Regeling van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 19 juni 2014, nr. 528293, houdende vaststelling van het normenkader met eisen voor het uitvoeren van jeugdbescherming en/of jeugdreclassering (Regeling normenkader jeugdbescherming en jeugdreclassering)

Gelet op artikel 3.4, vierde lid, van de Jeugdwet;

Besluit:

Artikel 1

Het normenkader bedoeld in artikel 3.4, vierde lid, van de Jeugdwet, wordt vastgesteld overeenkomstig Hoofdstukken 9 en 10 van de bijlage bij deze regeling.

Artikel 2

Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst.

Artikel 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling normenkader jeugdbescherming en jeugdreclassering.

Bijlage. Regeling normenkader jeugdbescherming en jeugdreclassering

Certificatieschema voor toetsing van het kwaliteitsmanagementsysteem van uitvoerende organisaties voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering versie 1.0

Waarin opgenomen het normenkader ten behoeve van certificering van uitvoerende organisaties voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering, versie 1.0

Inhoud

1. Aanleiding en verantwoording

1.1. Inleiding, doel van het normenkader

Vanaf 1 januari 2015 is de Jeugdwet van kracht. Deze wet vervangt de Wet op de Jeugdzorg uit 2005. De vernieuwing betekent zowel een transitie, verplaatsing van verantwoordelijkheden, rollen en bevoegdheden, als een transformatie, een inhoudelijke verbeterslag. De vervanging van de wet heeft onder andere tot doel een verdere professionalisering van jeugdhulp waarin kwaliteitsborging een prominente plek inneemt. Ook beoogt de Jeugdwet een substantiële vermindering van bureaucratie voor alle betrokken instanties.

Uitvoering van de Jeugdwet betekent onder andere dat de verantwoordelijkheid voor de organisatie van de jeugdbescherming en jeugdreclassering bij de gemeenten ligt. De gemeenten hebben de regierol in de uitvoering van de wet en zijn verantwoordelijk voor de afspraken met en inzet van uitvoerende organisaties in de hulp.

Jeugdbescherming en jeugdreclassering worden, conform de Jeugdwet, uitgevoerd door organisaties die in het bezit zijn van een geldig certificaat als uitvoerder voor jeugdbescherming en/of jeugdreclassering. Dit certificaat wordt verkregen indien men voldoet aan de eisen zoals die zijn geformuleerd in voorliggend normenkader.

Kwaliteit bij het uitvoeren van opgelegde maatregelen voor jeugdigen en waar van toepassing het gezin, wordt van cruciaal belang geacht. Het Rijk en de VNG erkennen beiden dat de decentralisatie van de jeugdbescherming en jeugdreclassering gepaard moet gaan met opnieuw aandacht voor (het vaststellen van) passende randvoorwaarden. Dit vanwege de aard van de taken van de uitvoerende instellingen en de kwetsbaarheid van de doelgroep. In de Jeugdwet zijn kwaliteitsbepalingen opgenomen voor jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen. Het normenkader wordt als ministeriële regeling opgenomen onder de Jeugdwet. Het bevat de eisen voor een uitvoerende instelling vanuit de geldende en nieuwste inzichten op het gebied van kwaliteitsmanagement en -orging voor uitvoerende instellingen. Erin opgenomen zijn die elementen uit de Jeugdwet die direct te maken hebben met kwaliteitsborging. Hiermee wordt duidelijk gemaakt wat en waar de verbinding is tussen de wet en het normenkader.

Met de eisen, die in hoofdstuk 9 zijn geformuleerd, hebben de opstellers het volgende doel:

Het normenkader en het certificatieschema zijn openbare documenten en bedoeld voor uitvoerende organisaties van jeugdbescherming en jeugdreclassering en haar professionals. Hiermee hebben zij inzicht in de kwaliteitseisen die aan hen worden gesteld. Daarnaast gebruikt de Certificerende Instelling Het normenkader als leidraad voor toetsing van deze uitvoerende organisaties. Cliëntenorganisaties en ketenpartners hebben met Het normenkader eveneens inzicht in de basale kwaliteitseisen waaraan een uitvoerende organisatie moet voldoen.

1.2. Betrokken personen en organisaties

De opstellers van Het normenkader achten een breed draagvlak voor de inhoud van het kader in het werkveld van groot belang. Alleen dán zal het normenkader ook zo werken als bedoeld. Om dit te bereiken zijn vrijwel alle organisaties die na invoering van de Jeugdwet een rol spelen bij de uitvoering van de jeugdbescherming en jeugdreclassering op een bepaalde manier betrokken geweest bij de opstelling van Het normenkader.

De opstellers vormden een deskundigencommissie onder voorzitterschap van Kees Ahaus, hoogleraar Healthcare Management Rijksuniversiteit Groningen. Leden van de deskundigencommissie waren:

De Werkgroep Normenkader Jeugdbescherming en Jeugdreclassering voerde de voorbereidende werkzaamheden uit voor de deskundigencommissie. De leden van deze Werkgroep waren mensen die op persoonlijke titel deelnamen en zijn afkomstig uit de volgende organisaties:

Er is twee keer een brainstormbijeenkomst geweest waarin concepten van het normenkader werden voorgelegd aan grote groepen deelnemers van betrokken organisaties. De uitgenodigde deelnemers waren van:

Een aantal deelnemende partijen hebben binnen de eigen organisatie klankbordbijeenkomsten georganiseerd.

