Klachtenregeling Defensie

Een ieder kan een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan, dan wel een functionaris in de uitoefening van zijn functie zich heeft gedragen.

Een functionaris kan een klacht inzake ongewenst gedrag indienen over zelf ondervonden ongewenst gedrag van een andere functionaris, dat verband houdt met het verrichten van arbeid en dat ziet op seksuele intimidatie, intimidatie, agressie, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en/of kwaadspreken.

Deze regeling is niet van toepassing indien een klacht betrekking heeft op gedragingen waarop één van de navolgende regelingen van toepassing is:

Een klager die een mondelinge klacht wil indienen, richt zich bij voorkeur tot de leidinggevende van aangeklaagde.

Een schriftelijke klacht wordt bij voorkeur rechtstreeks ingediend bij de klachtbehandelaar genoemd in artikel 7.

Bij twijfel over de juiste klachtbehandelaar kan een schriftelijke klacht worden ingediend bij het DKP van het defensieonderdeel waar aangeklaagde werkzaam is dan wel bij het CKP.

Een schriftelijke klacht ingediend bij het CKP wordt direct doorgezonden naar het DKP van het defensieonderdeel waar de klacht betrekking op heeft.

Een functionaris die een schriftelijke klacht ontvangt waarvoor hij niet de aangewezen klachtbehandelaar is, zendt die klacht onverwijld door naar het DKP van het defensieonderdeel waar de klacht betrekking op heeft.

Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijk gesteld het door klager aan de klachtbehandelaar op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 6, eerste lid, onder de aanhef en a. tot en met c. is voldaan.

Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien deze betrekking heeft op een gedraging:

Geen verplichting tot behandeling bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

Van het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht, wordt klager door of namens de klachtbehandelaar zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. In de kennisgeving wordt klager de mogelijkheid voorgehouden om over het niet in behandeling nemen van de klacht te klagen bij de Nationale ombudsman.

In het geval er sprake is van een situatie als omschreven in het eerste lid, onder e kan er alleen tot behandeling van een klacht worden overgegaan, na toestemming van het Openbaar Ministerie, de KMar of de politie.

Indien de klachtadviesinstantie geconfronteerd wordt met een mogelijk strafbaar feit dan informeert deze onmiddellijk de klachtbehandelaar. Voor sommige ernstige strafbare feiten, ambtsmisdrijven of personen (commandanten) bestaat een aangifteplicht. Bij twijfel of er sprake is van een mogelijk strafbaar feit of dat er aangifteplicht bestaat, overlegt de klachtbehandelaar met een juridisch adviseur. Verdere behandeling van de klacht vindt plaats na toestemming als bedoeld in het vorige lid.

Een mondeling ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk te worden afgehandeld.

De door klager aangesproken functionaris als bedoeld in het eerste lid van artikel 3 informeert met redenen omkleed klager, indien de mondelinge klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld.

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de Gedragscode Defensie.

Zodra de behandeling van de mondelinge klacht heeft geleid tot genoegdoening van klager, kan met de behandeling worden gestopt.

Indien de behandeling van de mondelinge klacht niet leidt tot genoegdoening van klager, kan klager een schriftelijke klacht indienen.

Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste:

Naast de formele vereisten van het eerste lid vermeldt klager zo concreet en nauwkeurig mogelijk wat de gedraging is, zo mogelijk waar en wanneer de gedraging heeft plaatsgevonden en de identiteit van aangeklaagde(n) evenals de eventuele getuigen, indien bekend.

Voor het op schrift stellen van een klacht inzake ongewenst gedrag kan klager zich laten bijstaan door de CVP van zijn defensieonderdeel.

Een functionaris kan, onverminderd het recht om een klacht over ongewenst gedrag in te dienen, zich wenden tot een VP, waarbij kan worden bezien of op informele wijze een aanvaardbare oplossing kan worden gevonden.

De VP en de CVP hebben een intern verschoningsrecht en kunnen niet verplicht worden om vertrouwelijke informatie te geven aan anderen, ongeacht hun positie of rang, uitgezonderd aan opsporingsambtenaren in de uitoefening van hun functie.

Klager mag zich bij de indiening en behandeling van een klacht inzake ongewenst gedrag laten bijstaan door de (C)VP.

De KC draagt zorg voor het registreren van de schriftelijke klacht en het verzamelen van gegevens voor rapportages als bedoeld in artikel 19.

De KC zendt een bij het DKP ontvangen schriftelijke klacht voor behandeling en afdoening door naar de klachtbehandelaar.

Bij een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag wijst de KC klager op de mogelijkheid in contact te treden met een VP of CVP in geval dit nog niet is gebeurd.

