Resolución de 22 de julio de 2021, de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales

iii. Las políticas específicas de protección de datos que deben ser de aplicación.

iv. Los mecanismos de trazabilidad de los intercambios y la información que se registre sobre los mismos.

v. Procedimientos detallados de gestión de errores y excepciones.

La plataforma de intercambio debe realizar una gestión adecuada del envío de mensajes y los posibles documentos anexos asociados, que garantice la correcta identificación del registro completo en la Entidad Registral de destino y su posterior almacenamiento.

Las operaciones de intercambio tienen definido un estado (definidos en el apartado V de la presente norma) en el que se indica la fase lógica dentro del proceso de intercambio en la que se encuentra el fichero, y los posibles eventos que pueden ocurrir.

El sistema de gestión de intercambio contiene los mecanismos necesarios para garantizar que los asientos que se envíen o reciban por duplicado de manera errónea, sean identificados como tales.

Las Entidades Registrales deben implementar mecanismos y procedimientos que eviten la duplicación de asientos en caso de que se reciban varias veces, utilizando los datos ‘Identificador de Intercambio’, ‘Identificador de Fichero’ y ‘Número de Secuencia’.

El sistema de intercambio dispone de funcionalidades de gestión de mensajes de actividad, a fin de proporcionar información de seguimiento a la Entidad Registral de Origen, una vez realizado el intercambio, tal y como se describe en el apartado V.

La gestión y conservación de los anexos, entendidos éstos como documentos electrónicos, se definen y normalizan en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.

Cuando los pre-asientos registrales intercambiados no se convierten en asientos firmes en la Entidad Registral de destino, ésta no debe conservar el mensaje de datos de intercambio ni sus documentos adjuntos. Únicamente debe conservar traza de la transacción de intercambio realizada.

VI.3 Soporte del modo de prueba.

El sistema de gestión de intercambio debe disponer de la capacidad de soportar el modo de prueba en el proceso de intercambio, de tal forma que permita realizar pruebas de intercambio.

El modelo de datos incluye un identificador para mensajes de datos de intercambio que indica que son una prueba que aparece detallado en los apartados IV.2 y IV.3.

VI.4 Directorios unificados de organismos, entidades y unidades.

En el sistema de intercambio se deberán emplear códigos de identificación unívoca de las Entidades Registrales y Unidades de Tramitación que actúan como emisoras o receptoras de asientos registrales (campos de Entidades Registrales y Unidades de Tramitación de los segmentos «De Origen», «De Destino» y «De internos y control»). Para ello, podrán emplearse los siguientes directorios unificados:

i. Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3): directorio que, cumpliendo con el artículo 9 del Real Decreto 4/2010, codifica de forma unívoca, tanto los organismos, órganos y unidades de tramitación de las administraciones públicas, como las Oficinas de Registro y atención al ciudadano, y mantiene información sobre ellos y las relaciones entre ellos.

ii. Directorio de Entidades (DIRe): directorio que mantiene información sobre personas jurídicas del ámbito privado y su estructura organizativa, asignando códigos de identificación unívoca a las posibles unidades de tal estructura.

iii. Otros directorios unificados que puedan crear y acordar las administraciones públicas.

Los códigos de estos directorios podrán también ser empleados para identificar y facilitar la obtención de información complementaria o adicional sobre los interesados (campo «Código de Directorios unificados» del «Segmento de Interesado»).

VI.5 Control y gestión de errores.

La plataforma de intercambio es responsable de realizar una gestión adecuada de los errores y excepciones que puedan ocurrir durante el proceso de intercambio, que facilite la restauración de información en la medida de lo posible.

Los principales errores que pueden ocurrir durante el intercambio registral pueden clasificarse, en base a la naturaleza del error, como:

i. Errores lógicos: relativos a errores en las validaciones en estructura y/o en contenido de los ficheros de intercambio y/o en direcciones de origen o destino. En definitiva, cualquier error no achacable a un problema tecnológico, pero que provoca que el resultado del intercambio no sea exitoso.

ii. Errores físicos: relativos a errores que se pueden asociar con la tecnología que interviene en el proceso de intercambio, como la no disponibilidad de máquinas, de elementos de la infraestructura de software, excepciones de código no controladas y otros.

iii. Errores de transmisión de datos: relativos a errores que pueden ocurrir durante la transmisión de datos debido a problemas en las comunicaciones.

La codificación de los errores aparece en el Anexo 1.D.

