LegalizeLey Foral 9/2026, de 20 de mayo, de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental
Las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra tienen derecho a obtener del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias y la programación que se apruebe:
Asesoramiento técnico para la consecución de los fines establecidos en la presente ley foral.
Colaboración económica y asesoramiento técnico en la conservación de los fondos y colecciones documentales, así como en la restauración de los documentos.
Participación en programas de formación y mejora de la cualificación profesional del personal al servicio de los archivos.
Colaboración económica y asesoramiento técnico para la dotación y mejora de instalaciones e infraestructuras archivísticas, tanto materiales como tecnológicas.
Colaboración económica y asesoramiento técnico para el tratamiento de la documentación en todas las fases del ciclo de vida.
Asesoramiento en la definición de funcionalidades técnicas para la producción y gestión de documentos y expedientes electrónicos, así como para la implantación de plataformas de archivo digital seguro.
Para la consecución de los fines establecidos en la presente ley foral, las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra podrán establecer convenios y otros instrumentos de cooperación entre ellas.
Artículo 28. Obligaciones.
Las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra están sujetas a las siguientes obligaciones:
Definir un sistema de archivo propio de acuerdo con lo dispuesto en esta ley foral y su normativa de desarrollo.
Aplicar el tratamiento técnico adecuado sobre los fondos y conjuntos documentales que conserven, conforme a su naturaleza y características, así como de acuerdo a las políticas, especificaciones, normas, procedimientos e instrucciones técnicas que determine el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Disponer de suficiente personal especializado y competente, según lo establecido en esta ley foral.
Disponer de instalaciones e infraestructuras idóneas para garantizar la custodia de los documentos en las oportunas condiciones de seguridad y conservación, así como para permitir su correcto tratamiento archivístico y accesibilidad.
Disponer de un plan de gestión de riesgos en el que se contemple un programa de documentos esenciales, así como medidas de prevención frente a emergencias y desastres, y disponer de un contrato de seguro adecuado frente a siniestros.
Procurar un servicio de archivo eficiente para la propia actividad de la entidad titular, así como abierto a la ciudadanía.
Disponer de espacios y horarios de apertura al público suficientes para garantizar el acceso de la ciudadanía a la documentación.
Elaborar y poner a disposición del público instrumentos de descripción, confeccionados conforme a normas archivísticas y adaptados a las funciones de la respectiva entidad, que faciliten el acceso a la documentación.
Aportar la información actualizada necesaria para la gestión del Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra.
Facilitar los datos y la información requerida a efectos estadísticos por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental desarrollará funciones de inspección acerca del cumplimiento de estas obligaciones, pudiendo dar lugar a requerimientos y, en su caso, sanciones, de acuerdo con lo previsto en esta ley foral.
En casos de fusión, desaparición, extinción u otras incidencias que repercutan en la existencia de las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra, estas deberán comunicar al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental el centro de archivo en el que la documentación vaya a pasar a custodiarse. Esta comunicación deberá ser hecha en el plazo máximo de un año a contar desde que se produzca la incidencia.
Artículo 29. Requisitos profesionales.
Las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra velarán para que estos dispongan de personal técnico especializado y competente, en número suficiente que permita cubrir las necesidades del servicio de archivo y alcanzar los fines de la presente ley foral.
Los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra se dotarán de personal técnico de acuerdo al catálogo profesional de referencia, con sus titulaciones, competencias y perfiles profesionales conforme a puestos y funciones. En todo caso, las personas responsables de los sistemas de archivo integrantes del Sistema Archivístico de Navarra deberán contar con titulación universitaria.
El personal técnico al servicio de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra está obligado a mantener la confidencialidad de los datos contenidos en los documentos calificados de acceso restringido conforme a las tablas de valoración y acceso.
Artículo 30. Plan de gestión de riesgos.
Las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra tienen la obligación de elaborar y aprobar un plan de gestión de riesgos, previo informe preceptivo del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, e implementar posteriormente las medidas que determine dicho plan. Una vez aprobado, el plan será comunicado al departamento competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Con el objetivo de garantizar la adopción de medidas de prevención y actuación frente a emergencias y desastres, el plan de gestión de riesgos identificará los documentos esenciales y evaluará la accesibilidad y seguridad de las instalaciones dedicadas a archivo, así como sus condiciones técnicas.
Cuando exista riesgo evidente de deterioro o destrucción del patrimonio documental, el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental podrá ordenar su depósito en un archivo de titularidad foral hasta que se creen las condiciones correctas que garanticen su conservación. Los gastos ocasionados por dicho depósito serán repercutidos a la entidad titular de la documentación en el caso de que esta, previo requerimiento al respecto, no proceda a realizar las actuaciones tendentes a solventar la situación de riesgo.
Artículo 31. Externalización del servicio de archivo.
Las entidades titulares de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra podrán, de forma excepcional, externalizar la prestación del servicio de archivo a empresas de reconocida solvencia técnica, siempre que quede garantizado el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente capítulo.
Quedan excluidas de la contratación externa las decisiones relativas a la eliminación y accesibilidad de los documentos, así como, en todo caso, las funciones de dirección, coordinación y supervisión del sistema de archivo de la entidad titular.
Cuando las Administraciones públicas de Navarra decidan externalizar la prestación del servicio de archivo, deberán incorporar al expediente de contratación el informe preceptivo del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
El personal al servicio de las empresas a las que se hubiera externalizado la prestación de algún servicio de archivo deberá cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos personales y guardar la debida confidencialidad de la información a la que tenga acceso con motivo de la ejecución del contrato, tanto durante el desarrollo del mismo, como después de finalizado.
Artículo 32. Estadística de archivos.
La estadística de archivos es una actividad de interés público, debiendo integrarse en los planes y programas de estadística, de acuerdo con la Ley Foral 11/1997, de 27 de junio, de Estadística de Navarra.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental coordinará la elaboración de una estadística de archivos y establecerá su naturaleza, características y periodicidad.
Artículo 33. Puesta a disposición de instrumentos de información archivística.