Tot slot zijn er twee pilots geweest bij Bureaus Jeugdzorg. Onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Veiligheid en Justitie zijn deze pilots uitgezet. In deze pilots heeft een externe auditor het normenkader getoetst op haalbaarheid en doeltreffendheid. Men heeft gekeken of de pilotorganisaties in principe aan de eisen zouden kunnen voldoen, of de bedoeling van het normenkader wordt getoetst en wat men nodig heeft om de toetsing goed te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld ten behoeve van de interne audits).

1.3. Leeswijzer

Eisen aan een uitvoerende organisatie worden gevormd vanuit een bedoeling, een bestaansreden van een dergelijke organisatie. Deze bestaansreden komt voort uit een maatschappelijke behoefte die moet worden gerealiseerd. Voor jeugdbescherming en jeugdreclassering vloeit deze behoefte voort uit de beschrijvingen in het Verdrag voor de Rechten van het Kind en wordt ingevuld in de Jeugdwet, de Kinderbeschermingswetgeving, het Wetboek van Strafrecht en de Beginselenwet Justitiële Jeugdinrichtingen. De eisen die in de Jeugdwet (inclusief AMvB en Ministeriële Regelingen) aan een uitvoerende organisatie in deze sector worden gesteld moeten daarom een weerslag zijn van de maatschappelijke behoefte die moet worden gerealiseerd.

In hoofdstuk 1 tot en met 3 staat de tekst zoals die ook is opgenomen in het normenkader voor uitvoerende instellingen voor jeugdbescherming en jeugdreclassering. Deze tekst, inclusief de tabel met eisen is gepubliceerd in het document Normenkader voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering versie 1.0.

In hoofdstuk 2 wordt beschreven hoe de inhoudelijke eisen in Het normenkader, in het verlengde van de Jeugdwet, tot stand zijn gekomen, uitgaande van deze benadering.

In hoofdstuk 3 wordt de opbouw en invulling van het schema geschetst uitgaande van deze benadering.

Hoofdstuk 4 tot en met 8 beschrijft de insteek die is gekozen bij het beoordelen en certificeren van uitvoerende organisaties op basis van het normenkader inclusief de tabel met de eisen en wijze van beoordelen.

Hoofdstuk 4 benadrukt het doel en de scope van de certificering op basis van het normenkader en geeft daarmee de essentie van dit certificeringsschema weer. Cyclus van beoordeling en geldigheidsduur zijn daar onderdelen van.

In hoofdstuk 5 en 6 staan de eisen die worden gesteld aan het proces van certificeren en wordt de gerichtheid van de auditors bij het auditen in relatie tot het normenkader beschreven.

In hoofdstuk 7 wordt een uitleg gegeven over de wijze van beoordelen door de auditors van de certificerende instelling.

Hoofdstuk 8 geeft de afspraken over ingangsdatum en overgangsregeling weer, één en ander conform de regels in de Jeugdwet.

In hoofdstuk 9 staan de inhoudelijke normen en eisen die worden gesteld aan een uitvoerende organisatie om in aanmerking te komen voor een certificaat met daarbij de wijze van beoordeling per norm voortkomend uit de beschrijving in hoofdstuk 7.

In hoofdstuk 10 worden relevante begrippen omschreven en hoofdstuk 11 geeft de referenties en bronnen weer.

2. Van Doel naar Normen

2.1. doel Jeugdbescherming en Jeugdreclassering

Als hoofddoel van de Jeugdwet wordt aangegeven: ‘het voorkomen van zorgafhankelijkheid en het versterken van de eigen kracht van de jongere en van het zorgend en probleemoplossend vermogen van diens gezin en van anderen in de sociale omgeving’.

Voor uitvoering van de ondertoezichtstelling (OTS) geldt dat het daarbij gericht moet zijn op: ‘het opheffen van de bedreiging voor de veiligheid en ontwikkeling van het kind.’

Voogdij richt zich op: ‘het realiseren van een stabiele, duurzame en voor de ontwikkeling van de jeugdige, optimale opvoeding.’

Jeugdreclassering richt zich op: ‘het voorkomen van recidive en het realiseren van een gedragsverandering bij de betrokken jongere.’

(Wetsvoorstel Jeugdwet, Kamerstukken II 2012/13, 33 684, nr. 2, Memorie van toelichting, blz. 29, Kamerstukken II 2012/13, nr. 3).

Voor zowel jeugdbescherming als jeugdreclassering geldt dat bij de uitvoering de volgende beginselen moeten worden gewaarborgd: proportionaliteit en subsidiariteit, rechtsgelijkheid, verbod van willekeur, rechtszekerheid en uniformiteit. (Memorie van toelichting: Kamerstukken II 2012/13, nr. 3).

