DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 3 febbraio 1997, n. 98

Annesso I Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Funzioni e responsabilita' I. Il Congresso - Tratta, nell'ambito del Dibattito generale, i principali problemi cui l'UPU dovra' far fronte nel prossimo periodo quinquennale; - esamina le proposte sulle modalita' con le quali gli organi dell'Unione dovrebbero far fronte ai principali problemi ed incorpora le decisioni adottate riguardo a tali proposte nel progetto di piano strategico, - adotta una risoluzione con la quale fornisce la sua approvazione generale al Piano strategico dell'UPU (PS) per 1995-1999, piano che comporta i seguenti elementi: - descrizione del mandato dell'UPU; - obiettivi, programmi, progetti, attivita' (OPPA); - priorita' e risorse da stanziare a favore degli stessi; - ripartizione dei progetti e delle attivita' di pianificazione strategica tra il Consiglio di amministrazione (CA), il Consiglio di gestione postale e l'Ufficio internazionale (BI); - valutazione dei costi di tutte le attivita'; - abilitazione del CA e del CEP ad aggiornare il piano ogni anno, dopo aver consultato l'Ufficio internazionale, in particolare ri- stanziando le risorse entro i limiti consentiti del bilancio preventivo e verificando la valutazione dei costi; - determinazione del plafond del bilancio preventivo, e utilizzazione dei contributi obbligatori per l'attuazione della pianificazione strategica; - facolta' di avvalersi di contributi volontari supplementari o di altre fonti di finanziamento, per l'attuazione delle attivita' di pianificazione strategica, secondo le procedure finanziarie eventualmente approvate dal CA; - approva il plafond annuale del bilancio preventivo, che regola l'utilizzazione dei contributi obbligatori per la realizzazione delle attivita' previste nel piano strategico; - adotta un piano finanziario che sara' presentato sia come annesso al piano strategico, sia sotto forma di un documento separato, e che comportera': - l'enunciazione di informazioni finanziarie su tutte le attivita' incluse nel piano strategico, comprese quelle derivanti dalle funzioni di base dell'Ufficio internazionale, con la chiara indicazione che spetta al CA ed al CEP di aggiornare il bilancio ogni anno, in coordinamento con l'Ufficio internazionale, ed in funzione dei cambiamenti apportati nel piano strategico; - una certa flessibilita' al fine d'incorporare le nuove attivita', o i livelli di attivita' da aggiungere, se del caso, nel piano strategico durante l'intervallo tra due Congressi, nonche' ogni fonte di finanziamento supplementare diversa dai contributi obbligatori dei membri. II. Il Consiglio di amministrazione (CA) - si riunisce ogni anno in autunno e: - riceve i rapporti gia' revisionati, valuta l'avanzamento dell'attuazione del piano strategico stabilito per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti strategici accaduti durante l'anno suscettibili di avere influenza sull'Unione, sulla sua missione ed i suoi obiettivi, nonche' sul CA, sui suoi programmi, progetti ed attivita'; - fornisce direttive ed istruzioni alle sue Commissioni e Gruppi di lavoro, nonche' all'Ufficio Internazionale riguardo all'attuazione del piano strategico per l'anno a venire; - aggiorna ogni anno il piano strategico ed approva il bilancio - programma per l'anno successivo, sulla base delle proposte presentate dal Consiglio di gestione postale e dallo stesso elaborate, in concertazione con il CA e con l'appoggio e la partecipazione dell'Ufficio internazionale; - da' linee direttive, sotto forma di risoluzioni o di raccomandazioni, al CEP ed all'Ufficio internazionale riguardo alla gestione degli studi e delle attivita' derivanti dal piano strategico, assumendosi in tal modo le responsabilita' stabilite nella Costituzione e nel Regolamento generale; - approva l'inclusione di tutti i contributi volontari e di tutti i fondi provenienti da altre fonti nel bilancio-preventivo/programma, ed approva inoltre lo stanziamento di detti fondi per ogni nuova attivita' o livello di attivita' da eseguire, se del caso, nell'ambito del piano strategico, facendo in modo che tutte le attivita' e relativi finanziamenti figurino nel piano strategico e nel bilancio-preventivo/programma che vi si riferisce; - delega dei poteri al suo Presidente affinche' approvi, nell'intervallo tra le sessioni del CA, lo stanziamento di ogni risorsa finanziaria supplementare non prevista che potrebbe se del caso essere messa a disposizione dell'Unione e che non sia stata inclusa ne' nel piano strategico approvato ne' nel bilancio preventivo-programma, ed approvi altresi' l'uso di tale stanziamento per attivita' da intraprendere d'urgenza, previa consultazione del Presidente del CEP e dell'Ufficio internazionale, secondo le procedure finanziarie supplementari eventualmente adottate; - affida al Comitato di gestione l'incarico di rivedere dettagliatamente il piano strategico proposto dal CEP e di aggiornare di conseguenza il piano finanziario; - forma un Gruppo di lavoro di pianificazione strategica (GT/PS) dipendente dal Comitato di gestione. Il ruolo di questo gruppo consistera' in particolare ad informare il CEP della politica e degli orientamenti emanati dal CA; fungera' inoltre da agente di collegamento con il Gruppo di lavoro di pianificazione strategica del CEP e l'Ufficio internazionale; i Presidenti di tali gruppi riuniti e l'Ufficio internazionale formano l'Intergruppo di pianificazione strategica CA/CEP/BI; questo Intergruppo, in particolare, si occupera' delle questioni relative alla revisione annuale e all'aggiornamento del PS e del PF; (N.B.: sarebbe certamente preferibile che il rappresentante del paese nominato a far parte del GT/PS abbia una vasta esperienza del funzionamento dell'UPU e delle attivita' postali internazionali, ma sarebbe anche utile poter disporre, all'occasione, dell'appoggio supplementare di uno specialista della pianificazione avente esperienza consolidata in materia di pianificazione strategica a livello nazionale e di attivita' di iscrizione al bilancio per programma). - stabilisce un Comitato di gestione del CA (CG/CA) dipendente dal Presidente del CA e costituito dai Presidenti delle Commissioni CA e dal Presidente del GT/PS del CA, incaricato: - di sovraintendere a tutte le attivita' del CA intraprese nell'ambito del piano strategico: - di esaminare le proposte relative alla revisione annuale delle attivita' e delle priorita' del CA enunciate nel PS e nel BP; - di riunirsi con il Comitato di gestione del CEP, nel quadro di un foro comune di pianificazione, ogni qualvolta cio' sia necessario, ma almeno una volta prima del Congresso successivo, per riesaminare il mandato dell'UPU e contribuire alla elaborazione del successivo piano quinquennale da sottoporre al Congresso. III. Il Consiglio di gestione postale (CEP) Si riunisce ogni anno in primavera e: - si assume la responsabilita' di dirigere la supervisione dell'elaborazione e dell'aggiornamento annuale del piano strategico e del bilancio-preventivo programma e di sottoporli al CA per approvazione; - riceve e valuta i rapporti di avanzamento dell'attuazione del piano strategico per l'anno precedente ed esamina gli avvenimenti d'importanza strategica accaduti nel corso dell'anno che possono avere influenza sull'Unione, sul suo mandato e sui suoi obiettivi, nonche' sul CEP, i suoi programmi, progetti ed attivita'; - valuta le priorita' e le risorse di bilancio stanziate a suo favore dal CA per l'anno successivo e consulta l'Ufficio internazionale ed il Presidente del CA circa ogni nuovo stanziamento di tali risorse ritenuto necessario per conseguire gli obiettivi ed attuare i programmi, progetti ed attivita' del CEP; - esamina le linee direttive in materia di pianificazione strategica, stabilite dal CA sotto forma di risoluzioni e di decisioni e fornisce orientamenti ed istruzioni alle Commissioni ed ai Gruppi di lavoro del CEP nonche' all'Ufficio internazionale riguardo all'attuazione del piano strategico per l'anno successivo; - approva i progetti di piano strategico e le relative implicazioni finanziarie per l'anno successivo, preparati dall'Ufficio internazionale, da sottoporre al CA per approvazione in autunno; - stabilisce un Comitato di gestione del CEP (CG/CEP) dipendente dal Presidente del CEP e composto dai Presidenti delle Commissioni del CEP e dal Presidente del GT/PS/CEP, incaricato: - di sovraintendere a tutte le attivita' del CEP intraprese nell'ambito del piano strategico; - di esaminare, ogni anno, le proposte di revisione delle attivita' e delle priorita' del CEP, e di ristanziare le risorse del bilancio preventivo messe a disposizione del CRP per la conduzione delle sue attivita' nell'ambito del piano strategico e del bilancio-programma precedentemente approvati dal CA; - di riunirsi con il Comitato di gestione del CA in un foro comune di pianificazione ogni qualvolta necessario, ma almeno una volta prima del Congresso piu' vicino, prima di riconsiderare il mandato dell'UPU e di fornire un apporto all'elaborazione del prossimo piano quinquennale da sottoporre al Congresso; - istituisce un Gruppo di lavoro di pianificazione strategica (GT/PS) dipendente dal Comitato di gestione del CEP ed agente in collegamento con il GT/PS/CA e con il servizio di pianificazione strategica dell'Ufficio internazionale, nell'intervallo tra due sessioni del CEP (i Presidenti di detti organi formano l'Intergruppo di pianificazione strategica) (CA/CEP/BI), incaricato di sovraintendere al lavoro dell'Ufficio internazionale per quanto concerne il monitoraggio dell'attuazione del piano strategico e del bilancio-programma e l'elaborazione di proposte per la loro revisione annuale. (N.B. Sarebbe certamente preferibile che il rappresentante del paese nominato al GT/PS abbia un'esperienza approfondita del funzionamento dell'UPU e delle attivita' postali internazionali, ma sarebbe opportuno fare anche appello, se del caso, a specialisti della pianificazione con una buona esperienza in materia di pianificazione strategica a livello nazionale e di attivita' di iscrizione al bilancio per programma). IV. Ufficio di Presidenza internazionale - Fornisce un sostegno amministrativo al Congresso, al CA ed al CEP per quanto concerne l'identificazione di questioni strategiche e di priorita' in vista dell'istituzione del piano strategico e del bilancio-preventivo/programma, la realizzazione di programmi, progetti ed attivita' ed il monitoraggio dell'avanzamento dei lavori volti al conseguimento degli obiettivi; - istituisce servizi di pianificazione strategica e di iscrizione al bilancio per programma, in collaborazione con i capi sezione dell'Ufficio internazionale e con il Gruppo pianificazione strategica dell'Ufficio internazionale (GPS - costituito dai Capi sezione dell'Ufficio internazionale aventi in particolare la responsabilita' di contribuire