Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 augustus 2015, nr. MT/2015/77, inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Over te gaan tot (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen:

• a. die:

• 1. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit; of

• 1. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed’;

• c. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de Archiefregeling 2009 (Stcrt. 2010, 70); en

• d. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995.

Bijlage

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Versie: 1.0

Datum: 23-07-2015

Status: Definitief

Behoort bij: MT/2015/77

Colofon

Inhoud

Inleiding

In 2010 is besloten om de archieven van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) te digitaliseren om de informatievoorziening intern en extern te verbeteren. De beschikbare informatie wordt op deze manier beter ontsloten voor medewerkers van de rijksdienst maar ook voor andere (rijks)ambtenaren, professionals en burgers in het algemeen. Het ontsluiten van informatie over het cultureel erfgoed is een van de kerntaken van de rijksdienst.

Het digitaliseren van de archieven past in een bredere ontwikkeling bij de RCE, namelijk een ketengerichte invulling van de informatie-infrastructuur ten behoeve van nieuw beleid voor monumentenzorg. Het op een makkelijke en gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk maken van de archieven waarbij de gebruiker plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk kan werken vormt een belangrijke stap in voornoemd streven. Dit is van groot belang, aangezien veel medewerkers ‘in het veld’ werkzaam zijn en flex- en thuiswerken steeds vaker voorkomt.

Inmiddels zijn de grootste archieven van de RCE gedigitaliseerd: circa 1.500 meter aan materiaal, waaronder de aanwijzingsdossiers en panddossiers. Deze archieven bevatten documenten behorende bij de wettelijke taken van de RCE, zoals subsidieverlening en het aanwijzen van Rijksmonumenten. Deze archieven zijn tevens een bron van interessante kennisgegevens en historisch materiaal. De nieuwe aanwas van dit archief komt veelal al digitaal binnen en de raadpleging van documenten vindt steeds meer plaats aan de hand van het digitale document, en nieuwe analoge aanvragen worden net als de archieven zelf gescand. Het scannen van de documenten voert de RCE niet zelf uit, maar is uitbesteed aan een extern scanbedrijf. De taken rondom voorbereiding, metadatering (voor de meeste archieven), controle en in het systeem laden van de archieven zijn belegd bij de RCE.

De originele analoge stukken die zijn gedigitaliseerd worden nu tijdelijk in archiefdozen bewaard in het depot in de Hoftoren. De originele, analoge documenten gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat de Rijksdienst te maken heeft met een dubbele beheerstaak: zowel het beheer van de analoge originelen als het beheer van de digitale originelen. Deze dubbele beheerstaak is bezwaarlijk.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995, biedt de zorgdrager de mogelijkheid een besluit tot vervanging van archiefbescheiden te nemen, rekening houdend met de voorwaarden gesteld in de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling. Onder het besluit tot digitale vervanging archieven Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed vallen alle via scanning gedigitaliseerde en in het DMS van de RCE opgenomen documenten die aan deze voorwaarden voldoen.

Beschrijving van het DMS

Content Server 10 (Open Text)

De gedigitaliseerde documenten worden opgenomen in het Document Management Systeem (DMS) van de RCE. Hieronder volgt de beschrijving van het DMS.

De digitalisering van de archieven Centraal Archeologisch Archief (CAA) en Centraal Monumenten Archief (CMA) in 2002 van de toenmalige Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB) maakte de aanschaf noodzakelijk van een applicatie waarmee de gedigitaliseerde bestanden gearchiveerd en ontsloten konden worden. Er werd gekozen voor het systeem Livelink van de firma Open Text. Dit is gecertificeerde software die bij veel organisaties en overheden ingezet wordt ter ondersteuning van digitaal archiefbeheer.

De ontwikkeling van Livelink heeft vanaf 2006 na de fusie tot Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten (RACM) vrijwel stilgelegen vanwege de Hummingbird/E-docs plannen binnen het Bestuursdepartement. Het werd vanwege deze plannen niet opportuun geacht Livelink verder in te richten; de RACM zou immers binnen afzienbare tijd aansluiten bij E-docs. In 2010 is besloten Livelink toch verder uit te breiden. Dit vanwege de meer webgerichte functionaliteiten, die bij Hummingbird/E-docs niet voldoende waren om de medewerkers van de RCE, die geregeld veldwerkzaamheden doen, plaats- en tijdonafhankelijk te voorzien van informatie. In 2012 is het systeem geupgrade naar de nieuwste versie, Content Server 10 (CS10). In 2015 wordt het Recordmanagement (RM) binnen dit nieuwe systeem ingericht. De indeling en het gebruik van documenttypen binnen de gedigitaliseerde archieven is zo ingedeeld, dat deze aansluiten bij onder andere de selectielijsten en RM op basis hiervan ingericht kan worden. De RM-module van Open Text is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement, Department of Defense (DoD) 5015.02-STD.

Hoewel het DMS technisch gezien voldoet aan de eisen die gesteld worden, liet de gebruiksvriendelijkheid te wensen over. Op basis van de gebruikerswensen is in 2015 een upgrade uitgevoerd waarbij een interface is geïmplementeerd die eenvoudig zoeken en filteren binnen de gedigitaliseerde archieven ondersteunt.

Digitaal Archiefbeheer

De gekozen structuur in het DMS is een combinatie van de afspiegeling van de analoge ordening (objectgericht) en de implementatie van, waar mogelijk, het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid.

De basisordening voor de meeste archieven is het (cultuurhistorisch) object. Een object kan bijvoorbeeld een Rijksmonument of beschermd dorpsgezicht zijn. In de analoge situatie zijn documenten aangaande één object soms verspreid over meerdere archieven, afhankelijk van het proces en de afdeling waarbinnen de documenten opgemaakt zijn. Door metadatering is het mogelijk om, in tegenstelling tot de analoge situatie, snel informatie over één object uit meerdere archieven te vinden.

Alleen de medewerkers DIV hebben schrijfrechten op de digitale documenten binnen deze structuur. Eventueel foutief gearchiveerde documenten kunnen dus alleen door deze afdeling gecorrigeerd worden.

Een voorbeeld van de archief- en rechtenstructuur, inclusief metadata, is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.

Reikwijdte van het vervangingsproces

Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van het de RCE. Dit is inclusief het voormalig Instituut Collectie Nederland (ICN).

Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De RCE wil een gedeelte van de te vernietigen en te bewaren analoge documenten die horen bij de werkprocessen en primaire taken van de RCE vervangen door digitale documenten. Het gaat om documenten die zijn opgenomen in de basisselectiedocumenten van de RCE en ICN. Als datum wordt op of na 1920 aangehouden, het jaartal waarin de eerste archiefbescheiden zijn opgenomen.

Alle andere documenten die een rol spelen bij de werkprocessen van RCE zijn digitaal van oorsprong en worden dus niet vervangen.

Locatie: Het grootste gedeelte van de reeds gedigitaliseerde documenten liggen tijdelijk opgeslagen in het archief van de Hoftoren, in afwachting van het besluit tot vervanging. De archieven die nog in aanmerking komen voor digitaliseren liggen in de depots van de Rijksdienst.

Kwaliteit en formaat van het papier: Van het meeste archiefmateriaal dat door de RCE beheert wordt is de kwaliteit van het papier is wisselend, evenals de formaten: van ansichtkaartformaat tot groter dan A0. De RCE heeft zelf niet de capaciteit of faciliteiten in huis om dergelijke hoeveelheden materiaal in afwijkend formaat zelfstandig te scannen. Daarom is besloten dit uit te besteden aan een externe scandienst.

