Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, van 13 juni 2018, nr. 1366416 PO, houdende regels omtrent informatievoorziening in het primair onderwijs (Regeling informatievoorziening WPO/WEC)

Geldende tekst a fecha 2020-07-01

Gelet op de artikel 164a, derde lid en 164c, vierde lid, van de Wet op de expertisecentra, de artikelen 178a, derde lid en 178c, vierde lid, van de Wet op het primair onderwijs, artikel 10b, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC, artikel 11a, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en de artikelen 4 en 9 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC;

Besluit:

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

bevoegd gezag: bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 WPO dan wel artikel 1 WEC;

inspectie: Inspectie van het onderwijs;

Minister: Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media;

WEC: Wet op de expertisecentra;

WOT: Wet op het onderwijstoezicht;

WPO: Wet op het primair onderwijs.

Paragraaf 2. Gebruik gegevens basisregister onderwijs door de Minister

Artikel 2. Reikwijdte

Vervallen

Artikel 3. Te verstrekken gegevens

Vervallen

Artikel 4. Wijze van verstrekking

Vervallen

Artikel 5. Tijdstippen van verstrekking gegevens met betrekking tot bepaalde perioden

Vervallen

Paragraaf 3. Leerlingenadministratie

Artikel 6. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op artikel 6 van het Besluit bekostiging WPO en artikel 5 van het Besluit bekostiging WEC.

Artikel 7. Levering leerlinggegevens

Vervallen

Artikel 8. Bijzondere levering

Vervallen

Artikel 9. Data en termijnen voor levering leerlinggegevens

Vervallen

Artikel 10. Inzage leerlingenadministratie

In geval van een steekproefsgewijze controle door of namens de Minister geeft het bevoegd gezag inzage in de in bijlage 2 genoemde gegevens van leerlingen en hun ouders op basis waarvan de hoogte van de bekostiging is vastgesteld.

Artikel 11. Terugkoppeling inschrijvingsgegevens

Vervallen

Artikel 12. Technische specificaties

Vervallen

Paragraaf 4. Levering organisatie- en personeelsgegevens en gegevens voor het lerarenregister en registervoorportaal

Artikel 13. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op artikel 11a, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO, artikel 10b, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC en de artikelen 4 en 9 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC.

Artikel 14. Te leveren gegevens

Het bevoegd gezag levert de organisatiegegevens, genoemd in bijlage 4, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in het programma van eisen in bijlage 4, aan de Minister.

Het bevoegd gezag en het bestuur van een samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 18a WPO leveren de financiële gegevens, genoemd in bijlage 5, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in het programma van eisen in bijlage 5, aan de Minister.

Het bevoegd gezag levert de personele gegevens, genoemd in bijlage 6, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in het programma van eisen in bijlage 6, aan de Minister.

De gegevens die worden geleverd en verwerkt voor het lerarenregister en het registervoorportaal worden gedefinieerd en geordend volgens de voorschriften vermeld in bijlage 7.

De levering van gegevens voor het lerarenregister en het registervoorportaal en de wijze waarop een leraar die niet is benoemd of tewerkgesteld zonder benoeming ten behoeve van opname in het lerarenregister kan aantonen aan de bekwaamheidseisen te voldoen geschiedt overeenkomstig bijlage 7.

Artikel 15. Bijzondere levering

Het bevoegd gezag dat na overleg met de Minister, door de Minister niet in staat wordt geacht de gegevens, bedoeld in artikel 14, eerste, tweede of derde lid, op de in dat lid genoemde wijze te leveren, levert de gegevens op de wijze die door de Minister wordt vastgesteld na overleg met het bevoegd gezag.

Artikel 16. Tijdstippen van levering

Het bevoegd gezag levert vier maal per jaar, uiterlijk op de genoemde datum, de personele gegevens, bedoeld in paragraaf 2.3.1 tot en met 2.3.3 van bijlage 6, over de daarbij genoemde voorafgaande maanden:

a. 15 maart; de gegevens over november, december en januari;

b. 15 juni; de gegevens over februari, maart en april;

c. 15 september; de gegevens over mei, juni en juli;

d. 15 december; de gegevens over augustus, september en oktober.