al processo di pianificazione strategica) per dirigere il monitoraggio dell'attuazione del piano strategico e del bilancio- preventivo/programma ed informare la Direzione dell'Ufficio internazionale sulle modalita' di attuazione; tali servizi di pianificazione strategica e d'iscrizione al bilancio per programma: - fanno in modo che tutte le attivita' che richiedono l'uso di fondi dell'Unione siano identificate, indirizzano raccomandazioni al CA ed al CEP per l'inclusione di tali attivita' in un programma, un progetto o un'attivita' appropriata del piano strategico e stabiliscono la stima dei costi di tali attivita' da includere nel piano strategico e nel bilancio preventivo/programma; - stabiliscono un parallelo tra le spese sostenute ed i costi preventivati, ed aggiustano gli importi di tali costi nel bilancio- preventivo/programma annuale in modo da poter fornire informazioni sufficientemente esatte al CA, al CEP ed alla Direzione dell'Ufficio internazionale riguardo ai costi delle attivita' dell'Unione; - collaborano con il GT/PS/CEP, il GT/PS/CA e l'Intergruppo CA/CEP/BI per l'elaborazione e l'attuazione del piano strategico e del bilancio-preventivo/programma; - preparano i rapporti che l'Ufficio di presidenza internazionale dovra' presentare al CA ed al CEP sulle questioni di pianificazione strategica e di iscrizione al bilancio per programma; - istituisce un Gruppo di pianificazione strategica (GPS) composto dai funzionari che trattano questa materia. Annesso 2 PROCESSO DI PIANIFICAZIONE STRATEGICA NEL QUADRO DELLA NUOVA STRUTTURA | Raccolta di idee, di proposte, ecc. | | volte ad aggiornare il piano | | strategico. | | Fonte di tali idee: membri, Unioni | | ristrette, studi del BI, del CA e | | del CEP, Foro di pianificazione | |_____| _____ | Intergruppo di pianificazione | | strategica | |_____| (Prima valutazione e destinazione delle idee da approfondire nel Consiglio competente) ______ | Gruppo di Ufficio Gruppo di | | pianificazione internaz. pianificaz. | | strategica del strategica | | Consiglio di del Consi- | | amministraz. glio di | | gestione | | postale | |______| (Trasformazione delle idee in proposte) __ ___ | Comitato di | | Commissioni del | | gestione del | | CEP e sessione | Primavera | CA | | plenaria del | | | | Consiglio | |__| |__| (Raggruppamento delle idee in un progetto di piano strategico) _____ | Intergruppo di PS | |_____| | Elementi da includere: proposte di | | piano strategico, bilanci preven- | | tivi e responsabilita' | |______| ___ ___ | Commissioni | | Comitato di | | del CA | | gestione del CEP | Autunno |_| | __| Approvazione ___ | Consiglio di | | amministrazione | |__| Esecuzione ___ | Ufficio | | internazionale | |_______| Pianificazione strategica in seno all'UPU - Anno del Congresso - Nuovo piano quinquennale. Conferma Individua Classifica Elabora Approva Approva il man- le que- le que- il il il tetto dato e gli stioni di stioni piano piano del bi- obiettivi competenza per strate- strate- lancio dell'UPU ordine gico di gico di prevent. priorit. 5 anni 5 anni Paesi- membri A A A Congressi D D2 D CA A A A D1 P1 P Comitato di gestione del CA A A A A1 Commissioni del CA A A A A1 CEP A A A P3 P2 Comitato di gestione del CEP A A A P2 A A GT/SP/CEP A A A Commissioni del CEP A A A A1 Intergruppo CA/CEP/BI A A A A1 Foro di pia- nificazione A A A A1 BI C P C P C P C P1 P3 A Leggenda: A = A titolo consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta A1 = Osservazioni sul progetto di SP (sviluppo postale) * In un anno diverso da quello in cui avra' luogo il Congresso, il Consiglio di amministrazione puo' adottare una decisione relativa al piano strategico da sottoporre al Congresso e da applicare nel successivo ciclo quinquennale, sulla base di una proposta emanante dal Consiglio di gestione postale. Il CA quindi approva il piano da sottoporre al Congresso, ma e' quest'ultimo che in definitiva da' l'approvazione finale. (N.B.: L'applicazione di questa procedura, nonche' di altre, richiedera' almeno una breve sessione del CA, se del caso immediatamente dopo il CEP, nel corso dell'anno del Congresso). Inoltre, in considerazione della partecipazione dell'Ufficio internazionale e del Consiglio di gestione postale dall'elaborazione del piano da sottoporre al Congresso, sembra opportuno dar loro voce in capitolo, contestualmente al Consiglio d'amministrazione, al momento della presentazione del piano quinquennale al Congresso; il Presidente del CEP potrebbe spiegare i punti e le questioni di cui avrebbe la responsabilita'; l'Ufficio internazionale spieghera', se del caso, le modalita' di applicazione del piano e le sue conseguenze finanziarie per l'Ufficio internazionale. Pianificazione strategica in seno all'UPU - Ciclo annuale (anno diverso da quello in cui ha luogo il Congresso) - Aggiornamento del piano annuale Individua Classifica Elabora, Approva Approva Attua Seguito le le rivede il il e questioni questioni il Piano bilancio rapporto di per ordine piano strateg. pre- della competenza di strateg. annuale ventivo applic. dell'UPU priorita' annuale del piano Paesi membri A A L CA A A D D L A Comitato di gestione del CA A A A A A Commissioni del CA A A L A CEP A A P2 L A Comitato di gestione del CEP A A P2 P1 A A GT/SP/CEP O D O A A O O Commissioni del CEP A A A L A Intergruppo CA/CEP/BI A A A A A BI C P C P C P1 C P2* C L L Leggenda: A = Consultivo C = Coordinamento D = Decisione L = Direzione O = Supervisione P = Proposta * Sara' formato un Intergruppo destinato alla pianificazione strategica, comprendente i Gruppi di lavoro Pianificazione strategica del CA e del CEP, nonche' l'Ufficio internazionale. Tale Intergruppo potra' riunirsi anche nell'intervallo tra le sessioni del CA e del CEP, a seconda delle necessita', e fornira' pareri ed opinioni sulla stesura del piano strategico e di quello finanziario e su come sovraintendere alla loro attuazione. Il Presidente del GT/PS/CEP interporra' i suoi buoni uffici a favore dell'Intergruppo e lo specialista della Pianificazione presso l'Ufficio internazionale esercitera' la funzione di Segretario. ** Ogni autunno, il CA approvera' l'aggiornamento attuale del piano strategico per l'anno successivo in base ad una proposta promulgata dal CEP nella primavera precedente. Sarebbe opportuno che il Presidente del CEP e l'Ufficio internazionale presentino questa proposta al CA di comune accordo, avendo collaborato alla relativa elaborazione. Decisioni diverse da quelle che modificano gli Atti Annesso 5 Pianificazione strategica Iscrizione al bilancio per programma Calendario delle attivita' corrispondenti all'esercizio delle funzioni e delle responsabilita' Calendario Organo Attivita' 22 agosto - Congresso 14 settembre di Seul 1994 Approvare il piano strategico, i.e.: mis- sione e obiettivi, programmi, progetti, at- tivita' (OPPA; tuttavia il Congresso do- vrebbe prendere nota sostanzialmente dei progetti e delle attivita' e dare un'ap- provazione generale senza entrare in parti- colari). Stabilire i limiti annuali di spesa dell'UPU nell'intervallo tra i Congressi. Autorizzare il CA ed il CEP ad aggiornare, di concerto con l'Ufficio internazionale, il piano strategico ogni anno, nonche' a stanziare le risorse nei limiti del plafond di spesa annuale e a verificare la valuta- zione dei costi. Ripartire i progetti e le attivita' del piano strategico tra il CA ed il CEP secon- do le responsabilita' loro attribuite nel Regolamento generale. Prendere nota delle raccomandazioni formu- late nel PS relative allo stanziamento di risorse agli OPPA, identificare, sempre che intenda farlo, i programmi, progetti o at- tivita' prioritari e specificare le risorse minime da assegnare a loro disposizione o ad altre attivita', entro i limiti dei plafond annuali e a partire dai contributi obbligatori. N.B.: Il piano strategico approvato dal Congresso entrera' in vigore nel periodo dal 1995 al 1999. Per il primo anno, i.e. il 1995, sara' abbinato a titolo di prova al bilancio-preventivo/programma, e l'en- trata in vigore dei due sara' contestuale al vigente sistema di iscrizione al bilan- cio-preventivo, tale periodo di transizione dovendo consentire il collaudo del nuovo sistema. 24 agosto - Ufficio 13 settembre interna- 1994 zionale Esaminare le idee prodotte dal Dibattito generale e le altre decisioni adottate du- rante il Congresso che converrebbe incorpo- rare nel piano strategico ed adeguare il piano, con particolare interesse alle in- cidenze finanziarie ed alla ripartizione delle responsabilita', affinche' il Con- gresso ne venga a conoscenza e lo approvi 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di ammini- strazione Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle Raccomandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere i Presidenti ed i Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica in modo che questi ultimi possano mettersi in contatto con il GT di pianificazione strategica del CEP e dell'Ufficio internazionale in quanto membro dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico nonche' tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. 12 settembre Consiglio Riunione costitutiva 1994 di gestio- ne postale Determinare il numero delle Commissioni e le loro funzioni, tenendo conto delle rac- comandazioni fatte dal Congresso in base alle proposte di ristrutturazione. Eleggere il Presidente, il Vice-Presidente ed i Presidenti e Vice-Presidenti delle Commissioni e designare inoltre il Presidente ed i membri del Gruppo di lavoro di pianificazione strategica, in modo che questi ultimi possano entrare in contatto con il GT di pianificazione strategica del CA e con l'Ufficio internazionale, detto Gruppo facente parte dell'Intergruppo di pianificazione strategica. Se le circostanze lo consentono, ripartire, tra le varie Commissioni, i compiti deri- vanti dalle decisioni del Congresso e in- corporati nel piano strategico come pure tutti gli altri OPPA inclusi nel piano. ottobre 1994 Ufficio gennaio 1995 interna- zionale Rivedere gli OPPA e se del caso, elaborare le raccomandazioni relative alla riparti- zione dei compiti tra le Commissioni del CA e del CEP, di concerto con i Presidenti del GT/PS/CA e del GT/PS/CEP. Considerare gli eventi verificatisi dopo la fine del Congresso ed identificare le que- stioni che potrebbero incidere sul piano strategico, sulle sue priorita' e fabbiso- gni di risorse, in particolare per il 1995. Proseguire l'adeguamento del piano strate- gico e del bilancio preventivo - programma per il 1995 che entreranno in vigore a ti- tolo di prova. Continuare la preparazione dell'attuazione del piano strategico e del bilancio-preven- tivo-programma per il 1995, accertando che il sistema informatizzato di iscrizione al bilancio, di contabilita' e di gestione sia in funzione, in modo da fungere da supporto al bilancio-preventivo/programma da presen- tare nel 1995 a titolo di