Con la finalidad de que las personas usuarias puedan localizar e identificar los documentos de titularidad pública integrantes del Sistema Archivístico de Navarra, las entidades titulares de los mismos deberán:
Publicar los instrumentos de descripción que permitan localizar y conocer los documentos que custodian, garantizando los derechos al honor, intimidad y propia imagen, así como la protección de datos de carácter personal.
Publicar el instrumento en el que se registren las eliminaciones de documentos.
Publicar las limitaciones existentes en la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que dichas restricciones desaparezcan.
Publicar los formularios y el procedimiento de solicitud de acceso.
Asesorar a las personas usuarias en la búsqueda de la información contenida en los documentos.
Informar a las personas usuarias de su derecho a reclamar y de los procedimientos a seguir en el supuesto de que su derecho de acceso haya sido denegado.
Sin perjuicio, en su caso, de su publicación en los diarios oficiales correspondientes, la información e instrumentos a los que hace referencia el apartado anterior deberán ser hechos públicos, bien en la sede electrónica, sitio web o portal de transparencia de la entidad titular de los documentos, o bien en el Portal de Archivos de Navarra.
CAPÍTULO IV. Funcionamiento del Sistema Archivístico de Navarra
Sección 1.ª Organización y tratamiento archivístico
Artículo 34. Gestión integral de los documentos.
Atendiendo a las finalidades de la gobernanza de los activos de información que se desarrollan en el capítulo I del título III de esta ley foral, las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales gestionarán de forma armonizada su plataforma de archivo digital seguro y su archivo analógico, aplicando de manera homogénea y debidamente documentada los procesos, instrumentos y criterios de gestión documental.
Artículo 35. El ciclo de vida del documento y sus fases.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales organizarán el tratamiento archivístico de la documentación electrónica y en papel por ellas producida conforme a un ciclo de vida estructurado en fases, según lo previsto en el artículo 64 de esta ley foral.
Las políticas y especificaciones técnicas funcionales, así como las normas, los procedimientos e instrucciones, destinadas a la identificación y producción de documentos y expedientes, a la aplicación de procesos de gestión documental y a la generación de instrumentos de gestión documental en cada fase, serán proporcionadas por la unidad responsable del sistema de archivo de cada administración y aprobadas por su respectivo órgano de gobierno.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental elaborará políticas, especificaciones técnicas, normas, procedimientos e instrucciones para el tratamiento archivístico de la documentación, las cuales serán de aplicación a las entidades locales cuya población sea inferior a 15.000 habitantes, a menos que estas hayan aprobado las suyas propias, en cuyo caso aquellas serán de aplicación supletoria o subsidiaria.
Artículo 36. El archivo digital seguro.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales se dotarán de una plataforma de archivo digital seguro, como repositorio corporativo con funcionalidad de archivo electrónico único, para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos en sus fases semiactiva o de vigencia e inactiva o histórica.
Los expedientes incorporados a la plataforma de archivo digital seguro deberán haber sido descritos mediante metadatos antes de su transferencia e ingesta en la plataforma, así como validados en la fase activa o de tramitación conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y al resto de normativa que les sea de aplicación.
La plataforma de archivo digital seguro garantizará el mantenimiento a largo plazo de las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos. Asimismo, proporcionará los servicios asociados a las funcionalidades que sean adecuadas en cada caso en cuanto a su accesibilidad, conservación y portabilidad entre distintas plataformas de archivo digital seguro.
Artículo 37. El archivo de documentos en papel.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales podrán disponer de un archivo de documentos en papel, como continuidad del archivo tradicional previo a la implantación del documento y expediente electrónicos.
Las unidades administrativas conservarán, bajo su responsabilidad, la documentación convenientemente identificada y organizada. En ausencia de una norma de conservación especifica que determine un plazo distinto, la documentación deberá ser transferida para su custodia al centro o espacio de archivo de documentos en papel correspondiente en un plazo no superior a los diez años desde su producción.
La documentación producida por las Administraciones públicas de Navarra podrá ser digitalizada e incorporada a la plataforma de archivo digital seguro mediante la aplicación de los procesos y técnicas de digitalización certificada conforme a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y demás normativa de aplicación.
Una vez completado el proceso de digitalización, la documentación original únicamente será eliminada en caso de que quede asegurada la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes. Los procesos de digitalización y eliminación deberán estar documentados.
Artículo 38. Sistema de archivo y procesos e instrumentos de gestión documental.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales implantarán sus propios sistemas de archivo conforme a las obligaciones que para las entidades titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Navarra se señalan en el artículo 28 de esta ley foral.
Los sistemas de archivo de las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales aplicarán, como mínimo, los siguientes procesos e instrumentos de gestión documental:
El proceso de clasificación de documentos, que dará lugar al cuadro de clasificación.
El proceso de evaluación de documentos, que dará lugar al calendario de conservación y acceso, así como a las tablas de valoración y acceso, con sus correspondientes normas de conservación.
El proceso de descripción de documentos, que dará lugar a instrumentos de descripción y esquemas de metadatos.
El proceso de preservación, que dará lugar a planes de gestión de riesgos.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales determinarán la naturaleza, características y funcionalidades de los procesos e instrumentos de gestión documental.
Artículo 39. Normas de conservación.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales dispondrán de tablas de valoración y acceso, en las que se recogerán las normas de conservación que sean de aplicación en su sistema de archivo.
Las normas de conservación son el resultado del proceso de evaluación documental e identifican, para cada serie documental, las fases de actividad, semiactividad e inactividad.
Del proceso de evaluación documental derivarán las siguientes operaciones:
La selección, que separará los documentos que se conservarán de aquellos que se eliminarán.
La eliminación, que consiste en la destrucción de los documentos carentes de valor administrativo e histórico, cultural o de investigación, conforme a lo establecido en el artículo 4.3 de esta ley foral.
Las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales presentarán a la Comisión de Evaluación Documental las propuestas de evaluación de documentos, así como las solicitudes de autorización para la eliminación conforme a lo establecido en el artículo 26.3 de esta ley foral.
Las Administraciones públicas de Navarra podrán solicitar al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la autorización para crear comisiones de evaluación documental propias, conforme a lo establecido en el artículo 26.8 de esta ley foral.
