Kredītiestāžu pārvaldības sistēmas noteikumi

Latvijas Bankas noteikumi Nr. 371Rīgā 2024. gada 16. decembrī

Izdoti saskaņā ar Kredītiestāžu likuma34.1 panta otro daļu, 34.2 panta ceturto daļu un50. panta otro daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka Latvijas Republikā reģistrētām kredītiestādēm (turpmāk – iestāde) prasības pārvaldības sistēmas izveidei, kas ietver iestādes darbības organizāciju, atbildības un pilnvaru noteikšanu, informācijas apmaiņas un ziņošanas procedūras un iekšējās kontroles funkciju efektīvu darbību, lai nodrošinātu iestādes darbības atbilstību noteiktajai stratēģijai, mērķiem un risku pārvaldības ietvaram.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. nozīmīga iestāde – iestāde, kuru Latvijas Banka atbilstoši Kredītiestāžu likumā noteiktajam ir atzinusi par globāli sistēmiski nozīmīgu iestādi vai citu sistēmiski nozīmīgu iestādi;

2.2. amatpersona – iestādes padomes vai valdes loceklis vai persona, kura iestādē pilda pamatfunkcijas;

2.3. riska profils – iestādes risku novērtējums, ņemot vērā tās lielumu, veikto darījumu apmēru, to dažādību un sarežģītību, ekonomisko vidi, kurā iestāde darbojas, kā arī ekonomisko ciklu;

2.4. risku direktors – iestādes amatpersona, kura ir atbildīga par visaptverošas risku kontroles funkcijas veikšanu iestādē, uzrauga risku pārvaldības sistēmu un koordinē visu iestādes struktūrvienību darbības, kuras saistītas ar risku pārvaldīšanu;

2.5. persona, kura pilda pamatfunkcijas – persona (darbinieks), kuras amata stāvoklis dod tai iespēju būtiski ietekmēt iestādes darbības virzību, bet kura nav iestādes padomes vai valdes loceklis. Personas, kuras pilda pamatfunkcijas, ir, piemēram, iestādei specifisko darbības veidu vadītāji, iestādes izveidoto filiāļu vai meitas sabiedrību citā dalībvalstī vadītāji, atbalsta un iekšējās kontroles funkciju vadītāji, tai skaitā risku direktors, par darbības atbilstības kontroli atbildīgā persona, iekšējā audita funkcijas vadītājs, par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas prasību izpildi atbildīgā persona, prokūrists;

2.6. personas, kas saistītas ar iestādes vadību – iestādes akcionāri, kuriem iestādē ir būtiska līdzdalība, un šo akcionāru – fizisko personu – laulātie, reģistrētie partneri, vecāki un bērni, iestādes padomes un valdes locekļi un šo personu laulātie, reģistrētie partneri, vecāki un bērni, kā arī komercsabiedrības, kurās minētajām personām ir būtiska līdzdalība vai būtiska ietekme vai kurās šīs personas ieņem vadošus amatus vai ir valdes vai padomes locekļi.

3. Iestāde, kas ir prudenciālās konsolidācijas grupas mātes sabiedrība, saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 26. jūnija regulu (ES) Nr. 575/2013 par prudenciālajām prasībām attiecībā uz kredītiestādēm, un ar ko groza regulu (ES) Nr. 648/2012 (turpmāk – Regula Nr. 575/2013) nodrošina grupas līmeņa politiku ieviešanu iekšējās kontroles sistēmas izveides jomā attiecībā uz visām meitas sabiedrībām, kas iekļautas konsolidācijas grupā (turpmāk – prudenciālās konsolidācijas grupa), ņemot vērā attiecīgās valsts, kurā atrodas meitas sabiedrība, normatīvo aktu prasības, kā arī uzrauga to īstenošanu. Mātes sabiedrība un prudenciālās konsolidācijas grupā ietilpstošās meitas sabiedrības nodrošina attiecīgo grupas līmeņa politiku ieviešanu arī tādās to meitas sabiedrībās, kurām nav saistoši normatīvie akti, kas pārņem Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 26. jūnija direktīvas 2013/36/ES par piekļuvi kredītiestāžu darbībai un kredītiestāžu prudenciālo uzraudzību, ar ko groza direktīvu 2002/87/EK un atceļ direktīvas 2006/48/EK un 2006/49/EK (turpmāk – Direktīva Nr. 2013/36/ES) prasības, ņemot vērā attiecīgās valsts, kurā atrodas meitas sabiedrība, normatīvo aktu prasības, kā arī uzrauga to īstenošanu.

4. Iestāde ievēro šo noteikumu 1., 2., 3., 4., 5., 6., 7., 8., 9., 10., 11., 12. un 13. nodaļas prasības individuāli un prudenciālās konsolidācijas grupas līmenī vai subkonsolidēti saskaņā ar Kredītiestāžu likuma 50.8 un 50.9 pantu un šo noteikumu 14. nodaļas prasības individuāli.