In de verdere uitwerking in Het normenkader naar de concrete normen en eisen aan de uitvoerende organisaties is voortdurend verbinding gelegd met bovengenoemde doelen en gronden van de wet. Bij het toetsen van een uitvoerende organisatie met behulp van Het normenkader is het daarom altijd van belang of en in hoeverre het voldoen aan een eis ook heeft bijgedragen aan het realiseren van doelen en gronden. Hiermee wordt bereikt dat gebruik van het normenkader bijdraagt aan doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoerende organisatie.

2.2. resultaten

Artikel 4.1.1 (lid 1 en 2) van de Jeugdwet luidt als volgt:

‘De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling verlenen verantwoorde hulp, waaronder hulp van goed niveau wordt verstaan, die in ieder geval veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht wordt verleend en die is afgestemd op de reële behoefte van de jeugdige of ouder.’

‘De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling organiseren zich op zodanige wijze, voorzien zich kwalitatief en kwantitatief zodanig van personeel en materieel en dragen zorg voor een zodanige verantwoordelijkheidstoedeling, dat een en ander leidt of redelijkerwijs moet leiden tot verantwoorde hulp.’ Uit deze wettekst is af te leiden welke resultaten een gecertificeerde instelling gevraagd wordt na te streven.

Een uitvoerende organisatie moet laten zien dat het voldoende resultaatgericht is. De resultaten zijn de bereikte uitkomsten waaruit kan worden afgeleid of de gronden en de doelen van jeugdbescherming en jeugdreclassering worden gerealiseerd. Een uitvoerende organisatie kan worden gecertificeerd als kan worden aangetoond dat, naar de beoordeling van de certificerende instelling, in voldoende mate resultaatgericht wordt gewerkt en aan de gestelde normen is voldaan. Het uiteindelijke resultaat van jeugdbescherming en jeugdreclassering wordt bereikt door de hele keten én de jeugdige (en het gezin) zelf.

De resultaten waarop een uitvoerende organisatie in het kader van jeugdbescherming en jeugdreclassering zich moet richten en waaraan een bijdrage geleverd moet worden, zijn in Het normenkader als volgt geformuleerd:

2.3. opbouw normenkader

Uit vooronderzoek in de aanloop naar het opstellen van Het normenkader bleek dat er grote overeenstemming bij betrokken organisaties is over de volgende stellingname:

De vier genoemde elementen komen terug als categorieën in het normenschema in hoofdstuk 9. Hieronder wordt beschreven wat we onder de gebruikte termen verstaan1Deze beschrijvingen zijn conform de terminologie en uitleg zoals gehanteerd in de documenten over professionalisering in de Jeugdzorg.

2.3.1. Professional

Voor Het normenkader is van belang dat er sprake kan zijn van twee soorten professionals: professionals geregistreerd in het kwaliteitsregister jeugd en/of in het BIG-register en andere professionals. Registratie in het kwaliteitsregister jeugd staat open voor jeugdzorgwerkers (hbo-niveau) en gedragswetenschappers (psychologen en orthopedagogen (wo-niveau)). De eerste categorie professionals zal in Het normenkader worden aangeduid als geregistreerde jeugdprofessionals. Registratie bij het kwaliteitsregister jeugd wordt naar verwachting in het najaar 2014 mogelijk. Tot die tijd geldt dat medewerkers van een uitvoerende organisatie zich vrijwillig kunnen laten registreren.

Om als professional verantwoorde hulp te kunnen leveren, moet hij zelf zorgen dat hij beschikt over de gevraagde competenties. Voortdurend blijven leren, reflecteren en innoveren is nodig voor vak-volwassen professionals. Professionalisering vormt daarom een belangrijke spil in de transitie en transformatie van jeugdzorg. De opzet van een kwaliteitsregister, het bijbehorend stelsel van tuchtrecht en uitwerking van de beroepsethiek maken onderdeel uit van het professionaliseringstraject. De rol en de inzet van de professional in combinatie met toepassing van de gehanteerde methodiek zijn bepalend voor de kwaliteit van de dienstverlening. Om die reden is ervoor gekozen ‘de professional’ en ‘de methode’ in aparte categorieën met normen op te nemen in Het normenkader.

Uiteraard dient de organisatie waarin de professional werkzaam is de rol en inzet van de professional optimaal te ondersteunen.

2.3.2. Methoden

Onder methoden wordt verstaan: de uitgewerkte, specifieke denken werkwijzen die worden gehanteerd om resultaten van jeugdbescherming en jeugdreclassering te bereiken.