Sección 2.ª Sistema de archivo de la Administración Pública Foral
Artículo 40. Definición del sistema de archivo de la Administración Pública Foral.
El sistema de archivo de la Administración Pública Foral está integrado, a los efectos de aplicación de esta ley foral, por los centros, servicios y demás recursos archivísticos del Gobierno de Navarra, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y de los organismos y entidades referidos en el artículo 2.1 a) y 2.1 b) de la Ley Foral 11/2019, de 11 de marzo, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral.
Artículo 41. Estructura del sistema de archivo de la Administración Pública Foral.
Forman parte del sistema de archivo de la Administración Pública Foral:
La dirección del sistema.
La Comisión de Evaluación Documental.
Los archivos en las unidades administrativas.
Los archivos centrales de documentos en papel.
El Archivo de Concentración de las Sociedades Públicas del Sector Público Institucional Foral.
El Archivo Contemporáneo de Navarra.
El Archivo Real y General de Navarra.
Los demás órganos, centros, servicios y recursos archivísticos que puedan crearse o incorporarse al sistema en aplicación de la presente ley foral.
Artículo 42. Dirección del sistema de archivo de la Administración Pública Foral.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental dirige el sistema de archivo de la Administración Pública Foral y, además de las funciones atribuidas en el artículo 24 de esta ley foral, tiene encomendadas las siguientes:
Definir y coordinar la implantación del sistema de archivo de la Administración Pública Foral, en los ámbitos electrónico y analógico, así como supervisar su funcionamiento.
Supervisar y coordinar las funciones específicas asignadas al Archivo Contemporáneo de Navarra y al Archivo Real y General de Navarra.
Definir y supervisar la incorporación de las funcionalidades archivísticas en las herramientas de tramitación de expedientes electrónicos, así como implantar y gestionar la plataforma de archivo digital seguro de la Administración Pública Foral.
Definir políticas, especificaciones, normas, procedimientos e instrucciones funcionales para la implantación y gestión de la plataforma de archivo digital seguro de la Administración Pública Foral, así como supervisar su cumplimiento.
Elaborar y aprobar la normativa necesaria para regular la aplicación de técnicas de identificación de series documentales, así como su gestión, tratamiento, acceso y conservación en cualquier fase del ciclo de vida de los documentos, tanto de naturaleza digital como analógica.
Supervisar y asesorar la implantación de técnicas archivísticas a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
Desarrollar programas y acciones destinadas a la conservación y restauración del Patrimonio Documental de Navarra de titularidad de la Administración Pública Foral.
Difundir el Patrimonio Documental de Navarra de titularidad de la Administración Pública Foral.
Incentivar y desarrollar programas de formación profesional en conocimientos y técnicas archivísticas.
Elaborar el Plan Cuatrienal de Archivos de la Administración de la Comunidad Foral y del Sector Público Institucional Foral, someterlo a aprobación del Gobierno de Navarra y supervisar su ejecución.
Artículo 43. Los archivos en las unidades administrativas.
Las unidades administrativas tramitarán los expedientes de los procedimientos de su competencia mediante las herramientas de tramitación, debiendo aplicar y cumplir, hasta la transferencia e ingesta de los expedientes en una plataforma de archivo digital seguro, con los requisitos de gestión y conservación definidos por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Las unidades administrativas comunicarán al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental la información pertinente para la elaboración y mantenimiento de un censo de herramientas de tramitación de expedientes en la Administración Pública Foral. La naturaleza, fines y contenido de este censo serán establecidos por el departamento competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Las unidades administrativas conservarán, bajo su responsabilidad, la documentación en soporte papel convenientemente identificada y organizada, debiendo ser transferida para su custodia al Archivo Contemporáneo de Navarra en un plazo no superior a los diez años desde su producción, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente.
Las normas técnicas, procedimientos e instrucciones para la identificación, valoración, producción y gestión de documentos de cualquier soporte en la fase activa o de tramitación, así como aquellas otras normas, procedimientos e instrucciones reguladoras de la transferencia e ingesta de documentos y expedientes electrónicos a la plataforma de archivo digital seguro o de documentos en papel al Archivo Contemporáneo de Navarra, serán elaboradas y aprobadas por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Artículo 44. Archivos centrales y el Archivo de Concentración de las Sociedades Públicas del Sector Público Institucional Foral.
Los departamentos y órganos en los que se estructura la Administración de la Comunidad Foral de Navarra podrán concentrar en archivos centrales propios la documentación en papel producida por sus unidades administrativas hasta su transferencia al Archivo Contemporáneo de Navarra una vez completado el plazo de diez años desde su producción.
Se podrá acordar la conservación de documentos en papel en archivos centrales por un plazo superior a diez años previa autorización del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. Los documentos en papel conservados en los archivos centrales en ningún caso superarán la fase semiactiva o de vigencia del ciclo de vida de acuerdo a las normas de conservación que sean de aplicación.
El Sector Público Institucional Foral conservará sus documentos en papel conforme a lo indicado en los apartados 1 y 2 de este artículo. Las sociedades públicas integradas en el mismo conservarán en papel su documentación de antigüedad superior a diez años en el Archivo de Concentración de las Sociedades Públicas del Sector Público Institucional Foral, debiendo ser transferida al Archivo Contemporáneo de Navarra cuando los documentos hayan alcanzado su fase inactiva.
El Archivo de Concentración de las Sociedades Públicas del Sector Público Institucional Foral dependerá funcionalmente del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, que será quien determine sus funciones y dependencia orgánica.
Artículo 45. Archivo Contemporáneo de Navarra.
El Archivo Contemporáneo de Navarra, adscrito al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, es el archivo que conserva y gestiona la documentación producida por la Administración de la Comunidad Foral de Navarra desde la constitución del primer Gobierno de Navarra en 1984, así como documentación de origen privado de la historia reciente y del presente de Navarra.
El Archivo Contemporáneo de Navarra tiene encomendadas las siguientes funciones:
Administrar y gestionar la plataforma de archivo digital seguro de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, así como colaborar en la definición de los requisitos relativos a las funcionalidades archivísticas que deben contemplarse en el diseño e implantación de las herramientas de tramitación de expedientes electrónicos.
