Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 14 december 2017, nr. VO/1016970, houdende regels over het gebruik van gegevens uit het basisregister onderwijs (bron) door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspectie van het onderwijs, vaststelling van de wijze van gegevenslevering in verband met het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs en de wijze van ordening en beschikbaarstelling van gegevens in het voortgezet onderwijs (Regeling informatievoorziening WVO)

Gelet op artikel 2.3.6c, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs, artikel 164a, derde lid, van de Wet op de expertisecentra, de artikelen 58, achtste lid, 103b, derde lid, en 103d, vierde lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs en de artikelen 3, 4 en 4e van het Besluit informatievoorziening WVO;

Besluit:

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• accountantsverklaring: verklaring als bedoeld in artikel 14a, tweede lid, onderdeel c, van het Bekostigingsbesluit WVO;

• basisregister onderwijs: basisregister onderwijs als bedoeld in artikel 24b van de Wet op het onderwijstoezicht;

• bevoegd gezag: bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de wet en wat betreft het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum als bedoeld in artikel 1.3.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs het bevoegd gezag, bedoeld in artikel 1.1.1, onderdeel w, van die wet;

• BRIN: Basisregistratie Instellingen;

• combinatiecijfer: het gemiddelde van de eindcijfers van de onderdelen die op grond van artikel 49, derde of vierde lid, of artikel 50, tweede lid, van het Eindexamenbesluit VO, respectievelijk artikel 26, derde of vierde lid, of artikel 26a, tweede lid, van het Staatsexamenbesluit VO zijn bepaald, dat wordt aangemerkt als het eindcijfer van één vak;

• deeleindexamen: examen in één of meer van de voor het eindexamen voorgeschreven vakken;

• eindexamen: examen ten minste in het geheel van de voorgeschreven vakken;

• examengegevens: de nadere specificatie van de in artikel 103b, tweede lid, onderdelen a, c, d, f, g en i van de wet en artikel 164a, tweede lid, onderdelen a, c, d, g, n, o en p, van de Wet op de expertisecentra genoemde gegevens van een bij de school ingeschreven leerling die deelneemt aan een examen;

• inschrijvingsgegevens: de nadere specificatie van de in artikel 103b, tweede lid, onderdelen a, b, c, d, e, h en i, van de wet bedoelde gegevens van een bij de school ingeschreven leerling, met uitzondering van de voor onderdeel h vermelde specificatie, voor wat betreft het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum als bedoeld in artikel 1.3.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs;

• inspectie: Inspectie van het onderwijs;

• maatschappelijke stage: maatschappelijke stage, bedoeld in artikel 6f van de wet;

• minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media;

• peildatum: één van de peildata, genoemd in de Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers VO;

• persoonsgebonden nummer: persoonsgebonden nummer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

• profiel-examendeel: één van de volgende examenonderdelen waaruit het profiel is opgebouwd:

• a. gemeenschappelijke deel, dat voor alle profielen van de desbetreffende schoolsoort gelijk is;

• b. profieldeel, dat kenmerkend is voor dat profiel; of

• c. vrij deel;

• rekentoets: rekentoets, bedoeld in artikel 29, vijfde lid, en artikel 60, zesde lid, van de wet;

• school: school die is aangewezen op grond van artikel 56 van de wet alsmede een uit ’s Rijks kas bekostigde school voor voortgezet onderwijs bedoeld in de wet, waaronder begrepen het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum bedoeld in artikel 1.3.3 van de Wet educatie en beroepsonderwijs, of een school als bedoeld in artikel 14a van de Wet op de expertisecentra;

• schooljaar: schooljaar als bedoeld in artikel 1 van het Bekostigingsbesluit WVO;

• teldatum: datum van 1 oktober van enig jaar als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit WVO;

• vakken: vakken als bedoeld in artikel 1 van het Eindexamenbesluit VO, alsmede de onderdelen waarvoor het eindcijfer medebepalend is voor het combinatiecijfer;

• werkstuk: profielwerkstuk als bedoeld in artikel 4 van het Eindexamenbesluit VO, of sectorwerkstuk als bedoeld in artikel 4 van het Eindexamenbesluit VO, zoals dat artikel luidde op 31 juli 2016;

• wet: Wet op het voortgezet onderwijs.

§ 2. Gebruik gegevens uit het basisregister onderwijs

Artikel 2. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op de artikelen 58, achtste lid, en 103d, vierde lid, van de wet.