prova, conte- stualmente al sistema attualmente utiliz- zato per il bilancio preventivo. gennaio 1995 GT/PS/ CEP, GG e plenaria del CEP, GT/PS/CA e CG/CA Esaminare le raccomandazioni dell'Inter- gruppo del PS sulla ripartizione degli OPPA tra le varie Commissioni, se del caso, e studiare altre proposte relative all'esecu- zione del PS nel 1995 o all'aggiornamento del PS per il 1996, quali l'individuazione di nuove questioni da trattare, nuove prio- rita' o ristanziamenti di risorse. Le Commissioni determineranno la necessita' di creare gruppi di lavoro e di designare paesi relatori, conferendo loro gli OPPA, e tenendo conto delle Raccomandazioni promul- gate dall'Intergruppo del PS. I paesi relatori ed i gruppi di lavoro ini- ziano ad organizzare la preparazione del piano strategico per il 1995. Poiche' il bilancio-preventivo/programma sostituira', nel 1996, il bilancio preven- tivo tradizionale, il piano strategico del CEP (PS) e le raccomandazioni relative al bilancio-preventivo/programma (BP) per il 1996 dovranno menzionare tutti i program- mi, progetti ed attivita' del CEP da ese- guire nell'ambito del bilancio-preventivo obbligatorio, nonche' le risorse di bilan- cio necessarie per l'attuazione di queste attivita', e dovranno individuare, separa- tamente, le altre eventuali attivita' che necessitano di risorse supplementari pro- venienti da fonti diverse dal bilancio pre- ventivo obbligatorio e le eventuali fonti di finanziamento di queste ultime. Il CEP dara' la sua approvazione finale alle proposte di aggiornamento del PS per il 1996, da sottoporre all'esame del CA. febbraio Intergrup- 1995 - po PS ottobre 1995 Vigilare sull'attuazione del PS da parte del CEP e dell'Ufficio internazionale, gestire gli studi e raccogliere le informa- zioni necessarie per l'esecuzione dei pro- getti e delle attivita' del PS, se del caso riunirsi, e compilare rapporti e raccoman- dazioni ad intenzione del CA. febbraio Commissio- 1995 - ni e GT ottobre 1995 del CA e del CEP; Ufficio Interna- zionale Attuare il piano strategico per il 1995. Individuare le questioni suscettibili di avere incidenze pratiche, e riguardo alle quali occorre ricevere direttive del CA; iniziare consultazioni con le controparti delle Commissioni e dei GT del CA eventual- mente istituiti durante la riunione costi- tutiva del CA nel Congresso; oppure, pren- dere nota di queste questioni per sottopor- le all'esame del CA in ottobre e segnalarle al CG del CEP ed all'Intergruppo del PS. ottobre 1995 GT/PS/CA/ CG e ple- naria del CA Esaminare le raccomandazioni dell'Inter- gruppo del PS per ripartire gli OPPA tra le varie Commissioni, qualora cio' non sia gia' stato fatto durante la riunione costi- tutiva nel Congresso, ed esaminare le altre proposte relative all'esecuzione ed al fi- nanziamento del PS del 1996. Le Commissioni determineranno il numero di gruppi di lavoro da creare ed i paesi rela- tori da designare, e assegneranno loro gli OPPA, in considerazione delle raccomanda- zioni dell'Intergruppo del PS. I paesi relatori ed i gruppi di lavoro ini- ziano l'organizzazione per la realizzazio- ne del piano strategico per il 1996. (Poiche' il CA non si riunira' prima dell'autunno 1995, ossia un anno prima del Congresso, sarebbe utile che lo stesso CA distribuisca il lavoro, designi i paesi re- latori e crei gruppi di lavoro, almeno per sovraintendere a questioni importanti come le spese terminali, la pianificazione stra- tegica e l'iscrizione al bilancio per pro- gramma ed eventualmente la sicurezza e lo sviluppo postale, nella riunione costituti- va durante il Congresso, o al piu' tardi in occasione di una riunione del Comitato di gestione del CA durante la sessione del CEP di gennaio 1995). Esaminare le proposte del CEP relative all'aggiornamento del PS e del BP per il 1996, in particolare l'individuazione di nuove questioni da trattare, le nuove prio- rita' o il ristanziamento di risorse. Come gia' esposto, il bilancio preventivo- programma sottoposto all'esame del CA so- stituira' nel 1996 il bilancio preventivo tradizionale: le raccomandazioni relative al piano strategico ed al bilancio program- ma per il 1996 dovranno dunque individuare tutti i programmi, progetti ed attivita' del CEP e del CA da eseguire nell'ambito del bilancio preventivo obbligatorio, non- che' le risorse di bilancio necessarie per la realizzazione di tali attivita', e do- vranno individuare separatamente le altre eventuali attivita' che abbisognano di ri- sorse supplementari provenienti da fonti diverse dal bilancio preventivo obbligato- rio, e determinare eventuali fonti per il loro finanziamento: inoltre, sia il PS che il BP dovranno identificare tutte le fun- zioni di base dell'Ufficio internazionale ed includerle nell'ambito di lavoro degli OPPA. Il piano strategico ed il bilancio-preven- tivo programma per il 1996 devono inoltre distinguere le risorse da mettere a dispo- sizione del CEP per le attivita' di cui e' incaricato, dalle risorse da mettere a di- sposizione del CA. Nell'ambito delle risorse assegnate al CEP per il 1996 il CEP dovrebbe poter ri-stan- ziare queste risorse nel 1996 come ritiene piu' opportuno, previa consultazione dell'Ufficio internazionale del Presidente del CA per evitare che tale ri-stanziamento nuoccia alle attivita' da svolgere nel 1996. Per quanto concerne le attivita' che po- trebbero essere svolte nel 1996 per mezzo di risorse ottenute da contributi volontari o da fonti diverse dal bilancio preventivo obbligatorio, tutte le risorse di bilancio non obbligatorie, il cui importo sara' reso noto al momento della sessione del CA nell'ottobre 1995, dovranno essere incluse nel bilancio programma per il 1996 ed il loro stanziamento ad attivita' specifiche dovra' essere approvato dal CA. 1996 - 1999 CA, CEP e BI E' pur vero che il 1995 non sara' un anno rappresentativo degli anni compresi nell'intervallo tra i Congressi, in quanto sara' il primo anno successivo ad un Con- gresso in cui avra' appena avuto inizio l'organizzazione del piano strategico, e le nuove Commissioni ed i nuovi Gruppi di la- voro saranno state appena designate, tutta- via occorrera' seguire, per ogni anno suc- cessivo fino al prossimo Congresso, un pro- cesso analogo a quello sopra descritto per il 1995. Durante questo periodo, il progetto di pia- no strategico e di bilancio-preventivo/pro- gramma per il successivo periodo quinquen- nale 2000 - 2004 dovra' essere elaborato ed approvato al fine di divenire una raccoman- dazione da presentare al Congresso. febbraio/ Ultimo CEP marzo 1999 Approvare sia la raccomandazione al CA re- lativa all'aggiornamento annuale del PS in vista dell'anno 2000 e la raccomandazione al CA relativa al prossimo PS quinquennale da proporre al Congresso. febbraio/ Ultimo CA marzo 1999 Esaminare ed approvare sia la raccomanda- zione del CEP relativa all'aggiornamento annuale del PS in vista dell'anno 2000 sia la raccomandazione del CEP relativa al prossimo PS quinquennale ed al prossimo BP da proporre al Congresso. N.B.: Nell'anno in cui ha luogo il Congres- so, si raccomanda che il CA tenga almeno una breve sessione dopo l'ultimo CEP per esaminare le proposte finali da presentare al Congresso e approvare il progetto di PS, anche questo da presentare al Congres- so. Risoluzione C 47/1994 Servizi di posta elettronica Il Congresso, notando con soddisfazione 1. l'importante sviluppo dei servizi di posta elettronica in alcuni paesi; 2. i lavori svolti per il CCEP nel settore della posta elettronica consapevole del fatto - che, salvo per quanto concerne i servizi di tipo fax per ufficio, il numero di Amministrazioni che offrono servizi di posta elettronica e' ancora relativamente limitato; - che esiste una domanda crescente della clientela per quanto concerne lo sviluppo di questi servizi a livello internazionale; - che il 70 per cento degli invii della postalettere in alcuni paesi sono generati da ordinatori; - che i servizi di posta elettronica sono strategicamente importanti per la posta. incarica il Consiglio di gestione postale di elaborare, divulgare ed aggiornare: 1. uno o piu' tipi di accordi-quadro, con i loro regolamenti, per facilitare la conclusione di accordi bilaterali relativi ai servizi di posta elettronica; 2. raccomandazioni relative al funzionamento dei servizi di posta elettronica. (Proposta 20.0.25. Commissione 5, seconda seduta) Risoluzione C 48/1994 Servizio EMS Il Congresso, notando con soddisfazione i progressi compiuti dal congresso dell'UPU del 1989 sullo sviluppo dell'EMS come prodotto/servizio postale internazionale di fama mondiale, notando inoltre - l'importante aumento del numero di soci EMS e delle dimensioni delle reti interne ed internazionali e di conseguenza il miglioramento dell'accesso al servizio EMS offerto ai clienti nel mondo intero; - l'aumento regolare del traffico EMS e dei proventi derivanti da questo servizio nonche' la loro crescente importanza per il rendimento dei servizi postali, consapevole della necessita', per le Amministrazione postali di mantenere la concorrenzialita' dell'EMS sul mercato e di soddisfare i fabbisogni e le attese sempre piu' importanti dei clienti, convinto del valore che rappresenta lo sviluppo continuo del prodotto/servizio EMS in seno alle Amministrazioni ed a livello dell'UPU, decide di approvare il prosieguo delle attivita' nel settore dell'EMS portate a termine dal CCEP in attuazione della risoluzione C 25 del Congresso di Washington, attivita' di cui sara' incaricato il Consiglio di gestione postale con la partecipazione e l'appoggio dell'Ufficio internazionale, convalida le raccomandazioni esistenti del CCEP e dell'Accordo-quadro relative agli invii EMS ed al suo Regolamento di esecuzione in annesso, incarica il Consiglio di gestione postale: - di formulare, se del caso, altre raccomandazioni sulle questioni relative all'EMS ed emendare se del caso le raccomandazioni esistenti; - di controllare una volta l'anno la qualita' del servizio EMS per mezzo di operazioni organizzate dall'Ufficio internazionale ricorrendo in maggiore misura ai sistemi di monitoraggio e di localizzazione informatizzati; - di organizzare riunioni annuali destinate a tutte le Amministrazioni che svolgono il servizio EMS; incarica l'Ufficio internazionale di fornire tutto il suo appoggio al servizio EMS e di continuare a divulgare e aggiornare le pubblicazioni relative al servizio. (Proposte 20.02.20, 0.23m e 20.0.24, Commissione 5, seconda seduta) RACCOMANDAZIONE DOCUMENTI E DISPOSIZIONI DI RIFERIMENTO 1 CCEP3/1986 2 CCEP4/1986 CCEP2/1990 CCEP3/1992 3 CCEP10/1987 Regolamento-quadro EMS, articolo 103 4 CCEP9/1986 CCEP2/1992 5 CCEP2/1986 6 CCEP2/1986 7 CCEP10/1986 8 CCEP4/1986 9 CCEP8/1987 10 CCEP2/1986 11 CCEP9/1986 Accordo-quadro EMS, articolo 12 12 CCEP11/1986 Accordo-quadro EMS, articolo 11 13 CCEP4/1986 CCEP9/1987 CCEP2/1988 14 CCEP6/1986 CCEP2/1988 15 CCEP1/1990 16 CCEP1/1991 CCEP1/1992 17 CCEP3/1991

