la grabación, consulta e impresión de la información requerida por las distintas dependencias;

• f) Elaborar los manuales de documentación, programación y operación de las diferentes aplicaciones;

• g) Velar por el adecuado mantenimiento y actualización de los programas y aplicaciones.

Artículo 69. De la Sección de Organización y Métodos. Son funciones de la Sección de Organización y Métodos:

• a) Efectuar los estudios y recomendaciones tendientes a mejorar, cambiar o establecer métodos de trabajo que simplifiquen procedimientos y a perfeccionar la organización general del Ministerio;

• b) Adelantar los estudios necesarios para elaborar los reglamentos administrativos del Ministerio;

• c) Analizar, diseñar e implementar las diferentes formas de papelería a ser utilizadas en el Ministerio;

• d) Elaborar los manuales de procedimientos.

Artículo 70. De la División de Personal. Son funciones de la División de Personal:

• a) Atender el manejo y la tramitación de los aspectos relacionados con la expedición de certificados, el registro y control, capacitación, archivo, prestaciones, comunicaciones y demás asuntos relacionados con la administración de personal al servicio del Ministerio;

• b) Dirigir y coordinar los programas de trabajo de las Secciones de Registro y Control y de Bienestar Social y preparar la correspondencia de la División;

• c) Coordinar con las dependencias del Ministerio y con las entidades respectivas, los asuntos relacionados con la capacitación, elaboración del Presupuesto, Sistema Integral de la Información de los empleados oficiales, selección, sistemas de evaluación, prestaciones sociales, bienestar social y correcta aplicación del régimen disciplinario;

• d) Dirigir la elaboración de las resoluciones correspondientes a novedades de personal.

Artículo 71. De la Sección de Bienestar Social. Son funciones de la Sección de Bienestar Social:

• a) Dirigir, implementar y evaluar el desarrollo de los programas de bienestar social y prestaciones sociales de los funcionarios;

• b) Implementar y divulgar programas vacacionales, culturales, deportivos y recreacionales para los funcionarios y sus familiares, complementando lo necesario con entidades como Prosocial, Fondo Nacional de Bienestar Social, cajas de compensación y afines;

• c) Coordinar con la Caja Nacional de Previsión y entidades conexas, la aplicación del programa de salud ocupacional y de geriatría para los funcionarios del Ministerio;

• d) Dirigir el funcionamiento del centro de primeros auxilios del Ministerio.

Artículo 72.Del Grupo de Capacitación. Son funciones del Grupo de Capacitación:

• a) Determinar las necesidades de capacitación y atender el desarrollo de los programas correspondientes;

• b) Coordinar con la Sección de Programación y Ejecución del Presupuesto, la inclusión en la ley de presupuesto de los recursos necesarios para financiar dichos programas;

• c) Adelantar el programa de inducción a los nuevos funcionarios;

• d) Coordinar con las dependencias y entidades correspondientes, planes y programas de formación, adiestramiento y perfeccionamiento.

Artículo 73. Del Grupo de Prestaciones. Son funciones del Grupo de Prestaciones:

• a) Coordinar con las entidades de seguridad social la adecuada asistencia médica, odontológica y hospitalaria a los funcionarios del Ministerio;

• b) Adelantar las gestiones necesarias para el trámite de los auxilios por enfermedad profesional, maternidad, cesantías, pensión por jubilación o retiro por vejez, etc.;

• c) Atender la liquidación de cesantías parciales o definitivas, horas extras, dominicales y festivos, vacaciones, reconocimientos; elaborar los correspondientes proyectos de resolución, preparar y presentar las novedades de personal de la División Delegada del Presupuesto para el pago de bonificaciones y primas de navidad y servicios;

• d) Preparar las certificaciones que la División de Personal deba suministrar al Fondo Nacional de Ahorro y coordinar con dicha entidad lo relacionado con aportes, reportes y pago de cesantías;

• e) Coordinar con el Fondo Nacional de Ahorro, programas y préstamos para vivienda.

Artículo 74. De la Sección de Registro y Control. Corresponde a la Sección de Registro y Control dirigir, coordinar y evaluar los programas que deben adelantar los grupos a su cargo.