Colaborar en la definición de los requisitos archivísticos y supervisar el funcionamiento de las plataformas de archivo digital seguro del Sector Público Institucional Foral.
Gestionar el censo de herramientas de tramitación de expedientes en las unidades administrativas.
Coordinar y supervisar la aplicación de técnicas archivísticas en los archivos analógicos de las unidades administrativas y, en su caso, en los archivos centrales.
Recibir mediante transferencia regular la documentación en papel producida por la Administración Pública Foral, una vez agotado su plazo de permanencia en los archivos de origen.
Dictar instrucciones sobre el destino y entrega de la documentación de titularidad pública que custodien personas que cesen en el desempeño de cargos públicos o en el ejercicio de funciones públicas para la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, así como para las entidades vinculadas o dependientes de la misma.
Garantizar la consulta y el préstamo de documentos a las unidades administrativas productoras.
Tratar técnicamente la documentación para su adecuada gestión, conservación y accesibilidad, así como, en su caso, llevar a cabo sobre ella procesos de digitalización.
Facilitar a las personas interesadas y a la ciudadanía el acceso a los documentos, de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso.
Prestar asistencia técnica y administrativa a la Comisión de Evaluación Documental, así como velar por el correcto cumplimiento de sus acuerdos y resoluciones.
Supervisar el correcto cumplimiento de las normas de conservación a lo largo del ciclo de vida de los documentos.
Destruir aquellos documentos cuya eliminación se haya determinado mediante acuerdo de la Comisión de Evaluación Documental.
Recibir mediante donación, depósito u otro negocio jurídico, fondos y otros conjuntos documentales de origen privado de la historia reciente y del presente de Navarra, al objeto de procurar su tratamiento técnico y conservación, así como asegurar su consulta y difusión garantizando la pervivencia y transmisión de su conocimiento. El Archivo Contemporáneo de Navarra prestará especial atención a los archivos de movimientos e iniciativas sociales.
Llevar a cabo acciones de difusión de la documentación que custodia, así como colaborar en actividades formativas o pedagógicas relacionadas con la misma.
ñ) Realizar cualesquiera otras funciones que le asigne el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Artículo 46. Archivo Real y General de Navarra.
El Archivo Real y General de Navarra, adscrito al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, es el archivo histórico de la documentación producida por las instituciones del Reino de Navarra, así como por la Diputación Foral y Provincial de Navarra hasta su extinción en 1984.
El Archivo Real y General de Navarra podrá recibir transferencias de documentación del Archivo Contemporáneo de Navarra, al objeto de completar la integridad de los fondos de valor histórico.
El Archivo Real y General de Navarra cumple las siguientes funciones:
Garantizar la adecuada conservación y, en su caso, la restauración de los documentos.
Facilitar el acceso de la ciudadanía a los documentos que custodia.
Recibir regularmente, mediante depósito, la documentación notarial, así como otra documentación de titularidad estatal que, una vez finalizada su vigencia administrativa, haya sido calificada de conservación permanente por su valor histórico, cultural y de investigación.
Custodiar otros fondos y conjuntos documentales, tanto públicos como privados, donados o depositados por sus titulares y poseedores, en los términos y condiciones establecidas en el correspondiente acta, acuerdo o convenio por el que se formalice la donación o depósito.
Tratar técnicamente los fondos y conjuntos documentales bajo su custodia, así como llevar a cabo procesos de digitalización a fin de lograr su mejor divulgación y preservación.
Realizar acciones y programas de difusión del patrimonio documental, así como impulsar y colaborar con otras instituciones culturales y educativas en la puesta en valor de la documentación que custodia.
Realizar cualesquiera otras funciones que le asigne el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Sección 3.ª Sistemas de archivo de las entidades locales
Artículo 47. Vinculación al Sistema Archivístico de Navarra.
Las entidades locales de Navarra deberán gestionar su propio sistema de archivo que incluirá a sus entidades institucionales dependientes.
Las entidades locales de Navarra deberán aprobar normas, incluido un reglamento del servicio de archivo municipal, así como establecer procedimientos técnicos propios, además de aplicar las normas y procedimientos de obligado cumplimiento aprobados por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Artículo 48. Municipios de más de 15.000 habitantes.
Los municipios de más de 15.000 habitantes deben disponer de un sistema de archivo propio, dirigido por su archivo municipal, en la forma que disponga su propia normativa de organización.
Son funciones específicas de los servicios de archivo de los municipios de más de 15.000 habitantes:
Elaborar la propuesta de reglamento del servicio de archivo municipal para su aprobación por el órgano competente.
Elaborar las normas, procedimientos e instrucciones necesarios en cuanto a la producción, ordenación, clasificación, descripción, conservación, acceso y difusión de la documentación municipal.
Supervisar el conjunto de procedimientos y operaciones técnicas a que son sometidos los documentos, conforme a los requisitos específicos de su formato analógico o digital, desde su producción en las unidades administrativas hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestionar el archivo de documentos analógicos y la plataforma de archivo digital seguro.
Promover programas de formación en técnicas archivísticas dirigidos a las unidades de la administración municipal.
Definir criterios, plazos y normas de conservación.
Gestionar las transferencias documentales y la eliminación de los documentos.
Garantizar el acceso y consulta de los documentos.
Mantener las condiciones adecuadas para la correcta conservación del patrimonio documental municipal.
Impulsar el incremento y recuperación del patrimonio documental municipal de origen privado mediante la aceptación de legados y donaciones, así como a través de cualquier otra clase de negocio jurídico apropiado para este fin.
Difundir el patrimonio documental municipal e impulsar su digitalización.
El archivo municipal dispondrá de personal técnico especializado y competente en número suficiente para cubrir las necesidades del servicio de archivo y alcanzar los fines de la presente ley foral.
La dirección administrativa y técnica del servicio corresponde al archivero o archivera municipal, quien deberá estar en posesión de una titulación universitaria superior.
El archivo municipal deberá disponer de instalaciones y recursos técnicos adecuados para garantizar la adecuada conservación de la documentación y su tratamiento archivístico, así como para que pueda ser consultada.
La Administración de la Comunidad Foral de Navarra promoverá los acuerdos u otros mecanismos de colaboración necesarios para facilitar el cumplimiento de lo establecido en el presente artículo.
