Vaststellingsbesluit Selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1945–2000 (Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

– het controleren van het beheer van de middelen zoals dat blijkt uit de administraties van het ministerie;

– het controleren van het stelsel van interne controlemaatregelen dat is opgenomen in de administratieve organisatie van het ministerie;

– het controleren van de jaarlijkse financiële verantwoording van het ministerie die aan het einde en ter afsluiting van het dienstjaar wordt opgesteld aan de hand van de administratie, gevoerd door de directies FEZ.

De controle houdt verder in:

– het signaleren van onvolkomenheden naar aanleiding van de controle;

– het adviseren inzake maatregelen ter opheffing van de gesignaleerde onvolkomenheden;

– andere werkzaamheden door de minister opgedragen.

Met ingang van 21 september 1995 (Besluit taak DAD, Stb. 1995/426) houdt de controletaak in:

– de controle op het beheer van niet-geldelijke zaken;

– bijzondere controletaken in opdracht van de Minister van Financiën;

– het adviseren ter zake van de maatregelen ter opheffing van onvolkomenheden die bij de uitgevoerde controles zijn geconstateerd;

– het adviseren ter zake van het te voeren beleid op het gebied van de financiële verslaggeving en de accountantscontrole bij het ministerie;

– bijzondere adviestaken in opdracht van de Minister van Financiën.

Waardering: V 10 jaar (voor de Periode: 1945–1998)

V, 7 jaar (voor de Periode: 1999–)

NB

De bewaartermijnen zijn ontleend aan de Verordening gedrags- en beroepsregels registeraccountants 1994 (Stcrt. 1995 nr. 48). In artikel 19 van deze Verordening is de bewaartermijn gesteld op 10 jaar. Bij wijziging van 17 december 1998 (Stcrt. 250) is deze termijn verkort tot 7 jaar.

Opmerking: Indien de controle heeft aangetoond dat grote misstanden hebben plaatsgevonden, zal de neerslag hiervan voor bewaring worden aangemerkt. Deze misstanden kunnen blijken uit bijvoorbeeld een extern onderzoek naar het financiële beheer en aan een parlementaire enquête.

Handeling: Het aanwijzen van het hoofd van de departementale accountantsdienst.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 22/derde lid

Product: beschikking

Opmerking: De Minister van Financiën wordt hiervan in kennis gesteld.

Waardering: V 10 jaar

V 75 jaar na geboortedatum, indien pensioenrechtelijke belangen

Handeling: Het vijfjaarlijks (laten) opstellen van een evaluatieonderzoek naar de recht- en doelmatigheid van het gevoerde contractbeheer

Periode: 1996–

Grondslag: Regeling contractbeheer 1996, art. 4

Product: Nota’s, rapporten van Algemene Rekenkamer, verslagen van het overleg

Waardering: V 5 jaar

V 7 jaar, indien fiscaal belang

Handeling: Het doen van schenkingen van aan de staat toebehorende niet-geldelijke roerende zaken.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 28, tweede lid, Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 art. 3/eerste lid.

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na schenking

Handeling: Het verlenen van (bijzondere) volmachten aan (rechts) personen voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de Staat.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 (Stb. 1996, 24) art. 1

Product: zie handeling

Opmerking: De vakminister houden een openbaar register bij waaruit blijkt aan welke (rechts)personen een volmacht is verleend en waarover deze zich uitstrekt.

Waardering: V 5 jaar na einde aanwijzing/volmacht

Handeling: Het in overeenstemming met de Minister van Financiën sluiten van huur-, huurkoop en lease-overeenkomsten namens de Staat.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit Privaatrechtelijke Rechtshandelingen 1996, art. 6

Product: overeenkomsten

Waardering: V 7 jaar na beëindiging overeenkomst

Handeling: Het vastleggen van de administratieve organisatie van het financieel beheer en de toepassing daarvan in werkvoorschriften en procedures.

Periode: 1998–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1998, 53) art. 12/eerste lid, Besluit materieel beheer 1996 (Stb. 1996, 23) art. 3/eerste en derde lid, Regeling Contractbeheer 1996, art. 2/lid 2

Product: Handboek AO, werkvoorschriften en procedures financieel beheer, beleidsstukken t.a.v. verplichtingen, voortgangscontrolelijst, checklist, richtlijn aanleveren stukken, rekeningschema, regeling begrotingsvoorschrift, controlevoorschrift, criteria begrotingsbeslag.