Artículo 75.Del Grupo de Archivo. Son funciones del Grupo de Archivo:

• a) Clasificar y archivar los documentos relativos a personal que conforman los diferentes tipos de archivo: transitorio, activo, general e inactivo;

• b) Conservar con la seguridad necesaria y en las condiciones ambientales adecuadas, hojas de vida, decretos, resoluciones, certificados de importación de vehículos, investigaciones disciplinarias y demás documentos y registros relacionados que constituyen el archivo de personal;

• c) Conformar las hojas de vida de todos los funcionarios del Ministerio y mantener actualizados los registros, documentos y estadísticas de personal;

Artículo 76. Del Grupo de Numeración y Notificaciones. Son funciones de Grupo de Numeración y Notificaciones: a) Numerar, registrar y archivar las providencias que se expidan; b) Notificar a los funcionarios y a las dependencias correspondientes, los actos administrativos que se expidan.

Artículo 77. Del Grupo de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática y Consular. Son funciones del Grupo de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática y Consular:

• a) Preparar la información necesaria y elaborar las actas que el Jefe de la División de Personal, como Secretario de las Comisiones de Personal del Ministerio y de Personal de la Carrera Diplomática y Consular, deba presentar a consideración de tales Comisiones;

• b) Elaborar los proyectos de resolución o decreto sobre nombramientos en período de prueba y los proyectos de decreto relacionados con inscripción, reclasificación, ascensos y traslados en la Carrera Diplomática y Consular y en la Carrera Administrativa;

• c) Clasificar y mantener actualizada toda la información relacionada con funcionarios en período de prueba o inscritos en las carreras mencionadas en el literal anterior, relacionada con estudios, fechas de ascensos, tiempo de servicio, calificaciones, alteraciones en el servicio, disponibilidad, comisiones y cualquiera otra a que haya lugar.

Artículo 78. De la División de Servicios Generales. Son funciones de la División de Servicios Generales:

• a) Dirigir, coordinar y evaluar los programas que deben desarrollar las Secciones de Servicios y Suministros, de Correspondencia y Archivo General;

• b) Adelantar los estudios y trámites necesarios para constituir y llevar actualizado el registro de proveedores, así como los catálogos y listas de precios;

• c) Elaborar y tramitar, bajo la dirección de la Subsecretaría de Asuntos Administrativos y en coordinación con la Sección de Programación y Ejecución del Presupuesto, el plan de compras del Ministerio.

Artículo 79. De la Sección de Servicios y Suministros. Son funciones de la Sección de Servicios y Suministros:

• a) Dirigir y controlar la prestación adecuada de los servicios de transporte, mantenimiento, aseo, cafetería, suministro, duplicación y encuadernación de documentos y afines;

• b) Controlar los servicios de seguridad del Ministerio y velar por el cumplimiento de las disposiciones emitidas al respecto;

• c) Atender la correcta prestación de los servicios y suministros a las dependencias del Ministerio;

• d) Tramitar la adquisición de los bienes muebles necesarios para el servicio del Ministerio, conforme a las disposiciones legales pertinentes;

• e) Atender el suministro de pasajes, reconocimiento de gastos de transporte y prima de instalación, velando por la adecuada tramitación de las respectivas cuentas.

Artículo 80. Del Grupo de Almacén y Cuentas. Son funciones del Grupo de Almacén y Cuentas:

• a) Organizar y manejar el Almacén, suministrando oportunamente la información y los pedidos de acuerdo con los sistemas y normas establecidas;

• b) Llevar y mantener actualizados los libros de control de Almacén, efectuando el respectivo movimiento contable;

• c) Mantener al día el inventario de bienes y efectuar inventarios físicos periódicos;

• d) Prestar colaboración y asesoría a las dependencias a que haya lugar, para realizar inventarios físicos e individuales y tramitar adecuadamente los traslados, devoluciones y bajas de elementos en sus respectivos inventarios;

• e) Responder por el trámite de las distintas cuentas a cargo del Ministerio.