Artikel 3. Te verstrekken gegevens

Artikel 4. Wijze van verstrekking

Bij de verstrekking, bedoeld in artikel 3, wordt het persoonsgebonden nummer voor de Minister en de inspectie elk afzonderlijk vervangen door een ander nummer of een code op een zodanige wijze dat de leerling of de voormalige leerling niet geïdentificeerd of identificeerbaar is, en wordt de geboortedatum vervangen als volgt:

• a. voor de levering aan de Minister door de leeftijd van de leerling op de voor de bekostiging van belang zijnde peildata en

• b. voor de levering aan de inspectie door de leeftijd van de leerling op de eerste dag van elk kwartaal.

Artikel 5. Tijdstippen van verstrekking gegevens met betrekking tot bepaalde perioden

• a. op 16 oktober, 13 december en 4 januari van ieder schooljaar de voorlopige gegevens van de scholen naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar en op 16 oktober van ieder schooljaar de gegevens omtrent de examens en de voorlopige gegevens omtrent de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober;

• b. op 16 juli van ieder jaar:

• 1°. de gegevens, inclusief nieuwkomers, van de scholen, na accountantscontrole naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar;

• 2°. de gegevens van de scholen na accountantscontrole omtrent de examens en de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober; en

• 3°. de gegevens van de scholen na accountantscontrole op 1 januari, 1 april en 1 juli van het voorafgaande kalenderjaar, voor zover het nieuwkomers betreft;

• c. op 16 januari, 16 april, 16 juli en 16 oktober van ieder kalenderjaar omtrent de bekostiging op basis van de voorlopige telgegevens voor de eerste opvang, bedoeld in artikel 3 eerste lid, van de Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo.

§ 3. Levering inschrijvings- en examengegevens van vo-leerlingen

Artikel 6. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op de artikelen 58, achtste lid, en 103b, derde lid, van de wet en op artikel 164a, derde lid, van de Wet op de expertisecentra.

Artikel 7. Specificatie van inschrijvingsgegevens

De inschrijvingsgegevens worden in bijlage 1 gespecificeerd en als volgt nader gedefinieerd:

• a. postcode van de woonplaats van de leerling: de Nederlandse postcodering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode;

• b. datum van in- en uitschrijving: datum van de daadwerkelijke aanvang en datum beëindiging van het volgen van het onderwijs op de school;

• c. soort onderwijs: het in artikel 5 van de wet onderscheiden soort van voortgezet onderwijs dat een leerling volgt;

• d. leerweg: theoretische leerweg als bedoeld in artikel 10 van de wet, beroepsgerichte leerwegen als bedoeld in artikel 10b van de wet, dan wel gemengde leerweg als bedoeld in artikel 10d van de wet, waaronder tevens begrepen het leerwegondersteunend onderwijs als bedoeld in artikel 10e van de wet;

• e. sector: sector als bedoeld in de artikelen 10, derde lid, 10b, derde lid en 10d, derde lid van de wet, zoals die artikelen luidden op 31 juli 2016;

• f. afdeling: afdeling als bedoeld in artikel 10c van de wet, zoals dat artikel luidde op 31 juli 2016;

• g. profiel: profiel als bedoeld in artikel 10, derde lid, 10b, derde lid, 10d, derde lid, of artikel 12 van de wet;

• h. leerjaar: leerjaar waarin de leerling op de teldatum onderwijs volgt, dan wel wat betreft het praktijkonderwijs het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in het praktijkonderwijs;

• i. datum binnenkomst in Nederland volgens het bevoegd gezag: de datum waarop de leerling volgens het bevoegd gezag in Nederland is binnen gekomen;

• j. registratienummer: nummer van de school volgens BRIN;

• k. nevenvestiging: het bij een registratienummer behorende volgnummer van de vestiging, niet zijnde de hoofdvestiging, behorende bij een school, volgens BRIN.

Artikel 8. Specificatie van examengegevens

De examengegevens, worden in bijlage 2 gespecificeerd en als volgt nader gedefinieerd:

• a. postcode van de woonplaats van de leerling: de Nederlandse postcodering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode;

• b. soort onderwijs: het in artikel 5 van de wet onderscheiden soort van voortgezet onderwijs dat een leerling volgt;

• c. leerweg: theoretische leerweg als bedoeld in artikel 10 van de wet, beroepsgerichte leerwegen als bedoeld in artikel 10b van de wet, dan wel gemengde leerweg als bedoeld in artikel 10d van de wet, waaronder tevens begrepen het leerwegondersteunend onderwijs als bedoeld in artikel 10e van de wet;

• d. sector: sector als bedoeld in de artikelen 10, derde lid, 10b, derde lid, en 10d, derde lid, van de wet, zoals die artikelen luidden op 31 juli 2016;