Het bevoegd gezag levert jaarlijks uiterlijk op de genoemde datum de volgende gegevens:

a. 15 maart; de personele gegevens, genoemd in paragraaf 2.3.1 tot en met 2.3.5 van bijlage 6, over het voorafgaande kalenderjaar;

b. 30 juni; de financiële gegevens, genoemd in bijlage 5, over het voorafgaande kalenderjaar;

c. 30 november; de personele gegevens genoemd in artikel 11a van het Besluit bekostiging WPO of artikel 10b van het Besluit bekostiging WEC.

Het bevoegd gezag levert maandelijks de gegevens voor het lerarenregister en het registervoorportaal, bedoeld in bijlage 7, paragraaf 1.

Paragraaf 5. Overige bepalingen

Artikel 17. Wijziging Regeling gebruik gegevens bron

Wijzigt de Regeling gebruik gegevens bron.

Artikel 18. Wijziging Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC

De Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC wordt ingetrokken.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2018.

Artikel 20. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening WPO/WEC.

Bijlage 1. behorende bij artikel 7, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Leerlinggegevens

1. Inleiding

Inrichting van de leerlingenadministratie

De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens:

2. Definities

Dit hoofdstuk definieert alle relevante begrippen uit het PvE.

3. Procesbeschrijving BRON voor PO

3.1. Inleiding

Het bevoegd gezag levert op elektronische wijze de leerlinggegevens aan DUO aan. Hiervoor is het nodig dat een certificaat (beveiligingsmiddel) geïnstalleerd is.

3. Verzuimregistratie

Het verzuim dient per dagdeel geregistreerd te worden en bevat van iedere leerling de volgende gegevens:

Bewaartermijn:

Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 9 Besluit bekostiging WPO; artikel 8 Besluit bekostiging WEC).

Scholen hebben de vrijheid om te kiezen voor aanlevering aan BRON middels één of meerdere aanleverpunten. De school is geheel vrij bij het toewijzen van aanleverpuntnummers; hiervoor hoeven de in BRIN-tabellen aanwezige vestigingsvolgnummers niet te worden gebruikt.

3.3. Certificaten

Na het doorgeven van de deelnamegegevens wordt de procedure gestart voor levering van een beveiligingsmiddel voor de gegevensuitwisseling middels een certificaat. De procedure voor het aanvragen en installeren van een certificaat staat op de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp.).

1. Inleiding

Na installatie van het certificaat kan de gegevensuitwisseling met DUO starten. Het gebruik van de aangeboden services is verplicht: er is geen toegang mogelijk met andere services. Het staat de softwareleveranciers wel vrij om te bepalen hoe de services in de LAS-applicatie worden ‘opgehangen’. Verdere technische informatie voor de uitwisseling staat in het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers’ (zie bijlage 3).

3.4.1. Uitwisseling scholen - BRON

De uitwisseling tussen scholen en BRON kent een asynchroon karakter; de scholen leveren berichten (bv. identificatieverzoek, of melding inschrijving) via de LAS en ontvangen op dat moment alleen een ontvangstbevestiging. Vervolgens heeft BRON de gelegenheid om de verwerking te starten. Pas na een expliciet verzoek om terugkoppeling vanuit de school levert BRON de terugkoppelingen, voor zover gereed.

3.5. Aanlevering van de PO-school

Gedurende het verzenden en het wachten op de ontvangstbevestiging moet er verbinding zijn met BRON. Als de school binnen een bepaalde tijd geen ontvangstbevestiging ontvangt, kan de school er van uitgaan dat er iets mis is gegaan met het versturen van het bericht en zal de school het bericht opnieuw moeten aanbieden. Vervolgens verwerkt BRON asynchroon (er hoeft geen verbinding meer te zijn met BRON) het bericht (zie ook de individuele beschrijving per bericht) en zet, zodra de verwerking is afgerond, het resultaat klaar in de 'terugkoppelvoorraad'.

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en de WEC.

2. Organisatiegegevens

De terugkoppelvoorraad bestaat niet alleen uit antwoorden op vragen: ook op eigen initiatief vult BRON de terugkoppelvoorraad bij. Indien aan de orde (denk aan een spontane mutatie vanuit BRP of een periodiek overzicht van dubbele inschrijving) stelt BRON na interne afhandeling van de wijziging een bericht op om de PO-school op de hoogte te brengen en plaatst dit in de terugkoppelvoorraad. De PO-school wordt niet door BRON op de hoogte gebracht van het feit dat er een terugkoppeling (zonder gerelateerde vraag) aangemaakt is.