Artículo 81. Del Grupo de Transporte. Son funciones del Grupo de Transporte:

• a) Atender y controlar lo atinente al suministro de combustible y elementos de transporte;

• b) Llevar en coordinación con el Jefe de Sección, el control de los gastos en repuestos y mantenimiento de vehículos; c) Llevar la hoja de servicios de cada uno de los vehículos del parque automotor del Ministerio;

• d) Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor;

• e) Elaborar planes de utilización de los vehículos en función de la disponibilidad existente de conductores;

• f) Informar al Jefe de Sección y de División sobre las novedades que llegaran a ocurrir para que éste gestione lo pertinente ante la compañía aseguradora;

• g) Coordinar con las entidades correspondientes los planes de seguridad, cursos de actualización para los conductores y de renovación de requisitos y documentos exigidos por las respectivas autoridades.

Artículo 82. Del Grupo de Mantenimiento. Son funciones del Grupo de Mantenimiento:

• a) Atender las tareas de conservación y reparación de los inmuebles que están al servicio del Ministerio ocasional o permanentemente;

• b) Adelantar actividades de reparación y conservación de muebles en las distintas dependencias del Ministerio.

Artículo 83.Del Grupo de Aseo y Cafetería. Son funciones del Grupo de Aseo y Cafetería:

• a) Prestar adecuadamente los servicios de aseo a los muebles e inmuebles al servicio del Ministerio

• b) Atender el servicio de cafetería, manteniendo los elementos y áreas de trabajo en las debidas condiciones de orden y aseo;

Artículo 84.Del Grupo de Reproducción de Documentos. Son funciones del Grupo de Reproducción de Documentos:

• a) Desarrollar las actividades atinentes a la reproducción de documentos así como las relacionadas con la encuadernación y presentación de los mismos;

• b) Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos respectivos como fotocopiadoras, prensas, guillotinas, impresoras y afines.

Artículo 85. Del Grupo de Seguridad. Le corresponde al Grupo de Seguridad adelantar, en coordinación con el Jefe de Sección y de División respectivos, programas destinados a garantizar seguridad integral a las personas, equipos, documentos e instalaciones del Ministerio, tomando las previsiones del caso y ejerciendo los controles necesarios, todo en concordancia con las disposiciones e instrucciones impartidas.

Artículo 86. De la Sección de Correspondencia. Son funciones de la Sección de Correspondencia:

• a) Recibir, registrar, distribuir y clasificar la correspondencia que llegue al Ministerio y numerar y enviar la que se origina en las distintas dependencias, velando por su correcto diligenciamiento y buena presentación;

• b) Coordinar y dirigir las actividades de los grupos de valijas y de medios electrónicos de comunicación.

Artículo 87. Del Grupo de Valijas. Le corresponde al Grupo de Valijas atender el despacho y recibo de valijas diplomáticas controlando el cumplimiento de las normas sobre la materia.

Artículo 88. Del Grupo de Medios Electrónicos de Comunicación. Son funciones del Grupo de Medios Electrónicos de Comunicación:

• a) Recibir, registrar, clasificar, duplicar y distribuir los mensajes que lleguen por estos medios y numerar y enviar los que se originen en el Ministerio;

• b) Conservar debidamente el archivo correspondiente y velar por su oportuno mantenimiento.

Artículo 89. De la Sección de Archivo General. Son funciones de la Sección de Archivo General: a) Mantener la organización del archivo y los servicios de consulta del mismo;

• b) Expedir de acuerdo con la ley y los reglamentos copias de los documentos del archivo;

• c) Responder por la guarda y conservación del archivo del Ministerio, de los elementos y equipos destinados a su servicio;

• d) Aplicar las medidas conducentes a la adecuada conservación y selección de los documentos históricos del Archivo.

Artículo 90. De la Consulta del Archivo. El archivo del Ministerio no tiene carácter público y su consulta deberá ser autorizada en forma escrita por el Ministro o su delegado, teniendo en cuenta la materia consultada y el objeto de la consulta. La publicación de datos atinentes a circunstancias o negociaciones reservadas no podrá ordenarse antes de treinta (30) años de ocurridos tales eventos.