Accordo quadro - art. 1

Accordo-quadro relativo agli invii EMS Articolo primo Definizione Il servizio EMS rappresenta il piu' rapido dei servizi postali con mezzi materiali. Consiste nel raccogliere, trasmettere e recapitare in tempi brevi corrispondenze, documenti o merci.

Accordo quadro - art. 2

Articolo 2 Servizio internazionale EMS ai sensi del presente Accordo: Le Amministrazioni contraenti possono utilizzare i seguenti tipi di servizio EMS: - invii programmati - invii a richiesta

Accordo quadro - art. 3

Articolo 3 Invii programmati Gli invii programmati sono accettati sulla base di un accordo contrattuale tra l'Amministrazione di impostazione ed il mittente. Questo accordo stabilisce l'orario di impostazione e di trasporto degli oggetti EMS nonche' la loro periodicita'.

Accordo quadro - art. 4

Articolo 4 Invii su richiesta Gli invii su richiesta sono accettati senza intesa contrattuale e senza periodicita' prestabilita.

Accordo quadro - art. 5

Articolo 5 Merci Salvo diversamente stabilito, gli invii EMS possono contenere merci.

Accordo quadro - art. 6

Articolo 6 Sdoganamento Ciascuna Amministrazione adotta tutti i provvedimenti necessari per sdoganare gli invii EMS nel piu' breve tempo possibile.

Accordo quadro - art. 7

Articolo 7 Limiti di peso e di dimensioni Gli invii EMS sono ammessi fino ad un peso massimo di 20 Kg. Non devono superare 1,50 m. per una qualsiasi delle dimensioni, ne' 3 m. per la somma della lunghezza e della circonferenza massima calcolata in senso diverso da quello della lunghezza. Le Amministrazioni possono fissare altri limiti di peso e di dimensioni.

Accordo quadro - art. 8

Articolo 8 Tasse Le tasse sono stabilite e conservate dall'Amministrazione di impostazione degli invii EMS.

Accordo quadro - art. 9

Articolo 9 Oggetti vietati I divieti stabiliti nella Convenzione dell'UPU sono applicabili agli invii EMS come pure le restrizioni d'importazione e di transito figuranti nella Lista degli oggetti vietati pubblicata dall'Ufficio internazionale dell'Unione postale universale. Non sono ammessi gli oggetti preziosi definiti nella Convenzione postale universale.

Accordo quadro - art. 10

Articolo 10 Avviamento Gli invii EMS sono trasmessi con i mezzi di trasporto prestabiliti piu' rapidi, immediatamente dopo l'impostazione (se del caso, a partire dalla presa in carico presso il mittente) fino alla consegna. Le Amministrazioni si consultano al riguardo.

Accordo quadro - art. 11

Articolo 11 Compensazione per lo squilibrio degli scambi Le spese terminali definite nella Convenzione postale universale non si applicano agli invii EMS. Ciascuna Amministrazione stabilisce, in caso di squilibrio degli scambi, un tasso di compensazione unitaria per invio corrispondente ai costi. Le Amministrazioni stabiliscono nei loro reciproci rapporti il numero di invii in eccedenza a partire dal quale il tasso di compensazione unitaria viene riscosso.

Accordo quadro - art. 12

Articolo 12 Responsabilita' Nel mettere in funzione il servizio, le Amministrazioni si consultano riguardo alla responsabilita'.

Accordo quadro - art. 13

Articolo 13 Invii non recapitabili Un invio rifiutato dal destinatario o un invio non recapitabile devono essere rinviati al mittente senza oneri aggiuntivi, per mezzo del servizio EMS.

Accordo quadro - art. 14

Articolo 14 Rispedizione dei invii o dei sacchi disguidati Ogni invio o sacco EMS disguidato deve essere rispedito a destinazione per le vie piu' rapide utilizzate per il servizio EMS, dall'Amministrazione che lo ha ricevuto.

Accordo quadro - art. 15

Articolo 15 Indagine Ciascuna Amministrazione risponde il prima possibile alle richieste di informazioni relative agli invii EMS. Di regola la risposta deve essere trasmessa per le stesse vie di quelle utilizzate per la richiesta di informazioni corrispondente (vale a dire via telex, telefonicamente, per EMS, per posta elettronica ecc.)

Accordo quadro - art. 16

Articolo 16 Sospensione temporanea del servizio Qualora circostanze straordinarie lo giustifichino, un'Amministrazione puo' sospendere temporaneamente il servizio. Le altre Amministrazioni devono essere informate immediatamente di tale sospensione, nonche' del ripristino del servizio, se del caso per telegramma, telex, posta elettronica o telefono.

Accordo quadro - art. 17

Articolo 17 Applicazione della Convenzione postale universale La Convenzione postale universale ed il suo Regolamento di esecuzione sono applicabili per analogia in tutti i casi non espressamente previsti dal presente Accordo e dal suo Regolamento quadro.

Regolamento quadro

Regolamento quadro relativo agli invii EMS Articolo 101 Comunicazioni e informazioni da trasmettere all'Ufficio internazionale Le Amministrazioni devono comunicare all'Ufficio internazionale: a) la denominazione del servizio nel loro paese; b) i tipi di servizio disponibili; c) se le merci sono accettate; d) i limiti massimi di peso e di dimensioni; e) le tasse stabilite; f) i paesi con cui scambiano invii EMS; g) le localita' del loro paese in cui il servizio e' effettuato; h) gli uffici di scambio in cui i dispacci possono essere spediti e che fanno servizio per il territorio; i) l'orario limite nei loro uffici di scambio, per il ricevimento di un invio ai fini della sua distribuzione: - il giorno stesso; - l'indomani; - due giorni dopo; j) il tempo necessario per lo sdoganamento degli oggetti: - soggetti a diritti doganali; - non soggetti a diritti doganali; k) l'accettazione di un avviso di ricevimento o di un servizio equivalente; l) l'importo richiesto per ciascun invio supplementare in caso di squilibrio degli scambi. Articolo 102 Introduzione del servizio degli invii programmati 1. Prima della stipula di ogni contratto, l'Amministrazione di destinazione e' consultata sulle sue possibilita' di garantire il servizio. L'Amministrazione di origine le procura le seguenti informazioni almeno dieci giorni prima dell'entrata in vigore del servizio: a) nome ed indirizzi del mittente e del destinatario; b) i giorni di spedizione e le condizioni di avviamento degli invii; c) la data stabilita per la spedizione del primo invio. 2. Ogni modifica nel funzionamento di uno scambio, o la cessazione di quest'ultimo, deve essere comunicata alle Amministrazioni interessate. Articolo 103 Etichette-indirizzi speciali Si raccomanda di stampare sull'etichetta il logotipo e l'identificazione unica di 13 caratteri approvati dal CCEP, e di prevedere almeno le seguenti caselle: Descrizione della casella (1) 1. Logotipo, nome dell'Amministrazione di origine e nome nazionale del servizio 2. Identificazione alfanumerica EMS in 13 caratteri, sotto forma di codice a barre 3. Identificazione alfanumerica EMS in 13 caratteri tipografici 4. Data d'impostazione 5. Ora d'impostazione 8. Nome ed indirizzo del mittente 9. Codice postale del mittente 12. Nome ed indirizzo del destinatario 14. Codice postale del destinatario 20. Tassa di spedizione 21. Descrizione del contenuto 22. Regalo 23. Campione merci 24. Valore del contenuto 25. Peso in Kg. 27. Nome a caratteri tipografici della persona che riceve l'invio 28. Firma 29. Data della consegna 30. Ora della consegna (1) I numeri delle caselle corrispondono a quelli figuranti nella raccomandazione 3 di seguito. Articolo 104 Condizioni generali di spedizione 1. Gli invii sono contenuti in sacchi EMS di colore azzurro e arancione. 2. Ogni sacco reca una etichetta azzurra e arancione che indica chiaramente l'ufficio di scambio di destinazione. 3. Ogni dispaccio e' accompagnato da un documento speciale o da un modulo C 12 completato dalla menzione EMS. 4. Ciascun invio o sacco diretto EMS e' menzionato separatamente sul modulo. Articolo 105 Distinta di consegna 1. Ogni dispaccio e' accompagnato da una distinta di consegna AV 7 o C 18, a seconda che si tratti di via aerea o via di superficie. 2. La distinta di consegna AV 7 o C 18 deve indicare chiaramente che il dispaccio contiene invii EMS. Articolo 106 Controllo dei dispacci Nel ricevere un dispaccio del servizio EMS, l'Amministrazione di destinazione controlla se il dispaccio e' conforme alle indicazioni della distinta di consegna AV 7 o C 18. Articolo 107 Notifica delle irregolarita' Ogni sacco o invio mancante o disguidato o danneggiato deve essere immediatamente segnalato all'Amministrazione di origine per telex, telefono, posta elettronica o telegramma. La difettosita' deve essere confermata per iscritto. Articolo 108 Rispedizione degli invii Ciascuna Amministrazione che rispedisce un invio deve indicare sull'invio la ragione del mancato recapito mediante una iscrizione manoscritta, un'impronta di timbro o un'etichetta. Articolo 109 Compilazione e regolamento dei conti La procedura di compilazione e di regolamento dei conti per il pagamento di una rimunerazione, in caso di squilibrio degli scambi, e' la seguente: a) ciascuna Amministrazione compila, secondo una periodicita' stabilita in anticipo, un riepilogo degli invii ricevuti; b) l'Amministrazione di destinazione informa l'Amministrazione mittente del numero degli invii ricevuti. Le differenze sono liquidate per via di corrispondenza; c) il conteggio e' effettuato annualmente. Il periodo annuale decorre dalla data stabilita di comune accordo; d) l'Amministrazione creditrice compila un conto dettagliato che comprende: - il numero totale degli invii ricevuti - il numero totale degli invii spediti - lo squilibrio - la tassa dovuta per ciascun invio - l'importo totale dovuto a titolo di compensazione e) i conti devono essere compilati entro sei mesi successivi all'ultimo giorno del periodo considerato.