3.7. Terugmelden aan de PO-school

Deze globale procesgang beschrijft de werkwijze rondom het legen van de terugkoppelvoorraad. De PO-school verstuurt een bericht en ontvangt van BRON (synchroon) een antwoord. Dit inhoudelijke antwoord bestaat uit alle terug te koppelen berichten uit de terugkoppelvoorraad voor die PO-school.

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Vanaf 1 augustus 2007 kan het bevoegd gezag van scholen (en VGK-instellingen) de wijzigingen in de communicatie gegevens, genoemd in de volgende paragraaf van dit PvE, elektronisch aanleveren.

3.8. Schonen BRON

Voor instellingen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum vrijwillige opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daarvoor op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

4. Gegevensset

2.3. De gegevens

Onderscheiden worden de volgende gegevens:

Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.

In het ‘PvE elektronische gegevensuitwisseling tussen PO-scholen en BRON’ ten behoeve van softwareleveranciers is dit verder uitgewerkt.

4.1.1. Kopgegevens

Ieder bericht gaat (verplicht) vergezeld van zogenaamde kopgegevens. Deze gegevens hoeven slechts éénmaal per bericht te worden opgenomen en zijn bedoeld om informatie over het bericht (identificatie en afzender) door te geven.

4.1.2. Persoonsgegevens

Hieronder staat de complete set van persoonsgegevens die kunnen voorkomen. Deels betreft het gegevens die door de PO-school kunnen worden aangeleverd, deels betreft het ook BRP-gegevens die alleen in de terugkoppeling aan de PO-school kunnen voorkomen.

4.1.3. Inschrijving WPO gegevens

Een inschrijving WPO kent diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving WPO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht; dit staat in detail aangegeven bij de berichtbeschrijving en de controles.

PvE Financiële gegevens

Het bevoegd gezag levert jaarlijks uiterlijk 30 juni over het voorafgaande kalenderjaar aan DUO:

4.1.5. Verplichte eindtoets

Naast de kopgegevens, persoonsgegevens en inschrijvingsgegevens voor WPO en WEC zijn er nog andere gegevens die een rol spelen bij de uitwisseling tussen PO-scholen en BRON: de Verplichte eindtoets.

1. Inleiding

BRON controleert ieder gegeven dat de school aanlevert. Controles kunnen leiden tot ‘afkeur’ of ‘signalering’. Bij ‘afkeur’ vindt geen opname van gegevens in BRON plaats en wordt de PO-school ingelicht omtrent de reden van afkeur van het bericht.

Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Dit PvE gaat over de aanlevering van personele gegevens. Meer informatie voor de salarisverwerkers en softwareleveranciers is beschikbaar via de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp)’.

Deze controles en signalen worden verder in het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers’ verder beschreven.

5. Uitwisseling met BRON

De uitwisseling met BRON vindt elektronisch plaats. Voor de (technische) uitwerking wordt verwezen naar het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers’ op de site van DUO.

6. Beveiliging en encryptie

2. Personele gegevens

De uitwisseling tussen de scholen en DUO moet voldoen aan een aantal wettelijke bepalingen. Deze wettelijke bepalingen zijn: het Besluit voorschrift informatievoorziening Rijksdienst 2007, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming enen de Algemene verordening gegevensbescherming. Ook conformeert DUO zich aan de Code voor informatiebeveiliging(NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (zie: https://www.earonline.nl/index.php/BIR-Baseline_Informatiebeveiliging_Rijksdienst). Om niet te verzanden in een wirwar van regelingen heeft DUO een vastgesteld beveiligingsbeleid waarin bovenstaande is verwerkt en daarnaast een vastgestelde security baseline waaraan applicaties minimaal moeten voldoen. Deze security baseline voldoet niet altijd voor een vastgestelde risicoklasse zodat additionele maatregelen noodzakelijk kunnen zijn.

6.2. Eisen aan PO-scholen

In dit hoofdstuk staan de eisen met betrekking tot de uitwisseling geformuleerd waaraan de PO-scholen moeten voldoen. Uitgangspunt is dat de aanlevering van de gegevens van de PO-scholen aan BRON valt onder ‘risicoklasse II’. Dat impliceert dat de PO-scholen gebonden zijn aan de beveiligingsvoorwaarden die horen bij de risicoklasse II.