Artículo 49. Otras entidades locales.
El resto de las entidades locales de Navarra, incluyendo los municipios de población igual o inferior a 15.000 habitantes, concejos, mancomunidades, agrupaciones de carácter tradicional y otras agregaciones de municipios, tendrán su correspondiente servicio de archivo, que velará por la aplicación de las normas y procedimientos técnicos que, con carácter general, establezca el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental. A tal fin, la Administración de la Comunidad Foral de Navarra creará programas específicos de apoyo o asistencia técnica para la ordenación, clasificación, descripción, conservación, acceso y difusión de los documentos.
Las entidades locales indicadas en el apartado anterior podrán compartir o mancomunar el servicio de archivo, en atención a criterios de proporcionalidad, cooperación o territorialidad. En tal caso, el servicio de archivo estará bajo la dirección técnica de un archivero o archivera con titulación universitaria.
En caso de extinción de una entidad local cuya población sea inferior a 15.000 habitantes, su fondo documental deberá conservarse en la entidad local que la suceda en todas o la mayoría de sus funciones, salvo que el acto o norma de extinción disponga otra cosa.
Artículo 50. Protección del patrimonio documental en entidades locales en riesgo de despoblación.
Para las entidades locales catalogadas por el departamento competente en la lucha contra la despoblación como en riesgo de despoblación, se establecerán programas prioritarios de digitalización de su patrimonio documental y el depósito preventivo en archivos de ámbito supramunicipal o en el Archivo Real y General de Navarra. Dicho archivo preventivo se realizará a petición de la propia entidad local.
La Administración de la Comunidad Foral de Navarra financiará íntegramente estas actuaciones.
Sección 4.ª Sistemas de archivo de otras instituciones y entidades
Artículo 51. Sistemas de archivo del Parlamento de Navarra, de la Cámara de Comptos y del Defensor del Pueblo de Navarra.
El Parlamento de Navarra, el Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra y la Cámara de Comptos mantendrán sus propios sistemas de archivo y se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en su normativa específica y, en su defecto, por lo dispuesto en esta ley foral respecto a obligaciones y criterios técnicos, así como a medios humanos y materiales.
Artículo 52. Sistema de archivo del Consejo de Navarra.
El Consejo de Navarra y, en su caso, sus órganos dependientes, mantendrán su propio sistema de archivo, que se atendrá a lo dispuesto en esta ley foral en cuanto a obligaciones y criterios técnicos, así como medios humanos y materiales.
Artículo 53. Sistema de archivo de la Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de la Comunidad Foral de Navarra.
La Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de la Comunidad Foral de Navarra, así como, en su caso, sus órganos dependientes, mantendrán su propio sistema de archivo, que se atendrá a lo dispuesto en esta ley foral en cuanto a obligaciones y criterios técnicos, así como medios humanos y materiales.
Artículo 54. Sistema de archivo de la Administración General del Estado.
Los órganos de la Administración General del Estado radicados en Navarra se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en la legislación estatal en sus respectivos ámbitos. La documentación calificada de conservación permanente podrá custodiarse en archivos de titularidad foral, de acuerdo con los instrumentos de colaboración que a dicho efecto se suscriban con la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
Artículo 55. Sistema de archivo de la Administración de Justicia.
Los órganos de la Administración de Justicia con sede en Navarra constituirán su propio sistema de archivo y se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en su legislación específica, en especial en lo concerniente a la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra.
Artículo 56. Sistema de archivo de la Universidad Pública de Navarra.
La Universidad Pública de Navarra constituirá su propio sistema de archivo para la gestión, conservación, acceso y difusión de los documentos producidos o recibidos por sus órganos en el ejercicio de sus funciones.
El sistema de archivo de la Universidad Pública de Navarra se organizará de acuerdo con su normativa universitaria propia y desde el respeto al principio de autonomía universitaria reconocido en el artículo 27.10 de la Constitución Española, sin perjuicio de la coordinación técnica que proceda con el Sistema Archivístico de Navarra.
La Universidad Pública de Navarra ejercerá las funciones de valoración, conservación, acceso y eliminación de su documentación a través de los órganos y procedimientos previstos en su normativa de archivo.
Artículo 57. Archivos de la Fe Pública.
Los archivos resultantes del ejercicio de la fe pública, notarial y registral se regirán por lo dispuesto en su legislación específica.
Sección 5.ª Archivos privados
Artículo 58. Naturaleza.
Son archivos privados aquellos que sean propiedad de una persona o entidad jurídica privada no integrada en el sector público.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental colaborará con aquellas entidades privadas sin ánimo de lucro que posean archivos que custodien un patrimonio documental de especial interés o relevancia.
Las entidades y personas titulares de archivos privados facilitarán la información actualizada necesaria para la gestión del Censo de Archivos y Patrimonio Documental de Navarra, así como los datos establecidos por el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental, para la estadística de archivos.
Las entidades y personas titulares de archivos privados podrán depositar sus fondos y conjuntos documentales en un archivo público, de acuerdo a las condiciones que se determinen para cada caso, a efectos de garantizar la adecuada conservación y accesibilidad a los mismos.
Artículo 59. Archivos de titularidad privada integrados en el Sistema Archivístico de Navarra.
Los archivos de titularidad privada podrán, mediante convenio suscrito al efecto, integrarse en el Sistema Archivístico de Navarra con los derechos y obligaciones señaladas en esta ley foral. El procedimiento de integración se iniciará mediante solicitud dirigida por la entidad titular del archivo al departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Las entidades y personas titulares de archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Navarra recibirán asesoramiento por parte del departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental acerca de las cuestiones derivadas de su carácter de centros archivísticos.
Las entidades y personas titulares de archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Navarra implantarán, bajo la supervisión del responsable de su sistema de archivo, el tratamiento del ciclo de vida de sus documentos, que se describe en el artículo 64 de esta ley foral, teniendo en cuenta las necesidades de gestión y conservación de la documentación por ellas producida, bien sea en formato papel en centros de archivo tradicionales, bien sea en formato electrónico en plataformas de archivo digital seguro.