2. Vispārējās prasības iestādes pārvaldības sistēmas izveidei

5. Pārvaldības sistēmu iestāde veido tā, lai tās vadībai būtu pamatota pārliecība, ka iestādes aktīvi ir nodrošināti pret zaudējumiem un nesankcionētu valdīšanu un lietošanu, iestādes darbības riski tiek pastāvīgi identificēti un pārvaldīti, iestādes kapitāls apmēra, elementu un to īpatsvara ziņā ir pietiekams iestādes darbībai piemītošo un varbūtējo risku segšanai, darījumi notiek saskaņā ar iestādē noteikto kārtību un iestāde darbojas saprātīgi, piesardzīgi un efektīvi, pilnībā ievērojot normatīvo aktu prasības.

6. Veidojot pārvaldības sistēmu, iestāde ņem vērā tās lielumu, veikto darījumu apmēru, to dažādību un sarežģītību, risku lielumu saistībā ar katru darbības sfēru, pārvaldes centralizācijas pakāpi, informācijas tehnoloģiju un citus faktorus, kuri ir būtiski iestādes darbības mērķu īstenošanai. Šajā punktā minētos principus iestāde nepiemēro, nodrošinot šo noteikumu 27. punkta prasību izpildi.

7. Par iestādes pārvaldības sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu atbild iestādes padome un valde. Iestāde izveido efektīvu sadarbības mehānismu starp iestādes padomi un valdi, lai nodrošinātu pietiekamu informācijas apriti to funkciju veikšanai.

3. Iestādes stratēģijas noteikšana un darbības plānošana

8. Iestāde izstrādā un dokumentē tās stratēģiju, kurā nosaka:

8.1. darbības mērķus, tai skaitā plānoto finansiālo stāvokli, darbības veidus, mērķa tirgus un mērķa klientus;

8.2. risku stratēģiju, tai skaitā iestādes riska profilu, kopējo risku, kurus iestāde vēlas uzņemties, lai atbilstoši tās komercdarbības modelim nodrošinātu darbības mērķu sasniegšanu, līmeni (riska apetīti) un galējo iespējamo risku līmeni, kuru iestāde spēj segt ar tai pieejamajiem resursiem (riska kapacitāti), kā arī rīcību vēlamā risku līmeņa ievērošanas nodrošināšanai un iestādes rīcību gadījumā, ja riska profils pārsniedz vēlamo risku līmeni;

8.3. kapitāla pietiekamības uzturēšanas stratēģiju, tai skaitā ar iestādes plānoto darbību saistīto risku segšanai nepieciešamā kapitāla apmēru, vēlamo kapitāla līmeni (kapitāla pietiekamības mērķus un sviras rādītāja mērķi) un tā sasniegšanas plānu, kapitāla palielināšanas avotus, paredzamos izdevumus papildu kapitāla piesaistīšanai, kapitāla pietiekamību regulējošo prasību ievērošanas nodrošināšanas plānu, kapitāla pietiekamības uzturēšanas plānu ārkārtas gadījumos;

8.4. mērķus likviditātes pārvaldības jomā, ņemot vērā iestādes darbību raksturojošos rādītājus un finansiālo stāvokli, kā arī normatīvo aktu prasības.

9. Nosakot kapitāla pietiekamības uzturēšanas stratēģiju, iestāde analizē, izvērtē un dokumentē iespējamos iestādes darbības attīstības scenārijus atkarībā no dažādiem ārējo apstākļu attīstības scenārijiem, ņemot vērā valstu, kurās iestāde veic vai plāno veikt savu darbību, makroekonomisko rādītāju dažādus attīstības scenārijus, iestādes darbību ietekmējošo nozaru iespējamās attīstības tendences (piemēram, ieviešot inovatīvus tehnoloģijās balstītus finanšu pakalpojumus), iespējamās izmaiņas iestādes darbību regulējošajos normatīvajos aktos un standartos, konkurentu darbības un citus faktorus, kas var būtiski ietekmēt iestādes mērķu sasniegšanu. Ārējo apstākļu attīstības scenāriju analīzes gaitā iestāde veic arī stresa testēšanu – identificē tādus iespējamos notikumus vai iespējamās izmaiņas tirgus nosacījumos, kurām var būt negatīva ietekme uz iestādes darbību un kuras var kavēt iestādes mērķu sasniegšanu, kā arī novērtē šādu notikumu vai izmaiņu tirgus nosacījumos ietekmi uz iestādes kapitāla apmēru.

10. Iestāde izstrādā darbības plānu katram gadam, kurā norāda vismaz nākamajā gadā plānoto iestādes finansiālo stāvokli, vietu tirgū, darbības mērķus attiecīgajā periodā, darbības veidus un raksturīgākos darījumus, varbūtējos riskus un darbības rezultātu novērtēšanas kritērijus.