Raccomandazioni

Raccomandazione 1 Logotipo EMS Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di utilizzare le specifiche tecniche del logotipo EMS figurante nel Manuale EMS al fine della commercializzazione e utilizzazione del loro servizio EMS, ivi compresa l'eventuale elaborazione di un sistema d'imballaggio uniformato per gli invii EMS; 2. di adottare le misure necessarie al fine di proteggere a livello nazionale, il nome ed il logotipo EMS. Raccomandazione 2 Modalita' d'identificazione unica Si raccomanda alle Amministrazioni postali di utilizzare la specifica in appresso per l'identificazione unica degli invii EMS e dei sacchi dei contenitori o dei recipienti contenenti invii EMS. Specifica delle modalita' d'identificazione unica EMS Numero di caratteri: 13 Disposizione a partire da sinistra: - posizioni 1 e 2: ossia i caratteri "EE" (o, se necessario i caratteri "EA", "EB", "EC" ecc. fino a "EM") per indicare gli invii (1) EMS, ossia i caratteri "ES" per indicare un sacco/contenitore/recipiente EMS; - posizioni 3 a 10 compresa: numeri d'ordine; - posizione 11: numero di controllo generato dall'elaboratore, conforme al "modulo 11 ponderato"; (2) - posizioni 12 e 13: codice ISO Alfa-2 per designare l'Amministrazione di origine (3). (1) Nella sua raccomandazione iniziale relativa ai mezzi di identificazione unica (CCEP 1/1988), il CCEP del 1988 aveva previsto delle serie di prefissi a due caratteri, da "EA" a "EM", riservati all'uso futuro del servizio postale internazionale dopo assegnazione da parte del CCEP. Di conseguenza, il CCEP del 1992 ha deciso di attribuire queste serie di prefissi (in quanto prefissi da utilizzare oltre al prefisso "EE") per l'identificazione degli invii EMS nelle Amministrazioni che spediscono quantita' di posta EMS abbastanza importanti da giustificare l'uso di prefissi addizionali. Le Amministrazioni che non hanno ancora previsto nei loro sistemi di monitoraggio e di localizzazione l'eventuale utilizzazione dei prefissi riservati, da "EA" e "EM", dovrebbero sin d'ora procedere ai necessari adeguamenti. (2) La norma iniziale consentiva alle Amministrazioni di utilizzare un carattere alfabetico "X" senza significato particolare. Il CCEP ha convenuto che tutti i codici a barre utilizzati nel servizio EMS devono essere conformi a tale norma modificata entro la fine del 1992 (vedere anche la formulazione del modulo 11 ponderato all'annesso 1). (3) I codici Alfa-2 di paesi e di territori essendo di competenza dell'Unione, sono pubblicati nella Raccolta operativa EMS in due liste, una secondo l'ordine alfabetico dei paesi e dei territori, l'altra secondo l'ordine alfabetico degli stessi codici. Esempio: ________ E E 4 7 3 1 2 4 8 2 9 G B ______ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ___ ___ _ | | | | Invio EMS__| | | | | | | Numero______| | | | | Numero di controllo_____| | | "Gran Bretagna"_______| Quando occorre un codice a barre come mezzo di identificazione unica di un invio EMS internazionale, si utilizza il sistema di simboli Codice 39, conforme alla norma europea EN 800 ed alla norma "Uniform Symbology Specification Code 39" (Codice 39 di specifica di simbologia uniforme) dell'AIM. Tuttavia, questo codice deve corrispondere ai parametri di seguito citati. Il simbolo del codice a barre deve comprendere, nella posizione 11 (a partire da sinistra) un numero di controllo generato mediante elaboratore e conforme al modulo 11 ponderato. Le lettere ed i numeri del codice a barre devono essere stampati nella forma abituale, sopra o sotto il simbolo del codice a barre. Parametri per i simboli del codice 39 (1) Dimensione X (larghezza nominale dell'elemento stretto): tra 0,25 mm e 0,43 mm. Dimensione N (rapporto tra la larghezza di un elemento largo ed un elemento stretto): minimo 2,5 a 1; massimo 3,0 a 1. Ogni qualvolta cio' sia possibile e' preferibile scegliere il rapporto 3,0 a 1. Spazio tra i caratteri: minimo 1X; massimo 1,524 mm. quando X maggiore o uguale 0,287 mm. oppure 5,3 X quando X minore 0,287 mm. Altezza delle barre: 15% della larghezza del simbolo nel suo insieme o 0,90 mm. con preferenza per il valore piu' alto. La qualita' della stampa si valuta in funzione della norma ANSI X3 182-1990, secondo la quale il diametro del fascio luminoso del lettore deve essere di 0,127 mm e la lunghezza d'onda di tale fascio di 630 o 660 nanometri. Il livello minimo di qualita' della stampa deve corrispondere alla lettera B secondo la notazione di tale norma. (1) Gli esempi di dimensioni per questi parametri figurano nell'annesso 3 alla presente Raccomandazione. Annesso 4 alla Raccomandazione 2 Caratteristiche del codice 39 1. Nel codice 39 le barre e le spaziature sono codificate binariamente in larghezza: le barre/spaziature strette sono interpretate come valore binario 0 (zero) e le barre/spaziature larghe come valore binario 1. 2. Ogni carattere si compone di nove elementi: cinque barre e quattro spaziature. Tre di questi elementi sono larghi e sei sono stretti, donde il nome di Codice 39 (3 da 9). La figura di seguito descrive la struttura dei caratteri. 3. L'algoritmo primario e' binario; si applica sia alle barre sia alle spaziature del codice. Le barre o le spaziature strette sono interpretate come valore binario 0 (zero), le barre o le spaziature larghe come valore binario 1. Codice a barre 39 Parte di provvedimento in formato grafico Formulazione del modulo 11 ponderato La formulazione e' la seguente: 1. applicare i fattori di ponderazione ai numeri di base utilizzando i seguenti numeri: 86423597; 2. calcolare la somma di questi numeri; 3. dividere questa somma per 11 (undici); 4. se il resto e' uguale a 0 (zero) utilizzare 5 (cinque) come numero di controllo. Se il resto e' 1 (uno) utilizzare 0 (zero) come numero di controllo; 5. se del caso, sottrarre il resto di 11. La cifra ottenuta corrisponde al numero di controllo. Esempio: Numeri 4 7 3 1 2 4 8 2 Fattori di ponderazione x 8 x 6 x 4 x 2 x 3 x 5 x 9 x 7 ______ 32 +42 +12 +2 +6 +20 +72 +14 = 200 200 : 11 = 18 Resto 2 11 - 2 = 9 Numero di controllo Numero di autocontrollo completo: 473124829 Annesso 2 alla Raccomandazione 2 Esempi di dimensioni per i parametri del Codice 39 Nota: Nelle colonne (3) a (7) i valori minimi sono stampati a caratteri ordinari ed i valori massimi in corsivo. _________ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8 Dimens. Dimens. Spazio Largh. Num. Largh. Altezza Tolleranz X N tra i caratt. caratt. simbolo minima stampag. caratt. per barre (+ o -) pollice _ _ _ _ __ _ _ _ 0.25 2.5 0.250 3.625 7.01 54.13 9.0 0.068 1.325 4.700 5.40 69.18 10.4 3.0 0.250 4.000 6.35 59.75 9.0 0.086 1.325 5.075 5.00 74.80 11.2 0.30 2.5 0.300 4.350 5.84 64.95 9.8 0.082 1.524 5.574 4.56 82.09 12.3 3.0 0.300 4.800 5.29 71.70 10.8 0.104 1.524 6.024 4.22 88.84 13.3 0.33 2.5 0.330 4.785 5.31 71.45 10.7 0.090 1.524 5.979 4.25 88.16 13.2 3.0 0.330 5.280 4.81 78.87 11.8 0.114 1.524 6.474 3.92 95.59 14.3 0.43 2.5 0.430 5.805 4.38 86.65 13.0 0.117 1.524 6.899 3.68 101.96 15.3 3.0 0.430 6.450 3.94 96.32 14.4 0.148 1.524 7.544 3.37 111.64 16.7 ___________ Note: Tutte le dimensioni sono in millimetri. La dimensione X rappresenta la larghezza nominale dell'elemento stretto. La dimensione N rappresenta il rapporto tra la larghezza di un elemento largo e quella di un elemento stretto. La larghezza del carattere indicato comprende lo spazio tra i caratteri. La larghezza del simbolo comprende 13 caratteri oltre al carattere iniziale e finale ma non tiene conto delle zone vergini che dovrebbero essere di 5 mm al minimo su ciascun lato del simbolo. L'altezza delle barre e' il 15% della larghezza del simbolo o 9 mm., con preferenza per il valore piu' alto. La "tolleranza di stampa" fa riferimento alla tolleranza di larghezza di un elemento per consentire varianti in materia di stampaggio. Raccomandazione 3 Etichettatura Oltre a quanto stabilito all'art. 103 del Regolamento-quadro EMS, si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di numerare ciascuna casella utilizzata per le etichette EMS secondo il sistema indicato in appresso; 2. di prendere nota della localizzazione delle caselle numerate figuranti nel modulo E 1 - in allegato; 3. di utilizzare le etichette EMS "manifold" (multiformi) in modo da disporre di copie sufficienti per soddisfare alle esigenze di sdoganamento e di monitoraggio, di localizzazione e di conferma e di prova della distribuzione. Sistema di numerazione delle caselle per le etichette EMS N. Designazione 1 - Logotipo EMS - Nome dell'Amministrazione di origine - Nome del servizio EMS nazionale (a scelta) 2 Identificazione alfanumerica EMS in 13 caratteri, sotto forma di codice a barre 3 Identificazione alfanumerica EMS in 13 caratteri tipografici 4 Data d'impostazione 5 Ora d'impostazione 6 Numero di conto del mittente 7 Numero telefonico del mittente 8 Nome ed indirizzo del mittente 9 Codice postale del mittente 10 Numero di conto del destinatario 11 Numero telefonico del destinatario 12 Numero ed indirizzo del destinatario 13 Punto di scambio (da utilizzare solo se un'Amministrazione distingue tra un numero di conto ed il numero d'identificazione di un determinato collegamento) 14 Codice postale del destinatario 15 Numero di articoli nell'invio 16 Numero dell'articolo 17 Tipo di prodotto 18 Modalita' di pagamento 19 Diritti di assicurazione 20 Tassa di spedizione 21 Descrizione del contenuto (si raccomanda di utilizzare il numero doganale) 22 Regalo (oppure) 23 Campione merci 24 Valore del contenuto 25 Peso in kg. Numero arrotondato al mezzo-chilogrammo (p. es. 3,2 kg si legge 3,5 kg) 26 Direttive speciali 27 Nome a caratteri tipografici della persona che riceve l'invio 28 Firma 29 Data di consegna 30 Ora di consegna 31 Nome dell'ufficio d'origine 32 Recapitato, o tentativo di recapito 33 Numero dell'autorizzazione (porto franco in anticipo in contanti) 34 Numero di serie (porto franco in anticipo in contanti) 35 Diritti di raccolta 36 Importo totale delle tasse 37 Firma dell'agente che accetta l'invio 38 Numero dell'ufficio di origine 39 Firma del mittente Ogni casella addizionale eventualmente selezionata dal CCEP dovra' essere numerata secondo la sequenza adottata (vale a dire 40, 41, ecc.). Il numero corrispondente ad una casella che e' stata eliminata diviene privo di effetti e le altre caselle conservano il loro numero. Raccomandazione 4 Sistemi di monitoraggio e di localizzazione computerizzati Si raccomanda alle Amministrazioni di insediare a livello locale un sistema di monitoraggio e di localizzazione EMS computerizzato e collegarlo al sistema di monitoraggio e di localizzazione internazionale (cassetta postale elettronica), in considerazione delle seguenti specifiche (1) Specifiche dei sistemi di monitoraggio e di localizzazione EMS A. Obiettivi Grazie alla registrazione di informazioni precise sugli avvenimenti verificatisi nella trasmissione degli invii EMS dall'impostazione fino alla distribuzione, i sistemi di monitoraggio e di localizzazione computerizzati mirano a: 1. permettere alle Amministrazioni di rispondere alle richieste di informazione ed ai reclami relativi agli invii EMS individuali avanzati dai clienti; 2. segnalare alle altre Amministrazioni collegate, gli eventuali incidenti nel flusso di traffico, ad esempio scioperi, chiusura di aeroporti per causa d'intemperie ecc. 3. fornire a fini di gestione e di commercializzazione del servizio EMS, statistiche relative alla misura dell'esecuzione del servizio nonche' alla composizione del traffico e della clientela. (1) Tali specifiche si applicano sia alle Amministrazioni postali, sia ai soci esterni della posta che hanno un contratto d'ingaggio per la distribuzione degli invii EMS B. Caratteristiche generali 1. Le Amministrazioni che dispongono di sistemi di monitoraggio e di localizzazione EMS computerizzati collegati alla cassetta postale elettronica possono effettuare ricerche solo per gli invii impostati o distribuiti sul loro territorio. 2. La riservatezza delle informazioni che figurano in questi sistemi e' assicurata mediante parole d'ordine. 3. Questi sistemi devono sempre essere in funzione 24 ore su 24. C. Formato per lo scambio di dati tra le Amministrazioni collegate alla cassetta elettronica Questo formato e la sintassi dei messaggi sono basati sulla norma EDIFACT (Interscambi di dati elettronici per le Amministrazioni, il Commercio ed il Trasporto) dell'ISO. Ogni messaggio e' costituito da segmenti che contengono informazioni relative agli avvenimenti da trasmettere. All'interno di un segmento (descrittivo di un avvenimento) si distinguono tre parti diverse: 1. Identificazione del tipo di avvenimento secondo la lista di seguito an3 2. Dati obbligatori per l'identificazione dell'avvenimento a) codice di identificazione dell'invio, compreso il nome del paese an13 b) paese di destinazione a2 c) data e ora dell'avvenimento (YYMMDDHHMM) n10 3. Dati facoltativi Per ciascun tipo di avvenimento, possono essere trasmesse informazioni addizionali come quelle specificate nella seguente lista. Nota: a = alfa; an = alfanumerica; n = numerica Decisioni diverse da quelle che modificano gli Atti __________ Tipo di Descrizione Descrizione Formato evento dell'evento rubrica __ __ ____ _ EMA Impostaz./raccol- Identita' ufficio di scambio an..9 ta N. conto del cliente an..17 Codice postale mittente an..9 Luogo di origine (mittente) a..6 Codice postale destinatario an..9 Luogo di destinazione a..6 EMB Arrivo all'uffi- Identita' dell'ufficio di an..6 cio di scambio scambio di partenza EMC Partenza dall'uf- Identita' dell'ufficio di ficio di scambio scambio an..6 di partenza N. del dispaccio an..4 Indirizzo del destinatario del dispaccio (2) an..6 numero del volo (2) an..6 Data di partenza/primo volo n6 EMJ Arrivo all'uffi- Identita' dell'ufficio di cio di scambio scambio di transito di di transito origine an..6 Identita' dell'ufficio di scambio di transito di origine an..6 N. del dispaccio an..4 EMK Partenza dall'uf- Identita' dell'ufficio di ficio di scambio scambio di transito an..6 di transito N. del dispaccio attribuito dall'ufficio di scambio di transito an..4 Indirizzo del destinatario del dispaccio (2) an..6 Numero del volo (3) an..6 Data di partenza/primo volo n6 EMD Arrivo all'uffi- Identita' dell'ufficio di cio di scambio di scambio di arrivo an..6 arrivo Identita' dell'ufficio di scambio di origine o di tran- sito an..6 N. del dispaccio an..4 EME Consegna alla