Het bevoegd gezag verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit PvE opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. De reikwijdte van dit PvE strekt zich ook uit tot het bovenschoolse personeel dat een arbeidsrelatie heeft met het betreffende bevoegd gezag.

Voor deze eisen wordt verwezen naar het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers’ (zie bijlage 3). De (procedurele) eisen aan de scholen worden hier genoemd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

Het bevoegde gezag levert de in dit PvE vermelde gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon werkzaam is bij een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft.

In dit PvE worden de gegevens die geleverd moeten worden genoemd. Net als bij de andere bijlagen in deze Regeling worden in dit PvE alleen de gegevens genoemd zoals de bevoegde gezagsorganen deze moeten aanleveren. Op de site van DUO staan het format, lengte en andere aspecten hoe de gegevens geleverd moeten worden (https://www.duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp).

2.3.1. Onderdeel ‘Persoon’

2.3.2. Onderdeel ‘Arbeidsrelatie’

De volgende tabellen worden gebruikt bij controles.

2.3.4. Onderdeel ‘Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)’

2.3.5. Onderdeel ‘GGL’

2.4. Domeinen

7.1.4. Soort verblijf (WEC)

7.1.5. Vervallen

7.1.6. Vervallen

7.1.7. Geslacht

7.1.8. Soort school

7.1.9. Aanduiding NNCA

7.1.10. Bekostigingscategorie

3. Termijn voor aanlevering van de gegevens

7.1.12. Verplichte eindtoets

7.1.13. Niveau eindtoets

7.1.14. Reden ontheffing

7.1.15. Reden niet deelname

4. Inhoudelijke uitwerking gegevensleveringen

7.1.17. Referentieniveau Toetsonderdeel

4.1. Arbeidsrelatie versus benoeming

7.1.19. Referentieniveau Toetsdomein

4.2. Benoemingen bij meer dan één instelling

7.2. Referentietabellen & waardelijsten (extern)

De volgende referentietabellen worden gebruikt bij controles, maar worden niet door de organisatie BRON beheerd. Hierdoor kan het geen onderdeel zijn van het PvE. Dit houdt in dat de school zelf verantwoordelijk is om hiervan de nieuwste versie te gebruiken om zo geen onnodige afkeuring van berichten te krijgen.

7.2.1. Tabellen DUO bekostiging

4.2.2. Veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

Het betreft hier de volgende tabellen:

Bijlage 2. behorende bij artikel 10, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Inrichting van de leerlingenadministratie

De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens:

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

4.4. Peilmaand en peildatum

De in de paragrafen 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3 en 2.3.4 beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor, de bapofactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

4.5. Terugwerkende kracht mutaties

3. Verzuimregistratie

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

Bijlage 3. behorende bij artikel 12 van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Technisch specificaties leerlinggegevens t.b.v. softwareleveranciers

Het Programma van Eisen (PvE) met de technische specificaties voor softwareleveranciers (PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers) en overige informatie ten behoeve van de softwareleveranciers is te vinden op de site van DUO: https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp.

Bijlage 4. behorende bij artikel 14, eerste lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

4.9. Financieringsbron

1.1. Algemeen

Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Een deel van de benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Dit PvE gaat over de aanlevering van de organisatiegegevens.

1.2. Wettelijke basis voor de levering

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 201800).

4.11. Vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

4.12. Begin en einde verlofperiode

2.1. Algemeen

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

4.13. Opeenvolgende periodes van ziekteverlof

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding en daarmee de verzuimperiode begint binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van de eerste. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

De aanlevering van de beleidsgegevens geschiedt elektronisch.

De procedure van aanlevering van personeelsgegevens staat beschreven op de site van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp). De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen.

2.3. De gegevens

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens’ dat via de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp) beschikbaar is.

Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.

De aanlevering van de GGL geschiedt elektronisch door aanlevering van een bestand in CSV-formaat. Per instelling wordt één regel geleverd met de volgende specificaties:

Voor bovenstaande gegevens geldt de aanleverdatum uit het bekostigingsbesluit. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat uiterlijk 30 november de gegevens van peildatum 1 oktober van dat jaar bij DUO zijn geleverd. Een bevoegd gezag, dat voor de aanlevering van de GGL gebruik maakt van een geautomatiseerd systeem voor de salarisverwerking dient er rekening mee te houden dat de gegevensverwerking door een geautomatiseerd systeem een doorlooptijd vergt.

