LegalizeBesluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 augustus 2017, nr. 920680, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017)
Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995
Besluit:
Artikel 1
Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:
- a. die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de vervaldatum van het besluit routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden OCW, geplaatst in de Staatscourant van 23 maart 2012, nr. 5702;
- b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘handboek routinematige digitale vervanging E-Doc 2017’;
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 3
Dit besluit wordt aangehaald als:
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017.
Handboek routinematige digitale vervanging E-Doc
Versie 1.
Per 31 maart 2008 is het Document Management System / Record Management Applicatie (DMS/RMA) E-Doc in gebruik genomen bij het bestuursdepartement van OCW. Voor de routering van de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van Digis@m. Met de invoering van E-Doc en Digis@m is een volledig digitale informatiehuishouding bij het ministerie van OCW gerealiseerd.
De in analoge vorm bij OCW aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en gearchiveerd in de ordeningsstructuur van E-Doc. De behandeling van deze documenten vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten die zijn gedigitaliseerd worden tijdelijk in dagdozen bewaard op de scanunit.
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen. Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van het bestuursdepartement en de daaronder ressorterende diensten, inspecties en raden.
1. Beschrijving van het DMS/RMA
1.1. E-Doc (Open Text)
Het ministerie van OCW werkt sinds 2008 met het DMS/RMA E-Doc. E-Doc is ingevoerd ter ondersteuning van werkplek onafhankelijk en papierarm werken met documenten. Het systeem is een applicatie aangevuld met enkele modules zoals de Ascent Capture Kofax scanmodule en de Digis@m workflow module. Het DMS/RMA en de scan- en workflow module worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer, digitalisering en het bijhouden van de workflow van documenten. De Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief werken respectievelijk sinds 2012 en 2015 met dit systeem.
1.2. Digitaal Archiefbeheer
Het archiefbeheer bij OCW wordt ingericht in en ondersteund door de RM-module van E-Doc. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de (senior) medewerker die is belast met de zorg voor de archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.
De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de processen wordt voor risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld fraudezaken) altijd en voor minder risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld aanschaf kantoorartikelen) steekproefsgewijs door de (senior) medewerker getoetst, voordat definitieve archivering plaatsvindt.
Voor de ordening van informatie in de RM-module wordt gebruik gemaakt van een ordeningsstructuur. Met behulp van de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord ondergebracht in het digitaal archiefbeheer. Het DMS/RMA is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal archiefbeheer.
De ordeningsstructuur in het DMS/RMA kent 6 lagen. De eerste 3 lagen zijn de termenlagen. Daaronder bevindt zich laag 4 en 5, de dossiers en dossiermappen. Op laag 6 bevinden zich de documenten.
Een voorbeeld van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.
2. Reikwijdte van het vervangingsproces
2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt
De werkwijze geldt voor alle onderdelen van OCW (Bestuursdepartement, Erfgoedinspectie en Nationaal Archief) die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.
2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die onderdelen van OCW ontvangen of opmaken voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in het DMS/RMA E-Doc:
Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata, waardoor er één digitaal dossier ontstaat.
2.3. Documenten waarop vervanging niet van toepassing is
Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:
Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van OCW. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.
Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen of opgemaakt door OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd in E-Doc, PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;
Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit OCW zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.
De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.
3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van het bestuursdepartement als geheel en die van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.
3.1. Organisatie en taken OCW
In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van OCW beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie – en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet / internet van OCW.
3.2. Organisatie en taken Centrale Eenheid Informatiehuishouding
DOB/CEI is als centrale eenheid voor het gehele ministerie belast met de zorg voor een hoogwaardige informatiehuishouding en stelt daarvoor de kaders op en voert regietaken uit voor het concern OCW1Zie de Regeling Informatiebeheer 2013 artikel 5.1.. CEI bestaat uit de units Document- en Recordmanagement, Recordbeheer en Scanning en Functioneel beheer.
De opdracht van Documentmanagement is:
De opdracht van Recordbeheer en Scanning is:
De opdracht van Functioneel beheer is:
3.3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer
De Minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.
De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.
De tabel taken informatiebeheer is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.
4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)
Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).
De vervanging heeft bij het Ministerie van OCW de volgende kenmerken:
De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.
OCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:
4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)
Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij OCW de volgende kenmerken:
In diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van FM Haaglanden bij CEI/Recordbeheer en Scanning bezorgd. Voor het Nationaal Archief zijn de medewerkers van de postkamer verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken.
4.1.1. Inkomende post
De scanmedewerkers, of in het geval van het NA de postkamermedewerkers, bepalen welke post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Post die niet geopend mag worden wordt met de eerstvolgende postronde doorgestuurd naar de betreffende directie dan wel medewerker. Indien de niet geopende post door de ontvanger wordt aangemerkt als te registreren wordt het document aan CEI/R&S geretourneerd met het verzoek het document te scannen en te registreren. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:
Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.
4.1.2. Uitgaande post
Uitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door de secretariaten, of medewerker, verstuurd. Door een secretariaat, of medewerker, worden de volgende documenten aan CEI/R&S aangeboden:
De scanmedewerkers openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren de definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan tot scanning worden overgegaan.
4.1.3. Interne post
Interne documenten volgen een geheel digitale route. In een aantal gevallen worden documenten, zowel interne als inkomende, toch geprint en worden er aantekeningen op gemaakt. Deze geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt worden via de secretariaten, en bij het NA door de medewerkers postkamer, aan CEI/R&S ter deponering en (bij)scanning aangeboden. De (senior) recordbeheerders openen de van de secretariaten en NA-postkamer afkomstige post en controleren de (tussentijds) bij te scannen dan wel definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan tot scanning worden overgegaan.
De instructie postbehandeling is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.
De instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.
4.2 De situering van het scanproces
Zoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van meerdere scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.
Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:
De instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.
De instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd
4.3. Scancontrole
Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:
De prestatie indicatoren zijn:
De set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:
De instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.
4.4. Registreren gescande documenten in het DMS
Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorieën: ‘document’, ’toegang’, ‘dossier’, ‘intern’, ‘naw’ en ‘historie’. De verplichte velden zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.
Een voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.
Een doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.
5. Hardware, software en specificatie van de scanners
5.1. Beschrijving hardware
Bij 4.2 is de situering van de scanlocatie en de inrichting daarvan beschreven. Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende hardware:
5.2. Onderhoud scanners
De glasplaten van de scanners worden dagelijks door de scanmedewerkers van CEI gereinigd volgens de instructies van de leveranciers. Verder wordt op iedere eerste werkdag van de week, volgens de instructies van de leveranciers, door de scanmedewerkers van CEI de scanners grondig gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen.
Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.
5.3. Beschrijving software
Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende software:
5.4. Onderhoud scansoftware
Met de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet in updates van de software. Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de helpdeskfunctie.
Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.
6. Proces van vernietiging
6.1. Verklaring van vervanging
Nadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd in de Staatscourant, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding (CEI) is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.
6.2. Frequentie van vernietiging
Alle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging, worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één kwartaal na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt:
Vernietigingsmaand januari, scankwartaal oktober t/m december
Vernietigingsmaand april, scankwartaal januari t/m maart
Vernietigingsmaand juli, scankwartaal april t/m juni
Vernietigingsmaand oktober, scankwartaal juli t/m september.
De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:
7. Actualiseren handboek
7.1. Actualiseren handboek
Het beheer van het handboek is belegd bij CEI/Document Management. CEI/DM voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door CEI/DM doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie in E-Doc worden opgeslagen.
8. Bijlagen
8.1. Bijlage 1, Ordeningsstructuur E-Doc
8.2. Bijlage 2, Criteria voor uitzondering van vervanging
De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:
8.3. Bijlage 3, Regeling Informatiebeheer OCW
Gepubliceerd in de Staatscourant van 9 april 2013, nr. 9022
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr. FMICT/359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling Informatiebeheer OCW 2013)
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1, Begripsbepalingen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
HOOFDSTUK 2 REIKWIJDTE
Artikel 2, Reikwijdte beheersregels
De Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van concern OCW.
HOOFDSTUK 3 ORGANISATIE
Artikel 3, Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 4, Informatiebeheerders
Artikel 5, Informatiebeherende onderdelen
Artikel 6, Archiefvormende onderdelen
Artikel 7, Periodieke audit
De Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.