Ordening en metadatering van de analoge archieven: De archieven zelf zijn sterk objectgericht ingericht, dit houdt in dat voor elk Rijksmonument een dossier is aangemaakt. Hierin kunnen echter diverse zaken zitten, zoals subsidieaanvragen en vergunningen. Het komt voor dat in de analoge situatie zaken niet goed zijn geordend of dat het niet duidelijk is bij welke zaak een stuk heeft gehoord. De metadatering die mogelijk is op deze stukken wordt hierdoor beperkt.

Voor analogepoststukken die gedigitaliseerd worden, is het zaaknummer het meest belangrijke metadataveld. Op basis van het zaaknummer kunnen documenten later gekoppeld aan alle relevante zaakinformatie; zoals ontvangstdatum, aanvrager, het cultureel historisch object waar de aanvraag betrekking op heeft, procesinformatie en meer. Verder worden deze documenten, net als de documenten uit de archieven, individueel voorzien van een documenttype.

Archiefbescheiden waarop vervanging niet van toepassing is

Een aantal archiefbescheiden worden niet digitaal vervangen. Dit kan praktische redenen hebben. In een aantal gevallen heeft papier als drager meerwaarde, ook in dat geval vindt geen vervanging plaats.

Praktische gronden

Het besluit is niet van toepassing op archiefbescheiden van de RCE die, op praktische gronden, niet worden opgenomen en beheerd in het DMS. Het betreft hier:

Meerwaarde van papier als drager

In een aantal gevallen worden papieren archiefbescheiden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. Dit betekent dat het digitale exemplaar een kopie is. Het gaat dan om die bescheiden die een meerwaarde hebben omdat papier de drager is. Een aantal archiefbescheiden binnen de RCE valt hieronder. Deze uitzondering baseert zich op de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, waarin geschreven wordt dat vervanging in ieder geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de RCE zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in de Beleidsregel zijn geformuleerd. Deze elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:

In de praktijk komt het er op neer dat kostbare en historische archieven worden wel gedigitaliseerd, maar niet vernietigd. De digitale kopie dient als borging dat de stukken leesbaar blijven. Het gaat vooralsnog om de Schetsboekjes Mulder, een historisch bestand aan originele schetsen van bouwwerken, gedateerd rond 1900.

Deze archiefbescheiden worden fysiek gearchiveerd, waarbij een systematische relatie wordt gecreëerd met het digitale proces. Deze analoge bestanden zullen te zijner tijd in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht worden.

Er zijn een aantal archiefbescheiden / collecties aanwezig die de RCE nog steeds nodig heeft voor de uitvoering van haar primaire proces. Deze archiefbescheiden / collecties zijn derhalve aan te merken als dynamische archieven en komen dus niet voor overbrenging in aanmerking. Specifiek over deze documenten zijn afspraken gemaakt met de Algemeen Rijksarchivaris (Machtiging voor opschorten van overbrenging archieven, dd. 19 augustus 2008).

Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de RCE. Dit om in het kader van de digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

Organisatie en taken bestuursdepartement OCW

In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie- en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet / internet van OCW.

Organisatie en taken RCE

Het beheer van de archieven binnen de RCE valt binnen het Programma Erfgoed Digitaal, bij de afdeling Data. Hieronder vallen drie clusters, te weten: Bibliotheek, Collecties en DIV. De medewerkers DIV zijn onder andere verantwoordelijk voor het ontsluiten van de post en het archiefbeheer. Het scanklaar maken, metadateren en registeren van de ter digitalisering aangeboden dossiers vindt binnen deze afdeling plaats. Binnen het cluster DIV is de gebruikersondersteuning van het DMS belegd. Zodra de Recordmanagement(RM)-module is uitgerold zal bij de DIV tevens het RM worden belegd. De coördinator DIV is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheidscontrole na aflevering van de digitale bestanden en het inladen van de documenten in het DMS. DIV verzorgt het functioneel beheer van het systeem, de afdeling Digitale Infrastructuur het applicatiebeheer. Tussen beide afdelingen vindt nauw overleg plaats. Het scannen zelf is belegd bij de Belastingdienst, de RCE is zelf echter verantwoordelijk voor de kwaliteit van het scanproces.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer

De minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 2 bij dit handboek gevoegd.

De Tabel taken informatiebeheer is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.

Inrichting van het vervangingsproces

Een groot deel van de archiefbescheiden bestaat uit kennisgegevens van cultuurhistorische objecten. Het scanproces raakt tevens verschillende juridische belangen, waar het gaat om formele processen als de aanwijzing en de subsidiëring van monumenten. Het scanproces moet daarom zo opgezet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft. De gescande documenten moeten aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

Bij het direct inscannen van binnenkomende post kan één op één gecontroleerd worden of alles wat gescand moet worden, ook daadwerkelijk gescand is en of de kwaliteit daarvan voldoende is. Als een poststuk analoog binnen komt, wordt de zaak in het zaaksysteem geregistreerd. Tevens wordt een scanopdracht voor het digitaliseringsbedrijf gemaakt waarin precies staan beschreven welke documenten aanwezig zijn. Overige opmerkingen, zoals onvolledige originelen, worden tevens vastgelegd. Na digitalisering kan de volledigheid en kwaliteit hierdoor zeer nauwkeurig gecontroleerd worden. In het geval van scannen van een al bestaand archief dat niet altijd compleet is dit praktisch gezien niet haalbaar. Er is geen inventaris beschikbaar op documentniveau voor reeds bestaande dossiers. Toch moet gegarandeerd worden dat het digitale archief een exacte afspiegeling is van de analoge stukken. Het is daarom nodig dat een aantal extra veiligheidsmaatregelen in het scanproces worden ingebouwd.

Documenten die gescand worden op een automatische doorvoerscanner en waar geen inventarisatie op documentniveau van aanwezig is, worden dubbel gescand. Dit omdat de kans bestaat dat tijdens het scanproces meerdere documenten tegelijkertijd door de automatische doorvoerscanner gaan. Als er geen inventarisatie op documentniveau is, is er geen mogelijkheid om te controleren of alle documenten compleet gescand zijn. Door dubbel te scannen op twee aparte scanners en het aantal gescande images op beide scanners te vergelijken is de kans dat meerdere pagina's onopgemerkt tegelijkertijd door de doorvoer gaan, nihil.

De RCE scant niet zelf, maar bereidt de dossiers wel zelf voor (zie het volgende hoofdstuk). Dit omdat de inhoudelijke expertise voor het interpreteren en metadateren van de documenten bij de RCE zelf in huis is en moeilijk uitbesteed kan worden.

DE RCE hanteert de volgende uitgangspunten voor digitalisering:

Digitaliseringseisen

In het Programma van Eisen wat aan het begin van het digitaliseringsproject is opgesteld staan een twintigtal archieven opgenomen die in aanmerking komen voor digitalisering. De basisscaneisen zijn voor elk archief hetzelfde, maar kunnen per deelarchief meer specifiek zijn uitgewerkt.

Een gedeelte van het Programma van Eisen is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd. Het volledige Programma van Eisen is op aanvraag beschikbaar.

Eisen metadatering

Qua metadatering is het doel zoveel mogelijk aan te sluiten bij het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid. Door de staat en ordening van het analoge archief is het in een aantal gevallen onmogelijk of te kostbaar om elk metadatumveld toe te voegen. Een beschrijving van de gemaakte keuzes op dit terrein is terug te vinden in bijlage 5.