Tabla 9. Descripción de errores de intercambio

Descripción de los errores lógicos:

i. Errores de validación de los datos de intercambio. Ocurren al resultar erróneas las validaciones lógicas de los datos del intercambio en formatos, datos requeridos y correspondencia entre descripciones de contenido y el contenido de los datos de intercambio.

ii. Errores de direccionamiento. Ocurren cuando la identidad del remitente o destinatario reflejada en el mensaje de datos de intercambio no se corresponde con el que debería enviar o recibir la información.

iii. Errores en las reglas de intercambio. Aparece un evento no esperado durante el intercambio registral.

iv. Errores de ciclo de envío no completado. No se puede completar el ciclo de envío completamente.

Tratamiento de los errores lógicos:

i. Errores de validación de los datos de intercambio. En el momento que se detecte esta falta de integridad en los datos de intercambio, se deberá interrumpir el proceso marcando como erróneo el mensaje de datos de intercambio. A continuación se deberá notificar al Origen de que no se ha podido interpretar correctamente los datos, informándole del código de error lógico ocurrido.

Una vez notificado, la Entidad Registral de Origen se dispondrá a analizar la naturaleza del error para realizar acciones de subsanación:

1. Si es relativo a una composición errónea del mensaje de datos de intercambio y anexos asociados, deberá recomponerlos y retransmitirlos.

2. Si el error es debido a una corrupción de datos durante la transmisión deberá simplemente retransmitirlos.

La operación deberá ser registrada como errónea en el log de operaciones del sistema de gestión del intercambio.

ii. Errores de direccionamiento. Se pueden producir por errores en la dirección del remitente o en el destinatario.

Si se produce un error en los datos del destinatario, es posible que sucedan dos escenarios:

1. Los datos llegan a una Entidad Registral de destino no esperada. En este caso, la Entidad destino deberá rechazar el registro recibido y notificar a la Entidad Origen de la ocurrencia de este suceso a través del sistema de gestión de intercambio.

2. Los datos llegan a un destino no esperado fuera del espacio de intercambio registral, es decir, no es enviado a una Entidad Registral. El error se podrá identificar por un aviso de error de direccionamiento proporcionado por el sistema de gestión de intercambio (por ejemplo ‘destino inalcanzable’), o al no recibirse la confirmación de la entrega pasado un tiempo preestablecido por parte de la Entidad Registral de Origen.

El tratamiento de estos errores se llevaría a cabo a través de la realización retransmisiones desde el sistema de intercambio o desde la Entidad Registral Origen, una vez solucionado el error de direcciones.

Si se produce un error en los datos del remitente, es posible que sucedan dos escenarios:

1. Se recibe una confirmación de entrega en una Entidad Registral de Origen no esperada. En este caso, la Entidad Origen deberá rechazar la confirmación.

2. La confirmación de entrega es enviada a una dirección fuera del espacio de nombres del intercambio registral. En este caso el error se detectará si la entidad Origen no recibe la confirmación de la entrega en un tiempo preestablecido o si al enviar la confirmación se produce un aviso de error de direccionamiento, por ejemplo ‘destino inalcanzable’.

Para tratar los errores de destinatario se intentarán retransmisiones desde el sistema de intercambio o desde la Entidad Registral destino, una vez solucionado el error de direcciones.

Los errores de direcciones pueden estar motivados por entradas erróneas en el Directorio Común. En estos casos, se debe detectar (normalmente al aparecer errores de direccionamiento) y realizar la corrección de la entrada incorrecta.

Las operaciones anteriormente indicadas deberán ser registradas como erróneas en el log de operaciones del sistema de gestión de intercambio.

iii. Errores en las reglas de intercambio. Este error ocurrirá si aparece un evento no esperado durante el intercambio registral (por ejemplo, se recibe un segundo mensaje de control de confirmación de entrega correcta para un mismo Identificador de Intercambio).

En este caso, el sistema de gestión de intercambio se vuelve inconsistente, por lo que se deberá registrar el elemento que ha producido el evento, y realizar una notificación para solucionar el problema.

iv. Errores de ciclo de envío no completado. Este error ocurrirá si no se hubiera podido cerrar el ciclo de envío completo, al interrumpirse en alguno de sus pasos. Se detecta al sobre pasarse los límites de tiempo esperados para que un paso del ciclo se realice.

El Origen de este error puede ser variado, debido tanto a problemas lógicos como físicos. El tratamiento normal para estos casos es la retransmisión de los datos.

La operación errónea deberá ser registrada en el log del sistema de gestión de intercambio, indicando los reintentos efectuados y si fueron exitosos o no. Si al efectuar el número de reintentos determinado no se consiguiera cerrar el ciclo, el conjunto de datos objeto del error deberá ser marcado como erróneo notificando a el sistema de intercambio, la necesidad de un tratamiento para su subsanación.