In de uitvoering van jeugdbescherming en jeugdreclassering moet methodisch worden gewerkt met methoden die geschikt zijn voor de doelstellingen en de taken van JB en/of JR. Een uitgewerkte methode bevat een beschrijving van onder andere handelingen, werkwijzen en afspraken in de aanpak. Daarbij worden ook keuzes gemaakt voor de inzet van technieken voor specifieke situaties en behandelingen of interventies. In jeugdbescherming en jeugdreclassering is er sprake van een werkende methode als deze beschrijving voor iedereen beschikbaar is en als gebleken is dat de toepassing in de praktijk positieve resultaten oplevert, of als er door theoretische onderbouwing positieve resultaten te verwachten zijn. Er zijn geen zogenaamde ‘erkende’ methoden waar een gevalideerde erkenningstoets op is afgenomen. Wel zijn er methoden die theoretisch zijn onderbouwd (zoals de in het veld meest toegepaste Deltamethode) en die door de praktijk worden omschreven als ‘werkend’. In Het normenkader worden in de eisen geen specifieke methoden bij naam genoemd. Wel worden eisen gesteld aan het methodisch werken door de organisatie en de professionals. Ook worden de zogenaamde algemene werkzame factoren (zie hieronder) genoemd als elementen die een indicatie zijn voor een ‘werkende’ methode.

De gecertificeerde instelling bepaalt of en zo ja welke jeugdhulp is aangewezen in het kader van de uitvoering van de kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering2Niet als de verplichting tot het bieden van jeugdhulp rechtstreeks voortvloeit uit een strafbeschikking of een rechterlijke beslissing waarbij JR is voorzien (Wetsvoorstel Jeugdwet, Kamerstukken II 2012/13, 33 684, nr. 2).

In enkele normen in Het normenkader worden, in relatie tot de gehanteerde methode, de zogenaamde ‘algemene werkzame factoren’ genoemd. Deze algemene werkzame factoren, opgesteld door NJI en in Het normenkader overgenomen als elementen waar aan moet worden voldaan, zijn:

De laatste jaren zijn er steeds meer aanwijzingen voor het toevoegen van de volgende werkzame factor aan deze lijst:

Naast algemeen werkzame factoren, die onafhankelijk zijn van doelgroep en methode, zijn er ook specifiek werkzame factoren of elementen. Deze zijn doelgroep specifiek en/of methode specifiek. Voor zover bekend en beschreven zijn deze elementen allemaal verwerkt in de normen in het schema normenkader in hoofdstuk 9.

Voor jeugdreclassering worden de volgende specifiek werkzame factoren gevraagd:

De werkwijze van de jeugdreclasseringswerker sluit aan bij:

2.3.3. Organisatie

Onder organisatie wordt in Het normenkader verstaan: de organisatorische eenheid rondom het werk en de professionals in de jeugdbescherming en jeugdreclassering.

De subcategorieën in deze categorie geven aan wat met name belangrijk wordt gevonden met het oog op het organiseren en borgen van kwaliteit van de uitvoering. Er wordt uitgegaan van algemeen geldende normen voor kwaliteitsborging en er is gekozen voor die onderwerpen en thema’s die direct aansluiten bij de Jeugdwet en de te behalen resultaten van de uitvoerende organisaties van jeugdbescherming en jeugdreclassering.

2.3.4. Ketensamenwerking

Onder ketensamenwerking wordt in Het normenkader verstaan: de verbinding die organisatie én professional hebben met andere betrokken organisaties en professionals. Tezamen vormen zij het professionele en sociale netwerk rondom de jeugdige en het gezin in het kader van jeugdbescherming, jeugdreclassering en het vrijwillige kader. Het werken volgens eenduidige methoden en richtlijnen in de keten is voorwaarde om resultaten te kunnen behalen.

Ketensamenwerking in de jeugdhulp is in ontwikkeling, onder andere omdat het werkveld zich opnieuw moet vormen na de transitie in 2015. Bevoegdheden zijn verschoven, rollen zijn veranderd. Belangrijk is dat in de keten, en met name in het lokale netwerk, altijd de jeugdige en het gezin centraal staan en dat er in de lokale voorzieningen vanuit dit perspectief naar oplossingen wordt gezocht. Aparte aandacht voor ketensamenwerking in Het normenkader betekent dat een uitvoerende organisatie haar invulling geeft aan de bijdrage die zij levert aan deze benadering, door over de grenzen van haar eigen organisatie te kijken. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat elke uitvoerende instelling in jeugdbescherming en jeugdreclassering onderdeel is van de gehele keten in de jeugdhulp, zowel landelijk als regionaal en lokaal. Gezamenlijk wordt het uiteindelijke resultaat geleverd aan de maatschappij. De kwaliteit van samenwerking is daarom van het allergrootste belang. Het werken in een keten brengt taken en verantwoordelijkheden met zich mee waarin, net als in de interne zaken, ‘gepresteerd’ moet worden. Dit rechtvaardigt het benoemen van de ketensamenwerking in Het normenkader als een aparte categorie.

3. Schema van het Normenkader, opbouw en invulling

3.1. opbouw schema

Het normenkader dient als schema voor de beoordeling of de uitvoerende organisatie in staat is de gewenste resultaten te behalen, of dat binnen afzienbare tijd zal kunnen. Daarnaast dient het voor het ondersteunen van uitvoerende organisaties in hun kwaliteitsborging. De opbouw van het normenkader gaat om die reden uit van de volgende stappen in de aangegeven volgorde:

Bovenstaande opbouw heeft zijn weerslag in de invulling van het schema normenkader met normen waaraan de organisatie moet voldoen.