2.4. Domeinen

Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.

1. Codering gegevenslevering

De gegevens, bedoeld in artikel 8 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC worden op grond van het onderstaande geleverd aan de Minister:

4. Wijze van aanleveren

Op de wijze van levering van gegevens genoemd in de tabel is hoofdstuk 2 van bijlage 1 bij deze regeling van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat gegevens digitaal worden aangeleverd.

Bijlage 5. behorende bij artikel 14, tweede lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Financiële gegevens

Voor toedeling van de gegevens van leraren in het systeem voor respectievelijk het lerarenregister en registervoorportaal geven schoolbesturen aan wat de benoemingsgrondslag is. Voor elke leraar geeft het bevoegd gezag aan op grond van welk artikellid uit de onderwijswet deze leraar is benoemd.

Bijlage 6. behorende bij artikel 14, derde lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

1. Inleiding

1.1. Algemeen

LO = lichamelijke opvoeding

1.2. Wettelijke basis voor de levering

VO = voortgezet onderwijs

1.3. Voor wie is het PvE bedoeld

1 Dit is met inbegrip van het overgangsrecht o.b.v. artikel XI van de Wet op de beroepen in het onderwijs.

2.1. Algemeen

LO = lichamelijke opvoeding

2.2. Elektronische aanlevering van gegevens

VSO = voortgezet speciaal onderwijs

2.3. De gegevens

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

Gegevens die op grond van artikel 38o, tweede lid, onderdeel a, of artikel 38t, tweede lid, onderdeel a, WPO en artikel 7, tweede lid van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC, aan het bevoegd gezag worden verstrekt, betreffen alleen de gegevens die op grond van artikel 38h, eerste lid, of artikel 38r, eerste lid, WPO en artikel 5, eerste of tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC, door het bevoegd gezag zijn geleverd en niet zijn verkregen uit de basisregistratie personen.

Gegevens die op grond van artikel 38o, tweede lid, onderdeel a, of artikel 38t, tweede lid, onderdeel a, WEC en artikel 7, tweede lid van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC, aan het bevoegd gezag worden verstrekt, betreffen alleen de gegevens die op grond van artikel 38h, eerste lid, of artikel 38r, eerste lid, WEC en artikel 5, eerste of tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC, door het bevoegd gezag zijn geleverd en niet zijn verkregen uit de basisregistratie personen.

2.3.2. Onderdeel ‘Arbeidsrelatie’

2.3.3. Onderdeel ‘Loon, toelagen en kortingen

2.3.4. Onderdeel ‘Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)’

2.3.5. Onderdeel ‘GGL’

2.4. Domeinen

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van een reeks van drie cijfers.

Hoeveelheid in euro’s in de vorm van een getal met 2 decimalen. Een bedrag kan worden voorafgegaan door een min-teken (indien van toepassing)

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van een reeks van 5 cijfers. Dit nummer is te vinden op www.duo.nl

Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee hoofdletters.

De aanduiding of de benoeming in vaste dienst of tijdelijke dienst is. Daarnaast wordt de tewerkstelling zonder benoeming onderscheiden.

Conform de begripsbepalingen van artikel 1 WPO en artikel 1 WEC wordt met personeel ook het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld bedoeld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden waarmee een expliciete werknemersrelatie bestaat. Ook personeel in dienst van derden (zoals uitzend- en payrollbureaus) en zelfstandig personeel (zoals zpp-ers) dat reguliere werkzaamheden op de school verricht wordt hier beschouwd als personeel. Dat betekent dat de regelgeving over de verplichte informatielevering over personeel zich ook uitstrekt tot het personeel niet in loondienst.

3. Termijn voor aanlevering van de gegevens

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

De jaarbestanden bevatten alle gegevens uit de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.4 over een kalenderjaar. De gegevens zijn gegroepeerd per kalendermaand. Alle mutaties die van toepassing zijn op de gegevens van een bepaalde maand, zijn in de gegevens over die maand doorgevoerd. De jaarbestanden dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 15 maart van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit paragraaf 2.3.5 moeten uiterlijk 30 november worden aangeleverd.

4. Inhoudelijke uitwerking gegevensleveringen

In dit hoofdstuk wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen. De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO.