Artículo 91. Del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores seguirá funcionando como establecimiento público en los términos de la Ley 9ª de 1981. En consecuencia, de acuerdo con lo dispuesto sobre el particular, para el cumplimiento de las funciones que le corresponden de acuerdo con la mencionada ley y las disposiciones que la reglamentan, contará con un Subsecretario de Relaciones Exteriores, quien será el jefe de la dependencia y ejercerá las funciones propias de su cargo de acuerdo con las instrucciones y funciones que le imparta o delegue el Ministro de Relaciones Exteriores, en su condición de representante legal de la entidad. Así mismo, para el cumplimiento de las demás funciones que le corresponden, el Fondo contará con las secciones previstas en los artículos 92, 93, 94 y 95 de esta Ley.

Artículo 92. De la Sección de Muebles e Inmuebles del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Son funciones de la Sección de Muebles e Inmuebles del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:

• a) Estudiar las solicitudes para compra, dotación y mantenimiento de los muebles e inmuebles destinados a las residencias y oficinas de las Embajadas y Consulados de Colombia en el exterior;

• b) Velar por el buen estado de conservación de los muebles e inmuebles relacionados en el literal anterior;

• c) Tramitar la correspondencia con las Misiones Diplomáticas y Consulares en el exterior, relacionada con las funciones a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• d) Examinar las cuentas rendidas por los agentes diplomáticos y consulares de Colombia, sobre avances girados para adquisiciones y reparaciones de los muebles e inmuebles a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• e) Tramitar las pólizas de seguros que se requieren para amparar los bienes a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio.

Artículo 93.De la Sección de Suministro y Control de Pasaportes, Formularios de Solicitud de Visas y Documentos de Viaje del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Son funciones de la Sección de Suministro y Control de Pasaportes, Formularios de Solicitud de Visas y Documentos de Viaje del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:

• a) Coordinar lo relacionado con la impresión de libretas de pasaportes, formularios de solicitud de visas y documentos de viaje;

• b) Tomar las medidas de seguridad tendientes a la guarda de los documentos mencionados en el literal anterior, controlar sus existencias y distribuirlos entre las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior y las Oficinas Seccionales; así mismo, velar por el cumplimiento de las obligaciones al respecto, a cargo de los funcionarios Consulares;

• c) Revisar los informes mensuales sobre el manejo de los documentos mencionados.

Artículo 94. De la Sección de Contabilidad y Cuentas del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Son funciones de la Sección de Contabilidad y Cuentas del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:

• a) Llevar los libros de la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• b) Controlar los recaudos del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• c) Elaborar los informes mensuales de ingresos y egresos, el estado de tesorería y el balance;

• d) Elaborar las cuentas y resoluciones que ordenen gastos y vigilar el trámite de éstas hasta su pago final.

Artículo 95. De la Sección de Almacén e Inventario del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Son funciones de la Sección de Almacén e Inventarios del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores:

• a) Llevar un registro de existencias de los bienes muebles e inmuebles a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• b) Organizar el Almacén del Fondo Rotatorio del Ministerio, de acuerdo con las disposiciones sobre el particular y controlar sus existencias;

• c) Elaborar las Altas y las Bajas y verificar el ingreso y egreso de los bienes del país y del exterior, a su cargo;

• d) Elaborar los inventarios de los bienes a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio;

• e) Velar por el cumplimiento de la actualización de los inventarios de las Embajadas y Consulados;

Artículo 96. De la Subsecretaría de Asuntos Culturales y Divulgación. Son funciones de la Subsecretaría de Asuntos Culturales y Divulgación:

• a) Coordinar con otras dependencias del Ministerio, con las Misiones Diplomáticas y Consulares del país y con las entidades oficiales y privadas respectivas, la difusión y promoción de una imagen integral de Colombia en el exterior;

• b) Emitir concepto sobre la celebración de convenios culturales, participar en su preparación y vigilar el cumplimiento de aquellos que se encuentren vigentes;

• c) Coordinar con otras dependencias del Ministerio, con las Misiones Diplomáticas y Consulares del país en el exterior, con las acreditadas en Colombia, con las entidades oficiales y privadas correspondientes y con entidades internacionales, la participación, de Colombia en proyectos culturales, educativos y otros afines;

• d) Participar en programas de información con destino a las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior y a los medios de comunicación extranjeros, en coordinación con otras dependencias del Ministerio y con otras entidades oficiales competentes y contribuir a su ejecución;

• e) Participar en las deliberaciones de las Juntas y Comités de entidades oficiales de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y cuando así lo determine el Ministro;

• f) Participar en representación del Ministerio en reuniones de carácter cultural, educativo u otras afines.