La integración en el Sistema Archivístico de Navarra será requisito para que las personas o entidades titulares de archivos privados obtengan ayudas y subvenciones de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra en materia de archivos y patrimonio documental.
TÍTULO III. La gobernanza de los activos de información y gestión documental en las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales
CAPÍTULO I. La gobernanza de los activos de información
Artículo 60. Valor estratégico de los activos de información.
Los activos de información, ya sea en forma de documentos o de conjuntos de datos fehacientes, tendrán la consideración de valor estratégico para las Administraciones públicas de Navarra y sus sectores públicos institucionales; en consecuencia, su gobernanza tendrá en cuenta las disposiciones contenidas en este título.
Artículo 61. Finalidades de la gobernanza de los activos de información.
Son finalidades generales de la gobernanza de los activos de información:
Disponer de activos de información de calidad para tomar mejores decisiones en la gestión pública, así como diseñar y desplegar políticas y servicios públicos adecuados a las necesidades que pongan de manifiesto dichos activos de información. La calidad de los activos se medirá de forma prioritaria por su exactitud, pertinencia, completitud, precisión, trazabilidad, accesibilidad, consistencia, actualidad, fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad.
Favorecer una mayor transparencia, permitir la rendición de cuentas y facilitar el acceso a los activos de información por parte de la ciudadanía y las empresas, incluyendo proyectos de intercambio y reutilización de esos activos.
Garantizar el cumplimiento ético y normativo en los ámbitos de la seguridad de la información, la protección de datos, la transparencia y el buen gobierno.
Artículo 62. Estructura organizativa de la gobernanza de los activos de información.
En el ámbito de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, la Presidenta o el Presidente del Gobierno de Navarra designará a un departamento u órgano como responsable de la gobernanza de los activos de información, y el Gobierno de Navarra aprobará el correspondiente modelo organizativo, que incluirá la identificación y definición de las funciones y las responsabilidades dentro de la estructura organizativa de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
El decreto foral por el que se apruebe el modelo organizativo determinará de forma detallada el alcance y recursos con los que cuente la Administración de la Comunidad Foral de Navarra para la gobernanza de los activos de información. Asimismo, establecerá las funciones y competencias específicas del departamento u órgano designado como responsable, garantizando, en todo caso, una adecuada coordinación horizontal con los profesionales de la gestión documental y de la archivística, así como su autonomía en relación con las unidades administrativas que asuman las funciones de protección de datos y de seguridad de la información.
Artículo 63. La estrategia de gobernanza de los activos de información.
En el ámbito de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, el Gobierno de Navarra definirá y revisará periódicamente una estrategia de gobernanza de los activos de información que asegure la gestión homogénea y estandarizada de los mismos, y que incluirá, como mínimo:
La determinación de principios, políticas y procedimientos concretos para la gestión de los activos de información.
Una hoja de ruta que incluya acciones concretas y una planificación de recursos.
Un plan de gestión del cambio con indicación de las acciones de formación y de comunicación a realizar.
Un plan de gestión de contingencias.
La identificación de métricas e indicadores para evaluar la implantación de la gobernanza de los activos de información.
Corresponde al departamento u órgano designado como responsable de la gobernanza de los activos de información desarrollar la estrategia a la que se refiere este artículo, así como evaluarla mediante la medición y supervisión, como mínimo, de los siguientes aspectos:
Los cambios en los requisitos legales, organizativos y de otra índole que puedan afectar a la implementación de la estrategia.
La adecuación de la asignación y de la atribución de roles, responsabilidades y competencias.
La disponibilidad y adecuación de los recursos planificados.
La efectividad del plan de gestión del cambio.
La satisfacción de las personas usuarias y de las partes interesadas.
Artículo 64. Ciclo de vida de los activos de información.
La gobernanza de los activos de información abarca todo su ciclo de vida, que incluye las siguientes fases:
Fase de diseño, en la que se identifican los activos de información conforme a series documentales y procedimientos administrativos, se determina su clasificación de acuerdo a las funciones con las que se corresponden, estableciendo sus plazos de conservación y acceso, así como determinando su posible carácter esencial, y en la que se incorporan todos estos aspectos al diseño de los sistemas de información que van a servir para su gestión.
Fase activa o de tramitación, en la que tiene lugar la tramitación administrativa del procedimiento, la producción de los activos de información y, en particular, la formación de expedientes por parte de las unidades administrativas hasta su finalización, determinándose la duración de la tramitación en cada caso por la naturaleza del procedimiento o asunto de que se trate.
Fase semiactiva o de vigencia, que se inicia inmediatamente tras concluir la tramitación administrativa con la transferencia e ingesta del expediente en una plataforma de archivo digital seguro o con su transferencia a un centro de archivo, y que se extiende en tanto se mantenga el valor administrativo de los activos de información.
Fase inactiva o histórica, que alcanzan los activos de información una vez concluida la fase semiactiva o de vigencia en el caso de que se haya determinado para ellos su conservación permanente, previa evaluación conforme a su valor histórico, cultural y de investigación.
CAPÍTULO II. La gestión documental
Sección 1.ª Aspectos generales
Artículo 65. Funciones de la gestión documental.
La gestión documental se articulará en procesos, instrumentos y criterios conforme a las siguientes funciones:
Participar en el diseño, planificación y mantenimiento de los sistemas de información para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización de los documentos.
Determinar los criterios de evaluación para la selección de los documentos, la transferencia de su custodia y su acceso, a fin de elaborar las propuestas de disposición y accesibilidad.
Participar en la reingeniería y simplificación de procesos, así como en el diseño de plantillas de documentos, para facilitar su automatización.
Planificar, supervisar y gestionar los ingresos de fondos, las transferencias y traslados de documentos, así como la externalización, en su caso, de servicios de gestión documental.
Realizar el tratamiento archivístico de la documentación mediante su identificación, clasificación, ordenación, descripción y conservación.
Elaborar los instrumentos de información archivística que permitan la localización, control y uso de los documentos.
Custodiar y conservar los documentos, supervisando las condiciones en que lo hagan, de acuerdo con las medidas establecidas para garantizar su seguridad y preservación.
Mantener y gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de gestión documental.
Aplicar la disposición documental de acuerdo con las condiciones y procedimientos establecidos normativamente.