3.2. invulling schema

3.2.1. Categorieën

De invulling van het normenkader moet ondersteunend zijn aan een juiste uitvoering van de audit voor de beoordeling van een uitvoerende organisatie. Vier categorieën zijn relevant bevonden en in Het normenkader benoemd: Professionals, Methoden, Organisatie en Ketensamenwerking.

De categorieën hangen onverbrekelijk met elkaar samen en starten bij het algemene doel en de richting van de uitvoerende organisatie wat als vijfde categorie is toegevoegd aan het begin van het schema.

3.2.2. Subcategorieën

Per categorie onderscheiden we één of meerdere subcategorieën. Ook de thema’s van deze subcategorieën zijn zorgvuldig gekozen als zijnde ondersteunend aan een juiste uitvoering van de audit. Dit leidt tot het volgende overzicht van de indeling van het schema:

3.2.3. Normen

Elke subcategorie bevat meerdere normen. Elke norm is opgebouwd uit: het onderwerp van die norm, de eis(en) die daarbij horen, de operationele eis(en) en indicator(en) die worden gesteld over dat onderwerp en een vermelding van mogelijke documenten die met het onderwerp te maken hebben. Men vindt deze uitwerking terug in de vier kolommen van het schema. Een nadere omschrijving van de betekenis van de invulling van de kolommen wordt hier gegeven.

In deze kolom staan de onderwerpen die in de betreffende subcategorie belangrijk gevonden worden en daarom in het normenkader worden opgenomen. De onderwerpen zijn geformuleerd als de situatie die in het kader van certificering moet worden bereikt of nagestreefd.

De eisen op basis waarvan de organisatie aantoont dat wordt voldaan aan de situatie zoals omschreven in de kolom ‘Onderwerp’. Deze eisen moeten de organisatie en de professional helpen invulling te geven aan de verwachte resultaten. De eisen zijn, daar waar van toepassing, geformuleerd als aantoonbare systematiek of werkwijze. De uitvoerende organisatie moet een zelfevaluatie uitvoeren op de eisen uit Het normenkader om te kunnen beoordelen aan welke eisen zij al voldoet en geen of minder inspanning vergen en welke eisen nog wel aandacht verdienen.

Een aantal eisen is specifieker, inhoudelijker of meer gericht op meetbaar resultaat. Voor het aansluiten bij de specifieke doelen van Het normenkader wordt het door betrokken organisaties belangrijk gevonden deze in Het normenkader op te nemen. In deze kolom staan de meest concrete en operationele indicatoren en eisen vermeld, die een organisatie ten minste op het onderwerp moet kunnen laten zien.

In deze kolom worden documenten genoemd van de uitvoerende instelling die mogelijk geschikt zijn om aan te tonen dat aan de betreffende eis wordt voldaan. Uiteraard hangt het van de inhoud van de documenten af of dit werkelijk het geval is.

4. Doel en scope van certificering

4.1. doel, scope en eisen

Dit certificatieschema bevat de eisen en richtlijnen aan het certificeren van uitvoerende instellingen in jeugdbescherming en jeugdreclassering. Het ministerie van Veiligheid & Justitie (VenJ) heeft besloten de ISO/IEC 17021:2011 en de daarbij behorende documenten (toelichtingen, richtlijnen e.d.) als uitgangspunt te hanteren. In dit certificatieschema zijn enkel aanvullende en afwijkende bepalingen van de ISO/IEC 17021:2011 en de bijbehorende relevante documenten (MD 1 tot en met 5, 10 en 11) opgenomen. Voor deze aanvullende en afwijkende bepalingen is dit certificatieschema leidend.

Certificatie wordt uitgevoerd door de certificerende organisatie die daarvoor is aangewezen door het ministerie van VenJ, de eigenaar van het normenkader voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering. Een certificaat wordt afgegeven door deze aangewezen certificerende instelling (CI). Volgens de Jeugdwet is een gecertificeerde instelling: een rechtspersoon die in het bezit is van een certificaat of een voorlopig certificaat als bedoeld in artikel 3.4 en die een kinderbeschermingsmaatregel en/of jeugdreclassering uitvoert.

Certificatie op het normenkader ten behoeve van certificatie van uitvoerende organisaties Jeugdbescherming en/of Jeugdreclassering versie 1.0 dient de volgende doelen:

Certificatie op basis van het Normenkader Jeugdbescherming en/of Jeugdreclassering betreft certificatie van een kwaliteitsmanagementsysteem. Onderwerp van certificatie is het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie dat borgt dat doeltreffende uitvoering van jeugdbeschermings- en/of jeugdreclasseringsmaatregelen plaatsvindt of kan gaan plaatsvinden.