Identita' dell'ufficio di dogana scambio an..6 Codice di ritenzione quando la dogana trattiene l'invio (4) n2 EMF Partenza dall'uf- Identita' dell'ufficio di ficio di scambio scambio an..6 di arrivo soggetto a diritti doganali (5) a1 non soggetto a diritti doga- nali (D o N) a1 EMG Arrivo all'Uffi- Identita' dell'Ufficio di re- cio di scambio di capito an..9 arrivo EMH Vano tentativo di Identita' dell'Ufficio di re- recapito capito an..9 Codice di vano tentativo di recapito (5) an3 EMI Consegna finale Identita' dell'ufficio di re- capito an..9 Nome del destinatario che ha firmato a..17 __________ EMX Informazione sotto forma libera, alfa numerica _________ in 10 (1) Il codice di questo formato e' il seguente: in 10 a = alfa; in 10 an = alfanumerico; in 10 n = numerico; in 10 Nota: i due punti significano "fino a"; ad esempio an..9 significa "fino a 9 caratteri alfanumerici". in 10 (2) Ufficio di scambio di arrivo o di transito. in 10 (3) Insieme di dati che puo' includere fino a sei numeri di voli. in 10 (4) Puo' trattarsi di un insieme di dati (v. annesso 1 a questa raccomandazione). in 10 (5) V. annesso 2 a questa raccomandazione. in 0 ____________ D. Funzioni del sistema di ricerca in 0 Le funzioni del sistema di ricerca sono le seguenti: in 0 1. commutazione di messaggi per esigenze di gestione (informazione in radiodiffusione o urgente) in 0 2. ricerca in base all'individuazione dell'invio (specificante sia un invio, sia una lista di averi classificati secondo i numeri di identificazione); in 0 3. ricerche basate sulle caratteristiche dell'invio o dell'evento: queste ricerche sono basate sui valori designati con i seguenti parametri: in 04 - n. del dispaccio: in 04 - luogo di origine; in 04 - luogo di consegna; in 04 - data dell'evento; in 04 - data e ora del messaggio; in 04 - natura dell'avvenimento; in 04 4. trasmissione di dati in massa che consente l'elaborazione locale degli stessi. in 0 Annesso 1 alla raccomandazione 4 Codice per la ritenzione degli invii EMS in dogana Codice Descrizione 19 Oggetti vietati 20 Oggetti la cui importazione e' soggetta a limitazione - Licenza d'importazione richiesta 50 Fattura mancante 51 Fattura inadeguata 52 Certificato di origine mancante 53 Certificato di origine inadeguato 54 C 2/CP 3 mancante 55 C 2/CP inadeguato 56 Merce pregiata - Dichiarazione ufficiale in dogana richiesta 57 Impossibilita' di contattare il destinatario per informazioni sull'importazione 58 Si attende presentazione in dogana del commissionario 59 Numero IVA o d'importazione richiesto 60 Certificato merci rinviate richiesto 61 Modulo di bonifico chiesto alla banca 62 Spedizione incompleta 99 Varie Annesso 2 alla raccomandazione 4 Codice per il mancato recapito di invii EMS 1. Misure adottate Codice Misura A Tentativo di recapito effettuato in data odierna B Tentativo di recapito da effettuare il giorno feriale successivo C Invio trattenuto, notifica del destinatario in corso D Mittente contattato, si attende risposta E Invio rispedito al mittente F Invio rispedito G Invio trattenuto per ispezione H Invio confiscato o distrutto per via della natura del contenuto Motivo del mancato recapito Codice Motivo 0 Indirizzo inesatto 1 Destinatario introvabile 2 Destinatario non rinvenuto all'indirizzo indicato; ufficio del destinatario chiuso 3 Invio rifiutato dal destinatario 4 Il mittente ha chiesto un'ulteriore consegna 5 Sciopero del destinatario 6 Mancato recapito 7 Invio disguidato 8 Avaria - Invio non recapitato 9 Oggetti vietati - invio non recapitato 0 Importazione soggetta a restrizione - Invio non recapitato 1 Pagamento tasse 9 Varie Combinazioni possibili (1) ___________ Misura Motivo 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 99 _ ________ A X X X X X X X X X X ________ B X X X X X ________ C X X X X X X X X ________ D X X X X X X ________ E X X X X X ________ F X X ________ G X ________ H X X _________ Annesso 3 alla raccomandazione 4 Norme relative alla trasmissione di informazioni alla cassetta postale elettronica Grado di realizzazione degli obiettivi relativi alla trasmissione d'informazioni ___________ Evento Per la trasmissione di informazioni su detti eventi alla cassetta postale elettronica, le Amministrazioni sono pregate di rispettare le seguenti norme _ _______ Evento EMC Informazioni per il 100% degli invii Partenza dall'ufficio di scambio di partenza Evento EMD Informazioni per il 100% degli invii Arrivo al- l'ufficio di scambio di arrivo Evento EMH Obiettivo convenuto e realizzabile in considerazione Vano tenta- della zona di recapito, a seconda se si tratta di zona tivo di re- urbana o non capito Evento EMI Obiettivo convenuto e realizzabile in considerazione Consegna fi- della zona di recapito, a seconda se si tratta di zona nale di re- urbana o non capito __________ Es.: A13 significa un tentativo di recapito effettuato in data odierna, il destinatario avendo rifiutato l'invio II. Scadenze limite per la trasmissione delle informazioni _________ Evento Le Amministrazioni devono trasmettere le informazioni su detti eventi alla cassetta postale elettronica en- tro le seguenti scadenze _________ Evento EMD Entro 12 ore dopo l'evento Arrivo al- l'ufficio di scambio di arrivo Evento EMH Entro 24 ore dopo l'evento Vano tenta- tivo di recapito Evento EMI Entro 24 ore dopo l'evento Consegna finale _________ III. Orari di trasmissione delle informazioni Le Amministrazioni devono trasmettere le informazioni alla cassetta postale elettronica nelle seguenti fasce orarie: ____________ Fascia oraria Evento __________ Fra le h. 9 00 e le h. 10 00 EMD (arrivo all'ufficio di scambio d'arrivo del traffico proveniente da uno "hub" o da voli commerciali) EMH (vano tentativo di recapito il giorno precedente) EMI (consegna finale effettuata il giorno precedente Fra le h. 13 00 e le h. 14 00 EMD (arrivo all'ufficio di scambio d'arrivo del traffico proveniente da voli commerciali) EMH (vano tentativo di recapito) EMI (consegna finale degli invii per- venuti in mattinata) Fra le h. 17 00 e le h. 18 00 EMD (arrivo all'ufficio di scambio d'arrivo del traffico proveniente da voli commerciali) EMH (vano tentativo di recapito) EMI (consegna finale degli invii gia' pervenuti in giornata) Fra le h. 21 00 e le h. 22 00 EMD (arrivo all'ufficio di scambio d'arrivo del traffico proveniente da voli commerciali) EMH (vano tentativo di recapito) EMI (consegna finale degli invii di- stribuiti lo stesso giorno) __________ Raccomandazione 5 Notifica dei dispacci Si raccomanda alle Amministrazioni postali di notificare l'arrivo dei dispacci EMS all'Amministrazione di destinazione, mediante collegamento informatizzato, telefono, telex, telefax o posta elettronica. Raccomandazione 6 Controllo del trattamento applicato dalle compagnie aeree Si raccomanda alle Amministrazioni postali di controllare la qualita' del trattamento applicato agli invii EMS dalle compagnie aeree e di prendere, se del caso, le misure correttive necessarie a livello locale. Raccomandazione 7 Sdoganamento Le Amministrazioni postali sono incoraggiate ad accelerare lo sdoganamento degli invii EMS con tutti i mezzi a loro disposizione, in particolare: 1. comitati di contatto nazionali; 2. studi approfonditi dell'organizzazione dei servizi negli aeroporti in collegamento con i servizi doganali locali, le compagnie aeree e le autorita' aeroportuali; 3. trasmissione preliminare, in particolare in forma elettronica, delle informazioni necessarie alle autorita' doganali per realizzare lo sdoganamento degli invii EMS su ..... e prima dell'arrivo degli invii. Raccomandazione 8 Recapito degli invii Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di effettuare il recapito degli invii EMS mediante una rete che consente di raggiungere un livello di rendimento concorrenziale; 2. di assicurare il recapito degli invii EMS in arrivo con fattorino speciale o regolare Raccomandazione 9 Valutazione dell'esecuzione del servizio Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di instaurare un sistema regolare per valutare l'esecuzione del servizio EMS; 2. di adoperare per questo sistema il metodo piu' conveniente, fermo restando che le Amministrazioni postali devono adottare di preferenza un sistema di monitoraggio e di localizzazione EMS informatizzato. Raccomandazione 10 Centri operativi Si raccomanda alle Amministrazioni postali di elaborare un centro operativo cui si possa fare appello, 24 ore su 24 per risolvere i problemi, ivi compresi i reclami, connessi al servizio EMS. Raccomandazione 11 Responsabilita' Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di assumersi la responsabilita' e di versare un'indennita' corrispondente all'ammontare effettivo della perdita, della defraudazione o dell'avaria di invii EMS; 2. di stabilire se del caso un limite massimo per detta indennita', a condizione che tale ammontare massimo non sia inferiore a 30 DTS per gli invii contenenti unicamente documenti, ed a 130 DTS per quelli che contengono altri oggetti; 3. di rimborsare la totalita' delle tasse postali pagate, sia quando un'indennita' e' dovuta per perdita, defraudazione totale o avaria totale, sia in caso di ritardo nella distribuzione, il pagamento dell'indennita' ed il rimborso delle tasse postali dovendo essere sollecitamente effettuato dall'Amministrazione di origine dopo aver accertato le irregolarita'; 4. di ammettere che l'Amministrazione responsabile prenda a suo carico l'indennita' da versare e le tasse postali da rimborsare al mittente; 5. di determinare le irregolarita' per mezzo di una speciale scheda di verifica conforme al modello E2 allegato, e di dare seguito ai reclami secondo le disposizioni dell'Articolo 15 dell'Accordo quadro; 6. di determinare le responsabilita' tra le Amministrazioni se del caso per analogia con le disposizioni della Convenzione o dell'Accordo relativo ai pacchi postali. Raccomandazione 12 Compensazione degli squilibri degli scambi Oltre a quanto stabilito nell'articolo 11 dell'Accordo-quadro, si raccomanda alle Amministrazioni postali di prevedere una compensazione quando lo squilibrio annuale degli scambi e' di 100 o piu' invii. Raccomandazione 13 Norme di servizio per la clientela Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di adottare le seguenti misure che costituiscono gli elementi del servizio per la clientela EMS, la cui adozione a breve termine e' ritenuta auspicabile: Informazione a) promulgare una guida al servizio EMS; b) divulgare materiale di promozione come pubblicita' postale, opuscoli e d!pliant; c) pubblicare numeri telefonici come punti di contatto per la vendita e l'informazione; Accessibilita' d) rendere riconoscibili dall'esterno gli uffici postali che accettano invii EMS; e) installare speciali sportelli EMS; f) offrire di ritirare gli invii nei locali dei clienti; g) mettere a disposizione, gratuitamente, materiale di spedizione, come etichette e documenti doganali su richiesta del cliente; Funzionalita' h) sviluppare un sistema rapido e funzionale per il trattamento dei reclami e dei ricorsi; i) stabilire norme di recapito garantite prevedendo un rimborso per gli invii ritardati; k) rilasciare su richiesta una prova del recapito (firma del destinatario); l) pubblicare esplicite modalita' e condizioni per il trasporto e la responsabilita'; m) mettere in funzione un sistema di monitoraggio e di localizzazione manuale; Comportamento verso i clienti n) promuovere comportamenti positivi riguardo al servizio EMS tra gli addetti agli sportelli, i fattorini ed i dirigenti; 2. adottare per quanto possibile, le seguenti misure che rappresentano gli elementi di servizio EMS addizionali, in vista della loro adozione a medio termine; Informazione o) avvalersi di rappresentanti commerciali come punti di contatti per la vendita e l'informazione; Accessibilita' p) in considerazione di elementi di sicurezza, aprire speciali sportelli EMS negli aeroporti per l'impostazione all'ultimo momento di invii EMS; Funzionalita' q) attuare un sistema di monitoraggio e di localizzazione informatizzato; 3. prendere nota dei seguenti eventuali provvedimenti addizionali ed esaminare se la loro adozione e' auspicabile e realizzabile nel servizio EMS nazionale: r) offrire tariffe introduttive speciali; s) offrire di ritirare gli invii nei locali di tutti i clienti; t) sistemare cassette postali EMS speciali nelle strade o negli immobili dei quartieri di affari; u) procedere al confezionamento della posta EMS pronta per la spedizione su richiesta del cliente, sia gratuitamente sia dietro pagamento; v) addebitare i costi mediante fattura, conto mensile o fattura dettagliata; w) offrire ai clienti un servizio speciale per i casi difficili, come il recapito a richiesta al di la' dell'area di servizio, l'ammissione di dimensioni e di pesi fuori misura e gli accordi per il ritiro a domicilio; 4. prestare particolare attenzione ai vari elementi di servizio alla clientela offerti dalla concorrenza. Raccomandazione 14 Informazioni sulla clientela Si raccomanda alle Amministrazioni postali: 1. di creare e di aggiornare, nell'ambito della loro raccolta di informazioni necessarie per l'analisi della concorrenza e la pianificazione di strategie commerciali, degli schedari sugli effettivi clienti EMS, sia di impostazione che destinatari e sui potenziali gruppi-bersaglio; 2. di classificare le informazioni a seconda del tipo di attivita' e del volume di traffico; 3. di porre, su richiesta, le informazioni pertinenti a disposizione delle Amministrazioni che intendono localizzare la potenziale clientela. Raccomandazione 15 Sacchi EMS Si raccomanda alle Amministrazioni postali di adottare, per i loro sacchi EMS, le specifiche del "Modello di sacco EMS" in appresso. Modello di sacco EMS Parte di provvedimento in formato grafico Colore delle strisce: Pantone Matching System 286 (blu) e 151 (arancione) Sono ammesse le strisce verticali, orizzontali e diagonali. Larghezza delle strisce: 5,5 cm. Colore del logo: bianco o nero Il logo EMS puo' essere riprodotto piu' volte sui due lati del sacco. Il nome dell'Amministrazione postale deve figurare sul sacco. Raccomandazione 16 Modello di accordo bilaterale relativo alla qualita' del servizio EMS Si raccomanda alle Amministrazioni postali di avvalersi delle disposizioni stabilite nell'allegato modello di accordo come riferimento per la formulazione degli accordi bilaterali sulla qualita' del servizio EMS che concluderanno con altre Amministrazioni.