4. Iestādes darbības organizācija

11. Iestāde nodrošina atbilstošu tās darbības organizāciju, tai skaitā:

11.1. izveido iestādes lielumam un darbības riskiem atbilstošu un pārskatāmu organizatorisko struktūru;

11.2. izvairās no sarežģītu struktūru izveides;

11.3. nosaka iestādes korporatīvās vērtības un augstus profesionālās rīcības un ētikas standartus;

11.4. nodrošina interešu konflikta situāciju pārvaldīšanu;

11.5. nosaka un īsteno atbilstošu risku kultūru;

11.6. izstrādā darbinieku atalgojuma sistēmu un politiku un personāla politiku, kā arī nodrošina iestādes personāla atbilstību ieņemamajam amatam.

4.1. Organizatoriskā struktūra

12. Iestāde izveido pārskatāmu tās organizatorisko struktūru, ņemot vērā iestādes darbības apjomu, veidu, sarežģītību un specifiku, kā arī nepieciešamību nodrošināt, ka izveidotā organizatoriskā struktūra veicina atbilstību iestādes darbību regulējošo normatīvo aktu prasībām, tai skaitā noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas jomā.

13. Iestāde dokumentē tās organizatorisko struktūru, nosakot padomes (tai skaitā padomes priekšsēdētāja un padomes komiteju, ja tādas ir izveidotas), valdes (tai skaitā valdes priekšsēdētāja), struktūrvienību un struktūrvienību vadītāju pienākumus (funkcijas), pilnvaras un atbildību darījumu veikšanā un kontrolē, un sagatavo darba aprakstus (dienesta instrukcijas) atbildīgajiem darbiniekiem. Dokumentējot organizatorisko struktūru, iestāde nosaka struktūrvienības, kas atbildīgas par risku kontroles funkcijas, darbības atbilstības kontroles funkcijas un iekšējā audita funkcijas (turpmāk kopā – iekšējās kontroles funkcijas) veikšanu iestādē, ievērojot šo noteikumu 13. nodaļas prasības.

14. Iestāde nodrošina pārskatāmu un saprotamu valdes locekļu individuālo pienākumu (funkciju) sadali, nodrošinot iestādei būtiskāko jomu (tai skaitā iestādei specifisko darbības veidu, risku pārvaldības jomas, darbības atbilstības jomas, noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas pārvaldības jomas) sadalījumu starp valdes locekļiem, ņemot vērā šo noteikumu 116. punktā minētās iestādes valdes funkcijas. Šajā punktā minēto individuālo pienākumu sadalījumu, ņemot vērā iestādes būtiskākās darbības jomas, ieteicams piemērot arī iestādes padomei, ņemot vērā šo noteikumu 115. punktā minētās iestādes padomes funkcijas.

15. Iestāde nodrošina, ka valdes sastāvs ir atbilstoši strukturēts, ņemot vērā iestādes darbības specifiku un valdes locekļu kolektīvo un individuālo kompetenci un īstenojot samērīgu valdes locekļu, kuri atbild par iekšējās kontroles funkcijām, pārstāvniecību.

16. Iestāde, dokumentējot tās organizatorisko struktūru, nosaka tiešo kontaktu (ziņošanas) kanālus starp struktūrvienību, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, vadītājiem un padomi, kā arī attiecīgajām padomes komitejām, ja tādas ir izveidotas.

17. Iestāde nodrošina, ka atbildības jomu un funkciju sadale starp iestādes padomes un valdes locekļiem ir atbilstoša izveidotajai organizatoriskajai struktūrai, kā arī nodrošina struktūrvienību, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, atbildīgo darbinieku hierarhiski atbilstošu vietu iestādes organizatoriskajā struktūrā, ņemot vērā šajos noteikumos paredzētās neatkarības un autoritātes prasības, tai skaitā iestāde nodrošina, ka tās organizatoriskajā struktūrā:

17.1. iekšējā audita funkcija neatrodas valdes pakļautībā;

17.2. risku direktors un darbības atbilstības kontroles funkcijas vadītājs ieņem vienu no šādiem amatiem:

17.2.1. valdes loceklis;

17.2.2. augstākās vadības struktūrvienības vadītājs, kurš ir organizatoriski un funkcionāli tieši pakļauts atbilstošajam valdes loceklim vai valdes priekšsēdētājam, ja tiek ievērotas šo noteikumu 118. punkta prasības par iekšējās kontroles funkciju neatkarību no iestādes darbībām, kuras tās kontrolē;

17.3. iekšējās kontroles funkciju veicēji ir neatkarīgi no biznesa funkcijām.

18. Iestāde nodrošina, ka tās organizatoriskā struktūra tiek pārskatīta ne retāk kā reizi gadā un, ja nepieciešams, atjaunināta.