Een belangrijk metadatumgegeven is de classificatie documenttype. De RCE heeft besloten om hierbij aan te sluiten op de NEN 2084; ‘Taxonomie van de documenttypen’. Om de terugvindbaarheid en herkenbaarheid van de diverse stukken te vergroten, zeker wanneer geen verdere context zoals zaakgegevens beschikbaar zijn, is een extra veld ‘vorm’ toegevoegd waarbij het documenttype verder wordt uit gespecificeerd. Een voorbeeld is het documenttype ‘Besluit’ waarbij een specificering is gemaakt voor ‘Besluit aanwijzing’ of ‘Besluit wijziging’. Deze specificering is het resultaat van zowel het samenvoegen en clusteren van reeds bestaande lijsten binnen de RCE, als de werkgroep ‘modeldossiers’ die binnen RCE speciaal hiervoor in het leven is geroepen. De werkgroep stond onder leiding van de afdeling Archief, Bibliotheek en Collecties bestaat uit inhoudelijk specialisten (bijvoorbeeld subsidiemedewerkers), die bekijken welke gegevens zij belangrijk vinden om hun werk goed uit te voeren, medewerkers Control en Juridische Zaken. Ook de medewerkers DIV waren nauw betrokken.

Werkzaamheden voorbereiding digitalisering

Voorbereiden analoge archieven

Wanneer besloten is dat een archief wordt gedigitaliseerd, gedigitaliseerd wordt, wordt hiervoor een handleiding digitalisering en een implementatieplan voor de digitaliseerder opgesteld. De RCE bereidt vervolgens de digitalisering van de dossiers voor.

De precieze werkzaamheden die in deze stap gevolgd worden staan beschreven in bijlage 6 en 7.

Afspraken transport / omgang met het materiaal

De archieven bestaan over het algemeen uit niet-kwetsbare stukken waarbij vervoer in kratten en scannen met behulp van een automatische doorvoerscanner voldoende is. Een aantal oudere archieven zijn kwetsbaarder en moeten met grote voorzichtigheid behandeld worden om het materiaal niet te beschadigen. Voor deze archieven worden in overleg met de conservator RCE specifieke eisen opgesteld waar het digitaliseringsbedrijf zich aan moet houden, zowel tijdens als na het transport. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het dragen van handschoenen tijdens bewerking van de archieven. Er zijn strakke afspraken gemaakt rondom het transport van de archieven, om te garanderen dat stukken tijdig en volledig worden opgehaald ter digitalisering. Het proces is beschreven in bijlage 8.

Werkzaamheden scanning

Het scannen van de stukken is uitbesteed aan een extern scanbedrijf. Deze stelt per archief of poststukkenstroom in samenwerking met RCE een implementatieplan op, waarin het proces en de instellingen gedetailleerd beschreven zijn. In deze paragraaf worden een aantal van deze werkzaamheden beschreven. In bijlage 9 is een voorbeeld van een implementatieplan opgenomen. Hierin worden onderstaande stappen in detail beschreven. Op aanvraag zijn voor de diverse processtappen ook specifieke werkinstructies beschikbaar.

Werkzaamheden intake

Bij de intake bij het digitaliseringsbedrijf worden alle toegezonden dossiers geregistreerd. Deze registratielijst wordt vervolgens vergeleken met de door de RCE gestuurde lijst. Indien hier verschil tussen is, wordt direct contact opgenomen met de RCE. Er wordt niet eerder begonnen met scannen tot duidelijk is wat de oorzaak van het verschil in lijsten is en dit is opgelost.

Werkzaamheden scannen

Binnen het proces zijn een aantal veiligheidsmaatregelen ingebouwd om te garanderen dat alle aangeleverde documenten gescand worden. Zo worden documenten die niet handmatig gescand worden, dubbel gescand op verschillende scanners. Het aantal images wordt vervolgens vergeleken, indien deze niet overeen komen wordt de gehele batch opnieuw gescand.

Werkzaamheden beoordelen imagekwaliteit

De kwaliteit van de gescande documenten wordt op twee punten in het proces gecontroleerd, namelijk zowel bij het scanbedrijf als bij de RCE. Tien procent van de images wordt aselect gekozen en beoordeeld.

Werkzaamheden data-entry

De metadata die door de RCE zijn aangegeven, worden door het scanbedrijf overgenomen. Ook hier zijn diverse veiligheidschecks ingebouwd. De metadata van elk document worden door twee verschillende typistes verwerkt. De ingevoerde waarden moeten gelijk zijn aan elkaar. Is dit niet het geval, wordt het document aangeboden aan een derde die bepaalt wat de juiste invoer is.

Werkzaamheden archivering analoge documenten

De digitale bestanden worden op een digitale mediadrager gezet en aangeboden aan de RCE. De analoge documenten worden tijdelijk bij het scanbedrijf gearchiveerd, en na verloop van tijd overgebracht voor opslag in de Hoftoren. Zowel tijdens het scanproces als hierna is het altijd mogelijk een dossier terug te vragen, zowel digitaal (scanning on demand) als analoog (per koerier).

Controle en inladen digitale documenten

In het verleden heeft de RCE problemen ondervonden bij het inladen van de gedigitaliseerde stukken. Een gebrek aan capaciteit tezamen met een ICT-gerelateerde issues maakten dat de ontvangen bestanden niet direct en niet foutloos in het DMS werden geladen. Dit veroorzaakte op termijn een achterstand waarna het niet duidelijk was welke stukken al waren ingeladen. In 2014 is daarom begonnen met een project om alle tot dan toe gedigitaliseerde archieven opnieuw in te laden met speciaal daarvoor geschreven programma’s binnen een toegewijd project. Daarbij wordt zowel de kwaliteit als de compleetheid van de scans gecontroleerd. Een volledige procesbeschrijving, inclusief handleidingen op werkinstructieniveau, is per stap bij de RCE beschikbaar en kan op aanvraag worden geleverd. Hieronder staan de stappen kort beschreven:

Wijzigingen in procedures vanaf 2014

Bovenstaande procedure geldt voor stukken die vóór 2014 gescand zijn. Voor stukken vanaf 2014 geldt een iets aangepast proces, maar de te doorlopen stappen zijn zelfde. Een aantal stappen binnen de transporter en de zogenaamde ‘Q-controle’ worden voor deze stukken echter naar voren getrokken in het proces. Scankwaliteit, doorzoekbaarheid (OCR-kwaliteit) en het juist gebruik van documentmarkeerbladen worden direct gecontroleerd na digitalisering, zodat de levering direct opnieuw gescand kan worden mocht deze afgekeurd worden.

Wijzigingen voor het scannen van binnenkomende poststukken

Voor het digitaliseren van individuele poststukken geldt dat de meeste controles en procedures hetzelfde zijn, maar het proces op een aantal stappen verschilt. Dit omdat de gedigitaliseerde stukken niet gekoppeld zijn aan dossiers op objectniveau, maar aan nog openstaande zaken die snel via de workflow beschikbaar moeten zijn. De procedure hiervoor is terug te vinden in bijlage 10.

De RCE is daarnaast voornemens zelf documenten bij te scannen. Dit gaat bijvoorbeeld over kleine hoeveelheden documenten die aan dossiers toegevoegd moeten worden en binnenkomende post. Hiervoor is nog geen procedure beschikbaar.

