Gemeenschappelijke regeling Tresoar

Deze regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur te behartigen met betrekking tot de collecties en archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de collectie van de voormalige Provinciale en Buma Bibliotheek en de tot 2002 onder het beheer van de stichting berustende collecties van de stichting

De minister, de provincie en de stichting kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Tresoar de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Er is een openbaar lichaam genaamd ‘Tresoar’.

Tresoar is gevestigd te Leeuwarden.

Het bestuur van Tresoar voert voor minister de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden uit:

het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister over de taken en bevoegdheden, die door de minister of gedeputeerde staten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13 en 15, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 1995.

Het bestuur van Tresoar voert voor gedeputeerde staten de volgende taken uit:

Het bestuur van Tresoar voert voor het stichtingsbestuur de volgende taken uit:

Aan het bestuur van Tresoar kunnen door de minister, gedeputeerde staten en de stichting andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, worden opgedragen.

De taken als bedoeld in het eerste, tweede en derde lid worden uitgevoerd met inachtneming van de door of ten behoeve van de minister, de provincie en de stichting vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies.

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent het gebruik van de Friese taal in en door Tresoar en zijn medewerkers vast in een Taalstatuut. Dit gebeurt bij unanimiteit.

Het bij de oprichting van Letterhoeke (Tresoar) vastgestelde Taalstatút is meteen na de vaststelling van de nieuwe regeling geldend, en kan door het bestuur van Tresoar later zonodig worden gewijzigd, mits met unanimiteit. Ook een eventueel gewijzigd Taalstatuut bevat afspraken die het gebruik van het Fries en het Nederlands door Tresoar en zijn medewerkers voorschrijven en mogelijk maken.

Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden.

De minister wijst drie leden aan.

Gedeputeerde staten wijzen drie leden aan uit hun midden.

Het stichtingsbestuur wijst één lid aan uit zijn midden.

De minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor gedeputeerde staten en de stichting uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt. Het lidmaatschap eindigt voorts indien men ophoudt lid of voorzitter te zijn van gedeputeerde staten.

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de minister, gedeputeerde staten of het stichtingsbestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

De minister, de provincie of de stichting kunnen het lidmaatschap van een door hen aangewezen lid beëindigen, indien dat niet meer hun vertrouwen geniet.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Het algemeen bestuur vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, dan wel ten minste een vijfde van het aantal leden dit, onder opgaaf van redenen, schriftelijk verzoekt.

De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Indien de voorzitter dan wel een vijfde gedeelte van de aanwezige leden het nodig oordeelt, dient het algemeen bestuur te besluiten of zal worden vergaderd met gesloten deuren.

Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.

Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 23, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

De vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is en tevens elke deelnemer tegenwoordig is.

Indien ingevolge het zesde lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

Op de vergadering, bedoeld in het zevende lid, is het zesde lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het zesde lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is en tevens elke deelnemer tegenwoordig is.

Andere personen kunnen worden uitgenodigd om als adviseur een bepaalde vergadering van het algemeen bestuur bij te wonen.

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

Het vierde lid is niet van toepassing:

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Tresoar toegekende taken alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie benoemen, schorsen en ontslaan.

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 44 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Een lid van het algemeen bestuur dat door de minister is aangewezen verstrekt aan de minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen verstrekt aan gedeputeerde staten en provinciale staten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen de termijn genoemd in het reglement van orde van provinciale staten, de door één of meer leden gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door het stichtingsbestuur verstrekt aan het stichtingsbestuur zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden, zodanig dat zowel een lid aangewezen door de minister, een lid aangewezen door gedeputeerde staten als een lid aangewezen door het stichtingsbestuur als lid van het dagelijks bestuur worden aangewezen.

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

Artikel 4, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien alle zitting hebbende leden tegenwoordig zijn.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meer plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

De voorzitter vertegenwoordigt Tresoar in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van gedeputeerde, commissaris van de Koning, of als ambtenaar in dienst van het Rijk of de provincie werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Tresoar.

De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de provincie, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

De minister en gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen.

De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De provincie volgt in deze de minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

Het algemeen bestuur van Tresoar kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

Indien de minister of de provincie een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in het vierde lid van artikel 2b waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de minister of de provincie in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/ of derden worden gedragen, kunnen de financiële voordelen die daardoor ontstaan op door de minister en de provincie verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering worden gebracht.

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenraming op.

Het vierjarig beleidsplan bevat een schets van de beleids- en trendmatige ontwikkelingen op het terrein van het collectie- en archiefbeheer in ruime zin, het ontsluiten van het daarin opgenomen erfgoed en het (Friestalige) literaire klimaat in Fryslân.

Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenraming aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaand aan de periode waarop het vierjarig beleidsplan en de meerjarenraming betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur.

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur.

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur, een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Tresoar en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het dagelijks bestuur de door of ten behoeve van de minister, de provincie en de stichting vastgestelde beleidskaders en overige instructies in acht, evenals de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid en daarnaast het vierjarig beleidsplan, bedoeld in artikel 17.

In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Tresoar met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

De ontwerpbegroting wordt door de zorg van gedeputeerde staten en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. De terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt bij openbare kennisgeving.

De minister en provinciale staten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de minister en provinciale staten die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid.

Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De minister en de provincie voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

In afwijking van het eerste lid kunnen de minister, de provincie en de stichting de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in nader te bepalen termijnen.

Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld inartikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de minister, de provincie in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur.

Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en provinciale staten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de provincie.

De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de totale bijdrage van de deelnemers aan de regeling van dat jaar.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Tresoar. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Tresoar met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling Tresoar.

De archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling Tresoar die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

Het bestuur van Tresoar verstrekt desgevraagd aan de minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

Het bestuur van Tresoar stelt de minister te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

De minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor Tresoar van belang zijn.

De minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur kunnen bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur kenbaar maken.

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergadering van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

Met inachtneming van artikel 14, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de totstandkoming van de arbeidsvoorwaarden.

Het dagelijks bestuur volgt zoveel mogelijk de arbeidsvoorwaarden van de provincie.

Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde regeling, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van een daartoe strekkend besluit van de minister, gedeputeerde staten of het stichtingsbestuur. Gedeputeerde staten overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van provinciale staten.

Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

De kosten van uittreding komen bij uittreding van de minister, gedeputeerde staten of het stichtingsbestuur voor rekening van de Staat, de provincie, respectievelijk de stichting.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij gezamenlijk besluit van de minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur.

Gedeputeerde staten hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de provinciale staten nodig.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de minister.

Gedeputeerde staten zenden de regeling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De gemeenschappelijke regeling Letterhoeke, gepubliceerd als bijlage bij het besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 4 juni 2002 (Staatscourant 2002, 163) wordt ingetrokken.

De rechten en verplichtingen van de Regeling Letterhoeke, zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.