19. Dokumentējot organizatorisko struktūru, iestāde nosaka informācijas apmaiņas, tai skaitā pārskatu sniegšanas, kārtību iestādē, tostarp nosaka, kādu informāciju, kam un kad ir pienākums sniegt un saņemt un kāda informācija ir būtiska, konfidenciāla un aizsargājama saskaņā ar normatīvajos aktos par būtiskas, aizsargājamas vai konfidenciālas informācijas atklāšanu noteikto.

20. Iestāde nodrošina efektīvu un savlaicīgu tās struktūrvienību darbības nodrošināšanai nepieciešamās informācijas apmaiņu starp šīm struktūrvienībām, kā arī starp iestādes padomi un valdi un iekšējās kontroles funkciju struktūrvienībām.

21. Iestāde nodrošina atbilstošu resursu un kvalificētu darbinieku līdzsvaru starp iestādes struktūrvienībām, kuras nodrošina biznesa funkciju, darījuma nodrošināšanas funkciju un kontroles funkciju izpildi.

22. Iestāde nodrošina, ka tās padomes un valdes locekļi pārzina būtiskos ar iestādes darbības organizāciju saistītos aspektus, finansiālo stāvokli un risku novērtējumu, kā arī ir informēti par visiem lēmumiem, kuriem ir būtiska ietekme uz iestādes darbību.

23. Iestāde, kura ir prudenciālās konsolidācijas grupas mātes sabiedrība, nodrošina:

23.1. informācijas apmaiņu starp grupā ietilpstošajām sabiedrībām;

23.2. atbilstošu un pārskatāmu grupas kopējo struktūru;

23.3. grupā ietilpstošo sabiedrību risku veidu un apmēra atbilstību grupas stratēģijā noteiktajam riska profilam;

23.4. grupā ietilpstošo sabiedrību darbības atbilstību grupas kopējai noteiktajai darbības stratēģijai un regulējošajām prasībām individuāli un prudenciālās konsolidācijas grupas līmenī vai subkonsolidēti, vienlaikus ņemot vērā šo noteikumu 4. punktā minēto attiecībā uz sabiedrībām, kurām nav tieši saistoši normatīvie akti, kas pārņem Direktīvas Nr. 2013/36/ES prasības.

24. Nosakot darbinieku pienākumus un piešķirot tiem pilnvaras, iestāde ievēro pienākumu dalīšanas principu, kas izpaužas kā to pienākumu (funkciju) nodalīšana, kas, ja tos apvienotu, ļautu kādam darbiniekam vienpersoniski veikt kādu darījumu pilnībā.

25. Dokumentējot pilnvaru piešķiršanu, iestāde norāda piešķirto pilnvaru veidu, personas (norādot amatu) un struktūrvienības, kam piešķirtas pilnvaras, pārpilnvarojuma tiesības, kā arī visus piešķirto pilnvaru izmantošanas ierobežojumus. Iestāde, piešķirot darbiniekiem pilnvaras, nodrošina, ka darbinieki tiek iepazīstināti ar tiem piešķirtā pilnvarojuma apjomu.

26. Iestāde nodrošina, ka ikviena darījuma veikšanai ir nepieciešama attiecīgā iestādes darbinieka vai amatpersonas atļauja vai rīkojums vai iestādes struktūrvienības vai komitejas lēmums saskaņā ar organizatoriskajā struktūrā noteiktajiem atbildības līmeņiem. Iestāde, kas darījumu vērtēšanai un apstiprināšanai izmanto digitālo tehnoloģiju risinājumus, nosaka piemērotus šādu darījumu apmēra limitus un nodrošina, ka regulāri tiek veikta šādu darījumu pārbaude, kā arī tiek izvērtēta automatizēti pieņemto lēmumu atbilstība iestādes risku stratēģijai.

27. Iestādes aktīvu ieķīlāšanu, ja viena vai vairāku šādu acīmredzami saistītu darījumu kopējā summa pārsniedz 10 procentus no iestādes pirmā līmeņa kapitāla, izskata un apstiprina iestādes valde, izņemot šādus darījumus:

27.1. repo darījumus;

27.2. noguldījumus, lai nodrošinātu maksājumu karšu norēķinus;

27.3. akreditīvus;

27.4. galvojumus, kuri nodrošināti ar klienta sniegto nodrošinājumu un kuru pamatā ir iestādes klientam izsniegts aizdevums;

27.5. darījumus, kuros valdes lēmuma pieņemšana ir neiespējama, jo lēmuma par darījuma noslēgšanu pieņemšanai ir nepieciešama operatīva darbība (viena darba diena), bet kuri tiek slēgti valdes iepriekš apstiprinātu limitu ietvaros.