Hardware, software en specificatie van de scanners

Beschrijving hardware

Het scanbedrijf maakt gebruik van een IBML High Volume Scanner IT3 voor documenten tot en met A3 formaat, die op een automatische doorvoerscanner gescand kunnen worden. Voor de formaten groter dan A3 of kwetsbare documenten wordt gebruikt gemaakt van de A0scanner.

Verdere hardwarespecificaties zijn opgenomen het implementatieplan BRIM dat bij dit handboek is toegevoegd (bijlage 9).

Beschrijving software

Er wordt gebruik gemaakt van de volgende scansoftware:

Proces van vernietiging

Verklaring van vervanging

Na het besluit tot vervanging, welke tevens een besluit is om de oorspronkelijke archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een ‘Verklaring van Vervanging’ opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De daadwerkelijke vernietiging wordt in opdracht van de RCE uitgevoerd door de het scanbedrijf.

Frequentie van vernietiging

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging, worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van drie maanden na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt: Scanmaand plus drie bewaarmaanden is vernietigingsmaand. Bijvoorbeeld documenten gescand in de maand januari worden begin mei vernietigd.

De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

Actualiseren handboek

Dit handboek zal moeten worden geactualiseerd als:

Beheren handboek

Het beheer van het handboek valt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator DIV en zal, indien nodig, jaarlijks worden geactualiseerd.

Bijlagen

Bijlage 1:. Archief- en rechtenstructuur

Bijlage 2:. Regeling Informatiebeheer OCW

Regeling Informatiebeheer OCW 2013

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr. 359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995,

Besluit:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Hoofdstuk 2. Reikwijdte

Artikel 2. Reikwijdte beheersregels

De Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van concern OCW.

Hoofdstuk 3. Organisatie

Artikel 3. verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 4. Informatiebeheerders

Artikel 5. Informatiebeherende onderdelen

Artikel 6. Archiefvormende onderdelen

Artikel 7. Periodieke audit

De Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.

Hoofdstuk 4. Beheer

Artikel 8. Registratie

Artikel 9. Context en authenticiteit van informatie

Artikel 10. Metagegevens bij digitaal gecreëerde informatie

Artikel 11. Voortgang en afdoening

Artikel 12. Toegankelijkheid en duurzaamheid

Artikel 13. Conversie, migratie of emulatie

Artikel 14. Vorming en ordening,

Artikel 15. Informatieverstrekking

Artikel 16. Informatieverstrekking aan derden

Artikel 17. Selectie

Artikel 18. Vernietiging

Artikel 19. Overbrenging

Artikel 20. Vervanging

Artikel 21. Opslagformaten

Artikel 22. Vervreemding

Artikel 23. Organisatieverandering

Artikel 24. Materieel beheer

Artikel 25. Archiefruimten

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 26. Intrekking andere regeling(en)

De regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.

Artikel 27. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Algemene toelichting

1. Algemeen

Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer wordt overgegaan vanwege:

Voor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning (CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het informatiebeheer.

2. Digitalisering van de informatiehuishouding

Ten opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale informatiehuishouding en de daarmee gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij OCW. In de vigerende archiefwetgeving is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden, archief, archiefvormend orgaan en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering brengt veranderingen met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling aan te passen. Zo is in deze regeling:

In onderstaand schema is de eindsituatie van deze transitie weergegeven:

Door digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende archiefvormende onderdelen. Na volledige digitalisering zal er nog maar één archiefvormend onderdeel zijn, namelijk Concern OCW.

Verder beschrijft deze regeling nog een analoge situatie specifiek voor die informatie die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen mag worden.

3. Reikwijdte zorgdragerschap

Deze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het volgende. In de Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorieën van overheidsorganisaties ligt het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden, een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de minister die belast is met aangelegenheden op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorieën is de minister die het aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke positionering van deze overheidsorganen ten opzichte van een ministerie kan de concrete invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Bijlage 3:. Tabel taken informatiebeheer

Bijlage 4:. Programma van Eisen

Beschrijving te digitaliseren archieven (uit Programma van Eisen, 6 september 2011)

Eisen digitalisering (uit Programma van Eisen, 6 september 2011)

Bijlage 5:. Hoofdstuk ‘metadata’ uit rapport gemaakte keuzes digitalisering

Metagegevens worden gebruikt om andere gegevens te beschrijven zodat de context van deze gegevens in de meest brede zin kan worden vastgesteld. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van die informatie mogelijk. Immers, niet alle digitale informatie is opgebouwd als tekst en niet alle informatie is digitaal beschikbaar.

Wettelijk kader en rijksbrede afspraken

Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefregeling verplicht op basis van de NEN-ISO 23081 een overzicht vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Dat doen we door afspraken over welke metagegevens nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd.

Deze afspraken staan in het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid; een specifieke standaard gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (de ‘Richtlijn’). De standaard is bestemd voor medewerkers van de rijksdienst die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeleid en specificeert de minimaal verplichte metagegevens, de toepassing ervan binnen het records management en de stappen die organisaties moeten zetten om een eigen, organisatie specifiek toepassingsprofiel te maken. Daarmee draagt het bij aan standaardisatie van metadatering door overheden. Dit is belangrijk omdat alleen door standaardisatie moeiteloze uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties tot stand kan komen.

Daarnaast heeft de RCE de wens additionele metadata op te nemen. Het gaat om een beperkte set, waaronder technische gegevens die tijdens het digitaliseren zijn opgeslagen en waarmee de compleetheid van het archief gecontroleerd kan worden. Het totaalbeeld van metadata waaraan een digitaal document straks moet voldoen is als volgt:

Situatie analoog archief

Documenten binnen het analoge archief zijn in beperkte mate voorzien van metadata: de gegevens op het dossier zelf en in sommige gevallen velden als datum.

Situatie digitaal archief

Voor het digitaal archief is besloten om een breder scala aan gegevens per document vast te leggen, met de Richtlijn als uitgangspunt. Niet elk metadatum veld uit de hierboven genoemde Richtlijn kon echter zonder meer worden toegekend. Veel informatie, zoals de context waarin documenten zijn binnengekomen of zijn opgemaakt, was in de analoge situatie al verloren gegaan. Van andere velden was het simpelweg te kostbaar deze handmatig toe te voegen voor circa 9 miljoen documenten.

In 2014 zijn een aantal extra velden toegevoegd om beter te kunnen voldoen aan de Richtlijn. Deze velden konden niet altijd gevuld worden, maar zijn ingezet waar dit mogelijk was.

Een overzicht van de analoge versus de digitale metadatering:

Verdere implementatie metadatamodel

Ondanks de beperkte realisatie voor de gedigitaliseerde archieven is het metadatamodel de toekomst als het gaat om het toekennen van metagegevens aan digitale documenten. In onderstaand schema wordt het stappenplan weergegeven voor de implementatie van het model. Elke stap wordt op de volgende pagina verder toegelicht. Stap 1 en 2 zijn worden op dit moment afgerond. Stap 3, 4 en 5 zijn toekomstige werkzaamheden.

Uitleg van de stappen:

Stand van zaken Metadatamodel RCE

Bijlage 6:. Instructie werkzaamheden voorbereiding digitalisering

1. Toevoegen van monumentnummer

Het dossier wordt allereerst door een interne medewerker gecontroleerd op monumentnummer. Bijbehorende monumentnummers worden op de dossiermap geschreven, op het algemene metadatavel dat als voorblad wordt gebruikt van het dossier en daarnaast bijgehouden in een digitale inventarislijst. Dossiers die geen Rijksmonumenten betreffen worden (voorlopig) apart gehouden. Schoning van deze dossiers vindt op een later tijdstip plaats. Het dossier wordt vervolgens doorgegeven aan een van de medewerkers om het dossier op te schonen en de documenten te labelen.