De eisen waartegen het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie wordt beoordeeld, zijn gespecificeerd in het normenkader ten behoeve van certificatie van uitvoerende organisaties Jeugdbescherming en/of Jeugdreclassering versie 1.0. Het normenkader bevat normen, onderverdeeld in vijf categorieën. De categorieën bevatten eisen die de conformiteit van het kwaliteitsmanagementsysteem beschrijven zoals bedoeld in paragraaf 7.3.3 van ISO Guide 72:

4.2. Cyclus van beoordelingen

In de Jeugdwet is opgenomen dat het certificaat de voorwaarde is voor uitvoering van jeugdbescherming en jeugdreclassering. Gemeenten mogen alleen afspraken maken met gecertificeerde organisaties. In de wet is aangegeven dat zowel een certificaat als een voorlopig certificaat hiervoor geldt.3Met een voorlopig certificaat wordt een certificaat met een geldigheidsduur van twee jaar bedoeld.

De aanvrager beslist op grond van een zelfevaluatie welk certificaat wordt aangevraagd. Als in de loop van de initiële audit blijkt dat het certificaat nog niet haalbaar is, kan de audit worden opgeschort en de aanvraag in overleg met de certificerende instelling worden omgezet naar een aanvraag van het voorlopige certificaat.

4.3. validatie, publicatie en beheer van de schemadocumenten

Op het Normenkader ten behoeve van certificering van uitvoerende organisaties jeugdbescherming en/of jeugdreclassering versie 1.0 is een praktijktoets uitgevoerd bij twee pilotorganisaties. Het concept Normenkader is goedgekeurd door de deskundigencommissie die is aangesteld ten behoeve van het opstellen van het Normenkader jeugdbescherming en jeugdreclassering. Dit concept Normenkader is geaccordeerd door de staatssecretarissen van VenJ en VWS.

Het certificatieschema sluit aan bij de internationale normen voor managementsysteemcertificatie, ISO/IEC 17021:2011 en de daarbij behorende documenten. Geconstateerd is dat de Jeugdwet het normenkader en de aard van de te certificeren activiteiten een aantal afwijkingen en aanvullingen rechtvaardigt. Deze afwijkingen en aanvullingen zijn in de volgende hoofdstukken opgenomen.

Validatie van het certificatieschema wordt uitgevoerd tijdens de eerste twee certificatieaudits bij bestaande aanbieders en tijdens de eerste certificatieaudit bij een nieuwe aanbieder. Zo nodig wordt op basis van de validatie het certificatieschema aangepast.

Voor wat betreft het publiceren en beheren van schemadocumenten wordt de ISO/IEC 17021: 2011 gevolgd, clausules 8.4.4 en 10.33. Het beheer van de schemadocumenten wordt in 1 januari 2014 vormgegeven.

5. Eisen aan het certificatieproces

5.1. algemeen

In hoofdstuk 9 van ISO/IEC 17021:2011 zijn de eisen aan het certificatieproces geformuleerd. Deze eisen zijn onverkort van toepassing met de hierna volgende aanvullingen en afwijkingen.

Aanvulling op § 9.1.1.2

In de Jeugdwet is opgenomen dat het hier bedoelde certificaat een geldigheidsduur van vijf jaar heeft. Conform ISO/IEC 17021:2011 is de voorgeschreven cyclus van beoordelingen echter zodanig ingericht dat er in het derde jaar ná afgifte van het certificaat een herbeoordeling moet plaatsvinden. Op basis van deze herbeoordeling kan weer een certificaat worden verkregen met een cyclus van beoordelingen van drie jaar. In dit certificatieschema wordt gehouden aan de cyclus van beoordeling conform ISO/IEC 17021:2011.

Voor het voorlopige certificaat is de wettelijk vastgestelde geldigheidsduur twee jaar.

5.2. Berekenen van de audittijd

Aanvulling op § 9.1.4 en MD 5

Bij het vaststellen van de audittijd wordt, in aanvulling op de factoren genoemd in MD 5 (annex A QMS), gerekend met het aantal fte professionals, management en ondersteuning dat direct toe te rekenen is aan de jeugdbescherming en/of de jeugdreclassering.4In een aantal organisaties zijn professionals allround inzetbaar in zowel drang als dwang. Dit certificatieschema betreft alleen de certificatie van dwang.

Bij organisaties die zowel jeugdbescherming als jeugdreclassering uitvoeren, wordt het proces met de grootste omvang als het hoofdproces beschouwd en het proces met de minste omvang als tweede proces. Bij de berekening kan voor het tweede proces op de audittijd een reductie van 20% worden toegepast. Vooralsnog wordt geen reductie in audittijd gegeven op het aanwezig zijn van een HKZ-certificaat, ISO 9001 certificaat of EN 15224 certificaat.

Bij het certificaat wordt de audittijd berekend voor de initiële audit en vervolgbezoeken. De cyclus van beoordelingen van dit certificaat is drie jaar, conform ISO/IEC 17021:2011.

Bij een organisatie, waar van implementatie (nog) geen of onvoldoende sprake is, bedraagt de audittijd voor de initiële audit, ongeacht de omvang, drie dagen in het geval van jeugdbescherming of jeugdreclassering en vier dagen in het geval van jeugdbescherming en jeugdreclassering.

Wanneer volgens de berekening meer tijd zou moeten zijn besteed tijdens de initiële audit, wordt deze tijd toegevoegd aan de tijd die, volgens de berekening, tijdens de vervolgbezoeken moet worden besteed. Indien er volgens de berekening minder tijd zou moeten zijn besteed tijdens de initiële audit, wordt deze niet in mindering gebracht op de tijdsduur van de vervolgbezoeken.