Modello - art. 1

Modello di accordo bilaterale concernente la qualita' del servizio EMS Articolo 1 Oggetto dell'accordo Il presente accordo istituisce le norme di servizio e gli obiettivi di qualita' per i tempi di trasmissione da un capo all'altro relativamente allo scambio d'invii EMS tra un'Amministrazione A ed un'Amministrazione B.

Modello - art. 2

Articolo 2 Definizione 1. Per "norma di servizio" s'intende il tempo ottimale intercorrente tra l'impostazione e la distribuzione. Le norme di servizio sono espresse in giorni. 2. Per "obiettivo di qualita'" s'intende il livello di prestazione che un'Amministrazione s'impegna a fornire in osservanza delle norme di servizio. Gli obiettivi di qualita' sono espressi in percentuale. 3. Per "J" s'intende il giorno dell'impostazione, per "J+1" il giorno feriale dopo l'impostazione e cosi' via. 4. L'"ora d'arrivo di un aereo", sulla quale si basano le norme di servizio e' definita come "il momento di completa immobilizzazione dell'aereo nell'aeroporto di destinazione". 5. Ogni Amministrazione stabilisce le norme di servizio e gli obiettivi di qualita' per tutte le fasi di trasmissione di cui e' responsabile. 6. Il "tempo di transito a cura di una compagnia aerea" corrisponde al tempo trascorso tra il giorno e l'ora di partenza nell'Ufficio di scambio di origine e l'ora della "completa immobilizzazione dell'aereo nell'aeroporto di destinazione". 7. La "norma di distribuzione" fornita dall'Amministrazione di destinazione, specifica il giorno di distribuzione dell'invio al destinatario. La norma di distribuzione e' basata sull'"ora di entrata critica" nell'Ufficio di scambio di destinazione.

Modello - art. 3

Articolo 3 Dispacci e voli 1. Gli invii dell'Amministrazione A sono spediti all'ufficio (o agli uffici) di scambio di ( ) sotto forma di dispacci non smistati a destinazione dell'Amministrazione B. 2. Gli invii dell'Amministrazione B sono spediti all'ufficio (o agli uffici) di scambio di ( ) sotto forma di dispacci non smistati a destinazione dell'Amministrazione A. 3. I voli di trasporto sono indicati nella seguente tabella 1. Le due Amministrazioni si scambieranno ogni sei mesi gli orari di volo riveduti prima della loro entrata in vigore. 4. Gli invii che pervengono con questi voli saranno smistati e trasmessi per la distribuzione per mezzo del collegamento piu' rapido disponibile in loco. 5. Ogni Amministrazione controllera' i tempi che il trasportatore (o l'agente di trattamento designato) impiega per consegnare all'Amministrazione di destinazione gli invii scaricati da voli in arrivo. Se il servizio del trasportatore non e' sufficiente, l'Amministrazione di destinazione inviera' una lettera a quest'ultimo al fine di ottenere un migliore servizio trasmettendo una copia della sua corrispondenza all'Amministrazione di origine.

Modello - art. 4

Articolo 4 Norme di distribuzione Le norme di distribuzione applicabili dagli uffici di scambio sono stabilite nel supplemento della Raccolta operativa EMS.

Modello - art. 5

Articolo 5 Norme da un capo all'altro Le norme da un capo all'altro, dall'impostazione fino alla distribuzione degli invii EMS scambiati tra le Amministrazioni A e B, sono stabilite nella tabella 2 di seguito.

Modello - art. 6

Articolo 6 Priorita' In tutte le fasi dell'inoltro e della distribuzione, tutte le Amministrazioni tratteranno gli invii delle altre Amministrazioni con lo stesso grado d'urgenza di quello dei loro invii EMS interni.