2. Schoning

De daadwerkelijke schoning bestaat uit de volgende stappen:

3. Vernietigen van documenten

Tijdens het schonen worden een beperkt aantal documenten vernietigd.

4. Registreren dossiers

Wekelijks worden de dossiers per koerier naar de Belastingdienst gestuurd. De geschoonde dossiers worden wekelijks verzameld in de hiervoor bestemde kratten. Elk krat krijgt een nummer. In een excelbestand wordt bijgehouden welke dossiers zich in welk kratnummer bevinden. Ook de naam van de schoner en eventuele bijzonderheden (bijv. het analoge dossier zelf is nog in behandeling binnen de dienst, bijlagen worden wel ter digitalisering aangeboden) worden in deze lijst opgenomen. Op woensdag voor 12:00 wordt deze lijst naar de Belastingdienst gemaild. Er worden vanaf dan geen kratjes meer gevuld, tot de kratten op donderdag door de koerier opgehaald worden.

Bijlage 7:. Voorbeeld registratielijst dossiers

Bijlage 8:. Procesbeschrijving transport en oplevering archieven

Datum: 28 augustus 2015

Versie: Definitief

In de figuur hierboven is het hoofdproces weergegeven wat wordt gevolgd indien informatie via de Belastingdienst wordt gedigitaliseerd. Het hoofdproces bestaat uit de volgende sub processen:

Dit document beschrijft de hoe de sub processen dienen te worden uitgevoerd.

Proceseigenaar van het deel van de RCE is de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV), zie ook contact personen RCE.

Beschrijving Sub proces Interne voorbereiding RCE

De volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces interne voorbereiding RCE.

Start

Dit proces start als er een noodzaak is tot het digitaliseren van documenten voor de RCE:

NB. Middelen hiervoor moeten beschikbaar zijn, anders start DIV niet met voorbereiden.

Verzamelen documenten

DIV verzamelt de te digitaliseren documenten in grijze kratjes van de Belastingdienst.

Indien er onvoldoende kratten zijn binnen de RCE aanwezig zijn, worden er nieuwe kratten besteld via planning: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl

Opstellen registratielijst

DIV stelt een registratielijst op in Excel van de te digitaliseren documenten. Hier worden in ieder geval de volgende kolommen in opgenomen:

Bepaal implementatieplan

DIV bepaalt volgens welk implementatieplan de informatie moet worden gescand.

Aanpassing implementatieplan

Indien er aanpassingen nodig zijn aan een implementatieplan dient dit te worden voorgelegd aan de Belastingdienst (relatiemanagers) middels een duidelijke beschrijving van wat er nodig is.

Bijvoorbeeld bij het project vaststellingen is het nodig dat de originele betaalbewijzen na digitalisering worden teruggestuurd naar de RCE. Dit is een ‘kleine’ aanpassing ten opzichte van het implementatieplan, maar dient wel goed gedocumenteerd en afgestemd te worden met de Belastingdienst.

De belastingdienst beoordeelt de gevraagde aanpassing op impact voor het implementatieplan en de offerte. Afhankelijk van deze impact wordt een nieuwe versie van het implementatieplan en offerte opgesteld en voorgelegd aan de RCE (Christine van Empel en Henk Alkemade).

Geen passend implementatieplan:

Indien er niet kan worden aangesloten bij een bestaand implementatieplan, dient de Belastingdienst te worden gevraagd om een nieuw implementatieplan en bijbehorende offerte op te stellen naar aanleiding van informatie van de RCE over wat er nodig is.

Let op! Hier kan enige tijd overheen gaan voordat dit plan afgestemd op papier staat en er een voorbeeldkrat (pilot) getest kan worden (ongeveer 2 a 3 maanden).

Afstemmen opdracht

Het proces vervolgd met het sub proces Afstemmen opdracht.

Beschrijving Sub Proces Afstemmen opdracht

De volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces afstemmen opdracht.

Interne voorbereiding RCE

Dit proces start als het sub proces interne voorbereiding RCE is afgerond

Aankondigen opdracht

DIV kondigt de voorlopige opdracht aan en verstuurt een e-mail naar de Belastingdienst. De mail bevat als bijlage de door de RCE opgestelde registratielijst en de aankondiging (bijlage 1) in Excel format.

Versturen documenten

DIV stuurt minimaal 1 dag van tevoren vóór 15.00 uur ’s middags een aankondiging naar ‘Belastingdienst planning’ (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl). Meestal gebeurt dit op maandagmiddag en woensdagmiddag. Tevens geeft DIV aan op welke dag de koerier de kratten moet komen ophalen. De standaard afhaaldagen zijn dinsdag en donderdag. De Belastingdienst stuurt vervolgens een bevestiging van het transport naar Postzaken@cultureelerfgoed.nl en de koerier.

Bij een latere aanlevering (na 15.00 uur) zal de koerier niet de volgende dag ophalen maar op de eerst volgende standaard ophaaldag. Uiteraard is, in overleg, maatwerk mogelijk. Bij de verzending levert DIV een registratielijst aan.

Ophalen kratten door koerier

Voor de koerier zijn er twee opties.

Controleren

De Belastingdienst controleert, binnen 3 dagen na ontvangst van de zending, de registratielijst tegen de inhoud van de geleverde kratjes.

Afstemmen aanpassingen

Indien de controle niet akkoord is neemt de afdeling Planning van de Belastingdienst via de mail contact op met DIV (via postzaken@cultureelerfgoed.nl) om te besluiten over hoe de geconstateerde bevindingen worden opgelost. De besluiten worden ook in de registratielijst vastgelegd. De productie kan pas worden opgestart als akkoord is over de bevindingen, zie 3.1.8.

Start opdracht

Indien de controle akkoord is, wordt door de afdeling Planning van de Belastingdienst een melding gedaan aan de RCE via postzaken@cultureelerfgoed.nl als formele acceptatie van de input met een inschatting van de verwerkingstermijn, en wordt vervolgd met het sub proces Digitaliseren documenten. De Belastingdienst meldt middels het retourneren van de registratielijst de ontvangst (aangevuld met bevindingen).

Digitaliseren documenten

Het proces wordt vervolgd met het sub proces digitaliseren documenten. Dit gebeurt door de Belastingdienst en wordt hier niet beschreven.

Beschrijving Sub Proces Oplevering gedigitaliseerde documenten

De volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces oplevering gedigitaliseerde documenten.

Voorbereiding digitale levering

De Belastingdienst kopieert de gedigitaliseerde documenten op een mediadrager. Standaard worden DVD’s gebruikt. Indien de levering niet op één DVD past wordt een HD gebruikt. De levering voldoet aan de volgende eisen:

De DVD’s en HD blijven in bezit van de RCE en wordt niet gerouleerd/hergebruikt.

Specifieke archieven worden omwille van de doorloopsnelheid ook via de g-mail (postkamerrce@gmail.com) aangeleverd. Dit wordt per opdracht in de Aankondiging Opdracht aangegeven.

Opsturen digitale levering

De Belastingdienst verstuurt de mediadrager (in principe een DVD, tenzij groot bestand; dan op HD) inclusief een begeleidend schrijven (verwerkingsverslag) aangetekend naar de RCE t.a.v. de teamcoördinator DIV. In het verwerkingsverslag (zie bijlage 2) dient te worden verwezen naar:

Controleren levering

DIV controleert of de levering conform de opdracht is uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken of het volgens implementatieplan is gescand, tijdigheid, scankwaliteit, compleetheid, etc. (hiervoor is een intern proces opgesteld: Controle gedigitaliseerde levering Belastingdienst).