Asesorar y atender las peticiones de las personas usuarias de los archivos.
Atender a las necesidades formativas de las personas usuarias de los archivos y de la gestión documental.
Promover las actividades de comunicación y difusión sobre los centros de archivo, así como sobre los fondos y otros conjuntos documentales custodiados en ellos.
No podrán eliminarse aquellos documentos y expedientes que hayan sido calificados de conservación permanente, ni aquellos otros para los que no haya transcurrido el plazo establecido para su eliminación, según lo dispuesto en la correspondiente tabla de valoración y acceso, ni tampoco aquellos sobre los que no se disponga de evaluación asociada.
Artículo 66. Aplicación de la gestión documental.
En el ámbito de las Administraciones públicas de Navarra, la gestión documental es común, está integrada en la gestión administrativa y resultará de aplicación a todos los documentos con independencia de cuál sea su soporte.
De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en sus funciones y procesos reglados participarán todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.
Las funciones de la gestión documental se aplicarán en todos los archivos públicos. Estas funciones incorporarán las tecnologías de la información y de la comunicación propias de la administración electrónica.
Las Administraciones públicas de Navarra, dentro de sus respectivos ámbitos, fomentarán el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública y aprobarán una política de gestión documental conforme a las funciones de gestión documental, las normas archivísticas y los requerimientos técnicos que establezca el departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
Las Administraciones públicas de Navarra aplicarán el criterio del dato único. A tal fin, priorizarán la gestión de activos de información que permitan disponer de un registro maestro de datos a modo de registro único, actualizado y fiable de las entidades clave de las fuentes de datos del sistema.
Sección 2.ª Gestión de los documentos electrónicos
Artículo 67. Expedientes y documentos electrónicos.
Sin perjuicio de lo establecido en esta ley foral, serán de aplicación las previsiones contenidas respecto a los expedientes electrónicos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, así como en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y en las normas técnicas que lo desarrollan.
Si un mismo documento forma parte de distintos expedientes electrónicos, las herramientas de tramitación deberán garantizar la aplicación de decisiones de disposición para cada uno de los expedientes con arreglo a las correspondientes tablas de valoración y acceso.
En el caso de los expedientes mixtos o híbridos, se garantizará la integridad de la relación entre los documentos electrónicos y los que se conserven en otro soporte, con independencia de las particularidades de gestión que cada documento requiera en función de su naturaleza.
El indizado de expedientes electrónicos, la definición y gestión de los metadatos de los documentos y expedientes electrónicos, así como la gestión de firmas y sellos electrónicos, se realizarán de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas que lo desarrollan.
Los sistemas de información, plataformas de archivo digital seguro o soportes en los que se alojen documentos y expedientes electrónicos garantizarán la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la disponibilidad, la trazabilidad, la calidad, la protección, la recuperación, la conservación y la preservación de dichos documentos, debiendo cumplir, de acuerdo con el artículo 46.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, y demás normativa aplicable, con lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad respecto a principios básicos y requisitos mínimos de seguridad.
Artículo 68. Formatos de los documentos electrónicos.
Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que corresponda a un estándar reconocido que mantenga la integridad del documento a lo largo del tiempo y garantice, de este modo, su preservación.
La selección de formatos de documento electrónico, normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de los soportes, se realizará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas que lo desarrollan.
Cuando haya riesgo de obsolescencia de un formato o bien este deje de figurar entre los admitidos en cada momento por la legislación vigente, se aplicarán procedimientos normalizados de conversión de formatos para la generación de copias electrónicas auténticas con cambio de formato u otras acciones de preservación digital.
Artículo 69. Digitalización de documentos en soporte papel.
Los documentos en soporte papel que formen parte de expedientes administrativos electrónicos se digitalizarán de acuerdo a lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y su normativa de desarrollo.
En el caso del resto de documentos en soporte papel, podrán ser digitalizados con fines de conservación o difusión, sin que las copias electrónicas resultantes tengan la consideración de copias electrónicas auténticas.
Artículo 70. Preservación digital.
Todos los expedientes y documentos electrónicos deberán, para asegurar su preservación a lo largo de su ciclo de vida, incorporar los metadatos de transferencia, evaluación, conservación y acceso, recogiendo la información establecida en las correspondientes tablas de valoración y acceso.
Las Administraciones públicas de Navarra y la Universidad Pública de Navarra, a través de su servicio de archivo, aplicarán una estrategia de preservación digital, así como políticas y especificaciones técnicas funcionales necesarias, para superar, entre otros, los siguientes retos técnicos:
Obsolescencia de los formatos de documentos electrónicos.
Gestión de resúmenes criptográficos.
Caducidad de los certificados electrónicos.
Obsolescencia de los soportes y de las aplicaciones informáticas disponibles.
Incompatibilidad entre aplicaciones.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental definirá y elaborará los contenidos de una estrategia de preservación digital para su aplicación por las entidades locales de Navarra con población inferior a 15.000 habitantes, así como también por aquellas entidades locales de población superior a esa cifra que no opten por desarrollar una estrategia de preservación digital propia.
La definición de las estrategias de preservación digital atenderá a lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las normas técnicas que lo desarrollan. Las Administraciones públicas de Navarra y la Universidad Pública de Navarra, dentro de sus respectivos ámbitos, adoptarán las políticas e instrumentos que sean necesarios para garantizar la correcta implementación de la estrategia de preservación digital.
Artículo 71. Eliminación de los documentos electrónicos.
Las tablas de valoración y acceso, elaboradas por la correspondiente Comisión de Evaluación Documental, se aplican a los documentos en soporte electrónico.
Con carácter general, la eliminación de documentos y expedientes electrónicos en aplicación de las tablas de valoración y acceso se realizará mediante técnicas de borrado seguro para imposibilitar la recuperación de la información y asegurar su confidencialidad.
En los casos en que, por obsolescencia, defecto físico o porque las características de la información lo recomienden, sea necesaria la destrucción física de los soportes, esta se realizará de forma segura para garantizar que dichos soportes no puedan utilizarse de nuevo.
Las técnicas de borrado seguro de la información o de destrucción segura de los soportes deberán ejecutarse garantizando que no se ponga en riesgo la seguridad de la información, ni se vulnere la protección de los datos personales.