28. Būtiskiem darbības veidiem iestāde izstrādā un dokumentē darījumu veikšanas un kontroles kārtību (operacionālās procedūras). Operacionālās procedūras ietver vismaz darījuma veicēja pilnvarošanas kārtību (tai skaitā norāda dokumentus, kurus nepieciešams noformēt lēmumu pieņemšanas procesā, līdz tiek apstiprināta darījuma veikšana, un atbildīgos darbiniekus vai amatpersonas, kuras apliecina attiecīgo lēmumu pieņemšanu), ierobežojumu noteikšanu, lai nodrošinātu darījuma atbilstību iestādes politikai un iestādes darbību regulējošajiem normatīvajiem aktiem, ar iestādes darbību saistītajiem pašregulējošo institūciju noteiktajiem standartiem, profesionālās rīcības un ētikas kodeksiem un citiem ar iestādes darbību saistītajiem labākās prakses standartiem (turpmāk – atbilstības prasības), kā arī darījuma apstrādes un kontroles kārtību.

4.2. Sarežģītas struktūras pārskatāmība

29. Iestāde izvairās no tādu struktūrvienību vai meitas sabiedrību izveides, kuras ierobežo iestādes darbības pārskatāmību un prudenciālās konsolidācijas grupas struktūras pārskatāmību un kuru izveidei nav racionāla ekonomiska pamatojuma. Iestāde ņem vērā, ka šādu struktūrvienību vai meitas sabiedrību izveide rada paaugstinātu risku veidoties saiknei ar finanšu noziegumiem (tai skaitā veicina noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas riska palielināšanos), kā arī šādas struktūras var atstāt negatīvu ietekmi uz iestādes reputāciju.

30. Iestāde, apsverot tādu struktūrvienību vai meitas sabiedrību, kas ierobežotu iestādes darbības pārskatāmību un prudenciālās konsolidācijas grupas kopējās struktūras pārskatāmību, izveidi, ņem vērā:

30.1. jurisdikcijas, kurā plānots izveidot attiecīgo struktūrvienību vai meitas sabiedrību, atbilstību Eiropas Savienības un starptautiskajiem standartiem par pārredzamu nodokļu sistēmu un atbilstību noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas standartiem, kā arī citiem standartiem, kas vērsti uz ekonomisko un finanšu noziegumu ierobežošanu;

30.2. plānotās veidojamās sarežģītās struktūras ekonomisko un juridisko pamatotību, tai skaitā, ja šādas struktūras izveide izriet no klienta vai klientu grupas pieprasījuma;

30.3. iespējamo apgrūtinājumu noskaidrot patieso labuma guvēju attiecīgās struktūrvienības vai meitas sabiedrības izveides rezultātā;

30.4. iestādes padomes un valdes spēju uzraudzīt izveidoto struktūrvienību vai meitas sabiedrību, kā arī riskus, kas saistīti ar izveidoto sarežģīto struktūru;

30.5. iespējamos ierobežojumus Latvijas Bankai uzraudzīt iestādi vai prudenciālās konsolidācijas grupu.

31. Ja iestāde izveido tādas struktūrvienības vai meitas sabiedrības, kas ierobežo iestādes darbības pārskatāmību (piemēram, meitas sabiedrības, kas reģistrētas zemu nodokļu valstīs vai beznodokļu valstīs, kuras par tādām noteiktas attiecīgajos normatīvajos aktos (izveido ārzonā reģistrētas meitas sabiedrības), vai meitas sabiedrības, kas reģistrētas tādās valstīs, kuru tiesību akti pēc būtības dod tiesības meitas sabiedrībām veikt ārzonā reģistrētām meitas sabiedrībām līdzīgu saimniecisko darbību), iestāde izstrādā, dokumentē un īsteno atbilstošu politiku un procedūras, lai nodrošinātu, ka:

31.1. ir noteikti un dokumentēti šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību izveides mērķi;

31.2. ir skaidri noteiktas un dokumentētas šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību pilnvaras un atbildība darījumu veikšanā;

31.3. visi ar šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību darbību saistītie riski (tai skaitā reputācijas risks un juridiskais risks) tiek identificēti un pārvaldīti;

31.4. ir noteiktas piesardzīgas darījumu apstiprināšanas un risku kontroles procedūras, tai skaitā noteikti atbilstoši darījumu ierobežojumi un limiti, un paredzēti risku mazinošie pasākumi, to apjoms un piemērošanas kārtība;

31.5. iestādes padome un valde regulāri saņem informāciju par šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību darbības veidiem un apmēriem, to darbībai piemītošajiem riskiem un risku lielumu, kā arī citu lēmumu pieņemšanai nepieciešamo informāciju;

31.6. regulāri tiek veikts šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību darbības novērtējums, tai skaitā analizēta to izveides un darbības nepieciešamība un lietderība, novērtēta to darbības atbilstība noteiktajiem darbības mērķiem un atbilstības prasībām, iestādes apstiprinātajiem plāniem, politikām un procedūrām;

31.7. iekšējās kontroles funkciju ietvaros tiek veikta attiecīgo struktūrvienību vai meitas sabiedrību kontrole;

31.8. iekšējā audita funkcijas ietvaros regulāri, bet ne retāk kā reizi gadā tiek veikta šo struktūrvienību vai meitas sabiedrību darbības pārbaude, ņemot vērā uz risku balstītu pieeju.