Levering akkoord/niet akkoord

Indien de controle akkoord is, kan worden vervolgd met de opdracht gereed melden.

Levering niet akkoord

Indien de opdracht niet akkoord is meldt DIV dit binnen 2 weken (bijlage 4) aan de Belastingdienst (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl). De Belastingdienst past de levering aan op basis van de bevindingen van DIV en zal de levering binnen 2 weken opnieuw aanleveren.

Wanneer er na deze termijn nog een melding wordt gedaan door DIV zal de BD kijken of zij nog een controle kunnen doen. Voorwaarde hiervoor is (afhankelijk van de vraag) dat analoge stukken nog bij BD fysiek aanwezig zijn.

Opdracht gereed melden

Indien de controle akkoord is meldt DIV de opdracht binnen 2 weken gereed (bijlage 3) aan de

Belastingdienst (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl).

De Belastingdienst zal de back-up van de opdracht nog een maand bewaren.

Het proces is gereed.

Bijlages

Template: Aankondigen voorlopige opdracht (aan Planning)

Onderstaand formulier wordt in Excel format aangeleverd. De e-mail wordt uiterlijk om 15.00 uur een dag vóór het ophalen door de koerier verstuurd naar: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl. De Belastingdienst stuurt dan een bevestiging van het transport en kan de volgende dag de koerier langs de RCE sturen.

VOORBEELD:

Template: Verwerkingsverslag

VOORBEELD:

Template: Opdracht gereed melden (aan planning)

Onderstaand voorbeeld dient in Excel format te worden ingevuld en opgestuurd te worden naar de belastingdienst: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl.

VOORBEELD:

Template: Opdracht niet gereed melden (aan planning)

Onderstaand voorbeeld dient in Excel format te worden ingevuld en opgestuurd te worden naar de belastingdienst: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl.

VOORBEELD:

Bijlage 9:. Voorbeeld Implementatieplan

Implementatieplan BRIM

Partijen

1.1. Opdrachtgever

Opdracht

Digitaliseren BRIM-dossiers.

Deze opdracht is onderdeel van een reeks projecten die al in gang zijn gezet dan wel nog worden opgestart voor de RCE. De verwerking van deze dossiers is nagenoeg gelijk aan de verwerking van (dunne) panddossiers.

Nadere beschrijving opdracht

3.1. Algemeen

Elk Brim-dossier (ook wel aangeduid als dossier) moet worden gedigitaliseerd.

Om dit te realiseren dient een aantal activiteiten te worden uitgevoerd. Deels zijn deze deels belegd bij de opdrachtgever; deels bij de opdrachtnemer.

De activiteiten voor de opdrachtnemer zijn verder uitgewerkt in dit implementatieplan. Tevens zijn de raakvlakken met de opdrachtgever beschreven.

In deze nadere beschrijving van de klantvraag staat een korte procesbeschrijving om de opdrachtgever inzicht te geven in het totale proces. Vanaf hoofdstuk 6 is de procesinrichting bij de opdrachtnemer nader uitgewerkt.

3.2. Aanlevering

Door de opdrachtgever worden de dossiers, verpakt in archiefdozen, scangeschikt aangeleverd aan de opdrachtnemer. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een vrachtbrief waarop het aantal karren en dozen staat vermeld. Bij aanlevering wordt de vrachtbrief gecontroleerd.

De vrachtbrief moet kloppen.

Het transport is in handen van en voor rekening van de opdrachtnemer.

Naast de fysieke aanlevering wordt per zending digitaal een inventarislijst aangeleverd.

In deze inventarislijst zijn de kratnummers opgenomen met per krat de dossiernummers.

(= monumentnummer)

3.3. Ontvangst en controle

Direct na ontvangst van de dossiers en de daarbij behorende inventarislijst wordt door de opdrachtnemer een volledigheidcontrole (niveau dossier) uitgevoerd.

De fysiek aangeleverde dossiers worden vergeleken met de inventarislijst.

Geconstateerde omissies worden voorgelegd aan de opdrachtgever.

3.4. Registraties

Door de opdrachtnemer wordt elke fysieke krat gekoppeld aan een Elektronisch Partij Geleide Kaart (EPGK) waarmee de ontvangst is vastgelegd.

Naast het aanmaken van een EPGK per wordt ook per dossiernummer een koppeling gemaakt met het Fysiek Werk Pakket (FWP). Het FWP is de voortgangsbewaking van de digitale bestanden tot en met de oplevering aan de opdrachtgever. Zo ontstaat een koppeling tussen de productieopdracht en het FWP. Op deze manier kan de volledigheid op het niveau van dossier voor 100% worden gegarandeerd.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van de aangeleverde en gecontroleerde inventarislijst.

3.5. Scannen

Na al deze controles en registraties wordt elke batch (dossier) gescand.

Tijdens het scanproces beoordeelt de operator de kwaliteit van elke image. Het betreft een beoordeling om te voorkomen dat bijv. vervuiling op de lens van de camera’s invloed heeft op de imagekwaliteit. Geconstateerde omissies worden direct hersteld.

3.6. Verwerking

De verwerking bestaat uit het uitvoeren van een controle op imagekwaliteit en het middels data-entry koppelen van meta-data aan de onderliggende images t.b.v. de opmaak van de bestandsnaam.

3.6.1. Controle imagekwaliteit

Na het scannen wordt opnieuw een controle op de imagekwaliteit uitgevoerd. Hierbij wordt een percentage aselect gekozen images aangeboden aan een medewerker ter controle van de imagekwaliteit.

Nadat de kwaliteitscontrole op de images is uitgevoerd, wordt gestart met data-entry van meta-data. Op basis van deze meta-data wordt de bestandsnaam samengesteld.

Alle middels data-entry toe te voegen meta-data wordt middels het 4-ogen principe verwerkt. Concreet betekent dit Data-Entry en Data-Entry Verify. Geconstateerde verschillen tussen data-entry en data-entry Verify worden voorgelegd aan een derde medewerker. Deze medewerker neemt uiteindelijk een besluit, op basis van werkinstructie, over de te vertoetsen waarde.

3.7. Controle volledigheid

Tijdens de eindcontrole wordt een aantal extra controles uitgevoerd op volledigheid en kwaliteit.

3.8. Aflevering

De digitale bestanden worden per inventarislijst opgeleverd aan de opdrachtgever.

3.9. Archivering

De back-up bestanden worden door de opdrachtnemer gedurende 3 maanden na oplevering gearchiveerd. Daarna worden deze bestanden vernietigd. De fysieke dossiers worden conform archivering Belastingdienstdocumenten tijdelijk gearchiveerd.

Uitvoerbaarheid

4.1. Hardware

4.2. Software

4.3. Capaciteit

4.4. Beschikbare documentatie

4.5. Verwerkingsmethodiek

4.6. Volume

4.7. Belangrijke data

Projectplanning

5.1. Fasering

5.2. Versiebeheer

5.3. Reviewoverzicht

5.4. Overzicht reviewers

Procesinrichting Opdrachtnemer

6.1. Algemeen

Voor dit traject gelden speciale eisen aan de verwerking. De logistieke organisatie moet er in voorzien dat op elk moment fysieke dossiers kunnen worden getraceerd voor scanning on demand dan wel fysieke terug levering aan de opdrachtgever.