Modello - art. 7

Articolo 7 Obiettivi di qualita' (1) 1. Dall'Amministrazione A all'Amministrazione B Tipo Percentuale (2) Invii spediti dall'Amministrazione A 100-a Invii distribuiti dall'Amministrazione B 100-b Obiettivo di qualita' globale (100-a) x (100-b) 2. Dall'Amministrazione B all'Amministrazione A Tipo Percentuale (2) Invii spediti dall'Amministrazione B 100-c Invii distribuiti dall'Amministrazione A 100-d Obiettivo di qualita' globale (100-c) x (100-d) Gli obiettivi di qualita' sono utilizzati innanzitutto per misurare l'esecuzione e per agevolare la pianificazione logistica. "a" e "d" sono determinati dall'Amministrazione A; "b" e "c" sono determinati dall'Amministrazione B. Segue un esempio di un ipotetico articolo 7: Dall'Amministrazione A all'Amministrazione B Invii spediti dall'Amministrazione A 99% Invii distribuiti a livello dell'Amministrazione B 97% Obiettivo di qualita' globale 99%x97% = 96% Dall'Amministrazione B all'Amministrazione A Invii spediti dall'Amministrazione B 99% Invii distribuiti a livello dell'Amministrazione A 98% Obiettivo di qualita' globale 99%x98% = 97% Gli obiettivi di qualita' possono anche essere espressi come segue: Dall'Amministrazione A all'Amministrazione B J 100 invii impostati nell'Amministrazione A J+1 99 invii su 100 (99%) sono spediti dall'Amministrazione A e 99 invii su 100 (99%) pervengono all'Amministrazione B J+2 96 invii su 99 (97%) sono distribuiti nell'Amministrazione B L'obiettivo di qualita' globale dell'Amministrazione A all'Amministrazione B e' il 96% degli invii distribuiti in J+2. Dall'Amministrazione B all'Amministrazione A J 100 invii impostati nell'Amministrazione B J+1 99 su 100 invii (99%) sono spediti dall'Amministrazione B e 99 su 100 invii (99%) pervengono nell'Amministrazione A J+2 97 su 99 invii (98%) sono distribuiti nell'Amministrazione A. L'obiettivo di qualita' globale dall'Amministrazione B all'Amministrazione A e' il 97% degli invii distribuiti in J+2.

Modello - art. 8

Articolo 8 Controllo di qualita' 1. Le due Amministrazioni organizzeranno dei controlli di qualita' da un capo all'altro utilizzando i seguenti metodi: - valutazione della qualita' effettuate dalle Amministrazioni postali (con mezzi come sistemi di monitoraggio e di localizzazione informatizzata, o controlli della qualita' del servizio organizzati dall'UPU, dalle Unioni ristrette o bilateralmente); - valutazioni esterne della qualita' effettuate da organizzazioni non postali. 2. Ciascuna Amministrazione porra' i risultati delle sue valutazioni di qualita' a disposizione dell'altra Amministrazione. 3. Le percentuali che figurano all'articolo 4 saranno paragonate con i risultati delle valutazioni di qualita' di cui dispongono le due Amministrazioni.

Modello - art. 9

Articolo 9 Reclami 1. L'Amministrazione all'origine del reclamo deve utilizzare il modulo E3 "Reclamo concernente un invio EMS" o un modulo contenente almeno gli elementi informativi di cui alla tabella 3 di seguito. Tale modulo di reclamo deve essere inviato per telecopia. 2. Ogni Amministrazione dovra' rispondere per telecopia, entro sei ore, ai reclami formulati dall'altra Amministrazione (1). Se del caso, la risposta dovra' indicare la situazione degli eventi EMD, EME, EMH e EMI. Tali informazioni devono essere messe a disposizione dell'altra Amministrazione secondo le norme di seguito enunciate. Per le Amministrazioni che figurano nella colonna (2) le informazioni devono essere disponibili presso il Centro nazionale dei reclami; per le Amministrazioni che figurano nella colonna (3) le informazioni devono essere reperibili nella cassetta postale elettronica o disponibili nei centri locali dei reclami. ___________ (1) (2) (3) Evento Amministrazioni che non Amministrazioni che dispongono di un sistema dispongono di un EMS informatizzato di sistema EMS infor- monitoraggio e di matizzato di moni- localizzazione toraggio e di localizzazione __ ___ ____ Evento EMD Entro 24 ore Entro 6 ore Arrivo all'ufficio di scambio di arrivo Evento EME Entro 24 ore Entro 6 ore Consegna alla dogana Evento EMH Entro 24 ore Entro 24 ore Vano tentativo di recapito Evento EMI Entro 48 ore Entro 24 ore Consegna finale _________ (1) In tutti i casi, la risposta dovra' essere fatta pervenire all'Amministrazione da cui proviene il reclamo, lo stesso giorno e prima della fine della giornata lavorativa.

Modello - art. 10

Articolo 10 Punti di contatto I numeri di telefono, di telex o di telefax da utilizzare in caso di difficolta' o di eventi gravi (come scioperi, calamita' naturali o gravi problemi di gestione) tali da pregiudicare il servizio postale dell'una o dell'altra Amministrazione sono i seguenti: Amministrazione A Amministrazione B Telefono: Telefono: Telex: Telex: Telefax: Telefax:

Modello - art. 11

Articolo 11 Revisione dell'accordo Il presente accordo sara' riveduto ogni sei mesi. Nel corso di ciascuna revisione, si terra' conto dei risultati delle valutazioni della qualita' del servizio prima di adottare qualsiasi modifica delle norme di servizio o degli obiettivi di qualita'.

Modello - art. 12

Articolo 12 Data di entrata in vigore Il presente accordo entra in vigore a partire dal ( ). Per l'Amministrazione A: Per l'Amministrazione B: ...................... ........................

Modello-Tabella 1

Tabella 1 Voli utilizzati per il trasporto di dispacci EMS Esempio: Amministrazione di origine: Amministrazione di destinazione: Nuova Zelanda Danimarca Amministrazione di origine: Amministrazione di destinazione: Nuova Zelanda Danimarca Ufficio Giorno Ora del N. Ufficio di Giorno Ora Durata di spediz. volo volo scambio di arrivo arrivo trasp. scambio destinaz. (gior- di (aeroporto) ni) origine (aero- porto) Auck- 1 1225 BA12/BA806 Copenaghen 2 1650 1 land (CPH) (AKL) 3 1400 SQ286/SQ328 4 0815 1 4 2000 NZ2/BA810 5 1810 1 6 1400 SQ286/SQ328 7 0815 1 Amministrazione di origine: Amministrazione di destinazione: Danimarca Nuova Zelanda Ufficio Giorno Ora del N. Ufficio di Giorno Ora Durata di spediz. volo volo scambio di arrivo arrivo trasp. scambio destinaz. (gior- di (aeroporto) ni) origine (aero- porto) Copena- 1 1225 SK931/NZ55 Auckland 3 0705 2 ghen (AKL) (CPH) 2 1225 SK931/NZ5 4 0600 2 3 1225 SK931/NZ19 5 0615 2 4 1225 SK931/NZ1 6 0600 2 5 1225 SK931/NZ1 7 0600 2 6 1430 SK633/NZ19 1 0600 2 7 1225 SK931/NZ1 2 0600 2

Modello-Tabella 2

Tabella 2 Norme da un capo all'altro Invii EMS contenenti i documenti Nota: possono essere necessarie 24 ore in piu' per lo sdoganamento degli invii contenenti merci Esempio: Ufficio d'origine: Ufficio di destinazione: Copenaghen Auckland _____ 1 2 3 4 5 6 7 Giorno Ora di Zona di Giorno Ora N. volo Giorno d'impost. impost. impost. di del (i) di spediz. volo arrivo 0001-1100 Copenaghen 1 1225 SK931/CO 00 3 0001-0930 Resto del DK 1 1101-2400 Copenaghen 2 1225 SK931/CO 00 4 0931-2400 Resto del DK 0001-1100 Copenaghen 2 1225 SK931/CO 00 4 0001-0930 Resto del DK 2 1101-2400 Copenaghen 3 1205 BA805/011 5 0931-2400 Resto del DK 0001-1100 Copenaghen 3 1205 BA805/011 5 0001-0930 Resto del DK 3 1101-2400 Copenaghen 4 1205 BA805/011 6 0931-2400 Resto del DK 0001-1100 Copenaghen 4 1205 BA805/011 6 0001-0930 Resto del DK 4 1101-2400 Copenaghen 5 1225 SK931/CO 00 7 0931-2400 Resto del DK 0001-1100 Copenaghen 5 1225 SK931/CO 00 7 0001-0930 Resto del DK 5 1101-2400 Copenaghen 6 1205 BA805/011 1 0931-2400 Resto del DK 0001-1300 Copenaghen 6 1205 BA805/11 1 0001-1100 Resto del DK 6 1301-2400 Copenaghen 7 1225 SK931/CO 00 2 1101-2400 Resto del DK 0001-2400 Copenaghen 1 1225 SK931/CO 00 3 7 () Resto del DK Segue Tabella 2 ______ 8 9 10 11 Ora prevista Zona di Giorno di Norma da un d'arrivo distribuzione distribuzione capo all'altro 0810 Auckland citta' 3 J + 2 Resto di NZ 4 J + 3 0810 Auckland citta' 4 J + 3 Resto di NZ 5 J + 4 0810 Auckland citta' 4 J + 2 Resto di NZ 5 J + 3 0720 Auckland citta' 5 J + 3 Resto di NZ 6 J + 4 0720 Auckland citta' 5 J + 2 Resto di NZ 6 J + 3 0615 Auckland citta' 6 J + 3 Resto di NZ 4 J + 5 0615 Auckland citta' 1 J + 4 Resto di NZ 1 J + 4 0810 Auckland citta' 1 J + 4 Resto di NZ 1 J + 4 0810 Auckland citta' 1 J + 3 Resto di NZ 1 J + 3 0720 Auckland citta' 1 J + 3 Resto di NZ 2 J + 4 0720 Auckland citta' 1 J + 2 Resto di NZ 2 J + 3 0810 Auckland citta' 2 J + 3 Resto di NZ 3 J + 4 0810 Auckland citta' 3 J + 2 Resto di NZ 4 J + 3 () Nessuna impostazione

Modello-Tabella 3

Tabella 3 Elementi d'informazione da includere in un modulo di reclamo (minimo richiesto) 1. Data del reclamo 2. Numero del fascicolo 3. Rispondere a: cognome, indirizzo, numero (i) 4. Mittente: cognome, indirizzo completo, numero (i) 5. Destinatario: cognome, indirizzo completo, numero (i) 6. Il numero dell'invio EMS 7. Data d'impostazione 8. Ufficio d'impostazione 9. Informazioni sul dispaccio: Data del dispaccio N. del dispaccio, N. del sacco Ufficio di scambio di destinazione Ufficio di scambio di partenza Informazioni complete sul volo/itinerario 10. Descrizione del contenuto: Documento/merce/regalo Peso Valore 11. Motivi del reclamo 12. Cognome della persona che formula il reclamo 13. Risposta: Invio non ricevuto Invio recapitato Tentativo di recapito effettuato Invio rinviato al mittente Invio trattenuto in dogana 14. Spazio per le spiegazioni/osservazioni

Raccomandazione 17