Artículo 97. De la Sección de Promoción e Información. Son funciones de la Sección de Promoción e Información:

• a) Elaborar proyectos específicos con el fin de promover y divulgar una imagen integral del país en el exterior;

• b) Coordinar con la Sección de Publicaciones de la Subsecretaría, con el Jefe de Prensa del Ministerio, con las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia y con otras entidades oficiales y privadas, la ejecución de programas de promoción y divulgación de la imagen del país en el exterior;

• c) Tramitar con otras dependencias del Ministerio, con las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia y con otras entidades oficiales y privadas, la promoción, distribución y publicación de convocatorias, premios, celebraciones, concursos y la participación del país en eventos culturales, educativos y otros afines;

• d) Establecer contactos con entidades oficiales y privadas, con el fin de organizar eventos para promover manifestaciones de carácter cultural, educativo y afines;

• e) Coordinar con el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores la preparación y ejecución del presupuesto del Plan de Promoción de Colombia en el exterior.

Artículo 98. De la Sección de Publicaciones. Son funciones de la Sección de Publicaciones:

• a) Elaborar el programa de publicaciones del Ministerio, recopilar y revisar el material correspondiente, y velar por su oportuna edición y distribución;

• b) Mantener informadas a las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior acerca de los acontecimientos más destacados del país, en coordinación con la Sección de Promoción e Información de la Subsecretaría y con el Jefe de Prensa del Ministerio;

• c) Diseñar y elaborar el material de divulgación para el desarrollo de los programas de difusión y promoción de la imagen de Colombia en el exterior, en coordinación con otras dependencias del Ministerio y entidades correspondientes, y velar por su oportuna edición y distribución.

Artículo 99. De la Sección de Ejecución y Programación Cultural. Son funciones de la Sección de Ejecución y Programación Cultural:

• a) Preparar en coordinación con otras dependencias del Ministerio y con las entidades respectivas, los proyectos de convenios de carácter cultural, educativo y otros afines, para suscribirse entre Colombia y otros países;

• b) Coordinar la realización de Comisiones Mixtas en desarrollo de los convenios vigentes y de acuerdo con otras dependencias del Ministerio y las entidades oficiales y privadas correspondientes, elaborar las actas finales de éstas y los planes de trabajo respectivos y velar por su ejecución;

• c) Asistir a las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior y a las acreditadas en el país, en el desarrollo de las actividades culturales y en el cumplimiento de los compromisos adquiridos en las Comisiones Mixtas y en los planes de trabajo;

• d) Programar y gestionar con las entidades nacionales correspondientes, la participación de Colombia en eventos culturales y educativos que se realicen en el exterior;

• e) Colaborar con las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior, en el desarrollo de las actividades culturales que adelanten.

Artículo 100.De las atribuciones generales de los Jefes de Oficina, del Director General del Protocolo y de los Subsecretarios. Son atribuciones generales de los Jefes de Oficina, del Director General del Protocolo y de los Subsecretarios:

• a) Dirigir y coordinar los asuntos y programas a cargo de la respectiva dependencia;

• b) Representar al Ministerio en actos y reuniones de carácter diplomático, técnico, administrativo o social, cuando de acuerdo con sus funciones les corresponda o se les delegue para tales efectos;

• c) Elaborar y evaluar los asuntos atinentes a las dependencias a su cargo, en asocio con sus inmediatos colaboradores;

• d) Asesorar al Ministro en los asuntos de su competencia;

• e) Responder al Ministro, al Viceministro o al Secretario General, según el caso, sobre los asuntos a cargo;

• f) Colaborar con la Subsecretaría de Asuntos Administrativos en la preparación del proyecto de presupuesto del Ministerio;

• g) Calificar, de acuerdo con los reglamentos, a los funcionarios de la dependencia a su cargo;

• h) Mantener contacto permanente con las entidades responsables a nivel interno de los asuntos atinentes a sus funciones.