HOOFDSTUK 4 BEHEER
Artikel 8, Registratie
Artikel 9, Context en authenticiteit van informatie
Artikel 10, Metagegevens bij digitaal gecreëerde informatie
Artikel 11, Voortgang en afdoening
Artikel 12, Toegankelijkheid en duurzaamheid
Artikel 13, Conversie, migratie of emulatie
Artikel 14, Vorming en ordening
Artikel 15, Informatieverstrekking
Artikel 16, Informatieverstrekking aan derden
Artikel 17, Selectie
Artikel 18, Vernietiging
Artikel 19, Overbrenging
Artikel 20, Vervanging
Artikel 21, Opslagformaten
Artikel 22, Vervreemding
Artikel 23, Organisatieverandering
Artikel 24, Materieel beheer
Artikel 25, Archiefruimten
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 26, Intrekking andere regeling(en)
De regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.
Artikel 27, Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.
Artikel 28, Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.
Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker
TOELICHTING
1. Algemeen
Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer wordt overgegaan vanwege:
Voor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning (CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het informatiebeheer.
2. Digitalisering van de informatiehuishouding
Ten opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale informatiehuishouding en de daarmee gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij OCW. In de vigerende archief-wetgeving is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden, archief, archiefvormend orgaan en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering brengt veranderingen met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling aan te passen. Zo is in deze regeling:
Door digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende archiefvormende onderdelen. Na volledige digitalisering zal er nog maar één archiefvormend onderdeel zijn, namelijk Concern OCW. Verder beschrijft deze regeling nog een analoge situatie specifiek voor die informatie die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen mag worden.
3. Reikwijdte zorgdragerschap
Deze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het volgende. In de
Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorieën van overheidsorganisaties ligt het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden, een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de Minister die belast is met aangelegenheden op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorieën is de Minister die het aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke positionering van deze overheidsorganen ten opzichte vaneen ministerie kan de concrete invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker
8.4. Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW
8.5. Bijlage 5, Instructie postbehandeling bestuursdepartement OCW
De eerste postronde komt om 09.00 binnen.
De tweede postronde komt om 13.00 binnen.
De derde postronde komt om 15.45 binnen.
Na de derde postronde blijft de post liggen tot de volgende ochtend. Om 09.00 en 13.00 start de volgende procedure:
8.6. Bijlage 6, Instructie Postbehandeling Nationaal Archief
8.7. Bijlage 7, Instructie controle te scannen documenten
De controle op de materiële staat van de fysieke documenten wordt voordat het scannen plaatsvindt uitgevoerd door de scanmedewerkers van CEI.
Deze materiële controle op de documenten beslaat de volgende onderdelen:
De te scannen documenten worden na uitvoering van de bovenstaande controles en het uitvoeren van eventuele reparaties scanklaar gemaakt. De scanmedewerkers documenten of batches voorzien van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad. Deze scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.
8.8. Bijlage 8, Instructie scannen documenten
Nadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.
8.9. Bijlage 9, Instellingen scanners
Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:
Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape te herkennen.
VRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.
8.10. Bijlage 10, Instructie scancontrole
De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm (thumbnails). De controle van de scan wordt uitgevoerd aan de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd of:
Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan kan als volgt worden gehandeld:
Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.
8.11. Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata
8.12. Bijlage 12, Doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post bestuursdepartement OCW
Inkomende post
1 De werkverdeler zorgt ervoor dat binnen de eigen directie of afdeling poststukken naar de juiste behandelaar worden gerouteerd. Vaak vervullen secretariaten de rol van werkverdeler.
Interne en uitgaande post bestuursdepartement OCW
8.13. Bijlage 13, Specificatie scanners en scansoftware
Scanners:
Kodak i620
Fujitsu fi-5750c
De in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.
Scansoftware:
De volgende scansoftware wordt vanaf 3-10-2011 gebruikt:
Kofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren van de documenten. Het pakket kent een aantal losse modules die afzonderlijk van elkaar ingezet kunnen worden. De gebruikte modules, worden hieronder beschreven.
Scanmodule
De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden herkend.
Virtual Rescan module (VRS)
Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.
Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan, de instellingen hiervoor zijn terug te vinden in Bijlage 8, Instellingen scanners. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.
Recognition module
De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.
De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de ‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.
Validatiemodule
De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren en voor de ‘uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.
PDF generator
De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
Release module
De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat, samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture, een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten, in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
Compressie
De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.
De volgende instellingen worden gehanteerd:
Technische metadata
Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF bestand.
8.14. Bijlage 14, Wijzigingen
Dit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.