4.1. Arbeidsrelatie versus aanstelling/benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen en benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit PvE is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming of aanstelling zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

4.2. Benoemingen bij meer dan één instelling

Een bevoegd gezag kan een persoon aanstellen of benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. (In het vervolg van deze bijlage worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde respectievelijk aanstelling(en) gelezen te worden.) Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit PvE sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van het PvE personeel en salarisgegevens geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

4.2.1. Benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één instelling uitoefent.

4.2.2. Veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

4.2.3. Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

4.3. Vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

4.4. Peilmaand en peildatum

Voor de werktijdfactor, de bapofactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

4.5. Terugwerkende kracht mutaties

4.6. Extractiedatum

4.7. Volgnummer

Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren. Indien binnen een administratie per arbeidsrelatie een nieuw personeelsnummer wordt toegekend, mag dit personeelsnummer als volgnummer worden gebruikt. Het burgerservicenummer identificeert iedere persoon uniek binnen de administratie en de levering.

4.8. Begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van de regel van toepassing is.

4.9. Financieringsbron

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

4.10. Maand waarop betrekking

4.11. Vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

4.12. Begin en einde verlofperiode

4.13. Opeenvolgende periodes van ziekteverlof

5.1. Onderdelen ‘persoon’, ‘arbeidsrelatie’, ‘loon, toelagen en kortingen’ en ‘verlofgegevens’

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat op de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

5.2. Onderdeel ‘GGL’

Bijlage 7. behorende bij artikel 14, vierde en vijfde lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

1. Codering gegevenslevering

De gegevens genoemd in de tabel worden maandelijks volledig en correct door het bevoegd gezag aan de Minister geleverd.

Op de wijze van levering van gegevens genoemd in de tabel is hoofdstuk 2 van bijlage 1 bij deze regeling van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat gegevens digitaal worden aangeleverd.

Gegevens die een leraar op grond van artikel 38h, derde lid, WPO dan wel artikel 38h, derde lid, levert, worden door de betreffende leraar via het CIBG aan de Minister geleverd, waarbij hij het bewijsstuk, bedoeld in

digitaal aanlevert in de vorm van een gewaarmerkte kopie.

De categorieën van de benoemingsgrondslag zijn op grond van de WPO:

1 Dit is met inbegrip van het overgangsrecht o.b.v. artikel XI van de Wet op de beroepen in het onderwijs.

2De leraar lichamelijke opvoeding met een getuigschrift LO VO valt onder de eerste categorie:

WHW-getuigschrift.

LO = lichamelijke opvoeding

PO = primair onderwijs

VO = voortgezet onderwijs

De categorieën van de benoemingsgrondslag zijn op grond van de WEC:

1 Dit is met inbegrip van het overgangsrecht o.b.v. artikel XI van de Wet op de beroepen in het onderwijs.

2 De leraar lichamelijke opvoeding met een getuigschrift LO VO valt onder de eerste categorie:

WHW-getuigschrift.

LO = lichamelijke opvoeding

SO = speciaal onderwijs

VSO = voortgezet speciaal onderwijs

In het geval dat de benoemingsgrondslag leidt tot opname van de leraar in het registervoorportaal, levert het bevoegd gezag tevens gegevens over het onderwijs waarvoor de leraar is benoemd. Daarbij worden de volgende categorieën onderscheiden:

2. Gegevensverstrekking

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

2. Uitschrijving

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 maart beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

Bijlage 3. behorende bij artikel 12 van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

4.7. Volgnummer

Bijlage 4. behorende bij artikel 14, eerste lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Organisatiegegevens

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

4.10. Maand waarop betrekking

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

1.3. Voor wie is het PvE bedoeld

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en de WEC.

2. Organisatiegegevens

Bij een verandering van het soort verlof (zoals onderscheiden in dit PvE) wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

2.2. Elektronische aanlevering van gegevens

2.3. De gegevens

2.4. Domeinen

Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.

PvE gegevens lerarenregister en registervoorportaal

Alle wijzigingen worden aangeleverd binnen vier weken na mutatiedatum.

4. Wijze van aanleveren

De gegevens genoemd in de tabel worden maandelijks volledig en correct door het bevoegd gezag aan de Minister geleverd.

Bijlage 5. behorende bij artikel 14, tweede lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Financiële gegevens

digitaal aanlevert in de vorm van een gewaarmerkte kopie.

Bijlage 6. behorende bij artikel 14, derde lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Personele gegevens

WHW-getuigschrift.