Descripción de los errores físicos:

Se producen cuando ocurren errores, hardware o software, en alguno de los sistemas intervinientes.

Tratamiento de los errores físicos:

Los errores en el sistema de intercambio deben ser tratados según los procedimientos de operación que apliquen en cada caso.

Las operaciones de intercambio que se viesen afectadas por el error ocurrido se identificarán y restaurarán en la medida de lo posible.

Descripción de los errores de transmisión:

No se puede producir el intercambio, debido a que el sistema de destino o el de Origen no están disponibles.

Tratamiento de los errores de transmisión:

Si alguno de los sistemas no está disponible el tratamiento normal será la realización de reintentos de envío.

La operación errónea deberá ser registrada en el log del sistema de gestión de intercambio, indicando los reintentos efectuados y si fueron exitosos o no. Si al efectuar el número de reintentos establecidos no se consiguiera cerrar el ciclo, el conjunto de datos objeto del error deberá ser marcado como erróneo notificando al sistema de gestión de intercambio de la necesidad de un tratamiento para su subsanación.

VII. Otras recomendaciones

Existen otros requerimientos de tecnología que pueden ser considerados como recomendaciones.

Se recomienda, que el estado y la secuencia de las operaciones de intercambio se registren en un sistema centralizado del sistema de intercambio, que permita realizar la trazabilidad de las operaciones efectuadas.

Las aplicaciones de registro de las Entidades Registrales implicadas en un proceso de intercambio, podrán hacer uso de los datos de trazabilidad para proporcionar un servicio de seguimiento a los ciudadanos e instituciones que lo soliciten.

Los datos del mensaje de datos de intercambio y el estado de sus operaciones a través del sistema de gestión de intercambio, deberían permanecer en un medio persistente cuando se produzcan errores o excepciones que impidan su envío/recepción. Se garantizará la perdurabilidad de registro y su estado, si ocurrieran errores en el proceso de intercambio.

ANEXO 1. Codificación

ANEXO 1A. Identificador del intercambio

A cada operación de intercambio se le asocia un identificador que permite designar la operación de forma única.

La codificación de este identificador se compone según el siguiente criterio:

Tabla 10. Formato del identificador del intercambio

La generación de este código se realiza antes de enviar el Mensaje de datos de intercambio, al sistema de gestión de intercambio.

ANEXO 1B. Identificadores de ficheros de mensajes de datos de intercambio y anexos

En el proceso de intercambio se transmiten diferentes ficheros entre Origen y Destino. Por un lado, a través de la Plataforma de Intercambio, se transmiten ficheros con Mensajes de Datos de Intercambio y Mensajes de Control. Además, haciendo uso de las interfaces y canales habilitadas por los repositorios del sistema de referencias únicas, se transmiten ficheros con documentos electrónicos en formato ENI que contiene los documentos anexos.

Todos estos ficheros deben ser intercambiados con nombres de acuerdo con un formato normalizado. El uso de esta notación permite identificar de forma única a los ficheros dentro del espacio de intercambio registral.

A continuación se muestra el formato del nombre que deben tener los ficheros de Mensajes de Datos de Intercambio y de fichero de Anexos:

Tabla 11. Formato del identificador de los ficheros de Mensajes de Datos de Intercambio y de Anexos

ANEXO 1C. Identificador de ficheros de mensajes de control y notificación

Los ficheros de los Mensajes de Control se nombrarán de acuerdo con la siguiente estructura:

Tabla 12. Formato del Identificador de fichero del Mensaje de control y notificación

ANEXO 1D. Errores

Para realizar la codificación de los errores del sistema de intercambio, se utiliza un código de cuatro dígitos, estructurado en dos niveles:

i. Rango de error, que agrupa la definición de un tipo general de error. Se codifica con los dos primeros dígitos y establecen una secuencia:

ii. Código de error, pertenecientes a un rango. Utilizando los dos últimos dígitos, de la siguiente forma:

Por ejemplo, se puede definir un rango de error del tipo:

‘0000’ Errores en la validación del mensaje de datos de intercambio.

Y definir un error concreto como:

‘0001’ No se incorporan los anexos definidos en el mensaje de datos de intercambio.

ANEXO 2. Ejemplo esquema XML del modelo de datos SICRES 4.0

El objetivo de este anexo es mostrar el modelo de datos SICRES 4.0 en formato de esquema XML. Se adjuntarán ficheros XML de ejemplo.

Representación gráfica del esquema del mensaje de datos de intercambio

Esquema XML del mensaje de datos de intercambio

Representación gráfica del esquema del mensaje de control

Esquema XML del mensaje de control