De KC adviseert de klachtbehandelaar bij ontvangst van een schriftelijke klacht over het te volgen traject van klachtbehandeling.

Schriftelijke klachten die rechtstreeks zijn ingediend bij de klachtbehandelaar worden door diens zorg aangemeld bij het DKP ten behoeve van de taken zoals genoemd in het eerste lid.

De klachtbehandelaar:

De klachtbehandelaar kan de klacht laten onderzoeken en zich laten adviseren door een klachtadviesinstantie, die hij daarvoor aanwijst. Indien de klachtbehandelaar een klachtadviesinstantie aanwijst, meldt de klachtbehandelaar dit schriftelijk aan klager en aangeklaagde.

In het geval een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag is ingediend, is het raadzaam dat de klachtbehandelaar zich laat adviseren door de CAID over het te volgen traject. Indien de klachtbehandelaar een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag, overeenkomstig het tweede lid, door een klachtadviesinstantie wil laten onderzoeken, kan hij uitsluitend de Commissie Ongewenst Gedrag daartoe aanwijzen. Een dergelijk onderzoek door de Commissie Ongewenst Gedrag is echter slechts mogelijk met instemming van klager.

De klachtbehandelaar informeert klager over zijn recht een dergelijke klacht te laten onderzoeken door de Commissie Ongewenst Gedrag. De klachtbehandelaar bespreekt met klager ook alternatieve mogelijkheden om de uiting van ongenoegen over ongewenst gedrag te behandelen, zoals mediation. De CVP of VP ondersteunt klager bij het maken van zijn keuze.

De klachtbehandelaar informeert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht, klager over de mogelijkheden als genoemd in het vierde lid.

In het geval een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag is ingediend, zendt de klachtbehandelaar nadat klager zijn keuze heeft gemaakt een afschrift van de klacht aan het hoofd defensieonderdeel en informeert deze over de wijze van behandeling van de klacht. Klager ontvangt hiervan een afschrift.

Het hoofd defensieonderdeel is bevoegd, in bijzondere gevallen en met redenen omkleed, de klachtbehandeling op zich te nemen wanneer de aard en de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht, wordt door de klachtbehandelaar schriftelijk aan klager bevestigd, dat de klacht is ontvangen. De klachtbehandelaar vermeldt daarbij de te volgen procedure van klachtbehandeling en de eventuele aanwijzing van de klachtadviesinstantie.

Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten van artikel 6, eerste lid, wordt klager in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen binnen een door de klachtbehandelaar gestelde redelijke termijn. Pas na het herstel van het verzuim vangt de termijn van behandeling als bedoeld in artikel 15 aan.

De behandeling van een klacht is niet openbaar.

Aangeklaagde wordt een afschrift van de schriftelijke klacht en van de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden. Klager krijgt eveneens de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden.

Klager en aangeklaagde worden gehoord. Degene die klager en aangeklaagde hoort, bepaalt of zij in elkaars aanwezigheid worden gehoord.

Klager en aangeklaagde kunnen zich door een raadsman/-vrouw laten bijstaan. Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Een ieder kan optreden als raadsman/-vrouw zolang dit optreden zich verhoudt tot zijn of haar functie en positie ten opzichte van klager en aangeklaagde.

Van het horen van klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

De behandelaar is bevoegd informatie in te winnen, die voor de klachtbehandeling noodzakelijk is. Aangesproken functionarissen zijn gehouden de gevraagde informatie te verstrekken dan wel op andere wijze medewerking te verlenen, voor zover hun wettelijke geheimhoudingsplicht daardoor niet wordt geschonden.

Van elk horen wordt een verslag gemaakt. Klager en aangeklaagde hebben het recht om kennis te nemen van alle verslagen en te reageren op de afgelegde verklaringen.

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de Gedragscode Defensie en de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman.

Indien de behandeling van de klacht voor afronding van het onderzoek heeft geleid tot genoegdoening van klager, kan met de behandeling worden gestopt. Dit wordt schriftelijk bevestigd aan klager en aangeklaagde en bij een klacht inzake ongewenst gedrag geregistreerd in het MVV.

De Commissie Ongewenst Gedrag is ingesteld met een afzonderlijk instellingsbesluit waarin de samenstelling, taken, bevoegdheden, beheer en administratieve aangelegenheden zijn geregeld.

In aanvulling op artikel 12 en 13 gelden voor de behandeling door de Commissie Ongewenst Gedrag de navolgende bepalingen:

De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst van de schriftelijke klacht door de klachtbehandelaar afgedaan.