Dit certificaat wordt niet onder accreditatie van de Raad voor Accreditatie verstrekt.

5.3. Methode van onderzoek

Bij de bovenstaande doelen van certificatie op het normenkader voor jeugdbescherming en jeugdreclassering past een onderzoek in de vorm van een audit die gericht is op het bereiken van deze doelen. De CI toetst het managementsysteem van een uitvoerende organisatie op het voldoen aan de norm, de geschiktheid om te voldoen aan de vigerende weten regelgeving en de mate waarin het kwaliteitsmanagementsysteem de organisatie in staat stelt zichzelf continue te verbeteren en de doelstellingen van de organisatie te realiseren.

De gebruikte methoden zijn conform §9.1.9.1.5 van ISO/IEC 17021:2011. In aanvulling op de minimaal gebruikte methoden zal de auditor tevens overleg(gen) van professionals bijwonen en een gesprek voeren met de cliëntvertegenwoordiging.

De Certificerende Instelling moet met de te certificeren organisatie overeen komen op welke wijze de te certificeren organisatie ervoor zorgdraagt dat een adequate steekproef genomen kan worden, rekening houdend met de privacy van cliënten en medewerkers. Daarbij dient de te certificeren organisatie er rekening mee te houden, dat gesprekken met cliënt(vertegenwoordigers) en het bijwonen van overleggen van professionals, onderdeel van de auditmethodiek is.

Daar waar de normen betrekking hebben op het professioneel inhoudelijk handelen, wordt niet het daadwerkelijke handelen getoetst. Bekeken wordt of intercollegiale toetsing, intervisie, werkbesprekingen, werkoverleg en dergelijke plaatsvinden en of de uitkomsten hiervan bijdragen aan de resultaten en of er, indien nodig, wordt bijgestuurd.

De normen die betrekking hebben op houding, bejegening, en dergelijke worden getoetst door na te gaan of er interne afspraken/richtlijnen zijn en na te gaan of medewerkers met deze afspraken bekend zijn. Eveneens moet worden nagegaan hoe de organisatie het hanteert om implementatie te toetsen en bij te sturen. Om dit te kunnen toetsen moet er altijd sprake zijn van gesprekken met professionals en cliënt (vertegenwoordigers).

In het Normenkader voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering zijn de eisen resultaatgericht geformuleerd, passend bij de doelen van certificering van de uitvoering van jeugdbescherming en/of jeugdreclassering. In de audit moet daarom de uitwerking van de gestelde eisen worden getoetst aan de resultaten van de organisatie. Een auditor die een uitvoerende organisatie in jeugdbescherming en/of jeugdreclassering toetst zal constateren of de gehanteerde werkwijze in de organisatie ook werkelijk heeft bijgedragen aan de gewenste resultaten. Het gaat daarbij om de ‘aanwezigheid’ van een werkwijze, handeling, kennisniveau, etc. én om de constatering dat de werkwijze, handeling, etc. aantoonbaar heeft bijgedragen (of zal bijdragen in het geval een voorlopig certificaat is aangevraagd).

Om deze manier van onderzoek succesvol toe te passen worden de volgende voorwaarden en richtlijnen gesteld:

De auditor heeft de verantwoordelijkheid dat alle relevante onderwerpen op de juiste (doel- en resultaatgerichte) wijze aan de orde en regisseert hierop het auditgesprek. Een auditgesprek wordt effectiever door de gesprekspartner van de uitvoerende organisatie ook zelf onderwerpen en praktijkvoorbeelden te laten aandragen.

5.4. Initiële audit en certificatie

5.4.1. Beoordeling van de aanvraag en zelfevaluatie

In aanvulling op § 9.2.2:

De organisatie meldt zich bij de CI aan door het insturen van het aanmeldingsformulier met de daarin gevraagde gegevens en documenten. De CI beoordeelt of de organisatie op basis van de Jeugdwet in aanmerking kan komen voor een certificaat. Organisaties die tevens jeugdhulp verlenen, zijn bij wet uitgesloten.

Minimaal drie weken voorafgaand aan de eerste dag van de initiële audit ontvangt de CI de zelfevaluatie van de organisatie. De beoordeling van de zelfevaluatie is onderdeel van de initiële audit.

De CI bepaalt

5.4.2. Initiële certificatie

De initiële certificatie wordt uitgevoerd conform de norm ISO/IEC 17021:2011 met daarin de fasen 1 en 2 zoals hierin beschreven.

In aanvulling op § 9.1.15:

De initiële certificatie moet binnen een periode van zes maanden nadat de definitieve offerte getekend bij de CI is binnengekomen, zijn afgerond (bij een overschrijding van deze periode wordt de tijdsoverschrijding die toe te schrijven is aan de CI, afgetrokken). De datum waarop de getekende offerte bij de CI arriveert, is de startdatum van het certificatietraject.