32. Papildus šo noteikumu 31.5. apakšpunktā noteiktajam par attiecīgo struktūrvienību vai meitas sabiedrību darbības un risku novērtējumu regulāri tiek informēta gan mātes sabiedrības valde un padome (ja tāda ir izveidota), gan zvērināts revidents vai zvērinātu revidentu komercsabiedrība, kas veic iestādes vai konsolidācijas grupas iestāžu finanšu pārskatu revīziju.

4.3. Korporatīvās vērtības un profesionālās rīcības un ētikas standarti

33. Iestāde nosaka un dokumentē iestādes korporatīvās vērtības, tai skaitā nosaka augstus profesionālās rīcības un ētikas standartus, lai nodrošinātu, ka iestādes padomes locekļi, valdes locekļi, personas, kuras pilda pamatfunkcijas, struktūrvienību vadītāji un citi iestādes darbinieki veic savus pienākumus ar vislielāko godprātību, savu amata pienākumu izpildē un lēmumu pieņemšanā ir objektīvi, ievēro atbilstības prasības, respektē informāciju par komercnoslēpumu, veikto darījumu un klientu konfidencialitāti, tai skaitā ievēro personas datu aizsardzības pamatprincipus, un to rīcība un uzvedība atbilst augstiem ētikas standartiem. Īpaši svarīgi, lai šie standarti vērstos pret korupciju, nelikumīgu iekšējās informācijas izmantošanu un jebkuru citu nelikumīgu, neētisku vai apšaubāmu rīcību, kā arī mazinātu riskus, kas saistīti ar operacionālo darbību un reputāciju.

34. Iestāde nodrošina, ka tās izstrādātās politikas, tai skaitā atalgojuma, pieņemšanas darbā, karjeras attīstības un apmācību jomā, ir dzimumneitrālas un visiem darbiniekiem tiek nodrošinātas vienlīdzīgas karjeras attīstības iespējas.

35. Iestādes darbinieki, sniedzot informāciju klientiem vai potenciālajiem klientiem, nodrošina, ka tā ir skaidra, precīza, patiesa un pilnīga (klientam tiek atklāti visi būtiskie riski), kā arī tā nav maldinoša. Iestādes darbinieki ievēro klientu interešu aizsardzības pamatprincipus savā ikdienas darbā un komunikācijā ar klientiem vai potenciālajiem klientiem.

36. Iestāde, nodrošinot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanu iestādē, veic atbilstošus organizatoriskos un administratīvos pasākumus, kas novērš klientu vai potenciālo klientu interešu nelabvēlīgu ietekmēšanu.

37. Iestāde nodrošina saviem darbiniekiem iespēju ziņot par faktiskiem vai potenciāliem iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem, izteikt priekšlikumus to novēršanai un ziņot par nelikumīgiem vai neētiskiem darījumiem, tai skaitā par interešu konflikta situācijām. Iestāde izstrādā un dokumentē atbilstošas procedūras, iepazīstina ar tām iestādes darbiniekus un nodrošina, ka tiek ievēroti šādi principi:

37.1. tiek nodrošināta darbinieku ziņojumu konfidencialitāte un darbinieku aizsardzība pret iespējamiem diskriminējošiem vai disciplināriem pasākumiem gan attiecībā pret darbinieku, kas ziņojis, gan attiecībā pret darbinieku, par kuru ziņots, līdz visu apstākļu noskaidrošanai un jebkādu korektīvo vai disciplināro pasākumu īstenošanai, vienlaikus nodrošinot, ka darbinieks, kurš ziņojis, saglabā anonimitāti un neaizskaramību tādā mērā, kā paredz nacionālie tiesību akti vai kompetento iestāžu izmeklēšanas procesuālā kārtība, ja tas ir attiecināms uz attiecīgo ziņošanas gadījumu;

37.2. ziņošanas procesā iesaistīto personu tiesības uz personas datu aizsardzību un konfidencialitāti tiek nodrošinātas saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa regulas (ES) Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ direktīvu 94/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) prasībām;

37.3. darbiniekiem tiek nodrošināta iespēja ziņot par iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem un nelikumīgiem vai neētiskiem darījumiem, apejot iestādes organizatoriskajā struktūrā noteikto pakļautību (piemēram, ziņojot tieši struktūrvienības, kas atbildīga par darbības atbilstības kontroles funkciju veikšanu, vadītājam vai struktūrvienības, kas veic iekšējā audita funkciju, vadītājam);

37.4. procedūru apraksti ir pieejami rakstveidā papīra formā vai elektroniski visiem iestādes darbiniekiem;

37.5. iestādes padome un valde saņem informāciju par iestādes darbinieku ziņojumiem par trūkumiem iekšējās kontroles sistēmā un nelikumīgiem vai neētiskiem darījumiem un lemj par nepieciešamību veikt korektīvos pasākumus.