De klacht waarvoor een klachtadviesinstantie is aangewezen, wordt binnen tien weken na ontvangst van de schriftelijke klacht door de klachtbehandelaar afgedaan.

De afdoening kan voor ten hoogste vier weken door de klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie worden verdaagd.

In het geval dat er tijdens de behandeling een mogelijk strafbaar feit naar voren komt waarvan aangifte wordt gedaan, wordt de behandeling van de klacht opgeschort totdat is vernomen van het Openbaar Ministerie, de KMar of de politie dat er geen bezwaar bestaat tegen het verder behandelen van de klacht.

Indien de klachtbehandelaar advies van een klachtadviesinstantie heeft gevraagd verzendt hij de afdoeningbrief binnen twee weken na ontvangst van het advies. Deze termijn kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd mits de gehele termijn van behandeling van de klacht daardoor niet meer dan veertien weken omvat.

In bijzondere gevallen, zoals bij mediation tussen klager en aangeklaagde, kan de klachtbehandelaar of de klachtadviesinstantie klager verzoeken om uitstel van de termijn van de behandeling.

In overmachtsituaties, bijvoorbeeld indien in het buitenland verblijvende personen, personen die op oefening zijn, varen of zijn uitgezonden, gehoord moeten worden, kan enige flexibiliteit in de genoemde termijnen, onder voorbehoud van voortvarendheid in afdoening, noodzakelijk zijn.

Van iedere verdaging of uitstel wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager, aangeklaagde en klachtbehandelaar.

Zolang klager die een schriftelijke klacht over ongewenst gedrag heeft ingediend geen besluit heeft genomen over de wijze van behandeling als bedoeld in artikel 10, vijfde lid, wordt de termijn van behandeling als opgeschort beschouwd. Klager maakt deze keuze binnen een redelijke termijn.

In de afdoeningsbrief stelt de klachtbehandelaar klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de schriftelijke klacht, zijn oordeel daarover alsmede van de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt.

In de afdoeningsbrief wordt expliciet opgenomen of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Indien gedragingen niet vastgesteld kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken over de betreffende gedraging. De behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de Gedragscode Defensie gelden als uitgangspunt bij het oordeel over de vastgestelde gedragingen.

Indien er gebruik is gemaakt van een klachtadviesinstantie wordt een afwijking van het advies daarvan door de klachtbehandelaar gemotiveerd in de afdoeningsbrief.

De klachtbehandelaar informeert het DKP over de afdoening en zendt afschriften van de afdoeningsbrief aan het hoofd defensieonderdeel en de klachtadviesinstantie indien deze een advies heeft uitgebracht. Indien er sprake is van een klacht inzake ongewenst gedrag zendt hij tevens afschriften van de afdoeningsbrief aan de CVP en de CAID en registreert hij de afdoening in het MVV.

De afdoeningsbrief vermeldt dat, indien klager het niet eens is met de behandeling en/of afdoening van de klacht, hij binnen één jaar na kennisgeving van de afdoening de Nationale ombudsman kan verzoeken een onderzoek in te stellen onder verwijzing naar artikel 9:18 Awb.

De klachtbehandelaar is eigenaar van het klachtbehandelingdossier en draagt zorg voor een deugdelijke opslag van het dossier. De klachtbehandelaar informeert de KC van zijn defensieonderdeel ten behoeve van de registratie van de afdoening van de klacht.

Klager die ingevolge deze regeling te goeder trouw een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg hiervan.

De leden van een klachtadviesinstantie en andere personen die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de indiening en/of behandeling van een klacht mogen op geen enkele wijze benadeeld worden als gevolg van het uitoefenen van hun taken.

Het hoofd defensieonderdeel laat de schriftelijk bij dat onderdeel ingediende klachten registreren. Indien een klacht uit meerdere klachtonderdelen bestaat, worden deze klachtonderdelen apart geregistreerd.

Het hoofd defensieonderdeel rapporteert de schriftelijke klachten conform de aanschrijving van de Management Rapportage.

De registratie en rapportage omvat ten minste:

Het hoofd defensieonderdeel rapporteert jaarlijks de geregistreerde schriftelijke klachten inzake ongewenst gedrag, gedifferentieerd naar de gedragingen als bedoeld in artikel 1, onder e tot en met l, aan de SG in het jaarverslag Integriteit. Daarbij vermeldt hij tevens het oordeel over de klacht.

De Minister kan het gestelde in artikel 4, eerste lid, onder b buiten toepassing laten voor zover toepassing daarvan, gelet op de belangen die deze regeling beoogt te beschermen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

In de gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist de Minister.