1.2. Wettelijke basis voor de levering

PO = primair onderwijs

1.3. Voor wie is het PvE bedoeld

De categorieën van de benoemingsgrondslag zijn op grond van de WEC:

2. Personele gegevens

WHW-getuigschrift.

2.2. Elektronische aanlevering van gegevens

SO = speciaal onderwijs

2.3. De gegevens

2.3.1. Onderdeel ‘Persoon’

Het domein geeft de mogelijke waarden aan.

3. Termijn voor aanlevering van de gegevens

De gegevens genoemd in de paragrafen 2.3.1tot en met 2.3.3, dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

4. Inhoudelijke uitwerking gegevensleveringen

In dit hoofdstuk wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen. De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO.

4.1. Arbeidsrelatie versus benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit PvE is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de volgende situaties:

4.2. Benoemingen bij meer dan één instelling

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit PvE sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming dan wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die op basis van het PvE personeel en salarisgegevens geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

4.2.1. Benoemingen in meer dan één functie

4.2.2. Veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie.

4.2.3. Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

4.3. Vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

4.4. Peilmaand en peildatum

De in de paragrafen 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3 en 2.3.4 beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

4.5. Terugwerkende kracht mutaties

4.6. Extractiedatum

4.7. Volgnummer

4.8. Begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van de regel van toepassing is.

4.9. Financieringsbron

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

4.10. Maand waarop betrekking

4.11. Vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

4.12. Begin en einde verlofperiode

Bij een verandering van het soort verlof (zoals onderscheiden in dit PvE) wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

4.13. Opeenvolgende periodes van ziekteverlof

5. Wijze van aanlevering

De aanlevering van de beleidsgegevens geschiedt elektronisch.

5.2. Onderdeel ‘GGL’

De aanlevering van de GGL geschiedt elektronisch door aanlevering van een bestand in CSV-formaat. Per instelling wordt één regel geleverd met de volgende specificaties:

Bijlage 7. behorende bij artikel 14, vierde en vijfde lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE gegevens lerarenregister en registervoorportaal

De gegevens, bedoeld in artikel 8 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC worden op grond van het onderstaande geleverd aan de Minister:

2. Gegevensverstrekking

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Artikel 18a

Deze regeling berust mede op artikel 6 van het Besluit bekostiging WPO en artikel 5 van het Besluit bekostiging WEC.

Bijlage 1. behorende bij artikel 7, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Vervallen

Bijlage 2. behorende bij artikel 10, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Daartoe zijn vanaf het moment van inschrijving in de leerlingenadministratie de volgende documenten opgenomen:

1. Inschrijving

Voor iedere leerling:

Indien van toepassing:

2. Uitschrijving

Bijlage 3. behorende bij artikel 12 van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Vervallen

Bijlage 4. behorende bij artikel 14, eerste lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Organisatiegegevens

1.1. Algemeen

1.2. Wettelijke basis voor de levering

De basis van dit PvE zijn de Wet op het primair onderwijs en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt.

1.3. Voor wie is het PvE bedoeld

2.1. Algemeen

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de BRIN. De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd. Via www.duo.nl kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

2.2. Elektronische aanlevering van gegevens

Voor wijzigingen in andere gegevens blijven de huidige procedures gehandhaafd.

Tot slot kennen de WPO en de WEC opheffingsnormen voor scholen en vestigingen. Dit betekent dat in het geval dat het aantal leerlingen van een school of vestiging gedurende drie teldata onder de opheffingsnorm zit, de Minister de betreffende school of vestiging kan opheffen.

2.4. Domeinen

Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.

3. Termijn voor aanlevering van de gegevens

Alle wijzigingen worden aangeleverd binnen vier weken na mutatiedatum.

4. Wijze van aanleveren

De aanlevering geschiedt via het BRIN-mutatieformulier of elektronisch. U dient hiervoor gebruik te maken van het onderwerp instellingsinformatie onder www.duo.nl.

Bijlage 5. behorende bij artikel 14, tweede lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Bijlage 6. behorende bij artikel 14, derde lid, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC

PvE Personele gegevens

1.1. Algemeen

1.2. Wettelijke basis voor de levering

De basis van dit PvE zijn de Wet op het primair onderwijs en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt.

1.3. Voor wie is het PvE bedoeld

Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en WEC.

2.1. Algemeen

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties en op het niveau van de instellingen. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.