6.2. Voorbereiding

De opdrachtgever heeft de dossiers voorbewerkt en scangeschikt gemaakt.

De opdrachtgever heeft per aanlevering een inventarislijst op gesteld. Hierin zijn per dossier de onderstaande rubrieken opgenomen.

6.3. Transport

Het transport is in handen van en voor rekening van de opdrachtgever.

Het transport wordt door de opdrachtgever gepland in overleg met de afdeling Planning & Logistiek van de opdrachtnemer. Er wordt gebruik gemaakt van een vrachtbrief waarop het aantal karren en het aantal archiefdozen staat vermeld.

Bij aanlevering wordt de vrachtbrief gecontroleerd (aantal karren en aantal dozen).

De vrachtbrief moet kloppen.

Een afschrift van de voor akkoord getekende vrachtbrief wordt door de afdeling Planning & logistiek geretourneerd naar de opdrachtgever. Het origineel wordt door de afdeling Planning & Logistiek gearchiveerd.

Het geniet de voorkeur om het transport zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de bestaande transporten.

6.4. Ontvangst

6.4.1. Intake (Registratie en controle)

Direct na ontvangst van de archiefdozen wordt door de opdrachtnemer een volledigheidcontrole uitgevoerd. (niveau dossiernummer) Hiervoor wordt de inventarislijst gebruikt.

Na vaststelling volledigheid aanlevering dossiers start de verdere registratie bij de opdrachtnemer.

Voor elke ontvangen krat wordt een Elektronische Partij Geleide Kaart (EPGK) aangemaakt. Op basis van EPGK worden de logistieke stappen van verwerking per krat geregistreerd en bewaakt. De processtappen zijn opgenomen in onderstaande flow.

6.4.2. Flow EPGK

6.4.3. Registratie Excel

In excel worden de volgende gegevens geregistreerd:

De registratie wordt per zending gearchiveerd in de map:

Q:\VFPROW54\CFD_CI\Registraties\DCX OV bestanden\RCE\BRIM\

6.5. Voorbewerking

6.5.1. Metaaldetectie en herstel

De dossiers zijn scangeschikt gemaakt door de opdrachtnemer. Als extra controle wordt metaaldetectie uitgevoerd. Indien nodig wordt metaal alsnog verwijderd.

6.5.2. Opbouw batch

De inhoud van het dossier wordt gescand. Als eerste document moet er een instructievel gescan

De opdrachtnemer stelt de batch samen.

Elk dossier wordt een aparte batch. Hierbij mag een batch niet dikker zijn dan ca 4 cm. Dikkere dossiers worden opgedeeld in meerdere batches. Hierbij wordt de splitsing gemaakt op een logische plaats in het dossier. Tevens wordt dan per batch een (kopie) instructievel bijgevoegd.

Voor documenten groter dan A3 wordt een aparte batch gemaakt. Indien nodig wordt ook hiervoor een (kopie) instructievel bijgevoegd.

De onderstaande scheidingsbladen worden gebruikt

Per dossier is door de opdrachtgever een instructievel opgemaakt. Tevens zijn op documentniveau markeerbladen ingevoegd.

De batch IT3 wordt dan als volgt opgebouwd:

De batch A0 wordt dan als volgt opgebouwd:

6.5. Batchgrootte

IT3 Maximaal 4 cm.

A0 Maximaal 5 documenten

6.6. Scannen

6.6.1. Algemeen

Standaard werkwijze.

6.6.2. Scanprofiel

Het scanprofiel staat op het scheidingsblad.

6.6.3. Subnet

Door de afdeling planning wordt het te gebruiken subnet bepaald.

De subnetten 11 en 21 zijn geconfigureerd.

Subnet 13 wordt gebruikt voor het dubbel scannen.

6.6.4. Dubbel scannen

Om te komen tot een sluitende volledigheidscontrole voor de RCE zijn aanvullende afspraken gemaakt.

Uitgangspunt is 2 keer scannen, 1x naar Subnet 11/21 en 1 x naar Subnet 13, waarbij er tijdens de tweede verwerking naar Subnet 13 géén handmatige verwerking meer plaats hoeft te vinden (geen vertoetsing).

Het doel van deze tweede scan actie is om de unieke sleutel die er per Batch is (FWP nummer) vervolgens te gebruiken bij een vergelijkingsquery.

6.7. Verwerking

6.7.1. Beoordelen imagekwaliteit na het scannen

10% van de images, aselect gekozen, wordt aangeboden voor de beoordeling van de imagekwaliteit.

Beoordelingsaspecten:

6.7.2. Toevoegen meta-data

De onderstaande rubrieken worden als meta-data opgenomen in het CSV-bestand. Deels worden deze rubrieken middels data-entry toegevoegd, deels zijn deze vooraf geïndexeerd.

Hieronder staan de uitgangspunten voor de toetsinstructie. Voor data-entry wordt een specifieke toetsinstructie opgesteld.

DOC KM 01 Soort Archief

Dit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.

DOC KM 02 Monumentnummer

Deze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het instructievel.

Indien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999999

DOC KM 03 Underscore

Dit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.

DOC KM 04 Deel 1

Deze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.

Indien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999.

DOC KM 05 Deel 2

Deze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.

Indien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999.

DOC KM 06 Datum

Deze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.

Opmaak: ddmmjjjj

Indien deze rubriek leeg is wordt de waarde 00000000

DOC KM 07 type scanner

Dit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.

6.7.3. Verwijderen images

6.8. Eindcontrole

De in hoofdstuk 13 opgenomen controles worden uitgevoerd.

6.9. Archivering

6.9 1. Digitaal

6.9.2. Fysiek

*De archivering is conform werkwijze Belastingdienst. Het betreft echter een tijdelijke archivering in afwachting van substitutie.

6.10. Transport

Per levering worden de digitale bestanden door de opdrachtgever opgeleverd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van bestaande transporten.

Productieplan

De productie wordt door de afdeling Planning & Logistiek afgestemd met de opdrachtgever.

Hierbij moet rekening gehouden worden met een max. doorlooptijd van 3 weken. De verwerking wordt per zending afgewerkt en opgeleverd aan de opdrachtgever.

Werkinstructies

De verwerking wordt uitgevoerd op basis van de generieke werkinstructies aangevuld met onderstaande specifiek opgestelde werkinstructies.

Voorbewerking WI 0105.6119

Verwerking WI 0108.6119

Financiën

De onderstaande TWR-codes zijn van toepassing.

Huisvesting

Inventaris

Personeel

12.1. Opleiding

Kwaliteitsmanagement

13.1. Image kwaliteit

Kwaliteitscontrole imagekwaliteit tijdens het scannen.

Kwaliteitscontrole imagekwaliteit na het scannen op basis van statistische berekening (ISO 2859)

De resultaten worden geboekt in KIS.

13.2. Volledigheid

Bij intake wordt gecontroleerd of de aanlevering van de fysieke dossiers (monumentnummer) overeenkomt met de inventarislijst. (excelbestand)

Na het branden wordt gecontroleerd of alle FWP’s in het excelbestand ook voorkomen in het CSV-bestand.

Na het branden wordt op monumentnummer gecontroleerd of alle monumentnummers zijn opgenomen in het CSV-bestand.

Indien nodig wordt herstel uitgevoerd c.q. is er overleg met Account.

Er wordt gecontroleerd op dubbel scannen. De logfiles worden door het kwaliteitsbureau wekelijks opgeleverd aan de opdrachtgever.