• e. afdeling: afdeling als bedoeld in artikel 10c van de wet, zoals dat artikel luidde op 31 juli 2016;

• f. profiel: profiel als bedoeld in artikel 10, derde lid, 10b, derde lid, 10d, derde lid, of artikel 12 van de wet;

• g. examenjaar: het jaar waarin de uitslag van het examen wordt bepaald;

• h. vakken waarin examen is afgelegd: de vakken, op grond van de vakkentabel, waarin examen is afgelegd inclusief de naam van het werkstuk, de vakken of het thema waarop het werkstuk van toepassing is, de aanduiding ‘diplomavak’, het profiel-examendeel waartoe het vak gerekend wordt en de aanduiding die aangeeft of het vak een onderdeel is waarvoor het cijfer medebepalend is voor het combinatiecijfer;

• i. cijfers van het schoolexamen: de beoordeling per onderdeel van het schoolexamen genoemd in artikel 35 van het Eindexamenbesluit VO;

• j. beoordeling van de maatschappelijke stage: de beoordeling op grond van artikel 52, eerste lid, onderdeel f, van het Eindexamenbesluit VO;

• k. cijfers van het centraal examen: de op grond van artikel 42, tweede lid, van het Eindexamenbesluit VO vastgestelde beoordeling per vak waarin centraal examen is afgelegd uitgesplitst per tijdvak;

• l. eindcijfers: de beoordeling per vak op grond van artikel 47 van het Eindexamenbesluit VO alsmede het combinatiecijfer;

• m. beoordeling van de rekentoets: de beoordeling van de rekentoets op grond van artikel 47 van het Eindexamenbesluit VO

• n. uitslag van het eindexamen: de uitslag vastgesteld op grond van artikel 48 van het Eindexamenbesluit VO;

• o. registratienummer: het nummer van de school volgens BRIN, waarop de leerling op de teldatum is ingeschreven;

• p. nevenvestiging: het bij een registratienummer van een school behorende volgnummer van de vestiging, niet zijnde de hoofdvestiging.

Artikel 9. Wijze van levering

Artikel 10. Melding inschrijvingsgegevens

Artikel 11. Melding examengegevens

• a. worden de resultaten behaald voor de schoolexamens en de vakken waarin schoolexamen is gedaan en het resultaat van de maatschappelijke stage, zo spoedig mogelijk na vaststelling van die resultaten, doch uiterlijk tien dagen voor het begin van het desbetreffende centrale examen, aan de Minister gemeld;

• b. wordt het voor de rekentoets behaalde eindcijfer zo spoedig mogelijk na vaststelling van dat resultaat, doch uiterlijk binnen twee weken na vaststelling daarvan aan de Minister gemeld; en

• c. worden gegevens betreffende de leerlingen, de in de eerdere tijdvakken door die leerlingen behaalde cijfers, de, voor zover van toepassing, alsnog behaalde cijfers van het schoolexamen en de vakken waarin een leerling examen zal afleggen, uiterlijk drie dagen voor de aanvang van het tweede en derde tijdvak aan de Minister gemeld.

Artikel 12. Terugmelding inschrijvingsgegevens

Artikel 13. Terugmelding examengegevens

Artikel 14. Technische specificaties

De technische specificaties ten behoeve van de uitvoering van deze regeling zijn opgenomen in bijlage 3.

§ 4. Levering organisatie- en personeelsgegevens en gegevens voor het lerarenregister en registervoorportaal

Artikel 15. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op de artikelen 3, 4 en 4e van het Besluit informatievoorziening WVO.

Artikel 16. Gegevens

De opsomming van door een school te verzamelen gegevens als bedoeld in de artikelen 2 en 4e van het Besluit informatievoorziening WVO is opgenomen in bijlage 4.

Artikel 17. Wijze van beschikbaarstelling van de gegevens

Het bevoegd gezag levert de gegevens, bedoeld in artikel 16, op de wijze zoals beschreven in bijlage 5.

§ 5. Slotbepalingen

Artikel 18. Wijziging Regeling gebruik gegevens bron

Wijzigt de Regeling gebruik gegevens bron.

Artikel 19

De Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 augustus 2017.

Artikel 21. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening WVO.