4.4. Interešu konflikta situāciju pārvaldīšana iestādē

38. Iestāde izstrādā un dokumentē iestādes kopējo interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un procedūras attiecībā uz visiem iestādes darbiniekiem un amatpersonām, kas nodrošina faktisko vai potenciālo interešu konflikta situāciju savlaicīgu identificēšanu un pārvaldīšanu un nosaka rīcību interešu konflikta situāciju, kuras var rasties starp attiecīgo personu interesēm un iestādes interesēm, novēršanai, tai skaitā:

38.1. novērš tādu apstākļu izveidošanos, kuros rodas vai var rasties interešu konflikta situācija, piemēram, nodrošinot atbilstošu pienākumu sadali starp iestādes darbiniekiem un amatpersonām;

38.2. nodrošina, ka iestādes darbinieks vai amatpersona savu amata pienākumu izpildē atturas no lēmumu pieņemšanas par iestādes darījumiem vai cita veida profesionālajām darbībām iestādē, kurās šim iestādes darbiniekam vai amatpersonai rodas vai var rasties interešu konflikta situācija;

38.3. nodrošina, ka struktūrvienības, kas veic darbības, starp kurām rodas vai var rasties interešu konflikta situācija, ir savstarpēji neatkarīgas (piemēram, ir noteiktas informācijas barjeras, atšķirīga organizatoriskā pakļautība).

39. Iestāde, izstrādājot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un atbilstošās procedūras, nodrošina atbilstošu interešu konflikta situāciju identificēšanu un novēršanas vai ierobežošanas pasākumu īstenošanu, kas ietver:

39.1. identificēto interešu konflikta situāciju būtiskuma izvērtēšanu, ņemot vērā šo noteikumu 40. punktā minētos iestādes noteiktos interešu konflikta situāciju kritērijus, atbilstoši kuriem tās klasificējamas kā būtiskas interešu konflikta situācijas;

39.2. identificēto interešu konflikta situāciju iedalīšanu kategorijās, ņemot vērā interešu konflikta situāciju veidu, piemēram, paliekoši interešu konflikta situāciju veidi, kas paredz pastāvīgu to pārvaldīšanu, vai interešu konflikta situācijas, kurām ir gadījuma rakstura ietekme un kuras paredz vienreiz piemērojamus pārvaldības pasākumus;

39.3. pienākumu sadali, uzticot citam atbilstošam darbiniekam vai amatpersonai veikt interešu konflikta situācijā esoša darbinieka vai amatpersonas pienākumus, kuri skar interešu konflikta situācijā esošu darbību;

39.4. procedūru izveidi darījumiem ar personām, kas saistītas ar iestādes vadību, atbilstoši normatīvo aktu prasībām, piemēram, paredzot būtiskāko darījumu saskaņošanu akcionāru sapulcē, vienlaikus nodrošinot šo darījumu apmēra ierobežojumus un interešu konflikta situāciju novēršanu šo darījumu saskaņošanas procesā.

40. Iestāde, ņemot vērā šajos noteikumos minētos interešu konflikta situāciju pārvaldības principus un risku stratēģiju, nosaka interešu konflikta situācijas kvalitatīvos un, kad tos iespējams noteikt, arī kvantitatīvos kritērijus, atbilstoši kuriem tā klasificējama kā būtiska interešu konflikta situācija. Iestāde nosaka atbilstošu rīcību attiecībā uz interešu konflikta situācijām atkarībā no tā, vai tās ir klasificētas kā būtiskas vai nebūtiskas.

41. Ja iestādes darbinieks vienlaikus ir iestādes akcionārs vai iestādes klients, tad šāds statuss pats par sevi nav uzskatāms par interešu konflikta situāciju, ja vien netiek pārsniegti iestādes noteiktie kritēriji interešu konflikta situācijas novērtēšanai.

42. Iestāde nosaka un dokumentē par interešu konflikta situāciju pārvaldību iestādē atbildīgo darbinieku vai struktūrvienību pienākumu aprakstu, ņemot vērā šajos noteikumos minētos interešu konflikta situāciju pārvaldības principus un iestādes padomes un valdes funkcijas.

43. Iestāde dokumentē jebkuru identificēto interešu konflikta situāciju iestādē attiecībā uz iestādes darbiniekiem un amatpersonām, kā arī pārvaldības pasākumus, kas paredzēti šīs situācijas pārvaldīšanai vai novēršanai, ņemot vērā identificētās interešu konflikta situācijas būtiskumu.

44. Iestāde, kas ir prudenciālās konsolidācijas grupas mātes sabiedrība, veidojot prudenciālās konsolidācijas un subkonsolidācijas grupas kopējās interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politikas un procedūras, ņem vērā identificētās esošās faktiskās vai potenciālās interešu konflikta situācijas grupas ietvaros, izvērtējot ne tikai grupas kopējo interešu aizsardzību, bet arī atsevišķu sabiedrību, kuras ietilpst grupā, interešu aizsardzību.