De resultaten worden geboekt in KIS.

Bestuurlijke informatie

EPGK wordt gebruikt voor de voortgang- en volledigheidsbewaking van het fysieke logistieke proces.

Jobmonitor wordt gebruikt voor de voortgang- en volledigheidsbewaking van het digitale proces.

Excel wordt gebruikt om de volledigheidscontrole op het niveau van dossier uit te voeren.

Per productieopdracht wordt door de afdeling Planning en Logistiek een verwerkingsverslag opgesteld.

Zie bijlage 1 Verwerkingsverslag

Software configuratie DCX-OV

In dit hoofdstuk staan de specificaties voor het configureren van de software.

We kennen de volgende niveaus met specificaties:

15.1. Verwerking IT3

15.1.1. Klantopdrachtspecificaties

15.1.2. Werkstroomspecificaties

15.1.3. Kenmerk specificaties

15.2. verwerking A0

15.2.1. Klantopdrachtspecificaties

15.2.2. Werkstroomspecificaties

15.2.3. Kenmerk specificaties

Communicatie

De procesinrichting en de procedures bij de opdrachtnemer voorzien in de interne communicatie.

De communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer is bij opdrachtnemer belegd bij de afdeling Account. Communicatie bij eventuele damage tijdens de productie is belegd bij de teammanagers van de opdrachtnemer.

Voor Planning & Logistiek en voor Financiën zijn contactpersonen opgenomen in hoofdstuk 1.

Bijlagen

21.1. Overzicht

Bijlage 1 Verwerkingsverslag

21.1. Bijlage 1 Verwerkingsverslag

Checklist

Bijlage 10:. Verwerking poststukken

Poststukken worden aangeleverd op een digitale drager, in een map per zaak. Elke map is voorzien van een xml-bestand. Na controle van de stukken op compleetheid en scankwaliteit wordt het xml bestand gebruikt om de stukken in te laden.

De levering.xml moet inhoudelijk uitzien als onderstaand voorbeeld. Er wordt gecontroleerd of het zaaknummer in de levering.xml uit 10 cijfers bestaat en hetzelfde nummer heeft als de map waar het in zit.

Zijn er afwijkingen gevonden, dan wordt de levering afgekeurd en wordt er contact opgenomen met het digitaliseringsbedrijf. Zijn er geen afwijkingen gevonden, worden de mappen gekopieerd naar de netwerkschijf van de RCE. Vanuit deze locatie worden op basis van de xml de bestanden elk kwartier automatisch in het DMS geladen. Dit levert logfiles op, die controleert worden om er zeker van te zijn dat elk document juist is ingeladen.

De registratie kan dan verder worden afgerond. Een onderdeel van deze registratie is de controle of de documenten zoals aangegeven op de scanopdracht, zich ook digitaal in het dossier bevinden.

Voorbeeld Scanopdracht RCE

Zaaknummer: 1011173100

Bijlage

het volgende zelfstandig onderdeel:

Geef in de kolom naast de code het aantal documenten van dit type aan.

Bijlage 11:. Controle teruglevering gedigitaliseerde stukken

Handleiding

Handleiding handmatige controle op gedigitaliseerde stukken belastingdienst

Versie 1.8

Inleiding

Deze werkinstructie is geschreven voor het proces digitalisering archieven. Het deelproces hiervan is het controleren van de scankwaliteit. De medewerker DIV controleert de scankwaliteit van de documenten die terug zijn gekomen van de belastingdienst.

Afspraak is een archief per mediadrager en in een folder.

Zijn deadlines gehaald. Is het tijdig gedigitaliseerd? Zie overzicht Transporten Belastingdienst.

Geef de disk/HD een nummer en maak hiervoor een sticker op de label printer bij de bibliotheek, nummer is bijvoorbeeld 2014004, kijk hiervoor in transporten belastingdienst.

Transporten belastingdienst

Registreer dit nummer in transporten belastingdienst

Neem de opdracht er bij die naar de belastingdienst is verzonden, welk implementatieplan is gebruikt? Versienummer en referentienummer

overzicht plannen belastingdienst

Maak een map op k schijf onder controle scankwaliteit met de naam van het archief en de datum van verzending, maak hierin twee mapjes voor A0 en A3.

Geef twee checklists de naam van het archief en of het A0 of A3 betreft en zet alle bevindingen in de checklist met een V (akkoord) of een X (niet akkoord)

Plaats de disk/HD in de computer en open de map

Kopieer alle CSV bestanden van het archief naar het juiste mapje op de K schijf (deze CSV bestanden mogen niet gewijzigd worden!)

CSV bestand

Selecteer de bestanden op de HD op grootte en test de scankwaliteit van de vijf kleinste en de drie grootste bestanden, zet de bevindingen in de checklist

Checklist

Neem 5% van het aantal bestanden met een maximum van 200en kopieer dit naar het mapje op de K schijf. Verwijder deze bestanden na de controle weer van de k schijf.

Vergelijk het aantal PDF bestanden op de HD met het aantal bestanden zoals weergegeven in het CSV bestand

De HD/Disk kan nu uit de computer, je hebt de bestanden op de k schijf gezet

Check het CSV bestand. Is het gescand volgens het implementatieplan. Zie hiervoor het overzicht plannen belastingdienst.

Vergelijk de meta data uit dit overzicht met de informatie in het CSV bestand. Tel kolom 1 t/m 5 niet mee begin bij kolom 6 soort Archief

Kopieer eventueel ook de registratielijst naar het mapje op de K schijf

Registratielijst

Monumentnummers uit de registratielijst controleren t.o.v. monumentnummers in CSV bestanden. Doe hiervoor een steekproef. Neem 5% van alle monumentnummers uit de registratielijst(en) met een maximum van 200 en maak hier een aparte lijst van. Vergelijk deze monumentnummers met de monumentnummers uit de CSV bestanden. Dit kun je doen door te zoeken in de CSV file met CTRL F. Als deze allemaal kloppen dan kan er een vinkje in de checklist. Als een monumentnummer uit de registratielijst niet voorkomt dan kun je besluiten om alle monumentnummers te vergelijken om te kijken of het archief afgekeurd kan worden.

Fouten tegenkomen

Indien je binnen de steekproef controle een fout tegen komt dan moet de levering afgekeurd worden. Dit gaat volgens het proces digitaliseren archieven belastingdienst/ werkinstructie transporten belastingdienst. We gaan in geen geval de fouten zelf herstellen!

werkinstructie transport belastingdienst

Steekproef

Kopieer bestand NamenAuto.cmd in de verkenner bij de documenten die je gaat controleren op scan kwaliteit

Open het bestand NamenAuto.cmd, er verschijnt een txt bestand, open dit

Kopieer de informatie uit het txt bestand in Excel.

Let er op dat het in Excel in dezelfde volgorde staat als in de verkenner, dit kun je doen door te sorteren op naam in de verkenner en vergelijk dit met hoe het in Excel staat.

Kopieer en plak (optie cellen overschrijven) de informatie uit Excel in de checklist onder bestandsnaam.

Open voor het controleren van de scankwaliteit de documenten die gekopieerd zijn in de map op de k schijf.

Geef op de checklist aan of de volgende punten akkoord zijn met een vinkje (v) of ontbreken met een kruisje (x).

Let op de volgende punten:

Einde proces

Aan het einde van het controleren kan de disk/ HD in de krat digitalisering archieven om daarna ingeladen te worden in DMS.

Bijlagen: Checklist leveringen BD