Bijlage 1. behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

Specificatie inschrijvingsgegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Bijlage 2. behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

Specificatie examengegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Bijlage 3. behorende bij artikel 14 van de Regeling informatievoorziening WVO

De technische specificaties van de gegevenslevering zijn beschreven in het Programma van Eisen (PvE). Hierin wordt zowel de systematiek van de huidige profielen, als de systematiek van de afdelingen en sectoren beschreven. Het PvE volgens de systematiek van profielen is te vinden op de website van DUO via de volgende link:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/index.jsp

Bijlage 4. behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO

Ordening van de gegevens

In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 41g, 41h, 41p, 41q, 103a en artikel 103a1 van de Wet op het voortgezet onderwijs, verplicht zijn om aan de Minister te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor het lerarenregister en het registervoorportaal, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

1. Organisatiegegevens

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

1.1. De organisatiegegevens

1.1.1. Bevoegd gezag: vestigingsadres

1.1.2. Bevoegd gezag: correspondentieadres

1.1.3. Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.4. School: correspondentieadres

1.1.5. School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.6. Vestiging: correspondentieadres

1.1.7. Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.8. Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

2. Personeelsgegevens

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

2.1. De personeelsgegevens

2.1.1. Onderdeel Persoon

2.1.2. Onderdeel Arbeidsrelatie

2.1.3. Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

2.1.4. Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

2.1.5. Onderdeel WIA

2.1.6. Onderdeel Lerarenregister en registervoorportaal

De categorieën van de benoemingsgrondslag zijn op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs:

¹ Dit is met inbegrip van het overgangsrecht o.b.v. artikel XI Wet BIO (Stb. 2004, 344; inwtr. Per 1 augustus 2008, Stb. 2005, 672) alsook de Overgangsregeling leraren lom en mlk van 5 oktober 1998.

In het geval dat de benoemingsgrondslag leidt tot opname van de leraar in het registervoorportaal, levert het bevoegd gezag tevens aan: het onderwijs waarvoor de leraar is benoemd.

Dit onderwijs wordt aangegeven in termen van ten minste een van de vakken of vakgebieden, genoemd in hoofdstuk III, paragraaf 3, van het Inrichtingsbesluit WVO, daaronder tevens begrepen het onderwijs dat wordt aangeboden teneinde leerlingen in staat te stellen te voldoen aan het relevante referentieniveau rekenen.

2.2. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen of benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In het vervolg worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde resp. aanstelling(en) gelezen te worden.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

Schoolbesturen geven aan wat de benoemingsgrondslag is voor toedeling van de gegevens van leraren in het systeem voor respectievelijk het lerarenregister en registervoorportaal. Het bevoegd gezag geeft voor elke leraar aan op grond van welk artikellid uit de onderwijswet deze leraar is benoemd.

2.3. Specificatie

Functiecategorie

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan één van de volgende categorieën:

Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

Soort loon, toelage of korting

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-netto systeem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Bijlage 5. behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO

Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 103a en artikel 103a1 van de WVO, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens.

1. Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe bestemde deel van de website.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag worden de meeste gegevens via de Kamer van Koophandel doorgegeven. De wijzigingen van het centraal rekeningnummer, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag, dienen wel met het BRIN-mutatieformulier te worden doorgegeven. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

2. Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

2.1. Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 4:

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 4

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 4 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

2.2. Wijze van aanlevering

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/levering-personeelsgegevens.jsp

De bovenstaande procedure geldt zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

2.3. Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelsgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de Minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Deze regeling zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.

2.4. Lerarenregister en registervoorportaal

Nieuwe gegevens genoemd in tabel 2.1.6 van bijlage 4 worden maandelijks volledig en correct door het bevoegd gezag aan de Minister aangeleverd.

Gegevens die op grond van artikel 41n, tweede lid, onder a, of artikel 41s, tweede lid, onder a, van de wet en artikel 4c, tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WVO aan het bevoegd gezag worden verstrekt, betreffen alleen de gegevens die op grond van artikel 41g, eerste lid, of artikel 41q, eerste lid, van de wet en artikel 4a, eerste of tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WVO door het bevoegd gezag zijn verstrekt en niet zijn verkregen uit de basisregistratie personen.

Op de wijze van aanlevering van gegevens genoemd in tabel 2.1.6 van bijlage 4 is paragraaf 2.2 van deze bijlage van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat gegevens niet op cd-rom worden aangeleverd.

Gegevens die een leraar op grond van artikel 41g, derde lid, van de wet verstrekt, worden door de betreffende leraar aan de Minister verstrekt, waarbij hij het bewijsstuk als bedoeld in de artikelen 33, eerste lid, onderdeel b, onderdelen 1 en 2, lid 1a, lid 1b, tweede of zestiende lid, 33a of 33b, van de wet digitaal aanlevert in de vorm van een gewaarmerkte kopie.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.