45. Iestāde, nodrošinot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanu, ņem vērā prudenciālās konsolidācijas grupas un subkonsolidācijas grupas ietvaros noteiktās interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politikas un procedūras.

4.5. Papildu prasības interešu konflikta situāciju pārvaldīšanai attiecībā uz amatpersonām un personām, kas saistītas ar iestādes vadību

46. Iestāde, izstrādājot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku attiecībā uz amatpersonām, paredz izvērtēt vismaz šo personu:

46.1. ekonomiskās intereses (piemēram, izsniegts kredīts, kas pārsniedz Kredītiestāžu likumā minēto riska darījumu ierobežojuma apmēru);

46.2. personiskās, profesionālās un ekonomiskās attiecības ar citiem iestādes darbiniekiem vai amatpersonām, personām, kurām ir būtiska finansiālā līdzdalība iestādē, un citām ieinteresētajām pusēm, kā arī ar prudenciālās konsolidācijas grupā, kurā ietilpst iestāde, ietilpstošo sabiedrību darbiniekiem;

46.3. darba tiesiskās attiecības pēdējo piecu gadu laikā;

46.4. līdzdalību citu komercsabiedrību kapitālā, ja šāda līdzdalība ietekmē vai var ietekmēt attiecīgās personas intereses.

47. Iestādei ir pienākums iegūt no amatpersonām informāciju, lai izvērtētu un novērstu šo personu ārpus iestādes veikto darbību nelabvēlīgu ietekmi uz iestādi un tās interesēm, tai skaitā informāciju, kas raksturo šo personu politiska rakstura ietekmi un politiskās saiknes.

48. Iestāde, izstrādājot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un procedūras attiecībā uz amatpersonām, identificē arī faktiskās vai potenciālās interešu konflikta situācijas attiecībā uz šo personu laulātajiem, reģistrētajiem partneriem, vecākiem un bērniem, kā arī ne retāk kā vienu reizi gadā veic identificēto faktisko vai potenciālo interešu konflikta situāciju pārskatīšanu.

49. Iestāde nosaka ierobežojumus iestādes padomes un valdes locekļiem ieņemt amatus ar iestādi konkurējošās sabiedrībās, izņemot sabiedrības, kuras ietilpst ar iestādi vienā prudenciālās konsolidācijas grupā.

50. Iestāde papildus šo noteikumu 43. punktā minētajam dokumentē jebkuru identificēto interešu konflikta situāciju iestādē attiecībā uz iestādes padomes un valdes locekļiem gan individuāli, gan kolektīvi, kā arī pārvaldības pasākumus, kas paredzēti šīs situācijas pārvaldīšanai vai novēršanai, tai skaitā, ja šī situācija ir identificēta kā nebūtiska interešu konflikta situācija saskaņā ar šo noteikumu 40. punktā minētajiem kritērijiem.

51. Iestāde nodrošina, ka interešu konflikta situāciju pārvaldība attiecībā uz iestādes padomes un valdes locekļiem tiek organizēta tā, lai iestādes padomes un valdes locekļi lēmumu pieņemšanā rīkotos neatkarīgi un tikai iestādes interesēs, ņemot vērā iestādes izstrādāto interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku attiecībā uz amatpersonām, tai skaitā iestādes noteiktos kritērijus, atbilstoši kuriem interešu konflikta situācija saskaņā ar šo noteikumu 40. punktā minēto būtu klasificējama kā būtiska interešu konflikta situācija.

52. Iestādes amatpersona savu amata pienākumu izpildē novērš interešu konflikta rašanos un atturas no lēmumu pieņemšanas par iestādes darījumiem, kuros šai amatpersonai rodas vai var rasties interešu konflikts. Iestādes padomes vai valdes loceklis ziņo iestādes padomei, bet persona, kura pilda pamatfunkcijas, ziņo iestādes padomei vai valdei par darījumiem, kuros šai amatpersonai tieši vai netieši rodas, var rasties vai jau ir radies interešu konflikts. Iestāde dokumentē savus lēmumus un rīcību interešu konflikta situāciju, par kurām ir ziņots saskaņā ar šajā punktā minēto kārtību, pārvaldīšanā.

53. Iestāde, izstrādājot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un procedūras, nodrošina atbilstošu interešu konflikta situāciju identificēšanu un to novēršanas vai ierobežošanas pasākumu īstenošanu gadījumos, kad darījumus veic ar personām, kas saistītas ar iestādes vadību, nodrošinot, ka šādu darījumu nosacījumi nav labvēlīgāki par līdzīgu iestādes darījumu ar personām, kas nav saistītas ar iestādes vadību, nosacījumiem un nav pretrunā ar iestādes un tās noguldītāju vai ieguldītāju interesēm.