Artículo 101. De las atribuciones generales de los Subdirectores del Protocolo y de los Subsecretarios Asistentes. Son atribuciones generales de los Subdirectores del Protocolo y de los Subsecretarios Asistentes:

• a) Colaborar con su inmediato superior en las labores descritas en el artículo anterior;

• b) Suplir sus faltas temporales;

• c) Coordinar y revisar el material respectivo de la Memoria del Ministro al Congreso;

• d) Coordinar las labores técnicas y administrativas de las respectivas Divisiones y Secciones;

• e) Vigilar y coordinar el manejo y funcionamiento del archivo de la respectiva dependencia;

• f) Coordinar las labores de enlace de la correspondiente dependencia con otras dependencias del Ministerio.

Artículo 102. De las atribuciones generales de los Jefes de División. Son atribuciones generales de los Jefes de División:

• a) Dirigir y coordinar los asuntos y programas de trabajo de las respectivas secciones;

• b) Estudiar y resolver los problemas de dichas dependencias;

• c) Recibir y evaluar los informes de los funcionarios subalternos y elaborar a su vez informes sobre las labores desarrolladas;

• d) Coordinar con el Subsecretario y con otros Jefes de División, la realización de las tareas a cargo de la Subsecretaría;

• e) Responder ante el respectivo Subsecretario por el cumplimiento de sus funciones;

• f) Las demás que le señale la ley.

Artículo 103. De las atribuciones de los Jefes de Sección. Son atribuciones generales de los Jefes de Sección:

• a) Coordinar y ejecutar los trabajos que ha de desarrollar la Sección;

• b) Estudiar y resolver los problemas específicos en el campo de trabajo de la Sección;

• c) Presentar al respectivo superior programas de trabajo y orientación general;

• d) Rendir ante el superior respectivo, informes sobre las labores desarrolladas y los resultados obtenidos por la Sección;

• e) Supervisar y coordinar las labores del personal profesional, técnico y administrativo de la Sección a su cargo;

• f) Asesorar al Jefe de la respectiva dependencia en el estudio y resolución de los asuntos propios de la Sección y preparar la correspondencia de la misma;

• g) Responder ante el Jefe respectivo por el cumplimiento de las funciones de la Sección;

• h) Las demás que le señale la ley.

Artículo 104. La enumeración de atribuciones contenida en esta Ley no es taxativa. Sobre materias de la competencia del Ministerio no mencionadas expresamente, el Ministro, el Viceministro o el Secretario General determinarán el funcionario o funcionarios que deban cumplirlas.

Parágrafo. Se entenderá que los empleados subalternos a quienes no se fija en la presente ley atribuciones específicas, las ejercen en razón de la denominación de su cargo y de los decretos y resoluciones que se dicten.

CAPITULO IV

De la comisiones.

Artículo 105. De la Comisión General de Coordinación. La Comisión General de Coordinación estará presidida por el Ministro, por el Viceministro o por el Secretario General, según el caso y estará integrada además por los Jefes de la Oficina Jurídica y de Planeación, por el Director General del Protocolo y por los Subsecretarios.

Artículo 106. Corresponde a la Comisión de Coordinación articular los planes de acción elaborados por las dependencias del Ministerio y decidir sobre la oportunidad y conveniencia de su ejecución; estudiar las modalidades de su relación con otras entidades cuyas funciones estén vinculadas a la actividad internacional y a las áreas de interés del Ministerio y considerar los asuntos especiales que el Ministro, el Viceministro o el Secretario General, según el caso, decidan llevar a su conocimiento.

Parágrafo. Esta Comisión deberá reunirse por lo menos una vez al mes.