En todos los casos, se aplicarán procedimientos de verificación del resultado del borrado seguro de la información, así como de la destrucción segura de los soportes.
Artículo 72. Requisitos de las plataformas de archivo digital seguro.
Las plataformas de archivo digital seguro permitirán la gestión, custodia y preservación de los expedientes electrónicos de procedimientos administrativos cuya tramitación haya finalizado, de acuerdo con las funciones de archivo electrónico único establecidas en las Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, así como en sus normativas de desarrollo.
Las plataformas de archivo digital seguro incluirán también toda aquella documentación electrónica que no forme parte de expedientes administrativos.
Con carácter general, los expedientes administrativos del Sector Público Institucional Foral utilizarán la plataforma de archivo digital seguro del Gobierno de Navarra.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental establecerá los requisitos tecnológicos, funcionales y metodológicos que deba cumplir una plataforma de archivo digital seguro.
Artículo 73. Uso de tecnologías de inteligencia artificial.
Los servicios de archivo podrán incorporar tecnologías de inteligencia artificial con el objeto de ganar en eficacia y eficiencia en el ejercicio de las funciones que les competen en materia de gestión de los activos de información.
Sin perjuicio de lo que otras normas puedan establecer respecto al uso de tecnologías de inteligencia artificial en las actividades de las Administraciones públicas, las entidades que deseen utilizar este tipo de tecnología para la ejecución de tareas y funciones en el marco de esta ley foral se atendrán a las siguientes reglas:
La implementación de cualquier algoritmo de inteligencia artificial deberá acompañarse de un informe que analice y valore el impacto que su incorporación pueda tener en la calidad del servicio prestado, en la responsabilidad de la administración en el ejercicio de sus funciones y el respeto a los derechos fundamentales de las personas, en particular al derecho a la privacidad, así como también en el derecho a un trato igualitario y no discriminatorio.
Dicho informe deberá estar elaborado por un equipo multidisciplinar en el que, al menos, participe el departamento competente en materia de archivo, gestión de documentos y patrimonio documental, el delegado de protección de datos del departamento, especialistas en IA y, a modo colaborativo, el proveedor del algoritmo ya que puede proporcionar información técnica sobre su funcionamiento.
El uso de documentos o datos para entrenar un sistema basado en inteligencia artificial deberá ir precedido de un análisis y valoración sobre la conveniencia de usar en concreto esos documentos o datos, en el que se tenga en cuenta el derecho de uso sobre la información contenida en ellos, la calidad y rigor de la misma, la existencia de posibles sesgos que puedan condicionar el comportamiento del sistema o sus resultados, así como el respeto a la protección de los datos de carácter personal.
Los sistemas basados en inteligencia artificial que puedan tomar decisiones de manera automatizada deberán ser habilitados, cuando corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 41.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El correcto funcionamiento de cualquier sistema basado en inteligencia artificial deberá ser verificado periódicamente mediante mecanismos de control de calidad o auditoría de sus resultados, de forma que permita detectar errores, sesgos o comportamientos no deseados.
Los servicios de archivo darán publicidad a los algoritmos y sistemas utilizados que se apoyen en tecnologías de inteligencia artificial. Asimismo, los pondrán a disposición de otras Administraciones públicas para su reutilización, en cumplimiento de lo que establece el artículo 158 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, respetando, en su caso, los derechos de propiedad intelectual e industrial que puedan tener los propietarios de dichos sistemas.
Sección 3.ª Gestión de los documentos en soporte no electrónico
Artículo 74. Transferencia de documentos en papel.
Las personas responsables de las unidades administrativas pertenecientes a entidades integrantes del Sistema Archivístico de Navarra organizarán la transferencia de los expedientes y documentos en papel que custodien, de acuerdo con lo establecido en las correspondientes tablas de valoración y acceso.
En el caso de transferencias de documentos en papel desde las unidades administrativas y, en su caso, archivos centrales del sistema de archivo de la Administración Pública Foral, el Archivo Contemporáneo de Navarra determinará, mediante instrucción y conforme a lo prescrito en esta ley foral, los criterios de transferencia documental que deberán cumplir las mencionadas unidades y centros de archivo.
Las Administraciones públicas de Navarra, a través de sus servicios de archivo, se dotarán de los instrumentos de control de transferencia necesarios, entre los que figurará un registro de ingreso de los expedientes que asegure el control de las transferencias.
Artículo 75. Conservación y restauración de los documentos analógicos.
Las Administraciones públicas de Navarra, a través de sus servicios de archivo, se dotarán de las medidas de conservación adecuadas para evitar las causas químicas, biológicas y mecánicas de deterioro de los documentos en soporte papel, así como, en su caso, en pergamino.
El departamento de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental desarrollará estrategias de conservación de otros soportes, tales como vídeo y fotografía analógica o microfilm. Las Administraciones públicas de Navarra, a través de su servicio de archivo, decidirán aplicar dichas estrategias u optar por desarrollar las suyas propias.
En los casos en que la documentación se encuentre deteriorada, la valoración del daño y la aplicación de técnicas de restauración se realizarán por personal especializado.
Artículo 76. Eliminación de los documentos en papel.
Con excepción de lo previsto en el apartado siguiente, la eliminación de documentos en soporte papel se deberá realizar de forma controlada, segura y certificada con la finalidad de garantizar la seguridad de la información y la protección de los datos personales.
En el caso de la documentación auxiliar o de apoyo que no forme parte de los expedientes que deban transferirse desde una unidad administrativa, la responsabilidad de su eliminación, que deberá garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, corresponderá a dicha unidad.
CAPÍTULO III. Gestión del conocimiento en los archivos públicos
Artículo 77. Finalidades y principios de la gestión del conocimiento en archivos públicos.
Los archivos públicos gestionarán el conocimiento del que dispongan o que se haya generado en ellos con la finalidad de:
Aumentar el capital intelectual de los archivos, permitiendo consignar el conocimiento y saber experiencial de las personas que trabajan en ellos.
Fomentar la transparencia en relación con los procesos internos y las funciones propias de los archivos, reduciendo el tiempo de resolución de dudas ordinarias.
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