Indien de initiële certificatie niet binnen zes maanden is afgerond volgt een wachttijd van tenminste drie maanden voordat de certificatie kan worden voortgezet. De CI zal beoordelen op welke reeds getoetste onderdelen een hertoets moet plaatsvinden.

In aanvulling op § 9.2.3:

De beoordeling van de zelfevaluatie is onderdeel van fase 1 van de initiële audit.

5.4.3. Vervolgbezoeken

Aanvullingen op § 9.3.1

Nadat een certificaat is afgegeven worden gedurende de gehele cyclus van beoordelingen jaarlijks vervolgbezoeken afgelegd conform ISO/IEC 17021:2011.

Nadat een voorlopig certificaat is afgegeven wordt de voortgang van de implementatie op de volgende momenten getoetst:

6. Gerichtheid van de auditor

6.1. Auditen in relatie tot de opbouw van het normenkader

Het normenkader is opgebouwd rondom de jeugdige en het gezin. Veel deskundigen en vertegenwoordigers uit het werkveld van jeugdbescherming en jeugdreclassering hebben aangegeven dat het gewenst is om de benadering zoals getekend in onderstaand figuur te hanteren:

De competenties van de professional in combinatie met de methoden die worden gehanteerd zijn cruciaal voor het realiseren van de doelstellingen en resultaten. Daarbij moet er sprake zijn van een organisatie die de professional en de methoden voldoende inbedt, faciliteert en die kaders stelt. Een optimale afstemming en samenwerking in de keten is essentieel om de resultaten te kunnen bereiken.

De vier genoemde elementen, professional, methode, organisatie en ketensamenwerking, komen terug als categorieën in het normenkader (B, C, D en E). Het normenkader start met een categorie (A) waaruit de bedoeling van de organisatie blijkt.

Deze vijf categorieën en de opbouw zoals gehanteerd in het normenkader geven de auditor de focus zoals bedoeld in de hierboven geschetste benadering.

De eisen die gesteld worden aan de competenties van de auditoren zijn conform

Annex 1 van de ISO/IEC 17021: 2011 opgenomen in de procedures van de CI.

7. Weging van auditresultaten, schorsing en intrekking van het certificaat

Bij de afsluiting van een audit wordt per eis een score toegekend:

Bij audits die na de certificatie worden uitgevoerd, wordt op vergelijkbare manier beoordeeld. Als een eis wordt gewaardeerd met 1 of 0 punten moet de organisatie binnen 1 maand na de laatste auditdag een plan van aanpak hebben ingediend dat wordt geaccordeerd door de certificatie-instelling. In die gevallen waarin 1 punt is toegekend wordt de implementatie getoetst bij de eerstvolgende audit.

In die gevallen waarin 0 punten zijn toegekend wordt de implementatie binnen drie maanden na de laatste auditdag getoetst.

Als een plan van aanpak dat is opgesteld na een score van 0 punten niet adequaat blijkt te zijn geïmplementeerd, volgt een formele waarschuwing. De organisatie stelt een plan van aanpak op wat door de CI dient te worden geaccordeerd. De implementatie van het plan wordt uiterlijk drie maanden na de laatste auditdag geverifieerd. Indien de organisatie wederom 0 punten scoort volgt opschorting van het certificaat.

In het geval dat de Rijksinspectie verscherpt toezicht instelt, zal de CI binnen 1 maand een short-notice audit uitvoeren om te bepalen in welke mate de organisatie onder verscherpt toezicht alsnog aan de certificatie-eisen voldoet. Afspraken over de wijze waarop de CI over een verscherpt toezicht in kennis wordt gesteld, wordt vastgelegd in een samenwerkingsprotocol tussen de CI en de Rijksinspectie.

8. Ingangsdatum en overgangsregeling

Het normenkader ten behoeve van certificatie van uitvoerende organisaties jeugdbescherming en/of jeugdreclassering versie 1.0 is definitief als (dit onderdeel van-) de Jeugdwet van kracht is.

Bij toekomstige wijzigingen in het normenkader zal worden aangegeven welke termijn de organisaties hebben om aan de gewijzigde normen te voldoen.

Wijzigingen in ISO\IEC 17021:2011 en/of bijbehorende documenten worden op toepasbaarheid getoetst waarna zij, voorzien van eventuele aanvullingen of afwijkingen ook voor dit certificatieschema van toepassing zullen zijn. De bijbehorende overgangsregeling wordt gehanteerd.

Wijzigingen in dit certificatieschema die niet voortkomen uit ISO\IEC 17021:2011 en/of bijbehorende documenten worden voorzien van een ingangsdatum en eventueel aanvullende bepalingen.

9. Schema van normen en eisen

¹ Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat in een transitiejaar wellicht geen verklaring kan worden afgegeven. Een toelichting door de accountant hierover volstaat dan.

10. Definities van veel gebruikte begrippen in dit toetsingskader

11. Bronnen en referenties

Dit is een uitgave van:

Ministerie van Veiligheid en Justitie

Postbus 20301 | 2500 eh Den Haag

www.rijksoverheid.nl/venj

Maart 2014 | Publicatienr: |-22848

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.