Artículo 107. De la Comisión de Personal de la Carrera Diplomática y Consular. La Comisión de Personal de la Carrera Diplomática y Consular, estará integrada por el Secretario General, quien la presidirá, por el Subsecretario de la Academia Diplomática, por el Jefe de la Oficina Jurídica, por el Subsecretario de Política Exterior, por un delegado del Ministro que será de libre nombramiento y remoción por parte del Gobierno, por el Jefe de la División de Personal y por un representante de los funcionarios de Carrera. El Jefe de Personal del Ministerio actuará como Secretario de la Comisión y redactará las actas correspondientes, las cuales tendrán carácter reservado.

Parágrafo. Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes o por convocatoria del Secretario General.

Artículo 108. De la Comisión de Personal del Ministerio de Relaciones Exteriores. La Comisión de Personal del Ministerio de Relaciones Exteriores estará integrada por el Subsecretario de Asuntos Administrativos, quien la presidirá; por el Jefe de la Oficina Jurídica, por el Subsecretario de Asuntos Consulares y Migración, por el Jefe de Personal y por un representante de los funcionarios pertenecientes a la Carrera Administrativa. El Jefe de la División de Personal actuará como Secretario de la misma y redactará las actas correspondientes, las cuales tendrán carácter reservado.

Artículo 109. La Comisión de Personal de la Carrera Diplomática y Consular y la Comisión de Personal del Ministerio de Relaciones Exteriores, según el caso, estudiarán los cargos que se formulen contra los funcionarios y propondrán al Ministro la solución que consideren adecuada.

Artículo 110. El régimen disciplinario será, además del establecido en las disposiciones legales pertinentes de carácter general, el del Estatuto de la Carrera Diplomática y Consular.

Artículo 111. De la Comisión de Muebles e Inmuebles. La Comisión de Muebles e Inmuebles estará integrada por el Subsecretario de Asuntos Administrativos quien la presidirá, por el Subsecretario del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, por el Subsecretario de Asuntos Consulares y Migración, y por el Jefe de la División de Servicios Generales.

Parágrafo. La Comisión de Muebles e Inmuebles se reunirá por convocación del Subsecretario de Asuntos Administrativos.

Artículo 112. De las atribuciones de la Comisión de Muebles e Inmuebles. Son atribuciones de la Comisión de Muebles e Inmuebles:

• a) Estudiar los planes generales del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores sobre inversiones destinadas a la adquisición de residencias u oficinas para las Misiones Diplomáticas y Consulados de Colombia en el exterior y a la dotación de éstos;

• b) Estudiar las iniciativas de las Misiones Diplomáticas y de los Consulados sobre adquisición, arrendamiento, reparación o dotación de los inmuebles destinados al Servicio Exterior;

• c) Estudiar las necesidades de bienes inmuebles o muebles destinados a las dependencias del Ministerio y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Artículo 113. De la Comisión Asesora para la Determinación de la Condición de Refugiados. La Comisión Asesora para la Determinación de la Condición de Refugiados estará integrada por el Subsecretario de Política Exterior, quien la presidirá, por el Jefe de la División de Visas, por el Subsecretario Asistente de Política Exterior, quien actuará como Secretario de la Comisión y por un abogado de la Oficina Jurídica. La Comisión funcionará de acuerdo con las disposiciones vigentes.

CAPITULO V

Disposiciones finales.

Artículo 114. Autorízase al Gobierno para abrir los créditos y efectuar los traslados presupuestales que sean necesarios para el cumplimiento de la presente Ley.

Artículo 115. La presente Ley deroga el Decreto extraordinario número 2017 de 1968 y las demás normas que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D. E., a los ... días del mes de ... de mil novecientos noventa (1990).

El Presidente del honorable Senado de la República,

LUIS GUILLERMO GIRALDO HURTADO

El Presidente de la honorable Cámara de Representantes,

NORBERTO MORALES BALLESTEROS

El Secretario General del honorable Senado de la República,

Crispín Villazón de Armas.

El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,

Silverio Salcedo Mosquera,

Secretario Encargado.

República de Colombia - Gobierno Nacional.

Publíquese y ejecútese.

Bogotá, D. E., 16 de marzo de 1990.

VIRGILIO BARCO

El Ministro de Relaciones Exteriores,

Julio Londoño Paredes.

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Luis Fernando Alarcón Mantilla.