Waardering: B (1)

Handeling: Het vervreemden van deelnemingen van de staat in ondernemingen.

Periode: 1991–1995

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art. 1 (i.w. 23 juli 1977)

Product: zie handeling

Opmerking: Met machtiging van de Minister van Financiën. Deze Handeling: komt ook voor in de selectielijst Staatsdeelnemingen. Op grond van die lijst wordt de neerslag bewaard.

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten ter beëindiging van geschillen waarbij de staat betrokken is en geen betrekking hebben op rechten op onroerende zaken.

Periode: 1991–

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art. 2 (i.w. 23 juli 1977); Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 art. 4.

Product: zie handeling

Opmerking: Tot 1995 met machtiging van de Minister van Financiën, na 1995 geldt voor niet geldelijke roerende zaken een drempelbedrag boven welke overeenstemming van de Minister van Financiën vereist is.

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het kwijtschelden van aan de staat toekomende burgerrechtelijke vorderingen.

Periode: 1991–

Grondslag: Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1977, 427) art. 3 (i.w. 23 juli 1977); Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen (Stb. 1996, 24) art. 2

Product: zie handeling

Opmerking: Tot 1996 met machtiging van de Minister van Financiën, vanaf 1996 boven een bepaald drempelbedrag in overeenstemming met de Minister van Financiën, mits het kwijtschelden niet bij of krachtens wet is geregeld.

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het vastleggen van de procedures van de administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer en zorgdragen voor de toepassing hiervan.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit materieelbeheer 1996 (Stb. 1996, 23) Art. 2

Product: procedures, richtlijnen materieelbeheer

Waardering: B (1)

Handeling: Het voeren van overleg met de Minister van Financiën over de afwikkeling van schades of aansprakelijkheidsstellingen namens het Rijk.

Periode: 1996–

Grondslag: Besluit materieelbeheer 1996 (Stb. 1996, 23) Art. 8/ derde en zesde lid

Product: verslag

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het vastleggen van de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot het kasbeheer en het zorgdragen voor de toepassing van de hierin vastgelegde procedures.

Periode: 1998–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1998, 53) Art. 12/eerste lid en Besluit kasbeheer 1998 (Stb. 1998, 53) Art. 3/eerste lid en derde lid

Product: richtlijnen en procedures

Waardering: B, 1

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan de Minister van Financiën in het kader van het aan hem opgedragen toezicht.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 38/eerste lid

Product: zie handeling

Opmerking: De inlichtingen hebben betrekking op niet-periodiek te verstrekken gegevens. De gegevens bedoeld in art. 36/eerste lid dragen een periodiek karakter.

Waardering: V 6 jaar na verstrekking inlichtingen

Handeling: Het beoordelen van voorstellen van hoofden van dienst voor de jaarlijkse begroting en meerjarenramingen en andere voorstellen met financiële gevolgen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art.2 en 3/eerste en tweede lid

Product: beoordelingsrapport

Waardering: V 7 jaar na afwijzing, toewijzing of verwerking in begrotingswet

Handeling: Het toezien dat van voorstellen, die betrekking hebben op de begroting, de financiële gevolgen voor het Rijk worden aangeven.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 5/tweede lid

Product: toetsingsrapport

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het houden van toezicht op de uitvoering van de begroting.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 6

Product: toetsingsrapport, inspectie

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het opstellen van aanvullende begrotingsontwerpen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 7

Product: zie handeling

Waardering: B (5)

Handeling: Het opstellen van periodieke financiële overzichten en verantwoordingen.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 8, Besluit Materieelbeheer (Stb.1998, 53) Art. 4, lid 5

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar

Handeling: Het houden van overleg over het voeren van een meer doelmatig financieel beheer en/of het vermeerderen van inkomsten.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 10

Product: overlegverslag

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het vorderen van inlichtingen omtrent aangelegenheden waaraan financiële gevolgen voor het Rijk zijn verbonden.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992. 1) Art. 11

Product: rapport

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het doen van voorstellen met betrekking tot zowel de aanwijzing van personen die zijn belast met het verrichten van uitgaven en ontvangsten en met de bewaring van gelden en/of geldswaardige papieren, als de intrekking van een dergelijke aanwijzing.

Periode: 1992–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1) Art. 13/eerste lid

Product: beschikking

Waardering: V 10 jaar

V 75 jaar na geboortedatum, indien pensioenrechtelijke belangen

Handeling: Het aanwijzen van ambtenaren die belast zijn met de coördinatie van het contractbeheer.

Periode: 1996–

Grondslag: Regeling Contractbeheer 1996, art. 3, tweede lid

Product: beschikking

Waardering:: V 10 jaar

V 75 jaar na geboortedatum, indien pensioenrechtelijke belangen

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen en controleprogramma's aan de Algemene Rekenkamer ter uitvoering van rechtmatigheidonderzoek.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art. 53/tweede lid en art. 54/tweede lid

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

V 7 jaar, indien fiscale belangen

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen en het ter beschikking stellen van bescheiden, waaronder controlerapporten, aan de Algemene Rekenkamer naar aanleiding van rechtmatigheids- en doelmatigheidsonderzoek bij andere rechtspersonen dan de staat.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art. 59

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

V 7 jaar, indien fiscale belangen

Handeling: Het voeren van overleg over het gecontroleerde beleid met de Algemene Rekenkamer

Periode: 1992–

Product: Nota’s, rapporten van Algemene Rekenkamer, verslagen van het overleg

Waardering: V 15 jaar

Handeling: Het opstellen van de financiële verantwoording houdende:

de rekening van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, voorzien van een toelichting;

de op deze rekening aansluitende saldibalans per 31 december, voorzien van een toelichting;

aanvullende toelichting bij de financiële verantwoording ex art. 56.

Periode: 1991–

Grondslag: CW art. 56 vierde lid, art. 65 (84)

Product: zie handeling

Opmerking: De verantwoording wordt uiterlijk op 1 mei/ 23 april volgend op het begrotingsjaar aan de Minister van Financiën gezonden, tezamen met de daarop betrekking hebbende controlerapporten (art.67/86), (art. 65/ vijfde lid)

Waardering: B (1)

Te bewaren neerslag (subproducten):

De rest van de neerslag V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

V 7 jaar, indien fiscale belangen

Handeling: Het in kennis stellen van de Algemene Rekenkamer van hetgeen tot opheffing van het bezwaar kan leiden als bedoeld in art. 55/eerste lid.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art. 55/tweede lid

Product: zie handeling

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

V 7 jaar, indien fiscale belangen

Handeling: Het opstellen van een voorstellen van wet tot opheffing van het bezwaar van de Algemene Rekenkamer als bedoeld in art. 55/eerste lid.

Periode: 1992–

Grondslag: CW art. 56/eerste lid

Product: zgn. Indemniteitswetten

Waardering: V 5 jaar na het betreffende begrotingsjaar, indien de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer.

V 7 jaar, indien fiscale belangen

Handeling: Het bepalen of zekerheid moet worden gesteld met betrekking tot het verlenen van voorschotten.

Periode: 1994–

Grondslag: Besluit verlening voorschotten 1994 (Stb. 1994. 35) Art. 3 onder b en art. 4 derde lid

Product: zekerheidsstelling

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het controleren van het beheer van niet-geldelijke zaken die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd

Periode: 1995–

Grondslag: Besluit Taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 3a

Product: Inlichtingen, rapporten

Waardering: V 5 jaar na goedkeuring rijksrekening

Handeling: Het, in overeenstemming met de Minister van Financiën, afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid aan de Staten-Generaal.

Periode: 1991–

Grondslag: –

Product: zie handeling

Waardering: B (3)

Handeling: Het voeren van overleg, mede aan de hand van de rapporten van de DAD, over de controleaangelegenheden van het ministerie.

Periode: 1995–

Grondslag: Besluit taak DAD (Stb. 1995, 426) art. 8

Product: beschikking

Opmerking: Deze audit-commissie is o.l.v. de secretaris-generaal en hierin hebben minimaal zitting de directeur DAD en de directeur CD-FEZ.

Waardering: B (3)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.